DIRECCIÓN DE GENERAL DE ADMINISTRACIÓN CONTABILIDAD E INFORMÁTICA. GOBIERNO DEL ESTADO DE JALISCO PODER EJECUTIVO SECRETARÍA DE FINANZAS

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1 GOBIERNO DEL ESTADO DE JALISCO PODER EJECUTIVO DIRECCIÓN DE GENERAL DE ADMINISTRACIÓN CONTABILIDAD E INFORMÁTICA. Fecha de elaboración: Mayo de 2004.

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3 1. ÍNDICE 1. Índice Presentación Objetivos del Manual de Servicios Rumbo de Gobierno Políticas Generales Inventario de Servicios Descripción de los Servicios Directorio Glosario Elaboración, Aprobación y Dictaminación. 35 Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 1 de 35

4 Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 2 de 35

5 2. PRESENTACIÓN La clara y precisa coordinación entre los responsables de otorgar los servicios y los usuarios de los mismos es imprescindible para asegurar que el servicio satisfaga las expectativas. El manual de servicios es un instrumento que facilita la descripción clara de los servicios sustantivos que proporciona la dependencia, los requisitos para otorgarlos, los procedimientos a seguir por los usuarios para obtenerlo y la especificación de las características y estándares de calidad requeridos. La elaboración de este documento se suma a las acciones desprendidas del Programa Estatal de Desarrollo , avala el compromiso de la Secretaría de Finanzas para fortalecer sus tareas administrativas y de servicios, así como su eficaz integración con las demás Dependencias del Poder Ejecutivo y con la Sociedad, esto permitirá lograr para el desarrollo de Jalisco el mejor sistema de Hacienda Pública, dentro de un marco de legalidad, transparencia y justicia. Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 3 de 35

7 3. OBJETIVOS DEL MANUAL El Manual de Servicios en su calidad de instrumento administrativo, tiene los siguientes objetivos: Describir los servicios vitales de la dependencia especificando sus estándares de calidad, así como difundirlos entre la población en general. Proporcionar a las áreas encargadas de atender al público un documento que sirva de guía para informar y orientar correcta y oportunamente a los usuarios de los servicios. Extractar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones que se desarrollan en el proceso de otorgar los servicios. Delimitar las responsabilidades operativas para la ejecución, control y evaluación de los servicios. Definir los estándares de calidad de los procesos de trabajo. Establecer las políticas y lineamientos generales que deberán observarse al otorgar los servicios. Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 5 de 35

9 4. RUMBO DE GOBIERNO. La presente administración se ha planteado cinco compromisos básicos en los que habrá de presentar resultados en el corto, mediano y largo plazo. Estos cinco compromisos son: Promover un desarrollo humano para todos los jaliscienses. Impulsar un Estado con oportunidades para todos. Consolidar un desarrollo regional equilibrado y sustentable. Asumir junto con la sociedad un combate frontal a la delincuencia. Garantizar un ejercicio de gobierno cercano y transparente. Para avanzar hacia este rumbo como sociedad y como Gobierno, es necesario asegurar que los avances y progresos que van alcanzándose en todos los frentes no se pierdan; crear las instancias, mecanismos y fórmulas para consolidar experiencias y capitalizar aprendizajes y consolidar las plataformas sucesivas para un desarrollo sostenido y auténtico progreso ascendente; bajo los siguientes principios, compromisos y fines: PRINCIPIOS 1. Una gestión compartida 11. Desarrollo regional efectivo 2. La corresponsabilidad en los quehaceres comunes. 3. Un gobierno innovador, promotor y sensible 12. Municipios fuertes 13. Desterrar la impunidad 4. Un gobierno que informe 14. Enriquecer su capital social 5. Una administración profesional y honesta 6. Políticas públicas pertinentes 7. La equidad social 8. Una sociedad incluyente y una convivencia plural 9. Un Desarrollo con calidad 15. Alcanzar una productividad social y estructural 16. Lograr la sustentabilidad del Desarrollo 17. Impulsar un mejor modelo federalista 18. Lograr una economía equilibrada y diversificada 19. Aprovechar las oportunidades de un mundo abierto y competitivo 10. Un Jalisco más descentralizado Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 7 de 35

11 5. POLÍTICAS GENERALES. Todos los servicios deberán satisfacer las expectativas de los usuarios. Los responsables de las áreas involucradas deben tener actitud de servicio. Todas las cotizaciones deberán ser por escrito. Toda cotización escrita deberá ser autorizada por el Director de la Empresa. Los Proveedores de Servicios y/o Materiales deberán estar registrados en el Padrón de Proveedores del Gobierno del Estado. Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 9 de 35

13 6. INVENTARIO DE SERVICIOS. DIRECCIÓN GENERAL PROCESO SERVICIO USUARIO PÁGINA Dirección General de Administración, Contabilidad e Informática. Administración. Atención a Contratistas por Servicios diversos. Contratistas. 17 Atención a Proveedores de Bienes. Contratación de Capacitación Especializada. Contratación de Servicios Profesionales. Proveedores. 20 Instituciones e Instructores. 23 Profesionistas. 26 Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 11 de 35

15 7. DESCRIPCIÓN DE LOS SERVICIOS. Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 13 de 35

17 DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN, CONTABILIDAD E INFORMÁTICA. Fecha de elaboración: Mayo de Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 15 de 35

19 A. DESCRIPCIÓN NARRATIVA. NOMBRE DEL SERVICIO: ÁREA RESPONSABLE DEL SERVICIO: DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO: Atención a Contratistas por Servicios diversos. Dirección de Administración. Atender a los Contratistas que prestan servicios a la Secretaría de Finanzas. USUARIOS: Contratistas. ÁREAS QUE INTERVIENEN EN EL SERVICIO: Dirección Administrativa. Departamento de Recursos Materiales y Servicios. Departamento de Recursos Financieros y Control Presupuestal. REQUISITOS PARA OBTENER LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO: Estar registrados en el Padrón de Proveedores del Gobierno del Estado. PROCEDIMIENTO PARA PRESTAR EL SERVICIO: La Dirección de Administración a través de la Unidad Departamental de Recursos Materiales y Servicios invita a cotizar a Contratistas registrados en el Padrón de Proveedores del Gobierno del Estado. La Dirección de Administración a través de la Unidad Departamental de Recursos Materiales y Servicios asigna la prestación de servicio al contratista que ofrezca mejores condiciones (precio, tiempo de entrega y garantía), y le entrega la orden de servicio. El Contratista proporciona el Servicio. El Contratista presenta la factura para su trámite de pago a través de la Unidad Departamental de Recursos Materiales y Servicios. La Unidad Departamental de Recursos Materiales y Servicios recibe la factura. La Unidad Departamental de Recursos Materiales y Servicios elabora contrarecibo. La Unidad Departamental de Recursos Materiales y Servicios entrega al Contratista el contrarecibo para que se presente a su cobro a los 15 días siguientes en la Unidad Departamental de Recursos Financieros y Control Presupuestal. La Unidad Departamental de Recursos Materiales y Servicios entrega la factura para su pago a la Unidad Departamental de Recursos Financieros y Control Presupuestal. La Unidad Departamental de Recursos Financieros y Control Presupuestal recibe factura de la Unidad Departamental de Recursos Materiales y Servicios, revisa requisitos fiscales, condiciones generales de pago y documentos soporte. Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 17 de 35

20 La Unidad Departamental de Recursos Financieros y Control Presupuestal elabora cheque. El Contratista acude (en el tiempo que se le marcó en su contrarecibo ) a la Unidad Departamental de Recursos Financieros y Control Presupuestal con su contrarecibo y lo canjea por su cheque. CARACTERÍSTICAS DEL SERVICIO: Esta sujeto a la suficiencia presupuestal. TIEMPO PARA LA ENTREGA DEL SERVICIO: Variable dependiendo del tipo de servicio HORARIO: Lunes a Viernes de: 9:00 a 15:00 horas. RESULTADO ESPERADO: Conseguir al Contratista que brinde el Servicio con calidad y bajo costo. Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 18 de 35

21 B. FLUJOGRAMA. NOMBRE DEL SERVICIO: ÁREA RESPONSABLE DEL SERVICIO: Atención a Contratistas por Servicios Prestados. Dirección de Administración. UNIDAD DEPARTAMENTAL DE RECURSOS MATERIALES INICIO DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA UNIDAD DEPARTAMENTAL DE RECURSOS FINANCIEROS Y CONTROL PRESUPUESTAL CONTRATISTAS 1 Invita a cotizar a contratistas registrados en el padrón. Recibe factura. Recibe orden de servicio y lo realiza. Invitación Factura Orden de servicio Asigan al contratista a que ofrezca mejores condiciones. Elabora cheque. Presenta la factura para su trámite de pago. Cheque Factura Entrega la orden de servicio. 1 2 Orden de servicio 2 Factura Recibe factura y la envía a la Unidad Departamental de Recursos Financieros y Control Presupuestal. Elabora y entrega contrarecibo. 3 Recibe contrarecibo 3 Recibe contrarecibo para que se presente a su cobro a los 15 días en la Unidad Departamental de Recursos Financieros y Control Presupuestal. Contrarecibo Contrarecibo Contrarecibo Entrega contrarecibo. Entrega cheque a proveedor. Contrarecibo Cheque FIN Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 19 de 35

22 A. DESCRIPCIÓN NARRATIVA. NOMBRE DEL SERVICIO: ÁREA RESPONSABLE DEL SERVICIO: Atención a Proveedores de Bienes. Dirección de Administración. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO: Pagar a los Proveedores de Bienes. USUARIOS: Proveedores. ÁREAS QUE INTERVIENEN EN EL SERVICIO: Dirección Administrativa. Unidad Departamental de Recursos Materiales y Servicios Unidad Departamental de Recursos Financieros y Control Presupuestal. REQUISITOS PARA OBTENER LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO: Los Proveedores deberán estar registrados en el Padrón de Proveedores del Gobierno del Estado. PROCEDIMIENTO PARA PRESTAR EL SERVICIO: La Dirección de Administración a través de la Unidad Departamental de Recursos Materiales y Servicios invita a cotizar a Proveedores registrados en el Padrón de Proveedores del Gobierno del Estado. La Dirección de Administración a través de la Unidad Departamental de Recursos Materiales y Servicios asigna al Proveedor que ofrezca mejores condiciones (calidad, pecio, tempo de entrega y garantía), y le entrega la orden de compra. El Proveedor realiza la entrega de materiales. La Dirección de Administración contrata al Proveedor que resulte ganador del concurso y le entrega la requisición de los materiales. El Proveedor presenta la factura para su cobro a la Dirección de Administración a través del Departamento de Recursos Materiales y Servicios. La Unidad Departamental de Recursos Materiales y Servicios recibe la factura. La Unidad Departamental de Recursos Materiales y Servicios elabora el contrarecibo. La Unidad Departamental de Recursos Materiales y Servicios entrega al Proveedor el contrarecibo para que se presente a su cobro a los 15 días siguientes en la Unidad Departamental de Recursos Financieros y Control Presupuestal. La Unidad Departamental de Recursos Materiales y Servicios entrega la factura para su pago a la Unidad Departamental de Recursos Financieros y Control Presupuestal. Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 20 de 35

23 La Unidad Departamental de Recursos Financieros y Control Presupuestal recibe factura de la Unidad Departamental de Recursos Financieros Materiales y Servicios, revisa requisitos fiscales, condiciones generales de pago y documentación soporte. La Unidad Departamental de Recursos Financieros y Control Presupuestal elabora cheque. El Proveedor recibe de la Unidad Departamental de Recursos Materiales y Servicios el cheque de pago. CARACTERÍSTICAS DEL SERVICIO: Está sujeto a suficiencia presupuestal. Variable dependiendo del tipo de materiales. TIEMPO PARA LA ENTREGA DEL SERVICIO: HORARIO: Lunes a Viernes de: 9:00 a 15:00 horas. RESULTADO ESPERADO: Conseguir al Proveedor que ofrezca los materiales requeridos con calidad y bajo costo. Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 21 de 35

24 B. FLUJOGRAMA. NOMBRE DEL SERVICIO: ÁREA RESPONSABLE DEL SERVICIO: Atención a Proveedores de Bienes. Dirección de Administración. UNIDAD DEPARTAMENTAL DE RECURSOS MATERIALES INICIO DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA UNIDAD DEPARTAMENTAL DE RECURSOS FINANCIEROS Y CONTROL PRESUPUESTAL PROVEEDORES 1 Invita a cotizar a proveedores registrados en el padrón. Recibe factura. Recibe orden de compra y entrega los bienes. Invitación Factura Orden de compra Asigan al proveedor a que ofrezca mejores condiciones. Elabora cheque. Presenta la factura para su trámite de pago. Cheque Factura Entrega la orden de compra. 1 2 Orden de compra Recibe factura. 2 3 Factura Elabora y entrega contrarecibo. 3 Recibe contrarecibo Recibe contrarecibo para que se presente a su cobro a los 15 días en la Unidad Departamental de Recursos Financieros y Control Presupuestal. Contrarecibo Contrarecibo Contrarecibo Entrega contrarecibo. Entrega cheque a proveedor. Contrarecibo Cheque FIN Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 22 de 35

25 A. DESCRIPCIÓN NARRATIVA. NOMBRE DEL SERVICIO: ÁREA RESPONSABLE DEL SERVICIO: DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO: Contratación de Capacitación Especializada. Dirección de Administración. Atención a las Instituciones que imparten Capacitación a los Servidores Públicos. USUARIOS: Instituciones e instructores. ÁREAS QUE INTERVIENEN EN EL SERVICIO: Dirección Administrativa. Unidad Departamental de Recursos Humanos Unidad Departamental de Recursos Financieros y Control Presupuestal. REQUISITOS PARA OBTENER LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO: Los Proveedores deberán estar registrados en el Padrón de Proveedores del Gobierno del Estado. PROCEDIMIENTO PARA PRESTAR EL SERVICIO: La Dirección de Administración a través de la Unidad Departamental de Recursos Humanos invita a cotizar a proveedores registrados para impartir Capacitación en el Padrón del Gobierno del Estado. La Dirección de Administración elige la institución que cubra las expectativas para impartir la capacitación. La Institución que prestará el Servicio recibe de la Unidad Departamental de Recursos Humanos, la lista de participantes para la capacitación, los horarios el temario y la orden de servicio. La Institución recibe la orden de servicio e imparte la capacitación. Al termino de la capacitación el capacitador presentará a la Unidad Departamental de Recursos Humanos la factura para su pago. La Unidad Departamental de Recursos Humanos recibe la factura y entrega contrarecibo para que se presente a hacerlo efectivo dentro de los quince días siguientes, en la Unidad Departamental de Recursos Financiero y Control Presupuestal. La Unidad Departamental de Recursos Financiero y control Presupuestal, elabora cheque, lo entrega al capacitador en el término convenido a cambio del contrarecibo. Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 23 de 35

26 CARACTERÍSTICAS DEL SERVICIO: Está sujeto a suficiencia presupuestal. TIEMPO PARA LA ENTREGA DEL SERVICIO: Variable de acuerdo al tema a desarrollar. HORARIO: Se fijará de acuerdo al tema a exponer. RESULTADO ESPERADO: Tener actualizado al personal. Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 24 de 35

27 B. FLUJOGRAMA. NOMBRE DEL SERVICIO: ÁREA RESPONSABLE DEL SERVICIO: Contratación de Capacitación Especializada. Dirección de Administración. UNIDAD DEPARTAMENTAL DE RECURSOS MATERIALES INICIO DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA UNIDAD DEPARTAMENTAL DE RECURSOS FINANCIEROS Y CONTROL PRESUPUESTAL CAPACITADOR 1 Invita a cotizar a instituciones registradas en el padrón.. Recibe factura y reporte de capacitación. Recibe orden de servicio e imparte el curso.. Invitación Factura Orden de servicio Asigna a la institución que cubre las necesidades de capacitación. Elabora Cheque. Una vez finalizado el curso presenta factura. Entrega la orden de servicio y programa del evento. 1 Cheque Factura 2 Orden de servicio y programa del evento 3 2 Contrarecibo Recibe contrarecibo. Contrarecibo Recibe contrarecibo para que se presente a su cobro a los 15 días en la Unidad Departamental de Recursos Financieros y Control Presupuestal. Recibe factura. Recibo de honorarios Entrega cheque a capacitador. Elabora y entrega contrarecibo. 3 Cheque Contrarecibo FIN Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 25 de 35

28 A. DESCRIPCIÓN NARRATIVA. NOMBRE DEL SERVICIO: Contratación de Servicios Profesionales. ÁREA RESPONSABLE DEL SERVICIO: Dirección de Administración. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO: Prestación de Servicios Profesionales. USUARIOS: Profesionistas.. ÁREAS QUE INTERVIENEN EN EL SERVICIO: Dirección Administrativa. Unidad Departamental de Recursos Humanos. Unidad Departamental de Recursos Financieros y Control Presupuestal. REQUISITOS PARA OBTENER LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO: Ser profesionista titulado. PROCEDIMIENTO PARA PRESTAR EL SERVICIO: La Dirección de Administración a través de la Unidad Departamental de Recursos Humanos invita a Profesionistas a prestar sus servicios a la Secretaría de Finanzas del Gobierno del Estado. La Dirección de Administración a través de la Unidad Departamental de Recursos Humanos elige el profesionista que reúne los requisitos para el desempeño de las actividades para lo que será contratado. La Dirección de Administración a través de la Unidad Departamental de Recursos Humanos elabora contrato de prestación de servicios profesionales. El profesionista se presenta en la Unidad Departamental de Recursos Humanos a la firma del contrato. El Profesionista presta los servicios para lo que fue contratado El Proveedor realiza la entrega de materiales. El Profesionista presenta en la Unidad Departamental de Recursos Humanos Recibo de Honorarios. La Unidad Departamental de Recursos Humanos envía a la Unidad Departamental de Recursos Financieros y Control Presupuestal el recibo de honorarios y copia del contrato, para el trámite de pago. La Unidad Departamental de Recursos Financiero recibe y revisa el recibo de honorarios, copia de contrato y documentación soporte para el pago. Y lo envía a la Dirección de Gasto de Operación e Inversión. La Unidad Departamental de Recursos Financiero informa al Profesionista (vía telefónica) el número de solicitud con el cual podrá recoger su pago. Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 26 de 35

29 El Profesionista se presenta en la Dirección de Gasto de Operación con el número de solicitud de pago, y le es entregado el contrarecibo correspondiente. El Profesionista presenta el contrarecibo en la Dirección de Caja General y cobra su cheque. CARACTERÍSTICAS DEL SERVICIO: Eventual cuando se requiere de personal especializado para desarrollar determinada actividad TIEMPO PARA LA ENTREGA DEL SERVICIO: HORARIO: El establecido en el contrato. RESULTADO ESPERADO: Dar cumplimiento a los programas con calidad. Variable dependiendo del tiempo por el cual fue contratado Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 27 de 35

30 B. FLUJOGRAMA. NOMBRE DEL SERVICIO: Contratación de Servicios Profesionales. ÁREA RESPONSABLE DEL SERVICIO: Dirección de Administración. UNIDAD DEPARTAMENTAL DE RECURSOS MATERIALES INICIO DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA UNIDAD DEPARTAMENTAL DE RECURSOS FINANCIEROS Y CONTROL PRESUPUESTAL CAPACITADOR 1 Invita a cotizar a profesionistas con el perfil requerido. Recibe contrato de servicios y recibo de honorarios. Recibe contrato para firma. Invitación Recibo de honorarios y contrato Contrato de prestación de servicios Asigna al profesionista que cubra las necesidades del Área solicitante. Elabora contrato de prestación de servicios. 1 Recibo de honorarios y contrato Envía a la Dirección de Gasto de Operación e Inversión para su trámite. Recibo de honorarios. Una vez devengado el servicio presenta recibo de honorarios. 2 Contrato Recibo de honorarios Recepción de recibo de honorarios. 2 Informa vía telefónica al capacitador No. de solicitud. No. de solicitud Recibe vía telefónica No. de solicitud por parte de la Unidad Departamental de Recursos Financieros. Elabora reporte de comprometido y envía junto con recibo. Se presenta en la Dirección de Gasto de Operación e Inversión a recoger su contrarecibo. Reporte, contrato y recibo Contrarecibo DIRECCIÓN DE CAJA GENERAL Cobra cheque en la Dirección de Caja General. FIN Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 28 de 35

31 8. DIRECTORIO. SERVICIOS Atención a Contratistas por Servicios Diversos Atención a Proveedores de Bienes. Contratación de Capacitación Especializada Contratación de Servicios Profesionales. RESPONSABLE DEL SERVICIO Lic. Manuel Medina y Ramírez. CARGO Y ÁREA DIRECCIÓN GENERAL TELÉFONO Director. Dirección General de Administración, Contabilidad e Informática. Directo: Conmutador: Ext Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 29 de 35

33 GLOSARIO Y AUTORIZACIONES. Fecha de elaboración: Mayo de Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 31 de 35

35 9. GLOSARIO. Contratista Proveedor Padrón Requisición Persona que ejecuta una obra por contrato. Persona que suministra lo necesario para un fin Relación o listado de personas inscritas en un documento para un fin especifico. Solicitud con datos mínimos de información de lo solicitado. Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 33 de 35

37 10. ELABORACIÓN, APROBACIÓN Y DICTAMINACIÓN. ELABORACIÓN APROBACIÓN: SECRETARIO DE FINANZAS Lic. Ignacio Novoa López DICTAMEN TÉCNICO: SECRETARIO DE ADMINISTRACIÓN Ing. Abraham Kunio González Uyeda Fecha de elaboración: Mayo 2004 Página 35 de 35