ACTIVIDADES PLAN DE ACCIÓN GEL MUNICIPIO DE YOPAL. FASE DE INFORMACIÓN EN LÍNEA CRITERIO Acciones Necesarias Fecha de cumplimiento

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1 ACTIVIDADES PLAN DE ACCIÓN MUNICIPIO DE YOPAL. FASE DE INFORMACIÓN EN LÍNEA Información básica en el Portal del Estado Colombiano A. INFORMACIÓN MÍNIMA Hacer revisión bimensual del PEC, frente a los contenidos publicados en la pagina web institucional, para su verificación y actualización según corresponda mensual Profesional contratado Administrador pagina web Misión y visión Objetivos y funciones Organigrama Localización física Teléfonos y/o líneas gratuitas y fax (con indicativo nacional e internacional) Correo electrónico de contacto o enlace al sistema de atención al ciudadano con que cuente la entidad Horarios y días de atención al público Directorio de funcionarios principales A partir del diseño y aprobación de la nueva misión y visión de la administración Yopal, con sentido social, esta sera publicada con su resolución soporte. Las funciones administrativas se encuentran colgadas en el sitio web, al igual que el objetivo de calidad estipulado por el equipo MECI- Calidad y la oficina de control interno de gestión. La estructura organizaciónal se encuentra estipulada y publicada en el sitio web con su respectivo decreto, salvo modificación alguna se llevara a cabo la modificación correspondiente. En el sitio web institucional se encuentra la localización fisica no solo del Palacio municipal sino de cada una de las sucursales existentes, al presentarse alguun tipo de cambio se realizara la actualización de este Las lineas telefonicas y sus extensiones se ubican junto con la localización fisica, la estas se desarrolla continuamente promoviendo asi la atención efectiva al ciudadano El enlace a el sistema de atención al ciudadano se encuentra activo y en funcionamiento, es necesario dar a conocer este mecanismo de comunicación a la ciudadania ya que es efectivo, de facil acceso y rapida respuesta Este se encuentra estipulado en la parte inferior de la página principal del sitio web institucional, al presentarse algun tipo de novedad en la cualquiera de las sucursales o en el Palacio municipal este sera comunicado con antelación a la ciudadania del municipio de Yopal. Con respecto al directorio de funcionarios principales, este se encuentra ubicado en la información de Nuestra Alcaldia, alli se podra visualizar cada uno de los secretarios, jefes y Alcalde de la entidad, este se actualiza permanentemente según cambios presentados. 1/08/2012 Profesional contratado Administrador pagina web 1/08/2012 Profesional contratado Administrador pagina web semestral Profesional contratado Administrador pagina web semestral Profesional contratado Administrador pagina web diaria Profesional contratado Administrador PQR diaria Profesional contratado Administrador pagina web semanal Profesional contratado Administrador pagina web Directorio de entidades Directorio de agremiaciones y asociaciones Aquellas entidades principales en el municipio como las descentralizadas, educativas, de control y salud se encuentran identificadas en el sitio web con sus respectivos datos de contacto y descripción de su naturaleza. El directorio de las agremiaciones y asociaciones del municipio de yopal, identificadas hasta diciembre del año 2011 se encuentra publicado en el sitio web; se dio inicio a la recopilación de datos e identificación de nuevas organizaciones sociales legalmente constituidas

2 Leyes / Ordenanzas / Acuerdos La actualización de las leyes, ordenanzas y acuerdos, esta regido por los lineamientos de cada una de las secretarias y oficinas que componen la Alcaldia, por tal motivo es necesario actualizar de forma continua los soportes normativos quincenal Tecnico de apoyo contratado levantamiento y Decretos Los decretos municipales se publican al momento de ser expedidos por el despacho del señor Alcalde, esta información es relevante para el quehacer del funcionario publico y fomenta la transparencia hacia la ciudadania. semanal Profesional contratado Administrador pagina web Resoluciones, Circulares y/u otros actos administrativos de carácter general Esta información se publica al momento de ser aprobada por el servidor público correspondiente. semanal Profesional contratado Administrador pagina web Presupuesto aprobado en ejercicio En el Consolidado de hacienda e información pública -CHIP- es alimentado continuamente por el funcionario público responsable del manejo de este sistema de información. diario Profesional contratado Administrador sistema de información Información histórica de presupuestos Políticas, planes o líneas estratégicas Programas y proyectos en ejecución Contacto con dependencia responsable Listado de trámites y servicios Estos datos se encuentran consignados en el CHIP y son guardados periodicamente según el sistema Los planes se actualizan y publican en el ditio web, de forma simultanea al ser aprobados por la oficina responsable. Las secretarias se encuentran en diseño, verificación y aprobación de cada uno de los programas y sus respectivos proyectos en ejecución. Para cada uno de los programas y proyectos se esta consignando los datos de la secretaria y oficina correspondiente El listado se encuentra en continua alimentación, al llevar a cabo evaluación de cada uno de los tramites y servicios modificando suprimiendo, incluyendo y eliminando pasos para su diligencia. semestral Profesional contratado Administrador sistema de información bimensual Profesional contratado Administrador pagina web bi bi mensual Profesional contratado Administrador SUIT Información sobre la contratación Entes de control que vigilan a la entidad Informes de Gestión Metas e indicadores de gestión El profesional responsable de alimentar el SECOP, desarrolla esta actividad diariamente siguiendo los lineamientos establecidos en las normatividades vigentes. Los entes de control como la Procuraduria, Contraloria departamental y Personeria se encuentran con sus respectivos datos de contactos y descripción de su control y vigilancia, es necesario completar con otras entidades que vigilan y evaluan las funciones propias de la administración. Estos son recopilados cada tres o seis meses según requerimientos de los entes de control y son publicados en la pagina web como una expresión legitima de la rendición de cuentas Las metas e indicadores de gestión estan interrelacionadas con cada uno de los programas y proyectos de las secretarias y oficinas de la administración; para evidenciar el avance de estos es necesario solicitar los indicadores de resultado e impacto que demuestran la gestión pública. diario Profesional contratado Administrador sistema de información trimestral Tecnico de apoyo contratado levantamiento y trimestral Tecnico de apoyo contratado levantamiento y

3 Plan de Mejoramiento Información para niños Recopilar los planes de mejoramiento adelantado en los dos años anteriores, publicar y actualizar La información entregada a los niños, niñas y adolescentes, es prioridad revisar y reeplantear, ademas de delegar responsables idoneos en el manejo y comunicación con este sector de la población. semestral Tecnico de apoyo contratado levantamiento y semanal Profesional contratado Administrador pagina web Preguntas y respuestas frecuentes Reeplantear las preguntas y respuestas colgadas en la pagina web, adaptandolas a las solicitudes mas frecuentes que realiza la ciudadania en cada una de las secretarias. Boletines y publicaciones Revisar la información colgada en la sección, actualizarla semanal Profesional contratado Administrador pagina web Noticias La oficina de prensa y comunicaciones da a conocer a diario cada una de las noticias que surgen de la administración y sus entes descentralizados, además de informar aspectos de interes del municipio. diaria Profesional contratado oficina de prensa Calendario de actividades El calendario de actividades, eventos, capacitaciones y celebraciones se debe actualizar antes de iniciar cada mes, sin embargo es recomendable tener en cuenta los eventos que surgen sin una planeación anticipada. diaria Tecnico de apoyo contratado levantamiento y Glosario Política de privacidad y condiciones de uso Alimentar el glosario de terminos según nuevos conceptos arrogados por cada uan de las secretarias y oficinas La politica de privacidad y condiciones de uso estan regidas por el Ministerio de las Tecnologías de la Información y comunicaciones, ademas se ubica en la parte final del home respectivo al sitio web institucional. anual Política editorial y de actualización La politica editorial se encuentra estipulada bajo Resolución 582 del 15 de Diciembre de 2011, esta al ser flexible se encuentra en permanente modificación, se aclara que la Politica editorial se utiliza como un punto de partida para evaluar y monitorear la pagina web diario Profesional contratado Administrador pagina web Oferta de empleos Para dar respuesta con este contenido se crea el enlace con el SENA y la CNSC trimestral Profesional contratado Administrador pagina web Identidad visual B. ESTÁNDARES DE NAVEGACIÓN Se cumple con los estandares establecidos por el Gobierno nacional, se visualizan los escudos en sus esquinas correspondientes y el logo de la administración actual, es estatico y se puede observar en cualquier lugar del sitio. Enlace al Portal del Estado La administración publica los datos actualizados en el PEC al igual que en el sitio web mensual Profesional contratado Administrador pagina web Colombiano institucional, este enlace es valido y visible Fecha de la última actualización En la página inicial aparece la fecha de la última actualización. diario Profesional contratado Administrador pagina web Número de Visitas El número de visitas se puede visualizar en el home del sitio web, este se actualiza diariamente de manera automatica.

4 División de los contenidos Los contenidos en la pagina web se encuentran divididos según tematicas establecidas porel MINTIC, desde este paramento se publican los datos e información de la administración Uso de colores Se utiliza la plantilla ministerio. Uso de marcos Se utiliza la plantilla ministerio. Manejo de vínculos La información que requiera ampliar su contenido es indicada de forma clara y concreta al navegante, a traves de los enlaces indicados Mapa del sitio Se utiliza la plantilla ministerio. Acceso a la página de inicio Se utiliza la plantilla ministerio. Acceso al menú principal Se utiliza la plantilla ministerio. Ruta de navegación Se utiliza la plantilla ministerio. de dominio Se utiliza la plantilla ministerio. Marcación y/o etiquetado Las fotografia y videos publicados en la pagina web deben contener su etiqueta y marcación correspondiente, con la descripción correspondiente de este. Parpadeo Se utiliza la plantilla ministerio. Uso de navegadores Se utiliza la plantilla ministerio. FASE DE INTERACCIÓN EN LÍNEA Servicios de información al ciudadano Buzón de contacto, peticiones, quejas y reclamos A. MECANISMOS DE INTERACCIÓN La administración recopila y publica la información requerida para esta seción; cabe aclarar la inexistencia del canal seguimiento a tramites y servicios El buzon de PQR se encuentra activo y funcionando según la capacidad existente. Para incrementar el buen servicio al usuarios, es necesaro crear un vinculo de ayuda donde se caracterice cada tipo de solicitud, describiendo los requisitos y plazos estipulado. Semanal Diario Profesional contratado Administrador PQR Seguimiento a solicitudes, peticiones, quejas y reclamos. El mecanismo de seguimiento a los PQR, es un apoyo prioritario para la ciudadania al visualizar con facilidad y rapidez el estado de su solicitud, por tal motivo la entidad se encuentra en mejoramiento y actualización permanente de los datos. Diario Profesional contratado Administrador PQR Mecanismo de búsqueda El portal web brinda una herramienta de busqueda de los contenidos existentes en el portal, sin embargo estos no generan resultados a partir de una busqueda federada, para implementarlo es recomendable soportarlo con algun tipo de normtiva. Diario Profesional contratado Administrador pagina web Suscripción a servicios de información al correo electrónico o RSS La suscripción a servicios de información al correo electronico se encuentra activa, los ciudadanos inscritos reciben diariamente infomación de interes.

5 Encuestas de opinión Información en audio y/o video A traves de un formato de seguimiento a los mecanismos de interacción, se planifican las tematicas a tratar por cada una de las secretarias y direcciones de la administración, teniendo como finalidad el impacto esperado frente a los resultados reales de la encuesta, con lo cual debe originar una inicitiva de tranformación A traves de la red social Youtube, la admnistración posee un canal dedicado exclusivamente a publicar los diferentes videos producidos por las secretarias y entes descentralizados. Quincenal Diaria Profesional contratado oficina de prensa Servicios de atención en línea La planificación de las tematicas a tratar en las salas de conversación, sera estipulada por el responsable de esta en coordinación con el administrador del portal. Mensual Mecanismos de participación Identificar los temas de interes mediatico y de trascendencia en el municipio y en la entidad, con el fin de dar apertura a foros, blogs y fan page con asuntos que involucren en gran medida a la ciudadania. Mensual Ayudas Diseñar y elaborar tutoriales, videos, plegables interactivos y juegos virtuales que guien y ayuden al ciudadano a navegar y acceder a los traites, servicios y contenidos de la pagina web Semestral Profesional contratado Avisos de confirmación Formularios para descarga o diligenciamiento en línea La recepción de las solicitudes de los ciudadanos en la administraión, no han sido visibles a causa de la falta de los avisos de confirmación a los correos electronicos, es recomendable identificar si estos se activan desde el operador del sitio web o la Alcaldia facilita este mecanismo. 1. Actividad Actividad 2. B. FORMULARIOS Y CONSULTAS Mensual Profesional contratado Administrador SUIT Consulta a bases de datos Mensual Profesional contratado Administrador SUIT Certificaciones y constancias en línea Acceso vía móvil Cobertura geográfica FASE DE TRANSACCIÓN EN LÍNEA A. UTILIDADES WEB el acceso al sitio web cada dia es mas facil, rapido, equitativo y sin limitante alguno que impida su visita desde el grupo de quien lidera el proceso de recolección de para la publicación, se solicitara a cada una de las dependencias los registros georeferenciados para ser entregados a la entidad responsable, además de crear en enlace con esta Mensual Profesional contratado Administrador SUIT Quincenal

6 Otros idiomas Monitoreo del desempeño y uso Contratación en línea los contenidos del portal se pueden visualizar en los siguientes idiomas: italiano, frances, ingles, mandarin y aleman el portal cuenta con una herramienta que arroja datos estadisticos en el acceso a ella, se encuentra predeterminada. B. SISTEMAS TRANSVERSALES la entidad publica de manera permanente los contratos en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP- amparandose en la normatividad vigente y colgando la información según las modalidades existentes. Diaria Profesional contratado Administrador SECOP Uso de sistemas transversales TRÁMITES EN LÍNEA SERVICIOS EN LÍNEA la infomación y datos producidos, levantados, elaborados y recolectados en la Alcaldía, son publicados en los diferentes sistemas de información exigidos por la ley y por las entidades del orden central. C. TRÁMITES Y SERVICIOS EN LÍNEA los tramites priorizados en la Alcaldia de Yopal corresponden a 72, de los cuales 42 fueron aprobados por el DAFP y publicados en el PEC, las etapas que se elaboraran de forma electronica estan en estudio, indicando que la administración se encuentra en la fase de racionalización de tramites se identifican 9 tramites priorizados, 7 de ellos se encuentran en linea logrando así facilitar la relación entre el ciudadano yopalense con la administración territorial Diaria Profesionales contratados Administradores sistemas de información Diaria Profesional contratado Administrador SUIT Diaria Profesional contratado Administrador SUIT Consulta del estado de un trámite y/o servicio este criterio no ha sido incluido por el ente rector en la sección servicio de información al ciudadano, imposibilitando al ciudadano consultar el estado del tramite y servicio que requiere Diaria Profesional contratado Administrador SUIT Plazos de respuesta los plazos de respuestan estan ligados con la publicación de la totalidad de las etapas electronicas de los tramites y servicios Diaria Profesional contratado Administrador SUIT Estampado de tiempo el criterio no se ha establecido, al no poderse efectuar transacciones en linea Diaria Profesional contratado Administrador SUIT Pagos electrónicos Diaria Profesional contratado Administrador SUIT Firma electrónica Diaria Profesional contratado Administrador SUIT Firma digital Diaria Profesional contratado Administrador SUIT Medición de la satisfacción de los usuarios la administración estudia y formula las heramientas precisas de medición de la satisfacción del ciudadano frente a los tramites y servicios que realiza Mensual Profesional contratado Administrador SUIT

7 Monitoreo a la gestión de trámites y servicios en línea Diseño de un mecanismo de monitoreo al comportamiento de los tramites y servicios en linea, sistematizando el uso y frecuencia de estos y revisando los tiempos de cada una de las etapas Quincenal Profesional contratado Administrador SUIT Política de seguridad FASE DE TRANSFORMACIÓN EN LÍNEA Implementación de múltiples canales B. ORIENTACIÓN AL CIUDADANO *caracterización de usuarios *capacitar al equipo de funcionarios en el uso y administración de los diferentes canales Semestral Profesional contratado profesional Seguimiento al uso de múltiples canales *Actualización y seguimiento a la politica editorial. *Publicación información actualizada, verificable y de calidad en el portal web institucional, según la politica editorial estipulada. Mensual Profesional contratado profesional Personalización para el efectivo de este criterio es necesario tener en cuenta los resultados que arroja la caracterización de los usuarios, de esta manera la publicación de los contenidos se ligara las necesidades e intereses ciudadanos Mensual Profesional contratado profesional Accesibilidad Web *cumplir con las normas establecidas por el ICONTEC y la Web Accesibility Iniciativa (WAI)*Publicación de contenidos compatibles con dispositivos moviles, estandarización de la información Incentivos y/o estímulos *fortalecer la estrategia a traves de iniciativas comunicacionales dirigidas a la ciudadania, para fomentar la credibilidad, confianza y transparencia de la adiministración Semestral Profesional contratado oficina de prensa Ventanillas únicas virtuales *revisar las ventanillas unicas conformadas, para verificar la entrega de datos por parte de la entidad. *Estudiar la viabilidad para la creación de una ventanilla unica partiendo de la frecuencia en la solicitud de los tramites y servicios Semestral Profesional contratado Administrador SUIT Formación en Gobierno en línea Formación en temas relacionados con el Gobierno en línea C. GENERACIÓN DE CAPACIDADES La sinergia existente entre la oficina de talento humano y la linea de, facilita la inclusión de tematicas a ser socializadas y capacitadas, esto fometa la visión gerencial en la administración, ademas de cualificar a los funcionarios publicos en aspectos transversales en la entidad Mensual Profesional contratado profesional

8 FASE DE DEMOCRACIA EN LÍNEA Convocatoria para la participación por medios electrónicos A. PARTICIPACIÓN POR MEDIOS ELECTRÓNICOS Diseño y formulación del plan para la implementación de la paticipación, teniendo en cuenta cronograma, actividades, canales, responsables, recursos y objeto social, publicarlo en la pagina web y llevar a cabo la respectiva convoctoria. Semestral Profesional contratado profesional Participación en línea Proyectos de normatividad Redes sociales Resultados de la participación por medios electrónicos Integración del Gobierno en línea a la política sectorial Contemplar la coyuntura municipal y administrativa, formular tematicas de interes y/o construir documentos de impacto, convocando a la ciudadania a ejercer de manera activa la participación en la elaboración de estos, faclitando el acceso equitativo e incluyente a los canales electronicos La finalidad de ser una entidad transparente, con una gestión publica visible y verificable, parte de consensuar a los funcionarios de esta, en publicar los proyectos de normatividad en estado de construcción para recibir comentarios y sugerencias de los usuarios principales; se propone colgar los proyectos de normatividad para los tramites y servicios a modificar Capacitar a los funcionarios sobre el uso y ventajas de las redes sociales, crear la estrategia para administrar y publicar en ellas, protocolos en la divulgación de información, promoción de las redes sociales a la ciudadanía y seguimiento continuo a la participación de la ciudadanía a través de estas herramientas. por medio del canal participación ciudadana del portal web, se daran a conocer los resultados de cada uno de los mecanismos de interacción, con lo cual las secretarias responsables generaran informes para responder a los ciudadanos que participaron voluntariamente, de esta manera se foment el valor ciudadano de la corresponsabildad Mensual Profesional contratado profesional Semanal Diaria Profesional contratado oficina de prensa Incentivos para la participación por medios electrónicos La administración formulara la creación de iniciativas accequibles e incluyentes, donde el actor principal sea el ciudadano y el escenario sea otorgado por la entidad, desde procesos de divulgación, promoción hasta ejercicios donde sea visible la relación funcionariociudadano. Mensual Profesional contratado profesional