Resoluciones 1806 de 2004 y 2964 de 2008

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1 DIRECTRICES NACIONALES PARA EL PROCESO DE REGISTRO Y SEGUIMIENTO DE PREDIOS PRODUCTORES Y EMPRESAS EXPORTADORAS DE FRUTAS, HORTALIZAS Y AROMÁTICAS EN FRESCO Resoluciones 1806 de 2004 y 2964 de 2008 En el marco de las actividades y metas del plan de acción 2013 en lo referente al tema de registro de predios productores y empresas exportadoras de vegetales frescos, remito las siguientes directrices con el fin de lograr un buen trabajo en las actividades de inspección, seguimiento y control de los mismos, así como una adecuada interacción entre los aplicativos SISFITO-SISPAP. 1. FORMATOS ACTAS DE VISITA Actualmente la Dirección Técnica de Epidemiologia se encuentra en proceso de revisión y ajuste de los procedimientos, instructivos y formatos de esta actividad con el fin de ser ingresados al aplicativo DocManager. Es por ello, que los formatos actuales de acta de visita y seguimiento a predios y empresas exportadoras continúan vigentes (Formatos que han venido utilizando en las Seccionales). Se anexan formatos actuales. Las actas de visita deben ser diligenciadas en su totalidad al momento de la visita. Deben estar soportadas con las firmas y datos de cédula de la persona que atendió la visita y de quien realizó la visita. En los expedientes físicos de los predios y exportadores de la seccional debe reposar una copia de las actas de visitas realizadas. Si durante la visita se establecen compromisos con relación al cumplimiento de la normatividad vigente, estos deben contar con un soporte escrito (acta de visita) con los respectivos plazos definidos. Posteriormente se debe realizar por parte del funcionario ICA el respectivo seguimiento. 2. RESOLUCIONES Los modelos de resoluciones que actualmente otorgan, modifican o cancelan registros van a entrar en un proceso de revisión por parte de la Oficina Asesora Jurídica con el fin de actualizar los que aparecen actualmente disponibles en el aplicativo DocManager. Hasta una nueva directriz por parte de esta Dirección Técnica se pueden seguir utilizando los actuales modelos. 1

2 De acuerdo con lo establecido en las actuales resoluciones 1806 de 2004 y 2964 de 2008, el registro será el código de identificación del predio para todos los trámites relacionados con el ICA y está compuesto por nueve (9) dígitos así: los dos (2) primeros corresponden al código del departamento, los tres (3) siguientes al código de municipio y los cuatro (4) últimos al número consecutivo de predios registrados para producción de vegetales para exportación asignados por la seccional en el respectivo departamento o municipio y van desde 0001 hasta Se recomienda de manera especial que en las resoluciones que otorgan registros ICA, se coloque el número completo (9 dígitos), sin incluir guiones y puntos. Por ningún motivo pueden existir números de registros ICA repetidos para dos predios diferentes. Por lo tanto el consecutivo que lleve la seccional debe ser el mismo para frutas, como para hortalizas y aromáticas evitando así duplicidad de registros. Las respectivas resoluciones de registro deben ser notificadas al interesado de acuerdo con la normatividad actual. Obligatoriamente y para seguimiento, debe reposar una copia en el expediente físico seccional del predio o empresa exportadora. Las resoluciones para predios productores de hierbas aromáticas y hortalizas tienen un vencimiento de dos (2) años. Por lo tanto cualquier modificación que realicen posterior al registro no afecta la fecha de vencimiento del registro ICA. Cuando exista o se presente una solicitud de renovación de registro ICA de un predio productor de hierbas aromáticas y hortalizas, debe conservarse el mismo número de registro ICA. En las resoluciones de registro ICA ya no debe incluirse el nombre del asistente técnico. Esta información debe ser actualizada en la base de datos y obligatoriamente debe reposar la documentación del agrónomo o ingeniero agrónomo en el expediente físico, pero no se requiere que vaya en la resolución. Se recomienda antes de realizar resolución de registro Ica o actualización de asistente técnico consultar en la página WEB del COPNIA con la cédula de ciudadanía o número de la tarjeta, si el profesional se encuentra inscrito y activo ante esa entidad. Consultar en el siguiente link: ( Para las especies vegetales que se registran bajo el amparo de las resoluciones 1806 o 2964, si bien no existe restricciones, es importante tener en cuenta que algunas especies especialmente de hortalizas poseen diferentes nombres comunes en inglés o español pero terminan siendo la misma especie, por lo tanto se recomienda tener en cuenta el listado adjunto de especies vegetales que normalmente son las que se registran para 2

3 exportación en fresco para su orientación. En caso que se presente alguna solicitud con una especie que no aparezca en el listado favor informar a la DTEVF para verificar su nombre científico y respectiva admisibilidad a mercados internacionales. Para el caso de las empresas exportadoras: En el momento de registrar una empresa exportadora se debe verificar en la página WEB de la Cámara de Comercio de Bogotá CCB si la empresa se encuentra activa o no en esta entidad ( ) En este link se puede consultar cualquier NIT, independientemente si la Cámara de Comercio es de otra ciudad. Tanto en la resolución de registro como en la base de datos se debe escribir el nombre completo de la empresa exportadora según aparezca en la Cámara de Comercio (Evitar las abreviaturas si no aparecen referidas en el certificado de existencia y representación legal). Si bien no es obligatorio otorgar un número al registro ICA, es recomendable esta opción estandarizándolo de la siguiente manera: número compuesto por cinco dígitos así: los dos (2) primeros corresponden al código del departamento y los tres (3) siguientes al número consecutivo de empresas exportadoras registradas en la Seccional (sin incluir guiones ni puntos). Se debe especificar en la resolución todas las especies referidas por la empresa a exportar sin incluir nombre de variedad (Ej. naranja, mandarina, banano, etc.) Es importante en los expedientes físicos seccionales de las empresas exportadoras tener absolutamente TODAS las cartas de compromiso de los predios proveedores en original y firmada por el propietario del respectivo predio (Requisito Art. 16, Num. 6 de la res de 2004). En la resolución de registro no se pueden incluir especies de frutas, hortalizas o aromáticas que no estén soportadas con las cartas de compromiso de proveeduría con predios registrados ante el ICA (Ver. Resolución 1806 de 2004, Art. 6, Num. 6). Si una empresa exportadora solicita el registro para exportar frutas, hortalizas y aromáticas, se puede generar una sola resolución de registro ICA teniendo en cuenta en el CONSIDERANDO las dos resoluciones; 1806 de 2004 y 2964 de Esto con el fin de evitar doble registro ICA para una empresa y su posterior aplicación en el SISPAP. Si una empresa exportadora no dispone de bodegas para selección, empaque y almacenamiento de frutas, hortalizas o hierbas aromáticas porque no manipulan 3

4 directamente el producto, los predios proveedores de la empresa exportadora deberán contar con la infraestructura establecida según artículo quinto de la resolución 2964 de 2008 y artículo cuarto de la resolución 1806 de Esta infraestructura debe ser verificada por el funcionario ICA a través de una visita. Si el caso anterior se presenta y la bodega del predio o de la empresa exportadora está ubicada en otro departamento, se debe solicitar mediante memorando o correo electrónico a la Seccional ICA dónde se encuentre ubicada la respectiva bodega una visita con el fin de verificar las condiciones fitosanitarias y el estado de la infraestructura. El acta de visita firmada finalmente debe ser remitida al funcionario ICA que realizó la solicitud para que pueda continuar con el respectivo proceso de registro del exportador. 3. BASES DE DATOS Cumplido el proceso de verificación de documentación, visita técnica y por último expedición mediante resolución el registro de inscripción del predio productor o empresa exportadora de vegetales en fresco, la respectiva información debe ser incluida en la base de datos que está en línea (página WEB) para el caso de predios productores o remitirla de manera inmediata a la Dirección Técnica de Epidemiología y Vigilancia Fitosanitaria para el caso de empresas exportadoras. Para el caso de predios productores: Para ingresar a la base de datos ubicada en la página WEB, se requiere el usuario y clave con el cual ingresará para: crear registros nuevos, modificar registros, consultar nombres comunes y científicos de especies vegetales y realizar consultas de predios de otros departamentos. El usuario será su correo electrónico institucional completo y la clave será proporcionada por la DTEVF, previa solicitud. Para crear un registro nuevo: Debe diligenciar de manera ordenada el formulario que aparece el cual posee exactamente los mismos campos que tenía la base de datos en Excel. Se recomienda diligenciar TODA la información. Al terminar el formulario debe hacer clic en GUARDAR. Luego de terminado el procedimiento el registro quedará pendiente por aprobación por parte de la DTEVF. Posterior a la aprobación el registro quedará como PREDIO APROBADO. 4

5 Para modificar un registro: Realizar la búsqueda del predio que desea modificar mediante la consulta bien sea por: municipio, nombre de predio o registro ICA. Luego debe hacer clic en Editar, lo cual le llevara nuevamente al formulario del predio y allí podrá hacer el cambio que requiera. NOTA: No podrá modificar ni departamento ni registro ICA del predio. Cualquier tipo de novedad como: predio suspendido, predio inactivo, no posee cultivo, contrato de asistencia técnica vencido, no posee asistente técnico, predio en malas condiciones fitosanitarias, no reporta informes fitosanitarios, deberá ser reportado en el campo de OBSERVACIONES de manera inmediata. Al terminar la modificación en el formulario debe hacer clic en GUARDAR. Luego de terminado el procedimiento el registro quedará pendiente por aprobación por parte de la DTEVF. Posterior a la aprobación el registro quedará como PREDIO APROBADO. Para consultar un registro: Si requiere verificar el estado o la información de un predio ubicado en otra seccional, puede realizarlo mediante consulta, bien sea por: departamento, municipio, nombre de predio o registro ICA. Recuerde que no puede modificar ningún registro que no sea de su seccional. Esta consulta permitirá verificar el estado de los predios que las empresas exportadoras reporten como proveedores. NOTA: Esta base de datos en línea es utilizada única y exclusivamente por funcionarios ICA no se permite acceso a usuarios particulares. Para usuarios externos por favor consultar la página WEB de la Dirección Técnica de Epidemiología. Para el caso de las empresas exportadoras: Enviarla en los formatos (Excel) que actualmente se manejan, diligenciando TODOS los campos y columnas. No se aceptan vacíos a excepción de correos electrónicos de propietario y asistente técnico. Se debe enviar en la misma fecha en que sucede la novedad. La información del asistente técnico es opcional. Debe mantenerse actualizada ya que con frecuencia ocurren cambios de nombres de asistentes técnicos por vencimiento de contrato u otra situación. En la base de datos que actualmente se maneja, se debe tener consignado el número y fecha de la última resolución que tiene la empresa exportadora en su expediente físico. La única forma de poder excluir una empresa exportadora de la base de datos es mediante la expedición y notificación de una resolución de cancelación. 5

6 Cualquier tipo de novedad como: empresa inactiva, no exporta actualmente, pendiente cambio de razón social, no se encuentra la dirección que aparece en el registro, deberá ser reportado en el campo de OBSERVACIONES de manera inmediata. Todos los predios proveedores que reporte la empresa exportadora con sus respectivos soportes deberán ser notificados de inmediato ante la DTEVF para la actualización del aplicativo SISPAP. La DTEVF no aceptará ninguna novedad de las empresas exportadoras y sus predios proveedores si no está en el respectivo formato establecido para ello. Para los fines pertinentes se envía adjunto el formato de base de datos de empresas exportadoras. En cada campo se explica de manera clara cómo se deben diligenciar junto a un ejemplo. Contacto: Dirección Técnica de Epidemiologia y Vigilancia Fitosanitaria Correo: 6

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