REMUNERACIONES Y COMPENSACIONES SEMANA 6 ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 6

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1 REMUNERACIONES Y COMPENSACIONES SEMANA 6 1

2 ÍNDICE UNIDAD PAGO DE REMUNERACIONES Y DE RETENCIONES... 3 PROCESO Y FECHAS DE PAGO... 4 Pago de liquidaciones de sueldos... 4 Pago de retenciones judiciales... 5 Pago de anticipos de sueldos... 5 Pagos de descuentos previsionales y aportes patronales... 5 Pagos de impuesto único a los trabajadores... 6 Pago por liquidaciones de vacaciones... 6 Pago de indemnizaciones... 6 Pagos de otros descuentos... 7 Sanciones por pagos con atraso... 7 CONTABILIDAD DE LOS PAGOS... 8 Asientos de Diario... 8 Asiento de pago de liquidación... 8 Asiento de pago de retenciones judiciales... 9 Asiento de pago de anticipo de sueldo... 9 Asiento de pago por descuentos previsionales Asiento de pago por impuesto único Asiento de pago por liquidación de vacaciones Asiento de pago por indemnizaciones y finiquito Asiento por pago de otros descuentos y retenciones CONTROL DE LOS PAGOS Controles administrativos Controles automáticos de sistemas Controles contables Auditorías

3 UNIDAD 6 PAGO DE REMUNERACIONES Y DE RETENCIONES Objetivos Identificar y cumplir las fases del proceso de pago de remuneraciones y retenciones. Contenidos Proceso y fechas de pago Contabilidad de los pagos Controles de pagos 3

4 PROCESO Y FECHAS DE PAGO El primer pago que se efectúa es el que corresponde a la Remuneración Líquida a favor de los trabajadores. Según lo dispone el Código del Trabajo (art. 64): Las remuneraciones deberán pagarse en día de trabajo, entre lunes y viernes, en el lugar en que el trabajador preste sus servicios y dentro de la hora siguiente a la terminación de la jornada. Las partes podrán acordar otros días u horas de pago, pero los períodos de dichos pagos no podrán exceder de un mes. Por consiguiente, en el caso de remuneraciones mensuales el pago debe efectuarse a más tardar el último día del mes. Luego, en los primeros 10 días del mes siguiente, debe pagarse a las entidades de previsión los descuentos y aportes por este concepto. A continuación, dentro de los primeros 12 días del mes siguiente se debe pagar al Fisco, a través de las entidades bancarias o financieras, el impuesto a la renta retenido. Y, finalmente, en los plazos convenidos con las organizaciones sindicales y otros beneficiarios, se pagan las demás retenciones efectuadas, como se muestra en la Figura N 30. CALENDARIO DE PAGOS 1. Liquidaciones de sueldos Al menos una vez al mes, en día pactado. 2. Retenciones judiciales Al menos una vez al mes, en día pactado. 3. Anticipos de sueldos Cuando lo soliciten o lo acuerden las partes. 4. Descuentos previsionales y aportes patronales Dentro de los primeros 10 días del mes siguiente (1 o 2 días de extensión para pagos electrónicos). 5. Descuentos impuesto único Dentro de los primeros 12 días de cada mes 6. Liquidaciones de vacaciones En las fechas acordadas. 7. Liquidaciones por indemnizaciones 8. Otros descuentos efectuados En las fechas del retiro o en los plazos convenidos para cuotas. En las fechas convenidas, generalmente se consideran los topes para pagos previsionales y de impuestos. Figura N 30 PAGO DE LIQUIDACIONES DE SUELDOS Estos pagos los efectúa el empleador, generalmente, mediante transferencias electrónicas de fondos a las cuentas de los trabajadores y, en menor medida, mediante giros de cheque o pagos en dinero efectivo. 4

5 Los plazos de pago varían según se trate de contratos por día, semana o mes. En todo caso el plazo no debe exceder de un mes. Los montos deben corresponder con los de la liquidación individual de sueldos de cada trabajador y deben estar registrados en el Libro de Remuneraciones de la empresa. El empleador debe entregar copia de la liquidación al trabajador. PAGO DE RETENCIONES JUDICIALES Se efectúan en los mismos plazos de pago que las liquidaciones de sueldos a los trabajadores, También se realizan por transferencias electrónicas, con cheques a nombre de la beneficiaria. En ocasiones las empresas los efectúan mediante depósitos en cuentas judiciales para retiro de las beneficiarias. PAGO DE ANTICIPOS DE SUELDOS El pago de los anticipos se efectúa cuando el trabajador lo solicita o en las fechas acordadas para este fin. La forma de pago es también mediante transferencias electrónicas de fondos de la empresa a las cuentas de los trabajadores y, en menor medida, mediante giros de cheque o pagos en dinero efectivo. Muchas empresas tienen incorporada la práctica de otorgar anticipos semanales o quincenales a sus trabajadores, según sea el plazo de pago de la liquidación. PAGOS DE DESCUENTOS PREVISIONALES Y APORTES PATRONALES Estos pagos se efectúan dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al de la liquidación de remuneraciones, por ejemplo, lo liquidado en el mes de enero se paga dentro de los 10 días del mes de febrero, o día hábil siguiente si este es domingo o festivo. Aunque con el uso de medios electrónicos de pagos se amplia en 1 ó 2 días este plazo. Para efectuar dicho pago la empresa debe completar los formatos que cada entidad de previsión le requiere, con el detalle individual por cada trabajador y los montos del afiliado y empleado en cada caso. Así sucede, por ejemplo, en los pagos a AFP y a ISAPRES, donde la institución es de libre elección del trabajador y los montos que se pagan van a cuentas individuales de cada cotizante. Recordemos que entre las entidades de previsión en las que se deben enterar los descuentos a los trabajadores así como los aportes patronales, se encuentran: AFP (varias) AFC (una) ISAPRES (varias) FONASA (una) IPS (una) Cajas de compensación (varias) Mutuales de seguridad (varias) 5

6 La fuente de información para elaborar estos formatos es el sistema de remuneraciones de la empresa, donde está individualizado cada trabajador con los topes remunerativos y descuentos previsionales efectuados, además de los aportes patronales correspondientes. En caso de licencia médica del trabajador, la entidad encargada de efectuar la liquidación, retención y pagos de los descuentos previsionales e impuestos es la ISAPRE o FONASA, según cual sea la afiliación del trabajador. PAGOS DE IMPUESTO ÚNICO A LOS TRABAJADORES Estos pagos corresponde hacerlos al Fisco, mediante transferencias electrónicas o pagos a su nombre en instituciones financieras, dentro de los 12 primeros días del mes siguiente al del descuento y retención. Se paga junto a otros impuestos de retención y pago mensual como el Impuesto al Valor Agregado (IVA) de las empresas. Por ejemplo, lo descontado en diciembre se paga en enero y así sucesivamente. Para ello el empleador completa formularios estandarizados proporcionados por el Servicio de Impuestos Internos (SII) a los contribuyentes. Este pago no requiere detalle individual por trabajador, sino que el total de acuerdo con el libro de remuneraciones del mes de pago. Para el control individual de las retenciones a los trabajadores y pagos mensuales al Fisco, al término de cada año las empresas deben informar al SII lo retenido a cada trabajador por mes y otorgar un certificado al empleado con igual información. Estos antecedentes constituyen la información de base para la declaración anual de impuesto a la renta de las personas, que se efectúa en el primer cuatrimestre del año siguiente al que se devengaron las remuneraciones. PAGO POR LIQUIDACIONES DE VACACIONES Recordemos que las vacaciones o feriado legal son derechos de los empleados por haber cumplido un periodo de tiempo en su trabajo cada año. Por tal motivo, tiene derecho a un descanso remunerado, de tal forma que en el caso de vacaciones legales el trabajador recibe la misma remuneración durante su descanso como si hubiera estado en funciones. La que se paga en los mismos términos de la liquidación mensual o periódica establecida. Cuando la empresa ha pactado colectiva o individualmente bonos de vacaciones, adicionales a lo legal, entonces dichos pagos se efectúan al momento de hacer uso de su feriado por parte del trabajador y se liquidan y pagan en el mes o período en que hizo uso del descanso. PAGO DE INDEMNIZACIONES Las indemnizaciones a las que nos referimos, son las indemnizaciones laborales por años de servicios (IAS) y pueden ser de dos tipos: Pagos de indemnizaciones legales, sólo en casos de despido sin justa causa. Pagos de indemnizaciones contractuales, de acuerdo con lo pactado (por sobre lo legal). 6

7 Los pagos los efectúa el empleador de acuerdo con los montos indicados en el finiquito de trabajo y a los siguientes destinatarios. Pagos al trabajador: en las fechas de la cesación de servicios o en las fechas acordadas para pago en cuotas si el pago no fue de única vez, de acuerdo con los valores del finiquito (equivalente de la liquidación mensual o periódica). Pagos a entidades de previsión: los descuentos previsionales y aportes patronales de efectúan en iguales fechas que las liquidaciones mensuales, esto es: 10 primeros días del mes siguiente a la del finiquito (con extensión de 1 ó 2 días si es declaración y pago por Internet). Pagos de impuestos al Fisco: la retención de impuesto único se efectúa en igual fecha que las de las liquidaciones mensuales, esto es; 12 primeros días del mes siguiente. Pagos de otras retenciones: se efectúan de manera similar a las demás retenciones de las liquidaciones mensuales y en iguales fechas. PAGOS DE OTROS DESCUENTOS Las fechas de pago de otros descuentos a los trabajadores se efectúan en las fechas convenidas con los beneficiarios o destinatarios, o siguiendo las fechas de pago de los descuentos y aportes previsionales, es decir, dentro de los primeros días del mes siguiente. Entre estos pagos se encuentran los descuentos por: Cuotas sindicales Dividendos hipotecarios Aportes a cooperativas Aportes a Servicios de Bienestar SANCIONES POR PAGOS CON ATRASO Las empresas o empleadores deben cumplir con las fechas de pago por las remuneraciones a los trabajadores, por los descuentos y aportes patronales a las entidades de previsión, por los descuentos de impuestos al Fisco y por los demás descuentos que debe pagar a terceros. El atraso en los pagos, tiene dos implicancias negativas para la empresa: SANCIONES ECONÓMICAS: pues debe pagar multas, intereses y reajustes a entidades previsionales, el Fisco, el trabajador y en los pagos a terceros. SANCIONES SOCIALES: pues la imagen de la empresa se deteriora, se pone en duda su solvencia financiera, puede tener dificultades con sus acreedores y también con sindicatos y trabajadores, peor aún, deja de ser atractiva para que un trabajador acepte incorporarse a ella si tiene otras alternativas de empleabilidad. 7

8 CONTABILIDAD DE LOS PAGOS La contabilidad de los pagos de las remuneraciones y partidas asociadas es tan importante como lo es la contabilidad de los costos por las remuneraciones devengadas, sin los cuales no se podría disponer de información estructurada en las empresas, además de cumplir con las obligaciones legales de llevar contabilidad de toda empresa, disponer de los controles tributarios, previsionales y de orden laboral. Las Unidades de Contabilidad para las remuneraciones y demás costos y beneficios al personal, dedicadas a la función de registro, control y análisis, pueden estar situadas en el área de personal o separadamente en el área de contabilidad general de la empresa. Esto depende del tamaño de la empresa y su organización. ASIENTOS DE DIARIO Los Asientos de Diario son el medio técnico de registro contable de las remuneraciones, costos y pagos al personal y a terceros. Para estas contabilizaciones existen asientos estándares que se repiten periódicamente en cada fecha de pago. Una buena práctica para obtener la información para estos asientos contables es que el sistema de cálculo de remuneraciones y elaboración de las liquidaciones entregue de forma automática los asientos, de esta forma se garantiza la corrección de datos, se evita la intervención manual y mejoran los controles de registros. Las cuentas contables que se emplean para los pagos son las mismas empleadas al efectuar los asientos para reflejar los descuentos y retenciones efectuadas. Estas cuentas varían de una empresa a otras y dependen de cómo se ha estructurado su plan de cuentas respectivo. Y, como se trata de pagos, la cuenta de abonos es Efectivo,, Caja u otra denominación similar. Aquí emplearemos denominaciones genéricas de cuentas contables, de más frecuente uso. ASIENTO DE PAGO DE LIQUIDACIÓN xx- Sueldos por Pagar Glosa: pago de remuneraciones de enero 2010, según nómina adjunta

9 La cuenta de cargo pudo haber sido Remuneraciones por Pagar si es la que se empleó al contabilizar las remuneraciones devengadas. Es cuenta de pasivo, con este pago dicha cuenta debe quedar en cero (saldada) y así todos los meses. El abono a implica un giro de cheques o transferencia electrónica a las cuentas de los empleados. ASIENTO DE PAGO DE RETENCIONES JUDICIALES xx- Retenciones Judiciales por Pagar Glosa: pago de retenciones judiciales de enero 2010 en favor de Sra. Flor Feres La cuenta Retenciones Judiciales por Pagar es de pasivo, queda salda con este cargo y así debe ocurrir mes a mes. ASIENTO DE PAGO DE ANTICIPO DE SUELDO xx- Anticipos de Sueldo Glosa: pago de anticipo de sueldo, descontable en una cuota al Sr. Juan Jara, en febrero La cuenta Anticipo de Sueldo es una cuenta de activo que con este pago refleja los anticipos otorgados a los trabajadores. Los abonos vienen en los descuentos al contabilizar las remuneraciones devengadas a fin de mes y debe quedar también saldada, salvo que el anticipo o préstamo se descuente en varias cuotas, en tal caso, el saldo deudor refleja lo pendiente de descuento. 9

10 ASIENTO DE PAGO POR DESCUENTOS PREVISIONALES xx- Entidades de Previsión por Pagar Glosa: pago de retenciones y aportes patronales a entidades de previsión, según nóminas adjuntas de diciembre La cuenta Entidades de Previsión por Pagar es de pasivo, refleja todos los movimientos con entidades de previsión. Recibe abonos en las liquidaciones de remuneraciones por los descuentos al personal y aportes patronales. Los cargos se efectúan con los pagos de los descuentos más el aporte patronal. Cuando queda con saldo debe ser acreedor, el cual refleja las deudas a favor de entidades de previsión por descuentos a los trabajadores y aportes patronales. En este asiento hemos empleado una denominación genérica aunque bien puede emplearse una cuenta para cada entidad de previsión, así tendríamos cuentas separadas para: AFP (varias) AFC (una) ISAPRES (varias) FONASA (una) IPS (una) Cajas de compensación (varias) Mutuales de seguridad (varias) ASIENTO DE PAGO POR IMPUESTO ÚNICO xx- Impuesto Único por Pagar Glosa: pago de retenciones judiciales de enero 2010 en favor de Sra. Flor Feres La cuenta Impuesto Único por Pagar es de pasivo y con este asiento debe quedar saldada cada mes. Aquí se presenta como si el pago fuera sólo de impuesto a la renta. En la práctica, hay 10

11 una declaración y pago de impuestos mensuales que incluye todos los impuestos a favor del Fisco del mes anterior, esto es: impuestos de renta de IVA y demás impuestos. ASIENTO DE PAGO POR LIQUIDACIÓN DE VACACIONES xx- Vacaciones por Pagar Glosa: pago de retenciones judiciales de enero 2010 en favor de Sra. Flor Feres Cuando existen provisiones contabilizadas para vacaciones el cargo es a la cuenta Provisión por Vacaciones. En caso de pago de bonos adicionales por vacaciones, como sucede en convenios colectivos o individuales para vacaciones, el asiento es del tipo de este modelo. Pero, en general, el pago de las vacaciones no amerita un asiento contable especial tratándose de feriados legales, pues estos son descanso remunerado; es decir, se pagan las remuneraciones con sus haberes y descuentos como si el trabajador estuviera en funciones. ASIENTO DE PAGO POR INDEMNIZACIONES Y FINIQUITO xx- Provisión IAS Costos de Indemnizaciones Glosa: pago de indemnizaciones por años de servicio al Sr. Carlos Campos, según finiquito adjunto Cuando el pago de indemnizaciones corresponde a IAS provisionadas se carga la cuenta de la provisión para dejarla salda. Pero como las provisiones son registradas a su valor presente y el pago es a valor corriente la diferencia que se genera se carga directamente a una cuenta de resultados del ejercicio, en este caso, se emplea Costos de Indemnizaciones. 11

12 Cuando no hay provisiones, como el caso de indemnizaciones legales, se emplea sólo una cuenta de cargo para reflejar el costo de la indemnización, si es que no se efectúa el asiento de devengo para reflejar los gastos y la indemnización por pagar. ASIENTO POR PAGO DE OTROS DESCUENTOS Y RETENCIONES xx- Cuotas Sindicales por Pagar Glosa: pago de descuentos sindicales al personal de enero, según nómina adjunta xx- Dividendos por Pagar Glosa: pago de descuentos por dividendos del personal de enero, según nómina adjunta xx- Cooperativa de Consumo Glosa: pago de descuentos por consumos en cooperativas del personal, de enero, según nómina adjunta xx- Bienestar del Personal Glosa: pago de cuotas del personal a Bienestar de enero, según nómina adjunta. Figura N Aquí se muestran varios modelos de asientos por pagos de otros descuentos y retenciones al personal. Los cargos son a las cuentas de pasivo en que se registró el descuento en el momento de la liquidación al trabajador, con lo que mes a mes deben quedar saldadas con el pago de los montos contabilizados. 12

13 Si la empresa lleva un Libro Auxiliar de, se efectúa un solo asiento por la centralización de los cheques girados o transferencias efectuadas, en sustitución de un asiento por cada pago, cargando igualmente las cuentas de pasivo con abono al. CONTROL DE LOS PAGOS Los sistemas de remuneraciones y beneficios al personal tienen incorporados una serie de controles para verificar la correcta ejecución de operaciones y cumplimiento de acuerdos en contratos individuales de trabajo, convenios colectivos o regulaciones contractuales y muy especialmente de los pagos, pues se trata de las remuneraciones de cada trabajador, tema sensible en toda organización. Entre estos controles destacan los siguientes: Controles administrativos Controles automáticos de sistemas Controles contables Auditorías CONTROLES ADMINISTRATIVOS Se refieren a las autorizaciones otorgadas a jefaturas del área de personal para que visen ingresos y egresos de personas a las nóminas del sistema, aprueben procesos de cálculos de remuneraciones, incorporen novedades de personal del mes, actualicen las tablas del sistema, emitan y firmen informes. CONTROLES AUTOMÁTICOS DE SISTEMAS Son controles incorporados a los distintos procesos de sistemas manuales o automáticos para obtener verificaciones y chequeos de cálculos en dichos procesos. Van desde algoritmos de sumas, restas, multiplicaciones, divisiones, fracciones, porcentajes hasta entrega de muestras de haberes, descuentos y líquidos de todos o un grupo de trabajadores de manera aleatoria para el periodo presente, comparado con uno más periodos anteriores. CONTROLES CONTABLES Tratan sobre los registros contables, asientos realizados, análisis de cuentas del mayor y demostraciones de saldos. Una de las reglas de oro en materias de control contables es el análisis de las cuentas del Libro Mayor relacionadas con remuneraciones. Entre las de activos están los anticipos y préstamos al personal; las del pasivo, como cuentas de remuneraciones por pagar y demás cuentas por pagar de retenciones y descuentos, las que deben quedar en cero al término de cada cierre de proceso; y las de costos y gastos para verificar la adecuada distribución de los costos de remuneraciones y personal. 13

14 AUDITORÍAS Corresponden a exámenes más bien externos al área de personal, efectuados por auditores externos o internos. Se parte por efectuar evaluaciones del sistema de control interno aplicado al área de remuneraciones, se sigue con pruebas de cumplimiento de los procedimientos establecidos y con pruebas sustantivas para verificar autorizaciones, contratos, cálculos y por cierto, los pagos. Las auditorías de personal deben ser un apoyo a la administración y mejora en la gestión de recursos humanos, mediante la entrega de informes con sugerencias y proposiciones que eviten deficiencias o condiciones sub-estándar en esta importante área de la empresa. 14