Bienvenidos a esta guía la cual pretende ilustrar la manera de utilizar este programa

Transcripción

1 ImasisArrenda Bienvenidos a esta guía la cual pretende ilustrar la manera de utilizar este programa Imasis es una marca registrada protegida por las leyes nacionales e internacionales de propiedad intelectual e industrial esta prohibida la reproducción de este material sin la autorización del titular. ImasisArrenda es una aplicación que puede ser utilizada por despachos dedicados al arrendamiento de inmuebles así como particulares que requieren de control de sus rentas y del cuidado de los inmuebles. En la barra de menú e íconos de acceso rápido encontrará las siguientes opciones: Archivo Configurar Impresora: Permite establecer el tipo de impresora y sus parámetros Salir: Permite cerrar y salir del programa Catálogos: Propietarios: Es la base de datos de las personas o empresas que arrendan los inmuebles

2 Propiedades: Son las propiedades que se arrendan y que se manejan de forma individual conforme a sus características Arrendatarios: Son las personas o empresas que reciben el servicio de arrendamiento Contactos: Son las empresas o personas a las cuales recurrimos para cualquier aspecto relacionado con los procesos de arrendamiento por ejemplo autoridades, vecinos, etc. Proveedores: Son todos aquellos que nos proporcionan productos y servicios para operar el arrendamiento ejemplo el proveedor de jardinería, fumigación, la CFE, el proveedor de teléfono, etc. Estados y Ciudades: son las bases de datos que como su nombre lo indica nos permiten almacenar las entidades de las cuales se deriva nuestra interrelación Seguimiento: Es la forma en la cual le damos seguimiento para cada una de las propiedades y de manera que podemos tener identificados los pendientes como mantenimientos, servicios, pagos, etc. Bancos: Es el catálogo de bancos con en el cual damos de alta las instituciones con las que trabajamos Cuentas: Es el catálogo de cuentas en el cual registramos cada una de las cuentas de ingresos y egresos Tipos de gastos: En este apartado se establecen las familias de gastos con las cuales realizamos los registros de información de la forma en que se agruparán los gastos generados Meses y años: Para la clasificación de cada ingreso y egreso es importante definir al mes que afecta en resultados y en este catálogo clasificamos los periodos mensuales Grupos: Son las clasificaciones en grupos que les damos a los inmuebles y puede ser por propietario, por ciudad, por tipo, etc. Movimientos Recibos: Es el registro de cada uno de los movimientos de ingreso que se generan y que pueden ser programados previamente o dados de alta de forma individual

3 Gastos: Es el registro de los gastos que se generan en la administración general del arrendamiento como por ejemplo el mantenimientos de las propiedades Gastos / Balance: En este apartado podremos comparar los ingresos y egresos para tener un balance de las operaciones Estado de cuenta Individual: Para la prosecución de cada cliente usted los puede realizar de forma específica Conciliar Bancos: Los registro de información bancaria ya se a de ingresos o egresos usted puede capturarlos aquí y poder hacer una conciliación Alta del mes: Usted puede dar de alta de forma general los registros pendientes de pago de cada una de las propiedades Estado de resultados: En este apartado se encontrará un resumen de los ingresos para conocer en periodo que usted elija el comportamiento de cada uno de los ingresos Análisis anual de pagos: En este apartado podremos identificas los resultados de las operaciones de ingresos en un reporte anual el cual permite identificar tendencias Análisis anual de gastos: En este apartado podremos identificas los resultados de las operaciones de gastos en un reporte anual el cual permite identificar pendientes y áreas de oportunidad Análisis por grupos: en este apartado podremos observar lo citado en los dos párrafos anteriores pero separado por el grupo de origen Impresiones Minutas cartas: En este apartado podemos registrar las plantillas de contratos, cartas y todo formato que utilicemos en el proceso de arrendamiento Cartera de Saldos: En esta opción encontraremos lo relacionado a los saldos del arrendatario Utilerías Usuarios / Empleados: Son los empleados o usuarios que pertenecen a la base de datos de empleados y que eventualmente pueden tener acceso al programa

4 Parámetros: Son los datos del negocio como nombre, domicilio, logotipo, etc. Consecutivos: Podemos establecer un número consecutivo de los recibos de forma predefinido y controlado por el que los genera Ventana Mosaico: Es la manera en que se presentan las ventanas que tengamos abiertas del programa en este caso en un mosaico Cascada: Es la manera en que se presentan las ventanas que tengamos abiertas del programa en este caso en una cascada Descripción de funciones del programa Configuración Inicial Como primer paso debemos registrar los parámetros del sistema los cuales se utilizan de forma general y los mismos se modifican en Manejo de catálogos de información estas indicaciones aplican para todos los catálogos de datos ejemplo Propietarios, proveedores, arrendatarios. Etc. Tomaremos como ejemplo la base de datos de arrendatarios Para dar de alta debemos considerar la importancia de la captura de la mayor cantidad de información ya que esto nos permitirá ser más eficientes al brindarle el servicio que se requiere Catálogos/Arrendatatios En esta ventana encontramos las opciones de nuevo (agregar) editar (modificar los datos ya existentes) Borrar (eliminar el registro) Nota: si usted borra un registro ya no lo podrá recuperar por ello es muy importante que realice sus procesos de respaldo de forma

5 regular ya que de esta manera puede rescatar algún dato que se haya eliminado por error Para ordenar esta lista de manera diferente a la que se presenta basta con pulsar el encabezado por ejemplo si deseamos ordenas por domicilio solo se deberá pulsar el encabezado en donde aparece la palabra Domicilio y la ventana se mostrará así Esta función aplica para todas las listas. Para crear un registro nuevo de cliente o editar los datos del cliente solo pulse el botón correspondiente y aparecerá la ventana de edición Le recomendamos capturar la mayor cantidad de datos ya que le permitirá atender de mejor manera a su arrendatario. Los catálogos tienen un buscador con el cual usted podrá realizar búsquedas de los datos requeridos ejemplo si deseo encontrar todos los clientes que en su base de información contengan JOSE y LUIS lo anotaré de esta manera y presiono buscar, si deseo regresar a la información original solo presiono limpiar.

6 Si el catálogo lleva foto como en el caso de los servicios ésta se seleccionara de la siguiente forma: Nota: solo de pueden asociar fotos en formato jpg (en base de 3 colores) y gif, si usted tiene sus imágenes en otros formatos deberá convertirlas a estos formatos y en base de lienzo cuadrado con resolución sugerida de 300 x 300 pixeles Para agregar un foto solo se debe acceder a la opción de editar o nuevo según sea el caso y pulsar este botón para que nos despliegue el lugar en donde buscaremos la foto, la ruta en que se encuentra la foto debe ser de máximo 100 caracteres ya que de otra manera no la vinculará: ejemplo de ruta valida c:\fotoscasas\casa122.jpg, ruta no valida c:\archivogeneraldefotos\fotoscasas\catalogodecasasas\casa122.jpg Alta de un recibo Movimiento \ Recibo

7 Esta opción nos permitirá generar los recibos internos, este apartado esta directamente ligado con el alta del mes ya que en ese apartado usted puede generar los recibos de todo el periodo o proceder a realizarlos de forma individual. En la ventana de recibo llenaremos los datos requeridos en base a los datos del arrendatario, montos fechas y demás información Las abreviaturas usadas en el programa para documentar los recibos son Ad=Adeudos Me=Mensualidad Mu=Multas In= Intereses Va=Varios Para borrar un recibo de manera individual usted lo puede realizar en el botón borrar (esta acción elimina el recibo de manera definitiva) Si usted desea borrar todos los registros de recibos solo acceda a Utilerias/Borrar recibos pulsar el botón Borrar todos los recibos y posteriormente pulsar Acepto borrar todos los recibos (esta acción elimina todos los recibos y es irrecuperable)

8 Si usted desea un reporte de estado de cuenta por referencia ahora lo puede encontrar en Impresiones/Estado de cuenta referencia luego la selecciona elige el periodo y obtiene su reporte Imasis es una marca registrada y esta protegida por las leyes nacionales e internacionales de propiedad intelectual e industrial, queda prohibida la reproducción total y parcial de este material Anexo I (Respaldos) El objetivo de las presentes recomendaciones es el de establecer un proceso de respaldos para evitar afectaciones graves en relación a nuestra información y sistema y establecer una rápida respuesta para restituir nuestras operaciones en caso de ser necesario 1.- Establecer un horario y frecuencia para llevarlo a cabo, se recomienda diario al final de las operaciones ejemplo 19:00 hrs. 2.- Establecer el medio de respaldo, el cual debe ser externo se recomienda un CD o DVD en su defecto puede ser un disco externo NOTA: TODOS LOS EQUIPOS DEBEN ESTAR FUERA DE LOS SISTEMA Y ARCHIVOS A RESPALDAR DURANTE ESTE PROCESO YA QUE DE OTRA MANERA NO SE RESPALDARAN LOS ARCHIVOS UN USO 3.- Determinar las carpetas que se van a respaldar la aplicación ImasisArrenda se encuentra en una carpeta llamada ImasisArrenda en el equipo servidor esta debe ser respaldada en su totalidad

9 4.- Los archivos en disco duro de los usuarios no son respaldados por lo que se recomiendo en caso de ser necesario establecer una carpeta en red para que se incluya en el respaldo 5.- Grabar el respaldo en el medio establecido siguiendo los puntos anteriores 6.- Etiquetar el medio con la fecha y la hora ejemplo: si el medio es un CD o DVD en el disco se pueden grabar varios respaldos si este fuera el caso antes de respaldar en el disco se recomienda primero copiar la carpeta (ejemplo) ImasisArrenda a otra carpeta y renombrarla anotando fecha y hora ejemplo ImasisArrenda lo que significa que fue realizado el 10 de octubre de 2009 a las 12 horas posteriormente quemar la carpeta en el disco 7.- Almacenar el respaldo en edificio diferente al lugar de trabajo y en condiciones seguras de clima y evitar un manejo que pueda ocasionar daño físico al medio de respaldo 8.- Almacenar el respaldo por lo menos por un año y posteriormente agruparlo en bloques anuales 9.- Realizar simulacro de recuperación 10.- Auditar el proceso de respaldo por una entidad externa y certificarlo Nota: antes de realizar cualquier tipo de actualización del programa se debe realizar un respaldo total ya que si no se realiza usted puede toda la información de sus bases de datos Gracias por su atención Imasis es una marca registrada y esta protegida por las leyes nacionales e internacionales de propiedad intelectual e industrial, queda prohibida la reproducción total y parcial de este material. Actualización más reciente 17 de enero de 2016