DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DE ADMINISTRACIÓN Y COORDINACIÓN INTERNACIONAL GUÍA PARA LA ASIGNACIÓN Y COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS Y PASAJES

Transcripción

1 Consejo de Promoción Turística de México DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DE ADMINISTRACIÓN Y COORDINACIÓN INTERNACIONAL GUÍA PARA LA ASIGNACIÓN Y COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS Y PASAJES

2 1. El objetivo de la presente Guía, es establecer las disposiciones generales que regulen la asignación, ejercicio y la comprobación de los recursos asignados para viáticos y pasajes nacionales e internacionales, para las y los servidores públicos del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V., (CPTM), que sean comisionados (as) para el cumplimiento de los objetivos de sus programas o para el desempeño de las funciones que tienen encomendadas, tanto de las Oficinas Centrales, como de las Oficinas en el exterior, con cargo a las partidas: DEFINICIONES "Pasajes Aéreos nacionales para las y los servidores públicos de mando en el desempeño de comisiones y funciones Oficiales" "Pasajes Aéreos Internacionales para las y los servidores públicos e n el desempeño de comisiones y funciones oficiales" "Pasajes terrestres nacionales para las y los servidores públicos de mando en el desempeño de comisiones y funciones oficiales" "Pasajes terrestres internacionales para las y los servidores públicos de mando en el desempeño de comisiones y funciones oficiales" "Viáticos nacionales para las y los servidores públicos en el desempeño de funciones oficiales" "Viáticos en el extranjero para las y los servidores públicos en el desempeño de comisiones y funciones oficiales". 2. Para efector de esta Guía se entenderá por: a) Comisión: a la tarea o función oficial que se encomienda a un (a) servidor público o que éste (a) desarrolle por razones de su empleo, cargo o comisión, en lugares distintos a los de su centro de trabajo; b) Dependencias: a las que se refiere el artículo 2 de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, incluyendo sus órganos administrativos desconcentrados, así como la Presidencia de la República, la Procuraduría General de la República y los tribunales administrativos; c) Entidades: a las que se refiere el artículo 3 de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal; d) Función Pública: a la Secretaria de la Función Pública; e) Oficio de Comisión: al documento que debe contener la autorización y designación del/la servidor público comisionado (a), así como el objeto, destino y duración de la comisión, que servirá como justificante de la erogación que se realice, en términos del artículo 66, fracción 111 y último párrafo, del Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria; f) Secretaría: a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público; g) Tramo sencillo: al viaje que realiza el/la servidor público comisionado (a) desde la ciudad de origen hasta la ciudad de destino en que se llevará a cabo la comisión y viceversa, sin importar el número de escalas que pudieran realizarse durante dicho traslado, y Versión Diciembre Página 2

3 h) Viáticos: a los gastos necesarios para el cumplimiento de una comisión, como serían transporte local, alimentación, hospedaje, servicio de Internet, fax, fotocopiado, llamadas telefónicas, propinas, lavandería, tintorería, entre otros. SUJETOS DE LA NORMA 3. Las y los servidores públicos del CPTM, que en el ejercicio de sus funciones sean comisionados (as) a un lugar distinto al de su adscripción, dentro del territorio nacional o en el extranjero, en los términos de las normas que regulan los viáticos y pasajes para las comisiones en el desempeño de funciones en la Administración Pública. AUTORIZACIÓN Y EJERCICIO DE VIÁTICOS Y PASAJES 4. Solo se podrá autorizar el ejercicio de viáticos y pasajes en el desempeño de las comisiones que sean estrictamente necesarias para dar cumplimiento a los objetivos institucionales, los programas o las funciones conferidas a las dependencias y entidades, tales como: El intercambio de conocimientos institucionales; la representación gubernamental; la implementación de proyectos; la atención de la población en su lugar de residencia y la verificación de acciones o actividades de la Administración Pública Federal, entre otros. No podrán autorizarse viáticos y pasajes: 4.1 Cuando las y los servidores públicos se encuentren disfrutando d e su periodo vacacional, de cualquier tipo de licencia, que estén suspendidos (as) en virtud de sanciones administrativas o por cualquier otra causa que los (as) mantenga inactivos (as). 4.2 Como incremento o complemento de sueldo, ni para cubrir gastos de representación de orden social o en calidad de cortesía, así como tampoco para cualquier otro distinto señalado en la presente guía. 4.3 Cuando el lugar de adscripción y el de comisión se encuentren en la misma población. 4.4 Cuando el/la comisionado (a) tenga pendiente reintegro de gastos de comprobaciones anteriores. En caso de ser indispensable la comisión, será bajo el régimen de viáticos devengados y no se pagarán dichos gastos hasta que comprueben los gastos anteriores. 5. La autorización para realizar erogaciones por concepto de viáticos y pasajes corresponderá: AUTORIZACION VIATICOS INTERNACIONALES NIVEL PERSONAL A COMISIONAR NIVEL JERARQUICO QUE AUTORIZA Director (a) General 1 Director (a) General Adjunto (a) de Mercadotecnia y Director (a) General Adjunto (a) Promoción Titular del Órgano Interno de Control de Administración y Coordinación Internacional Versión Diciembre Página 3

4 2 3 Directores (as) Ejecutivos (a s) y Coordinadores (as), Directores (as) de Área y Homólogos, Mandos Medios, Homólogos y resto de Personal Director (a) General Adjunto (a) de Administración y Coordinación Internacional Director (a) Ejecutivo (a) de Administración y Finanzas AUTORIZACION VIATICOS NACIONALES NIVEL PERSONAL A COMISIONAR NIVEL JERARQUICO QUE AUTORIZA Director (a) General Director (a) General Adjunto (a) Director (a) General Adjunto (a) de 1 de Administración y Mercadotecnia y Promoción Coordinación Internacional Titular del Órgano Interno de Control 2 Director (a) General Adjunto (a) de Administración y Coordinación Internacional Director (a) Ejecutivo (a) de Administración y Finanzas 3 Directores (as) Ejecutivos (as) Director (a) General Adjunto (a) ya sea de Mercadotecnia y Promoción o Director (a) General Adjunto (a) de Administración y Coordinación Internacional según el área al que corresponda el comisionado 4 Coordinadores (as), Directores (as) de Área y Homólogos, Mandos Medios y Homólogos y Resto del Personal Directores (as) Ejecutivos (as) según adscripción NOTA: Ambos cuadros aplican también en la autorización de comisiones menores a 24 horas. Ambos cuadros aplican también para la autorización de comisiones menores a 24 horas del personal en oficinas centrales, tanto en la República Mexicana, como en el extranjero. Para la autorización de comisiones para el personal de las oficinas en el exterior tanto nacional (en la República Mexicana), o internacional (en cualquier parte del extranjero), se deberá autorizar de manera específica conforme el siguiente cuadro: OFICINAS EN EL EXTERIOR NIVEL PERSONAL A COMISIONAR NIVEL JERARQUICO QUE AUTORIZA Director (a) General o Director (a) General Adjunto (a) Directores (a s) Regionales u Homólogos 1 de Administración y Coordinación Internacional 2 Directores (a s) de Oficinas en el Exterior 3 Directores (a s) Adjuntos (a s), Asistentes Técnicos Administrativos Director (a) Regional, o en su caso, el Director (a) General o Director (a) General Adjunto (a) de Administración y Coordinación Internacional Las solicitudes para el trámite de autorización de comisiones nacionales, deberán presentarse con tres días hábiles previos a la fecha de inicio de la comisión, y en el caso de comisiones al extranjero, con cuatro días de anticipación, con la finalidad de que la Dirección de Recursos Financieros o la Oficina en el Exterior, entregue el cheque de viáticos o realice transferencia a la tarjeta de servicios oportunamente; en caso de urgencias lo determinará la Dirección de Recursos Financieros. Versión Diciembre Página 4

5 Los viáticos que no se soliciten con los días de anticipación indicados, la emisión de los mismos, quedará sujeta a la aprobación de la Dirección de Recursos Financieros. Los servidores públicos a quienes l e s sean asignadas tarjetas para cubrir viáticos, deberán de abstenerse de utilizarlas para fines distintos a los oficiales. DEL OTORGAMIENTO DE VIÁTICOS Y PASAJES Viáticos 6. Por cada comisión autorizada y por cada servidor público comisionado (a), deberá requisitarse el formato DRF-05 "Solicitud-recibo de Pago de Viáticos y Pasajes en Moneda Nacional y Dólares", y presentarse cuatro días hábiles antes del inicio de la comisión al extranjero y tres días hábiles en caso de comisión nacional. Para efectos del otorgamiento de viáticos y pasajes para la realización de comisiones, se computará la duración de cada comisión, considerando la fecha de traslado del/la servidor público desde el lugar de origen, hasta la fecha en que éste (a) tenga su regreso. Se deberán verificar los días efectivos de comisión reportados por el/la servidor público. La duración máxima de las comisiones en que se autorice el pago de viáticos y pasajes no podrá exceder de 24 días naturales para las realizadas en territorio nacional y de 20 naturales para las realizadas en el extranjero. La realización de dos o más comisiones en un mismo ejercicio fiscal no podrá rebasar un máximo acumulado de 48 días naturales. Las y los servidores públicos que excedan los límites establecidos para permanecer en el extranjero, deberán incluir en su solicitud de viáticos, la autorización correspondiente a los excedentes de periodos en el extranjero. Excepcionalmente el/la Director (a) General Adjunto (a) de Administración y Coordinación Internacional, podrá autorizar e l otorgamiento de viáticos y pasajes para comisiones que requieran mayor duración de la establecida, siempre y cuando dichos periodos se encuentren justificados. Los viáticos son asignaciones destinadas a cubrir los siguientes conceptos, que serán únicamente los aceptados en la comprobación correspondiente: Hospedaje: Las y los comisionados podrán utilizar el servicio de hospedaje de su elección de acuerdo a las cuotas autorizadas. Alimentos y bebidas: Serán para cubrir los consumos de alimentos diarios del/la comisionado (a) incluyendo propinas, por lo que el comprobante por este concepto deberá amparar el consumo de una sola persona, en las cuales no se aceptará el consumo de bebidas alcohólicas. Gastos de transportación: Para la transportación de la terminal aérea o de autobuses al domicilio del/la comisionado (a) y viceversa, así como para los transportes locales requeridos en el lugar de comisión. Lavandería y Tintorería: Se autorizarán los gastos de lavandería y tintorería. Llamadas telefónicas: Se autorizarán llamadas telefónicas de larga distancia y locales, tanto oficiales como personales, Internet, fax y fotocopiado, por lo que las y los comisionados (as) Versión Diciembre Página 5

6 aplicarán los criterios de racionalización, a lo indispensable en ellas, cuidando de no abusar del servicio. Viáticos Nacionales 7. Las cuotas máximas de viáticos para el desempeño de comisiones en la República Mexicana se asignarán de acuerdo al lugar (zonas económicas) en que se realice la comisión y e l grupo jerárquico que corresponda el/la servidor público conforme a la siguiente tabla: Versión Diciembre Página 6

7 CUOTAS MÁXIMAS DIARIAS DE VIATICOS EN EL TERRITORIO NACIONAL EN MONEDA NACIONAL NIVELES Zona más económica A Zona menos económica B Tarifa menos de 24 hrs. Director (a) General, Director (a) General Adjunto (a), $1,650 $3,240 $825 Director (a) Ejecutivo (a) a partir del nivel k. Coordinador (a), Director (a) Regional de Oficina en el Exterior y homólogos, Director (a) de área, Titular de $1,250 $1,700 $625 Unidad, Director (a) y Director (a) Adjunto (a) de Oficina en el Exterior, Gerente, Subgerente y Asistente Técnico Administrativo de Oficina en el Exterior y Enlace. Personal Operativo $870 $980 $435 Para efectos de lo previsto en esta guía y la tabla anterior, las ciudades más económicas y menos económicas se señalan a continuación: Zona A Ciudades más económicas Resto del territorio nacional Zona B Ciudades menos económicas Acapulco e lxtapa Zihuatanejo del Estado de Guerrero Cancún, del Estado de Quintana Roo Ciudad Victoria del Estado de Tamaulipas Los Cabos del Estado de Baja California Sur Saltillo del Estado de Coahuila En el caso de viáticos nacionales, el otorgamiento de recursos al personal comisionado será a través de cheque nominativo, tarjeta de débito o tarjeta de servicios. En el caso de viajes internacionales el importe se indicará en dólares americanos o euros, según corresponda, pudiendo otorgarse mediante depósito en tarjeta de débito, tarjeta de servicios, cheque nominativo o efectivo, de acuerdo a las necesidades operativas de la tesorería del Consejo. Las Oficinas en el Exterior podrán otorgar los recursos en la moneda en curso en el país correspondiente, documentando el tipo de cambio utilizado para ello, ya sea mediante cheque o transferencia. Viáticos Internacionales 8. Las cuotas máximas de viáticos que se asignen a las y los servidores públicos en el desempeño de comisiones en el extranjero, se otorgarán en dos modalidades conforme a la siguiente tabla: CUOTAS MÁXIMAS DIARIAS DE "VIÁTICOS" EN VIAJES INTERNACIONALES Países donde el EURO es Niveles Todos los países en USD la moneda de curso legal. (Euros) Normal Menos de 24 hrs. Normal Menos de 24 hrs. TODOS LOS GRUPOS JERÁRQUICOS Se suministrarán los recursos en euros o dólares de los Estados Unidos de América, según aplique conforme a la tabla anterior. Nota: Países donde el euro es la moneda de curso legal. Cuotas máximas para viáticos sin hospedaje 9. Cuando para el desempeño de la comisión no se requiera la pernocta del/la servidor público en el lugar en que s e realice la misma, la cuota será de hasta 50% de la cuota asignada a viáticos Versión Diciembre Página 7

8 nacionales, en las zonas de la República Mexicana más económicas, conforme al grupo jerárquico que corresponda. 10. Por lo que se refiere a las comisiones en el extranjero que no requieran la pernocta del/la servidor público en el lugar en que se realice la misma, la cuota será de un máximo de 225 dólares de los Estados Unidos de América, y tratándose de países donde la moneda de curso legal sea el euro, la cuota será de un máximo de 225 euros. Cuotas para viáticos con paquetes de viaje 11. En los casos en que se adquieran paquetes de viajes para servidores públicos que realicen una comisión en territorio nacional o en el extranjero, las cuotas diarias de viáticos entregadas a el/la servidor público serán las siguientes: a) En paquetes que incluyan hospedaje y alimentos: Se otorgarán viáticos únicamente para los traslados locales y otros gastos menores. La cuota asignada será de hasta 20% de la que corresponda conforme al grupo jerárquico que aplique y el destino de la comisión; b) En paquetes que incluyan hospedaje y transporte: Se otorgarán viáticos únicamente para alimentos, traslados locales y otros gastos menores. La cuota asignada será hasta el 30% de la cuota máxima diaria que corresponda al grupo jerárquico del/la servidor público y el destino de la comisión, y c) En paquetes que incluyan hospedaje, transporte y alimentos: S e otorgarán viáticos únicamente para otros gastos menores. La cuota asignada será hasta el 15% de la cuota máxima diaria que corresponda al grupo jerárquico del/la servidor público y el destino de la comisión. Cuotas distintas 12. La Dirección General Adjunta de Administración y Coordinación Internacional del Consejo, por excepción, podrá autorizar montos distintos a las cuotas de viáticos nacionales e internacionales establecidas en la presente guía, incluyendo la homologación de cuotas en caso de que el desempeño de una comisión u n (a) servidor público participe en ésta con algún superior jerárquico, sujetándose a lo siguiente : a) Las erogaciones que se ocasionen con motivo de las autorizaciones deberán estar plenamente justificadas y quedarán sujetas en todo momento a disponibilidad presupuestaria; b) Las autorizaciones no deberán generar una presión de gasto al Consejo, y Las y los servidores públicos comisionados (a s) deberán observar, en todo tiempo, los principios de austeridad y racionalidad en el ejercicio de los recursos públicos federales. Pasajes nacionales internacionales 13. Las Unidades Administrativas del Consejo, deberán propiciar la planeación y programación oportuna de las comisiones, a efecto de hacer uso de esquemas o mecanismos que le permitan al Consejo obtener un precio preferencial. La Dirección Ejecutiva de Administración y Finanzas, Coordinación de Administración, Dirección de Recursos Materiales, sujetándose a la disponibilidad presupuestal, sólo podrán asignar pasajes con categoría de negocios, su equivalente o superior, en los siguientes Versión Diciembre Página 8

9 casos: a) Cuando por las condiciones físicas o de salud del/la servidor público comisionado (a), se justifique como plenamente necesario el viaje en dicha categoría; b) Cuando se trate de vuelos internacionales que por tramo sencillo tengan duración superior a 4 horas y el/la servidor público comisionado (a) corresponda a los grupos jerárquico (Director (a) General o Directores (a s) Generales Adjuntos (a s). c) Cuando se trate de vuelos internacionales que por tramo sencillo tengan duración superior a 5 horas y el/la servidor público comisionado (a) corresponda a los grupos jerárquicos (Director (a) General Adjunto (a), Director (a) Ejecutivo (a) y Coordinador (a). La Dirección General Adjunta de Administración y Coordinación Internacional o a través de la Dirección Ejecutiva de Administración y Finanzas será la única que podrá autorizar cambios de fechas, cambios de categoría de negocios, horarios o cancelación en boletos de avión que representen un costo adicional para el Consejo. El solicitante deberá turnar copia, ya sea del oficio o del correo electrónico, de la autorización a la Dirección de Recursos Financieros y a la Dirección de Recursos Materiales. Se procure en lo sucesivo, las comisiones inicien y concluyan en el centro de trabajo de las y los servidores públicos. Con excepción de los siguientes casos: a) Las comisiones del/la servidor público se lleven a cabo en continuidad de días. b) El/la servidor público cubra el costo del boleto. c) Aun cuando no inicien y concluyan en el centro de trabajo, se compruebe mediante cotización del proveedor autorizado exista un beneficio económico al cubrirlo de esta manera. Los gastos originados por el traslado del personal al lugar o lugares de comisión serán cubiertos por el Consejo para los siguientes casos: Pasaje aéreo: En las oficinas centrales se acudirá a la Agencia de Viajes autorizada, de acuerdo con las rulas que tienen comisionadas o autorizadas. Sólo e n caso d e emergencia se podrán adquirir boletos a través de líneas aéreas nacionales exclusivamente. En las oficinas en el exterior se acudirá a la agencia d e viajes designada por l a Oficina, l a línea aérea o el proveedor que garantice el mejor precio en el mercado. Se deberán presentar alternativas debiendo escoger la más económica, justificando en caso contrario en el apartado de observaciones del Formato DRF-05. Pasaje terrestre: Se autorizan los gastos de pasajes terrestres en líneas de autobuses foráneos o tren cuando no exista la posibilidad o no sea conveniente realizar el viaje por avión. Automóvil particular: Se pagarán los gastos de peaje y gasolina cuando el/la comisionado (a) utilice su propio auto para el cumplimiento de una comisión oficial, tanto de ida como de regreso del lugar de comisión. JUSTIFICACIÓN Y COMPROBACIÓN DE LA COMISIÓN 14 Las dependencias y entidades, conforme a las disposiciones que establezcan la Secretaría y la Función Pública, asignarán a las y los servidores públicos tarjetas de débito o servicios, para que los gastos efectuados con motivo de una comisión se cubran preferentemente con dichos medios de pago. 15 Los gastos efectuados para el desempeño de las comisiones se justificarán con el Oficio de Comisión y se comprobarán con lo siguiente: a. En el caso de comisiones en territorio nacional: Versión Diciembre Página 9

10 i) En cuanto a los gastos de comisión que hayan sido cubiertos con la tarjeta de débito o servicios asignada conforme al numeral 14 de estas Normas, con el estado de cuenta en que aparezcan dichos cargos, o ii) En su defecto, los gastos que hayan sido cubiertos con cualquier otro medio de pago se comprobarán con documentación de terceros que reúnan los requisitos fiscales, salvo lo dispuesto en el artículo 128-A del Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta. Versión Diciembre Página 10

11 Artículo 128-A. Para /os efectos del artículo 109, fracción XIII de la Ley, /as personas físicas que reciban viáticos y sean erogados en servicio del patrón, podrán no comprobar con documentación de terceros hasta un 10% del total de viáticos recibidos en cada ocasión, sin que en ningún caso el monto que no se compruebe exceda de $15, en el ejercicio fiscal de que se trate. El monto de los viáticos deberá depositarse por el empleador a la cuenta del trabajador en la que perciba su nómina o en una cuenta asociada a un monedero electrónico con el fin de depositar los viáticos. Lo dispuesto en el presente artículo no es aplicable tratándose de gastos de hospedaje y pasajes de avión. Los comprobantes de las comisiones nacionales deberán cumplir con los requisitos marcados en el anexo 1. Bajo la responsabilidad del personal comisionado deberá de presentarse la siguiente documentación: Copia del Formato DRF-05, Solicitud de Viáticos y Pasajes, mediante el cual se autorizó la comisión. En su caso, relación de Gastos sin Comprobante mediante el Formato DRF-05B. Comprobantes originales legibles y debidamente ordenados. En caso de ser necesario, relacionados, indicando el monto en la moneda de gasto, el monto en la moneda en que fueron otorgados los viáticos (moneda nacional, dólares americanos, euros u otras), el o los tipos de cambio utilizados y los totales necesarios para indicar el monto comprobado con documentos, el monto sin comprobantes, el total gastado y el diferencial respecto al monto otorgado. b. En el caso de comisiones en el extranjero se estará a lo dispuesto en el artículo 128- B del Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta que a la letra dice: Artículo 128-B. Para los efectos del artículo 109, fracción XIII de la Ley, los viáticos erogados por servidores públicos de la Administración Pública Federal en comisiones oficiales en el extranjero, cuyo monto se fije con base en criterios presupuestales relativos al país donde se efectuará la comisión o por nivel de puesto del servidor público, se comprobará como efectivamente erogados en servicio del patrón, únicamente con la documentación relativa a los gastos de hospedaje, pasajes de avión y un informe de los demás gastos efectuados durante dicha comisión. Los gastos de comisión que hayan sido cubiertos con la tarjeta de débito o servicios asignada conforme al numeral 14 de las presentes Normas, podrán ser comprobados con e l estado de cuenta en que aparezcan dichos cargos para las comisiones llevadas a cabo en el extranjero. El informe o relación de gastos a que se refiere el artículo 128-B, se hará con el formato DRF- 05B y deberá incluir la fecha, concepto e importe de cada pago realizado y podrá comprender gastos tales como la adquisición de divisas. Informe de comisión 16. El/la servidor público comisionado (a) deberá rendir un informe de comisión realizada y entregar al titular de la unidad administrativa a la que se encuentre adscrito, dentro de los diez días hábiles siguientes a la realización de dicha comisión. En caso de que el titular de la unidad administrativa sea el/la servidor público comisionado, el informe se rendirá a el/la superior jerárquico inmediato (a). Dicho informe será en formato abierto y deberá contener: Versión Diciembre Página 11

12 a) El nombre, cargo y adscripción del/la servidor público que realizó la comisión. b) Lugar y periodo de la comisión. c) Objeto de la comisión, detallando el propósito de la misma, un breve resumen de las actividades realizadas, conclusiones, resultados obtenidos y contribuciones para la dependencia o entidad de la que forma parte, y d) La firma autógrafa del/la servidor público que fue comisionado (a). El informe de comisión, no forma parte de la comprobación de los recursos otorgados para viáticos; sin embargo el acuse del informe de comisión deberá presentarse dentro de los 10 días hábiles posteriores de la comisión junto con la comprobación de viáticos en el formato correspondiente. GENERALIDADES El/la comisionado (a) deberá presentar las comprobaciones al 100% de los recursos asignados de viáticos y pasajes dentro de los diez días hábiles siguientes a la fecha de terminación de la comisión, mediante el formato DRF-05A documentando lo relacionado y el formato DRF-05B, así como anexar a la comprobación la impresión del correo que demuestre el envío de los archivos XML a la dirección electrónica (contax@promotur.com.mx). Para los casos del pago de gastos de comisión con tarjeta de servicios, la comprobación se deberá presentar al 100%, dentro de los diez días hábiles posteriores e incluir extracto o estado de cuenta. En su caso, se entregará copia del recibo oficial de la Caja General (Formato DRF-00) por el importe reintegrado y que corresponda a la falta de documentos comprobatorios. En el caso de comprobaciones del extranjero, deberán cumplir con los requisitos fiscales del lugar de origen, los requisitos marcados en el anexo 2, así como datos básicos del proveedor. En ambos casos los comprobantes deberán ser legibles y contar con la firma o rúbrica del/la comisionado (a). Es responsabilidad del/la comisionado (a) verificar que los comprobantes del gasto de viaje, cumplan con los requisitos establecidos en el presente instrumento. Los comprobantes que no reúnan los requisitos marcados en el punto anterior no serán validados y por lo tanto no serán tomados en cuenta en el resultado final de la comprobación. Todos los comprobantes que no sean aceptados serán devueltos a el/la comisionado (a) para la sustitución de los mismos, o en su defecto, para el reintegro de los importes. En los casos en que el/la comisionado (a) deba pernoctar en el lugar de la comisión, deberá invariablemente adjuntar la comprobación relativa al hospedaje, cuando por algún motivo no se efectúe la erogación, deberá realizar la aclaración correspondiente en el recuadro de observaciones del DRF-05A. Se podrá comprobar hasta el 10% del importe total de viáticos asignados para la comisión nacional, mediante el formato DRF-05B, Relación de Gastos sin Comprobantes, en la que se identifique el desglose de los gastos. Dicha relación deberá ser validada por el/la servidor público comisionado. Para los casos en que por diversas razones se suspenda, o cancele la comisión, el/la servidor público comisionado (a) deberá notificarlo por escrito a la Dirección de Recursos Financieros y a la Dirección Versión Diciembre Página 12

13 de Recursos Materiales o a la Oficina en el Exterior y realizar la devolución del recurso recibido por concepto de viáticos y/o pasajes, mediante el formato DRF-00, Recibo de Ingresos a Caja General, dentro de las 24 horas posteriores a la suspensión o cancelación de la comisión. En caso de que un boleto de avión no se haya utilizado al 100% por cancelación, cambio de línea aérea, etc., el/la comisionado (a) requerirá a la agencia de viajes la nota de crédito correspondiente y deberá entregarla en la Dirección de Recursos Materiales o a la Oficina en el Exterior correspondiente. Versión Diciembre Página 13

14 Los comprobantes de gastos respaldarán hasta el importe marcado en éstos y en caso de que el importe fuere superior al viático autorizado u otorgado, dichos comprobantes respaldarán únicamente hasta el límite de la tarifa. En caso de que el periodo del viaje se hubiere ampliado o reducido, el/la comisionado (a) deberá notificarlo por escrito a la Dirección de Recursos Financieros y a la Dirección de Recursos Materiales o al área administrativa de la Oficina en el Exterior y requisitar un nuevo formato DRF-05 por ampliación o devolver el importe por los días en que se redujo el periodo autorizado. Para los casos de viajes internacionales, se deberá anexar el comprobante de cambios de divisas, cuando proceda, expedido por una casa de cambio o banco, con la finalidad de registrar el gasto con el tipo de cambio de esa fecha. En caso de existir saldo ya sea a favor o en contra del/la comisionado (a), dicho saldo será pagado en la moneda en que fueron otorgados originalmente. Pasajes Para los efectos de la comprobación del ejercicio del recurso por concepto de pasaje aéreos y terrestres nacionales e internacionales, se deberá anexar a la comprobación la siguiente documentación: Copia del Formato DRF-05 en el cual se autorizó la comisión. El pasaje aéreo será comprobado, mediante reporte del estatus del pasaje que proporcionará la Agencia de Viajes. Para comisiones de personal en las Oficinas en el Exterior, original de la factura o comprobante de pago al proveedor del pasaje. En caso de que un boleto de avión no se haya utilizado al 100% por cancelación, cambio de línea aérea, etc., el/la comisionado (a) requerirá a la agencia de viajes la nota de crédito correspondiente y deberá entregarla en la Dirección de Recursos Materiales o a la Oficina en el Exterior correspondiente. Del período de comprobación y su incumplimiento El/la comisionado (a) deberá presentar las comprobaciones al 100% de los recursos asignados dentro de los diez días hábiles siguientes a la fecha de terminación de la comisión, mediante la entrega de los comprobantes de gastos efectuados y de los formatos indicados. Si una misma persona realiza comisiones continuas, con un periodo de diferencia de hasta tres días hábiles entre ellas, la comprobación de las comisiones se realizará dentro d e los 1O días hábiles siguientes a la terminación de la última comisión, y deberá notificarse por escrito este hecho a la Dirección de Recursos Financieros. En caso de que los viáticos no sean comprobados conforme a lo establecido en la presente guía, el/la Director (a) de Recursos Financieros a través del/la Gerente d e Presupuesto y el/la operador (a) administrativo (a) en las oficinas en el exterior en su caso, solicitará por escrito a el/la comisionado (a) la comprobación de los recursos en forma inmediata o la devolución de los mismos. En caso de no obtener respuesta del/la comisionado (a) dentro de los diez días hábiles posteriores a la notificación, la Dirección de Recursos Financieros hará del conocimiento a la Dirección Ejecutiva de Asuntos Jurídicos y Órgano Interno de Control para los efectos procedentes. Versión Diciembre Página 14

15 Versión Diciembre Página 15 Guía para la Asignación y Comprobación de Viáticos y Pasajes

16 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Responsable Paso Actividad ASIGNACION DE VIÁTICOS 1. Requisita el formato DRF-05 y solicita a la Gerencia de Presupuesto los viáticos y pasajes o a la Oficina en el Exterior que corresponda, preferentemente 5 días antes del inicio de la comisión. Documento de Trabajo COMISIONADO(A) 1.1 De conformidad con la comisión encomendada llena el formato DRF-05, tanto de viáticos nacionales como Formato DRF-05 internacionales según sea el caso y entrega a la Gerencia (Solicitud-Recibo de Presupuesto debidamente autorizado conforme se de Pago de indica en el apartado 5 de la presente guía, para la ministración de los viáticos respectivos. 1.2 Para el caso del personal de Oficinas en el Exterior, solicitará a éstas los viáticos y pasajes para el desarrollo de comisión oficial, mediante el formato DRF-05. Viáticos y Pasajes en M.N., Dólares o Euros) 1.3 Entrega copia del formato DRF-05 debidamente autorizado a la agencia de viaje autorizada por el Consejo, con la que gestionará el pasaje aéreo respectivo si fuera el caso. 2. Recibe formato DRF-05 original revisa, registra y turna a la GSF. Formato DRF-05 GERENCIA DE 2.1 Revisa que esté debidamente llenado y autorizado que las (Solicitud-Recibo PRESUPUESTO tarifas aplicadas correspondan a las establecidas en la de Pago de (GP) presente guía y que se cuente con disponibilidad Viáticos y Pasajes presupuestal. en M.N., Dólares U OFICINA EN o Euros) 2.2 Asigna número de folio, registra en expediente del/la servidor EL público y entrega a la GSF, para la ministración de viáticos. Expediente del/la EXTERIOR Servidor Público (OE) 2.3 En caso de encontrarse insuficiencia o errores en la información proporcionada en el formato DRF-05, se devuelve al comisionado para su complemento o corrección según sea el caso. 3. Recibe formato DRF-05, elabora el cheque nominativo Formato DRF-05 o pago electrónico e n la moneda correspondiente y (Solicitud-Recibo lo entrega a el/la comisionado (a). de Pago de Viáticos y Pasajes 3.1 En los casos de viáticos nacionales, elabora el cheque en M.N., Dólares GERENCIA DE respectivo o depósito en tarjeta de débito o tarjeta o Euros) SITUACIÓN de servicios, entrega a el/la comisionado (a) y recaba FINANCIERA acuse recibo en de la póliza correspondiente misma que entrega a Correo (GSF) la GC, para su registro. Electrónico 3.2 Para viáticos internacionales se le notifica a el/la comisionado (a) correo la recarga de su tarjeta de débito o de servicios. Versión Diciembre Página 16

17 Responsable Paso Actividad Documento de T GERENCIA DE SITUACIÓN FINANCIERA (GSF) Entrega con relación copia del formato DRF-05 a la GP, para el reintegro mediante Cuenta por Liquidar Certificada, de los recursos a l a cuenta bancaria d e l CPTM, donde se encuentra la administración del acuerdo de ministración autorizado por la SHCP. Entrega con relación formato DRF-05 original a la GC, para su registro contable y resguardo. Formato DRF-05 Original (Solicitud-Recibo de Pago de Viáticos y Pasajes en M.N., Dólares o Euros) Relación COMISIONADO (A) COMISIONADO (A) 4. Recibe cheque o depósito electrónico, y procede a realizar la comisión encomendada. 4.1 En los casos en que por necesidades del servicio se modifiquen las fechas de la comisión, se deberá depósito de notificar por escrito a la DRF y a la DRM las nuevas electrónico fechas. 4.2 Para los casos en que la comisión sea cancelada, deberá de notificar a la DRF durante las 24 horas posteriores a la cancelación y regresar los recursos proporcionados a la GSF, mediante cheque nominativo en la moneda originalmente otorgada. COMPROBACION 5. Realiza comisión, procede a la comprobación Formato DRFmediante el formato DRF-05A, y entrega a la GP. 05A (Informe de Comisión y 5.1 Requisita el formato DRF-05A, en el que se relacionan los comprobación de documentos comprobatorios y se integrarán las facturas Viáticos y originales de hospedaje, alimentación, etc., lo firma y Pasajes) lo entrega a la GP, dentro de los siguientes diez días hábiles a la realización de dicha comisión. Documentación original comprobatoria 6. Recibe formato DRF-05A, Formato DRFdocumentación comprobatoria, revisa, registra y 05A (Informe de entrega a la GC. Comisión y 6.1 comprobación de Recibe formato y documentación original Viáticos y GERENCIA DE PRESUPUESTO comprobatoria, revisa que cumpla con los requisitos Pasajes) (GP) fiscales y entrega a la GC, para su registro y control 6.2 contable. Documentación original En los casos en que se encuentren errores en la documentación comprobatoria, se regresa a el/la comisionado (a) mediante el formato DRF-05C en un máximo de 2 días hábiles, indicándole el motivo de la devolución para que el/la comisionado (a) proceda a la corrección de ésta. comprobatoria Versión Diciembre Página 17

18 Responsable Paso Actividad 7. Recibe la devolución de la documentación comprobatoria mediante el formato DRF- 05C, en el que se indica el motivo de la devolución, corrige o reintegra a la GP en un máximo de 2 días 7.1 hábiles. Documento de Trabajo COMISIONADO (A) Revisa el motivo de la devolución, gestiona el cambio de Documentación la documentación observada, obtiene documentación comprobatoria 7.2 correcta y envía a la GP. observada En los casos en que la documentación comprobatoria Formato DRFobservada no pueda ser corregida, deberá de reintegrar 05B mediante el formato DRF-00 a la GSF los importes de dichos comprobantes, en la moneda en la que se 7.3 otorgó originalmente. GERENCIA DE PRESUPUESTO (GP) Entregado el reembolso de recursos sin comprobante, entrega a la GP, copia del acuse de recibo del formato DRF-00 realizado por la GSF, para la comprobación respectiva. 8. Detecta falta de comprobación por parte del/la Comisionado (a ) de viáticos y pasajes otorgados y solicita, dentro de los diez días De la revisión de los registros de viáticos y pasajes otorgados a personal comisionado del CPTM, detecta aquel personal que no ha comprobado en los diez días hábiles posteriores al término de la comisión, y elabora oficio de solicitud de la comprobación respectiva y lo entrega a el/la servidor público comisionado que corresponda. En los casos en los que no reciba la comprobación solicitada en un término de diez días hábiles posteriores a la recepción del requerimiento, la Dirección de Recursos Financieros hará del conocimiento a la Dirección Ejecutiva de Asuntos Jurídicos y Órgano Interno de Control para los efectos procedentes. Oficio solicitud de comprobación Oficio de conocimiento de la DRF para la DEAJ y OIC Documentación comprobatoria y/o del reintegro GERENCIA DE CONTABILIDAD (GC) Una vez que la Dirección de Recursos Humanos reintegre el importe solicitado, registra y entrega la información y documentación del reintegro a la GC, para su registro contable y resguardo. Recibe la documentación que ampara la comprobación o el reintegro según sea el caso, revisa, registra y archiva en expediente. Documentación comprobatoria y/o del reintegro Versión Diciembre Página 18

19 Responsable Paso Actividad Documento de COMISIONADO (A) GERENCIA DE PRESUPUESTO (GP) COMISIONADO (A) AGENCIA DE VIAJES (AV) ASIGNACION DE PASAJES Requisita formato DRF-05 y lo entrega a la Gerencia de Presupuesto, 5 días antes del inicio de la comisión. En el formato DRF-05 se anotará la información correspondiente a la comisión que consiste en, indicar la designación del/la comisionado (a), e l objeto, destino y duración de la comisión con la autorización respectiva. 2. Recibe formato DRF-05 a través de la DRF, revisa asigna folio y entrega copia al comisionado Revisa el destino y vigencia y de proceder, asigna folio, registra en expediente. En los casos que se encuentren inconsistencias en la información del formato DRF-05, se rechaza el formato indicando las causas de la devolución. Con copia del formato DRF-05, debidamente autorizado, entrega a la Agencia de Viajes preestablecida por el CPTM, para la expedición del pasaje aéreo. Para la expedición del pasaje aéreo, solicita a la Agencia de Viajes vía correo electrónico, telefónica o personalmente la siguiente información: Horario de vuelos, ruta (origen y destino), fechas específicas e información de hospedaje. Recibe a través de la GAL, copia del formato DRF-05, revisa, realiza reservación, expide boleto electrónico e informa a el/la comisionado (a). Revisa que la copia del formato DRF-05 esté debidamente autorizada y contenga el folio asignado por la GP. Proporciona alternativas vía correo electrónico, telefónica o personalmente la información solicitada por el/la comisionado (a) con respecto a: Horarios de vuelos con diferentes aerolíneas, rutas que se pueden utilizar. la disponibilidad de lugares en ciertos horarios y fechas, debiendo elegir la más económica considerando el apartado 13 de pasajes nacionales e internacionales, así como la mejor tarifa d e hoteles, cadenas y ubicación, para la realización de la comisión correspondiente. trabajo DRF-05 Solicitud-Recibo de pago de Viáticos y Pasajes en M.N., Dólares y Euros DRF-05 Solicitud-Recibo de pago de Viáticos y Pasajes en M.N., Dólares y Euros Correo electrónico en su caso Copia DRF-05 Solicitud-Recibo de pago de Viáticos y Pasajes en M.N., Dólares y Euros Correo Electrónico Versión Diciembre Página 19

20 Responsable Paso Actividad COMISIONADO (A) 5. Recibe alternativas de viaje, revisa y comunica la a agencia su necesidad. 5.1 Una vez revisadas las alternativas, solicita la reservación a a la agencia de viajes vía correo electrónico, telefónica o personalmente, indicando: Fechas del viaje, horarios, ruta, hotel a utilizar y tarifa. Documento de Trabajo Correo electrónico AGENCIA DE VIAJES (AV) 5.2 En el caso de no elegir la más económica deberá justificarlo en el apartado de observaciones del formato DRF Recibe la información de viaje, revisa, realiza reservación y notifica a el/la comisionado (a). Correo electrónico 6.1 De la información proporcionada por el/la comisionado realiza la reservación en la tarifa más económica para Relación de la transportación aérea y hospedaje, y notifica a el/la expedición de comision a d o ( a) v í a correo electrónico la clave pasajes aéreos del Boleto Electrónico (pasaje aéreo) tanto nacional internacional, así como las fechas d e salida línea Documento de aérea y horarios de salidas, llegadas y el tiempo en que Servicio deberá presentarse ante la línea aérea para documentar. Factura de 6.2 En los casos de aplicar otra tarifa que no sea la Servicios económica, revisará que el formato DRF-05 describa la Misceláneos la justificación correspondiente, para proceder a la la reservación y adquisición del pasaje aéreo. Boleto Electrónico 6.3 Mensualmente envía a la GP, relación de pasajes adquiridos por el CPTM, anexando en original el Estatus de Documento de Servicio, Factura de Servicios Misceláneos pasajes aéreos Boleto Electrónico, así como estatus que emite la Plataforma de reservaciones d e l a utilización d e cada Pasaje aéreo, para el pago respectivo. 7. Recibe correo electrónico claves del boleto electrónico, realiza comisión. COMISIONADO (A) 7.1 Recibe clave de boleto electrónico, se presenta al aeropuerto ante la línea aérea, realiza la comisión en fechas establecidas. 7.2 En los casos en que se cancele, posponga la comisión, o no se utilice parcial o totalmente el pasaje aéreo, deberá notific a r y justificar por escrito a la Dirección de Recursos Materiales, con copia a la GP. 7.3 Para los casos en que no exista la justificación a que se refiere el punto anterior, el/la comisionado (a) deberá deberá reintegrar el costo del pasaje aéreo proporcionado. Correo electrónico Versión Diciembre Página 20

21 Responsable Paso Actividad 8. Recibe relación mensual de boletos expedidos, revisa y turna a la GP. Documento de Trabajo Documento de Servicio DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES (DRM) 8.1 Revisa relación mensual de la agencia de viajes por la adquisición de pasajes aéreos, elabora relación de pago a proveedores, debiendo anexar l o s originales de: Documento de Servicio, Factura de Servicios Misceláneos, Boleto Electrónico y copia del formato DRF-05, debidamente formulado y firmado. Factura de Servicios Misceláneos Boleto Electrónico Estatus de pasajes aéreos GERENCIA DE PRESUPUESTO (GP) DRF-05 (Copia) 9. Recibe relación mensual, revisa, registra, efectúa pago Documento de y entrega a la Gerencia de Contabilidad para su Servicio registro y archivo. Factura de 9.1 Revisa relación mensual que contenga por cada Servicios pasaje aéreo: Documento de Servicio, Factura de Servicios Misceláneos Misceláneos, Boleto Electrónico y el estatus que emite la plataforma de reservaciones de la utilización de cada Boleto 9.2 pasaje aéreo, así como copia del formato DRF-05. Electrónico Realiza pago a la agencia mediante la Cuenta por Liquidar Estatus de Certificada anexa documentación comprobatoria del pasajes aéreos gasto por pasajes aéreos y entrega en forma económica a la GC. DRF-05 (Copia) COMPROBACION 10. Recibe Cuenta por Liquidar Certificada, revisa, registra Cuenta por y archiva. Liquidar GERENCIA DE Certificada CONTABILIDAD 10.1 Revisa que la Cuenta por Liquidar Certificada se (GC) acompañe de la documentación comprobatoria original Documentación que corresponda, registra y archiva. comprobatoria original Versión Diciembre Página 21

22 ANEXO 1 Únicamente serán aceptadas en viáticos nacionales las facturas que cumplan con los siguientes requisitos: Las impresiones de las facturas electrónicas (CFDI) deben cumplir con los siguientes requisitos: l. Clave del Registro Federal de Contribuyentes de quien lo expida. II. Régimen Fiscal en que tributen conforme a la Ley de ISR. III. Si se tiene más de un local o establecimiento, se deberá señalar el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan las Facturas Electrónicas. IV. Contener el número de folio asignado por el SAT y el sello digital del SAT. V. Sello digital del contribuyente que lo expide. VI. Lugar y fecha de expedición. VIl. Clave del Registro Federal de Contribuyentes de la persona a favor de quien se expida. VIII. Cantidad, unidad de medida y clase de los bienes, mercancías o descripción del servicio o del uso y goce que amparen. IX. Valor unitario consignado en número. X. Importe total señalado en número o en letra. XI. Señalamiento expreso cuando la contraprestación se pague en una sola exhibición o en parcialidades. X II. Cuando proceda, se indicará el monto de los impuestos trasladado s desglosados por tasa de impuesto y, en su caso, el monto de los impuestos retenidos. XIII. XIV. Forma en que se realizó el pago. Número y fecha del documento aduanero, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación. Además de los requisitos contenidos en la Resolución Miscelánea Fiscal vigente: a) Código de barras generado conforme al rubro l.e del Anexo 20. b) Número de serie del CSD del emisor y del SAT. c) La leyenda "Este documento es una representación impresa de un CFDI". d) Fecha y hora de emisión y de certificación de la Factura Electrónica (CFDI) en adición a lo señalado en el artículo 29-A, fracción 111 del CFF. e) Cadena original del complemento de certificación digital del SAT. Además debe contener los siguientes datos: a. Fecha y hora de certificación. b. Número de serie del certificado digital del SAT con el que se realizó el sellado. Las facturas electrónicas (CFDI) cuentan con un elemento opcional llamado ''Addenda", que permite integrar información de tipo no fiscal o mercantil, en caso de requerirse. Esta "addenda " debe incorporarse una vez que la factura haya sido validada por el SAT o el Proveedor de Certificación Autorizado (PAC) y se le hubiera asignado el folio. Asimismo, se deben cumplir las especificaciones técnicas establecidas en la Resolución Miscelánea Fiscal y su Anexo 20, a saber: Utilizar el estándar del comprobante fiscal digital a través de Internet extensible (XM). Contemplar las reglas para la generación del sello digital de las Facturas Electrónicas (CFDI). Los archivos x ml se remitirán al correo contax@promotur. c om. mx en la misma fecha de la comprobación física. Versión Diciembre Página 22

23 Artículo 29-A. Los comprobantes fiscales digitales a que se refiere el artículo 29 de este Código, deberán contener los siguientes requisitos: I. La clave del registro federal de contribuyentes de quien los expida y el régimen fiscal en que tributen conforme a la Ley de Impuesto sobre la Renta. Tratándose de contribuyentes que tengan más de un local o establecimiento, se deberá señalar el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan los comprobantes fiscales. II. III. IV. El número de folio y el sello digital del Servicio de Administración Tributaria, referidos en la fracción IV, incisos b) y e) del artículo 29 de este Código, así como el sello digital del contribuyente que lo expide. El lugar y fecha de expedición. La clave del registro federal de contribuyentes de la persona a favor de quien se expida. Cuando no se cuente con la clave del registro federal de contribuyentes a que se refiere esta fracción, se señalará la clave genérica que establezca el Servicio de Administración Tributaria mediante reglas de carácter general. Tratándose de comprobantes fiscales que se utilicen para solicitar la devolución del impuesto al valor agregado a turistas extranjeros o que amparen ventas efectuadas a pasajeros internacionales que salgan del país vía aérea, terrestre o marítima, así como ventas en establecimientos autorizados para la exposición y ventas de mercancías extranjeras o nacionales a pasajeros que arriben al país en puertos aéreos internacionales, conjuntamente con la clave genérica que para tales efectos establezca el Servicio de Administración Tributaria mediante reglas de carácter general, deberán contener los datos de identificación del turista o pasajero y del medio de transporte en que éste salga o arribe al país, según sea el caso, además de cumplir con los requisitos que serían el Servicio de Administración Tributaria mediante reglas de carácter general. V. La cantidad, unidad de medida y clase de los bienes o mercancías o descripción del servicio o del uso o goce que amparen. Los comprobantes que se expidan en los supuestos que a continuación se indican, deberán cumplir adicionalmente con lo que en cada caso se especifica: a. Los que se expidan a las personas físicas que cumplan sus obligaciones fiscales por conducto del coordinado, las cuales hayan optado por pagar el impuesto individualmente de conformidad con lo establecido por el artículo 73, quinto párrafo de la Ley del Impuesto sobre la Renta, deberán identificar el vehículo que les corresponda. b. Los que amparen donativos deducibles en términos de la Ley del Impuesto sobre la Renta, deberán señalar expresamente tal situación y contener el número y fecha del oficio constancia de la autorización para recibir dichos donativos o, en su caso, d e l oficio d e renovación correspondiente. Cuando amparen bienes que hayan sido deducidos previamente, para los efectos del impuesto sobre la renta, se indicará que el donativo no es deducible. c. Los que se expidan por la obtención de ingresos por arrendamiento y en general por otorgar el uso o goce temporal de bienes inmuebles, deberán contener el número de cuenta predial del inmueble de que se trate o, en su caso, los datos de identificación del certificado de participación inmobiliaria no amortizable. d. Los que expidan los contribuyentes sujetos al impuesto especial sobre producción y servicios que enajenen tabacos labrados de conformidad con lo establecido por el artículo 19, fracción 11, último párrafo de la Ley del Impuesto Especial sobre Producción y Servicios, deberán especificar el peso total de tabaco contenido en los tabacos labrados enajenados o, en su caso, la cantidad de cigarros enajenados. Versión Diciembre Página 23