POLÍTICA DE ACTIVOS FIJOS Y BIENES ADMINISTRATIVOS Advance Business Services

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1 Página 1 de 13 POLÍTICA DE ACTIVOS FIJOS Y BIENES ADMINISTRATIVOS Advance Business Services CONTROL DE VERSIONES Versión Fecha Involucrados Cargo Firma 25/01/201 Coordinador General 1 Lorena Fonseca 3 Servicios Financieros 25/01/201 Coordinador de Proyectos Edwin Robles 3 Excelencia Operativa

2 Página 2 de 13 CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN 2. OBJETIVOS a. Objetivos b. Alcance 3. DEFINICIONES a. Activos Fijos b. Bienes de Control Administrativo c. Alta de Activos Fijos d. Baja de Activos Fijos e. Traslado de Activos Fijos f. Venta de Activos Fijos g. Depreciaciones y Amortizaciones h. Activos Intangibles 4. INVOLUCRADOS 5. POLÍTICAS DE ACTIVOS FIJOS a. Criterios para Activos Fijos b. Criterios para Bienes Administrativos c. Manejo de Activos Fijos d. Administración de Activos Fijos e. Responsabilidades en Activos Fijos y Bienes Administrativos 6. TIEMPO ESTABLECIDO 7. RESPONSABILIDADES a. Junta Directiva /Dirección b. Gerente General Regional c. Gerente de Primera Línea / Gerentes de División / Gerentes de País / Gerentes Regionales

3 Página 3 de 13 d. Gerente de Área / Gerentes de Segunda Línea e. Jefe de Contabilidad General y Activos Fijos f. Analistas de Activos Fijos g. Ventanillas AP (Cuentas por Pagar) h. Áreas de Compras i. Servicios Administrativos i. Servicios a Colaboradores j. Servicios de TI 8. SANCIONES 9. RESPONSABLES

4 Página 4 de INTRODUCCIÓN La siguiente Política de Activos Fijos normará a todo colaborador perteneciente a Advance y empresas clientes de dicha entidad y estará normada en base a NIIF. La presente política contiene los lineamientos y normas que permitirán un adecuado, ágil y eficiente control de altas, modificaciones, traspasos y bajas de los activos fijos de las empresas. 2. OBJETIVOS a. Objetivos i. Definir las normas para el manejo de activos fijos. ii. Establecer el monto mínimo para poder activar un bien como activo fijo. b. Alcance i. Esta política aplicará para compra, traslados, baja o venta de activos fijos y los involucrados detallados en el punto 4 de ésta política. 3. DEFINICIONES a. Activos Fijos Todos los bienes tangibles e intangibles permanentes que han sido adquiridos para el funcionamiento de la empresa y necesarios para el giro u operación de la misma. b. Bienes de Control Administrativo Todos aquellos bienes que sean necesarios para la actividad del negocio los cuáles no son registrados contablemente como activos ni se les lleva un registro de depreciación. El control de estos bienes se lleva mediante tarjetas de responsabilidad en Servicios a Colaboradores. c. Alta de Activos Fijos Se entiende como alta de activos fijos a la compra, mejoras y avalúos de los bienes de la empresa con una vida útil mayor a un año (de acuerdo a NIIF). d. Baja de Activos Fijos Se entenderá como baja de activos fijos únicamente a la venta, destrucción, robo o donación y NO a la desvalorización de los mismos.

5 Página 5 de 13 e. Traslado de Activos Fijos Significa el movimiento de ubicación de un activo fijo previamente autorizado y notificado al área de Contabilidad General por el Gerente del Área que necesita realizar dicho movimiento. Adicional si el responsable de este activo ya no será el mismo, debe emitirse una tarjeta de responsabilidad en la cual se le da de baja a la persona que lo tenía anteriormente asignada y se cargue a quien se le entrega. f. Venta de Activos Fijos Significa que se enajena un activo fijo, de lo cual puede surgir una utilidad o pérdida contable. Para determinar tal evento se deberá considerar el valor histórico del activo fijo y la depreciación acumulada para establecer el valor en libros. g. Depreciaciones y Amortizaciones Consiste en reconocer el desgaste por el uso de los bienes a lo largo de su vida útil, mediante un estudio de productividad de los bienes y/o los limites determinados según la ley vigente en cada país. h. Activos Intangibles Son aquellos activos sin sustancia física que son controlados por una empresa, y que se espera sean usados por períodos mayores a un año. Estos incluyen derechos como patentes, derechos de concesión, derechos de llave, goodwill, marcas registradas, software, proyectos, licencias y derechos semejantes que generen beneficios a futuro para el giro u operación de la empresa. Las capacitaciones no se consideran activos intangibles. 4. INVOLUCRADOS i. Todos aquellos colaboradores relacionados dentro del alcance de la política de activos fijos. 1. Compras 2. Servicios Financieros 3. Servicios de TI 4. Servicios Administrativos 5. Clientes 6. Servicios a Colaboradores 5. POLÍTICAS DE ACTIVOS FIJOS a. Criterios para Activos Fijos i. Se considerará como activo fijo todos aquellos bienes que cumplan todas las condiciones listadas a continuación:

6 Página 6 de Son propiedad de Advance o de la empresa cliente. 2. Estén en uso. 3. Tengan una vida útil mayor a 1 año. 4. Tengan un costo por transacción mayor a $1,000 (de un mismo ítem). 5. Tenga trazabilidad. 6. Compras de activos mediante leasing financieros que cumplan los puntos anteriores. ii. Los desembolsos que prolonguen la vida útil del activo fijo a más de un período fiscal, que sean mayores a $1,000 podrán ser incorporadas al activo respectivo. De lo contrario se registrará como gasto dentro del mes en que se originó. iii. Los activos fijos deben ser facturados de forma independiente de otros ítems que no califiquen como activos fijos. iv. La descripción en la factura del activo fijo deberá ser clara incluyendo número de series (si fuese el caso). b. Criterios para Bienes Administrativos i. Se considerará como un bien administrativo todos aquellos bienes que cumplan todas las condiciones listadas a continuación: 1. Estén en uso 2. Tengan una vida útil mayor a 1 año 3. Tengan un costo por transacción menor a $1, Compras de activos mediante leasing operativos que cumplan los puntos anteriores. 5. Activos recibidos sin costo de adquisición como parte de la contratación de un servicio. 6. Tenga trazabilidad c. Manejo de Activos Fijos i. Codificación y alta en libros contables 1. El departamento de Servicios Financieros efectuará el respectivo registro contable y administrativo de las inversiones realizadas. Todos los activos deben estar identificados físicamente con un código de acuerdo a las siguientes especificaciones: a. Activos Fijos (>$1,000): El código administrativo deberá ser el mismo asignado al código contable. En caso de lotes de activos se deberá agregar el mismo número contable con un sub número administrativo. b. Bienes de Control Administrativos (<$1,000): Deberá contar únicamente con un código administrativo. 2. Contabilidad General deberá asegurarse antes de registrar contablemente el activo, que el centro de costo al cual se está asignado, es efectivamente el centro en donde se hizo entrega del activo físico.

7 Página 7 de 13 ii. Toma física de Activos Fijos 1. Inventarios Selectivos: El área de Contabilidad General realizará inventario físico en las instalaciones de las distintas empresas, como mínimo una vez al año, debiendo cotejar el detalle obtenido en los inventarios físicos contra los registros contables y tarjetas de responsabilidad identificando y resolviendo las diferencias. 2. Inventario Completo: Considerando el volumen de ítems que posee cada empresa, esta política recomienda que Contabilidad General deberá hacer un inventario físico de todos los bienes como mínimo cada tres años. iii. Informe sobre el manejo de Activos Fijos Contables y Administrativos 1. El área de Contabilidad General será el responsable de dar de alta a los activos fijos y bienes administrativos en el ERP y en el sistema de control administrativo respectivamente. 2. Servicios a Colaboradores mantendrá un registro actualizado de todos los activos fijos y bienes administrativos que posee la empresa con la siguiente información: a. del activo (contable y/o administrativo) 1 b. Descripción 1 c. Fecha de adquisición d. Valor de adquisición e. Vida útil f. Depreciación g. Altas y Bajas h. Custodios 1 i. Diferencias entre inventarios físicos y libros j. Mejoras (1) Campos aplicables para activos administrativos. d. Administración de Activos Fijos i. Cambio de posiciones 1. Al momento de realizar un cambio de posición de la persona que figura en la tarjeta de responsabilidad como encargada de los activos fijos o bienes administrativos, se deberá notificar al área de Servicios a Colaboradores previo a realizar el cambio. ii. Movimientos o traslados 1. Todo movimiento físico o traslado de un activo fijo o bien administrativo entre centros de costos, debe formalizarse a través del formato Formulario de Traslados de Activos Fijos la cual se debe de notificar a Servicios a Colaboradores con el objetivo de mantener actualizada la ubicación de los mismos.

8 Página 8 de Servicios a Colaboradores coordinara internamente con Contabilidad General para que el cambio del centro de costo sea realizado en el ERP del cliente. iii. Ventas y Bajas 1. Las bajas de activos en general se realizarán a través de Servicios a Colaboradores: a. Venta: La venta de activos fijos o bienes administrativos se realizará a precio de mercado actual con previa autorización acorde a la política DOA. Se procederá a adjudicar a la mejor oferta económica realizada por el personal interno, si no existieran ofertas internas se venderá a terceros. i. Las bajas por venta también deben llevar factura, póliza del registro contable y el documento soporte para la baja en el sistema. b. Robo: La operación contable se podrá realizar siempre y cuando esté autorizado por el funcionario responsable y que se tenga como soporte de la operación la denuncia ante el Ministerio Público y el documento que respalde el correspondiente reclamo al seguro cuando aplique. c. Destrucción/Deterioro: La destrucción o eliminación física de un activo fijo o bien administrativo debe ser autorizada por el Gerente General de la empresa cliente o según DOA y validada por el Gerente de Servicios Financieros de Advance para proceder con la misma. Posteriormente deberá comunicar al departamento de Contabilidad General para su registro y documentación respectiva. d. Donación: Las donaciones de activos fijos serán aprobadas por Junta Directiva, Dirección o Gerencia General y deberán ser canalizadas a través de la Fundación San Benito, habiendo notificado a Contabilidad General para la baja del activo. e. Responsabilidades en Activos Fijos y Bienes Administrativos i. Responsabilidad de uso de Activos Fijos y Bienes Administrativos 1. Cada colaborador será el responsable de la explotación, uso, conservación y salvaguarda de los activos asignados bajo su custodia a beneficio de la empresa. ii. Niveles de Autorización 1. Se realizarán acorde a la Matriz DOA de la Política de Autorizaciones. iii. Servicios de TI tendrá la responsabilidad del mantenimiento de equipos de informática y de los activos intangibles como software y licencias. iv. Servicios Administrativos tendrán la responsabilidad de darle mantenimiento a todos los activos fijos que no sean intangibles ni de informática. v. Servicios a Colaboradores serán los responsables de llevar el control y actualización de las tarjetas de responsabilidad de cada colaborador.

9 Página 9 de 13 vi. Los clientes a las cuales prestamos el servicio de manejo y control de activos fijos, son responsables de notificar cuando cualquier activo sea adquirido, dañado, trasladado, donado, extraviado y/o vendido, entre otros movimientos, así como darle uso adecuado. 6. TIEMPO ESTABLECIDO Esta política tendrá vigencia de un año, y será renovada automáticamente a menos que la división de Servicios Financieros de Advance comunique los cambios previamente autorizados por Gerencia General.

10 Página 10 de RESPONSABILIDADES a. Junta Directiva /Dirección i. Es responsable de autorizar la compra de activos fijos de acuerdo a la Matriz DOA de la Política de Autorizaciones. ii. Analizar y aprobar las propuestas de compras de activos fijos que presenten los Gerentes Regionales. b. Gerente General Regional i. Es responsable de autorizar la compra de activos fijos de acuerdo a la Matriz DOA de la Política de Autorizaciones. ii. Analizar y aprobar las propuestas de compras de activos fijos que presenten los Gerentes de División. c. Gerente de Primera Línea / Gerentes de División / Gerentes de País / Gerentes Regionales i. Es responsable de autorizar la compra de activos fijos de acuerdo a la Matriz DOA de la Política de Autorizaciones. ii. Es el encargado de velar por el cumplimiento de ésta política y debe asegurarse que la opción elegida por el Gerente de Área cumpla con ser la mejor opción propuesta. d. Gerente de Área / Gerentes de Segunda Línea i. Es el encargado de analizar las tres cotizaciones presentadas por el área de compras para elegir la mejor opción de acuerdo a ésta política. e. Jefe de Contabilidad General y Activos Fijos i. Responsable de revisar y validar el auxiliar de activos fijos registrados como tales. Debe velar porque los activos fijos sean depreciados en los porcentajes establecidos por la ley y al estudio de productividad de los mismos (NIIF) donde aplique. f. Analistas de Activos Fijos i. Responsable de llevar un auxiliar de activos fijos que identifique su código, fecha de incorporación, vida útil, unidades, descripción detallada, identificación del departamento que usa el bien, valor de adquisición, depreciación acumulada, depreciación del ejercicio y valor en libros. ii. Debe llevar un archivo por cada activo fijo con detalle de responsable. iii. Llevar contablemente las depreciaciones de los activos fijos en los porcentajes establecidos por la ley y al estudio de productividad de los mismos (NIIF) donde aplique.

11 Página 11 de 13 g. Ventanillas AP (Cuentas por Pagar) i. Serán los responsables de ingresar las facturas de las compras de activos fijos de acuerdo a la presente política. ii. Ser el segundo filtro del cumplimiento de la Política de Compras. h. Áreas de Compras i. Serán las únicas áreas responsables para realizar los trámites de adquisición de activos fijos. ii. Debe de colocar en la orden de compra el centro de costo, área y responsable del activo. iii. Serán los responsables de cumplir la Política de Compras. i. Servicios Administrativos i. Canalizar cualquier solicitud de mejora de un activo fijo de vehículos o inmuebles. ii. Serán los responsables de custodiar las escrituras y títulos de propiedad originales para los activos fijos (vehículos e inmuebles) y proporcionar una copia a contabilidad para colocar el detalle en el registro correspondiente. i. Servicios a Colaboradores i. Responsables de asignar y controlar los activos fijos y bienes de control administrativo asignados a cada colaborador mediante las tarjetas de responsabilidad. ii. Actualizar las tarjetas de responsabilidad para asegurar la tenencia física de los activos fijos y bienes de control administrativo. j. Servicios de TI i. La responsabilidad de las reparaciones de equipos de informática será del departamento de Servicios de TI, llenando debidamente el formulario de traslado de activo fijo, cuando éstos se envíen a reparaciones. ii. iii. Es responsable de participar en la definición de activos informáticos a ser adquiridos. Servicios de TI debe de notificar al área de Servicios a Colaboradores la asignación, traslado o cambio de activos. 8. SANCIONES a. El no cumplimiento de la Política de Activos Fijos, quedará a discreción de los jefes inmediatos, acorde a como ellos evalúen la situación, será sancionada de la siguiente manera: i. Llamada de atención verbal: Acción tomada por el jefe inmediato. ii. Llamada de atención por escrito: Acción tomada por el jefe inmediato, enviando un correo de llamada de atención con copia a Gerente de Área. iii. Carta archivada en expediente de colaborador: Acción tomada por el Gerente de Área, archivando al expediente del colaborador y notificando a Gerente de División. iv. Retiro de la compañía: Acción tomada en conjunto con Gerente de Área y Gerente de División.

12 Página 12 de 13 b. Dependiendo de la magnitud de la falta queda a discreción del jefe inmediato omitir las llamadas de atención previas y aplicar los niveles de sanción iii y iv.

13 Página 13 de RESPONSABLES Nombre Cargo Firma Fecha Elaborado por Lorena Fonseca Coordinador General Servicios Financieros Edwin Robles Coordinador de Proyectos Excelencia Operativa Revisado por Vera Sierra Gerente del Centro de Operación de Servicios Autorizado por Carlos Medina Gerente General Walter Obrock Director