SISTEMA ESTRATÉGICO DE TRANSPORTE PÚBLICO SANTA MARTA PLAN DE CONTINGENCIA ÁREA FINANCIERA Y CONTABLE

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Gloria Rico Saavedra
hace 8 años
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1 SISTEMA ESTRATÉGICO DE TRANSPORTE PÚBLICO SANTA MARTA PLAN DE CONTINGENCIA ÁREA FINANCIERA Y CONTABLE

2 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN OBJETIVO ALCANCE VENTAJAS POTENCIALES GLOSARIO DE TÉRMINOS COPIAS DE RESPALDO RESTAURACIÓN... 5 RESTAURACIÓN DE COPIAS DE SEGURIDAD... 5 RESTAURACIÓN DE SOFTWARE CONTABLE CONTROL DE LOS REGISTROS CONTABLES CONCLUSIONES... 7

3 1. INTRODUCCIÓN El SETP Santa Marta S.A.S considera que la información es el patrimonio principal de toda Institución, por lo que se deben aplicar medidas de seguridad para protegerla y estar preparados para afrontar contingencias y desastres de diversos tipos. El Plan está basado en un proceso dinámico y continúo que incluye no sólo las actividades a realizarse en el evento de una interrupción de la capacidad de procesamiento de datos; sino además, en las actividades realizadas anticipando dicho evento. Es importante resaltar que para que el SETP Santa Marta S.A.S logre sus objetivos y realice sus procesos de manera transparente, es indispensable el buen manejo de la información financiera y contable, por lo que se necesita garantizar tiempos de indisponibilidad mínimos para no originar retrasos en las obras y funcionamiento normal de las operaciones. Minimizando la exposición al riesgo de paralizar las mismas, mejorando las actividades y toma de decisiones por parte de la entidad. 2. OBJETIVO Plantear y dotar al SETP Santa Marta S.A.S actividades y elementos mínimos requeridos para afrontar la contingencia relacionada con la pérdida y alteración de la información financiera y contable, asegurando el procesamiento oportuno y continuo de la misma en distintos escenarios. Minimizar la posible pérdida de información contable y financiera en el evento inesperado, previendo instructivos de recuperación, efectivas y eficientes. Así mismo, reducir las consecuencias de la posible pérdida de información relacionada con el evento inesperado, en un nivel aceptable, al ejecutar actividades de respaldo apropiadas.

4 3. ALCANCE La presente guía se encuentran las pautas, reglas y recomendaciones que se deben seguir para que el SETP Santa Marta S.A.S este en capacidad de reanudar operaciones cuando así se requiera. La documentación descrita en este documento no cubren un sistema global de incidentes; aplica a la documentación generada por el área Financiera y de la entidad 4. VENTAJAS POTENCIALES El hecho de tener estructurado el presente plan de contingencias contable y financiera, tiene algunas ventajas potenciales que coadyuvan a prevenir o minimizar el impacto por siniestros y accidentes. Algunas de estas ventajas le permiten a la entidad: Facilitar la oportuna toma de decisiones ante fallas y eventos inesperados Contribuir a generar un ambiente seguro y controlado de la información financiera y contable de la entidad, con especial énfasis en el manejo de la información. Mitigar los riesgos relacionados a la pérdida de la información 5. GLOSARIO DE TÉRMINOS Riesgo: Es la probabilidad de ocurrencia de un evento inesperado. Proximidad a un daño, contingencia, peligro, inseguridad, azar o exposición al mismo. Plan de Contingencia: Son las actividades que definen como una entidad continuará o recuperará sus funciones críticas en caso de una interrupción no planeada. SAGA: Software financiero utilizado por la entidad para realizar los registros, causaciones y demás actividades concernientes al área financiera y contable. Copia de Seguridad o Backup: Una copia de seguridad, copia de respaldo o backup (su nombre en inglés) es una copia de los datos originales que se realiza con el fin de disponer de un medio de recuperarlos en caso de su pérdida, daño o robo. 6. COPIAS DE RESPALDO Con el objetivo de garantizar el resguardo de la información, el SETP Santa Marta S.A.S, dispone de controles y actividades necesarias para salvaguardar de forma segura toda la información digital que

5 dentro del desarrollo de las funciones se considere documental e importante del área Financiera y. Existen dos controles, uno que se ejecuta de manera general, el cual se describe en el AGAL-IN-01 Instructivo para la Realización de Copias de Seguridad (Backup), que abarca toda la información que se genere dentro de los equipos de cómputo de la entidad. Se desarrolla de manera diaria, por medio de una unidad virtual que se encuentra en cada uno de los equipos de los Funcionarios / Contratistas de la entidad, para luego ser copiada a los discos externos de la entidad donde se salvaguarda la información, actividad ejecutada por el ingeniero de sistemas del SETP Santa Marta S.A.S. EL segundo control es ejecutado directamente por el responsable del área Financiera y, ya que este control es específico de dicha área; Se realizan copias de seguridad del Software contable SAGA; se desarrolla mediante el AGFC-IN-01 Instructivo Para la Realización de Copias de Seguridad del Software SAGA, en el cual se describen los pasos necesarios para realizar de manera diaria la copia de seguridad de todos las actividades contables elaboradas y generadas mediante dicho Software. 7. RESTAURACIÓN La restauración de las copias de seguridad o Backup se refiere a la posibilidad de restaurar un ordenador o software a un estado operacional después de un desastre y para restaurar un número de ficheros después de que hayan sido borrados o dañados accidentalmente. RESTAURACIÓN DE COPIAS DE SEGURIDAD En caso de ser necesario, por pérdida irremediable de los archivos originales del sistema contable saga, este aplicativo suministra un mecanismo de recuperación de los archivos de configuración; y las bases de datos, a partir de una copia de respaldo previa, la cual se encuentra ubicada dentro del equipo de cómputo del responsable del área financiera y contable. Para activar el asistente de restauración de copias de seguridad del programa SAGA, se utiliza la opción Restaurar copias de seguridad, el cual se inicia utilizando la opción del menú: [Herramientas] [Backup general] - [Restaurar empresas]. En caso de pérdida de las copias de seguridad que genera el Software contable, se puede realizar una solicitud de restablecimiento. La solicitud se realiza por medio del AGAL-FO-02 Formato Solicitud de Copias de Seguridad (Backup), describiendo cada uno de los archivos o carpetas a solicitar. Esta restauración incluye los Backups generados por el Software contable SAGA.

6 Como medida adicional se lleva registro de la expedición de los CDP Y RP tanto en medio físico como magnético, garantizando su búsqueda y recuperación. RESTAURACIÓN DE SOFTWARE CONTABLE Como medida adicional y garantizando el continuo uso de los sistemas contable, el responsable del Gestión Financiera y cuenta con una copia del instalador del programa, el cual puede ser instalado y activado en algún otro equipo de cómputo y restaurado con las copias.de seguridad disponibles. 8. CONTROL DE LOS REGISTROS CONTABLES Y FINANCIEROS A continuación se describe el control de los registros asociados al Gestión Financiera y, en él, se encuentra la información de: identificación del registro, almacenamiento, responsable de su custodia, modo de recuperación y disposición final del mismo. Identificación Almacenamiento Protección Código Lugar y Tiempo de Responsable de Nombre Formato Medio Retención Archivarlo AGFC-FO-01 AGFC-FO-02 AGFC-FO-03 AGFC-FO-04 AGFC-FO-05 AGFC-FO-06 Solicitud de CDP Certificado de Disponibilidad Presupuestal Registro Presupuestal de Compromisos Formato Informe de Prestación de Servicios Formato Informe de Supervisión para Pago Verificación de Documentos para Pago Financiera / Físico Financiera / Físico Financiera / Físico y y Responsable Financiera Responsable Financiera Responsable Financiera / / Recuperación Consecutivo / No. CDP / No. RP / No. Contrato / No. Contrato / Disposición Final

7 AGFC-FO-07 AGFC-FO-08 N/A N/A Formato Orden de Pago Comprobante de Egreso Orden de Operación Cuenta de Cobro y y / / y Consecutivo y Consecutivo y Código y Consecutivo 9. CONCLUSIONES Concientizar a los funcionarios / Contratistas de la entidad acerca de la seguridad y buen manejo de la información con el uso de medidas descritas en el presente documento, teniendo en cuenta que gran parte de la aplicación de estas medidas depende del compromiso de los mismos en su aplicación Con el desarrollo de este trabajo se establecen las actividades a cumplir para el correcto funcionamiento del área financiera y contable en cuanto a la información, su recuperación, disposición y buen manejo de la misma. ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Nombre: Erika Anaya Ríos Ramón Tovar Díaz Virna Lizi Johnson Salcedo Cargo: Contadora Coordinador Financiero Gerente Firma: Original Firmado 09/09/14 Original Firmado 11/09/14 Original Firmado 15/09/14

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