(altas de trabajadores afectados por EREs): guía para las empresas

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1 (altas de trabajadores afectados por EREs): guía para las empresas Servicio Público de Empleo Estatal Madrid, Marzo

2 Índice Qué es y recepción de altas de trabajadores Acceso desde Acceso desde Trámites en Línea Opciones del menú Modificación de datos de contacto Envío de altas mediante ficheros XML Asistente para la creación del fichero XML Ayuda XML Buzón

3 qué es y recepción de altas de trabajadores es un servicio que permite a los empresarios que actúen en nombre propio y a las empresas y colegiados profesionales que actúen en representación de terceros, realizar comunicaciones de datos sobre sus trabajadores, sustituyendo la entrega presencial de documentos. La inclusión en del servicio de envío de ficheros con altas iniciales de trabajadores afectados por EREs añade nueva funcionalidad a los servicios a empresas ya existentes. Permite simplificar, automatizar y reducir aún más los plazos de tramitación y reconocimiento de las prestaciones por desempleo a los trabajadores afectados por Expedientes de Regulación de Empleo de reducción, suspensión y extinción de la relación laboral. Se requiere una fase previa de información y soporte, en la que cada Dirección Provincial del SPEE acuerde con la empresa la forma de confeccionar el fichero que contendrá las altas iniciales. Una vez se haya superado el trámite al que hace referencia el punto anterior, la empresa creará, utilizando el asistente que el SPEE proporciona, el fichero o ficheros en formato XML conteniendo las altas iniciales de prestaciones. A través de los Trámites en Línea de la plataforma la empresa procederá entonces a remitir al SPEE los ficheros generados, para el análisis y validación de los datos transmitidos. -3-

4 acceso desde Desde el portal es posible acceder a Para ello seleccionar: 1º. Pestaña Empresas 2º. Pestaña Trámites 3º. Botón Comunicación n de altas de prestaciones por EREs 4º. Trámites en Línea: acceso con certificado digital o con autorización -4-

5 acceso desde Trámites en Línea (I) Desde la página Trámites en LíneaL se da la posibilidad de acceder por dos vías: 1. Mediante la utilización de un certificado digital 2. Mediante autorización previamente gestionada en -5-

6 acceso desde Trámites en Línea (II) Identificación en la página de Trámites en Línea L : Cuando se accede a través de certificado digital, la página de identificación de usuarios no es mostrada. Cuando se accede a través de autorización gestionada por se deben introducir los datos identificativos del acceso: 1. CIF/NIF/NIE de usuario (previamente registrado en 2. Clave personal (proporcionada por 3. Cuadrícula de seguridad -6-

7 opciones del menú Tanto a través del acceso mediante certificado digital como del acceso mediante autorización por se muestra a continuación la página principal conteniendo las opciones de menú disponibles, relacionadas con la transmisión de altas de trabajadores afectados por EREs. Opciones disponibles: 1. Modificación de datos de contacto. 2. Entorno real para el envío de altas mediante ficheros en formato XML. 3. Entorno de pruebas para el envío de altas mediante ficheros en formato XML. 4. Asistente para la creación de ficheros en formato XML con las altas de trabajadores. 5. Ayuda para los temas relacionados con XML. -7-

8 modificación datos de contacto Posibilidad de modificar los datos de contacto de la empresa que constan en Teléfono de contacto Dirección de correo electrónico (a la dirección de este correo electrónico es a donde se remitirá la respuesta del SPEE a la transmisión de ficheros en formato XML) -8-

9 envío de altas mediante ficheros XML (I) Para que el empresario pueda realizar envíos de altas de trabajadores afectados por EREs a través de ficheros en formato XML, en la página de trámites en línea de se deberá escoger el enlace Envío o de comunicación. A través de este enlace, los envíos de las altas de trabajadores se realizan a la base de datos de Producción del SPEE. Enlace Pruebas ficheros XML. Como complemento al anterior envío de comunicaciones, existe la posibilidad de realizar envíos de altas de trabajadores a un entorno de pruebas (sin ningún tipo de repercusión de la información de las altas enviadas en el entorno de Producción), de utilidad cuando el empresario tiene necesidad de probar la generación y envío de ficheros en formato XML. Esta opción puede realizarse cuantas veces sea necesario. -9-

10 envío de altas mediante ficheros XML (II) La empresa, con la ayuda del asistente, genera un fichero en formato XML con los datos de las altas, de acuerdo a una estructura (esquema XSD) previamente establecida y documentada tanto en el Manual de Usuario como en el enlace Ayuda XML / Última versión de la aplicación Para proceder a enviar estos ficheros, mediante el botón Examinar se posibilita poder navegar por el sistema de archivos del equipo, para la selección del fichero que contenga los datos de las altas de trabajadores. Para el caso de tener más de un fichero en formato XML con más altas de trabajadores, el sistema permite incluir, en cada envío (es decir, cada vez que se pulse el botón Aceptar), hasta 10 ficheros. Para ello: seleccionar un número de ficheros y pulsar el botón Seleccionar Una vez ha/n sido seleccionado/s el/los fichero/s a enviar, se pulsará el botón Aceptar. Con esta acción, el sistema realiza el envío de los datos de las altas al SPEE (ver página siguiente). -10-

11 envío de altas mediante ficheros XML (III) Cuando se pulsa el botón Aceptar, y antes de proceder a enviar los datos de los ficheros en formato XML al SPEE, el sistema realiza un primer control de la estructura de los ficheros y de algunos de los datos contenidos en ellos (por ejemplo, obligatoriedad de datos o formato de fechas lógicas). Un segundo control de datos más exhaustivo será realizado cuando los datos de las altas de trabajadores han sido recepcionados en el SPEE. Verificación del resultado del envío: Con errores. Mensaje de envío con error. El fichero en formato XML no se envía al SPEE. Sin errores Sin errores. Mensaje de datos del envío. El fichero en formato XML se envía al SPEE para su procesamiento. Respuesta vía correo electrónico -11-

12 envío de altas mediante ficheros XML (IV) En el plazo de 24 horas, remite por correo electrónico el resultado de la recepción del fichero por el SPEE, informando del resultado del segundo de los controles. El mensaje enviado contendrá el identificativo de la comunicación a la que se responde y un fichero en formato XML. Al final de este fichero en formato XML se mostrará el resultado del tratamiento del envío. Los registros de los trabajadores que no puedan ser procesados incluirán un código identificativo de la causa del error. El significado de estos códigos están disponibles en el apartado Ayuda XML/Última versión/tabla de códigos c de respuesta de la aplicación n (ZIP). Estos errores deben ser corregidos para cada trabajador que haya sido rechazado, para lo cual: a) se volverán a mecanizar los datos del trabajador rechazado mediante la utilización del asistente; b) se generará de nuevo el fichero XML y c) se procederá a enviarlo. Este proceso se realizará tantas veces como sea necesario, hasta que el resultado devuelto por sea PROCESADO. Con errores (RECHAZADO( RECHAZADO). Debidos a inexistencia de códigos, incompatibilidad de datos, fechas erróneas, etc. Una variante de este caso es que el resultado sea PROCESADO PARCIALMENTE, lo que significa que alguno de los trabajadores ha sido rechazado. Sin errores (PROCESADO( PROCESADO). Datos del fichero en formato XML que ha sido procesado correctamente y cargado en las bases de datos de SPEE. -12-

13 asistente para la creación del fichero XML (I) Para la creación de ficheros en formato XML conteniendo las altas de trabajadores, existe un asistente que facilita la obtención de los mismos. A partir de la cumplimentación de una serie de datos de la empresa y de trabajadores, genera el fichero que posteriormente se podrá remitir al SPEE (en la opción de Envío o de comunicaciones o en la opción Pruebas de ficheros XML). Nota importante Nota importante: para el correcto funcionamiento del asistente, es necesario tener instalada en el equipo la última versión de JAVA. -13-

14 asistente para la creación del fichero XML (II) A la hora de la cumplimentación de los datos en el asistente, la información está distribuida en tres solapas: Datos de la empresa Datos del trabajador Listado de trabajadores Datos Empresa: contiene la información a nivel de empresa necesaria poder registrar las altas de las prestaciones de los trabajadores. Todos los campos son de obligada cumplimentación. Los errores son mostrados en ventanas emergentes, con indicación del campo que lo ha provocado. Mediante el botón Siguiente, se pasa a cumplimentar los datos del trabajador. -14-

15 asistente para la creación del fichero XML (III) Datos Trabajador: contiene todos los datos del trabajador necesarios para poder registrar el alta de la prestación en el SPEE. Los errores son mostrados en ventanas emergentes, con indicación del campo que lo ha provocado. Mediante el botón Guardar Trabajador Guardar Trabajador, se almacenan temporalmente los datos del trabajador que se acaban de mecanizar y se muestra la página que contiene la relación de trabajadores que se han ido guardando. -15-

16 asistente para la creación del fichero XML (IV) Listado Trabajadores: contiene la relación de todos los NIF/NIE de los trabajadores que se han ido guardando en la pestaña Datos Trabajador. Mediante el botón Agregar otro Trabajador, se muestra la página de datos del trabajador, para comenzar a cumplimentar los datos de un nuevo trabajador. Al menos un trabajador debe estar registrado en el listado. Botón Generar XML: una vez se hayan mecanizado todos los trabajadores que estén afectados por el ERE, se podrá ya crear el fichero en formato XML. Para ello, se mostrará una ventana para poder navegar por el sistema de archivos del equipo, introducir el nombre del archivo y escoger la ruta en donde se procederá a grabar. -16-

17 asistente para la creación del fichero XML (V) Todo fichero en formato XML que vaya a ser enviado al SPEE para su procesamiento debe estar formado por: datos de 1 empresa (pestaña Datos Empresa) datos de 1 ó más trabajadores (pestaña Datos Trabajador) Cada trabajador que ha sido guardado en la pestaña Datos Trabajador, aparecerá registrado en la relación de trabajadores de la pestaña Listado Trabajadores. Datos de una sola empresa Datos de cada uno de los N trabajadores Relación n de los N trabajadores Importante: las validaciones que el asistente realiza se basan exclusivamente en la obligatoriedad de los campos y la longitud de los mismos, no controlando la existencia o no de valores susceptibles de verificar su validez, como son la oficina de empleo, nº de la S.S., profesión, etc. (estos controles se realizan una vez el fichero es recepcionado y tratado por el SPEE). El único dato que el asistente verifica su correcta cumplimentación es el DNI/NIE. -17-

18 ayuda XML (I) Proporciona información de utilidad para la generación de los ficheros en formato XML. -18-

19 ayuda XML (II) Esta ayuda consta de los siguientes enlaces: Procedimiento a seguir en el envío o de ficheros XML: explicación del proceso de generación, envío y respuesta de las comunicaciones realizadas con el SPEE. Última versión: acceso a los contenidos de las tablas de codificación de la aplicación y de códigos de respuesta, así como a las últimas versiones de los esquemas contra los que deben estar construidos los ficheros en formato XML y ejemplos de este tipo de ficheros (de comunicación y de respuesta). Manual de usuario Manual de usuario, en formato PDF. De utilidad como complemento a la información proporcionada en este documento. -19-

20 buzón Ante cualquier duda o sugerencia surgidas en relación al funcionamiento de la aplicación o aspecto técnico relacionado con la misma, existe un buzón a través del cual se ofrece la posibilidad de cumplimentar un formulario con la consulta o sugerencia a realizar. La respuesta dada por el SPEE será remitida a la dirección de correo electrónico cumplimentada en el formulario. -20-

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