LOTERIA NACIONAL DE BENEFICENCIA

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1 LOTERIA NACIONAL DE BENEFICENCIA F692(11)14 TÍTULO:PROCEDIMIENTO SOBRE EL PLAN DE SEGURIDAD SOCIAL A BILLETEROS. FECHA DE VIGENCIA: 10 de mayo de 2004 FECHA ÚLTIMA REVISIÓN: REVISADO: PREPARADO: ANALISTA LIC. JOSÉ L. REYES L. JEFA: SRA. LOURDES TRELLES JAÉN LIC. TANIA DE VALENCIA SECC. DE TRABAJO SOCIAL CON EL BILLETERO. LIC. SEBASTIANA DE REDONDO JEFA DEPTO. DE TRABAJO SOCIAL. LIC. LAURA DE NÚÑEZ JEFA AI. DEPTO. REG. Y CONTROL SRA. ROSARIO DE CÁRDENAS JEFA DEPTO. DE TESORERÍA LIC. ADOLFO J. HERRERA JEFE DEPTO. DE CONTABILIDAD APROBADO: AUTORIZADO: DELIA M. CASTILLO T. DIRECCIÓN DE DESARROLLO SOCIAL Y CULTURAL a.i. LIC. YARIELA MALO P. DIRECTORA DE FINANZAS PROF. MARÍA RAMÍREZ DE GARCÍA DIRECCIÓN GENERAL LIC. IVONNE DE BORRERO DIRECTORA DE OPERACIONES 1- OBJETIVO Establecer los procedimientos sobre el Plan de Seguridad Social a Billeteros. 2- FUNDAMENTOS DE DERECHO Decreto de Gabinete N 224 de 16 de julio de 1969 Orgánico de la Lotería Nacional de Beneficencia.

2 PLAN DE SEGURIDAD SOCIAL DEL BILLETERO 2 Ley Orgánica de la Caja de Seguro Social N 30 de 26 de diciembre de 1991, artículo 17, literales a y b. Resolución N. 17, de 1 de marzo de 1999, de la Junta Directiva de la Caja de Seguro Social. 3- DEFINICÍÓN El Plan de Seguridad Social consiste en la incorporación de los Billeteros al régimen del Seguro Social, aprobado en Resolución N. 17, de 1 de marzo de ORIGEN Este proceso tiene su origen en la Sección de Trabajo Social con el Billetero en la Oficina Principal y en las áreas de Registro y Control en las Direcciones Provinciales y Agencias. 5. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS SECCIÓN DE TRABAJO SOCIAL CON EL BILLETERO Para afiliarse al Plan de Seguro Social, el Billetero se apersona a la Sección de Trabajo Social con el Billetero, en donde se le brinda toda la orientación sobre el Plan de Seguro Social al Billetero (Deberes y Derechos). 1. Si el Billetero no ha pagado nunca Seguro Social Se le llena la Tarjeta Solicitud de Inscripción como Asegurado, (ver Anexo N. 1) con la información del Billetero, la cual debe estar sin borrones, ni tachones (Ver forma de confección en Anexo N. 2). En las Direcciones Provinciales, las Tarjetas las firma el Director Provincial, como Patrono o Representante Legal y en las Agencias y el Edificio Principal, las firma el (la) Director (a) de Operaciones. SECCIÓN DE TRABAJO SOCIAL CON EL BILLETERO Recibe la Solicitud de Inscripción como Asegurado, debidamente firmada y sellada la cual posteriormente es entregada al Billetero para que acuda al Departamento de Afiliación del Seguro Social, y adquiera así su carné como asegurado.

3 PLAN DE SEGURIDAD SOCIAL DEL BILLETERO 3 Una vez que el Billetero posee su carné de asegurado, regresa nuevamente a la Sección de Trabajo Social con el Billetero, en donde se procede a registrarlo en el Sistema. Registrado en el Sistema, se procede a entregarle su Tarjeta de Pagos de Cuotas del Seguro Social F185(75)19, e igualmente su Libreta de Pagos de Cuotas del Seguro Social F184(75)18, las cuales se llenan con su nombre completo, N de cédula, N de Billetero, N de Seguro Social y clase de sorteo asignado (Dominical o Intermedio), luego se remite al Billetero al Departamento de Registro y Control, donde a la vez, también lo registran en el Sistema y por último se dirige al Departamento de Tesorería, a la Caja asignada para el pago de las cuotas del Seguro Social, a efectuar su pago correspondiente. 2. Si el Billetero ha pagado anteriormente Seguro Social Con la debida presentación del carné por parte del Billetero, se procede a registrarlo en el Sistema y se le entrega su tarjeta de Pagos de Cuotas del Seguro Social F185(75)19 y su libreta de Pagos de Cuotas del Seguro Social F184(75)18 con todas sus generales, luego se remite al Billetero al Departamento de Registro y Control, donde a la vez también lo registran en el Sistema y después se dirige al Departamento de Tesorería, a la Caja asignada para el pago de las cuotas del Seguro Social, para que realice su pago correspondiente. DEPARTAMENTO O AREA DE REGISTRO Y CONTROL El funcionario encargado procede a cambiarle el status al Billetero en el Sistema. Este cambio consiste en añadirle a sus datos generales, la palabra COTIZA, o sea que se indica que esta pagando su cuota de Seguro Social. Si el número de Seguro Social del nuevo cotizante, coincide con el número de su cédula, se le registra con el código ( 9 ), que indica que su número de Seguro Social es el mismo que su número de cédula y así no tener que registrar dos veces la misma numeración y se le incluye en el Plan Igual Para Todos, que representa el pago de los B/ mensuales. Si el Billetero ya tenía N de Seguro Social, se le incluye la numeración correspondiente, según se observa en el carné, el cual debe presentar. DEPARTAMENTO DE TESORERÍA Luego el Billetero se dirige al Cajero asignado en el área de Tesorería, para el pago de la Cuota del Seguro Social. Si va a pagar su Cuota de Seguro Social por primera vez, le entrega al Cajero su Tarjeta de Pago de Cuota de Seguro Social F185(75)19 y la Libreta de Pago de Cuota de Seguro Social F184(75)18, ( si el N. de Seguro Social corresponde al mismo N. de cédula se le inscribe con el N ) a lo cual el Cajero le informa las opciones de pago:

4 PLAN DE SEGURIDAD SOCIAL DEL BILLETERO 4 Pago de los B/ completos. Dos ( 2 ) pagos de B/ 9.00 Cuatro ( 4 ) pagos de B/ 4.50 NOTA: Las tres opciones de pago, pueden ser canceladas en cualquier día dentro del mes. Escogida la opción de pago, por parte del Billetero, el Cajero procede a registrar en su Libreta y Tarjeta de Pago de Cuotas de Seguro Social, la fecha, N. de la transacción, el importe, saldo, N de Billetero, N. de Cajero y N. de la máquina. Le devuelve la Libreta al Billetero quedándose el Cajero con la Tarjeta. Para los próximos pagos el Billetero solamente presentará su Libreta. En caso de que el Billetero no efectúe el pago de su cuota completa dentro del mes correspondiente, se le acredita para el siguiente mes. Ejemplo: Si en el mes de febrero el Billetero no completa el pago de los B/ y lo cumple en el mes de marzo, se le registra como pagado el mes de marzo o sea que en el mes de febrero no tiene derecho a su ficha de asegurado. Si el Billetero ha perdido o no cuenta con su libreta de control de pagos, debe pagar un B/. 1.00, por el duplicado de la libreta. Para tal fin el Billetero debe apersonarse a la Sección de Trabajo Social con el Billetero, se le llena una boleta y se le envía a efectuar el pago del B/ en el Cajero 22 del Departamento de Tesorería. Cancelado el duplicado de la libreta, el Billetero regresa nuevamente a la Sección de Trabajo Social con el Billetero, presenta su recibo de pago y se procede a confeccionarle su nueva libreta con todas sus generales. Al final del día, el Cajero que recauda las cuotas de Seguro Social a Billetero realiza su balance de la siguiente forma: Que el total que genera el Sistema Sifras, Natural como la máquina registradora (2251) sea igual al efectivo recibido. Realizado el balance a satisfacción, el Cajero procede a llenar la forma Detalle del Dinero Entregado por el Cajero F83(76)1, que tiene como finalidad detallar el dinero entregado a la Caja General al finalizar sus labores diarias, la cual establecerá si hay faltante o sobrante. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD El funcionario asignado en el Departamento de Contabilidad, se apersona diariamente donde el Cajero que registra los pagos del Seguro Social del Billetero, con el listado previamente solicitado a la Dirección de Informática, en donde se reflejan los nombres de todos los Billeteros que efectuaron sus pagos el día anterior, y procede a cotejarlo con la Tarjeta de Pago de Cuotas del Seguro Social F185(75)19, igualmente coteja todas las Tarjetas de Billeteros que realizaron sus pagos, con los registros efectuados por los capturadores en el Sistema Natural, también se coteja la cinta de la máquina registradora NCR, donde se efectuaron los registros de

5 PLAN DE SEGURIDAD SOCIAL DEL BILLETERO 5 las Libretas y de las Tarjetas de Pagos versus con el Sistema Sifras, ya que los registros son simultáneos, de haber algún error se revisa nuevamente para hacer los correctivos pertinentes. Las Direcciones Provinciales y Agencias envían al Departamento de Contabilidad todos los meses, del día 26 en adelante, el listado de todos los Billeteros que efectuaron su pago completo de Seguro Social (B/ 18.00), dentro del mes correspondiente ( ya que sólo se reciben pagos hasta el día 25 de cada mes). Luego el Contador encargado registra en el Sistema el pago de cada Billetero. Cada Contador que lleva los registros de una Dirección Provincial o Agencia, confecciona el Comprobante de Diario, en donde compromete la cuota del Billetero, en base a las boletas de depósitos del banco que les envían. El día primero de cada mes, el Contador asignado se apersona donde el Cajero que registra los pagos del Seguro Social del Billetero, con el listado de la Oficina Principal, que previamente solicitara a la Dirección de Informática. Verifica el listado contra la Tarjeta de Pago de Cuotas del Seguro Social F185(75)19. Una vez comprobado, le solicita a la Dirección de Informática, el listado de Planilla Global a Nivel Nacional, para verificarla y balancearla. Balanceada la Planilla Global, se procede a confeccionar el Comprobante de Diario en donde se compromete la Cuota Patronal del Billetero, correspondiente al 9% del monto de la Planilla Global. Luego se remite Memorando a la Dirección de Informática indicando el monto pagado por cuotas de Seguro Social de los Billeteros correspondiente al mes anterior. La Dirección de Informática registra la información en un disquete y adjunto con la Planilla, los envía al Departamento de Contabilidad, quien es el encargado de enviar esta información al Seguro Social para su verificación, la cual se debe presentar dentro de los primeros siete (7) días de cada mes. En caso de que algún Billetero pagó su cuota completa en el mes y no fue incluido en la Planilla, se confecciona una Planilla complementaria, lo cual ocasiona un costo adicional a la Institución. Si aparece algún error en los datos generales del Billetero (nombre, cédula, Seguro Social, etc.), la Dirección de Finanzas confecciona Memorando y remite al Seguro Social, para que se hagan los correctivos correspondientes. DIRECCIÓN DE FINANZAS Prepara la Cuenta Contra la Institución F405(75)30, para la confección del Cheque de Pago del Seguro Social de los Billeteros. Cuando el cheque está listo, el funcionario del Departamento de Contabilidad, lo lleva al Seguro Social para su cancelación, la cual debe ser a más tardar el día 22 del mes.

6 PLAN DE SEGURIDAD SOCIAL DEL BILLETERO 6 Cancelado el pago de cuotas del Seguro Social del Billetero, se retiran las fichas de asegurado de los Billeteros. Se revisan las mismas y estas son remitidas a la Sección de Trabajo Social con el Billetero, para su distribución y entrega. SECCIÓN DE TRABAJO SOCIAL CON EL BILLETERO Recibe, verifica, desglosa y distribuye las fichas de Seguro Social de los Billeteros a Nivel Nacional, de acuerdo con la copia de Planilla que envía cada Dirección Provincial o Agencia. Posteriormente, se confecciona Memorando para la firma del (de la) Director (a) de Desarrollo Social y Cultural, para el envío, por medio del Departamento de Trabajo Social, de las fichas del Seguro Social a las Direcciones Provinciales y Agencias. Si al (a la ) Billetero(a) se le extravía la ficha del Seguro Social y requiere de una constancia de pago de Seguro Social, la Sección de Trabajo Social con el Billetero en la Oficina Principal y en las Direcciones Provinciales y Agencias, el Área de Registro y Control le extiende una certificación a través del formulario Cancelación de Cuota de Seguro Social F762(108)9. TRÁMITE DE PRESTACIONES ECONÓMICAS Subsidio de Maternidad La Billetera embarazada interesada en el Subsidio de Maternidad debe apersonarse a la Sección de Trabajo Social con el Billetero con la Solicitud de Subsidio de Embarazo (Cód ), de la Caja de Seguro Social, la cual debe determinar la fecha de retiro y de reingreso al trabajo, y con el Certificado de Embarazo, (Cód ) de la Caja de Seguro Social), expedido por el médico que la atiende, donde se establece la fecha probable de parto. En base a la documentación presentada por la Billetera, y luego de verificada la fecha de inicio y finalización de la licencia, se determina el período en que la Billetera no podrá retirar su asignación. Posteriormente la Sección de Trabajo Social con el Billetero elabora un Memorando para la firma del (de la) Director(a) de Desarrollo Social y Cultural, comunicándole a la Dirección de Operaciones que la Billetera se acogerá a la Licencia de Maternidad, y el período durante el cual deberá permanecer su asignación en pago solo, la cual remite al Departamento de Trabajo Social para el trámite respectivo. Informada la Dirección de Operaciones del Subsidio de Maternidad de la Billetera, procede a confeccionar Memorando para la Sección de Entrega, comunicándole que la asignación de la Billetera queda en pago solo (debe cancelar su última asignación o sorteo recibido) mientras dure el subsidio y así poder transferir su asignación a Cartera para la venta. (Este punto se repite en todas las acciones de incapacidad por parte del (de la) Billetero (a).

7 PLAN DE SEGURIDAD SOCIAL DEL BILLETERO 7 Igualmente la Sección de Trabajo Social con el Billetero, confecciona Nota, para la Sección de Incapacidad Común, Maternidad y Funeral del Departamento de Pensiones y Subsidios de la Caja del Seguro Social, para la firma del (de la) Director(a) de Operaciones, indicando el último sorteo vendido por la Billetera. Una vez firmada y devuelta la Nota a la Sección de Trabajo Social con el Billetero se le sacan copias a los documentos entregados por la Billetera para que reposen en el archivo respectivo, se le entrega la Nota a la Billetera junto con los originales de la Solicitud de Subsidio de Embarazo ( ) y del Certificado de Embarazo (Cód de la Caja del Seguro Social), presentados por la Billetera, para que proceda a llevarlos a la Sección de Incapacidad Común, Maternidad y Funeral de la Caja del Seguro Social. En las Direcciones Provinciales y Agencias, la Billetera se apersona al Área de Trabajo Social con toda su documentación, el (la) Trabajador(a) Social, verifica los documentos y luego procede a confeccionar Memorando dirigido a la Sección de Trabajo Social con el Billetero del Edificio Principal para la firma del Director Provincial o Agente, en donde se les remite los documentos del Subsidio de Maternidad de la Billetera, para los trámites respectivos. Observación: En las Agencias donde no hay Trabajador(a) Social, la Billetera realiza su trámite a través del Área de Registro y Control. Subsidio de Incapacidad Temporal por Enfermedad Común El Billetero interesado en el Subsidio de Incapacidad Temporal por Enfermedad Común debe presentar su certificado médico en la Sección de Trabajo Social con el Billetero en el Edificio Principal, donde se verifica la fecha de inicio y finalización de la incapacidad y la fecha del último sorteo vendido, así como su último retiro de asignación, y en base a estos datos, se determina el período en que el Billetero no podrá retirar su asignación, manteniéndose esta en pago sólo (debe cancelar su última asignación o sorteo recibido). Posteriormente, la Sección de Trabajo Social con el Billetero elabora un Memorando para la firma del (de la) Director(a) de Desarrollo Social y Cultural, comunicándole a la Dirección de Operaciones que el Billetero se acogerá al Subsidio de Incapacidad Temporal por Enfermedad Común, y el período durante el cual deberá permanecer su asignación en pago sólo, la cual remite al Departamento de Trabajo Social para el trámite pertinente. Igualmente confecciona Nota dirigida a la Sección de Incapacidad Común, Maternidad y Funeral del Departamento de Pensiones y Subsidios de la Caja del Seguro Social, la cual es firmada por la Dirección de Operaciones. Firmada y devuelta la Nota a la Sección de Trabajo Social con el Billetero, se le entrega al Billetero o la persona que éste designe, para que a su vez la entregue en la Sección de Incapacidad Común, Maternidad y Funeral de la Caja del Seguro Social. En las Direcciones Provinciales y Agencias, éste Subsidio de Incapacidad Temporal por Enfermedad Común, se tramita igualmente en el Área de Trabajo Social, quien a su vez remite

8 PLAN DE SEGURIDAD SOCIAL DEL BILLETERO 8 por medio de Memorando a la Sección de Trabajo Social con el Billetero del Edificio Principal, el cual es firmado por el Director Provincial o Agente, para que se le den los trámites respectivos. Pensión por Invalidez El Billetero o la persona que él designe, presenta a la Sección de Trabajo Social con el Billetero, la Resolución expedida por el Departamento de Pensiones y Subsidios de la Caja del Seguro Social, donde se señala el período de la Pensión por Invalidez, la cual inicialmente es por dos (2) años. La Sección de Trabajo Social con el Billetero verifica la fecha de inicio y de finalización de la Invalidez e igualmente la fecha del último sorteo vendido, así como su último retiro de asignación, y según estos datos determina la fecha en que el Billetero no podrá retirar su asignación, manteniéndola en pago sólo por el tiempo que estipula la Resolución. Posteriormente, la Sección de Trabajo Social con el Billetero elabora un Memorando para la firma del (de la) Director(a) de Desarrollo Social y Cultural informándole a la Dirección de Operaciones que el Billetero se acogerá a la Pensión por Invalidez y el período durante el cual deberá permanecer su asignación en pago sólo, la cual remite al Departamento de Trabajo Social para el trámite pertinente. Igualmente confeccionan Nota para el Departamento de Pensiones y Subsidios de la Caja del Seguro Social, firmada por la Dirección de Operaciones. Igualmente en las Direcciones Provinciales y Agencias, el (la) Billetero(a) o la persona que designe, tramita la Pensión por Invalidez en el Área de Trabajo Social, quienes remiten a su vez la documentación a la Sección de Trabajo Social con el Billetero del Edificio Principal para los trámites respectivos. Pensión por Vejez En esta clase de prestación, el Billetero interesado, una vez cumplidos los requisitos que establece la Caja del Seguro Social, realiza los trámites de forma directa con el Departamento de Pensiones y Subsidios de la Caja del Seguro Social, ya que al Billetero se le exonera de la presentación del formulario Cese de Labores, por parte de la Caja del Seguro Social. PAGO DE LAS CUOTAS DE SEGURO SOCIAL DE LOS BILLETEROS EN LAS DIRECCIONES PROVINCIALES Y AGENCIAS El Billetero se apersona a la ventanilla del Cajero Recibidor y le entrega el dinero a cancelar junto con su Libreta de Pagos de Cuotas de Seguro Social F184(75)18.

9 PLAN DE SEGURIDAD SOCIAL DEL BILLETERO 9 El Cajero Recibidor verifica el dinero entregado por el Billetero y procede a buscar la Tarjeta de Pago de Cuotas del Seguro Social F185(75)19, y verifica las generales del Billetero con las de su Libreta. El Cajero Recibidor busca en el Sistema (Computadora), el nombre del Billetero que va a efectuar su pago por medio de su número de cédula. El Cajero Recibidor procede a registrar el pago de la cuota de Seguro Social del Billetero en el Sistema, e imprime en el mismo, el recibo de cancelación Pago de Otras Recaudaciones F787(75)66, en original y dos (2) copias. El Cajero Recibidor, con la máquina de escribir,, procede a registrar el pago en la Libreta de Pagos de Cuota de Seguro Social F184((75)18 y en la Tarjeta de Pagos de Cuota de Seguro Social F185(75)19. El Cajero Recibidor, verifica toda la documentación, pone su sello de Cajero al recibo de pago Pago de Otras Recaudaciones F787(75)66, y entrega copia al Billetero junto con su Libreta de Pago de Cuota del Seguro Social F184(75)18, con visto bueno del Supervisor. CIERRE DEL DÍA El Supervisor imprime en el Sistema (Computadora) el listado de los Billeteros que efectuaron sus cancelaciones de cuotas de Seguro Social en el día. El Cajero Recibidor, realiza su balance verificando el total de lo recaudado en el día que refleja el listado, con la sumatoria de todos los recibos de pagos de cada Billetero Pago de Otras Recaudaciones F787(75)66. El Cajero Recibidor confecciona la forma Detalle del Dinero Entregado por el Cajero F83(76)1 RV. 1, y anota en una Tarjeta de Pagos de Cuotas del Seguro Social F185(75)19, el total de lo recaudado por día, para su control interno. El Cajero Recibidor, remite al Área de Contabilidad por medio de libro: copia del listado de los Billeteros que efectuaron sus pagos en el día, copia de los recibos de pagos de cada Billetero Pagos de otras Recaudaciones F787(75)66, Tarjeta de Pago de Cuotas del Seguro Social F185(75)19, de cada Billetero que pagó su cuota, Detalle del Dinero Entregado por el Cajero F83(76)1 RV. 1, y la Tarjeta Control para su verificación y registros respectivos. El Contador verifica la documentación, y si el balance es correcto, estampa su firma (visto bueno) al lado del total de lo recaudado en el día, de la Tarjeta Control del Cajero, al día siguiente le devuelve al Cajero Recibidor las Tarjetas de los Billeteros para su archivo y consulta posterior. El Cajero Recibidor remite la forma Detalle del Dinero Entregado por el Cajero F83(76)1 RV. 1 a Caja General, junto con el dinero detallado, para que revise el físico con la información

10 PLAN DE SEGURIDAD SOCIAL DEL BILLETERO 10 descrita en el formulario, selle y firme dando fe que todo está balanceado, (solamente de lo recaudado en concepto de pago de cuotas del Seguro Social de los Billeteros). CIERRE DE FIN DE MES El Cajero Recibidor realiza su cierre por lo general los días 26 de cada mes, (solo se reciben pagos hasta el día 25 de cada mes), el Supervisor imprime en el Sistema un consolidado de los Billeteros que pagaron su cuota completa (B/ ) del Seguro Social del mes correspondiente. El Supervisor junto con el Cajero Recibidor verifican el balance del total del Listado de los Billeteros que pagaron completo su Seguro Social (B/ ) en el mes correspondiente, con el total de la Tarjeta Control, luego se remite esta documentación al Área de Contabilidad para su verificación y registros respectivos. Una vez verificada la documentación por el Contador, procede a estampar su firma (visto bueno), al lado del total de lo recaudado en concepto de pagos de cuotas del Seguro Social del Billetero que indica la Tarjeta Control del Cajero Recibidor, posteriormente le devuelve, al Cajero Recibidor, su Tarjeta Control. El Cajero Recibidor remite a la Secretaria del Director Provincial o Agente, copia del Listado de los Billeteros que realizaron su pago completo del Seguro Social (B/ ) dentro del mes correspondiente, quien a su vez procede a confeccionar Memorando para enviar los mismos al Departamento de Contabilidad del Edificio Principal y el otro a la Sección de Trabajo Social con el Billetero. RECOMENDACIONES Debe designarse a un Cajero para el cobro de las cuotas del Seguro Social, pero que en su momento pueda apoyar al cobro de cancelación de los sorteos por parte de los Billeteros. El listado mensual de los Billeteros que pagaron su cuota completa del Seguro Social, debe ser solamente el que se imprime en el Sistema. En las Direcciones Provinciales y Agencias, el Trabajador Social debe ser el indicado para entregar las fichas del Seguro Social a los Billeteros. El Cajero no debe atender a ningún Billetero sino presenta su Libreta de Pago de Cuotas del Seguro Social F184(75)18, si le es urgente, debe solicitar un duplicado de la misma.

11 PLAN DE SEGURIDAD SOCIAL DEL BILLETERO 11 ANEXOS

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