MÓDULO III. ELABORACIÓN DE LA NORMATIVA INTERNA DEL ARCHIVO

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1 MÓDULO III. ELABORACIÓN DE LA NORMATIVA INTERNA DEL ARCHIVO De acuerdo con los conceptos cada vez más extendidos en la administración pública, de gestión de la calidad y normalización de políticas y procedimientos, se hace necesario la existencia de una normativa que recoja todos los procedimientos y servicios del Archivo. Así se constata en las normas internacionales ISO 9001: 2000 (más general) y la norma ISO 15489, sobre información y documentación. Gestión documental. De acuerdo con esta norma, hace falta establecer, documentar, mantener y promulgar políticas, procedimientos y prácticas para la gestión documental. Si descendemos a las leyes estatales, la Ley 30/92 también insta a las instituciones a gestionar eficazmente la documentación, por poder cumplir con los derechos de los ciudadanos que detalla la ley, como el artículo 37, que destaca el derecho de los ciudadanos de acceso a los archivos y registros. Dentro de nuestra institución, elaboraremos como normativa propia: Reglamento Directrices de funcionamiento (opcional) Normas de procedimiento. Estas normas deben tratar básicamente los siguientes aspectos: - Transferencias - Acceso: control, consultas y préstamos - Evaluación y selección - Reproducción de documentos - Donaciones y cesiones - Normalización de la documentación - Conservación y prevención III. 1. PROPUESTA DE REGLAMENTO: PROCESO DE ELABORACIÓN, APROBACIÓN, APLICACIÓN El Reglamento contiene el marco legal del archivo, por lo que debe ser muy ambicioso y amplio, para que pueda abarcar los diferentes aspectos de nuestro trabajo, en la actualidad y en el futuro. Queda prohibida la reproducción de este documento sin la autorización por escrito de sus autores 1

2 Es el texto normativo donde se define, como ejes básicos: el sistema archivístico y su adscripción orgánica y funcional. Se debe decidir si se establece un sistema con un único archivo (que englobe las funciones de archivo de gestión, archivo intermedio y archivo histórico), o si se divide en tres o cuatro etapas. También es muy importante para el futuro, la adecuada adscripción orgánica y funcional del servicio de archivo, en consonancia con las competencias que se otoguen al servicio y la política general de la institución. Como ejemplo, en el caso de la Universitat Jaume I, el Archivo General tiene una doble dependencia: orgánica, de Secretaría General, y funcional, de Biblioteca. Se decidió así para englobar todas las fases y funciones del archivo. Si primamos la función de gestión documental, es aconsejable la dependencia de un órgano superior y transversal en la institución. las competencias del Servicio de Archivo, que estarán muy relacionadas con el concepto de archivo que se tenga en la institución. Debemos insistir en que se recojan todas las competencias en torno a la gestión documental. las funciones: Gestión de los documentos administrativos Acceso a la documentación Protección y difusión del patrimonio documental Órganos complementarios o especializados Es aconsejable dejar por escrito la posibilidad de creación de órganos complementarios o especializados que puedan ser necesarios en un futuro: Comisión de Valoración, Grupos de Trabajo, etc. Régimen sancionador El régimen sancionador puede ser discutible, porque no siempre es aplicable. Si existe Ley de Patrimonio, normalmente ya figura en ella. En la elaboración del Reglamento se pueden enumerar las siguientes fases: 1. Fase inicial 1. Estudiar la necesidad, utilidad y viabilidad 2. Analizar legislación correspondiente 3. Analizar otros Reglamentos 4. Seleccionar los contenidos Queda prohibida la reproducción de este documento sin la autorización por escrito de sus autores 2

3 5. Definir la estructura 6. Redactar borrador 7. Consensuar la propuesta 8. Redactar Reglamento definitivo La elaboración de la propuesta de Reglamento es función del archivero/a. 2. Fase de aprobación 1. Aprobación inicial 2. Presentación y estudio de enmiendas 3. Aprobación definitiva por parte del órgano competente 4. Publicación oficial La fase de aprobación es muy importante para dar al Reglamento el verdadero valor que tiene. Por ello, es importante la negociación y principalmente, que sea el órgano máximo responsable de la institución, quien apruebe el Reglamento: Comisión de Gobierno Interior, Alcalde, Equipo de Gobierno, etc A la hora de plantearse la elaboración del Reglamento y su redacción, tenemos dos opciones, totalmente válidas: a) Redactar un Reglamento extenso, que englobe todos los procedimientos y servicios del archivo. b) Redactar un Reglamento más breve y general, y ampliarlo posteriormente con Directrices de Funcionamiento, como en el caso de la U. Jaume I. Sea cual sea el procedimiento y criterios para su elaboración es muy aconsejable seguir las siguientes recomendaciones generales: - Documentarse muy bien - Estudiar todos los reglamentos posibles, principalmente de archivos de la misma tipología, y del mismo ámbito geográfico donde nos ubicamos. -Elaborar un reglamento ajustado a los conceptos actuales, pero también a las necesidades del Archivo y de la institución. - No querer inventar nada, ni ser excesivamente estrictos. - No se deben introducir obligaciones o funciones que no se puedan cumplir, ni objetivos que no se puedan lograr. - Empezar por definir una estructura general, y qué aspectos queremos que figuren necesariamente. Queda prohibida la reproducción de este documento sin la autorización por escrito de sus autores 3

4 - Tener bien presente qué cosas son negociables, y qué no lo son, pues el Reglamento debe ser aprobado por un órgano superior de la institución. Es deseable el consenso, pero dado el caso, hace falta imponer los criterios técnicos necesarios. - Redactar un reglamento sencillo, pero que sirva de marco general. - A parte del Reglamento es recomendable emitir circulares u otros documentos normativos que tienen más flexibilidad de cambio, y permiten un mayor control de las operaciones por parte del Archivo. En los casos en los que no se consiga que firmen las circulares los superiores, se puede optar por emitir comunicados o notas. La estructura marco de un Reglamento de Archivo puede ser la siguiente: I. Disposiciones generales 1. Exposición de motivos 1. Conceptos generales 2. Disposiciones generales 1. Objetivo 2. Ámbito de aplicación II. El archivo y el SGD 1. El archivo 1. Funciones 2. El SGD institucional 1. Definición 2. Elementos 3. La Comisión de Archivo 1. Funciones 2. Composición 4. La preservación y conservación III. El acceso a la documentación 1. Modalidades de acceso. IV. Régimen sancionador III.2 OTRA NORMATIVA INTERNA Se pueden aplicar para las normativas específicas las recomendaciones comentadas anteriormente. La normativa interna o específica puede ser muy variada, o puede no existir si el Reglamento lo incluye ya. Queda prohibida la reproducción de este documento sin la autorización por escrito de sus autores 4

5 La principal ventaja de estas normativas es que el proceso de aprobación y de futuras modificaciones es más rápido que en el Reglamento. El rango dado a este tipo de normativa dependerá de la institución: pueden ser normas de procedimiento, circulares, instrucciones, etc. Para que una norma sea efectiva debe adaptarse a la realidad de la institución pero teniendo en cuenta también las líneas futuras de actuación en la gestión documental. Transferencias La normativa de procedimiento básica es la Normativa de Transferencias, puesto que es la forma habitual de ingreso de documentación de un archivo a otro dentro del sistema archivístico. A la hora de redactar el procedimiento o normativa de transferencia hace falta tener en cuenta: -Finalidad - Qué se debe transferir? - Como se debe transferir? - Cuándo? - Como se completan los datos? La Normativa debe describir paso a paso el procedimiento. Este procedimiento puede ser semiautomatizado o automatizado (si se dispone de aplicación informática). Podemos encontrar varios modelos de procedimientos de transferencia. Por ello, el procedimiento que elijamos debe ser acorde con la realidad de la institución: Una opción puede ser el que a finales de año, el Archivo Central (o servicio de Archivo que tenga dicha función) envíe el formulario de Previsión de transferencias a los archivos de gestión para su cumplimentación. Con esta información, el Archivo Central elabora el calendario de transferencias, que envía a todos los archivos de gestión (el plazo puede ser una semana o mes para cada archivo, dependiendo del número de archivos de gestión) Queda prohibida la reproducción de este documento sin la autorización por escrito de sus autores 5

6 Otra posibilidad, hasta que el SGD no esté del todo implantado: cuando el archivo de gestión quiere transferir documentación, el primer paso es enviar al Archivo Central el formulario de previsión. Este le indicará una fecha de transferencia de acuerdo con el volumen de documentación y el trabajo del Archivo Central. Los pasos siguientes tambien pueden variar: Caso 1): El Archivo elabora un fichero en una base de datos (p.e. filemaker o acces) y lo envía vía electrónica al archivo de gestión, que lo ha de cumplimentar y volver a enviar al Archivo Central. Desde el archivo de gestión se puede imprimir una Relación de Transferencia provisional. El Archivo Central redacta a partir de este fichero, y tras comprobrar la documentación transferida, una Relación de transferencia definitiva y la envía a la unidad de gestión, para que la firme y la devuelva al Archivo. Caso 2) El archivo de gestión envía al Archivo Central el formulario de Previsión de Transferencias. El Archivo Central le confirma la fecha de la transferencia al archivo de gestión. Junto con las cajas, se envía la Relación de Transferencia firmada por el jefe de servicio. Una vez comprobada la transferencia se firma por parte del Archivo Central y se envía una copia al Archivo de gestión. Este es el procedimiento seguido en la UJI. Caso3) Mediante la aplicación informática, como los datos ya están introducidos en el momento de crear el expediente, se selecciona la pantalla de transferencia, se seleccionan los expedientes a transferir y se envía electrónicamente. También es aconsejable incluir en la Normativa cómo preparar la documentación: eliminar clips, grapas, utilización de cajas de archivo normalizadas, rotulación de cajas y carpetas, etc. Finalmente, es necesario explicar detalladamente qué poner en cada uno de los campos de los formularios utilizados: Previsión de transferencia y Relación de transferencia. Como recomendaciones generales, la Relación de transferencia debe hacerse por serie, no por cajas. La relación de transferencia debe llevar siempre la firma del responsable del servicio, ya que la transferencia supone también un traspaso de responsabilidad sobre la documentación. Deben realizarse 3 copias de la relación de transferencia: una para el archivo de gestión y dos para el Archivo Central: una formará parte Queda prohibida la reproducción de este documento sin la autorización por escrito de sus autores 6

7 del Registro General de Transferencias, y la otra, del Registro Específico de Transferencias (por servicio o unidad administrativa). Llevar un registro de transferencias es muy útil ya que en un primer momento, y a falta de otros instrumentos, nos puede servir como inventario. Préstamo y consulta La finalidad es controlar el acceso a la documentación, respetando en todo momento los niveles de accesibilidad establecidos y la normativa vigente, que debe darse a conocer a los usuarios. En algunos archivos, se trata de una sola normativa con dos subprocedimientos (préstamo y consulta), y en otros, se elaboran 2 normativas diferentes. En los dos casos, se debe definir: - alcance: qué documentos se pueden prestar y/o consultar - accesibilidad: quien puede acceder a los documentos. En el caso de existir varios niveles de accesibilidad, se deben especificar. - plazos: cuánto de tiempo se pueden prestar y/o consultar los documentos. Puede ser un plazo único para todos los casos o definir varios plazos según la tipología de documentos o la tipología de usuarios. - procedimiento, para acceder a los documentos - reclamaciones: Es recomendable especificar la posibilidad de reclamar la documentación prestada en caso de superar el plazo establecido. - formulario de préstamo y/o consulta: Siempre es necesario explicar el contenido de cada uno de los campos del formulario. Explicaremos los campos que debe contener el formulario en el módulo 5. Evaluación y selección Aunque no es un procedimiento en el que intervengan directamente, es conveniente explicar a nuestros usuarios en qué consiste la Queda prohibida la reproducción de este documento sin la autorización por escrito de sus autores 7

8 selección de documentos y su procedimiento, que podríamos resumir en: -Propuesta del archivero - Discusión y aprobación por la Comisión de Valoración - Aprobación por el órgano competente y publicación oficial - Calendario de conservación Dicha normativa debe incluir los criterios de evaluación, los servicios o personas participantes y la metodología de trabajo. Por último, describir el contenido del calendario de conservación. La selección de documentos se hace a dos niveles: - Selección de series documentales, que es función de la Comisión de Valoración - Eliminación de documentos inútiles en el archivo de gestión. Por ello, es aconsejable incluir Instrucciones para la eliminación de documentos en los archivos de gestión: criterios para la eliminación de copias, cómo limpiar expedientes,... Aparte de estas normativas básicas, dependiendo de la institución, puede ser útil la elaboración de otras normativas específicas para los diferentes servicios o actividades que se realicen: Reproducción de documentos. Es un servicio habitual en el Archivo, que hemos de promocionar, por lo que necesitamos una Normativa sobre qué documentos se pueden copiar, qué métodos: fotocopias, escáner, microfilmes, etc. Donaciones y cesiones. En el caso de admitir fondos externos, es útil tener una normativa que regule qué tipo de documentos pueden donar, las condiciones de proceso técnico, de acceso, etc. Es una forma de evitar que nos envíen lo que otros no quieren y garantizar la conservación de los fondos realmente interesantes desde el punto de vista histórico. Queda prohibida la reproducción de este documento sin la autorización por escrito de sus autores 8

9 Conservación y prevención. Es muy aconsejable redactar Instrucciones o Recomendaciones para la conservación de los documentos en las oficinas. En el caso de contar con fondo histórico o especial, se elaboraran Normas básicas de manipulación y Normas de prevención. Normalización de documentación. En el caso que el Archivo participe en el diseño de los documentos administrativos. Es útil, por ejemplo, que se indique el código de clasificación en la cabecera del documento. Registro de expedientes. En el caso de que esté el proceso automatizado, hace falta redactar un procedimiento que explique los pasos para la introducción de registros, posibilidades de búsqueda, etc. Manual de procedimientos. En algunos casos, el Archivo participa en la normalización de los procedimientos administrativos. Manuales de bases de datos. Deben elaborarse manuales de usuario de las diferentes bases de datos o programas que se utilicen en el Archivo. Queda prohibida la reproducción de este documento sin la autorización por escrito de sus autores 9