CAMPAÑA DE DIFUSIÓN, SENSIBILIZACIÓN Y

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1 2011 CAMPAÑA DE DIFUSIÓN, SENSIBILIZACIÓN Y EMPODERAMIENTO DE LOS ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LOS FUNCIONARIOS DEL ÁREA METROPOLITANA DEL VALLE DE ABURRÁ. PRESENTACIÓN El Control Interno se define como el conjunto de principios, fundamentos, reglas, acciones, mecanismos, instrumentos y procedimientos que ordenados, relacionados entre sí y unidos a las personas que conforman una organización pública, se constituye en un medio para lograr el cumplimiento de su función administrativa, sus objetivos y la finalidad que persigue, generándole capacidad de respuesta ante los diferentes públicos o grupos de interés que debe atender. El Control Interno por lo tanto no es un evento aislado, es más bien una serie de acciones que ocurren de manera constante a través del funcionamiento y operación de una entidad pública, debiendo reconocerse como un componente integral de cada sistema o parte inherente a la estructura administrativa y operacional existente en la organización pública, asistiendo a la dirección de manera constante, en cuanto al manejo de la entidad y alcance de sus metas se refiere. La Administración Pública tiene bajo su responsabilidad el cuidado, manejo y utilización de los bienes públicos, en procura del beneficio y del bien común de 1

2 todas las personas que habitan el territorio nacional, dentro del marco de la Constitución y las leyes. En este sentido, las entidades públicas están orientadas a prestar un servicio público y su legitimidad se sustenta, en la eficiencia y calidad con que prestan estos servicios y satisfacen las demandas de la comunidad, dentro de un marco de valores compartidos que promuevan los Derechos Humanos, el bien común y la dignidad de las personas. La entidad pública por lo tanto necesita una gestión eficaz y responsable que le permita sostenerse en las mejores condiciones posibles, y lograr un equilibrio óptimo entre su administración y sus fines. De allí que la Constitución Política en su Artículo 209º, incorporara el Control Interno como un soporte administrativo esencial orientándolo a garantizar el logro de los objetivos de cada institución pública y del Estado en su conjunto, fundamentado en el cumplimiento de los principios que rigen la Administración pública en especial los de eficiencia, eficacia, moralidad y transparencia; en la coordinación de las actuaciones entre las diferentes entidades que lo conforman, preparándolo adicionalmente para responder a los controles de orden externo que le son inherentes, y en especial al Control Ciudadano. Lo anterior hace que el Control Interno en las entidades del Estado debe soportarse en la Constitución Política y dentro de ésta, en aquellos aspectos que le dan origen a sus formas de organización, a la manera como debe administrarse y controlarse, a los principios de administración pública que le son inherentes, orientándolo como el medio que es para lograr el cumplimiento de la finalidad social del Estado. En la Constitución de 1991 se implanta la creación de la oficina de control interno que entre otras funciones tiene la prioridad de crear una cultura de autocontrol para que las personas cumplan por convicción sus funciones de manera pertinente. Ante la presencia de tantas normas y reglamentos que se presentan en las entidades públicas se encuentra como una de las problemáticas el incumplimiento de las mismas, teniendo como causantes principales el desconocimiento de ellas y la gestión no debida de algunos servidores públicos; teniendo como consecuencia la implementación de sanciones disciplinarias que generan alteraciones a nivel interno en la Entidad. Es por esto que nace la propuesta por parte de la oficina de control interno de generar y desarrollar una estrategia publicitaria que informe, eduque y cree conciencia al público objetivo sobre la necesidad de crear una mentalidad y un compromiso con las leyes y los procedimientos que se aplican a la institución. Esto con el fin de generar actitudes de: Prevención de errores, localización de hechos voluntarios e involuntarios mediante revisiones periódicas a los mecanismos de control, previniendo 2

3 casi de inmediato irregularidades que puedan tener como causa, pérdidas considerables a la institución. Buena utilización de los recursos económicos, naturales y humanos de la Entidad, controlando los gastos y reduciendo los desperdicios. El manejo eficiente y eficaz de las actividades que se desarrollen. La confiabilidad y exactitud en los sistemas de información que se desarrollen. Además la constitución señala en el artículo 209 que La función de la administración debe estar al servicio de los intereses generales bajo unos principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía y publicidad, utilizando la descentralización, la delegación y la desconcentración de las funciones. JUSTIFICACIÓN El modelo administrativo para las actividades públicas en las Entidades del Estado utilizado a principios de siglo, ha venido presentando transformaciones sustanciales, particularmente en su funcionabilidad. Su evolución profunda sobre todo en la relación con el usuario, que es la comunicad en general, ha pasado a recomponerse con el cuidado y la responsabilidad necesaria bajo la figura privada del cliente. Así mismo, la orientación de los nuevos modelos de gestión pública influenciados profundamente por al constitución de 1991 y por los nuevos desarrollos en el seno de la función pública del Estado Colombiano, propenden por la autonomía de la gerencia pública y el sentido de los esfuerzos profesionales inspirados en el desarrollo de competencias, el cambio hacia una cultura organizacional proactiva y la constante prácticas en el comportamiento de las labores diarias bajo los principios éticos y sociológicos, todo esto se establece como los nuevos puntos de referencia para el manejo de lo público en el país. Es por esto que planteamos un interrogante: Y cómo desde la oficina de Control Interno se puede aportar a la constante transformación administrativa del Área Metropolitana del Valle de Aburrá? Son algunas las opciones de respuesta, pero queremos plantear inicialmente a través de esta campaña una respuesta que aporte bases integrales de comportamiento que impacten con la esencia del control interno a través de sus principios y fundamentos en la base estructurante de las aptitudes del funcionario público. En este orden de ideas nuestra respuesta a este interrogante se basa en que el aporte inicial como respuesta a este interrogante es a través de la incorporación de herramientas y elementos que movilicen a los empleados públicos a asumir la cultura del autocontrol, autorregulación y autoevaluación, como fundamentos inspirados en el control interno para la integralidad efectiva en el campo laboral, pretende esta campaña también la alta fijación y fortalecimiento de los principios del control interno y el acompañamiento al crecimiento de la filosofía de la calidad, como el ingrediente día a día de cada una de las actividades encaminadas al logro de los propósitos básicos de cada institución. 3

4 Como primer propósito Informaríamos y educaríamos al personal de servidores públicos de la Entidad, quienes son nuestro público objetivo, acerca de los principios y fundamentos del control interno en las entidades del estado, seduciendo, persuadiendo y motivando a través de mensajes de impacto que se involucren en la en la forma de ser y pensar, en la cotidianidad, con el objetivo de convertir estos principios y fundamentos en una necesidad, en una actitud, en un que hacer de todas sus actividades y así mediante la consecución de estos mensajes estaríamos contribuyendo al fortalecimiento de los funcionarios públicos, ventajas que se reflejaran en su comportamiento diario, pues será más consciente de sus responsabilidades públicas que son eje fundamental de su crecimiento humano y de la Entidad. Que queremos entonces impulsar cada vez más con esto, una mentalidad de trabajo Equitativa al observar el ejemplo desde la dirección hasta cualquier nivel, actuando sin discriminaciones de ninguna índole, Honestidad, en el desarrollo de los procesos administrativos, Eficacia, buscando que los procedimientos lleguen a feliz término mediante el cumplimiento de los objetivos preestablecidos, Economía trabajando para que la gestión administrativa se lleve en el tiempo y con el menor costo posible, Celeridad procurando que los procedimientos administrativos sean ágiles y breves evitando así la tramitología necesaria, Imparcialidad aplicando procedimientos y normas de manera objetiva y equitativa, Publicidad haciendo de conocimiento público la totalidad de las actuaciones, a fin de que sean juzgadas y sin temores como prueba de la transparencia de la gestión. OBJETIVO: Socializar, sensibilizar, empoderar y facultar a todos los servidores públicos en todos los niveles de la institución al desarrollo efectivo de los elementos que hacen parte del Sistema de Control Interno y el Sistema de Gestión de la Calidad. OBJETIVOS ESPECÍFICOS: 1. Desarrollar plan de comunicación que permita entregar un mensaje sencillo y efectivo a los servidores públicos sobre el Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Gestión de la Calidad. 2. Sensibilizar sobre la importancia de ser parte activa del Desarrollo del Modelo Estándar de Control Interno y del Sistema de Gestión de Calidad. 3. Crear conciencia que el MECI y el Sistema de Gestión de Calidad sólo se mantendrá con el compromiso de todos. 4

5 4. Facilitar el conocimiento de las novedades del MECI y del Sistema de Gestión de la Calidad como la documentación y la puesta en vigencia de la misma, informes de auditorías, revisión por la dirección, entre otros. La campaña va orientada entre otras en los siguientes temas: Ética pública Desarrollo del Talento Humano Manual de funciones, plan de capacitaciónevaluación de desempeño Gestión de riesgos Estilo de dirección Direccionamiento estratégico Indicadores de gestión Procedimientos Políticas de operación Controles Comunicación organizacional Comunicación pública Sistemas de información Autoevaluación Evaluación Independiente Auditorias Planes de Mejoramiento Realización del Producto Planificación del producto CAMPAÑA EXPECTATIVA: Se dará inicio a la campaña utilizando diferentes elementos del logo creado para la difusión de los temas de Autocontrol y MECI. La campaña de expectativa comprende la instalación inicial del símbolo de la mano en las puertas vidrieras de acceso a cada piso de la Entidad, con esto se pretende generar una pausa en la circulación del personal hacia los puestos de trabajo, esto sin ofrecer ningún mensaje adicional. 5

6 Al tercer día de instalado el símbolo se agregará una frase que acompañará al símbolo y que dará una pauta inicial sobre lo que se quiere comunicar, dejando en la imaginación de cada transeúnte el significado preciso de dicha frase. Al segundo día de instalado el mensaje se da a conocer el logo en su totalidad y se inicia la campaña con los contenidos suministrados por la Oficina de Control Interno en diferentes medios de comunicación como NotiÁrea, Fondo de Pantalla, Carteleras Internas, Pantallas en Ascensores con imágenes y sonido. 6

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8 La campaña se reforzará con noticias y piezas donde los funcionarios darán sus testimonios en torno a los temas divulgados, adicionalmente se apoyará dicha campaña con mensajes emitidos por el sistema interno de audio Altavoz. Finalmente deberá realizarse la medición de impacto de dicha divulgación y la efectividad en los medios utilizados. 8