ALCALDIA MUNICIPAL DE SOACHA SECRETARIA GENERAL CONCURSO DE MÉRITOS ABIERTO CON PROPUESTA TECNICA SIMPLIFICADA ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS

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1 CONCURSO DE MÉRITOS ABIERTO CON PROPUESTA TECNICA SIMPLIFICADA ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS OBJETO: SELECCIONAR LA PERSONA NATURAL, JURIDICA, CONSORCIO O UNION TEMPORAL PARA QUE REALICE LA INTERMEDIACION PARA EL PROGRAMA DE SEGUROS PARA EL MUNICIPIO DE SOACHA SOACHA, ABRIL DE

2 VEEDURIAS CIUDADANAS De conformidad con lo dispuesto en la ley, se convoca a las veedurías ciudadanas para que desarrollen su actividad durante la etapa precontractual, contractual y post-contractual en el presente proceso de selección. ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD El presente estudio de conveniencia y oportunidad se desarrolla de acuerdo a lo previsto en los numerales 7º y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 y capítulo III Del Concurso de Méritos, Sección II Del Concurso de Méritos Abierto, Sección IV Del Proceso de Selección y Sección V Del Concurso de Méritos Para la Escogencia de Intermediarios de Seguros, del Decreto 734 de DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE SOACHA PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO. La Administración Municipal, cuenta con maquinaria, equipos, bienes muebles e inmuebles, e intereses patrimoniales, los cuales requieren el debido cuidado y la prevención de su deterioro o pérdida. Tales bienes y enseres deben ser asegurados, lo cual genera la necesidad de contratar una entidad que preste los servicios como intermediario de seguros, que brinde la asesoría necesaria en la elaboración y estructuración de las pólizas y coberturas del programa de seguros, que suscriba la administración municipal, bajo aspectos técnicos y económicos, con miras a proteger debidamente a las personas, los bienes, e intereses patrimoniales del MUNICIPIO DE SOACHA, estas son: Todo riesgo daños materiales. Todo riesgo equipo y maquinaria. Automóviles. SOAT. Manejo global para entidades oficiales. Responsabilidad civil extracontractual. Responsabilidad civil para servidores públicos. Vida alcalde, personero y bomberos. Aquellos otros que sea necesario contratar. 2

3 Dicha necesidad puede ser satisfecha contratando mediante el debido proceso jurídico amparado en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y el Decreto 734 de 2012, los servicios de una entidad que brinde los servicios de intermediación y asesoría integral en todo lo relacionado con el diseño, implementación, contratación y manejo de las pólizas que integran el programa de seguros del Municipio, y la prestación de servicios asociados tales como prevención de pérdidas, administración de riesgos y manejo de siniestros, que requiere la ALCALDIA MUNICIPAL DE SOACHA para cumplir con la obligación legal de mantener debidamente asegurados los bienes, las personas e intereses patrimoniales a su cargo. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, ESPECIFICACIONES ESENCIALES Y LA IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR. 2.1 Objeto del Contrato: SELECCIONAR LA PERSONA NATURAL, JURIDICA, CONSORCIO O UNION TEMPORAL PARA QUE REALICE LA INTERMEDIACION PARA EL PROGRAMA DE SEGUROS PARA EL MUNICIPIO DE SOACHA Plazo de ejecución del Contrato: El término de duración del contrato se contará a partir de la aprobación de las garantías del contrato que se suscriba, de conformidad con el artículo del Decreto 734 de 2012 y la suscripción del acta de iniciación y se prolongará hasta la fecha de terminación de vencimiento de los seguros expedidos o renovados con la intervención del intermediario de seguros dentro del proceso de selección que sea adelantado por la Alcaldía Municipal, el cual de podrá prorrogar por mutuo acuerdo entre las partes y conforme al estatuto de contratación. La vinculación del intermediario se prolongará hasta la fecha de vencimiento de los contratos de seguros expedidos o renovados con su intervención, sin perjuicio de que la entidad, previo el cumplimiento de las formalidades legales, proceda a la terminación del mismo Compromisos y Condiciones Técnicas: Dentro del plazo pactado, el contratista debe ejecutar el contrato en las mejores condiciones y a satisfacción de la supervisión, ajustándose a las especificaciones técnicas requeridas. En desarrollo de la convocatoria el contratista se compromete a prestar el servicio directo y personalmente, contando con el equipo de trabajo requerido y de acuerdo a los términos y especificaciones definidos a continuación: 3

4 Compromisos del Intermediario y condiciones técnicas: El proponente deberá manifestar por escrito su compromiso frente a las siguientes condiciones técnicas, que hacen parte integral de sus obligaciones dentro del contrato resultante. El no ofrecer la totalidad de condiciones técnicas dará lugar al rechazo de la propuesta. Estas son: Revisar que las pólizas, anexos y demás documentos que expidan las Compañías Aseguradoras cumplan con los requerimientos ofrecidos por estas o solicitados por el Municipio. Entregar el manual de procedimientos para el pago de siniestros. Asesorar, presentar y tramitar en forma oportuna las reclamaciones de siniestros ante las aseguradoras y procurar obtener las indemnizaciones que corresponden en las mejores condiciones de modo, tiempo y cuantía. Prestar asesoría en la actualización de inventarios y avalúos y la inspección a los riesgos y del entorno económico entre otros, para determinar el valor asegurable, a fin de recomendarle a la entidad las opciones que le permitan cumplir con la obligación legal de amparar sus bienes de acuerdo con el Art 107 de la Ley 42 de 1993 y el Numeral 63 del Art 48 de la Ley 734 del Colaborar en el avalúo de los bienes e intereses patrimoniales de la entidad. Prestar asesoría en la evaluación, análisis y prevención de riesgos, diseñando un programa de administración de riesgos, el que deberá hacerse conocer por los funcionarios de la entidad mediante talleres. Prestar todos los demás servicios que emanan de la actividad de intermediación Obligaciones específicas del Intermediario de Seguros: Evaluar el programa de seguros que actualmente tiene EL MUNICIPIO, examinar las condiciones de riesgo y asesorar a la entidad en la estructuración y elaboración de las pólizas y coberturas para la protección de los bienes e intereses patrimoniales y la vida de sus funcionarios y empleados, estos son: Todo riesgo daños materiales. 4

5 Todo riesgo equipo y maquinaria. Automóviles. SOAT. Manejo global para entidades oficiales. Responsabilidad civil extracontractual. Responsabilidad civil para servidores públicos. Vida alcalde, personero y bomberos. Aquellos otros que sea necesario contratar. Asesorar a la entidad en el proceso de contratación que se debe adelantar para la contratación de sus pólizas y considerar los criterios técnicos aplicables más favorables a los intereses del Municipio, así como el estudio de los riesgos propios de la selección de compañías de seguros. Asesorar al Municipio en la celebración de los contratos de seguro, renovaciones o prórrogas. Revisar las pólizas, anexos y demás documentos que expidan las aseguradoras para que cumplan con los requerimientos ofrecidos por estas o solicitados por el Municipio. Asesorar, prestar y tramitar en forma oportuna las reclamaciones de siniestros ante las aseguradoras y procurar obtener las indemnizaciones que correspondan a las mejores condiciones de modo, tiempo y cuantía para tal efecto verificará que el trámite de los reclamos de la Entidad se acompañen con los documentos necesarios para la prueba de la ocurrencia del siniestro y su cuantía. Prestar asesoría en el avalúo de los bienes e intereses patrimoniales de la entidad. Prestar asesoría en la evaluación y análisis de los riesgos diseñando un programa de administración para este efecto. 8. Presentar informe mensual sobre el estado de las reclamaciones así como informe final del estado actual del Programa de Seguros de la ALCALDIA MUNICIPAL DE SOACHA, indicando la siniestralidad por ramo y las recomendaciones para mantener y mejorar el estado del riesgo, en estos ramos: Todo riesgo daños materiales. 5

6 Todo riesgo equipo y maquinaria. Automóviles. SOAT. Manejo global para entidades oficiales. Responsabilidad civil extracontractual. Responsabilidad civil para servidores públicos. Vida alcalde, personero y bomberos. Aquellos otros que sea necesario contratar. Solicitar la expedición de las pólizas en forma oportuna y mantener vigentes las pólizas del Programa de Seguros de la ALCALDIA MUNICIPAL DE SOACHA dentro de los plazos y montos establecidos. Prestar asesoría permanente, presentando informe mensual de gestión. Garantizar la idoneidad del personal designado por la firma para la prestación del servicio de intermediario de seguros, entregando las hojas de vida de las personas que prestarán los servicios en el presente proceso de contratación. Para ello deberá presentar el organigrama de la empresa en el cual se debe evidenciar que cuenta como mínimo con las siguientes áreas o sus equivalentes: Gerencial Comercial Técnica Jurídica Prevención de Riesgos Sistemas. Prestar todos los demás servicios que emanan de la actividad de intermediación de seguros. Prestar los servicios especiales detallados de la propuesta. Acorde con la Ley deberá acreditar además: La afiliación de sus empleados al Sistema de Seguridad Social en Salud, Pensión y Riesgos profesionales dependiendo, si se trata de personal natural deberá adjuntar las respectivas planillas de pago ó si se trata de persona jurídica, corredores de seguros, intermediarios de seguros, deberán anexar la certificación del revisor fiscal o gerente según el caso, que demuestre que se encuentra al día en el pago de dichas obligaciones. 6

7 Dar estricto cumplimiento a los pliegos de condiciones, y a la propuesta presentada y aceptada por el MUNICIPIO DE SOACHA. Cumplir con las demás instrucciones que le sean impartidas por el supervisor del contrato. Todo lo anterior de conformidad con los requerimientos de contratación del MUNICIPIO Soporte técnico y económico: De conformidad con el contenido del parágrafo del artículo Promoción del desarrollo en la contratación pública y los beneficios que otorgará el gobierno nacional para micro, pequeñas y medianas empresas (MIPYMES), la cuantía del proceso se estima en la suma de CUATROCIENTOS SIETE MILLONES DE PESOS M/CTE ($ ,00), que corresponde al valor presupuestado por el Municipio para las primas de los amparos requeridos en éste concurso de méritos, así mismo en consideración del artículo 1341 del Código de Comercio, La comisión del intermediario de seguros será pagada directamente por la compañía aseguradora que emita las pólizas que se contraten durante el período de vigencia del contrato con el intermediario el contrato resultante no causa pago o erogación alguna para el Municipio Forma de pago del Contrato: No se establece forma de pago teniendo en cuenta que el intermediario de seguros causa y gana la comisión por la colocación del negocio, suma que es pagada por la Compañía de Seguros, en consecuencia no se establece forma de pago Supervisión del Contrato: La supervisión del contrato estará a cargo de la Secretaría General de la Alcaldía Municipal de Soacha o quién este designe. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE LA SELECCIÓN. De conformidad con lo establecido en el numeral 3º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con el y capítulo III Del Concurso de Méritos, Sección II Del Concurso de Méritos Abierto, Sección IV Del Proceso de Selección y Sección V Del Concurso de Méritos Para la Escogencia de Intermediarios de Seguros, del Decreto 734 de 2012 y el artículo 219 del Decreto 019 de 2012, la modalidad de selección para esta contratación corresponde a Concurso de Méritos Abierto. 7

8 El Municipio considera que el concurso debe ser abierto, a fin de obtener una amplia participación de proponentes. Se solicitarán Propuestas Técnicas Simplificadas (PTS), por tratarse de concurso abierto. El proceso de selección se encuentra descrito en la sección IV Del proceso de selección, artículos al del Decreto 734 de El artículo del citado Decreto, establece que la selección del intermediario de seguros deberá realizarse en forma previa a la escogencia de la Compañía Aseguradora, y que en casos excepcionales debidamente justificados por la Entidad Estatal, podrá Efectuarse esta selección de manera concomitante. JUSTIFICACIÓN DE FACTORES DE SELECCIÓN. De conformidad con el artículo numerales 1 y 2º del Decreto 734 de 2012, los criterios de selección que se tendrán en cuenta son: Experiencia específica del Proponente y experiencia específica del equipo de trabajo, en aplicación de los criterios de ponderación establecidos por el artículo del Decreto 734 de Teniendo en cuenta que el valor del contrato es estimativo, el mismo no será factor de calificación o evaluación para la elección del intermediario. De conformidad con el artículo 1341 del Código de Comercio, La comisión del intermediario de seguros será pagada directamente por la compañía aseguradora que emita las pólizas que se contraten durante el periodo de vigencia del contrato con el intermediario. En consecuencia, el contrato resultante no causa pago o erogación alguna para el Municipio. 4.1 CRITERIOS DE VERIFICACIÓN CAPACIDAD OPERACIONAL, DE ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRATIVA El posible proponente deberá acreditar que cuenta con áreas especializadas para manejar adecuadamente el programa de seguros del Municipio de Soacha. Para ello deberá presentar el organigrama de la empresa en el cual se debe evidenciar que cuenta como mínimo con las siguientes áreas o sus equivalentes: Gerencial Comercial 8

9 Técnica Jurídica Prevención de Riesgos Sistemas CAPACIDAD FINANCIERA ALCALDIA MUNICIPAL DE SOACHA El posible proponente deberá demostrar mediante certificación expedida por el Revisor Fiscal, los siguientes indices financieros al 31 de diciembre de 2010: Liquidez (Activo Corriente / Pasivo Corriente): Mayor o igual a 1.00 veces Endeudamiento (Pasivo Total / Activo Total): Menor o igual a 70.99% Patrimonio Igual o mayor a 101 S.M.L.M.V Comisiones de Intermediación: Acreditar un monto mínimo de comisiones causadas por concepto de intermediación de seguros por la suma de TRES CINCUENTA MILLONES ($ ) durante el año fiscal comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de Estos indicadores son los apropiados para esta oferta, teniendo en cuenta lo estipulado en el artículo 37 de la Ley 1464 de 2010 y por ser un caso atípico en donde la Alcaldía Municipal no hace alguna inversión para adquirir este servicio VIGENCIA DE LA SOCIEDAD. El interesado deberá acreditar que la sociedad intermediaria cuenta con una vigencia superior a tres (3) años, contados a partir de la primera fecha de cierre del concurso. ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES. Entre los riesgos inherentes al proceso de ejecución del contrato tenemos: Riesgos del contratista: En atención a que el proceso tiene como presupuesto tiene como cero pesos, en consecuencia se deduce que no habrá lugar a riesgos que determinen el desequilibrio económico. No obstante se determinan los siguientes riesgos, en atención de las obligaciones que contrae el Contratista: 9

10 Imposibilidad de definir, estructurar y adelantar el proceso de selección de Compañía de Seguros. Incumplimiento de las obligaciones contractuales. Incurrir en error u omisión por no ser incluidos o cubiertos intereses asegurables de la ALCALDÍA MUNICIPAL DE SOACHA. Incurrir en error u omisión por no dar trámite a las reclamaciones presentadas. Por error u omisión del contratista que ocasione que la entidad se quede sin la cobertura de la totalidad de las pólizas. Demorar injustificadamente el reporte de siniestros. Los riesgos de conformidad con la tabla, clase, porcentaje y responsable. Riesgo legal: Cambios en la normatividad aplicable. Riesgo de la ALCALDÍA MUNICIPAL DE SOACHA: Error u omisión por no informar oportunamente las novedades relativas a seguros. Riesgo Administrativo: Que el contratista incurra en inhabilidad sobreviniente. ANÁLISIS DE COBERTURA DE LOS RIESGOS DE LA CONTRATACIÓN. Los riesgos de la presente contratación se amparan bajo las siguientes garantías: Garantía de seriedad de la oferta. El oferente deberá constituir y presentar a favor del municipio de Soacha, la garantía de seriedad de la oferta, representada en póliza expedida por una Compañía de Seguros o garantía de entidad Financiera legalmente establecida en 10

11 Colombia, por un valor no inferior al diez (10%) del valor del presupuesto oficial, con vigencia mínima de noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre del Concurso. Garantía Única. El contratista debe garantizar el cumplimiento de las obligaciones emanadas del contrato mediante la suscripción de la garantía única que cobijará los siguientes amparos de conformidad con la Ley: a) De Cumplimiento del Contrato: Por un valor equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del mismo, con una vigencia igual a la del plazo de ejecución del contrato y cuatro (4) meses más. Al monto de esta garantía se imputará el valor de las multas y la cláusula penal, y se repondrá si por este motivo se disminuyere o agotare. El amparo de cumplimiento del contrato cubrirá al CONTRATANTE de los perjuicios directos derivados del incumplimiento total o parcial de las obligaciones nacidas del contrato, así como de su cumplimiento tardío o de su cumplimiento defectuoso, cuando ellos son imputables al contratista garantizado. Además de esos riesgos, este amparo comprenderá siempre el pago del valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria que se hayan pactado en el contrato garantizado. b) Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales, Equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, por el término del mismo y tres (3) años más. ALBERTO ANTONIO RIVERA RODRIGUEZ Secretario General Proyectó: William Castro A. Jurídico - S.G. Revisó: Adriana Rocio Molina Bayona Abogado Oficina Asesora Jurídica Revisó: Arlene Aparicio Sánchez- Jefe Oficina Asesora Jurídica 11