Sesión No. 2. Contextualización: Nombre de la sesión: Paquetería ASPEL - COI PAQUETERÍA CONTABLE

Transcripción

1 Paquetería contable

2 1 Sesión No. 2 Nombre de la sesión: Paquetería ASPEL - COI Contextualización: Como hemos venido comentando, existe en el mercado software o paquetería contable diversa que nos servirá de herramienta en todo nuestro proceso de registro contable, una de las primeras que mencionaremos es el paquete contable llamado ASPEL-COI, desarrollado por una empresa mexicana cien por ciento y que maneja sistemas contables y administrativos con más de casi 30 años en el mercado y cobertura en el país. Tiene varias versiones, pero como todas, la lógica o punto de origen está en mantener actualizada la información contable de la empresa, por consecuencia debe ser la base de las demás necesidades como el control de la cuestión fiscal. Desde su creación se han ido actualizando las versiones, ya sea por mejoras en los procesos o por incorporación de nuevos procesos que requieren controlarse principalmente por cuestiones fiscales y de auditoría. Es importante que al utilizar éste o cualquier sistema se tenga la versión más actualizada para no tener problemas de compatibilidad al momento de procesar información. Toda esta paquetería contable debe contar con licencias de uso vendidas y autorizadas por el desarrollador o empresa que vende y deberá pagar las licencias también por actualizaciones de los programas. Tomado de: com_content&view=article&id=121&itemid=145

3 2 Introducción al Tema: El paquete contable de Aspel-COI (Aspel, Sistema de contabilidad integral), nos ofrece el poder procesar, integrar y mantener la información contable actualizada así como otras necesidades de control fiscal y administrativos de la empresa en forma confiable y segura. Con su uso nos permite obtener reportes contables, financieros y fiscales, documentos de trabajo y realizar gráficas para distintos usos. Todo esto permite la emisión de los principales estados financieros de la empresa y sus documentos auxiliares. Otras funciones que permite son el tener la información para cumplir con las distintas obligaciones fiscales, controlar los activos fijos, controlar la base de datos de clientes y proveedores principalmente. Todos estos reportes son fáciles de interactuar con hojas de cálculo como las de Excel, esto a través de procesos llamados interfases que facilitan los procesos contables y administrativos.

4 3 Explicación: 2.1 Definición y objetivos del programa Este programa tiene como objetivo el presentar una forma de trabajo muy sencilla, desde su instalación y configuración, requiere contar con una clasificación de cuentas que formarán el catálogo de cuentas contables y también una clasificación de las áreas o departamentos conocidos como centros de costos. Una vez instalada la paquetería en los equipos de cómputo se puede empezar a capturar la información en pólizas y de esta forma poder generar reportes contables: Balanza de comprobación. Auxiliares contables. Reportes de pólizas. Estados financieros. 2.2 Instalación de la base de datos Como proceso inicial, la paquetería contable debe tener la definición de los parámetros que servirán para dar la forma de operar del sistema, se deberán capturar los datos fiscales de la empresa que sean necesarios y nos permitan generar la información y reportes necesarios, a esto le llamamos configuración.

5 4 Es importante verificar que tengas la versión más reciente para cumplir con todos los requerimientos de la base de datos y sacar provecho de la paquetería contable, así mismo todos tus equipos deberán tener la misma versión. En esta misma programación o definición de parámetros se puede agregar el manejo de áreas o departamentos y tendremos la facilidad de poder utilizar la paquetería contabilizando por centros de costos, centros de responsabilidad o proyectos. Deberás configurar en los parámetros los nombres o títulos con los que se manejarán estas áreas, divisiones, proyectos, etc.

6 5 Para la generación de reportes deberás definir una ruta de ubicación de los archivos para que al generar los reportes este proceso sea rápido y no tengas que estar haciendo la búsqueda de forma manual. También podrás configurar los parámetros de pólizas que indicarán la forma de cómo capturar conforme al catálogo. Deberemos configurar las cuentas contables conforme al catálogo contable definido; la paquetería permite utilizar diferentes tipos de moneda y que se habiliten los parámetros que la cuestión fiscal requiera para facilitar el control de las obligaciones fiscales que se tengan, ejemplo: impuesto como IETU. 2.3 Catálogo del sistema Este paquete contable actualmente la versión 6.0 cuenta ya con una serie de catálogos predeterminados o predefinidos, en base al tipo de empresa, que puede ser utilizado por ésta al momento de crear la base de datos o bien, capturar nuestro catálogo.

7 6 Para el inicio de los registros de una cuenta nueva se cuenta con un rango de características: Número (hasta 20 dígitos y 9 niveles). Descripción. Tipo. Departamento. Moneda. Entre otros. El manejar un catálogo de rubros nos permite clasificar las cuentas de una manera eficiente para la generación de reportes. Se pueden consultar los auxiliares, exportar o imprimir desde aquí.

8 7 Para el manejo de áreas o departamentos se puede asignar de una manera fácil las cuentas contables que le pertenecen, sólo deberás seleccionar dichas cuentas y pulsar el botón Asociar (ver figura abajo). Esta paquetería también permite seleccionar las cuentas y asignarles la naturaleza contable que les corresponde de manera sencilla.

9 8 2.4 Consultas y procesos Refiriéndonos nuevamente a esta paquetería contable, al definir los parámetros y asignar las cuentas contables, los centros de costos o departamentos, su consulta resulta fácil, ya que se pueden consultar los reportes contables por cuenta, por área, por período de tiempo, por tipo de póliza contable, etc., todo desde un ingreso sencillo a esta sección de reportes. Los sistemas Aspel cuentan con un estándar en su proceso para lograr una fácil puesta en marcha y para poder importar los archivos base desde Excel y que formen los catálogos principales: Catálogo de cuentas. Catálogo de áreas/departamentos y/o proyectos. Catálogo de Activos, etc. Este sistema ofrece el poder tener de una manera sencilla el análisis de la información financiera, utilizando principalmente dos formas de agrupar los movimientos: Por centros de costos y proyectos. En la captura de las pólizas se asigna el asiento contable, un área o centro de costos y/o un proyecto. La información contiene autofiltros en las consultas para ordenarlas en forma ascendente y descendente, se puede personalizar y crear nuevos reportes de acuerdo a las necesidades del usuario o de la empresa y la paquetería proporciona un estado de resultados por cada uno de ellos y uno global. En la última versión de esta paquetería 6.0 se le agregó un filtro para las consultas principales, tales como: Catálogo de activos. Balanza de comprobación con áreas o departamentos. Pólizas. Monedas.

10 9 Depreciación. Cuentas por departamentos. Presupuestos por departamentos. 2.5 Emisión de reportes Tomando la información capturada y registrada en la base de datos y con el mantenimiento de la misma, se pueden generar los reportes de información necesaria, que se pueden exportar a Excel y que se pueden manejar y presentar su información en forma de gráficas.

11 10 Cuenta con un apartado de consulta independiente del apartado fiscal, se pueden generar las hojas de cálculo fiscales que facilita su proceso desde el sistema. Otro ejemplo de consulta, es la bitácora de ingresos efectivamente cobrados y egresos efectivamente pagados. La paquetería contable de Aspel-COI instala una barra de tareas en Excel para facilitar la modificación de hojas de cálculo, mediante la cual es posible crear y adecuar las hojas que ya se proveen de origen. 2.6 Utilería Aspel-COI tiene una base de datos anual, por lo que, los saldos de las cuentas en todos los periodos del mismo ejercicio, se actualizan automáticamente, el traspaso sólo se realiza al inicio de ejercicio, el cambio de alguna cuenta se verá reflejado de inmediato en toda la información, es más eficiente su mantenimiento y su uso de la base.

12 11 Cuenta con las siguientes características: Completamente en español. Base de datos en formato Firebird y posibilidad de uso en formato MS- SQL. Traductor automático de datos de versiones Aspel-COI 4.0 y 5.x. Actualización en línea vía Internet a las últimas mejoras de la versión (Aspel-AL). Perfiles de usuario para un acceso seguro a la información. Los manejadores de bases de datos con los que podrá trabajar el sistema son: Firebird versión 2.0.x. SQL server versión 2005 en adelante. También el formato de la base de datos se define desde el asistente de instalación y desde control de archivos se podrá cambiar en cualquier momento. Conexión: FireBird: Nomenclatura: C:\ruta\base.fdb. User_Name: Usuario Firebird. Password: Contraseña Firebird. SQL: Nomenclatura: Hostname: Servidor SQL. User_Name: Usuario SQL. Password: Contraseña SQL.

13 12 Conclusión: En esta sesión hemos ya conocido una opción de paquetería contable, que en su origen tiene la finalidad de ayudarnos a agilizar nuestros procesos de registros contables y facilitarnos el uso de la información, desde el registro de la póliza origen hasta generar reportes fáciles de exportar a Excel para su utilización. Esta paquetería también se actualiza periódicamente debido a que los principales cambios en leyes fiscales hacen que las bases de datos se modifiquen para poder llevar el registro adecuado, cuenta con una serie de módulos como el fiscal que nos ahorra tiempo en hacer los cálculos de impuestos, en tener estandarizada la base de datos que nos permite enviar las declaraciones de pago e informativas de manera fácil y segura. Si deseas trabajar con esta opción de paquetería, es recomendable que elijas un distribuidor autorizado y que te de la asesoría y capacitación que necesitas, así como el que te mantenga informado de las nuevas versiones por actualización y mejora de la paquetería a fin de que siempre esté funcionando adecuadamente tu sistema. Podemos concluir que al tener esta paquetería contable como herramienta lograremos: Tener la contabilidad al día mediante la automatización en el registro contable. Contar con información financiera en cualquier momento. Obtener los reportes contables necesarios que nos ayuden a conocer la situación de la empresa. Supervisar y controlar los gastos e ingresos reales contra el presupuesto. Contar con información base para las demás obligaciones de la empresa.

14 13 Para aprender más Revisa el siguiente video, el cual te ayudará a conocer un poco más sobre ASPEL. Curso Aspel. (2011) Cómo iniciar y crear una base de datos en ASPEL COI Revisa la página de ASPEL y ver todo lo que contiene. ASPEL:

15 14 Actividad de Aprendizaje En esta segunda sesión deberás trabajar las siguientes actividades: -Realizar la tarea o actividad individual 2 siguiente: De acuerdo al video Cómo iniciar y crear una base de datos en ASPEL COI 6.0 que se encuentra en el apartado de para aprender más, menciona lo siguiente: 1. El procedimiento inicial antes de usar la paquetería Aspel-COI. 2. Qué tipos de catálogos debes utilizar? 3. Qué reportes se pueden generar con este sistema? Requisitos de entrega: Esta es una actividad individual, deberás entregar la tarea en un archivo de Word y subirla a la plataforma en el lugar indicado.

16 15 Bibliografía ASPEL: Curso Aspel. (2011) Cómo iniciar y crear una base de datos en ASPEL COI 6.0. Video de You Tube, obtenido de