Comunicación y consulta de horas de formación profesional continuada realizadas por los censores de cuentas.

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1 Circular nº G06/2013 Área: Departamento de Formación Asunto: Extensión: Comunicación y consulta de horas de formación profesional continuada realizadas por los censores de cuentas. A todos los miembros del Instituto. Fecha: 12 de junio de 2013 Mediante la presente circular ponemos en conocimiento de nuestros miembros la posibilidad de consultar el número de horas de formación continuada registradas en su expediente, que serán declaradas al ICAC en los plazos previstos para ello. Esta consulta está especialmente prevista para los auditores ejercientes y ejercientes por cuenta ajena obligados a la formación continuada por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC), en su Resolución del 29 de octubre de 2012 por la que se desarrollan distintos aspectos relacionados con la obligación de realizar formación continuada por parte de los auditores de cuentas, que hayan optado por el Instituto como primera opción, de acuerdo con la disposición adicional sexta del Reglamento que desarrolla el texto refundido de la Ley de Auditoría de Cuentas. Sin embargo, también puede ser efectuada por cualquier censor jurado de cuentas, incluso en situación de no ejerciente. La consulta le facilitará conocer las horas registradas en su expediente, bien porque ha realizado cursos u otros actos formativos organizados o co-organizados por el ICJCE o porque Vd. ha efectuado las declaraciones oportunas correspondientes a otras actividades formativas en otros centros reconocidos oficialmente para la impartición de formación continuada, publicaciones, etc. Sin embargo, deberá tener en cuenta varias circunstancias importantes que pueden implicar que, aun habiendo realizado horas de formación continuada, en su expediente en la plataforma informática no figure ninguna o no figuren todas las que pueda haber realizado. Esto sucederá si: a) Vd. ha realizado horas en otros centros reconocidos pero no las ha cargado en la plataforma del Instituto de Censores, o habiéndolo hecho, no ha remitido los justificantes necesarios. En este caso, le rogamos proceda a la carga de las mismas o haga llegar dichos justificantes a 1

2 la Agrupación Territorial o Colegio del ICJCE al que pertenezca, preferentemente de forma escaneada y por correo electrónico. b) Si la firma o despacho a que Vd. pertenece ha solicitado el reconocimiento como centro homologado por sí mismo o por agrupación de, al menos, 15 auditores, (puede consultarse en la página web: ) La solicitud como centro reconocido debió presentarse antes del 15 de febrero de 2013 y el ICAC tuvo tres meses para estudiarla, y en su caso, proceder al reconocimiento, por lo que las horas de formación continuada que se hayan podido realizar en ese contexto solo pueden ser computadas y cargadas en nuestra plataforma de acuerdo con los términos y fecha de inicio del citado reconocimiento. Igualmente deberá preguntar al responsable de formación designado ante el ICAC de su firma o agrupación de 15 auditores, por los procedimientos que tienen habilitados para facilitarle los justificantes de la formación realizada, antes de llevar a cabo la carga de las horas reconocidas en nuestra plataforma y remitir copia de esos certificados a su Agrupación Territorial o Colegio del ICJCE. El Instituto tiene en funcionamiento desde hace años un procedimiento informatizado mediante el cual, su firma podría realizar por Vd. dicha declaración, siendo el responsable de formación designado ante el ICAC quien podrá señalarle si su firma está acogida a este procedimiento. c) Si Vd. ha realizado horas de formación en centros no reconocidos, pero que sí han solicitado reconocimiento, deberá esperar a que cuenten con dicho reconocimiento, obteniendo a continuación los oportunos justificantes, para cargar posteriormente esas horas en nuestra plataforma, haciendo llegar copia de los justificantes a su Agrupación Territorial o Colegio, a fin de proceder a su validación. d) Si Vd. ha realizado horas de formación en centros no reconocidos que además no han solicitado su reconocimiento, las horas realizadas no serán computables. En casos dudosos puede Vd. efectuar las consultas que considere oportunas al Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas pero no deberá declararlas al ICJCE ni introducirlas en la plataforma. En caso de que sean aceptadas por el ICAC, deberá incluirlas a partir del mes de noviembre próximo en las previstas como declaraciones complementarias que se elaborarán por duplicado, remitiendo una copia de la misma directamente al ICAC y otra al ICJCE. El ICAC preparará antes de dicha fecha un procedimiento de declaración complementaria informatizado para facilitarle esta labor. 2

3 e) Si Vd ha participado en Comités técnicos en el ICJCE o en otros foros como el ICAC, CNMV, IFAC, FEE, EFRAG, etc, en representación del ICJCE, no podrá cargarse ninguna hora en su expediente en la plataforma hasta que concluya el año lectivo y se disponga de información completa sobre el total de reuniones celebradas en dichos Comités. El Instituto está preparando un protocolo de actuación para estos casos que le facilitaremos en cuanto esté aprobado. En el resto de casos, le rogamos proceda a efectuar la consulta para comprobar que no existe ningún error en las horas registradas, y en su caso, proceda a completar su expediente cargando, y justificando en su caso otras actividades de formación continuada que pudiera haber realizado en otros centros reconocidos, tal y como prevé la citada Resolución. Debe tenerse en cuenta también el caso en que el censor tiene pendiente de realizar total o parcialmente la formación exigida por la normativa. En este supuesto, deberá tener en cuenta que está previsto legalmente un régimen sancionador muy severo para el incumplimiento de la obligación de formación profesional continuada. En el apartado b) de la presente circular se comentan los pasos a seguir para efectuar la consulta de sus horas realizadas en el ICJCE y proceder a la declaración del resto de horas que haya realizado en otros centros reconocidos. a.- Resumen del contenido de la Resolución del ICAC sobre formación continuada de La Resolución citada dispone que los auditores ejercientes y los auditores no ejercientes que prestan servicios por cuenta ajena 1, a partir del pasado 1 de octubre de 2012 deben realizar actividades de formación continuada por un tiempo equivalente, al menos, a 120 horas en cada periodo de tres años, con un mínimo de 30 horas anuales, de las que al menos 20 en cada año y 85 en cada periodo de tres años se corresponderán con las materias de contabilidad y auditoría. 1 Se corresponden con los auditores por cuenta ajena en terminología tradicional del ICJCE 3

4 El ICJCE actualiza el expediente de cada censor de cuentas en lo relativo a los cursos y otras actividades formativas organizadas por la propia Corporación, así como las derivadas de actos co-organizados con otros centros reconocidos. Además de las Corporaciones, la Resolución prevé que existan otros centros reconocidos por el ICAC, tales como las Universidades, los grupos o firmas de más de 15 auditores u otras entidades. Los centros reconocidos en cada momento se encuentran relacionados en la página web Igualmente determinadas entidades de reconocido prestigio pueden solicitar el reconocimiento de actos formativos que organicen de manera puntual. Los actos formativos puntualmente reconocidos en cada momento se encuentran en la página web Los censores jurados de cuentas deben comunicar al ICJCE las actividades formativas realizadas fuera del ámbito del mismo. Las actividades correspondientes a participación en comités, comisiones y grupos de trabajo, o participación en tribunales de acceso al Registro Oficial de Auditores de Cuentas, o publicaciones, deberán ser declaradas y justificadas al ICJCE en los términos previstos en la Resolución mediante la presentación de los certificados, documentos o números de publicación que lo acrediten. Las actividades correspondientes a participaciones en cursos, seminarios, conferencias, congresos o encuentros, presenciales o en régimen de autoestudio, así como las actividades docentes o la realización de cursos de grado o post-grado o especialización en Universidades serán declaradas al ICJCE, y aunque según la Resolución la veracidad de la declaración es responsabilidad del auditor y no esté prevista la obligatoriedad de su justificación a la Corporación, el Instituto considera conveniente que los censores procedan a remitir los justificantes acreditativos para asegurar su correspondencia con la declaración, contribuyendo a detectar posibles errores de la misma. 4

5 Los censores jurados de cuentas deben efectuar estas declaraciones de formación continuada realizada fuera del ámbito del ICJCE en el plazo máximo de 2 meses desde la finalización de la actividad formativa, y en todo caso antes del 30 de octubre de cada año para todas las actividades del ejercicio inmediatamente anterior, concluido el 30 de septiembre del mismo año. Durante el mes de noviembre de cada año, el ICJCE agrupará la información de las actividades formativas de cada censor realizadas en el propio Instituto y de las declaraciones efectuadas por el mismo, y deberá remitirla al ICAC. Fuera de este plazo, un auditor puede efectuar una declaración complementaria hasta el 15 de diciembre de cada año, debiendo remitirla directamente al ICAC, y además al ICJCE. El incumplimiento de la obligación de proceder a la formación continuada, que podrá venir determinado por el incumplimiento de la obligación de declaración, o por la existencia de errores o irregularidades en las declaraciones efectuadas, está sujeto al correspondiente régimen sancionador, previsto en la Disposición adicional única de la citada Resolución de 29 de octubre de b.- Procedimiento para efectuar las declaraciones al ICJCE por actividades formativas que hayan realizado los censores jurados de cuentas fuera del ámbito del Instituto. Con el fin de facilitar las declaraciones de horas por parte de nuestros miembros, el ICJCE ha actualizado su plataforma informática, disponible en el apartado PORTAL DE SERVICIOS, en la parte superior derecha de la página web: En esta página cada censor puede consultar en cualquier momento las horas que el Instituto ha registrado en su expediente, y proceder a cargar las horas por actividades realizadas en otros centros reconocidos o por actos de homologación puntual. Para acceder a dicha página será necesario teclear: Un código de usuario, coincidente con las 9 posiciones de su DNI (8 cifras + 1 letra). Si su DNI tiene 6 o 7 cifras, deberá completarlo con ceros a la izquierda. 5

6 Una contraseña, que coincidirá también con el DNI si Vd no ha utilizado anteriormente nuestra plataforma informática, pero el sistema le solicitará una clave nueva para sustituir a la anterior, de manera que se preserve su confidencialidad. Si utilizó con anterioridad la plataforma, la clave de acceso será la que Vd dispusiera en el momento de su primera entrada en la misma. Si no la recuerda, deberá ponerse en contacto con los servicios informáticos del ICJCE para que le restauren la clave inicial en el teléfono , o en el correo electrónico: Recuerde que su declaración de horas es responsabilidad directa de cada auditor ante el ICAC, si bien el ICJCE es el encargado de su remisión al citado organismo. En caso de declaración de horas realizadas en otros centros será obligatorio remitir copia escaneada de los justificantes acreditativos de la actividad formativa en los casos de pertenencia a comités, tribunales de acceso al ROAC o publicaciones, tal como se explica en el apartado a) de la presente circular, y será conveniente para el resto de actividades formativas. Los justificantes se remitirán al correo electrónico de la Agrupación Territorial o Colegio al que Vd pertenece, que puede localizar en la página: Adjuntamos un ESQUEMA RESUMEN y un Anexo con instrucciones para facilitar el acceso a la plataforma en la carga de horas. Mario Alonso Presidente de la Comisión de Formación 6

7 CENSOR JURADO DE CUENTAS: REALIZA ACTOS DE FORMACIÓN CONTINUADA DEL TIPO: PARTICIPA EN CURSOS, CONGRESOS, ETC. ORGANIZADOS O CO-ORGANIZADOS EL ICJCE CARGA EN LA PLATAFORMA ICJCE PARTICIPA EN CURSOS, SEMINARIOS, ETC. FIRMAS O GRUPOS AUDITORES QUE SON CENTRO RECONOCIDO PARTICIPA EN COMITÉS TÉC. ICJCE PARTICIPA EN COMITÉS, TRIBUNALES ICAC, ACTIVIDADES DOCENTES O REALIZA CURSOS DE ESPECIALIZACIÓN o REALIZA PUBLICACIONES EL ICJCE CARGA EN LA PLATAFORMA ICJCE, AL FINALIZAR EL EJERCICIO ACADÉMICO NO OBTIENE CERTIFICADO DEL ORGANIZADOR TIENE LA FIRMA ACUERDOS DE CARGA MASIVA CON EL ICJCE? (CONSULTAR CON RESPONSABLE DE LA FIRMA) SI PARTICIPA EN CURSOS, CONGRESOS, ETC. DE OTRAS CORP. O CENTROS RECONOCIDOS O ACTOS RECONOCIDOS (INCLUIDOS EN COLABORACIÓN CON ICJCE ) EL CENSOR DECLARA HORAS EN PLATAFORMA ICJCE REMITE JUSTIFICANTES ESCANEADOS AL ICJCE LA FIRMA COMUNICA DECLARACIÓN MASIVA PARTICIPA EN OTROS COMITÉS TÉCNICOS EN REPRESENTACIÓN ICJCE O TERCEROS EL CENSOR COMPRUEBA DECLARACIÓN DE HORAS EN PLATAFORMA ICJCE 7

8 ANEXO.- INSTRUCCIONES ACCESO A LA PLATAFORMA PARA CARGA DE HORAS 1.- Tiene que acceder a nuestra página web, y seguidamente al área de Portal de Servicios que se encuentra en la parte superior derecha, tal y como se puede ver en la imagen. 2.- Después de hacer click en el área de Portal de Servicios, nos aparece la siguiente página donde tiene que poner su usuario y contraseña. 8

9 Una vez introducido su usuario y contraseña, es posible que le salga una pantalla como la que aparece a continuación (esto depende de la versión de su explorador web). En caso de que su navegador sea INTERNET EXPLORER y le aparezca dicha pregunta tiene que hacer clik en NO. 9

10 En Firefox, el aviso es similar, y hay que teclear la opción CONTINUAR : 3.- Seguidamente ya está dentro del área y puede realizar las tareas que considere oportunas. 10

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