INFORMATIVO 5 VERSIÓN 2 CONFIGURACIÓN E IMPRESIÓN DE ETIQUETAS DE CAJAS Y PALLETS EN EL SISTEMA ELECTRÓNICO DE RASTREABILIDAD (SER)

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1 INFORMATIVO 5 VERSIÓN 2 CONFIGURACIÓN E IMPRESIÓN DE ETIQUETAS DE CAJAS Y PALLETS EN EL SISTEMA ELECTRÓNICO DE RASTREABILIDAD (SER) SOLUCIONES DE RASTREABILIDAD AGROPECUARIA (SORA)

2 I.- INTRODUCCIÓN SORA dtará a las empresas suscritas de la capacidad de seguir un prduct a l larg de la cadena de suministrs cn prcedimients preestablecids y autsuficientes que permiten cncer el históric, la ubicación y la trayectria de un prduct lte de prducts a l larg de la cadena de abastecimient en un mment dad, a través de unas herramientas determinadas. La herramienta base de este pryect es el Sistema Electrónic de Rastreabilidad (SER) que está destinad a prveer capacidades a ls prductres, empacadres y exprtadres asciadas en el pryect de rastrear sus prducts, partes de ests, hacia adelante y hacia atrás, además de crear la capacidad de clección y registr de infrmación electrónica, facilitar el manej de inventaris y la asignación de códigs. El presente dcument tiene pr finalidad ayudar a ls usuaris del Sistema Electrónic de Rastreabilidad (SER) en el us del sistema. Este instructiv esta principalmente rientad a la cnfiguración y generación de etiquetas de cajas y pallets. En este infrmativ se establecen ls estándares necesaris que requiere el sistema para ser perad, además se explica en detalle ls frmats y parámetrs utilizads para crear las etiquetas lgísticas, según la nrmativa de ls rganisms cmpetentes GS1 y la Iniciativa de Trazabilidad de Prducts Frescs (PTI), dejand las etiquetas cm estándar cn el fin de que su us sea glbal. II.- PASOS Y CONSIDERACIONES A TOMAR EN CUENTA ANTES DE GENERAR LAS ETIQUETAS DE CAJAS Y PALLETS. La rastreabilidad es un prces sistemáticamente estructurad que cnlleva etapas bien definidas. En ls infrmativs anterires se pueden bservar ls pass necesaris para empezar a establecer métds de rastreabilidad en las peracines diarias de las empacadras. Una etapa básica que cnlleva td prces de rastreabilidad es la generación e impresión de etiquetas para cajas y/ unidades de expedición, cn el bjetiv de que las empresas despachen prducts debidamente identificads. Las etiquetas generadas pr SORA servirán cm cédulas de identidad de sus prducts unidades lgísticas en cualquier parte del mund, además de cmprtarse cm el principal medi de cmunicación entre ls prductres, empacadres y/ exprtadres de aliments y ls cnsumidres finales. Para llevar a cab el prces de etiquetad en el Sistema Electrónic de Rastreabilidad (SER) se deben llevar a cab una serie de pass iniciales que se encuentran detallads a cabalidad en ls infrmativs anterires y enumerads a cntinuación: Cnfiguración e Impresión de Etiquetas de Cajas y Pallets 2

3 PASOS Y CONSIDERACIONES A TOMAR EN CUENTA ANTES DE GENERAR LAS ETIQUETAS DE CAJAS Y PALLETS 1. Levantamient de dats de ls prductres y fincas asciadas a su empacadra. 2. Acceder al Sistema Electrónic de Rastreabilidad (SER) cn el usuari y clave prprcinads pr CEDAF. 3. Registrar y cargar dats de ls prductres y las fincas al Sistema Electrónic de Rastreabilidad (SER). 4. Creación del Catálg de Prducts de su empacadra. 5. Obtención de un Códig Únic para su Cmpañía. 6. Obtención de ls Númers Mundiales de Artículs Cmerciales (GTIN s) para cada tip de prduct de su empresa. 7. Inici de las peracines de su empacadra utilizand y accediend al Sistema Electrónic de Rastreabilidad (SER). 8. Gestinar INGRESOS DE PRODUCTOS recibids en la empacadra en el Sistema Electrónic. 9. Generar Pallets en el Sistema Electrónic. 10. CONFIGURACIÓN E IMPRESIÓN DE ETIQUETAS DE CAJAS Y PALLET. Cnfiguración e Impresión de Etiquetas de Cajas y Pallets 3

4 Cm muestra el esquema anterir, el prces que da inici a las peracines de la empacadra en el Sistema Electrónic de Rastreabilidad (SER) para la psterir cnfiguración e impresión de etiquetas, es el registr y carga de dats al sistema de ls ingress de camp. Para GESTIONAR INGRESOS DE PRODUCTOS A EMPACADORA se deberán seguir las instruccines siguientes: Se elige la pción Generar Ingres y aparecerá en ds secuencias sucesivas: a) Un primer cuadr dnde se ingresa: Fecha y Nº de cnduce. b) Un segund cuadr dnde se ingresa: Nº de camp y se hace clic en el btón Buscar para que se desplieguen las variedades que hay ingresadas en ese camp. Cantidad de Envases: que ingresarn. Pes: de cada envase ingresad. El sistema realiza una serie de cmprbacines para asegurar la cnsistencia de la infrmación ingresada. a) Destin: Cuand el peradr elige USA, UE u tr destin, se cmprueba que el camp que eligió para hacer un ingres haya sid inscrit para ser exprtad a ese destin. En cas cntrari avisa de la situación anómala. b) Pes: Cuand se ingresa la cantidad de envases y el pes de cada un de ells, el sistema realiza una cmprbación cn respect al pes declarad cm dispnible inicialmente y resta tds ls ingress realizads incluid el presente. En cas de que la suma algebraica resulte de sign negativ, avisa de la situación anómala. Cnfiguración e Impresión de Etiquetas de Cajas y Pallets 4

5 Lueg de que se gestinan ls ingress de prducts a la empacadra se deben generar ls pallets, ya que es necesari ingresar al sistema la infrmación de cada un de ells teniend en cuenta que se debe tener registr de cuántas cajas hay en el pallet de cada prductr / lte si es que en el pallet hay cajas de más de un camp de más de un prductr. Para GENERAR PALLETS en la empacadra se deberán seguir las siguientes instruccines: En la primera pantalla se slicita el Nº de pallet, que debe ser únic en el sistema para cada empacadra. En una segunda pantalla se le pide al peradr que elija entre ls mercads de destins dispnibles para ese lte - la fecha de armad de ese pallet la categría del prduct el tip de empaque. Lueg de cmpletar ess 4 camps, debe hacer 'clic' en GENERAR DETALLE/RENGLONES para ingresar la infrmación detallada del cntenid del pallet. Se debe seleccinar el prductr de la lista desplegada, lueg seleccinar la finca y pr últim seleccinar el camp de dnde prviene el prduct. Una vez ingresad el códig del camp, se despliega la/las variedades que hay dispnible en ese camp. Cnfiguración e Impresión de Etiquetas de Cajas y Pallets 5

6 Una vez seleccinada la variedad se despliega una pantalla cn infrmación detallada del camp. Se pide ingresar: a) Bults: Cantidad de cajas que hay cn prduct del camp seleccinad en ese pallet. b) Pes: El pes individual del bult/caja. c) Calibre: Calibre del prduct. Al pie de página se muestran varias casillas para ingresar la cantidad de bults y el pes de cada un; así cm también se seleccina el calibre, se ingresa el númer de prduct asignad pr GS1 y el númer de batch lte. Además se ven dats infrmativs que muestran ls salds de kils/libras pr csechar según l declarad al mment de la inscripción, además de ls dats de kils/libras de ls ingress a la empacadra de ese Camp. En este renglón se debe hacer 'clic' en Agregar Detalle. En esa instancia se despliega una pantalla para que el usuari elija entre Finalizar el pallet Agregar Detalle/Renglnes. Cnfiguración e Impresión de Etiquetas de Cajas y Pallets 6

7 III.- CONFIGURACIÓN DE ETIQUETAS DE CAJAS. Para la cnfiguración e impresión de la etiqueta se debe tmar en cuenta que la impresra a utilizar debe tener intérprete de códig ZPL, que al mment de enviar la impresión debe estar cnfigurada cm impresra pr defect del cmputadr dnde está cnectada y que la dimensión aprximada de la etiqueta que se genera para aplicar a cajas debe ser de 70 mm x 50 mm. Se pueden hacer diseñs para tras medidas de acuerd a slicitudes específicas. Antes de cmenzar a imprimir las etiquetas para cajas es necesari revisar ls parámetrs dats que saldrán impress en camps variables cn ubicación pre-definida. Ess camps pueden tener cntenid pueden permanecer en blanc. El mdel de etiqueta lgística, tal y cm se mstró en el Infrmativ 4, se estructura en tres seccines. La sección superir que cntiene infrmación relacinada al prduct (la empresa dueña de la marca, el país de rigen del prduct, el códig del prductr y pcinalmente la fecha de empaque). La sección media que cntiene el códig de barras según el estándar GS La sección inferir que incluye la infrmación humanamente leíble representada en el códig de barra y el códig de recgida pr vz que es códig utilizad para hacer más eficiente y eficaz la reclección e identificación de mercancías pr medi de un sistema de vz en grandes almacenes. AJI MORRON ROJO 1era M Exprted by: EMPACADORA DOMINICANA Sant Dming, Dminican Republic Grwer: Packing Date: 18/01/ Para cnfigurar ls dats de la etiqueta se debe hacer clic en etiquetas, cajas y lueg en parámetrs, tal y se cm muestra a cntinuación: Cnfiguración e Impresión de Etiquetas de Cajas y Pallets 7

8 Una vez seleccinada la pción de parámetrs, aparecerá un gráfic de la etiqueta para cajas cm ilustrativ para mstrar las psicines dnde van a salir impress ls dats intrducids en: Impresra: Se elige la impresra pr defect para la impresión de las etiquetas. LP Impresra: Se seleccina el tip/marca de impresra que se va a utilizar. Exprted By: Se puede ingresar el nmbre cmercial de la exprtadra. Munic, Prv Exprtadr: Se puede ingresar el nmbre del municipi prvincia de la empresa dueña de la marca. Imprime fecha?: Opción para mstrar la fecha de empaque. Imprime Vice Cde: Opción para mstar en la etiqueta el códig de recgida de vz. Variable 1, 2 y 3: Se puede ingresar cualquier tip de infrmación que el empacadr / exprtadr cnsidere imprtante que salga impresa en la etiqueta. Cntraste: En principi se debe dejar en blanc para que tme el valr pr defect de la impresra. En cas de ser necesari se debe ingresar un valr que esté en el rang permitid pr el mdel. Velcidad: En principi se debe dejar en blanc para que tme el valr pr defect de la impresra. El sistema infrmátic clca de manera autmática en la parte superir de la etiqueta la descripción del prduct (nmbre, categría y calibre) y el códig del prductr, ya que ess dats fuern suministrads y cargads al sistema pr la empacadra en el prces de ingres de prducts de camp y la generación de pallet. En cuant al códig de barras baj el estándar GS1-128 y a la infrmación humanamente leíble que cntiene la etiqueta de caja, el Sistema Electrónic de Rastreabilidad (SER) l cnfigura de la siguiente manera: Cnfiguración e Impresión de Etiquetas de Cajas y Pallets 8

9 EXPLICACIÓN DE LA CONFORMACIÓN DEL CÓDIGO DE BARRAS GS1-128 PARA ETIQUETAS DE CAJAS EN EL SISTEMA ELECTRÓNICO DE RASTREABILIDAD (SER). (01) El Identificadr de Aplicación (01) indica que l que prsigue es un GTIN-14, este Identificadr es clcad autmáticamente pr el sistema infrmátic GTIN (10) Digit Indicadr utilizad para distinguir entre diferentes agrupacines del mism prduct. Este digit indicadr 0 es clcad autmáticamente pr el Sistema Electrónic de Rastreabilidad (SER) lueg de ser cnfigurad en el sistema infrmátic en la sección embalajes. Es el códig asignad pr GS1 a República Dminicana, este númer es clcad autmáticamente pr el sistema. Códig asignad pr GS1 a la empresa dueña de la marca. Este prefij es intrducid al sistema pr ls técnics del pryect al mment de intrducir la infrmación básica de la empacadra, lueg de estar cargad al sistema se cnfigura autmáticamente en el códig de barras y en la infrmación humanamente leíble de las etiquetas. Códig asignad pr GS1 a cada tip de prduct de su empacadra. Este códig debe ser intrducid pr la empacadra al mment de generar el pallet. Digit Verificadr utilizad principalmente para cmprbar que el códig está crrectamente estructurad. Este digit es calculad mediante un algritm y es clcad autmáticamente pr el Sistema Electrónic de Rastreabilidad (SER). Identificadr de Aplicación (10) indica que l que prsigue es un númer de lte, este Identificadr es clcad autmáticamente pr el sistema infrmátic. Es el númer de lte asignad pr la empresa al mment de la generación del pallet. Generalmente este númer es expresad pr una fecha cn el frmat de añ/mes/día un númer asignad pr la empacadra de frma secuencial. Cnfiguración e Impresión de Etiquetas de Cajas y Pallets 9

10 IV.- CONFIGURACIÓN DE ETIQUETAS PARA PALLETS. Las etiquetas para pallets, igual que las de cajas, están estructuradas en tres seccines. La sección superir es de libre frmat y puede cntener el nmbre cmercial de la cmpañía dueña de la marca simplemente tiene la pción de dejar el camp a libre frmat en el sistema. En ese cas saldrá impres en el extrem superir derech las siglas SSCC (Códig Seriad de Cntenedr de Embarque, pr sus siglas en inglés). La sección media cntiene el códig de barras baj el estándar GS1-128 y la sección inferir cntiene la infrmación humanamente legible cnjunt a un apartad de libre frmat dnde se pueden incluir infrmacines de la empresa exprtadra y la cmpañía imprtadra de la mercancía sujeta a identificación. Para cnfigurar ls dats de la etiqueta de pallets en el Sistema Electrónic de Rastreabilidad (SER), se debe hacer clic en etiquetas, pallets y lueg en parámetrs, tal y se cm muestra a cntinuación: Cnfiguración e Impresión de Etiquetas de Cajas y Pallets 10

11 Una vez seleccinada la pción de parámetrs, aparecerá un gráfic de la etiqueta para pallet ilustrand las psicines dnde van a salir impress ls dats intrducids en: Impresra: Se elige la impresra pr defect para la impresión de las etiquetas. LP Impresra: Se seleccina el tip/marca de impresra que se va a utilizar. Títul de la Etiqueta: Se puede ingresar el nmbre cmercial de la empresa exprtadra dejar el camp a libre frmat. Suplidr Línea 1, 2, 3,4: Se puede ingresar infrmación relacinada a la cmpañía exprtadra. (Nmbre cmercial, país, prvincia, municipi, etc.). Retailer Línea 1, 2, 3,4: Se puede ingresar infrmación relacinada a la cmpañía imprtadra. (Nmbre cmercial, país, dirección, etc). Cntraste: En principi se debe dejar en blanc para que tme el valr pr defect de la impresra. En cas de ser necesari se debe ingresar un valr que esté en el rang permitid pr el mdel. Velcidad: En principi se debe dejar en blanc para que tme el valr pr defect de la impresra. En cuant al códig de barras baj el estándar GS1-128 y a la infrmación humanamente leíble que cntiene la etiqueta de pallet, el Sistema Electrónic de Rastreabilidad (SER) l cnfigura de la siguiente manera: Cnfiguración e Impresión de Etiquetas de Cajas y Pallets 11

12 EXPLICACIÓN DE LA CONFORMACIÓN DEL CÓDIGO DE BARRAS GS1-128 PARA ETIQUETAS DE PALLETS EN EL SISTEMA ELECTRÓNICO DE RASTREABILIDAD (SER). (00) 3 El Identificadr de Aplicación (00) indica que l que prsigue es un Códig Seriad de Cntenedr de Embarque (SSCC). Este Identificadr de Aplicación es clcad autmáticamente pr el sistema infrmátic. Digit de Extensión Indicadr de Empaque, este define el tip de empaque que se está identificand. El Pryect Pilt de Rastreabilidad Agrpecuaria (PRA) recmienda utilizar la pción 3 (Empaque Indefinid) para facilitar el manej de este digit y reducir ls cambis en el sistema de impresión cuand cambien ls tips de empaques en un pallet. Este digit es clcad en el códig de barras y cm infrmación humanamente leíble en la etiqueta de pallet de frma autmática pr el sistema electrónic Es el códig asignad pr GS1 a República Dminicana, este númer es clcad autmáticamente pr el sistema. Códig asignad pr GS1 a la empresa dueña de la marca. Este prefij es intrducid al sistema pr ls técnics del pryect al mment de intrducir la infrmación básica de la empacadra, lueg de estar cargad al sistema se cnfigura autmáticamente en el códig de barras y en la infrmación humanamente leíble de las etiquetas. Númer serial asignad pr la empresa utilizad para identificar exclusivamente cada pallet. Este debe ser un númer únic y cnsecutiv cmpuest pr 8 9 dígits. El númer serial debe ser cargad al Sistema Electrónic de Rastreabilidad (SER) pr la empacadra al mment de generar el pallet. Digit Verificadr utilizad principalmente para cmprbar que el códig está crrectamente estructurad. Este digit es calculad mediante un algritm y es clcad autmáticamente pr el Sistema Electrónic de Rastreabilidad (SER). Cnfiguración e Impresión de Etiquetas de Cajas y Pallets 12

13 V. IMPRESIÓN DE LAS ETIQUETAS DE CAJAS. Antes de la impresión de las etiquetas, hay que verificar que la impresra esté crrectamente instalada en el cmputadr que se está utilizand, encendida, lista y cn ls insums suficientes. Para imprimir las etiquetas de cajas se deben seguir las instruccines siguientes: Ingresar pr Etiquetas Imprimir pr Nº de Pallet Se hace 'clic' en aceptar y se despliega la pantalla: Antes de imprimir la etiqueta, el usuari tiene la pción de pre-visualizar cm va a salir impresa. Es se ejecuta haciend 'clic' en Descargar, debaj de la clumna titulada: Dem etiqueta. Es ese cas, se genera un archiv tip PDF para que el usuari l abra y vea esa infrmación. En la clumna 'bults' se muestra la cantidad de bults que tiene el pallet de acuerd a ls dats de generación del mism. Debaj del títul 'Imprimir', se despliega la cantidad de etiquetas a imprimir. Pr defect, siempre es el mism valr que el de la cantidad de bults del pallet. Ese valr se puede alterar si un quiere imprimir una ds etiquetas de prueba. Se hace 'clic' en imprimir y saldrán tdas las etiquetas de cajas slicitadas. VI. IMPRESIÓN DE LAS ETIQUETAS DE PALLETS. Cnfiguración e Impresión de Etiquetas de Cajas y Pallets 13

14 Para imprimir las etiquetas de pallets se deben seguir ls pass siguientes: Ingresar pr Etiquetas Pallet Imprimir Ingresar númer de pallet Se hace 'clic' en aceptar y se despliega la pantalla: Se hace 'clic' en imprimir y saldrá la etiqueta del pallet slicitad. Cnfiguración e Impresión de Etiquetas de Cajas y Pallets 14