Manual de Divulgación y Diseño. Oficina de Comunicaciones FACULTAD DE INGENIERÍA* UNIVERSIDAD DEL VALLE

Transcripción

1 Manual de Divulgación y Diseño Oficina de Comunicaciones FACULTAD DE INGENIERÍA* UNIVERSIDAD DEL VALLE

2 Manual de Divulgación y Diseño Oficina de Comunicaciones El siguiente manual ha sido elaborado teniendo como marco de referencia las Políticas y Estrategias de Información y Comunicación para la Universidad del Valle. Acuerdo 003 Febrero 10 de Este documento es una guía para que los profesores, estudiantes, funcionarios y miembros en general de la Facultad de Ingeniería puedan agilizar y facilitar la difusión de sus noticias, eventos y reconocimientos, etc, contando con el apoyo de la Oficina de Comunicaciones. Extractos del Artículo 3 Estrategias Específicas: c. Información para la toma de decisiones Disponer de una oportuna y ágil documentación y sistematización de procesos de interés para la Universidad y posibilitar a los públicos externos a la Universidad, el acceso a información generada en la Institución y de utilidad para la toma de las decisiones que les son pertinentes, a través de las siguientes estrategias: d. Imagen e identidad institucional Promover y estimular en los miembros de la comunidad universitaria el sentido de pertenencia a la Universidad del Valle; y promover y divulgar de manera activa y permanente entre los integrantes de la Universidad, la imagen institucional, sus principios, valores, fortalezas, proyecciones y planes a través de las siguientes estrategias. Porqué comunicaciones? El proceso de comunicaciones soporta la visión y misión de la Facultad de Ingeniería en cuanto al posicionamiento tecnológico del país frete a la competencia internacional, involucrando la variable medioambiental como elemento esencial del Desarrollo sostenible y en cuanto a ser un eje para el desarrollo del Valle del Cauca y del Pacífico Colombiano.

3 Recomendaciones generales para publicación y diseños Oficina de Comunicaciones Facultad de Ingeniería* 1. Recomendaciones para la publicación de noticias y eventos. Para la divulgación de noticias y eventos, la Oficina de Comunicaciones de la Facultad de Ingeniería de la Universidad del Valle cuenta con diversos canales y recursos como bases de datos, el boletín, la página web, las redes sociales (Facebook) y el calendario de la Facultad y de la Universidad. Para publicar un evento o noticia, los docentes o responsables de las noticias y eventos pueden acercarse a la Oficina de Comunicaciones y hacer la solicitud de forma personalizada. También pueden hacer llegar los datos de sus eventos, folletos o plegables publicitarios a la dirección electrónica junto con una información básica que incluya: 1. Descripción general del evento 2. Fecha y lugar del evento 3. Participantes 4. Objetivos 5. Público a quién va dirigido 6. Costos 7. Información de contacto Además pueden hacernos llegar imágenes o fotografías del evento para facilitar la diagramación del boletín. En caso de que no tengan imágenes pueden hacernos llegar palabras claves para poder realizar búsquedas relacionadas con lo que se va a publicitar. Ejemplo: En un evento sobre biocombustibles podrían enviarse palabras claves como refinerías, recursos naturales renovables, aprovechamiento, contaminación, etc.

4 Con respecto a las fechas límite, es muy importante tener en cuenta que los eventos deben divulgarse con la mayor antelación posible, esto para cubrir la mayor cantidad de personas que accedan a la información ya sea a través de correo electrónico, las redes sociales y páginas web. 2. Recomendaciones para la divulgación de eventos en los calendarios en línea El calendario de eventos es una herramienta incluida dentro de la página web de la Facultad de Ingeniería creada para actualizar y divulgar por fechas y horas eventos como conferencias, foros, presentaciones y congresos organizados por los diferentes miembros de la comunidad universitaria. Desde la Oficina de Comunicaciones de la Facultad de Ingeniería se tiene acceso al calendario general de la Universidad del Valle, alojado en la página principal y allí también se pueden divulgar los eventos propios de la Facultad y cubrir todo el público que ingresa a la página institucional. Para divulgar un evento propio de la Facultad en ambos calendarios se puede enviar la información completa (fecha, nombre, lugar, contactos y costos) vía correo electrónico y se hará la correspondiente ubicación del evento dentro de la página web de la Facultad y así mismo en el portal institucional. 3. Recomendaciones para la realización de piezas publicitarias Para el diseño de piezas publicitarias como folletos, afiches alusivos a eventos, conferencias, cursos, diplomados, congresos o encuentros, los docentes o responsables de la realización y promoción de los eventos pueden acercarse a la Oficina de Comunicaciones de la Facultad de Ingeniería para hacer la solicitud y también pueden hacerlo de forma electrónica al correo:

5 Para poder iniciar los diseños correspondientes, es importante enviar por correo electrónico la siguiente información básica Descripción general del evento Fecha y lugar del evento Participantes, Objetivos Público a quién va dirigido Costos Información de contacto Con respecto a las imágenes usadas, es importante que las fotografías o imágenes que se vayan a incluir tengan una buena calidad y resolución para garantizar un producto final de alta fidelidad. Se recomiendan los formatos JPG o Tiff con una resolución superior a 200 K. (Esto podría variar dependiendo del tamaño de la pieza que se requiera).

6 Es muy importante que mantengan un contacto permanente con la Oficina de Comunicaciones en cuanto a la revisión y ajuste de los diseños, la impresión de las pruebas y la aprobación del arte final que les será entregado para su impresión. Las correcciones, comentarios, sugerencias y aprobaciones serán realizados de forma electrónica para garantizar la fluidez del proceso. El tiempo mínimo para el diseño de una pieza está entre 5 y 8 días hábiles dependiendo del flujo de solicitudes proveniente de las diversas escuelas, programas o dependencias de la Facultad de Ingeniería. Por esto, es fundamental realizar las solicitudes con la mayor antelación posible con el fin de organizar los cronogramas de trabajo y responder a todas y cada una de las peticiones de manera oportuna. Los diseños estarán ligados a la imagen institucional de la Universidad del Valle y a los estándares aprobados por la Facultad de Ingeniería. La parte final del proceso será la entrega de una copia de la pieza en formato electrónico para que el docente o responsable lleve a cabo las impresiones en lugares especializados, considerando los tiempos, los formatos, el tiraje y la calidad o tipo de papel que será empleado. 4. Recomendaciones para la elaboración de certificados, diplomas de cursos o diplomados Para la elaboración de diplomas y certificaciones correspondientes a cursos, seminarios, o diplomados de la Facultad de Ingeniería, los docentes o responsables pueden enviar una solicitud por correo electrónico o acercarse a la Oficina de Comunicaciones con los siguientes datos: Nombre del diplomado o curso Fecha y duración (intensidad horaria) Firmas (decano, director de escuela, etc.) Logos a incluirse en el certificado Es importante realizar estas solicitudes con suficiente anticipación para poder realizar los ajustes correspondientes.

7 Para facilitar esta actividad, la Oficina de Comunicaciones tiene un modelo estándar de certificados que pueden ser modificados fácilmente. En algunos casos, dependiendo del tipo de certificado, la impresión de los diplomas o certificados será entregada por la Oficina de Comunicaciones para que posteriormente sean marcados con cada nombre por las personas responsables. 5. Recomendaciones para la realización de actualizaciones en la página web de la Facultad de Ingeniería Para actualizar información en la Página web de la Facultad de Ingeniería, especialmente sobre directores de escuela y de plan, cambios en los datos concretos de los programas académicos, etc., los docentes y las secretarías de las escuelas pueden enviar las actualizaciones correspondientes a través del correo electrónico y la Oficina de Comunicaciones procederá a hacer los ajustes requeridos. Es importante aquí hacer la distinción entre la página web de la Facultad y las páginas correspondientes a cada programa académico, cuya actualización es manejada por cada escuela.