Procedimientos administrativos de Unidad de Transporte y Bienes Patrimoniales

Transcripción

1 1 Hospital Santo Tomas DEPRTMENTO DE DMINISTRCION Y FINNZS Procedimientos administrativos de Unidad de Transporte y Revisión Nº 1 probado por: En vigencia desde: Licenciada: Maria del Pilar de Gordón 12 de junio 2012 ORIGINL COPI CONTROLD Procedimientos dministrativos de Tesorería Revisión 01 vigencia 15 de junio 2012

2 Procedimientos dministrativos Transporte 75 MC0101 REGISTRO DE MODIFICCIONES Revisión Nº Fecha Descripción de la Revisión 0 15 junio 2012 Documento original Procedimientos dministrativos de Transporte Revisión 1- Vigencia desde el 15 de junio 2012

3 Procedimientos dministrativos Transporte 76 Contenido Página Registro de actualización Tabla de contenidos 1 Datos generales del sección de Tesorería 1 Procedimientos de Ordenes de combustible 3 Procedimientos dministrativos de Transporte Revisión 1- Vigencia desde el 15 de junio 2012

4 Procedimientos dministrativos Transporte 77 PROCEDIMIENTO DE ORDEN DE COMBUSTIBLE HST 02-PT-001 Ciclo de dquisición y Pagos ctivos Fijos Departamento de Servicios Generales Unidad: N/ Unidad Ejecutora: Servicio de Transporte Políticas Para el abastecimiento de combustible al equipo rodante debe mediar una Orden de Combustible. La orden de Combustible debe ser firmadas por el Director dministrativo y el (la) Jefe(a)(a) de la Sección de Transporte. Objetivos y Resultados Esperados Mantener la flota de vehículos con suficiente combustible para suministra el servicio de transporte a todas las unidades administrativas u operativas del Hospital Santo Tomás. C/ ctividades Responsable C1 1. Indicar a la Secretaria de la Sección de Transporte el galonaje de combustible que debe darse a cada vehículo, con la finalidad de que los tanques estén llenos para el inicio de la semana. 2. Elaborar las ordenes de combustible en original y una copia para cada vehículo en donde establece el número consecutivo de la misma, la placa dl carro, la marca, galonage y tipo de combustible (gasolina o diesel). 3. Entregar todas las ordenes de combustible elaboradas al Jefe(a) de la Sección para su firma. 4. Verificar toda la información contenida en la orden y se cerciora que el galonaje establecido es el indicado por este. Si esta todo correcto firma como responsable. Jefe(a) de la Sección de Transporte Secretaria de la Sección de Transporte Secretaria de la Sección de Transportes Jefe(a) de la Sección de Transporte Procedimiento de Orden de Combustible/Continuación HST 02-PT-001 Procedimientos dministrativos de Transporte Revisión 1- Vigencia desde el 15 de junio 2012

5 Procedimientos dministrativos Transporte 78 C/ ctividades Responsable E C2 5. Indicar al conductor que entregue las ordenes de combustible en la Dirección dministrativa para su firma. 6. Entregar las ordenes de combustible a la Secretaria dministrativa. 7. Esperar que la Dirección dministrativa informe que las ordenes de combustibles están firmadas por el Director dministrativo. 8. Firmar las ordenes de combustible, si determina que todo está dentro de los límites razonables de consumo. 9. Retirar de la Dirección dministrativa las ordenes firmadas. Secretaria o Jefe(a) de la Sección de Transporte Conductor Secretaria de la Sección de Transporte Director dministrativo Jefe(a) de la Sección de Transporte E C3 10. Entregar las ordenes de combustibles firmadas a la Secretaria de la Sección. 11. Entregar las ordenes de combustibles a los conductores y solicita firma de recibo en original y copia y entrega sólo el original. 12. Esperar que el conductor regrese de llenar el tanque de combustible en la estación de gasolina con la factura del servicio. 13. Entregar copia de la factura de la estación de gasolina, a la Secretaria de la Sección de Transporte. 14. Verificar fecha de la factura, número de placa, debe estar emitida a nombre del hospital, verificar que el galonaje recibido sea igual o menor al especificado en la orden, firma del conductor. 15. Está todo Correcto? Sí. djuntar la copia de la factura a la copia de la orden de combustible. Continuar con ctividad N 17. No. Informar al Jefe(a) de la Sección de Transporte la anomalía. Continuar con ctividad N Indagar con el conductor lo ocurrido, sino complementa información con la estación de gasolina. Jefe(a) de la Sección de Transporte Secretaria de la Sección de Transporte Secretaria de la Sección de Transporte Conductor Secretaria de la Sección de Transporte Secretaria de la Sección de Transporte Jefe(a) de la Sección de Transporte Procedimiento de Orden de Combustible/Continuación. HST 02-PT-001 Procedimientos dministrativos de Transporte Revisión 1- Vigencia desde el 15 de junio 2012

6 Procedimientos dministrativos Transporte 79 Procedimiento de Orden de Combustible/Continuación. HST 02-PT-001 Controles Internos del Procedimiento de Trabajo Código Tipo de Control Objetivo C1 Previo, Medio Corroborar que los galones de combustibles indicados para cada vehículo es el mismo que el establecido en las ordenes de combustible confeccionadas por la Secretaria. C2 Previo, Superior Verificar que los galonajes solicitados para los vehículos está dentro de los límites establecidos. C3 Posterior, Medio Comprobar la pertinencia de las facturas con respecto a las ordenes de combustibles emitidas en cuanto a propiedad y exactitud. C4 Posterior, Medio segurarse que los documentos recibidos están respaldando el Informe de Recepción de Combustibles y Diesel y que las firmas de los mismos son las autorizadas. probado por Fecha de Vigencia Procedimientos dministrativos de Transporte Revisión 1- Vigencia desde el 15 de junio 2012

7 80 Hospital Santo Tomas Procedimientos administrativos de Unidad de Revisión Nº 1 probado por: En vigencia desde: Licenciada: Maria del Pilar de Gordón 12 de junio 2012 ORIGINL COPI CONTROLD Procedimientos dministrativos de Tesorería Revisión 01 vigencia 15 de junio 2012

8 81 MC0101 REGISTRO DE MODIFICCIONES Revisión Nº Fecha Descripción de la Revisión 0 15 junio 2012 Documento original Procedimientos dministrativos de Tesorería Revisión 01 vigencia 15 de junio 2012

9 82 Contenido Página Registro de actualización Tabla de contenidos 1 Datos generales del sección de Unidad de 1 Procedimiento de registro de entradas de bienes de capital HST 02-PT Procedimiento de traspasos de bienes de capital Procedimiento de descarte de bienes de capital HST 02-PT-004 Procedimientos dministrativos de Tesorería Revisión 01 vigencia 15 de junio 2012

10 83 PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE ENTRDS DE BIENES DE CPITL HST 02-PT-002 Ciclo de dquisición y Pagos ctivos Fijos Sección de Contabilidad Unidad: N/ Políticas Unidad Ejecutora: Unidad de Todas las adquisiciones de activos fijos deben ser notificadas a la Unidad de. Todos los ctivos deben entrar por el lmacén General. La entrada de los equipos recibidos en consignación debe estar respaldadas contratos de consignación y por una nota firmada por el Jefe(a) de la unidad operativa que lo requiere que justifique esta situación y con visto bueno del Director dministrativo. Estos documentos deben ser custodiados por la Unidad de. Objetivos y Resultados Esperados Tener actualizado el control de registro de los bienes de capital adquirido por el Hospital con la finalidad de conocer las unidades administrativas u operativas responsables de su custodia. sí como, establecer placa de identificación del activo fijo. C/ ctividades Responsable 1. Informar que hay una entrada de un bien o equipo al(a la) encargado(a) de y al lmacén General, (en caso de no ser la unidad receptora). 2. Es propiedad de la Institución o es un equipo en consignación? Es propiedad de la Institución. Continuar con actividad N 4. Es un equipo en consignación. Notificar a la Encargado(a) de para que proceda a tomar los datos de los bienes recibidos en consignación. Continuar con ctividad N 3. lmacenes o Unidades dministrativa u Operativas lmacenes o Unidades dministrativas u Operativas Procedimientos dministrativos de Tesorería Revisión 01 vigencia 15 de junio 2012

11 84 Procedimiento de Registro de Bienes de Capital / HST 02-PT-002 Continuación C/ ctividades Responsable C1 3. Confeccionar Tarjetas de Equipos en Consignación donde establece: Nombre del Propietario Ubicación del equipo: dirección, departamento o sección Fecha de ingreso a la Institución Clasificación del ctivo: Cuenta, especificación y subespecificación. Marbete: número de placa con la identificación del proveedor Cantidad Marca Modelo Serie Material Valor del Equipo Condición de Uso: 1 bueno, 2 regular 3 dañado Período de Consignación Condición de Consignación Condiciones y períodos de mantenimiento. 4. Es un activo fijo donado? Sí. Recibir Nota y Listado de donación donde se específica los equipos que se van a recibir. Continuar con actividad N 5 No. Continuar con actividad N 5. Encargado(a) de Bienes Patrimoniales Jefe(a) lmacén General 5. Es un equipo técnico o médico, es un equipo de informática o es un equipo de oficina? Es un equipo técnico o médico. Notificar a la Sección de Biomédica para que verifiquen las condiciones de uso, especificaciones de la orden de compra, manuales de uso, etc. Es un equipo de informática. Notificar al Departamento de Informática las condiciones de uso, especificaciones de la orden de compra, manuales de uso, etc. Es un equipo de oficina. Notificar al Departamento de Mantenimiento las condiciones de uso, especificaciones de la orden de compra, manuales de uso, etc. lmacenes o Unidades dministrativa u Operativa Procedimiento de Registro de Bienes de Capital / Cont HST 02-PT-002 Procedimientos dministrativos de Tesorería Revisión 01 vigencia 15 de junio 2012

12 85 C/ ctividades Responsable C2 6. Inspeccionar el equipo y verificar las condiciones de uso del activo, especificaciones de la ordenes de compra, existencia de manuales de uso. Confeccionar y firmar Nota de Recibido a Satisfacción. Entregar original de la nota al(a la) Encargado(a) de y copia al (a la) Jefe(a) de lmacén. Técnico C3 7. Recibir Nota de Satisfacción firmada por el Técnico asignado de la revisión del equipo junto con la Hoja de Requisición y Despacho confeccionada por la Unidad Receptora del Bien y procede a confeccionar Informe de Mercancía Recibida. Distribuir el original y copia del documento así: Original para el proveedor, cuando lo solicite para tramitar la presentación de cuentas. Una copia para la Sección de Contabilidad, para el registro de las cuentas por pagar. Una copia para la Unidad de Una copia para el consecutivo del lmacén. Jefe(a) de lmacén C4 8. Recibir copia de Nota de Recibo a Satisfacción semanalmente. Confeccionar Informe de Equipos Recibidos en el lmacén General y enviar a la Unidad de junto con una copia del Informe de Mercancía Recibida. Secretaria del lmacén General 9. Recibir Informe de Equipos Recibidos en el lmacén General junto con copia del Informe de Mercancía Recibida. Localizar Nota de Satisfacción Recibida del Técnico y se dirige a la unidad donde se custodia el activo para inventariar el activo fijo. Encargado(a) de Bienes Patrimoniales C5 10. Colocar la placa, que corresponde a la secuencia numérica correspondiente, al ctivo Fijo. Encargado(a) de Bienes Patrimoniales 11. notar los datos relativos al equipo relativos a unidad administrativa u operativa donde se custodia, número de serie, marca, modelo y otros. Encargado(a) de Bienes Patrimoniales Procedimiento de Registro de Bienes de Capital / Cont HST 02-PT-002 Procedimientos dministrativos de Tesorería Revisión 01 vigencia 15 de junio 2012

13 86 C/ ctividades Responsable 12. Capturar en el Sistema de ctivos Fijos la siguiente información: Dirección, departamento o sección Fecha de ingreso al sistema (fecha de factura de compra) Clasificación del ctivo: Cuenta, especificación y subespecificación Marbete: número de placa Cantidad, Marca, Modelo, Serie, Material Valor de factura Condición de Uso: 1 bueno, 2 regular 3 dañado Porcentaje de depreciación Observación si es donación u otro Orden de compra Cheque Proveedor Código del equipo y código de ubicación y captura, marca, modelo, serie si lo tiene, tipo de material y el valor de factura suministrado 13. Enviar a final de mes listado de Equipos Recibidos en el lmacén General a la Sección de Contabilidad para su correspondiente registro junto con Facturas del Proveedor o Nota de Donación. Encargado(a) de Bienes Patrimoniales Jefe(a) lmacén General Controles Internos del Procedimiento de Trabajo Código Tipo de Control Objetivo C1 Medio, Previo Detallar las especificaciones de los equipos consignados a la Institución. C2 C3 Medio, Previo Medio, Posterior Garantizar que el activo adquirido está en buenas condiciones y que cumple con todas las especificaciones de compras. demás corroborar que cuenta con el Manual de Funcionamiento del Equipo, si aplica. Centralizar las entradas de activos en óptimas condiciones en lmacén General y controlar que todos los activos de la Institución sean notificados a la Unidad de y que dicha información sea igual a los documentos que respaldan el registro de los activos que se realiza a través del Informe de Mercancía Recibida. Procedimiento de Registro de Bienes de Capital / Cont HST 02-PT-002 Procedimientos dministrativos de Tesorería Revisión 01 vigencia 15 de junio 2012

14 87 Controles Internos del Procedimiento de Trabajo Código Tipo de Control Objetivo C4 Medio, Posterior Garantizar la Integridad y exactitud de los registro de los auxiliares mecanizados de activos fijos y el Mayor General a través de una misma fuente de información. C5 Medio, Posterior Identificar los activos que son propiedad de la Institución. probado por Fecha de Vigencia Procedimientos dministrativos de Tesorería Revisión 01 vigencia 15 de junio 2012

15 88 PROCEDIMIENTO DE TRSPSOS DE BIENES DE CPITL HST 02-PT-003 Ciclo de dquisición y Pagos ctivos Fijos Sección de Contabilidad Unidad: N/ Unidad Ejecutora: Unidad de Políticas Las unidades administrativas que solicitan el traslado del bien deben hacerlo a través de una nota o memorándum a la Unidad de. Objetivos y Resultados Esperados Registrar los traslados internos de activos fijos entre direcciones, departamentos o secciones con la finalidad de controlar la integridad y custodia de los mismos. C/ ctividades Responsable C1 1. Confeccionar Nota o Memorándum dirigido a la unidad donde se custodia el activo fijo. 2. Recibir la nota o Memorándum de Traspaso de la Unidad Solicitante y evalúa si aprueba el traslado. La solicitud es aprobada? Sí. Firma de Visto Bueno la Solicitud y la envía a la Unidad de y envía copia del la Nota o Memorándum de Traspaso a la Sección de Servicios Generales.. Continuar con ctividad N 3. No. Rechaza la Solicitud y devuelve la nota o memorándum a la Unidad Solicitante. 3. Recibir Memorándum de Traspaso firmado de Visto Bueno por el Jefe o Jefa de la Unidad a la que pertenece el activo y dar instrucciones de mover el activo a la ubicación de la Unidad Solicitante. 4. Mover el activo fijo a la unidad solicitante y exigir fecha y firma de recibido del bien, del Jefe o Jefa o funcionario de la unidad receptora. Unidad Solicitante Unidad que custodia el bien. Jefe(a) de Servicios Generales Trabajador(a) Manual Procedimiento de Traslado de Bienes de Capital / Cont HST 02-PT-003 C/ ctividades Responsable Procedimientos dministrativos de Tesorería Revisión 01 vigencia 15 de junio 2012

16 89 5. Remitir copia firmada de la Nota o Memorándum de Traspaso a la Unidad de. Jefe(a) de Servicios Generales C2 6. Recibir Memorándum de Traspaso firmada por la Unidad Solicitante y actualiza control físico de los activos Fijos en el Sistema de Computo. Encargado(a) de Controles Internos del Procedimiento de Trabajo Código Tipo de Control Objetivo C1 Medio, Concurrente Evidenciar la responsabilidad de custodia del activo de la unidad solicitante. C2 Medio, Previo Registrar el movimiento físico de los activos fijos en el sistema de computo. probado por Fecha PROCEDIMIENTO DE DESCRTE DE BIENES DE CPITL HST 02-PT-004 Procedimientos dministrativos de Tesorería Revisión 01 vigencia 15 de junio 2012

17 90 Ciclo de dquisición y Pagos ctivos Fijos Sección de Contabilidad Unidad: N/ Unidad Ejecutora: Unidad de Políticas Todos los descartes deben ser canalizados a través de la Unidad de Bienes Patrimoniales. La Unidad dministrativa u Operativa que va descartar un activo fijo debe enviar una solicitud escrita junto con el listado y criterio técnico de lo que se va a descartar a la Unidad de. Objetivos y Resultados Esperados Eliminar los bienes de capital que no están en óptimas condiciones de uso. C/ ctividades Responsable Encar gado( a) de Bienes Patrim oniale s 1. Recibir nota y listado de activos fijos de la Unidad dministrativa u Operativa notificando el detalle de activos fijos a descartar. 2. Verificar que el listado contenga adjunto: Descripción del activo fijo Ubicación del mismo Estado de Deterioro Criterio técnico escrito por conducto del Técnico de la unidad que corresponda. Criterio de las partes del equipo o mueble que se pueden utilizar. Nota de solicitud de descarte firmada por el Jefe o Jefa de la Unidad. Encargado(a) de Encargado(a) de E 3. Esperar tener varios descartes de las diversas Unidades dministrativas u Operativa. Encargado(a) de Procedimiento de Descarte de Bienes de Capital HST 02-PT-004 C/ ctividades Responsable 4. Confeccionar nota para la Dirección de Bienes Patrimoniales del Ministerio de Economía y Finanzas y la Contraloría General de la República, para la asignación de un inspector que valuará el o los activos fijos a descartar. Encargado(a) de Procedimientos dministrativos de Tesorería Revisión 01 vigencia 15 de junio 2012

18 91 C2 C3 5. Solicitar vehículo a la Sección de Transporte, para trasladar los activos fijos a descartar. 6. Dar fe que el activo no sirve, mediante nota que se remite al Director dministrativo y al Director Médico General. 7. Verificar cada uno de los activos las placas, número de serie y condición. Embarcar en un vehículo, proporcionado por la Sección de Transporte, los equipos a descartar. 8. Ir a Cerro Patacón para asegurase que el descarte se ha realizado. 9. Confeccionar acta de descarte y remitir a la Unidad de. 10. Recibir acta de descarte y sacar copia de listado de descarte por Unidad dministrativa u Operativa, donde indica marca modelo, serie, placa y costo original. 11. Entrar en la opción de eliminación del Sistema de ctivo Fijo y registrar el número de la placa, verificar la información del activo fijo y aceptar la eliminación. Encargado(a) de uditor de Bienes Patrimoniales y Valuador. Encargado(a) de uditor de Bienes Patrimoniales y Valuador uditor de Bienes Patrimoniales del Ministerio de Economía y Finanzas Encargado(a) de Encargado(a) de Controles Internos del Procedimiento de Trabajo Código Tipo de Control Objetivo C1 Medio, Previo Tener el detalle y descripción precisa de los bienes a descartar de cada una de las unidades. C2 Medio, Previo Corroborar que la condición del activo no permiten su uso y que de ninguna manera es reparable o que no se puede extender su vida útil. C2 Medio, Concurrente Garantizar la destrucción o descarte del activo fijo. Procedimientos dministrativos de Tesorería Revisión 01 vigencia 15 de junio 2012