INSTRUCTIVO PARA REMITIR EL DOCUMENTO DONDE

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1 Página1 INSTRUCTIVO PARA REMITIR EL DOCUMENTO DONDE SE DESARROLLAN LAS POLÍTICAS DE IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DE CLIENTES Y USUARIOS Y LOS CRITERIOS, MEDIDAS Y PROCEDIMIENTOS INTERNOS QUE SE ADOPTARÁN PARA DAR CUMPLIMIENTO A LAS DISPOSICIONES DE CARÁCTER GENERAL v 2.0 enero de 2014

2 Página2 Índice Pág Índice Introducción Objetivo Usuarios del Manual Marco Jurídico Estructura del documento Envío de la información a través del SITI PLD/FT Portal Acceso Secciones y elementos de navegación Ingreso sección Documento de políticas y procedimientos Opciones de envío Envío de información inicial Características Generales Carga de Primer Archivo Envío documento de políticas y procedimientos Acuse Digitalización del Documento de políticas y procedimientos Recomendaciones Generales Envío de modificaciones Carga de archivo de modificaciones Envío documento de modificaciones Acuse Glosario... 13

3 Página3 1. Introducción 1.1 Objetivo El presente documento tiene por objeto proporcionar una guía para el envío de la documentación en la que se desarrollen las políticas de identificación y conocimiento de clientes y usuarios y los criterios, medidas y procedimientos internos que se adoptarán para dar cumplimiento a las Disposiciones de carácter general y de conformidad con lo establecido en el AVISO por el que se da a conocer el medio a través del cual se deberán presentar los resultados de la revisión anual por parte del área de auditoría interna, o bien, de un auditor externo independiente, así como el documento en el que se desarrollen las políticas de identificación y conocimiento de clientes y usuarios y los criterios, medidas y procedimientos internos que se adoptarán para dar cumplimento a las Disposiciones de carácter general aplicables, o sus modificaciones, publicado en el Diario Oficial el día 31 de enero de Usuarios del Manual Este documento está dirigido a instituciones de crédito, sociedades financieras de objeto limitado, casas de cambio, casas de bolsa, sociedades operadoras de sociedades de inversión, sociedades distribuidoras de acciones de sociedades de inversión, almacenes generales de deposito, arrendadoras financieras, empresas de factoraje financiero, sociedades financieras populares, sociedades financieras comunitarias, sociedades cooperativas de ahorro y préstamo, uniones de crédito, centros cambiarios, transmisores de dinero y sociedades financieras de objeto múltiple reguladas y no reguladas que hayan obtenido su Cuenta Única SITI PLD/FT y se encuentre activa. 1.3 Marco Jurídico 1.4 Estructura del documento Las Disposiciones de carácter general en materia de PLD/FT aplicables a los Sujetos Obligados, establecen que estos deberán elaborar y remitir a la Comisión, a través de los medios electrónicos que esta señale, un documento en el que la Entidad desarrolle sus respectivas políticas de identificación y conocimiento del Cliente y del Usuario, así como los criterios, medidas y procedimientos internos que deberá adoptar para dar cumplimiento a lo previsto en las Disposiciones de carácter general en materia de PLD/FT, el cual deberá incluir una relación de los criterios, medidas, procedimientos y demás información que, por virtud de lo dispuesto en las Disposiciones, pueda quedar plasmada en un documento distinto al antes mencionado. Las Entidades deberán remitir a la Comisión las modificaciones que realicen al documento referido, dentro de los veinte días hábiles siguientes a la fecha en que su respectivo comité de auditoría las apruebe. Los temas cubiertos por este manual son presentados bajo la siguiente organización: Envío de la información a través del SITI PLD/FT. Envío de información inicial. Envío de modificaciones. Glosario.

4 Página4 2. Envío de la información a través del SITI PLD/FT 2.1 Portal El acceso al Portal SITI PLD/FT deberá realizarse a través de la siguiente liga: Acceso Se desplegará la página de Inicio, por lo que deberá seleccionar la función Acceso que se encuentra ubicada en la parte superior izquierda de la página. A continuación deberá ingresar los datos de su cuenta SITI PLD/FT: 1. Usuario. 2. Contraseña. Dar click en el botón Aceptar.

5 Página5 Recuerde, para realizar este proceso y todos los relacionados con el portal SITI PLD/FT, es indispensable que los Sujetos Obligados hayan obtenido previamente su cuenta única SITI PLD/FT, de lo contrario deberán gestionar dicha cuenta Secciones y elementos de navegación La página principal del Portal SITI PLD/FT está dividida en las siguientes secciones: 1. Encabezado. 2. Menú principal. 3. Contenido de la Sección Ingreso sección Documento de políticas y procedimientos Una vez que haya ingresado al Portal, seleccionará la opción del Menú principal Envío de Información Diversa, sección Documento de políticas y procedimientos Opciones de envío Cuando el Sujeto Obligado no cuente con un envío previo de la información correspondiente, el Portal mostrará la pantalla anterior indicando lo siguiente: Derivado del aviso por el que se da a conocer el medio a través del cual se deberá

6 Página6 presentar el documento en el que desarrolle las políticas de identificación y conocimiento de clientes y usuarios y los criterios, medidas y procedimientos internos que se adoptarán para dar cumplimiento a las Disposiciones de carácter general aplicables, o sus modificaciones, se hace de su conocimiento que a partir del 1º de julio de 2013, el Sujeto Obligado deberá presentar, a través del portal SITI PLD/FT, el documento correspondiente o sus modificaciones. Habilitando la opción Enviar Documento. Cuando el Sujeto ya realizó un envío previo de información el portal presentará la siguiente pantalla: Indicando la fecha del último envío de información realizado por el Sujeto Obligado y habilitando la opción Enviar Documento. 3. Envío de información inicial. 3.1 Características Generales 3.2 Carga de Primer Archivo Al seleccionar la opción de Enviar Documento. En la siguiente ventana se muestra la opción para realizar el envío del documento de políticas y procedimientos, mismo que debe ser digitalizado de acuerdo a lo especificado en el punto 4 Digitalización del Documento en un archivo en formato PDF. a) Datos generales de envío: En Tipo de envío deberá seleccionar la opción de Primer envío, al seleccionar esta opción el apartado para describir las modificaciones se encontrara bloqueado. Seleccionar la fecha de aprobación del documento con el siguiente formato MM/DD/AAAA.

7 Página7 NOTA: El archivo deberá venir firmado y/o rubricado. Posteriormente dar un clic en el botón de Examinar para poder adjuntar el archivo en el cual se describe todo el procedimiento a aplicar. Al terminar de cargar el documento nos arrojará una ventana en la cual nos indica que ya se finalizo la carga.

8 Página8 3.3 Envío documento de políticas y procedimientos Cargado el documento de políticas y procedimientos es posible generar una vista previa de la información que aparece en el acuse. La información que se muestra es la siguiente: Clave del Sujeto Obligado. La fecha en la que se presenta el informe. La denominación de la entidad. El tipo de envío. El número de hojas. Esta información será parte del acuse de envío. NOTA: La captura de este archivo solo se podrá realizar una vez por día. 3.4 Acuse Si el envío de la información por parte de los Sujetos Obligados fue exitoso, podrán obtener el acuse de envío de esta información. Posteriormente el Sujeto Obligado podrá guardarlo o descargarlo.

9 Página9 4. Digitalización del Documento de políticas y procedimientos 4.1 Recomendacion es Generales El documento deberá ser digitalizado previo a su envío a la Comisión. El archivo digitalizado deberá corresponder al documento original que contengan la firma o firmas de quienes lo elaboraron y, en su caso, las rúbricas respectivas. A continuación se presenta un resumen de las características que deberá cumplir el archivo digitalizado: Características Resolución Color/degradación/profundidad Formato de Almacenamiento Compresión Unidades Valores 150 x 150 ó 200 x 200 dpi (dots per inch), o ppp (puntos por pulgada). Blanco y negro o Binario (texto). PDF Multipágina Configurar para definir como tamaño de archivo predeterminado: Pequeño Pixeles Tamaño El tamaño adecuado de un archivo corresponde en relación a un máximo de 150 kb por página. IMPORTANTE: Para mayor información sobre la correcta digitalización del documento y evitar rechazos, revisar el Manual para la Digitalización de Documentos Enviados a la CNBV

10 Página10 5. Envío de modificaciones 5.1. Carga de archivo de modificaciones Para realizar el envío de modificaciones al documento de Políticas y Procedimientos el Sujeto Obligado deberá ingresar al portal en la sección de Documento de Políticas y Procedimientos, como se muestra en el punto 2.4. Ingreso sección Documento de políticas y procedimientos. Posteriormente se mostrara la pantalla en a cual se podrá verificar que se realizó un primer envío de este documento. En esta pantalla se deberá dar un clic en la opción de Enviar Documento. Posteriormente nos arrojara una ventana parecida a la del punto 4.2 En la cual podremos observar las siguientes características:

11 Página11 a) Datos generales de envío Tipo de envío ya aparece deshabilitado y nos arroja por default la opción de Envío de Modificaciones. Seleccionar la fecha de aprobación del documento con el siguiente formato MM/DD/AAAA. b) Se habilita la sección para describir brevemente los cambios que se efectuaron al documento. Para adjuntar el nuevo documento es necesario dar clic en el botón de Examinar, este documento debe ser digitalizado de acuerdo a lo especificado en el punto 4 Digitalización del Documento en un archivo en formato PDF. Al terminar de cargar el documento nos arrojara una ventana en la cual nos indica que ya se finalizo la carga. Terminando la carga del documento, podremos indicar una breve descripción de las modificaciones que se llevaron a cabo. 5.2 Envío documento de modificaciones Cargado el documento modificado de políticas y procedimientos es posible generar una vista previa de la información que aparece en el acuse. La información que se muestra es la siguiente: Clave del Sujeto Obligado. La fecha en la que se presenta el informe. La denominación de la entidad. El tipo de envío. El número de hojas. Descripción de cambios. Esta información será parte del acuse de envío.

12 Página12 NOTA: La captura de este archivo solo se podrá realizar una vez por día. 5.3 Acuse Si el envío de la información por parte de los Sujetos Obligados fue exitoso, podrán obtener el acuse de envío de esta información. Posteriormente el sujeto obligado podrá guardarlo o descargarlo.

13 Página13 6. Glosario Para efectos de este Manual, se entenderá, en forma singular o plural, por: I. Comisión, a la Comisión Nacional Bancaria y de Valores. II. III. IV. SITI PLD/FT, al Sistema Interinstitucional de Transferencia de Información. Sujetos Obligados, en singular o plural, a las instituciones de crédito, sociedades financieras de objeto limitado, casas de cambio, casas de bolsa, sociedades operadoras de sociedades de inversión, sociedades distribuidoras de acciones de sociedades de inversión, almacenes generales de depósito, arrendadoras financieras, empresas de factoraje financiero, sociedades financieras populares, sociedades financieras comunitarias, sociedades cooperativas de ahorro y préstamo, uniones de crédito y sociedades financieras de objeto múltiple, centros cambiarios y transmisores de dinero. PLD/FT, Prevención de operaciones con recursos de procedencia ilícita (lavado de dinero) y financiamiento al terrorismo.