CONCILIACION PRESUPUESTAL-CONTABLE

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1 CODIGO: OA-UE/CON VERSION: PRIMERA AREA: TITULO: OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE ECONOMIA AREA DE CONTABILIDAD CONCILIACION PRESUPUESTAL-CONTABLE RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) OPP Aprobado por: Oficina de Administración VºBº por: Oficina de Planificación y Presupuesto

2 Sede Central CONCILIACION PRESUPUESTAL- CONTABLE FECHA:17/08/2005 2/11 1. OBJETIVO Estandarizar el procedimiento de conciliación presupuestal contable, en base a los reportes del software de la Dirección Nacional de Presupuesto Público y el Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF), donde se registran los ingresos y gastos, durante el pliego presupuestario. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación en el Area de Contabilidad y el Area de Tesorería de la Unidad de Economía de la Oficina de Administración y la Oficina de Planificación y Presupuesto. Describe las actividades desde que la Oficina de Planificación y Presupuesto envía al Area de Contabilidad de la Unidad de Economía de la Oficina de Administración, la información en medio magnético, con una copia de la Resolución Jefatural de aprobación del Presupuesto Institucional de Apertura (PIA), para actualizar el software de presupuesto, de la Dirección Nacional de Presupuesto Público instalado en el computador del encargado de la afectación presupuestal y luego cargar este dato al SIAF, hasta cuando la Oficina de Planificación y Presupuesto envía a la Dirección Nacional del Presupuesto Público, el estado presupuestal donde se conciliaron los ingresos y gastos del INDECI. 3. BASE LEGAL 3.1. Decreto Ley N , Ley del Sistema Nacional de Defensa Civil Decreto Supremo Nº PCM, del 21MAY01, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) del INDECI Resolución Jefatural Nº INDECI, que aprueba el Manual de Organización y Funciones (MOF) Directiva Nº EF/76.01, para la Ejecución del Proceso Presupuestario del Gobierno Nacional para el año fiscal 2005, aprobada con Resolución Directoral Nº EF/ REQUISITOS DEL PROCESO 4.1. La Oficina de Planificación y Presupuesto envía a la Oficina de Administración la Resolución Jefatural de aprobación del Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) y la información para actualizar la información del pliego en el software proceso presupuestario al inicio del año El registro de todas las ejecuciones financieras en el SIAF, para que no existan saldos al momento de realizar la conciliación.

3 Sede Central CONCILIACION PRESUPUESTAL- CONTABLE FECHA:17/08/2005 3/11 5. RESPONSABLES DEL PROCESO 5.1. Area de Tesorería de la Unidad de Economía de la Oficina de Administración Area de Contabilidad de la Unidad de Economía de la Oficina de Administración Oficina de Planificación y Presupuesto. 6. CONSIDERACIONES 6.1. La Oficina de Planificación y Presupuesto remite mensualmente a la Oficina de Administración una copia de la Resolución Jefatural de ampliación del calendario de compromisos y la información en medio magnético para la actualización del software de presupuesto Cuando las cantidades no coinciden en la conciliación presupuestal contable realizada por el encargado de la afectación presupuestal, es posible que se deba a rebajas, anulaciones o devoluciones que no se informaron en su momento. 7. SIGLAS 7.1. DNPP: Dirección Nacional de Presupuesto Público del MEF MEF: Ministerio de Economía y Finanzas OPP: Oficina de Planificación y Presupuesto OA: Oficina de Administración, del INDECI PIA: Presupuesto Institucional de Apertura SIAF: Sistema Integrado de Administración Financiera UE: Unidad de Economía de la Oficina de Administración. 8. DEFINICIONES 8.1. Encargado de la Afectación Presupuestal: Pertenece al Area de Contabilidad de la Unidad de Economía, realiza la afectación presupuestal por cada requerimiento de las Unidades Orgánicas usuarias, para luego al final del mes conciliar lo presupuestado con los movimientos contables realizados Pliego Presupuestario: Son las entidades del Sector Público a las que se le ha aprobado una Asignación Presupuestaria en la Ley Anual de Presupuesto Presupuesto Institucional de Apertura (PIA): Es el presupuesto inicial aprobado por el Titular del Pliego de acuerdo a los montos establecidos para la Entidad por la Ley Anual de Presupuesto del Sector Público.

4 Sede Central CONCILIACION PRESUPUESTAL- CONTABLE FECHA:17/08/2005 4/ Requerimiento: Se refiere a la solicitud que las Unidades Orgánicas usuarias realizan al Area Contabilidad de la Oficina de Administración para contabilizar los gastos o ingresos que generan Software de Presupuesto: Es el aplicativo informático llamado proceso presupuestario, de la Dirección Nacional de Presupuesto Público, que es instalado en el computador del Encargado de la Afectación Presupuestal y que es actualizado con disquetes mensualmente de acuerdo a las modificaciones presupuestarias Unidad Orgánica Usuaria: Se refiere a la Unidad de Abastecimiento de la DINALOG, la Unidad de Personal y el Area de Tesorería de la Unidad de Economía de la Oficina de Administración, las que envían sus requerimientos al Area de Contabilidad para realizar la contabilización de la ejecución financiera respectiva.

5 Sede Central CONCILIACION PRESUPUESTAL- CONTABLE FECHA:17/08/2005 5/11 9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD ORGANICA OPP OA OA / UE OA OA / UE/ AREA DE CONTABILIDAD RESPONSABLE Responsable DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Viene del proceso Aprobación y Difusión del Presupuesto Institucional de Apertura (PIA), el que finaliza con la aprobación del PIA por Resolución Jefatural, su difusión a las Unidades Orgánicas usuarias, luego prepara documentos y información en medio magnético para actualizar el software de presupuesto en el computador del Técnico Administrativo (Afectación Presupuestal). 1. Envía memorándum adjuntando copia de la Resolución Jefatural y los disquetes para actualizar el software de presupuesto. 2. Recibe documentos, firma cargo, registra en el cuaderno de cargos y entrega. 3. Recibe documentos, toma conocimiento y deriva. 4. Recibe documentos del de la Oficina de Administración y entrega al de Economía para que tome conocimiento. 5. Recibe documentos, toma conocimiento y delega. 6. Recibe documentos del de Economía y entrega al de Contabilidad para que decrete. 7. Recibe documentos, toma conocimiento y decreta. No es requerimiento de una Unidad Orgánica Usuaria Es la Información del PIA para la actualización del Software de Presupuesto. OA/UE/ AREA DE CONTABILIDAD Técnico Administrativo (Afectación Presupuestal) 8. Entrega documentos y disquetes adjuntos que fueron enviados por la Oficina de Planificación y Presupuesto, para la actualización del software de presupuesto instalado en el computador del Técnico Administrativo encargado de Control Presupuestal. 9. Recibe documentos y revisa copia de la Resolución Jefatural que aprueba el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) y los disquetes. 10. Actualiza el software con la información de los disquetes.

6 Sede Central CONCILIACION PRESUPUESTAL- CONTABLE FECHA:17/08/2005 6/11 UNIDAD ORGANICA USUARIA OA/UE/ AREA DE CONTABILIDAD Realizan Ingresos y Gastos, de acuerdo al PIA Responsable Contador 11. Envía memorándum a la Oficina de Administración, realizando requerimiento, luego va a la actividad numero 2, donde la secretaria de la Oficina de Administración recepciona los documentos. Si es requerimiento de una Unidad Orgánica Usuaria 12. Entrega documentos decretados al técnico contador para que realice la contabilización de la ejecución financiera correspondiente. 13. Recibe documentos decretados para contabilizar. Si es Ingreso Va al proceso Ejecución Financiera Ingresos, el que culmina cuando se contabiliza el determinado y recaudado en el SIAF, de los ingresos por devoluciones, inspecciones técnicas, venta de bases, donaciones entre otros, luego va a la actividad número 14, donde el técnico administrativo encargado de la afectación presupuestal, saca los reportes del SIAF y del software de presupuesto para realizar la conciliación. En el caso de que No sea Ingreso Ir al proceso de Ejecución financiera de gastos etapas de compromiso, devengado y giro con la documentación originada en la Unidad de Abastecimiento, donde se realiza la contabilización del compromiso, devengado y giro, realizando a su vez la afectación presupuestal de gastos con las órdenes de compra y servicio, luego ir a la actividad 14. O ir al proceso de Ejecución financiera de gastos, Etapas de Compromiso, Devengado y Giro, con la documentación originada en la OA y OPP, el que finaliza con la contabilización del compromiso, devengado y giro, realizándose la afectación presupuestal de gastos con los documentos de reembolsos, planillas, entre otros. Luego va a la actividad número 14, donde el encargado de la afectación presupuestal, realiza la conciliación de lo contabilizado con lo presupuestado.

7 Sede Central CONCILIACION PRESUPUESTAL- CONTABLE FECHA:17/08/2005 7/11 OA/UE/AREA DE CONTABILIDAD OPP Técnico Administrativo (Afectación Presupuestal) A fin de Mes 14. Saca reportes del software de presupuesto y del SIAF. 15. Realiza la conciliación de lo presupuestado con la contabilización de lo ejecutado, basándose en las cantidades consignadas en los reportes. Las cantidades No coinciden 16. Coordina con técnico administrativo (operador SIAF) para verificar saldos que no coinciden, quien verificará en el SIAF. 17. Corrige saldos no coincidentes en base a la información habilitada por el técnico administrativo (operador SIAF), luego va a la actividad número 18, para bajar la información ya conciliada en disquetes, para entregarla a la Oficina de Planificación y Presupuesto. Si las cantidades coinciden 18. Baja la información conciliada del software de presupuesto en disquetes. 19. Formula memorándum para enviar la información a la Oficina de Planificación y Presupuesto, con la firma del de la Oficina de Administración. 20. Envía memorándum y adjunta disquetes. 21. Recibe memorándum y la información en disquetes para presentarla a la DNPP, firma cargo. Luego va al proceso Modificaciones Presupuestarias, el que finaliza con la entrega del Balance de Ejecución del Presupuesto-AP1, a la Dirección Nacional de Presupuesto Público. Dando fin al proceso.

8 10. DIAGRAMA DE FLUJO

9 CONCILIACION PRESUPUESTAL CONTABLE INDECI OPP UNIDAD ORGANICA USUARIA OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE ECONOMIA AREA DE CONTABILIDAD Técnico Administrativo (Afectación Presupuestal) Inicio Aprobación y Difusión del Presupuesto Institucional de Apertura a 1 Envía memorándum adjuntando copia de la RJ y los disquetes 2 Recibe, firma cargo, registra y entrega 3 Recibe, toma conocimiento y deriva Memo 4 Recibe y entrega al de Economía 5 Recibe, toma conocimiento y delega 6 Recibe y entrega al de Contabilidad 7 Recibe, toma conocimiento y decreta Es requerimiento de una UO? Si No Es la información del PIA para la actualización del software de presupuesto 8 Entrega documentos y disquetes 9 Recibe documentos y disquetes Realizan ingresos y gastos de acuerdo al PIA 10 Actualiza el software de presupuesto con la información de los disquetes a 11 Envía memorándum realizando requerimiento 12 Entrega documentos decretados Memo α

10 CONCILIACION PRESUPUESTAL CONTABLE INDECI UNIDAD ORGANICA USUARIA Contador OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE ECONOMIA AREA DE CONTABILIDAD Técnico Administrativo (Afectación Presupuestal) Técnico Administrativo (Operador SIAF) α 13 Recibe documentos decretados Ejecución Financiera de Gastos con los Documentos de la Unidad de Abastecimiento Ejecución Financiera de Gastos con la documentación Generada en la OA y OPP No Es ingreso? Si Ejecución Financiera de Ingresos A fin de mes 14 Saca reportes del software de presupuesto y del SIAF 15 Realiza conciliación de lo presupuestado b Si Las cantidades coinciden? No 16 Coordina con Operador SIAF para verificar saldos 16 Coordina y verifica en el SIAF 18 Baja información del software en disquetes 17 Corrige saldos 19 Firma el memorándum 19 Formula memorándum b β

11 CONCILIACION PRESUPUESTAL CONTABLE INDECI OFICINA DE ADMINISTRACION OPP UNIDAD ORGANICA USUARIA UNIDAD DE ECONOMIA AREA DE CONTABILIDAD Contador Técnico Administrativo (Afectación Presupuestal) β 21 Recibe memorándum, firma cargo 20 Envía memorándum y adjunta disquetes Memo Modificaciones Presupuestarias Fin