Sistema Clínico Módulo Activo Fijo MasterKey S.A SISTEMA ACTIVO FIJO

Transcripción

1 SISTEMA ACTIVO FIJO 1

2 MAESTROS Este menú nos permitirá poblar o gestionar los diferentes tipos de maestros existentes para el sistema Activo Fijo, por ejemplo podremos crear las familias de bines, ubicaciones, responsables, etc. Cada una de estas opciones serán explicadas detalladamente a continuación. 2

3 FAMILIA BIENES Esta opción nos permitirá el gestionar todo lo referente a la familia de bienes tal como ilustra la imagen. Las acciones que podremos realizar en esta opción serán agregar ítems, modificar ítems y eliminar ítems. Mediante las opciones Agregar, Modificar y Eliminar respectivamente. En el caso de exportar la información a una planilla de calculo deberemos hacerlo mediante la selección de la opción Excel. Con respecto a la acción de Eliminar, esta quedara en estado Inactivo, de esta forma no será visualizado en los otros módulos. En el caso de que se requiera, podrán acotar el resultado de los ítems mostrados en pantalla, digitando la descripción de uno en particular (mientras mas detallado sea lo digitado, el resultado será mas acotado). 3

4 Al momento de seleccionar la opción Agregar, deberemos editar los siguientes parámetros en función de lo que se esté deseando. Deberemos asignar un código para el nuevo tipo de familia. Deberemos asignar una descripción para el nuevo tipo de familia. Deberemos dejar como Activo o Inactivo, en el caso de que queramos que esto sea visualizado o no respectivamente en el sistema. Para finalizar el proceso, deberemos seleccionar la opción Aceptar. 4

5 TIPO DE BIEN Esta opción nos permitirá el gestionar y sub clasificar todo lo referente a las familias de bienes tal como ilustra la imagen. Las acciones que podremos realizar en esta opción serán agregar ítems, modificar ítems y eliminar ítems. Mediante las opciones Agregar, Modificar y Eliminar respectivamente. En el caso de exportar la información a una planilla de calculo deberemos hacerlo mediante la selección de la opción Excel. Con respecto a la acción de Eliminar, esta quedara en estado Inactivo, de esta forma no será visualizado en los otros módulos. En el caso de que se requiera, podrán acotar el resultado de los ítems mostrados en pantalla, digitando la descripción de uno en particular (mientras mas detallado sea lo digitado, el resultado será mas acotado). 5

6 Al momento de seleccionar la opción Agregar, deberemos editar los siguientes parámetros en función de lo que se esté deseando. Deberemos definir a que familia pertenecerá el nuevo tipo de bien. Deberemos asignar un código para el nuevo tipo de bien. Deberemos asignar una descripción para el nuevo tipo de bien. Deberemos dejar como Activo o Inactivo, en el caso de que queramos que esto sea visualizado o no respectivamente en el sistema. Para finalizar el proceso, deberemos seleccionar la opción Aceptar. 6

7 DEPENDENCIAS Esta opción nos permitirá el gestionar todo lo referente a las dependencias las cuales estarán asociadas a las ubicaciones (Ejemplo Dependencia de Centro Medico y la Ubicación es la Clínica) tal como ilustra la imagen. Las acciones que podremos realizar en esta opción serán agregar ítems, modificar ítems y eliminar ítems. Mediante las opciones Agregar, Modificar y Eliminar respectivamente. Eventualmente podremos imprimir el detalle de cada uno de los ítems generados en esta opción mediante la selección de la opción Listar, o podremos exportarlo a una planilla de cálculo mediante la selección de la opción Excel. Con respecto a la acción de Eliminar, esta quedara en estado Inactivo, de esta forma no será visualizado en los otros módulos. Podremos filtrar por las dependencias que se encuentran en estado activo. En el caso de que se requiera, podrán acotar el resultado de los ítems mostrados en pantalla, digitando la descripción de uno en particular (mientras mas detallado sea lo digitado, el resultado será mas acotado). 7

8 Al momento de seleccionar la opción Agregar, deberemos editar los siguientes parámetros en función de lo que se esté deseando. Deberemos asignar un código para la nueva dependencia. Deberemos asignar un nombre para la nueva dependencia. Deberemos asignar el responsable de esta dependencia. Deberemos asignar el centro de costo correspondiente a la nueva dependencia. Deberemos asignar la ubicación correspondiente a la nueva dependencia. Deberemos dejar como Activo o Inactivo, en el caso de que queramos que esto sea visualizado o no respectivamente en el sistema. Para finalizar el proceso, deberemos seleccionar la opción Aceptar. 8

9 UBICACIÓN Esta opción nos permitirá el gestionar y sub clasificar todo lo referente a las ubicaciones tal como ilustra la imagen. (Ejemplo Dependencia de Centro Medico y la Ubicación es la Clínica). Las acciones que podremos realizar en esta opción serán agregar ítems, modificar ítems y eliminar ítems. Mediante las opciones Agregar, Modificar y Eliminar respectivamente. Eventualmente podremos imprimir el detalle de cada uno de los ítems generados en esta opción mediante la selección de la opción Listar, o podremos exportarlo a una planilla de cálculo mediante la selección de la opción Excel. Con respecto a la acción de Eliminar, esta quedara en estado Inactivo, de esta forma no será visualizado en los otros módulos. Podremos filtrar por las ubicaciones que se encuentran en estado activo. En el caso de que se requiera, podrán acotar el resultado de los ítems mostrados en pantalla, digitando la descripción de uno en particular (mientras mas detallado sea lo digitado, el resultado será mas acotado). 9

10 Al momento de seleccionar la opción Agregar, deberemos editar los siguientes parámetros en función de lo que se esté deseando. Deberemos asignar un código para la nueva ubicación. Deberemos asignar un nombre para la nueva ubicación. Deberemos dejar como Activo o Inactivo, en el caso de que queramos que esto sea visualizado o no respectivamente en el sistema. Para finalizar el proceso, deberemos seleccionar la opción Aceptar. 10

11 RESPONSABLE Esta opción nos permitirá gestionar todo lo referente a los responsables que serán ingresados al sistema. Las acciones que podremos realizar en esta opción serán agregar ítems, modificar ítems y eliminar ítems. Mediante las opciones Agregar, Modificar y Eliminar respectivamente. En el caso de que se requiera, podrán acotar el resultado de los ítems mostrados en pantalla, digitando la descripción de uno en particular (mientras mas detallado sea lo digitado, el resultado será mas acotado). Una vez seleccionada la opción Agregar, deberemos asignar el RUT del responsable. En el caso de que no lo tengamos deberemos seleccionar la opción Rut Temporal. Deberemos seleccionar el nombre del responsable y seleccionar la opción Grabar para finalizar la operación. 11

12 CORRECCIÓN MONETARIA Esta opción nos permitirá administrar los parámetros de la corrección monetaria que serán incluidos en el sistema para un año en particular. Para exportar la información a una planilla de cálculo deberemos seleccionar la opción Excel. Una vez seleccionada la opción Modificar, deberemos definir el mes e ingresar los parámetros correspondientes al capital inicial y los meses respectivos a dichos meses. Para finalizar el proceso deberemos seleccionar la opción Aceptar. 12

13 PUESTA EN MARCHA Esta opción permite la administración de los posibles tipos de gastos adicionales que serán necesarias para la puesta en marcha de los activos fijos, como por ejemplo capacitaciones, transporte e instalaciones tal como describe la imagen. Las acciones que podremos realizar en esta opción serán agregar ítems, modificar ítems y eliminar ítems. Mediante las opciones Agregar, Modificar y Eliminar respectivamente. Eventualmente podremos imprimir el detalle de cada uno de los ítems generados en esta opción mediante la selección de la opción Listar, o podremos exportarlo a una planilla de cálculo mediante la selección de la opción Excel. Con respecto a la acción de Eliminar, esta quedara en estado Inactivo, de esta forma no será visualizado en los otros módulos. En el caso de que se requiera, podrán acotar el resultado de los ítems mostrados en pantalla, digitando la descripción de uno en particular (mientras mas detallado sea lo digitado, el resultado será mas acotado). 13

14 Al momento de seleccionar la opción Agregar, deberemos editar los siguientes parámetros en función de lo que se esté deseando. Deberemos definir un código para el nuevo tipo de ítem. Deberemos asignar una descripción para el nuevo tipo de ítem. Deberemos dejar como Activo o Inactivo, en el caso de que queramos que esto sea visualizado o no respectivamente en el sistema. Para finalizar el proceso, deberemos seleccionar la opción Aceptar. 14

15 ADMINISTRACIÓN DE BIENES Este menú nos proporcionara las opciones que permitirán administrar todo lo referentes a los bienes. Por ejemplo podremos llenar las cartillas de los artículos, dar de baja artículos, corregir artículos, etc. Cada una de estas opciones serán explicadas detalladamente a continuación. 15

16 CARTILLA Esta información nos permitirá ingresar los datos correspondientes al artículo en una cartilla. Dicha cartilla se encuentra dividida en Datos Administrativos, Datos del Bien y Datos del Activo Fijo. El sistema nos permitirá desactivar el artículo mediante la selección de la opción Desactivar. En el caso de querer imprimir la información de dicho artículo deberemos seleccionar la opción Listar. Con respecto al ingreso de datos correspondiente a la pestaña Datos Administrativos, deberemos ingresar los siguientes datos. Deberemos definir la sociedad correspondiente a ese artículo. Deberemos definir el tipo de bien correspondiente a ese artículo. Deberemos definir el tipo de dependencia correspondiente a ese artículo. Deberemos definir el tipo de proveedor correspondiente a ese artículo. Deberemos definir la familia correspondiente a ese artículo. Deberemos definir el responsable correspondiente a ese artículo. Deberemos asignar el plan de cuentas correspondiente a ese artículo. Deberemos definir la empresa que se hará cargo de la mantención correspondiente a ese artículo. 16

17 Con respecto al ingreso de datos correspondiente a la pestaña Datos del Bien, deberemos ingresar los siguientes datos. Deberemos indicar el detalle o descripción correspondiente a ese artículo. Deberemos indicar la marca correspondiente a ese artículo. Deberemos indicar el modelo correspondiente a ese artículo. Deberemos indicar la serie correspondiente a ese artículo. Deberemos definir el tipo de documento correspondiente a ese artículo. Deberemos definir la fecha de la factura correspondiente a ese artículo. Deberemos indicar el número de la factura correspondiente a ese artículo. Deberemos indicar el valor de compra correspondiente a ese artículo. 17

18 Con respecto al ingreso de datos correspondiente a la pestaña Datos Activo Fijo, deberemos ingresar los siguientes datos. Deberemos indicar la fecha de alta, esto corresponde a la fecha en que el artículo comienza el proceso de corrección y depreciación según corresponda. En el caso de que el artículo corresponda a un terreno, deberemos marcar la casilla denominada Terreno. Deberemos indicar el valor inicial en pesos tanto para el formato nacional como IFRS. Deberemos indicar el valor inicial en pesos tanto para el formato nacional como IFRS. Deberemos indicar el valor correspondiente a la depreciación acumulada en pesos tanto para el formato nacional como IFRS. Deberemos asignar el valor de vida útil del articulo en meses tanto para el formato nacional como IFRS. En el caso de que el artículo sea afecto a corrección monetaria o depreciación mediante las casillas Corregir y Depreciar respectivamente en el recuadro de Procesos. 18

19 SOLICITAR BAJA DE BIEN Para utilizar esta herramienta, inicialmente deberemos indicar la contraseña de acceso (esta se encuentra ubicada en Sistema Configuración Comercial Configuración Sección Bodega Central Cuadro Clave Abast ). Una vez ingresado a la opción podremos realizar el proceso de baja del bien. Con esto el artículo no será considerado para los procesos de corrección y depreciación monetaria según corresponda. Para buscar un artículo, podremos acotar la búsqueda por bienes, folios, dependencia o responsable. En el caso de que se requiera, podrán acotar el resultado de los ítems mostrados en pantalla, digitando la descripción de uno en particular (mientras mas detallado sea lo digitado, el resultado será mas acotado). 19

20 Una vez seleccionado el articulo, deberemos indicar el concepto por el cual será dado de baja. Estos podrán ser por los siguientes: - Desgaste - Obsolencia Tecnológica - Deterioro - Venta - Destrucción - Ajuste de Inventario - Siniestro o Robo Deberemos ingresar el motivo y fecha de baja correspondiente. Para finalizar el proceso deberemos seleccionar la opción Aceptar. 20

21 MEJORAS ACTIVOS FIJOS Esta opción nos permitirá ingresar valores con respecto a las mejoras (económicas) de un bien en particular. Para esto deberemos buscar el ítem correspondiente desde el recuadro Folio. Una vez realizado esto deberemos ingresar el detalle y valor correspondiente a la mejora. Mediante la selección de la opción Excel podremos exportar la información a una planilla de cálculo. 21

22 GASTOS PUESTA EN MARCHA Para utilizar esta herramienta, inicialmente deberemos indicar la contraseña de acceso (esta se encuentra ubicada en Sistema Configuración Comercial Configuración Sección Bodega Central Cuadro Clave Abast ). Esta opción nos permitirá ingresar valores con respecto a la puesta en marcha de un bien en particular. Para esto deberemos buscar el ítem correspondiente desde el recuadro Folio. Una vez realizado esto deberemos ingresar el detalle y valor correspondiente a la mejora. Mediante la selección de la opción Excel podremos exportar la información a una planilla de cálculo. 22

23 CORREGIR ACTIVOS FIJOS Esta opción nos permitirá realizar la corrección y/o depreciación de los activos fijos de un mes y año en particular para una sociedad en particular o para todas. Para realizar esto deberemos inicialmente deberemos definir el mes y año en el que queramos hacer las correcciones y/o depreciaciones. Deberemos definir si esto lo haremos para una sociedad o para todas. Para comenzar con el proceso deberemos seleccionar la opción Generar. La información podremos verla en formato Nacional o IFRS. En el caso de que queramos exportar la información a una planilla de cálculo deberemos seleccionar la opción Excel. Cabe destacar que la corrección y/o depreciación de estos artículos se realizaran según como hayan sido parametrizados. 23

24 CERRAR AÑO CORRECCIÓN Para utilizar esta herramienta, inicialmente deberemos indicar la contraseña de acceso (esta se encuentra ubicada en Sistema Configuración Comercial Configuración Sección Bodega Central Cuadro Clave Abast ). Una vez autenticado en esta opción podrán definir si se realiza el proceso de cierre de año. Cabe destacar que este proceso es irreversible y no podrán realizarse futuras modificaciones en dicho año. 24

25 MANTENCIÓN DE BIENES Este menú nos permitirá realizar la administración con respecto a la mantención de los bienes. Las opciones descritas en este menú serán descritas detalladamente a continuación. 25

26 HOJA DE VIDA La opción hoja de vida nos permitirá definir el detalle del artículo, por ejemplo podremos definir en el sistema su utilización, sus características físicas, dimensiones o mantenciones que ha tenido en su vida. Esta opción se encuentra dividida en cuatro pestañas las cuales permitirán clasificar el producto. Inicialmente deberemos digitar el código del articulo para que se realice la carga de los datos que existen hasta ese momento en el sistema. La primera pestaña correspondiente a los datos generales nos permitirá saber cual es el bien en si, a que centro de costo pertenece, la ubicación en que se encuentra, en que dependencia esta, etc. Nosotros deberemos asignar para que se utiliza este artículo. 26

27 La pestaña correspondiente a las características físicas nos permitirá definir por ejemplo el estado en que se encuentra funcionalmente (bueno, inoperable, fuera de servicio, etc.). Podremos definir las características físicas del articulo (bueno, malo, obsoleto, etc.). Podremos asignar las condiciones de mantenimiento (si requiere que se calibre, que tenga mantención preventiva, tenga garantía, etc.). Podremos definir quien será el responsable de las mantenciones a ese equipo (la institución, el proveedor, un particular, etc.). En el caso de que el artículo tenga características eléctricas deberemos definir sus requerimientos (voltaje, fases, frecuencia, potencia, etc.). 27

28 La pestaña correspondiente a las características nos permitirá definir el artículo en función de su forma (dimensionalmente). Por ejemplo podremos definir el largo, ancho y alto (en centímetros). Podremos definir la fecha de fabricación, instalación, costo, código, etc. Podremos definir si el artículo se complementa de otro el cual podremos detallarlo en un campo en particular. En el caso de que se requiera ingresar una observación en particular, esta podrá ser ingresada en el campo Observaciones. 28

29 La pestaña mantenciones nos permitirá revisar la información de las mantenciones realizadas a dicho artículo. Podremos revisar estas mantenciones por su estado (activo, inactivo, cancelado, etc.). Con esto podremos obtener la información con respecto a la empresa que realizo la mantención. Podremos ver cual fue la fecha de programación de la mantención. Podremos ver cual fue la fecha de mantención. Podremos ver cual es el costo de la mantención. 29

30 En el caso de que queramos imprimir la información de este articulo, deberemos seleccionar la opción Listar tal como describe la imagen. 30

31 PROGRAMAR MANTENCIÓN Esta opción nos permitirá generar la mantención de un artículo en particular. Para esto deberemos indicar el código de artículo con el cual podremos generar, modificar o cambiar el estado de una mantención en particular. Eventualmente podremos imprimir el detalle de cada uno de los ítems generados en esta opción mediante la selección de la opción Listar, o podremos exportarlo a una planilla de cálculo mediante la selección de la opción Excel. 31

32 Al momento de seleccionar la opción Agregar deberemos indicar la empresa encargada de la mantención de dicho artículo. Deberemos indicar la fecha de ejecución de la mantención, así como el costo y el lugar de esta (clínica o taller). Deberemos indicar el motivo de la mantención, y en el caso de requerirse podrá ser ingresada una observación tal como describe la imagen. Al momento de seleccionar la opción Estado, nos permitirá modificar el estado que tiene esa mantención actualmente. 32

33 CONSULTAS Este menú nos permitirá obtener información referente al activo fijo. Por ejemplo podremos consultar los artículos ordenados por centro de costo, por plan de cuenta, por dependencia, etc. Cada una de estas opciones serán explicadas detalladamente a continuación. 33

34 POR CUENTA / CENTRO COSTO Esta opción nos permitirá obtener información de los artículos ordenados por cuentas y a su vez por centro de costo. Para realizar esto deberemos indicar el mes y año del que queremos consultar. Esta consulta podrá ser por una sociedad en particular o todas. La información podrá verse en formato Nacional o IFRS. Para comenzar con el proceso deberemos parametrizar la información que queremos y seleccionar la opción Generar. La opción Excel, nos permitirá exportar la información a una planilla de calculo tal como ilustra la imagen. 34

35 POR DEPENDENCIA Esta opción nos permitirá obtener información de los artículos ordenados por dependencias. Para realizar esto deberemos indicar el mes y año del que queremos consultar. Esta consulta podrá ser por una sociedad en particular o todas. La información podrá verse en formato Nacional o IFRS. Para comenzar con el proceso deberemos parametrizar la información que queremos y seleccionar la opción Generar. La opción Excel, nos permitirá exportar la información a una planilla de calculo tal como ilustra la imagen. 35

36 POR FAMILIA / TIPO DE BIEN Esta opción nos permitirá obtener información de los artículos ordenados por familia y tipo de bien. Para realizar esto deberemos indicar el mes y año del que queremos consultar. Esta consulta podrá ser por una sociedad en particular o todas. La información podrá verse en formato Nacional o IFRS. Para comenzar con el proceso deberemos parametrizar la información que queremos y seleccionar la opción Generar. La opción Excel, nos permitirá exportar la información a una planilla de calculo tal como ilustra la imagen. 36

37 POR PLAN DE CUENTA Esta opción nos permitirá obtener información de los artículos ordenados por plan de cuenta. Para realizar esto deberemos indicar el mes y año del que queremos consultar. Esta consulta podrá ser por una sociedad en particular o todas. La información podrá verse en formato Nacional o IFRS. En el caso de que queramos el valor acumulado deberemos marcar la casilla Acumulado. Para comenzar con el proceso deberemos parametrizar la información que queremos y seleccionar la opción Generar. La opción Excel, nos permitirá exportar la información a una planilla de calculo tal como ilustra la imagen. 37

38 POR CENTRO DE COSTO Esta opción nos permitirá obtener información de los artículos ordenados por centro de costo. Para realizar esto deberemos indicar el mes y año del que queremos consultar. Esta consulta podrá ser por una sociedad en particular o todas. La información podrá verse en formato Nacional o IFRS. En el caso de que queramos el valor acumulado deberemos marcar la casilla Acumulado. Para comenzar con el proceso deberemos parametrizar la información que queremos y seleccionar la opción Generar. La opción Excel, nos permitirá exportar la información a una planilla de calculo tal como ilustra la imagen. 38

39 ADICIONES POR MES Esta opción nos permitirá obtener información de los artículos ordenados por adiciones (ítems ingresados dentro de un periodo). Para realizar esto deberemos indicar el mes y año del que queremos consultar. Esta consulta podrá ser por una sociedad en particular o todas. La información podrá verse en formato Nacional o IFRS. Para comenzar con el proceso deberemos parametrizar la información que queremos y seleccionar la opción Generar. La opción Excel, nos permitirá exportar la información a una planilla de calculo tal como ilustra la imagen. 39

40 BIENES SIN VIDA ÚTIL RESTANTE Esta opción nos permitirá obtener información de los artículos que se encuentran sin vida útil. Podremos realizar búsquedas por folio, por bien, por dependencia o responsable respectivamente. Para realizar esto deberemos indicar el mes y año del que queremos consultar. La información podrá verse en formato Nacional o IFRS. Para comenzar con el proceso deberemos parametrizar la información que queremos y seleccionar la opción Generar. 40

41 BAJAS POR MES Esta opción nos permitirá obtener información de los artículos dados de baja en un mes en particular. Para realizar esto deberemos indicar el mes y año del que queremos consultar. Esta consulta podrá ser por una sociedad en particular o todas. La información podrá verse en formato Nacional o IFRS. Para comenzar con el proceso deberemos parametrizar la información que queremos y seleccionar la opción Generar. 41

42 LISTADO BIENES Esta opción nos permitirá obtener información de los artículos existentes. Inicialmente deberemos definir un rango de fechas en particular. Para realizar esto deberemos indicar el mes y año del que queremos consultar. Esta consulta podrá ser por una sociedad en particular o todas. Podremos consultar por los artículos de tipo depreciable, por control o ambos. Para comenzar con el proceso deberemos parametrizar la información que queremos y seleccionar la opción Generar. La opción Excel, nos permitirá exportar la información a una planilla de calculo tal como ilustra la imagen. 42