PROCEDIMIENTO GESTIÓN DEL DEPORTE Y MANTENIMIENTO FISICO

Transcripción

1 Página 1 de 7 1. PROPÓSITO Programar y realizar eventos y/o actividades deportivas, con el fin de propiciar espacios de recreación a los empleados, trabajadores, jubilados y familiares de la Administración Central del Municipio de El Bagre. 2. ALCANCE Inicia con la convocatoria para los eventos y/o actividades deportivas y termina con la evaluación y toman de acciones correctivas preventivas o de mejora. Este procedimiento aplica al proceso de Gestión del Talento Humano Oficina de Talento Humano y Bienestar Laboral. 3. RESPONSABLES 4. GENERALIDADES 4.1. DEFINICIONES 4.2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN Reglamento General Deportivo Reglamento específico por cada deporte. Reglamento Interno de Trabajo 5. CONTENIDO Elaboró:(Cargo) Revisó:(Cargo) Aprobó:(Cargo) Firma: Firma: Firma: Fecha: aaaa-mm-dd Fecha: aaaa-mm-dd Fecha: aaaa-mm-dd

2 Página 2 de Identificar necesidades: Los eventos y/o actividades deportivas a realizar se identifican at raves de encuestas, las cuales son tabuladas y se las prioriza aquellas que tengan más demanda de los funcionarios. Planear y presupuestar: una vez, identificadas las necesidades se planea y presupuesta el costo, el tiempo, juzgamiento, premiación, espacios (lugares) Se definen las fechas en las cuales se van a realizar las actividades y/o eventos. Después se le entrega este estudio al superior inmediato, para que apruebe. Se realizan los ajustes en caso de ser necesario y se continúa con la convocatoria Realizar convocatoria: Se realiza la convocatoria a las actividades y/o eventos deportivos a través de diferentes medios: circulares, teléfono, carteleras, etc., donde se invita a los funcionarios para que participen en las actividades y/o eventos programados. Recibir inscripciones: Se realiza la entrega y recepción de las plantillas de inscripción las cuales deben ser radicadas por archivo, luego se inscriben los equipos en una planilla para llevar un registro de los Funcionarios y/o Equipos que vayan a participar. Convocar a Congreso Técnico: Para iniciar el Torneo se convoca al Congreso Técnico a todos los que están involucrados, a los delegados ó representantes de los Equipos, a los representantes del juzgamiento y a la Directiva que va ha manejar el Torneo, En esta reunión se presenta el reglamento General Deportivo y el reglamento específico. Después de socializar las reglas con las que se van a jugar, se sortea el Fixture del torneo y se programa la primera fecha.

3 Página 3 de Nombramiento de Veedor/es Antes del inicio se nombran los veedores, los cuales estarán presentes en cada partido y quien realizará un informe en caso de que ocurra alguna anormalidad. Iniciar el evento y/o actividad Se inicia el/los torneos como tal. Elaborar programación Se elabora el Fixture del torneo, teniendo en cuenta las necesidades de cada equipo, por lo cual la publicación se hará por fecha. Difundir la programación En cada fecha se divulga la programación, vía correo electrónico y en las principales carteleras de los centros de trabajo. Entregar clasificaciones por fecha Después de jugada la segunda fecha se recogen las planillas de cada partido y se elaboran las clasificaciones (Tabla de posiciones, goleadores, juego limpio, valla menos vencida, informe tribunal de penas.), Se seguirán realizando estas clasificaciones por cada fecha, hasta la terminación del torneo. Cerrar el evento y/o actividad Se programa el cierre del evento y/o actividad con un acto de clausura, donde se invitan a los Funcionarios más representativos de la Administración Central, a los ganadores y se hace entrega de la premiación. Evaluación del evento y/o actividad De acuerdo a un formato sobre evaluación de eventos y/o actividades deportivas que se tiene, se le hace entrega a cada participante o representante de los equipos para que realice la respectiva evaluación, luego se tabula para hacer los correctivos si es necesario de acuerdo a las sugerencias de los participantes. MANTENIMIENTO FÍSICO

4 Página 4 de Planear y presupuestar la actividad Históricamente esta actividad se ha venido realizando, anualmente se planea y se presupuesta el costo. Después se le entrega este estudio al superior inmediato, para que apruebe y apropie los recursos para su realización. Divulgar inscripciones para Mantenimiento Físico A través de circulares, vía telefónica se hacen las convocatorias para los Funcionarios, grupo familiar, Contratistas, Educadores de la Administración Central del Municipio Recibir inscripciones El último día de cada mes se hacen las inscripciones, verificando la identidad de las mismas. Reportar inscritos al Gimnasio El primer día del mes se reportan las personas inscritas. Hacer seguimiento a los inscritos Después de reportar el listado de las personas en el Gimnasio se realiza un seguimiento, para mirar si están asistiendo al menos el 70% de las entradas, si esto no se hiciera, se penalizará con dos meses no permitiéndola participar. Elaborar informe Por trimestre se elabora un informe, entregando la cantidad de personas asistentes al programa 07 Evaluar el servicio Al final del año se evalúa, para tomar los correctivos necesarios en el mejoramiento del programa 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA No aplica 7. REGISTROS Programación de los eventos

5 Página 5 de 7 Planificación presupuestal de los eventos Planillas de los partidos Informe y evaluación final del evento 8. NOTAS DE CAMBIO No. BREVE DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO VERSIÓN FECHA aaaa-mm-dd 1 No aplica para la primera versión ANEXOS No aplica.

6 Página 6 de 7 INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO La estructura general de los documentos es la siguiente: 1. Nombre: Título que se le da al procedimiento documentado, el cual resume el propósito del mismo. 2. Propósito: Describe el fin del proceso o actividad que se está documentando. 3. Alcance: Aplicabilidad de la actividad descrita, delimitándola por el proceso o dependencia a la cual aplica, en algunos casos por una actividad inicial y final. 4. Responsables: Cargos de quienes tienen responsabilidades relacionadas con la aplicación del documento, con una breve descripción de las mismas. 5. Generalidades: Temas transversales al documento y que por tal motivo se incluyen por fuera del ítem de contenido; como por ejemplo definiciones, políticas, entre otras. Definiciones: Definición de los términos que se utilicen en el texto que eviten diferentes interpretaciones, facilitando su comprensión por parte de quienes lo apliquen, deben ir en orden alfabético y con la fuente respectiva. Políticas de operación: límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, los planes, los programas, proyectos y políticas de administración del riesgo previamente definidos por la Entidad. En este capítulo se deben relacionar los sistemas de información (software) empleados en el procedimiento con referencia al Manual de Uso. 6. Contenido: Se utilizan 03 columnas. La primera con el número del paso, la segunda con el nombre y descripción de la actividad y la tercera el responsable de su realización. Los documentos deben conservar un orden lógico, siendo concisos y claros. La ortografía y la gramática también hacen parte de la adecuada presentación de los documentos. 7. Documentos de referencia: En este ítem se deben citar los documentos que sirvan como referencia o soporte, deben ser relacionados con su título y código, cuando aplique, para ser correctamente interpretados y aplicados. (Por ejemplo: Documentos internos, leyes, normas, decretos, acuerdos, entre otros) 8. Registros: En este capítulo se relacionan aquellos documentos que evidencian la ejecución de las actividades descritas en el capítulo 5. Contenido. 9. Notas de cambio: En este ítem se identifican y describen los cambios que haya sufrido el documento por la actualización de su versión, así como los cargos de los responsables y las fechas de su elaboración, revisión y aprobación. 10. Anexos: En este ítem se reseñan los anexos que acompañan, como información adicional el documento.

7 Página 7 de 7 Cuando alguno de los ítems anteriores no necesite ser diligenciado se debe señalar con las palabras No aplica para este documento.