Instructivo de uso. Activos Fijos (FA) SISTEMA ERP V12.

Transcripción

1 Instructivo de uso Activos Fijos ERP V12.

2 Contenido Control del documento Introducción Conexión y Acceso a la EBS de Oracle Responsabilidades Menú principal del Módulo de Activos Fijos (Navegador) Barra de Menú del Sistema Altas Masivas de Activo Creación de Altas Masivas desde Cuentas por Pagar Altas masivas utilizando Web ADI Agregar Líneas de Altas Masivas a Activos Existentes Fusionar Líneas de Altas Masivas Fraccionar Líneas de Altas Masivas Contabilización de Altas Masivas Supresión de Altas Masivas Alta Manual de Activos Altas Rápidas Altas Detalladas Alta de Activos CEP Agregar Líneas de Costo a un Activo Capitalización Activos CEP Revertir Capitalización de Activos CEP Disponer / Retirar Activos Baja Manual de Activos Baja Masiva de Activos Reinstalación Manual de Activos Reinstalación Masiva de Activos de 143

3 6. Reclasificación de Activos Fijos Reclasificación Manual de Activos Reclasificación Masiva de Activos Transferencia de Activos Fijos Transferencia Manual de Activos Transferencia Masiva de Activos Actualización de Activos Fijos (Cambio de Información Financiera y de Depreciación) Actualización Manual de Activos Actualización Masiva de Activos Reconocimiento de Transacciones de Mantenimiento Historial de Transacciones Inventario Físico Carga de Inventario Físico desde Pantalla Carga de Inventario Físico desde WebADI Comparación de Inventario Físico Cierre de Período Depreciación Transferencia a GL Temas Abiertos y Cerrados de 143

4 Control del documento Objetivo del Instructivo Proporcionar un documento que permita conocer el uso del módulo de activos fijos en el sistema ERP versión 12. Áreas a las que está destinado el instructivo: Gerencia de Ingresos. Sumario de Cambios Versión Motivo del Cambio Número de Revisión Fecha Aprobación 1.0 Generación del documento para normateca 0 Sept Aprobador Nombre y cargo: Alfonso Coronado Paniagua Gerente Unidad administrativa/ área a la que pertenece Gerente de Soluciones Informáticas 4 de 143

5 1. Introducción Oracle Activos Fijos es una solución de Administración de Activos Fijos que mantiene información de los bienes muebles e inmuebles actualizada. El módulo le permite: Dar de alta, transferir y dar de baja activos. Realizar ajustes de un solo activo, grupos de activo o de la información financiera. Comparar la información del sistema vs. información que se ingrese derivada de un inventario físico de los activos. Proporcionar reportes estándar que puede utilizar para informar de las altas, transferencias, bajas o cambios realizados a los activos asegurando que el inventario de activos se mantenga actualizado. En cualquier momento puede imprimir estos reportes o puede revisar información descriptiva o financiera en línea. 5 de 143

6 2. Conexión y Acceso a la EBS de Oracle Para lograr entrar a las aplicaciones Oracle, se debe contar con una conexión a Internet y que el sistema haya sido instalado previamente en las máquinas de cada uno de los usuarios. Para conectarnos es necesario abrir una sesión de Internet donde se deberá ingresar el URL de la aplicación que se presenta a continuación: Instancia de prueba: Instancia de Producción: En la pantalla de conexión que se presenta se deberá registrar el Nombre de Usuario y Contraseña asignados. Ingrese los datos de autentificación damos clic en el botón Conexión para ingresar al sistema. 6 de 143

7 2.1. Responsabilidades Ya conectados en la aplicación se deberá seleccionar ahora la responsabilidad asignada al usuario. Las responsabilidades dentro del sistema Oracle equivalen al perfil con el cual un usuario accede al sistema, donde la misma limitará las acciones que el usuario puede realizar dentro del sistema y presentará el menú de acciones posibles. Por lo general los usuarios tendrán una responsabilidad con la que podrán acceder al sistema de acuerdo a la actividad que vaya a realizar. Además de la responsabilidad también se debe seleccionar el tipo de acción que se desea realizar para poder entrar al menú principal. Una vez seleccionada la opción se abrirán dos páginas mientras se carga el programa. Estas ventanas SIEMPRE deberán permanecer abiertas y no deben cerrarse pues afectarán la funcionalidad de las aplicaciones Oracle. 7 de 143

8 2.2. Menú principal del Módulo de Activos Fijos (Navegador) La siguiente figura es un ejemplo de una ventana Navegación que aparece después de conectarse a las aplicaciones Oracle y de seleccionar una responsabilidad. Esta ventana se utiliza para navegar a una pantalla que permite realizar un flujo de negocios específico. La ventana Navegación está siempre presente durante la sesión de Oracle y despliega el nombre de la responsabilidad actual en el título de la ventana Barra de Menú del Sistema Todo el sistema se despliega dentro de una ventana única la cual tiene incorporada una barra de herramientas y menús desplegables. La barra de herramientas sirve para realizar las acciones del sistema más comunes como: realizar búsquedas, grabar los datos, borrar registros de la pantalla, etc. Los botones se encontrarán habilitados o deshabilitados según si su función es aplicable o no en la pantalla actual. Los botones y su función más utilizados son los siguientes: 8 de 143

9 Ctrl + Down Insertar Registro Ctrl + V Pegar Buscar Encontrar Datos F6 Limpiar Registro Navegador Mostrar Navegador Ctrl + Up Eliminar Registro Ctrl + S Grabar Ctrl + E Editar Campo Cambiar de Traducir Campo Responsabilidad Ctrl + P Imprimir la Pantalla Zoom F4 Cerrar la Pantalla Adjuntar Notas Ctrl + X Cortar Herramienta de Carpetas Ctrl + C Copiar Ctrl + H Ayuda On-Line Las mismas funciones que se encuentran en los botones, también están accesibles a través de teclas de función. Acción Bloque Siguiente Bloque Anterior Campo Siguiente Campo Anterior Duplicar Articulo Duplicar Registro Ingresar Consulta Ejecutar Consulta Insertar Registro Limpiar Pantalla Limpiar Registro Lista de Valores Salir / Cancelar Consulta Suprimir Registro Grabar / Validar Teclas Shift + Page Down (Av Pág.) Shift + Page Up (Re Pág.) Tab Shift + Tab Shift + F5 Shift + F6 F11 Control + F11 Control + Down F8 F6 Control + L F4 Control + Up Control + S 9 de 143

10 3. Altas Masivas de Activo Las Altas Masivas permiten dar de alta activos y ajustes de costos directamente en Oracle Activos Fijos desde la información de factura en Oracle Cuentas por Pagar (AP) o desde una plantilla de Excel a través de Web ADI Creación de Altas Masivas desde Cuentas por Pagar Antes de que puedan ejecutarse las altas masivas de Activos Fijos desde AP, es necesario cumplir con los siguientes requisitos: 1. Las facturas de pagos de activos deben ingresarse en AP cargando a la cuenta Transitoria de Activos Fijos para activos comunes, o a la cuenta Transitoria de CEP para construcciones en proceso. 2. Aprobar, Validar y Crear Contabilidad para todas las Facturas. 3. El módulo de Cuentas por Pagar (AP) debe ejecutar el proceso Crear Contabilidad. 4. Correr reporte Informe Análisis de Cuenta en AP para verificar el detalle de las cuentas puente (cuentas transitorias). Ruta Cuentas por Pagar Otros Solicitudes Ejecutar 10 de 143

11 Se despliega la pantalla Ejecutar una Nueva Solicitud Seleccione la opción Solicitud única y a continuación dé clic en el botón Aceptar Se despliega la pantalla Ejecutar Solicitud. En el campo de nombre ingrese Creación de Altas Masivas 11 de 143

12 Se despliega la pantalla de Parámetros, ingrese la fecha contable y el libro de depreciación corporativo. Dé clic en el botón Aceptar A continuación dé clic en el botón Ejecutar. Se despliega en número de solicitud para revisar que el proceso termine correctamente. 12 de 143

13 Para revisar las facturas que se convertirán en activos, se repiten los pasos del 1 al 4 pero en el campo nombre se ingresa el reporte Informe Crear Altas Masivas. Se despliega la pantalla Parámetros y se ingresa el nombre del libro corporativo Dé clic en el botón Aceptar Dé clic en el botón Ejecutar 13 de 143

14 Se despliega el número de solicitud para monitorear que el proceso termine correctamente. Revisar el reporte 14 de 143

15 Dé clic en el botón Visualizar Output 15 de 143

16 Posteriormente en el módulo de Activos Fijos se siguen los siguientes pasos. Ruta Activo Fijo Altas Masivas Preparar Altas Masivas Se despliega la pantalla Encontrar Altas Masivas 16 de 143

17 En el campo Libro seleccionar el libro corporativo para el cual se dará de alta el activo. Opcionalmente, ingresar criterios de búsqueda adicionales para limitar la búsqueda de nuevas líneas de factura para convertir en activo. Se recomienda ingresar en el campo Cola el estatus de la línea que se desea buscar, ya sea Nuevo, Capitalizar, Ajuste de Costo, Suprimir, Fusionar, Retenido, Contabilizar, Contabilizado, Suprimido. Una vez que se han seleccionado los criterios de búsqueda, dé clic en el botón Encontrar 17 de 143

18 Se muestran las líneas que cumplen con los criterios de búsqueda. En la pantalla Resumen Altas Masivas, colocar el cursor en la línea de factura que se desea crear como activo. Dé clic en el botón Abrir Cambie el nombre de Cola de NUEVO a CONTABILIZAR 18 de 143

19 En la pantalla Altas Masivas, ingrese la categoría a la cual se va a asignar el activo. Ingresar Nombre Empleado para asignar el activo a un custodio. Ingresar Cuenta de Gastos de depreciación. Seleccionar la ubicación física del Activo Si aplica, modificar fecha de puesta en servicio del activo. 19 de 143

20 Navegue a la pestaña Detalles Activos Ingrese el número de activo y el número de etiqueta del activo. Si la descripción del activo no fue ingresada desde el módulo de Cuentas por pagar, ingresar la descripción del activo. Seleccionar la Clave del Activo que consta del Proyecto y Subproyecto: 20 de 143

21 Seleccionar en el campo Tipo Activo, el tipo de activo que se está dando de alta, ya sea CEP o Capitalizado. Por defecto, este campo tendrá un valor, dependiendo de la cuenta puente que haya sido ingresada al momento de crear la factura en el módulo de Cuentas por Pagar. Una vez concluidos los pasos anteriores, dé clic en el botón Listo y el activo estará listo para ser capitalizado. 21 de 143

22 3.2. Altas masivas utilizando Web ADI Oracle Activos Fijos permite la creación de activos de manera masiva por medio de una plantilla de Excel. Ruta Altas Masivas Integrador de Altas Se despliega la página web Crear Documento 22 de 143

23 En la pantalla Crear Documento, se selecciona el libro corporativo para el cual se va a descargar la plantilla para cargar activos desde Excel. Dé clic en el botón Continuar. Seleccionar la versión Excel que se va a utilizar. Dé clic en el botón Siguiente. 23 de 143

24 Seleccione el nombre de la plantilla que desea utilizar y a continuación dé clic en el botón Siguiente. Se despliega una pantalla de descarga de archvio Dé clic en el botón Abrir Se recibe un mensaje indicando que el documento se está creando. Una vez que se crea la plantilla aparece el mensaje El documento se creó 24 de 143

25 Dé clic en el botón Cerrar Llenar la plantilla de Excel con los datos de los activos que se van a cargar al módulo de Oracle Activos Fijos. 25 de 143

26 En la barra de herramientas, seleccionar Add-Ins Oracle Cargar Seleccionar si se van a cargar todas las filas o sólo las filas seleccionadas 26 de 143

27 Seleccionar Validar Antes de Cargar para asegurar que sólo la información válida suba a las tablas de interfaz. Seleccionar si se desea correr el programa Contabilizar Altas Masivas. Dé clic en el botón Cargar Si existen errores, se muestra un mensaje indicando cuántas líneas tienen error. En caso de tener errores, ir al final de la plantilla para revisar el mensaje de error y corregir. Una vez corregidos los errores, vuelva a realizar la carga. 27 de 143

28 Si todas las líneas fueron válidas, se indica el número de líneas que fueron cargadas exitosamente Una vez que fueron completados estos pasos, se deben seguir los pasos del procedimiento Creación de Altas Masivas desde Cuentas por Pagar desde los pasos que se realizan en Activos Fijos. 28 de 143

29 3.3. Agregar Líneas de Altas Masivas a Activos Existentes Se puede agregar una línea de alta masiva a un activo existente como un ajuste de costos. Elija si desea cambiar la categoría y la descripción del activo existente a aquellas del alta masiva. Oracle Activos Fijos reclasifica el activo de destino en la categoría y actualiza su descripción con aquella del alta masiva, cuando se ejecuta el proceso Contabilizar Altas Masivas en Oracle Activos Fijos. Ruta Altas Masivas Preparar Altas Masivas Se despliega la pantalla Encontrar Altas Masivas 29 de 143

30 En la pantalla Encontrar Altas Masivas, en el campo Libro, seleccionar el libro corporativo para el cual se agregará una línea de costo. Opcionalmente, ingresar criterios de búsqueda adicionales para limitar la búsqueda de nuevas líneas de factura para convertir en activo. Se recomienda ingresar en el campo Cola el estatus de la línea que se desea buscar, ya sea Nuevo, Capitalizar, Ajuste de Costo, Suprimir, Fusionar, Retenido, Contabilizar, Contabilizado, Suprimido. Una vez que se han seleccionado los criterios de búsqueda, dé clic en el botón Encontrar 30 de 143

31 Se muestran las líneas que cumplen con los criterios de búsqueda. En la pantalla Resumen Altas Masivas, colocar el cursor en la línea de factura que se desea agregar a otro activo. Dé clic en el botón Agregar a Activo. Se despliega la pantalla Encontrar Activos En la pantalla Encontrar Activos, se puede buscar el activo al cual se le va a agregar la línea de factura por detalle de activo en la pestaña Encontrar por Detalle de Activo, seleccionando ya sea, el Número de Activo, Número de Etiqueta, Número de Serie, Descripción, Categoría o Clave de Activo. Los activos pueden ser buscados por libro, en el la pestaña Encontrar por Libro Ingrese los criterios de búsqueda, ya sea Libro, Activo Grupo o Fechas Puesta en Servicio. La pestaña Encontrar por Asignación nos permite buscar los activos por Número de Empleado, Nombre de Empleado, Cuenta de Gasto o Dirección. 31 de 143

32 La pestaña Encontrar por Línea de Origen nos permite buscar los activos por Nombre de Proveedor, Número de Proveedor, Número de Factura, Número de Línea, Número de OC, Lote Origen, Número de Proyecto o Número de tarea. Una vez ingresados los criterios de búsqueda en cualquiera de las pestañas, dé clic en el botón Encontrar. Según los criterios de búsqueda, se despliegan los activos encontrados. 32 de 143

33 Elegir si se va a amortizar el ajuste que se le hará al activo existente. Elegir Nueva Categoría y Descripción para cambiar la categoría y descripción del activo existente a los que tiene el alta masiva que se va a ingresar como ajuste al costo. Guarde los cambios. Después de guardar los cambios se despliega nuevamente la pantalla Resumen Altas Masivas y el estatus de la línea que se eligió para agregar a un activo cambia a RETENIDO, dé clic en el botón Abrir. Se despliega la pantalla Altas Masivas y se cambia manualmente el estatus en Cola a CONTABILIZAR, la aplicación automáticamente cambia el status de Cola a AJUSTE DE COSTO. Dé clic en el botón Listo el activo estará listo para ser capitalizado. 33 de 143

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35 3.4. Fusionar Líneas de Altas Masivas Se pueden fusionar líneas separadas de altas masivas en una sola línea de alta masiva con un solo costo. La línea de alta masiva se convierte en un solo activo cuando se Contabilizan las Altas Masivas en Oracle Activos Fijos. Ruta Altas Masivas Preparar Altas Masivas Se despliega la pantalla Encontrar Altas Masivas 35 de 143

36 En la pantalla Encontrar Altas Masivas, en el campo Libro, seleccionar el libro corporativo para el cual se agregará una línea de costo. Opcionalmente, ingresar criterios de búsqueda adicionales para limitar la búsqueda de nuevas líneas de factura para convertir en activo. Se recomienda ingresar en el campo Cola el estatus de la línea que se desea buscar, ya sea Nuevo, Capitalizar, Ajuste de Costo, Suprimir, Fusionar, Retenido, Contabilizar, Contabilizado, Suprimido. Una vez que se han seleccionado los criterios de búsqueda, dé clic en el botón Encontrar En la pantalla Resumen Altas Masivas, colocar el cursor en la línea de factura que se desea fusionar. Dé clic en el botón Fusionar. 36 de 143

37 Se despliegan todas las líneas que no han sido contabilizadas y que pueden ser fusionadas con la línea seleccionada previamente. Marque las líneas que desee fusionar seleccione la opción Unidades Suma, si se desea sumar el número de unidades de cada una de las líneas, si no selecciona esta opción, el activo será dado de alta con una sola unidad. Una vez que se hayan elegido todas las líneas que se desean fusionar para convertir en un solo activo, dé clic en el botón Listo. Si se vuelve a realizar la búsqueda de las líneas de alta masiva, el estatus de la línea fusionada ahora será Fusionado. 37 de 143

38 Busque el activo fusionado ingresando el estatus (Cola) Retenido en la pantalla de búsqueda. Cambie el nombre de Cola de RETENIDO a CONTABILIZAR 38 de 143

39 Dar clic en el botón Listo. 39 de 143

40 3.5. Fraccionar Líneas de Altas Masivas Se puede fraccionar una línea de alta masiva con múltiples unidades en varias líneas de unidades. Se puede fraccionar una línea de alta masiva fusionada anteriormente. Ruta Altas Masivas Preparar Altas Masivas Se despliega la pantalla Encontrar Altas Masivas. 40 de 143

41 En la pantalla Encontrar Altas Masivas, en el campo Libro, seleccionar el libro corporativo para el cual se agregará una línea de costo. Opcionalmente, ingresar criterios de búsqueda adicionales para limitar la búsqueda de nuevas líneas de factura para convertir en activo. Se recomienda ingresar en el campo Cola el estatus de la línea que se desea buscar, ya sea Nuevo, Capitalizar, Ajuste de Costo, Suprimir, Fusionar, Retenido, Contabilizar, Contabilizado, Suprimido. Una vez que se han seleccionado los criterios de búsqueda, dé clic en el botón Encontrar 41 de 143

42 En la pantalla Resumen Altas Masivas, colocar el cursor en la línea de factura que se desea fraccionar. Dé clic en el botón Fraccionar. Se despliega un mensaje de decisión. Dé clic en el botón Aceptar Si el fraccionamiento es exitoso, se despliega el siguiente mensaje Este proceso crea nuevas líneas listas para convertirse en activos. Las nuevas líneas de activo se encontrarán en estatus de RETENIDO. Se deberá posicionar en el activo deseado, dar el botón Abrir y cambiar el estatus a, además de agregar los detalles requeridos para el alta del activo. Una vez hecho esto, dar el botón Listo. 42 de 143

43 3.6. Contabilización de Altas Masivas Utilice la opción Contabilizar Altas Masivas en el módulo Oracle Activos Fijos para crear activos desde las líneas de altas masivas con el estatus CONTABILIZAR usando los datos ingresados en la ventana Altas Masivas. También agrega altas masivas a activos existentes con el estatus AJUSTE COSTO. Se puede ejecutar este programa todas las veces que se requiera durante un período. Ruta Altas Masivas Contabilizar Altas Masivas Se despliega la pantalla Ejecutar Juego Solicitudes. 43 de 143

44 Ingrese Libro para el cual se van a Postear (Contabilizar) las Altas Masivas. Ingresar Libro para el cual se va a ejecutar el reporte de Posteo de Altas Masivas, por defecto toma el libro para el cual se va a ejecutar el posteo de altas masivas. Dé clic en el botón Ejecutar Se despliega el número de solicitud para consultar el proceso de contabilización de altas masivas y el reporte correspondiente. 44 de 143

45 Revisar Informe Contabilización de Altas Masivas. Ver Solicitudes Encontrar Dar clic en el botón Visualizar Output. 45 de 143

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47 3.7. Supresión de Altas Masivas El programa Suprimir Altas Masivas elimina las líneas de altas masivas en los siguientes status: Altas Masivas en status FRACCIONAR en la cual ya se han contabilizado las líneas secundarias de altas masivas creadas por el fraccionamiento. Altas masivas en status CONTABILIZADO que ya se han convertido en activos. Altas masivas en status SUPRIMIR. Ruta Altas Masivas Suprimir Altas Masivas Se despliega la pantalla Ejecutar Juego Solicitudes 47 de 143

48 Ingrese el Libro para el cual se van a Suprimir las Altas Masivas Ingresar Libro para el cual se va a ejecutar el reporte de Suprimir Altas Masivas, por defecto toma el libro para el cual se va a ejecutar la eliminación de altas masivas. Dé clic en el botón Ejecutar Se despliega el número de solicitud para consultar el proceso de contabilización de altas masivas y el reporte correspondiente. Revisar Informe Suprimir Altas Masivas. Ver Solicitudes Encontrar Localizar el ID de la solicitud y dar clic en el botón Visualizar Output. 48 de 143

49 4. Alta Manual de Activos Se puede usar uno de los siguientes procesos para ingresar nuevos activos: Altas Rápidas Use el proceso Altas Rápidas para ingresar rápidamente activos comunes cuando se deben ingresar manualmente. Puede ingresar información mínima en la ventana Altas Rápidas y la información de activo restante se fija por defecto desde la categoría de activo, libro y la fecha de puesta en servicio. Altas Detalladas Use el proceso Detalle de Altas para agregar manualmente activos complejos que el proceso Altas Rápidas no maneja: Activos con más de una asignación Activos con más de una línea de origen Activos a los cuales no se aplican las reglas de depreciación por defecto de categoría Activos de subcomponente 4.1. Altas Rápidas Ruta Activos Banco de Trabajo de Activo 49 de 143

50 Dé clic en el botón Altas Rápidas Ingrese una Descripción del activo. 50 de 143

51 Ingrese la Categoría de activo. En el caso específico de que el tipo de categoría sea la siguiente: Se desplegarán los siguientes campos descriptivos para ingresar información relacionada con los seguros: 51 de 143

52 Tipo de Activo: Los tipos de activo pueden ser Capitalizado para activos que se van a depreciar, CEP para construcciones en proceso, Gasto para activos que no se van a depreciar porque se van directamente al gasto y Grupo para activos que se desean agrupar. Asigne el activo a un Libro de depreciación corporativo. Ingrese el Costo actual. Opcionalmente, actualice la Fecha de Puesta en Servicio. Actualice el método de depreciación y la convención de prorrateo si es necesario. El método de depreciación y la convención de prorrateo se fijan por defecto a partir de las reglas de categoría por defecto. Sin embargo, puede actualizarlos aquí. Asigne el activo a un Nombre de Empleado (opcional), una Cuenta de Gastos de depreciación de GL y una Dirección Una vez que ingrese la información, dar clic en el botón Listo. 52 de 143

53 Se despliega una nota indicando el número de activo que se dio de alta Altas Detalladas Use el proceso Altas Detalladas para agregar manualmente activos con mayor. Sustituya reglas de depreciación por defecto si es necesario. Ruta Activos Banco de Trabajo de Activo Se despliega la pantalla Encontrar Activos, dé clic en el botón Altas. 53 de 143

54 Se despliega la pantalla Detalles de Activo En la ventana de Detalles de Activo, ingrese una Descripción del activo. 54 de 143

55 Ingrese la Categoría de activo. Tipo de Activo: Los tipos de activo pueden ser Capitalizado para activos que se van a depreciar, CEP para construcciones en proceso, Gasto para activos que no se van a depreciar porque se van directamente al gasto y Grupo para activos que se desean agrupar. Ingrese el número de Unidades para el activo que está dando de alta. Si agrega un activo de subcomponente, ingrese el número de Activo Principal. Si agrega una mejora de propiedades arrendadas, ingrese el número de activo arrendado. El Activo Principal deberá ser creado antes que el activo subcomponente. Opcionalmente, ingrese el Fabricante y el Modelo del activo. Ingrese el Número de Garantía si desea asignar una garantía predefinida a un activo. El número de garantía deberá estar dado de alta previamente. Consulte el procedimiento Alta de Garantías Use la lista de valores para seleccionar un número de arrendamiento si está agregando un activo arrendado en una categoría de activos arrendados. El arrendamiento deberá ser creado previamente, revise el procedimiento de Alta de Arrendamientos. Seleccione si desea incluir el activo en comparaciones de inventario físico. Por Defecto, el casillero de control En Inventario Físico se define de acuerdo a la categoría de activo que especificó, pero puede sustituir ese valor en este punto. De manera opcional, seleccionar el botón Líneas Origen para ingresar información de compra como el Nombre de Proveedor y Número de Orden de Compra para el activo. Si el activo fue creado desde Cuentas por Pagar estos campos serán poblados con la información proveniente de la factura. Se despliega la pantalla Líneas Origen 55 de 143

56 Dé clic en el botón Continuar Inmediatamente despliega la pantalla Libros, se deberá ingresar la información del libro corporativo y costo. La demás información se despliega por defecto. Solo se deberá cambiar la fecha de Puesta en Servicio si aplica. De ser necesario, modifique la información que pobló por defecto. Dé clic en el botón Continuar 56 de 143

57 Despliega la pantalla Asignaciones en donde solo deberá completar los campos de Cambio Unidad, Nombre de Empleado y Número (en caso de ser necesario), Cuenta de Gasto y Dirección. En el campo Cambio Unidad ingrese el número de unidades que desea asignar a un empleado (custodio) cuenta de gasto y dirección específica. Para finalizar dé clic en el botón Listo Se despliega el número de activo que se dio de alta. Dé clic en el botón Aceptar 57 de 143

58 4.3. Alta de Activos CEP Un activo de construcción en proceso (CEP) es un activo que se construye a lo largo de un período. Se crean y mantienen los activos de CEP a medida que se gasta dinero en materias primas y mano de obra para construirlos. Debido a que un activo de CEP aún no está en uso, no se deprecia. Cuando se termina de construir el activo de CEP, éste se puede poner en servicio para comenzar su depreciación. Ruta Activos Banco de Trabajo de Activo Se despliega la pantalla Encontrar Activos, dé clic en el botón Altas. 58 de 143

59 Se despliega la pantalla Detalles de Activo En la ventana de Detalles de Activo, ingrese una Descripción del activo. Ingrese la Categoría de activo. 59 de 143

60 Tipo de Activo: En este caso, el tipo de activo deberá ser CEP (Construcción en Proceso) Ingrese el número de Unidades para el activo que está dando de alta. Si agrega un activo de subcomponente, ingrese el número de Activo Principal. Si agrega una mejora de propiedades arrendadas, ingrese el número de activo arrendado. El Activo Principal deberá ser creado antes que el activo subcomponente. Opcionalmente, ingrese el Fabricante y el Modelo del activo. Ingrese el Número de Garantía si desea asignar una garantía predefinida a un activo. El número de garantía deberá estar dado de alta previamente. Consulte el procedimiento Alta de Garantías Use la lista de valores para seleccionar un número de arrendamiento si está agregando un activo arrendado en una categoría de activos arrendados. El arrendamiento deberá ser creado previamente, revise el procedimiento de Alta de Arrendamientos. Seleccione si desea incluir el activo en comparaciones de inventario físico. Por Defecto, el casillero de control En Inventario Físico se define de acuerdo a la categoría de activo que especificó, pero puede sustituir ese valor en este punto. Dé clic en el botón Continuar Inmediatamente despliega la pantalla Libros, se deberá ingresar únicamente el nombre del libro. La demás información se despliega por defecto. Para los activos CEP, el costo debe ser cero y se le agregará costo a través de la pantalla Líneas Origen una vez que el activo haya sido creado o a través de Altas Masivas. 60 de 143

61 Dé clic en el botón Continuar Dé clic en el botón Continuar Despliega la pantalla Asignaciones en donde solo deberá completar los campos de Cambio Unidad, Nombre de Empleado y Número (en caso de ser necesario), Cuenta de Gasto y Dirección. 61 de 143

62 En el campo Cambio Unidad ingrese el número de unidades que desea asignar a un empleado (custodio) cuenta de gasto y dirección específica. Para finalizar dé clic en el botón Listo Se despliega el número de activo que se dio de alta. Dé clic en el botón Aceptar 62 de 143

63 4.4. Agregar Líneas de Costo a un Activo Oracle Activos Fijos identifica facturas con distribuciones a cuentas de compensación de CEP en Oracle Cuentas por Pagar y crea altas masivas a partir de ellas. Se pueden crear nuevos activos de CEP a partir de las altas masivas o agregarlas a activos existentes. También se pueden agregar gastos no facturados a los activos de CEP. Se pueden efectuar transferencias o ajustes en los activos de CEP si es necesario. Ruta Activos Banco de Trabajo de Activo Se despliega la pantalla Encontrar Activos. 63 de 143

64 En el campo Número de Activo ingrese el número de Activo al que desea ingresarle una línea de costo, adicionalmente ingrese el nombre del libro Corporativo al cual está asignado el activo al cual desea agregarle costo. Dé clic en el botón Encontrar. Los siguientes pasos deberán completarse cada vez que se requiera agregar líneas de costo al activo. 64 de 143

65 Se despliega la pantalla Activos, dé clic en el botón Líneas Origen, para ingresar información de compra como el Número de Factura, Descripción, Nombre Proveedor y Monto. Este paso solo se deberá hacer en caso de que la información de la factura no venga directo del módulo de AP. Una vez ingresada la información, dé clic en el botón Listo. Otro método para asignar costo es a través de Altas Masivas, consulte la sección Altas Masivas para revisar el proceso Agregar Líneas de Altas Masivas a Activos Existentes Capitalización Activos CEP Capitalice activos terminados que están listos para ser puestos en servicio. Puede capitalizar un activo único o un grupo de activos en una transacción. Requisitos Previos: Crear activos CEP usando Altas Masivas o altas manuales. Crear activos CEP a medida que gasta dinero en materias primas y mano de obra para construirlos. Cuando capitaliza un activo, Oracle Activos Fijos cambia el tipo de activo de CEP a Capitalizado, cambia la fecha de puesta en servicio a la fecha que ingresa, define el costo en la suma de todas las líneas de origen para el activo y vuelve a fijar por defecto las reglas de depreciación desde la categoría de activo. Oracle Activos Fijos crea una transacción de Alta para un activo que agregó en un período anterior o cambia la transacción de Alta de CEP a una Alta para un activo que agregó en el período actual. Ruta Activos Capitalizar Activos CEP 65 de 143

66 Se despliega la pantalla Encontrar Activos Ingrese el nombre del Libro donde se dio de alta el activo que desea capitalizar. Ingrese el número o números de Activo que desea capitalizar, dé clic en el botón Encontrar. Se despliega la pantalla Capitalizar Activos CEP con los activos que cumplen los criterios de búsqueda ingresados. 66 de 143

67 Marque el activo o activos correspondientes para capitalización. Seleccione Herramientas Marcar Todo si desea capitalizar todos los activos en la ventana Capitalizar Activos de CEP. Ingrese la fecha en que se pone el activo en servicio. Oracle Activos Fijos usa esta fecha para comenzar a calcular la depreciación para los activos que se ponen en servicio. Dé clic en el botón Capitalizar Revertir Capitalización de Activos CEP Cuando revierte una capitalización, Oracle Activos Fijos vuelve a cambiar el tipo de activo de Capitalizado a CEP y deja la fecha de puesta en servicio sin cambiar. Éste cambia la transacción de Alta a una Alta/Anulación para un activo que agregó en un período anterior o cambia la transacción de Alta a una Alta de CEP para un activo que agregó en el período actual. También crea una transacción de Reversión de CEP para activos que capitalizó en un período anterior. Ruta Activos Capitalizar Activos CEP 67 de 143

68 Se despliega la pantalla Encontrar Activos Ingrese el nombre del Libro donde se dio de alta el activo que desea capitalizar, cambie el Tipo de Activo a Capitalizado. Ingrese el número o números de Activo que desea capitalizar, dé clic en el botón Encontrar. Se despliega la pantalla Capitalizar Activos CEP con los activos que cumplen los criterios de búsqueda ingresados. 68 de 143

69 Seleccionar el activo al que se desea revertir la capitalización y dé clic en el botón Revertir. 69 de 143

70 5. Disponer / Retirar Activos Dé de baja un activo cuando no esté más en servicio. Por ejemplo, dé de baja un activo que se robó, perdió o dañó, que vendió o devolvió. Puede dar de baja todo un activo o lo puede dar de baja en forma parcial. Cuando da de baja un activo por unidades, Oracle Activos Fijos calcula automáticamente la fracción del costo dado de baja. Cuando da de baja un activo por costo, las unidades permanecen inalteradas y el costo de bajas se distribuye de manera uniforme entre todas las líneas de asignación. Restricciones No puede dar de baja activos por unidades en los libros fiscales; sólo puede realizar bajas de costo parciales y totales en un libro fiscal. También, sólo puede realizar bajas completas de activos de CEP; no los puede dar de baja por unidades o por costo en forma parcial. Si realiza múltiples bajas parciales de un activo en un período, debe ejecutar el programa cálculo de ganancias y pérdidas entre transacciones Baja Manual de Activos Ruta Activos Banco de Trabajo de Activo Se despliega la pantalla Encontrar Activos. 70 de 143

71 En el campo Número de Activo ingrese el número de Activo al que desea ingresarle una línea de costo, adicionalmente ingrese el nombre del libro Corporativo al cual está asignado el activo al cual desea agregarle costo. Dé clic en el botón Encontrar. 71 de 143

72 Dé clic en el botón Bajas En la pantalla Bajas, Seleccione el libro desde el cual se desea de dar de baja el activo 72 de 143

73 Ingrese la fecha de la baja. Debe ser en el año fiscal actual y no puede ser una fecha anterior a la fecha en que se haya ejecutado alguna transacción o modificación al activo. La baja de activos se puede realizar por unidades o por costo, en el caso de baja por unidades, se ingresa el número de unidades y el Costo Baja aparece automáticamente. En el caso de baja por costo, únicamente se ingresara el monto a dar de baja en el campo Costos Baja En el campo Tipo de Baja, seleccione la razón de la baja. 73 de 143

74 De ser necesario, ingrese el Costo de Remoción y los Productos de Venta. Al finalizar, dé clic en el botón Listo Se despliega un mensaje indicando que la transacción se guardó exitosamente y el sistema le asigna un número de referencia a la baja Baja Masiva de Activos Utilizar la ventana de Bajas Masivas para dar de baja a un grupo de activos en un momento dado. Se deberán especificar los criterios de selección, entre ellos, categoría de activo, clave de activo, dirección, segmentos de cuenta de gastos de depreciación, empleado, rango de número de activo y rango de fecha de puesta en servicio, para seleccionar los activos que se desean dar de baja. También se puede elegir dar de baja automáticamente subcomponentes junto con el activo principal. Ruta Transacciones Masivas Bajas Crear y Reintegrar 74 de 143

75 Despliega la pantalla de Bajas Masivas 75 de 143

76 Ingrese el Libro del cual desea dar de baja los activos múltiples Ingrese la fecha de la baja masiva. Es posible efectuar bajas en forma retroactiva en un período anterior al mismo año fiscal o ingresar una fecha en el período abierto actual. No es posible ingresar una fecha en un período futuro. Ingrese el Tipo de Baja o el motivo para esta baja masiva. El tipo que se ingresa se aplica a todos los activos que cumplen con los criterios de selección. Ingrese los Productos de Venta y el Costo de Remoción total para la baja masiva, si la hay. Oracle Activos Fijos prorratea estos importes en los activos que se seleccionen para la baja masiva de acuerdo con el costo de cada activo. Seleccione si dar de baja todos los niveles de los subcomponentes de todos los activos principales que cumplan con los criterios de selección de altas masivas En la región Criterios Bajas, use la lista desplegable Tipo de Activo para indicar si desea dar de baja activos de CEP, Capitalizados o Contabilizados Como Gasto. Seleccione la opción en blanco para dar de baja activos de CEP, Capitalizados, Contabilizados Como Gasto y de Grupo Seleccione si: Dar de baja sólo a los activos completamente depreciados marcando el casillero de control Completamente Reservado: Sí. Dar de baja sólo a los activos que no estén completamente depreciados marcando el casillero de control Completamente Reservado: No. 76 de 143

77 Dar de baja a todos los activos especificados en la ventana. No marque ninguno de los casilleros de control Completamente Reservado Ingrese los criterios de búsqueda, se recomienda buscar por número de activo. Si se ingresa un valor en más de un campo, Oracle Activos Fijos incluye sólo los activos que cumplen con todos los criterios de selección en la baja masiva. Por ejemplo, si se ingresa una dirección y empleado, Oracle Activos Fijos incluye todos los activos asignados a ese empleado y/o dirección.. Seleccione Crear. Oracle Activos Fijos graba todo el input de información de baja, pero no ejecuta la transacción de baja y proporciona un número de solicitud concurrente. 77 de 143

78 El campo de estado cambia de Nuevo a Creado (salga de la pantalla e ingrese nuevamente para visualizar el cambio de Estado). Puede revisar la baja creada en la pantalla de Solicitudes: Ver Solicitudes Encontrar 78 de 143

79 Posteriormente se da clic en Visualizar Output y se puede revisar el reporte generado. 79 de 143

80 Si está satisfecho con la baja creada, puede continuar con el paso siguiente. Opcionalmente, puede optar por desechar o modificar adicionalmente los criterios de la transacción de baja creada. Deseche la transacción de baja masiva: seleccione Desechar si desea desechar la baja creada. El estado cambiará a Desechar y toda la información que ingresó se depurará. Refine los criterios de baja: para refinar adicionalmente o modificar los criterios de la baja creada, navegue a la ventana Preparar Baja Masiva. Transacción Masiva Bajas Preparar. En la ventana Preparar Baja Masiva puede modificar o refinar adicionalmente los criterios de baja. Por ejemplo, puede cambiar el rango de activos, convertir las bajas seleccionadas en bajas parciales o reasignar los importes de productos según desee. Seleccione Dar de Baja si desea que Oracle Activos Fijos complete y contabilice automáticamente la baja que creó. La selección de Dar de Baja también ejecuta los Informes Baja Masiva y Excepción de Baja Masiva. El estado de la transacción cambiará de Creada a Pendiente en forma momentánea, y finalmente a Finalizada al terminar el proceso de bajas masivas. Se despliega el número de solicitud para monitorear el proceso de baja Se puede revisar el informe de bajas en la pantalla de Solicitudes: Ver Solicitudes Encontrar (B) Visualizar Output 80 de 143

81 También puede completar la transacción de baja ejecutando el programa concurrente Contabilizar Bajas Masivas. Ruta Transacciones Masivas Bajas Contabilizar 81 de 143

82 El programa concurrente Contabilizar Bajas Masivas solicitará los parámetros número de Libro y de lote de la transacción de baja que desea contabilizar. Una vez ingresados los parámetros, seleccione Ejecutar para completar la transacción de bajas masivas. Regrese a la pantalla Bajas Masivas, seleccione Revisar para ejecutar el Informe Baja Masiva. Este paso se puede realizar en cualquier momento una vez finalizado el proceso de Contabilización. 82 de 143

83 Nos despliega un número de solicitud para revisar el reporte. Revisar el reporte en la pantalla de Ver Solicitudes Encontrar (B) Visualizar Output. 83 de 143

84 84 de 143

85 5.3. Reinstalación Manual de Activos No se pueden reinstalar activos dados de baja el año fiscal anterior. Se pueden reintegrar tanto las transacciones de bajas individuales como masivas. Ruta Activos Banco de Trabajo de Activo Se despliega la pantalla Encontrar Activos. 85 de 143

86 En el campo Número de Activo ingrese el número de Activo al que desea reinstalar. Dé clic en el botón Encontrar. Dé clic en el botón Bajas Se despliega la pantalla Bajas 86 de 143

87 Realice una búsqueda de la baja realizada a este activo. Utilice la tecla F11 para que la pantalla entre en modo de búsqueda. A continuación utilice las teclas Ctrl + F11 para realizar la búsqueda. 87 de 143

88 Si la baja tiene un estado de PROCESADO, seleccione Reintegrar. Si es PENDIENTE, seleccione Deshacer Baja. El sistema enviará un mensaje de si desea o no reintegrar el archivo. Dar clic en Aceptar. Si consulta nuevamente el archivo el Estado cambia a Reintegración. 88 de 143

89 89 de 143

90 5.4. Reinstalación Masiva de Activos Ruta Transacciones Masivas Bajas Crear y Reintegrar Despliega la pantalla de Bajas Masivas 90 de 143

91 Use el número de transacción masiva para consultar la transacción de baja masiva que desee reintegrar. Para buscar el número de baja masiva utilice la tecla F11 para que la pantalla entre en modo de búsqueda, teclee en número de baja masiva en el campo Número de Transacción masiva. Utilice las teclas Ctrl + F11 para ejecutar la búsqueda. 91 de 143

92 Se despliega la baja que se buscó. Seleccione Desechar. Para revertir bajas para las que aún no ejecuta el programa Calcular Ganancias y Pérdidas. Seleccione Deshacer. Para revertir bajas para las que ejecutó el programa Calcular Ganancias y Pérdidas. Nota: Si reintegra una baja masiva después de haber ejecutado el programa Calcular Ganancias y Pérdidas, debe reejecutar este programa para procesar el reintegro masivo. Se despliega el número de solicitud para rastrear la reintegración. Si se consulta nuevamente la baja masiva, el estatus cambia a Reintegrado: 92 de 143

93 Si desea revisar el reporte de reintegros masivos, ir a la pantalla de Solicitudes: Ver Solicitudes Encontrar (B) Visualizar Output. 93 de 143

94 6. Reclasificación de Activos Fijos Se reclasifican los activos para actualizar la información, corregir los errores en el ingreso de datos o cuando se consolidan las categorías. No se pueden reclasificar los activos dados de baja. Cuando reclasifique un activo en un período posterior al período en que se ingresó, Oracle Activos Fijos crea asientos diarios para transferir el costo y la depreciación acumulada a las cuentas de costos y depreciación acumulada de activo de la nueva categoría de activo. Esto ocurre cuando se crean asientos diarios para GL. Oracle Activos Fijos también cambia la cuenta de gastos de depreciación a la cuenta de gastos de depreciación por defecto para la nueva categoría, pero no se ajusta a los gastos del período anterior 6.1. Reclasificación Manual de Activos La reclasificación manual no vuelve a fijar por defecto las reglas de depreciación para las reglas por defecto de la nueva categoría. Cambie manualmente las reglas de depreciación en las ventanas Libros o Cambio Masivo si es necesario. Ruta Activos Banco de Trabajo de Activo Se despliega la pantalla Encontrar Activos. 94 de 143

95 En el campo Número de Activo ingrese el número de Activo que desea reclasificar, adicionalmente ingrese el nombre del libro Corporativo al cual está asignado el activo al cual desea reclasificar. Dé clic en el botón Encontrar. Despliega la pantalla Activos Coloque el cursos en la línea del activo que desea reclasificar, dé clic en el botón Abrir. 95 de 143

96 Se despliega la pantalla Destalles de Activos, en el campo Categoría, realice el cambio a la nueva categoría, la nueva categoría debe estar creada y asignada a los libros de activo correspondientes. Dé clic en el botón Listo. Se despliega un mensaje indicando que se realizaron los cambios. 96 de 143

97 6.2. Reclasificación Masiva de Activos Puede reclasificar un grupo de activos usando la ventana Reclasificaciones Masivas. Además de reclasificar activos en una nueva categoría, cuando ejecuta el proceso Reclasificación Masiva, tiene la opción de hacer que los activos hereden las reglas de depreciación de la nueva categoría. Si opta porque los activos hereden las reglas de depreciación, también puede optar por amortizar o contabilizar como gasto los ajustes de depreciación resultantes. Cuando ejecuta el proceso Reclasificación Masiva, Oracle Activos Fijos primero reclasifica los activos (cambia los activos de una categoría a otra), luego cambia las reglas de depreciación, si ha optado por hacer que los activos hereden las reglas de depreciación de la nueva categoría. Oracle Activos Fijos reclasifica los activos en una nueva categoría, aun cuando heredar las reglas de depreciación falle. Sin embargo, si la reclasificación falla, (los activos no se cambian a la nueva categoría), los activos no heredarán las reglas de depreciación de la nueva categoría. La reclasificación se realiza a nivel de activo. Si no se puede reclasificar un activo en un libro, no se reclasificará el activo en ninguno de los libros a los cuales pertenece. No puede reclasificar un activo a un período anterior. Ruta Transacciones Masivas Reclasificaciones Despliega la pantalla Reclasificaciones masivas. 97 de 143

98 Ingrese el nombre del libro para el que desea realizar la reclasificación: Se ingresan los criterios de reclasificación de los activos aunque se recomienda reclasificar por Número de Activo. Ingrese el nombre de la nueva categoría que tendrán los activos. Cuando opta por hacer que los activos hereden las reglas de depreciación de la nueva categoría, puede elegir entre hacer que hereden todas las reglas marcando el casillero de control Heredar Reglas de Depreciación de Nueva Categoría que aparece en la ventana Reclasificaciones Masivas, y ninguna regla asegurándose de que el casillero de control no esté marcado. No es posible elegir que los activos hereden sólo reglas de depreciación específicas. Cuando opta por hacer que los activos hereden las reglas de depreciación, también puede optar por amortizar los ajustes resultantes, marcando el casillero de control Amortizar Ajustes en la ventana Reclasificaciones Masivas. Si no marca el casillero de control Amortizar Ajustes, los ajustes no se contabilizarán como gastos. Observe que si opta por contabilizar como gasto los ajustes en la ventana Reclasificaciones Masivas (no está marcado el casillero de control Amortizar Ajustes), fallará la reclasificación para todos los activos para los cuales haya amortizado anteriormente un ajuste. Dé clic en el botón Presentación Preliminar para asegurarse de que los activos que se muestren sean los que desea reclasificar antes de hacerlo de forma definitiva. El sistema envía un ID de solicitud: 98 de 143

99 Se despliega un mensaje indicando que se debe consultar nuevamente la transacción para ver los efectos de la revaluación. Para ver el reporte de Reclasificación Masiva navegue desde la barra de herramientas a Ver Solicitudes Encontrar (B) Visualizar Output Una vez revisado el reporte previo regrese a la pantalla Reclasificaciones Masivas para ejecutar la Reclasificación definitiva. Ruta Transacciones Masivas Reclasificaciones 99 de 143

100 Despliega la pantalla Reclasificaciones masivas Utilice la tecla F11 para que la pantalla entre en modo de búsqueda e ingrese el número de transacción Masiva que desea buscar. Utilice las teclas Ctrl + F11 para realizar la búsqueda. Dé clic en el botón Ejecutar para realizar la Reclasificación definitiva. Se despliega un cuadro de decisión para asegurar que realmente deseamos ejecutar la Reclasificación, ya que este proceso realizará cambios a varios activos. Dé clic en el botón Aceptar. Se despliegan los números de solicitud para revisar su ejecución Se despliega un mensaje indicando que se debe consultar nuevamente la transacción para ver los efectos de la revaluación. 100 de 143

101 Para ver el reporte de Reclasificación Masiva navegue desde la barra de herramientas a Ver Solicitudes Encontrar (B) Visualizar Output Revise el reporte Informe Revisión Reclasificación Masiva, dé clic en el botón Visualizar Output. 101 de 143

102 7. Transferencia de Activos Fijos Se transfiere un activo cuando existen cambios en la asignación de un activo. Los activos se transfieren entre lo siguiente: Cuentas de Gastos Ubicaciones Empleados 7.1. Transferencia Manual de Activos El cambio de la cuenta de gastos tiene un impacto financiero, puesto que Oracle Activos Fijos crea asientos diarios para gasto de depreciación a GL usando la cuenta. Sin embargo, el cambio de la dirección o información de empleado, no tiene ningún impacto financiero. Ruta Activos Banco de Trabajo de Activo Se despliega la pantalla Encontrar Activos. 102 de 143

103 En el campo Número de Activo ingrese el número de Activo que desea transferir, adicionalmente ingrese el nombre del libro Corporativo al cual está asignado el activo al cual desea transferir. Dé clic en el botón Encontrar. Despliega la pantalla Activos Coloque el cursos en la línea del activo que desea transferir, dé clic en el botón Asignaciones de 143

104 Ingrese la Fecha de transferencia En el campo Cambio Unidad ingrese el número de unidades que va a transferir en negativo a la asignación desde la que se va a transferir. Dé clic en el ícono y luego ingrese en el campo Cambio Unidad ingrese la cantidad a transferir en número positivo a la asignación a la que se va a transferir, debe ingresar el empleado, cuenta de gasto y dirección nuevas, por lo menos uno de estos datos debe ser diferente al anterior. Dé clic en el botón Listo una vez que ha terminado de transferir todas las unidades. 104 de 143

105 Se despliega un mensaje que indica que los cambios fueron guardados Transferencia Masiva de Activos Oracle Activos Fijos le permite transferir activos múltiples con una sola transacción. Se utilizan los campos Transferir Desde y Transferir Hasta para identificar los activos que se transferirán. Se puede transferir entre las cuentas de gastos, ubicaciones y empleados y los números de empleado. Al seleccionar cualquier combinación de estos criterios se puede restringir más el rango de activos que se transferirán. Para la cuenta Desde, puede ingresar una cuenta de gastos única o un rango de cuentas de gastos. Cuando ingresa un número de cuenta único, debe ingresar el número de cuenta en los campos inferior y superior para la cuenta Desde. Puede ingresar la combinación de cuenta completa o sólo una combinación parcial. 105 de 143

106 Para la cuenta Hasta, puede ingresar la combinación de cuenta completa o sólo una combinación parcial. Observe que cuando especifica combinaciones parciales para las cuentas Desde y Hasta, no es necesario especificar el mismo segmento en ambas. Por ejemplo, puede especificar el primer segmento para la cuenta Desde y el segundo segmento para la cuenta Hasta. Puede transferir un activo entre dos direcciones. También puede transferir activos entre nombre y número de empleado Ruta Transacciones Masivas Transferencias Se despliega la pantalla Transferencias Masivas en donde se ingresa la fecha de transferencia, el libro y los criterios de transferencia 106 de 143

107 Dé clic en el botón Presentación Preliminar Se despliegan los números de solicitud para revisar su ejecución Para ver el reporte de Transferencia Masiva navegue desde la barra de herramientas a Ver Solicitudes Encontrar (B) Visualizar Output Revise el reporte Informe Presentación Preliminar de Transferencias Masivas, dé clic en el botón Visualizar Output. 107 de 143

108 Regrese a la pantalla Transferencias Masivas Ruta Transacciones Masivas Transferencias Se despliega la Pantalla Transferencias Masivas, utilice la tecla F11 para que la pantalla entre en modo de búsqueda e ingrese el número de transacción masiva. Utilice las teclas Ctrl + F11 para ejecutar la búsqueda. Dé clic en el botón Ejecutar Se despliega una advertencia antes de la ejecución del proceso ya que al ejecutarlo de manera definitiva se realizarán cambios a los activos. 108 de 143

109 Dé clic en el botón Aceptar Se despliegan los números de solicitud para revisar su ejecución Para ver el reporte de Transferencia Masiva navegue desde la barra de herramientas a Ver Solicitudes Encontrar (B) Visualizar Output Revise el reporte Transferencia Masiva, dé clic en el botón Visualizar Output. 109 de 143

110 8. Actualización de Activos Fijos (Cambio de Información Financiera y de Depreciación) Puede corregir un error o actualizar la información financiera y de depreciación para un activo único o múltiples activos. Antes de ejecutar la depreciación (en el período en que se agregó el activo), puede cambiar cualquier campo. Después de ejecutar la depreciación (en cualquier período posterior al que agregó el activo), puede cambiar el costo de activo, valor residual, convención de prorrateo, método de depreciación, vida útil, capacidad y unidad de medida (en el libro corporativo), tasa, regla de bonificación, límite máximo de depreciación y límite máximo de revaluación. Si el activo se depreció completamente, se pueden ajustar los mismos campos que para un activo para el cual se ha ejecutado la depreciación. Si el activo se dio de baja por completo, no se puede cambiar ningún campo. Puede seleccionar si amortizar o contabilizar como gasto el ajuste 8.1. Actualización Manual de Activos Ruta Activos Banco de Trabajo de Activo En el campo Número de Activo ingrese el número de Activo que desea actualizar, adicionalmente ingrese el nombre del libro Corporativo al cual está asignado el activo que desea modificar. Dé clic en el botón Encontrar. 110 de 143

111 Despliega la pantalla Activos Coloque el cursor en la línea del activo que desea actualizar, dé clic en el botón Libros. Se despliega la pantalla Libros Ingrese el nombre del libro y de clic a la tecla Tab dos veces para desplegar la información del activo. 111 de 143

112 Modifique el costo del activo o la tasa de depreciación y seleccione Amortizar Ajuste o contabilícelo como gasto en el período actual Dé clic en el botón Listo una vez que haya modificado la información necesaria. Se despliega un mensaje indicando que la transacción se guardó exitosamente Actualización Masiva de Activos Cuando cambia la información financiera de activos múltiples usando la ventana Cambios Masivos, la transacción de cambios masivos excluirá los siguientes activos de la transacción de cambios masivos: Activos de CEP. Activos dados de baja. Ruta Transacciones Masivas Cambios 112 de 143

113 Se despliega la pantalla Cambios Masivos Despliega la pantalla Cambios Masivos, se ingresa el libro, los números de activo a actualizar y cambios a realizar. 113 de 143

114 Dé clic en el botón Presentación Preliminar Se despliegan los números de solicitud para revisar su ejecución. Para ver el reporte de Cambios Masivos navegue desde la barra de herramientas a Ver Solicitudes Encontrar (B) Visualizar Output Revise el reporte Informe Presentación Preliminar de Cambios Masivos. 114 de 143

115 Para ejecutar la Actualización Masiva de forma definitiva, regrese a la pantalla Cambios Masivos Ruta Transacciones Masivas Cambios Se despliega la pantalla Cambios Masivos, utilice la tecla F11 para colocar la pantalla en modo de búsqueda. Ingrese el número de transacción masiva que desea buscar. Utilice la teclas Ctrl + F11 para realizar la búsqueda. Dé clic en el botón Ejecutar. Se despliega un mensaje de advertencia antes de ejecutar el proceso, ya que al ejecutarlo de forma definitiva se generarán cambios en los activos. 115 de 143

116 Se despliegan los números de solicitud para revisar su ejecución Para ver el reporte de Cambios Masivos navegue desde la barra de herramientas a Ver Solicitudes Encontrar (B) Visualizar Output Revise el reporte Informe Presentación Preliminar de Cambios Masivos. 116 de 143

117 9. Reconocimiento de Transacciones de Mantenimiento En el caso de que se requiera que se vean reflejados todos aquellos cambios realizados en los activos se deberá correr el proceso de Calcular Ganancias y Pérdidas Ejecutar el programa Calcular Ganancias y Pérdidas para: Calcular las ganancias y pérdidas que surgen de las bajas Corregir la depreciación acumulada para los activos reinstalados. Ruta Ver Solicitudes (B) Ejecutar Nueva Solicitud Solicitud Única Se despliega la pantalla Encontrar Solicitudes Dé clic en el botón Ejecutar una Nueva Solicitud 117 de 143

118 Seleccione Solicitud Única y dé clic en el botón Aceptar Se despliega la pantalla Ejecutar Solicitud, en el campo Nombre ingrese Calcular Ganancias y Pérdidas En la pantalla Parámetros ingrese el nombre del libro. 118 de 143

119 Dé clic en el botón Ejecutar Regrese a la pantalla Encontrar solicitudes y dé clic el Encontrar. Revise el reporte Calcular Ganancias y Pérdidas, dé clic en el botón Visualizar Output 119 de 143

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121 10. Historial de Transacciones Puede revisar el historial de transacción para uno o más activos usando la ventana Historial de Transacción Ruta Consulta Historial de Transacciones Se despliega la pantalla Encontrar Transacciones En la ventana Encontrar Transacciones, ingrese los criterios de búsqueda para la consulta. Se debe ingresar un Libro y Número de Referencia o Números de Activo para consultar un historial de transacción. Opcionalmente, se pueden ingresar otros criterios de búsqueda, incluidos Períodos, Tipo de Transacción y Categoría. 121 de 143

122 Dé clic en el botón Encontrar. Se puede ver un resumen de las transacciones para el activo. Para visualizar los detalles, marque un activo y luego seleccione el botón Detalles. Se despliega la pantalla Detalle de Transacción 122 de 143

123 11. Inventario Físico En Oracle Activos Fijos, la característica Inventario Físico le ayuda a comparar y conciliar los datos del inventario físico. Para usar la característica Inventario Físico, primero debe levantar inventario físico de los activos. Es necesario incluir la siguiente información sobre los activos: Un identificador único, que puede ser el número de activo, el número de etiqueta o el número de serie La dirección El número de unidades Puede incluir otra información que pueda facilitar el rastreo de los activos que está comparando, tal como una descripción de cada activo, pero sólo se requiere la información listada anteriormente Carga de Inventario Físico desde Pantalla Ruta Inventario Físico Ingresar Se despliega la pantalla Inventario Físico. 123 de 143

124 Ingrese un nombre para identificar el conteo, dé clic en el botón Abrir Se despliega la pantalla Asientos Inventario Ingrese un identificador único, que puede ser el número de activo, el número de etiqueta o el número de serie, ingrese la dirección y el número de unidades del conteo. Guarde los cambios. 124 de 143

125 11.2. Carga de Inventario Físico desde WebADI Ruta Inventario Físico Integrador Se despliega la pantalla Web Crear Documento 125 de 143

126 En el campo Seleccionar Inventario, seleccione el nombre del inventario al cual le desea ingresar un conteo. Dé clic en el botón Continuar En el campo Visualizador, seleccione la versión de Excel que utiliza. En el campo Configuración seleccione el nombre de la plantilla que va a utilizar para cargar el conteo. A continuación dé clic en el botón Siguiente. 126 de 143

127 Se despliega un cuadro de descarga de documento, dé clic en el botón Abrir. Se despliega un cuadro que indica que la plantilla está siendo creada. Una vez terminado el proceso se despliega una nueva pantalla que indica que la plantilla fue creada. 127 de 143

128 Llene la plantilla de Excel con los datos del conteo físico que realizó. Una vez ingresado el conteo, en la barra de herramientas seleccione Add Ins Oracle Cargar 128 de 143

129 Seleccione si desea cargar las Filas Marcadas o Todas las filas Seleccione Validar antes de Cargar para asegurar que la información que está siendo cargada sea correcta. En caso de cargar el conteo de activos duplicados, selecciones si: Desea incrementar el número de unidades correspondientes al activo Reemplazar unidades utilizando el número de unidades de la última carga del conteo No cargar activos duplicados Si selecciona Ejecutar Comparación, se correrá el proceso Si selecciona Visualizar Resultados de Comparación, se ejecuta el reporte Informe Comparación de Inventario Físico después de ejecutar la comparación de inventario físico. Dé clic en el botón Cargar Si hubo algún error en la carga, se despliega un mensaje indicando el número de filas erróneas, para ver el detalle de los errores, cierre la pantalla con el mensaje error y regrese a la plantilla de Excel. Al final de las filas, se marcan las filas con error y el mensaje correspondiente. Cuando no existen errores se despliega un mensaje indicando que las filas fueron cargadas exitosamente. 129 de 143

130 Cierre la pantalla con el mensaje de carga y regrese la aplicación Comparación de Inventario Físico Durante la comparación, el programa de comparación intenta asociar cada activo en los datos de inventario físico para un activo en el sistema de producción. Éste inicia la comparación buscando la asociación de identificadores únicos. El identificador único de asociación puede ser el número de activo, número de etiqueta o número de serie. Ruta Inventario Físico Comparación Ejecutar Comparación 130 de 143

131 Se despliega la pantalla Ejecutar Comparación Debe ingresar el nombre del inventario físico que se está comparando. También puede ingresar la dirección, la categoría, o ambas, si desea estrechar los criterios de búsqueda. Si no ingresa ninguno de estos parámetros, el programa de comparación compara todos los activos en el inventario físico con los activos en su sistema de producción. Dé clic en el botón Ejecutar Se despliega el número de Solicitud para rastrear la ejecución de la comparación de inventario Físico. 131 de 143

132 Para revisar los resultados de la comparación navegue a: Ruta Inventario Físico Comparación Visualizar Se despliega la pantalla Encontrar Comparación Inventario Físico Debe ingresar el nombre del inventario físico que se está comparando. También puede ingresar la dirección, la categoría, o ambas, si desea estrechar los criterios de búsqueda. Si no ingresa ninguno de estos parámetros, el programa de comparación compara todos los activos en el inventario físico con los activos en su sistema de producción. Dé clic en el botón Encontrar. Se muestra la pantalla Comparación Inventario Físico que indica los activos en inventario físico que no se pueden conciliar con los activos en Oracle Activos Fijos y, si es necesario, el tipo de ajuste necesario (ya sea un ajuste de unidad o un ajuste de dirección). Si no existen diferencias entre los datos de Oracle Activos Fijos y los datos de inventario físico para un activo en particular y el activo cumple con los demás requerimientos de inclusión en el proceso de inventario físico, el activo tendrá automáticamente un estado de CONCILIADO. 132 de 143

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134 12. Cierre de Período Depreciación La depreciación se ejecuta para procesar todos los activos en un libro para un período. Si existen activos que no se han depreciado exitosamente, dichos activos se enumeran en el Registro creado por Oracle Activos Fijos al ejecutar la depreciación. Se recomienda ejecutar la depreciación primero sin cierre de período ya que una vez cerrado el período en Activo Fijo no puede ser abierto nuevamente. Ruta Depreciación Ejecutar Depreciación Se despliega la pantalla Ejecutar Depreciación. Se ingresa el nombre del libro y el periodo sin seleccionar la casilla Cerrar Período. Dé clic en el botón Ejecutar. 134 de 143

135 Se despliega el número de solicitud para rastrear la ejecución de la depreciación. Para monitorear la ejecución de la depreciación navegue desde la barra de herramientas a Ver Solicitudes Encontrar (B) Visualizar Output Revise el reporte Informe Mayor de Reserva de Asiento Diario. 135 de 143

136 Una vez revisados los resultados del proceso de la depreciación, ejecute nuevamente el proceso, seleccionando la casilla Cerrar Período. Se despliega una advertencia antes de ejecutar el proceso que nos dice que una vez cerrado el período no será posible volver a abrirlo. Dé clic en el botón Aceptar. Se despliega el número de solicitud para rastrear la ejecución de la depreciación. 136 de 143

137 Para monitorear la ejecución de la depreciación final, ir a Ver Solicitudes Encontrar (B) Visualizar Output Transferencia a GL Para enviar los asientos generados en activos fijos a GL, Oracle Activos Fijos crea asientos de diario para el gasto de depreciación, costo de activos y otras cuentas. Oracle Activos Fijos automáticamente crea asientos de diario de transacción para la Contabilidad (GL). Oracle Activos Fijos crea asientos de diario que resumen la actividad para cada cuenta para cada tipo de transacción. Ruta Crear Contabilidad Se despliega la pantalla Ejecutar Solicitud y los parámetros de Ejecución del proceso de Crear Contabilidad. Ingrese los parámetros. 137 de 143

138 Código de Tipo de Libro: Ingrese el nombre del libro para el cual desea crear la contabilidad. Categoría de Proceso: En este campo puede elegir una categoría específica para ejecutar los asientos sólo para esta categoría. Fecha Final: Por defecto se despliega la fecha actual del sistema, seleccione otra fecha si desea que el proceso tome en cuenta otra fecha final. Modo Contable: Seleccione Final ó Provisorio. Si selecciona provisorio se generará sólo un reporte de los asientos que se generarían por este proceso, si utiliza esta opción puede realizar cambios a los activos si no ha cerrado el período de Activos Fijos. El modo Provisorio no genera asiento, sólo genera un reporte. Seleccione Final se crearán los asientos contables. Sólo Errores: Si en una ejecución previa algún asiento terminó con error, puede seleccionar en una ejecución posterior que sólo se ejecute el proceso de contabilidad para los asientos que habían terminado en error anteriormente después de haber corregido dichos errores. Informe: Se recomienda seleccionar Detalle por si existiera algún error en la creación de asientos poder identificarlo y corregirlo. Este reporte se sugiere guardarlo y enviarlo al área de contabilidad como soporte de las pólizas que se están generando. Transferir a General Ledger: Seleccione Sí, ya que de lo contrario en GL tendrán que hacer la importación de asientos manualmente. Contabilizar en General Ledger: Seleccione Sí. Nombre de Lote de General Ledger: Deje este campo en blanco para que el sistema genere el nombre de asiento. Una vez ingresados los parámetros, dé clic en el botón Aceptar y a continuación en el botón Ejecutar. 138 de 143

139 Se despliega el número de solicitud para rastrear la ejecución de la depreciación. Para monitorear la ejecución de la depreciación navegue desde la barra de herramientas a Ver Solicitudes Encontrar (B) Visualizar Output 139 de 143

140 Dé clic en el botón Encontrar Revise el Crear Contabilidad - Activos Fijos dé clic en el botón Visualizar Output. 140 de 143

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142 Este reporte muestra todo el detalle de los asientos creado por cada una de las transacciones realizadas en el período. Asimismo muestra las transacciones generadas con éxito así como las transacciones generadas con error. Una vez que el proceso termina sin error, el período de Activos Fijos se cierra. 142 de 143