Ficha 1: Introducción a la hoja de cálculo.

Transcripción

1 Índice Ficha 1: Introducción a la hoja de cálculo....3 Ficha 2: La ventana de la hoja de cálculo....6 Ficha 3: Nomenclatura y primeros pasos....8 Ficha 4: Formato de celdas Ficha 5: Introducir, borrar y formatear datos Ficha 6: Fórmulas, operadores y referencias Ficha 7: Referencias relativas y absolutas Ficha 8: Funciones Ficha 9: Tratamiento de datos Ficha 10: Gráficos....26

2 INFORMÁTICA Hoja de cálculo Nombre: Ficha 1: Introducción a la hoja de cálculo. 1. Crea en la carpeta Mis Documentos una carpeta llamada Hoja de cálculo, y dentro de ésta otra llamada Ficha Arranca el programa Microsoft Excel. Qué pasos has seguido? 3. Cierra el programa Microsoft Excel. Cómo lo has hecho? 4. Arranca de una manera diferente el programa Excel. Cómo lo has hecho? 5. Selecciona la opción Abrir del menú Archivo. Despliega la lista de tipo de archivo y anota todos los formatos de archivos que se pueden abrir con Microsoft Excel. 6. Seleccionar la opción Guardar como del menú Archivo. Despliega la lista de tipo de archivo y anota todos los formatos con los que se puede guardar una hoja de cálculo de Microsoft Excel. 7. Abre una hoja de cálculo en blanco; escribe en la primera fila los meses del año, uno en cada celda, y guarda el archivo creado con el nombre meses.xls en la carpeta Ficha Cierra la hoja de cálculo sin cerrar el programa Microsoft Excel. Cómo lo has hecho? 9. Abre una hoja de cálculo en blanco; escribe en la primera columna los días de la semana, uno en cada celda, y guarda el archivo creado con el nombre dias.xls en la carpeta Ficha 1. Cierra la hoja de cálculo. 10.Abre una hoja de cálculo en blanco; escribe en la celda B3 tu año de nacimiento, en la B4 el año actual y en la B6 escribe =B4-B3. Si lo has hecho bien, aparecerá la edad que tendrás al finalizar este año. Guarda el archivo creado con el nombre nacimiento.xls en la carpeta Ficha En el archivo creado en el ejercicio anterior, cambia el valor de la casilla B4 por Qué valor aparece en la casilla B6? Por qué?

3 Las hojas de cálculo son programas informáticos que permiten componer tablas de datos de cualquier complejidad; y que resultan especialmente útiles para el cálculo, análisis y representación gráfica de datos numéricos o lógicos, ya que permite relacionar unas celdas con otras y realizar operaciones entre ellas. Una hoja de cálculo es una tabla, compuesta por filas y columnas, en cuyas celdas se introduce un dato, que puede ser un número, un rótulo o una fórmula que define la dependencia de una celda respecto a otras. Aspecto del área de trabajo de la hoja de cálculo Microsoft Excel. La principal característica de una hoja de cálculo es el recálculo automático de los datos. Para entender qué significa ésto, vamos a ver un ejemplo: si introducimos los números 8 y 12 en dos celdas contiguas y le pedimos a la hoja de cálculo que nos calcule su suma, el resultado será 20. Si, más adelante, modificamos el primer número e introducimos un 5, no es necesario pedir a la hoja de cálculo que vuelva a sumarlos, sino que automáticamente nos cambiará el valor de la celda por un 17. Las hojas de cálculo tienen mucha aplicación en el campo financiero y empresarial, pero también pueden ser de gran utilidad en los ámbitos doméstico y educativo. Para abrir la hoja de cálculo, pueden utilizarse tres métodos: En Windows, mediante el menú de Inicio, buscando la hoja de cálculo dentro de la opción Todos los programas. Haciendo doble clic con el botón izquierdo del ratón sobre el Acceso Directo a la hoja de cálculo en el escritorio (si éste está creado). Haciendo doble clic con el botón izquierdo del ratón sobre un documento de tipo hoja de cálculo. En cualquiera de los dos primeros casos, se abrirá la hoja de cálculo con un documento en blanco para que el usuario comience a introducir datos. Si elegimos la tercera opción se abrirá directamente el archivo seleccionado. Abrir la hoja de cálculo desde el menú de Inicio.

4 INFORMÁTICA Hoja de cálculo Nombre: Ficha 2: La ventana de la hoja de cálculo. 1. Abre el programa Microsoft Excel y anota los diferentes menús que puedes observar en la barra de menús. 2. Muestra la barra de herramientas Bordes y dibújala. 3. Qué ocurre cuando haces clic con el botón derecho del ratón sobre la barra de herramientas? 4. Abre la hoja de cálculo nacimiento.xls que está dentro de la carpeta Ficha 1. Haz que la celda activa sea B6. Qué puedes ver en la barra de fórmulas? 5. Selecciona la celda B6 y escribe a continuación Fecha de nacimiento. Qué texto aparece en la barra de estado mientras estás escribiendo? 6. Haz clic con el botón derecho del ratón sobre una de las fichas que aparecen en la barra de navegación. Qué opciones aparecen en el menú contextual? 7. Abre un nuevo archivo de hoja de cálculo y escribe en las celdas A1 y A2 dos números cualesquiera. Selecciona ambas celdas pinchando una y arrastrando hacia la otra y observa la barra de estado. Qué aparece? 8. Sin cambiar la selección del ejercicio anterior, pincha con el botón derecho del ratón sobre los recuadros finales de la barra de estado. Qué opciones aparecen? 9. Qué otra información aparece en la barra de estado?

5 Al abrir una hoja de cálculo, nos aparece en la pantalla una ventana en la que podemos distinguir las siguientes partes: Barra de título: en la que aparece el nombre del programa y del documento con el que estamos trabajando, además de los botones de minimizar, restaurar, maximizar y cerrar. Barra de menús: en la que aparecen agrupadas en diferentes opciones todas las herramientas del programa. Barras de herramientas: en las que aparecen iconos de diferentes tareas que podemos realizar con el programa agrupadas en diferentes barras (estándar, formato, dibujo...). Los iconos de cada barra se pueden personalizar mediante la opción Barras de Herramientas del menú Ver. Barra de herramientas estándar. Barra de fórmulas: en la que se presenta el contenido de la celda seleccionada en cada momento. Barra de formulas. Área de trabajo: que constituye la parte más amplia de la ventana, y en la que se muestra el conjunto de celdas del documento, así como el encabezado de las diferentes filas (números) y columnas (letras). Si pulsamos con el ratón sobre una celda observaremos que queda señalada con los bordes más gruesos a la espera de que introduzcamos información, la denominaremos Celda activa. Área de trabajo. Barras de desplazamiento: que permiten al usuario el movimiento por las diferentes partes del documento de trabajo, ya sea horizontal o verticalmente. Barra de navegación: que permite navegar de unas hojas a otras del documento de trabajo. Barra de navegación. Barra de estado: en la que se puede ver información adicional sobre la configuración del programa. Barra de estado.

6 INFORMÁTICA Hoja de cálculo Nombre: Ficha 3: Nomenclatura y primeros pasos. 1. Crea dentro de la carpeta Hoja de cálculo una carpeta llamada Ficha Abre un nuevo documento de Microsoft Excel. Cómo se llama el documento originalmente? 3. Observa la barra de navegación. Cuántas hojas tiene? Cómo se llaman? 4. Elimina la hoja llamada Hoja2. 5. Cambia el nombre de la hoja llamada Hoja3 por datos. 6. Cambia el color de la etiqueta llamada Hoja1 por uno azul. 7. Inserta una hoja nueva al final, y llámala resumen. 8. En la hoja Hoja1, selecciona la celda D3. Cómo sabes que se ha seleccionado? 9. Escribe en esta celda la fecha de hoy. Cómo aparece? 10.Mueve la hoja Hoja1 al final de las hojas y cámbiale el nombre por hoy. 11.Copia la hoja hoy en una nueva hoja que se sitúe en último lugar. 12.Haz clic con el ratón en el encabezado de la columna C. Qué ocurre? 13.Pincha en la celda B4 y arrastra hasta la celda D7. Qué aparece en la barra de fórmulas mientras lo haces? 14. Qué rango de celdas has seleccionado en el ejercicio anterior? Cómo lo reconoces en la pantalla? 15.Guarda el libro actual con el nombre hojas en la carpeta Ficha 3.

7 Libro: se llama así al conjunto del documento. Hoja: cada libro puede estar compuesto por una o varias hojas, y los datos que hay en ellas pueden estar relacionados o no. Se cambia de una hoja a otra mediante los botones y fichas de la barra de navegación. En el menú contextual de esta barra se encuentran las opciones para insertar, eliminar, cambiar el nombre, mover y copiar hojas. Celda: es cada una de las casillas en las que está dividida la hoja de trabajo. Cada celda es la intersección de una columna y una fila, por lo que para hacer referencia a una celda diremos, en este orden, a qué columna y a qué fila pertenece. Por ejemplo, la celda C6 será la que esté en la intersección de la columna C y la fila 6. Para seleccionar una celda podemos pinchar sobre ella con el ratón o desplazarnos utilizando las flechas de dirección del teclado. La celda seleccionada en cada momento se llama celda activa y aparece resaltada del resto con un borde más grueso. Para seleccionar una fila o una columna entera, tendremos que hacer clic en el encabezado de la misma. Rango: es un conjunto de celdas. Se expresa indicando las celdas superior-izquierda e inferior-derecha separadas por dos puntos. Por ejemplo, el rango B3:E14 incluye las celdas que van desde la B3 hasta la E14. Para seleccionar un rango puedes utilizar el ratón (pinchando en la primera celda y arrastrando hasta la última) o el teclado (moviéndote desde la primera celda hasta la última con la tecla de Mayúsculas pulsada). Si seleccionamos un rango, las celdas que lo forman aparecen resaltadas con un borde más grueso y con un color de fondo diferente (excepto la primera, que tiene el mismo color de fondo que el resto). El rango B4:C7 seleccionado. Para abrir un libro de trabajo creado anteriormente, hay que seleccionar el menú "Archivo" >> "Abrir" o pulsar el botón de "Abrir" de la barra de herramientas Estándar. En el cuadro de diálogo que se abre se localiza y se selecciona el archivo, y por último se pincha en el botón "Abrir". Para crear un documento nuevo habrá que seleccionar el menú "Archivo" >> "Nuevo" o pulsar el botón "Nuevo" de la barra de herramientas Estándar. Para guardar el libro de trabajo se debe pulsar el menú "Archivo" >> "Guardar" o bien pulsar sobre el botón "Guardar" de la barra de herramientas Estándar. De este modo se guarda el libro en la misma ubicación y con el mismo nombre que se había abierto. Si lo que se desea es guardar con otro nombre o en una ubicación distinta a la original, se tendrá que seleccionar la opción "Archivo" >> "Guardar como..." y elegir tanto la ubicación como el nombre y el tipo de archivo. Para cerrar el libro de trabajo, se debe seleccionar la opción "Archivo" >> "Cerrar". Si no se han guardado los cambios, el programa preguntará si se desea salir sin guardar, para evitar pérdidas accidentales del trabajo. Para cerrar el programa de hoja de cálculo hay que seleccionar la opción "Archivo" >> "Salir" o bien pinchar sobre el botón del aspa en la barra de título de la ventana. Si se realiza esta operación con un libro abierto, el programa lo cerrará primero.

8 INFORMÁTICA Hoja de cálculo Nombre: Ficha 4: Formato de celdas. 1. Crea dentro de la carpeta Hoja de cálculo una carpeta llamada Ficha Abre un nuevo documento de Microsoft Excel y guárdalo con el nombre horario.xls en la carpeta Ficha Introduce en la primera fila, empezando en la columna B, los días de la semana. 4. Introduce en la primera columna, empezando en la fila 2, las horas en las que se dividen tu jornada de clases. 5. Completa cada celda con la asignatura que corresponda según tu horario. 6. Modifica el ancho de las columnas y el alto de las filas para darle al conjunto una proporción adecuada, en la que todos los textos se lean correctamente. Puedes comprobar en la opción Vista preliminar del menú Archivo el aspecto que tendrá tu horario al imprimirse. En la vista preliminar, elige el tamaño de papel A4 en posición horizontal. 7. Elige para las celdas de encabezado una fuente diferente que para el resto. 8. Cambia el color de fondo de las celdas que pertenezcan a las mismas asignaturas. 9. Añade a toda la cuadrícula un borde. 10.Crea además un borde que separe cada día del posterior, y que sea diferente del que usaste en el ejercicio anterior. 11.Centra el texto en cada celda, tanto horizontal como verticalmente. 12.Combina en una sola celda todas las celdas correspondientes al recreo, y modifica en ellas el tamaño de fuente para que se ajuste al espacio disponible. 13.Comprueba nuevamente con la vista preliminar el aspecto del ejercicio. Añade un encabezado con el nombre de tu colegio y grupo, y un pie con el curso actual. Cuando lo tengas a tu gusto, guarda el libro de trabajo. Un ejemplo del libro de trabajo horario.xls.

9 Para modificar la presentación de un libro de trabajo, se pueden modificar algunos elementos de las celdas. Los más importantes son: Ancho de columna: la manera más sencilla de modificarlo es arrastrar con el ratón el límite derecho del encabezado de columna correspondiente. También podemos seleccionarlo con el menú "Formato", eligiendo la opción "Columna", y luego "Ancho". Alto de fila: el funcionamiento del alto de fila es similar al del ancho de columna. En este caso el ajuste se realiza arrastrando o haciendo doble clic con el ratón en el borde inferior del encabezado de la fila correspondiente. En este caso deberemos seleccionar el menú Formato >> Fila >> Alto. Fuente: el tipo, el tamaño, el estilo y el color de la letra utilizada en una celda se puede modificar mediante los botones y listas desplegables correspondientes de la barra de herramientas Formato. Se puede hacer esto mismo accediendo al cuadro de diálogo Formato de celdas, ya sea mediante el menú Formato >> Celdas o haciendo clic con el botón derecho sobre la celda correspondiente y seleccionando Formato de celdas. El cuadro de diálogo Formato de celdas y la barra de herramientas Formato. Color de fondo: desde la ficha Tramas del cuadro de diálogo Formato de celdas, se puede seleccionar un color de fondo y una trama para aplicar a las celdas. También hay un botón disponible en la barra de herramientas Formato para cambiar el color de fondo. Borde: otra de las posibilidades es cambiar el borde de las celdas, pudiendo elegir diferentes tipos de línea, colores y grosores, así como en qué bordes se aplicará cada uno. Estas opciones están disponibles en la ficha Bordes del cuadro de diálogo Formato de celdas, y también directamente en la barra de herramientas Formato. Además, hay una barra de herramientas de bordes que permite dibujarlos de una manera más intuitiva. Para mostrarla, debes seleccionar el menú Ver >> Barras de herramientas >> Bordes. Alineación: por defecto, los datos de texto quedan alineados a la izquierda y los numéricos a la derecha. Pero estas opciones se pueden modificar mediante la ficha Alineación del cuadro de diálogo Formato de celdas y mediante los botones correspondientes de la barra de herramientas Formato. En este cuadro de diálogo también puedes realizar operaciones como Combinar celdas que fusiona varias celdas en una sola; o cambiar la dirección del texto.

10 INFORMÁTICA Hoja de cálculo Nombre: Ficha 5: Introducir, borrar y formatear datos. 1. Crea dentro de la carpeta Hoja de cálculo una carpeta llamada Ficha Abre un nuevo documento de Microsoft Excel y guárdalo con el nombre factura.xls en la carpeta Ficha Reproduce la estructura de la siguiente figura: Un ejemplo del archivo factura.xls. 4. Da al rango B14:B28 el formato de tipo Número sin decimales. 5. Da a la celda F8 el formato Personalizado y escribe en Tipo: Escribe en la celda el valor 1. Cómo aparece? 6. Da a los rangos D14:D28 y F14:F29 y a la celda F31 el formato de tipo Moneda con 2 decimales y el símbolo del euro. Escribe en la celda D14 el valor 12,3. Cómo aparece? 7. Da al rango E14: 28 y a la celda F30 el formato de tipo Porcentaje sin decimales. Escribe en la celda E14 el valor 15,1. Cómo aparece? 8. Da a la celda F10 el formato de tipo Fecha eligiendo el tipo dd/mm/aa. Escribe en la celda el valor 10/11. Cómo aparece? 9. Escribe en la celda F10 el valor 10. Cómo aparece? 10.Introduce en la celda F4 un código postal. Cómo se alinea? Por qué? 11.Da a la celda F4 el formato necesario para que el código postal se alinee como si fuera un texto. 12.Borra los datos que has introducido y guarda los cambios realizados.

11 En una celda se puede introducir texto, un número o una fórmula. Para introducir un dato de texto o numérico en la celda activa se debe teclear éste y pulsar al terminar la tecla "Intro". La manera más sencilla de borrar un dato de una celda activa, es pulsar la tecla de "Retroceso". Se puede borrar al mismo tiempo el contenido de varias celdas si las seleccionamos a todas antes de pulsar esta tecla. Una vez introducido un dato numérico, mediante la ficha Número del cuadro de diálogo Formato de celdas podemos darle el formato deseado. Los más importantes son los siguientes: La ficha Número del cuadro de diálogo Formato de celdas. Número: en este caso podremos elegir el número de decimales a mostrar, si se desea mostrar un separador de miles, y la manera de representar los números negativos. Moneda: se puede elegir el número de decimales, el símbolo de la moneda correspondiente y la manera de mostrar los números negativos. Fecha: en esta opción se puede elegir la manera de representar fechas y horas. Hora: nos permite seleccionar el formato de las horas. Porcentaje: en la que se puede elegir el número de decimales. En este caso el signo % aparece después del dato introducido. Texto: se utiliza para utilizar un dato numérico como si de un texto cualquiera se tratara.

12 INFORMÁTICA Hoja de cálculo Nombre: Ficha 6: Fórmulas, operadores y referencias. 1. Crea dentro de la carpeta Hoja de cálculo una carpeta llamada Ficha Abre el documento factura.xls que está en la carpeta Ficha Escribe en la celda F8 un número cualquiera, y en la celda F10 la fecha de hoy. 4. Escribe dentro del cuadro que se encuentra en el rango B14:F28 los siguientes datos, exactamente como se muestran a continuación: B C D E F 14 3 Papel de lija nº 4 0,40 10 =3*0,40*(100-10)/ Destornillador plano 4 mm. 2,75 25 =1*2,75*(100-25)/ Qué aparece en la celda F14? A qué se debe? 6. Cambia ahora el valor de la celda B14 por 4. Ha cambiado el valor en la celda F14? Es eso correcto? 7. Modifica el valor de la celda F14 por =B14*D14*(1-E14). Qué aparece en la celda? Coincide con el resultado de la pregunta 5? 8. Cambia ahora el valor de la celda B14 por 5. Ha cambiado el valor en la celda F14? Es eso correcto? 9. Escribe en la celda F15 una fórmula similar a la escrita en F14, pero que utilice los valores de esta fila. Qué fórmula has utilizado? 10.Escribe en la celda F30 el valor Introduce en la celda F29 una fórmula para que el resultado sea la suma de las celdas que van de la F14 a la F28. Qué fórmula has utilizado? 12.Introduce en la celda F31 una fórmula para que se añada el I.V.A. indicado en la celda F30 al valor obtenido en la celda F29. Qué fórmula has utilizado? 13.Guarda el archivo con el nombre factura01.xls dentro de la carpeta Ficha 6.

13 Una fórmula es un conjunto de cálculos que se realizan con determinados valores. Por ejemplo, una fórmula para calcular la longitud de una circunferencia consiste en multiplicar 2 por el número pi por el radio. L = 2 x π x r La fórmula para calcular la longitud de una circunferencia. En una fórmula aparecerán: Constantes: son los valores que nunca varían. En el ejemplo de la fórmula de la longitud de la circunferencia, los números 2 y pi son constantes. En la hoja de cálculo, estos valores se especificarán al escribir la fórmula. Variables: son los valores que pueden variar. En el ejemplo anterior, el radio de la circunferencia puede variar. En la hoja de cálculo, estos valores se tomarán de otras celdas, y se llaman referencias. Para incluir una referencia en una fórmula, se escribe la celda en la que se encuentra el valor deseado o bien se pinchará, mientras se escribe la fórmula, en la celda que contiene la referencia. En la hoja de cálculo, cuando el valor de una variable cambia también lo hace automáticamente el resultado final de la fórmula. Las celdas que se utilizan como referencia se pueden encontrar en la misma hoja, en otra hoja del mismo libro (escribiendo el nombre de la hoja seguido del signo! y la celda) o en un libro diferente (escribiendo el nombre del libro entre corchetes, el nombre de la hoja seguido del signo! y la celda). En este último caso, las referencias se llaman externas. Operadores: indican las operaciones a realizar con los datos. En el ejemplo de la longitud de circunferencia, el único operador es la multiplicación. En una hoja de cálculo podemos utilizar sumas (+), restas (-), multiplicaciones (*), divisiones (/), potencias (^) y porcentajes (%). La fórmula para calcular la longitud de una circunferencia en la hoja de cálculo. Para introducir una fórmula en una celda de la hoja de cálculo es necesario anteponer el signo "=" ó "+", y pulsar la tecla "Intro" al final.

14 INFORMÁTICA Hoja de cálculo Nombre: Ficha 7: Referencias relativas y absolutas. 1. Crea dentro de la carpeta Hoja de cálculo una carpeta llamada Ficha Abre el documento factura01.xls que está en la carpeta Ficha Copia el valor de la celda F14 en las celdas F15:F28. Para pegarlo, utiliza la opción Edición >> Pegado especial >> Fórmulas ; y de esta manera no modificarás el formato de las celdas. Qué fórmula aparece en la celda F18? Qué tipo de referencia estás utilizando? 4. Introduce los datos siguientes en la hoja: B C D E Tirafondos de 25x6 0, Barniz 250 ml. 8, Qué ha ocurrido en las celdas F16 y F17? 6. Guarda el documento con el nombre factura02.xls en la carpeta Ficha Reproduce la estructura de la siguiente figura y guárdala con el nombre tabla.xls en la carpeta Ficha 7 : El libro tabla.xls. 8. Escribe una fórmula en la celda G5 que multiplique el valor de G3 por el de E5. 9. Copia la fórmula de la celda G5 en el rango G6:G Escribe un valor cualquiera en la celda G3. Es correcta la tabla obtenida? Por qué? 11.Modifica la fórmula de la celda G5 para que el resultado obtenido al pegarla sea correcto. Qué tipo de referencia has utilizado? 12.Escribe en el rango C5:C14 una fórmula para que el valor de estas celdas coincida con el de G3 y guarda el libro.

15 Se llama referencia a la utilización en un cálculo del valor de una celda. Las referencias se utilizan en las hojas de cálculo para introducir los valores variables de una fórmula. Los programas de hoja de cálculo permiten trabajar con tres tipos de referencias: Relativas: son las que se utilizan por defecto en la hoja de cálculo. En ellas, la referencia se refiere a la celda que se encuentra en una posición con respecto a la celda en la que se introduce la fórmula. Por tanto, si copiamos la fórmula que contiene la referencia en otra celda, la referencia cambiará. Utilizaremos las referencias relativas si queremos realizar un mismo cálculo en diferentes filas con una misma estructura, escribiendo en una de ellas la fórmula y luego copiándola en todas las demás filas. A B C 1 Base Altura Superficie 2 12,5 17,8 =A2*B2 3 24,1 35,7 En la tabla del ejemplo, utilizada para calcular la superficie de rectángulos (multiplicando la base por la altura), la fórmula multiplica entre sí las dos celdas que están a la izquierda, por lo que si la copiamos en la celda C3 multiplicará A3 y B3; si lo copiamos en la celda C4 multiplicará A4 y B4, y así sucesivamente. Absolutas: son aquéllas que no cambian al ser copiadas a una celda diferente; es decir, se refieren siempre a una misma celda. Este tipo de referencias se utilizarán cuando el valor a utilizar sea siempre el mismo. Para introducir una referencia absoluta, se escribe el signo $ antes de la celda y de la columna en la que está el valor a utilizar. A B 1 Metros en una milla: 1609,344 2 Metros Millas =A3/$B$ En este ejemplo, que se utiliza para convertir metros en millas (dividiendo el valor en metros por los metros que hay en una milla), la fórmula divide la celda de la izquierda entre la celda B1. Al copiar esta fórmula en la celda B4, se dividirá la celda A4 (ya que esta referencia es relativa) por la celda B1. Mixtas: son aquéllas en las que cambia solo la fila o la columna, manteniéndose fijo el otro valor. Este tipo se utilizarán cuando el valor a utilizar se repita en varias celdas de una misma fila o columna. Para introducir una referencia mixta, se escribe el signo $ antes del parámetro (fila o columna) que no debe variar al copiarse la fórmula.

16 INFORMÁTICA Hoja de cálculo Nombre: Ficha 8: Funciones. 1. Crea dentro de la carpeta Hoja de cálculo una carpeta que se llame Ficha Modifica el documento factura02.xls que está en la carpeta Ficha 7, para que la fórmula de la celda F29 utilice la función suma con el rango que debe sumar (F14:F28). Obtienes el mismo resultado? Qué ventaja tiene esta forma frente a la anterior? 3. Borra los datos de las celdas B14:E28, F8 y F10; y guarda el libro de trabajo en la carpeta Ficha 8 con el nombre Plantilla factura.xls. 4. Reproduce la estructura de la siguiente figura y guárdala con el nombre notas.xls en la carpeta Ficha 8 : 5. Introduce una columna antes de la G e inserta en sus celdas una función que calcule el máximo de las columnas E y F. Qué función has utilizado? 6. Introduce una columna antes de la I e inserta en sus celdas una función que calcule la media de las columnas G y H. Cuál has utilizado? 7. Introduce una columna antes de la J e inserta en sus celdas una función que escriba el valor 0 si el número de faltas es mayor de 5 y el valor de la columna I en caso contrario. Qué función has utilizado? 8. Utiliza funciones anidadas en la columna K para que el valor de la misma sea el mismo que el de la columna J, pero realizando todos los cálculos en una misma celda. Qué función has utilizado? 9. Formatea adecuadamente las celdas para que las notas se muestren con 2 decimales y guarda el libro de trabajo.

17 Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Para escribir una función tenemos que comenzar por el signo = seguido del nombre de la función y los argumentos entre paréntesis y separados por ; ; o acceder al menú Insertar >> Función y seguir los pasos del asistente. Algunas de las fórmulas más útiles de las bases de datos están detalladas a continuación. En ellas, los valores introducidos entre corchetes son opcionales, y cada número puede ser un valor constante o una referencia absoluta o relativa a una celda o rango de celdas. SUMA(número1;[número2; ]): calcula la suma de los números introducidos. MAX(número1;[número2; ]): calcula el máximo de varios números. MIN(número1;[número2; ]): calcula el mínimo de varios números. PROMEDIO(número1; [número2; ]): devuelve la media aritmética de los valores especificados. SI(prueba_lógica; [valor_si_verdadero]; [valor_si_falso]): si se cumple lo especificado en prueba_lógica devuelve valor_si_verdadero ; y si no devuelve valor_si_falso. CONCATENAR(texto1; [texto2; ]): devuelve la unión de varios textos. DERECHA(texto;número_de_caracteres): devuelve las últimas número_de_caracteres letras de texto. IZQUIERDA(texto;número_de_caracteres): devuelve las primeras número_de_caracteres letras de texto. IGUAL(texto1;texto2): comprueba si dos cadenas de texto son exactamente iguales, ignorando las mayúsculas, y devuelve VERDADERO o FALSO. EXACTO(texto1;texto2): comprueba si dos cadenas de texto son exactamente iguales, y devuelve VERDADERO o FALSO. ESPACIOS(texto): quita todos los espacios de texto, excepto los espacios entre palabras. signo. ABS(numero): devuelve el valor absoluto de un número, es decir, el número sin ENTERO(número): redondea un número al entero inferior más próximo. TRUNCAR(número;num_decimales): trunca número a num_decimales decimales. RESIDUO(número; divisor): devuelve el resto de dividir número entre divisor. Y(valor_lógico1;[valor_lógico2; ]): devuelve VERDADERO si todos los valores introducidos son verdaderos, y FALSO en caso contrario. O(valor_lógico1;[valor_lógico2; ]): devuelve VERDADERO si alguno de los valores introducidos son verdaderos, y FALSO en caso contrario.

18 INFORMÁTICA Hoja de cálculo Nombre: 1. Crea en la carpeta Hoja de cálculo una carpeta llamada Ficha 9. Ficha 9: Tratamiento de datos. 2. Abre el documento notas.xls de la carpeta Ficha 8. Modifica el documento notas.xls y complétalo con los datos de 15 alumnos ficticios; copia y pega las fórmulas de la primera fila de datos en todas las demás; y guárda el archivo en la carpeta Ficha 9 con el nombre notas con datos.xls. 3. Selecciona todas las celdas de la tabla, incluida la de encabezado, y elige el menú Datos >> Ordenar. Elige la columna B por orden descendente y acepta. Es correcta la ordenación realizada? Por qué? 4. Ordena ahora los datos por orden ascendente de la nota del trimestre. Guarda el archivo con el nombre notas por nota.xls en la carpeta Ficha Ordena los datos por orden descendente de la Práctica 1. Guarda el archivo con el nombre notas por práctica.xls en la carpeta Ficha Ordena los datos por orden alfabético de Apellidos. Cómo lo has hecho? 7. Utiliza el autofiltro para mostrar únicamente los alumnos que sacaron 4 ó más puntos en el examen 1. Cómo lo has hecho? 8. Modifica el autofiltro para mostrar los alumnos que sacaron menos de 5 puntos en el examen 1, pero 5 ó más en el examen recuperación 1. Guarda el archivo con el nombre notas recuperados.xls en la carpeta Ficha Elimina los autofiltros aplicados anteriormente. 10.Utiliza la opción de validación para conseguir que en la columna de Faltas de asistencia sólo se puedan introducir números enteros positivos. Qué pasos has seguido? 11.Utiliza la opción de validación para conseguir que en las columnas de notas solo se puedan introducir números decimales que estén entre 0 y 10 puntos. Cómo lo has hecho? 12.Guarda el archivo con el nombre notas con validación.xls.

19 La hoja de cálculo nos permite realizar determinadas operaciones de tratamiento de los datos introducidos. Las más importantes son: a) Ordenación: seleccionando un rango de celdas y mediante la opción Datos >> Ordenar se pueden especificar hasta 3 columnas que servirán como criterios de ordenación del rango. Para cada columna se puede elegir orden ascendente (de menos a más) o descendente (de más a menos). Además se debe indicar si en el rango seleccionado está incluido el encabezado de la columna, para que este dato no sea incluido en la ordenación. Pinchando en opciones también puedes que la ordenación se realice según listas predefinidas (días de la semana, meses del conseguir año ). b) Filtrado: mediante las opciones de filtrado se puede seleccionar qué datos se mostrarán, y el resto permanecerán ocultos. Es una opción muy interesante cuando en la tabla se incluyen muchos datos y resulta complicado buscar los que cumplan determinado criterio. Se pueden utilizar filtros fácilmente mediante la opción Datos >> Filtro >> Autofiltro, seleccionando previamente los encabezados de las columnas en las que se desea aplicar. Después de aceptar, se selecciona el símbolo despleglable de la columna por la que se quiere filtrar y se elige entre las opciones disponibles. c) Validación: mediante esta opción del menú Datos se pueden elegir el tipo de datos que aplicaremos a determinadas celdas (textos, números enteros o números decimales, fechas, horas ), y el mensaje de error que el usuario de la hoja recibirá cuando introduzca un dato no deseado.

20 INFORMÁTICA Hoja de cálculo Nombre: 1. Crea en la carpeta Hoja de cálculo una carpeta llamada Ficha 10. Ficha 10: Gráficos. 2. Abre el documento notas con datos.xls de la carpeta Ficha 9 y guárdalo con el nombre notas con gráficos.xls en la carpeta Ficha Inserta en la misma hoja un gráfico de columnas con las notas del trimestre de todos los alumnos, en el que aparezca el nombre del alumno como rótulo de cada barra. Anota detalladamente los pasos que has seguido. 4. Inserta en una hoja nueva un gráfico de barras en el que se muestre la nota del examen y la de la recuperación de cada alumno. Describe cómo lo has hecho. 5. Introduce en la primera fila posterior a la tabla el texto Media, y utiliza la función correspondiente para calcular la media de cada una de las columnas de datos. Qué fórmula has utilizado en la columna D? 6. Introduce en las dos filas siguentes los textos Número de aprobados Número de suspensos, y utiliza la función CONTAR.SI(rango;criterio), que cuenta el número de celdas del rango que cumplen el criterio, para calcular el total de alumnos de cada tipo en cada columna, excepto en la de faltas de asistencia. Qué fórmula has utilizado en la columna F? 7. Inserta en la misma hoja un gráfico de sectores en 3D para mostrar el número de alumnos que aprueban y el que suspenden el trimestre. Explica cómo lo has hecho. 8. Elimina del documento de trabajo las hojas que estén en blanco y guárdalo.

21 Una de las utilidades más interesantes de la hoja de cálculo es que nos permite trabajar con una gran cantidad de datos numéricos. Sin embargo, en algunas ocasiones el análisis de todos estos datos es complicado, por lo que se recurre a la utilización de la representación gráfica. Mediante un gráfico se puede analizar rápidamente la información reflejada en la hoja (los valores máximos o mínimos, las comparaciones ). Para insertar un gráfico se procede del siguiente modo: a) Se elige el menú Insertar >> Gráfico o bien se pincha directamente en el botón correspondiente de la barra de herramientas. b) Se elige el tipo y el subtipo de gráfico que pretendemos utilizar. Los más importantes son: Lineales: se utilizan fundamentalmente para reflejar la evolución en el tiempo de una o varias series de datos. De barras o de columnas: se usan sobre todo para mostrar comparaciones entre diferentes datos o series de datos. De sectores: en este tipo de gráficos los datos mostrados siempre sumarán el 100%, por lo que se utilizan para mostrar el reparto de un total en determinados grupos. c) Se seleccionan las celdas donde están los datos que se quieren mostrar, y su distribución en series de datos. d) Se ajustan los valores correspondientes de título, eje, líneas de división, leyenda, rótulos de datos y tabla de datos, configurando el aspecto final del gráfico. e) Se elige si se desea mostrar el gráfico dentro de la hoja actual (como un objeto que luego se podrá mover) o en una hoja nueva.