EVALUACION CONTROL INTERNO CONTABLE MUNICIPIO DE SOCORRO SANTANDER, VIGENCIA 2015

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1 Versión: 2.0 Fecha: Septiembre 201 Página 1 de 10 Código: CI EVALUACION CONTROL INTERNO CONTABLE MUNICIPIO DE SOCORRO SANTANDER, VIGENCIA 201 El Control Interno Contable es un proceso sistemático, donde el SCI se articula con el Proceso Contable, para establecer las acciones, las políticas, los métodos, procedimientos, mecanismos de prevención, corrección, evaluación y de mejoramiento continuo, con el fin de garantizar que la información financiera, económica y social cumpla con las normas conceptuales, técnicas y procedimentales establecidas en el Plan General de la Contabilidad Pública (PGCP); todo lo anterior se fundamenta en los principios fundamentales del SCI: Autocontrol, Autorregulación y Autogestión. MARCO CONSTITUCIONAL, LEGAL Y REGLAMENTARIO Constitución Nacional Art. 3 Ley 298 de 1996 C.E. 292 de 2001 C.E 08 de 2001 Resolución Número 08 de 200 Resolución Número 119 de 2006 Resolución Número 37 del 23 de julio de 2008, mediante la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación, dispone, que dicho procedimiento debe ser aplicado por los entes públicos incluidos en el ámbito de aplicación del régimen de contabilidad pública. PERIODO EVALUADO Se presenta la Evaluación del Control Interno Contable para la vigencia 201. OBJETIVO Verificar la efectividad de los controles establecidos al interior de la Entidad, a través de seguimiento y la verificación en el Sistema de Control Interno. ESTADO DEL CONTROL INTERNO CONTABLE La fuente de información la constituyen los estados contables del Municipio de Socorro - Santander, soportados en los libros auxiliares contables, los registros contables y presupuestales, las conciliaciones bancarias, los informes de tesorería, los informes de ingresos y gastos, el control de inventarios y activos. Dirección: Calle 1 N Teléfono: Fax: Peticiones, Quejas y Reclamos - Correo Electrónico: alcaldía@socorrosantander.gov.co

2 Versión: 2.0 Fecha: Septiembre 201 Página 2 de 10 Código: CI EVALUACIÓN DEL SISTEMA Con base en el procedimiento señalado se evaluó el sistema de control interno contable, en forma cualitativa y cuantitativa. EVALUACION CUALITATIVA ESTADO DEL CONTROL INTERNO CONTABLE IDENTIFICACION La totalidad de los hechos, transacciones y operaciones son incorporados en el proceso contable de la entidad; no existen hechos, transacciones y operaciones que pueden afectar la estructura financiera, económica, social y ambiental. Debilidades Falta circularizacion con las entidades públicas y privadas, el reporte en forma oportuna las operaciones recíprocas. Fortalezas La entidad incorpora la totalidad de los hechos económicos y operaciones que se generan en el proceso contable. Descripción adecuada del hecho en el documento fuente. Los hechos realizados han sido canalizados por el proceso contable. Interpretación adecuada del hecho económico realizado. El personal de la secretaria tiene el conocimiento de las normas que rigen la administración pública y en especial lo referente a hacienda. CLASIFICACION De acuerdo a la evaluación realizada todos los hechos financieros, ambientales están debidamente incorporados y clasificados de acuerdo al Régimen de Contabilidad Pública. Fortalezas Las transacciones se encuentran debidamente clasificadas. Los hechos generados por la entidad se encuentran incorporados en la información financiera del Municipio, a través Software Contable GD. Hay claridad de las descripciones y dinámicas del ejercicio contable. REGISTRO Y AJUSTE La entidad con la elaboración de documentación fuente para posteriormente realizar el registro contable, el cual genera los reportes requeridos y necesarios para los diferentes entes de control fiscal y así cumplir las estipulaciones normativas. Fortalezas La entidad genera documentos internos para el registro presupuestal y cancelación de obligaciones generadas. El registro contable es cargado en la contabilidad en forma oportuna y/o tiempo real. Los ajustes realizados a las cuentas se incluyen en los registros en contabilidad. Se encuentran los archivos documentales adecuados según los registros contables. La entidad efectúa el registro en los libros de contabilidad respectivos. Los hechos ocurridos poseen registro presupuestal y contable. ELABORACION Y PRESENTACION DE ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES La entidad presenta en forma adecuada y oportuna los informes y reportes requeridos por los diferentes órganos de control Contraloría General de República, Contaduría, DNP, SHIP entre otras. Debilidades Los informes presentados a los diferentes órganos de control, contienen en su gran mayoría la misma información, pero debe diligenciarse en diferentes formatos. El cargue de información a gestión transparente ocupa más tiempo de los servidores públicos, lo que genera recarga laboral de algunos funcionarios. Fortalezas Generación y presentación oportuna de los estados contables a la Alta Dirección y demás usuarios de la información. Dirección: Calle 1 N Teléfono: Fax: Peticiones, Quejas y Reclamos - Correo Electrónico: alcaldía@socorrosantander.gov.co

3 Versión: 2.0 Fecha: Septiembre 201 Página 3 de 10 Código: CI La información de los estados contables coincide con los libros de contabilidad. Estados contables con soporte en los libros de contabilidad del software. ANALISIS, INTERPRETACION Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACION La información contable se utiliza para su interpretación, análisis y para uso en el soporte administrativo. Debilidades No existe un sistema de información que permita a toda la administración municipal consolidar información contable, financiera y ejecución de plan de acción del PDM en tiempo real para la toma de decisiones. Fortalezas Rendición oportuna de cuentas a la CGN y a organismos de inspección, vigilancia y control. Presentación adecuada y presentación de notas a los estados contables. Rendición completa de información contable a entes de control. AVANCES OBTENIDOS RESPECTO DE LAS EVALUACIONES Y RECOMENDACIONES REALIZADAS Las recomendaciones presentadas producto de auditorías internas y externas han sido tomadas e implementadas adecuadamente. Las acciones definidas en los planes de mejoramiento de auditoría interna y externas, se han cumplido en su gran totalidad, lo cual da cuenta del compromiso de los servidores públicos. Inicio de acciones de Cobro persuasivo a deudores morosos, ha permitido captar recursos para mejorar las finanzas del municipio. EVIDENCIAS Para la verificación de la información se tomó el archivo documental de la entidad, conformado por documentos fuentes para el registro contable, libros de contabilidad, informes presentados a las diferentes entidades de control e información digital registrada en el GD. RECOMEDACIONES Elaborar planes de trabajo y aplicar los procedimientos específicos, que permitan la eficiencia de los flujos de información desde los procesos proveedores de información hacia el proceso contable, en forma oportuna. Gestionar ante la oficina de talento humano capacitación en temas financieros y contables para el 100% de los servidores públicos de la Secretaria de Hacienda y del Tesoro. Continuar con la realización periódica de la depuración de inventarios físicos. Establecer la existencia y efectividad de medidas para la realización periódica de toma física de inventarios y conciliación de saldos con los registros contables. Evaluar, de acuerdo con los requerimientos establecidos por la Contaduría General de la Nación, el proceso adelantado por el área financiera y contable, para lograr la conciliación de saldos recíprocos con las entidades, que incluya la confirmación de saldos a través de circularizaciones periódicas entre las entidades objeto de conciliación. Adoptar una política mediante la cual todos los hechos económicos, financieros y sociales realizados en cualquier dependencia del, sean debidamente informados al área de contabilidad a través de los documentos fuente o soporte de las operaciones, para que sean canalizados en el proceso contable. Implementar políticas permanentes relacionadas con procesos de sostenibilidad contable en las Rentas, Cuentas por Cobrar y demás activos, de tal forma que permita establecer los saldos reales y una adecuada clasificación contable. Exponer en la página WEB, la información contable preparada para que sea fácilmente consultada por los ciudadanos y demás usuarios, se debe publicar la información contable de cada vigencia, el presupuesto, en cumplimiento de la Ley 1712 de 201 y Decreto 103 de 201. Continuar con las reuniones periódicas del Comité de Sostenibilidad Contable, para evaluar el sistema financiero y contable del. Continuar con el proceso de cobro persuasivo, medida que no permitan la prescripción de las deudas para con el Municipio en impuesto predial, industria y comercio y alumbrado público. Realizar autoevaluación para verificar que las herramientas de control sean eficaces o aplicar modificaciones para mejoramiento continuo. Dirección: Calle 1 N Teléfono: Fax: Peticiones, Quejas y Reclamos - Correo Electrónico: alcaldía@socorrosantander.gov.co

4 Versión: 2.0 Fecha: Septiembre 201 Página de 10 Código: CI EVALUACIÓN CUANTITATIVA CALIFICACIÓN: 1. NO SE CUMPLE 2. SE CUMPLE INSATISFACTORIAMENTE 3. SE CUMPLE ACEPTABLEMENTE. SE CUMPLE EN ALTO GRADO. SE CUMPLE PLENAMENTE SOCORRO CONTROL INTERNO CONTABLE NOMBRE CALIFICACIÓN ACTIVIDAD PROMEDIO POR ACTIVIDAD CALIFICACIÓN POR ETAPA CALIFICACIÓN DEL SISTEMA EVALUACIÓN DEL CONTROL 8,96,6 INTERNO CONTABLE 1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO, IDENTIFICACIÓN,62 Se tienen debidamente identificados los productos del proceso contable que deben suministrarse a las demás áreas de la entidad y a los usuarios externos? Se tienen debidamente identificados los productos de los demás procesos que se constituyen en insumos del proceso contable? Se tienen identificados en la entidad los procesos que generan transacciones, hechos y operaciones y que por lo tanto se constituyen en proveedores de información del proceso contable? Existe una política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente público, son debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte? Se cumple la política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente público, son debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte? Los hechos financieros, ambientales realizados por la entidad contable pública son de fácil y confiable medición monetaria? OBSERVACIONES Dirección: Calle 1 N Teléfono: Fax: Peticiones, Quejas y Reclamos - Correo Electrónico: alcaldía@socorrosantander.gov.co

5 Versión: 2.0 Fecha: Septiembre 201 Página de 10 Código: CI Las cifras existentes en los estados, informes y reportes contables se encuentran soportadas con el documento idóneo correspondiente? Son adecuadas y completas las descripciones que se hacen de las transacciones, hechos u operaciones en el documento fuente o soporte? Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente las normas que rigen la administración pública? Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente el Régimen de Contabilidad Pública aplicable para la entidad? Los hechos financieros, ambientales que han sido objeto de identificación están soportados en documentos idóneos y de conformidad con la naturaleza de los mismos? Los documentos fuente que respaldan los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales contienen la información necesaria para realizar su adecuada Identificación? Los hechos financieros, ambientales que han sido objeto de identificación fueron interpretados de conformidad con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública? CLASIFICACIÓN,88 Los hechos financieros, ambientales llevados a cabo en los procesos proveedores de la entidad han sido incluidos en el proceso contable? Los hechos financieros, ambientales realizados por la entidad contable pública son de fácil y confiable clasificación en el Catálogo General de Cuentas? Son adecuadas las cuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas por la entidad contable pública? Dirección: Calle 1 N Teléfono: Fax: Peticiones, Quejas y Reclamos - Correo Electrónico: alcaldía@socorrosantander.gov.co

6 Versión: 2.0 Fecha: Septiembre 201 Página 6 de 10 Código: CI La clasificación de las transacciones, hechos y operaciones corresponde a una correcta interpretación tanto del marco conceptual como del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública? El Catálogo General de Cuentas utilizado para la clasificación de los hechos financieros, Económicos, sociales y ambientales, corresponde a la última versión publicada en la página web de la Contaduría General de la Nación? Son adecuadas las cuentas y subcuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas? Se elaboran y revisan oportunamente las conciliaciones bancarias para establecer los valores objeto de clasificación, registro y control del efectivo? Se ejecutan periódicamente conciliaciones de saldos recíprocos con otras entidades públicas? REGISTRO Y AJUSTES,67 Se realizan periódicamente conciliaciones y cruces de saldos entre las áreas de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, y demás áreas y/o procesos de la entidad? Se realizan periódicamente tomas físicas de bienes, derechos y obligaciones y se confronta con los registros contables para hacer los ajustes pertinentes? Las cuentas y subcuentas utilizadas revelan adecuadamente los hechos, transacciones u operaciones registradas? Se hacen verificaciones periódicas para comprobar que los registros contables se han efectuado en forma adecuada y por los valores correctos? Se efectúan los registros contables en forma cronológica y guardando el consecutivo de los hechos, transacciones u operaciones realizadas, cuando a este último haya lugar? Se generan listados de Dirección: Calle 1 N Teléfono: Fax: Peticiones, Quejas y Reclamos - Correo Electrónico: alcaldía@socorrosantander.gov.co

7 Versión: 2.0 Fecha: Septiembre 201 Página 7 de 10 Código: CI consecutivos de documentos para hacer verificaciones de completitud de registros? Se conoce y aplica los tratamientos contables diferenciales existentes entre entidades de gobierno general y empresas públicas? El proceso contable opera en un ambiente de sistema de integrado de información y este funciona adecuadamente? Son adecuadamente calculados los valores correspondientes a los procesos de depreciación, provisión, amortización, valorización, y agotamiento, según aplique? Los registros contables que se realizan tienen los respectivos documentos soportes idóneos? Para el registro de las transacciones, hechos u operaciones se elaboran los respectivos comprobantes de contabilidad? Los libros de contabilidad se encuentran debidamente soportados en comprobantes de contabilidad? 1.2 ETAPA DE REVELACIÓN, ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES Se elaboran y diligencian los libros de contabilidad de conformidad con los parámetros establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública? Las cifras contenidas en los estados, informes y reportes contables coinciden con los saldos de los libros de contabilidad? Se efectúa el mantenimiento, actualización y parametrización necesarios para un adecuado funcionamiento del aplicativo utilizado para procesar la información? Se elaboran oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la Contaduría General de la Nación, a los organismos de inspección, vigilancia y control, y a los demás usuarios de la información? Las notas explicativas a los,71 Dirección: Calle 1 N Teléfono: Fax: Peticiones, Quejas y Reclamos - Correo Electrónico: alcaldía@socorrosantander.gov.co

8 Versión: 2.0 Fecha: Septiembre 201 Página 8 de 10 Código: CI estados contables cumplen con las formalidades establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública? El contenido de las notas a los estados contables revela en forma suficiente la información de tipo cualitativo y cuantitativo físico que corresponde? Se verifica la consistencia entre las notas a los estados contables y los saldos revelados en los estados contables? ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y,33 COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN Se presentan oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la Contaduría General de la Nación, y a los organismos de inspección, vigilancia y control? Se publica mensualmente en 3 lugar visible y de fácil acceso a la comunidad el balance general y el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental? Se utiliza un sistema de indicadores para analizar e interpretar la realidad financiera, económica, social y ambiental de la entidad? La información contable se acompaña de los respectivos análisis e interpretaciones que facilitan su adecuada comprensión por parte de los usuarios? La información contable es utilizada para cumplir propósitos de gestión? Se asegura la entidad de presentar cifras homogéneas a los distintos usuarios de la información? 1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL, ACCIONES IMPLEMENTADAS, Se identifican, analizan y se le da tratamiento adecuado a los riesgos de índole contable de la entidad en forma permanente? Existe y funciona una instancia asesora que permita gestionar los riesgos de índole contable? Se realizan autoevaluaciones periódicas para determinar la efectividad de los controles Dirección: Calle 1 N Teléfono: Fax: Peticiones, Quejas y Reclamos - Correo Electrónico: alcaldía@socorrosantander.gov.co

9 implementados en cada una de las actividades del proceso contable? Se han establecido claramente niveles de autoridad y responsabilidad para la ejecución de las diferentes actividades del proceso contable? Las políticas contables, procedimientos y demás prácticas que se aplican internamente se encuentran debidamente documentadas? Los manuales de políticas, procedimientos y demás prácticas contables se encuentran debidamente actualizados, y sirven de guía u orientación efectiva del proceso contable? Se evidencia por medio de flujogramas, u otra técnica o mecanismo, la forma como circula la información a través de la entidad y su respectivo efecto en el proceso contable de la entidad? Se ha implementado y ejecuta una política de depuración contable permanente y de sostenibilidad de la calidad de la información? Los bienes, derechos y obligaciones se encuentran debidamente individualizados en la contabilidad, bien sea por el área contable o en bases de datos administradas por otras dependencias? Los costos históricos registrados en la contabilidad son actualizados permanentemente de conformidad con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública? Se cuenta con un área contable debidamente estructurada de conformidad con la complejidad, desarrollo tecnológico y estructura organizacional de la entidad? Los funcionarios involucrados en el proceso contable cumplen con los requerimientos técnicos señalados por la entidad de acuerdo con la responsabilidad que demanda el ejercicio de la profesión contable en el sector público? Se ha implementado una política o mecanismo de Versión: 2.0 Fecha: Septiembre 201 Página 9 de 10 Código: CI Dirección: Calle 1 N Teléfono: Fax: Peticiones, Quejas y Reclamos - Correo Electrónico: alcaldía@socorrosantander.gov.co

10 actualización permanente para los funcionarios involucrados en el proceso contable y se lleva a cabo en forma satisfactoria? Se producen en la entidad informes de empalme cuando se presentan cambios de representante legal, o cambios de contador? Existe una política para llevar a cabo en forma adecuada el cierre integral de la información producida en todas las áreas o dependencias que generan hechos financieros, ambientales? Los soportes documentales de los registros contables se encuentran debidamente organizados y archivados de conformidad con las normas que regulan la materia? Versión: 2.0 Fecha: Septiembre 201 Página 10 de 10 Código: CI RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE NÚMERO EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE PUNTAJE OBTENIDO INTERPRETACIÓN 1 CONTROL INTERNO CONTABLE,6 ADECUADO 1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO,72 ADECUADO IDENTIFICACIÓN,62 ADECUADO CLASIFICACIÓN,88 ADECUADO REGISTRO Y AJUSTES,67 ADECUADO 1.2 ETAPA DE REVELACIÓN,2 ADECUADO ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES,71 ADECUADO ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN,33 ADECUADO 1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL, ADECUADO ACCIONES IMPLEMENTADAS, ADECUADO RANGOS DE INTERPRETACIÓN DE LAS CALIFICACIONES O RESULTADOS OBTENIDOS RANGO CRITERIO INADECUADO (no incluye 2.0) DEFICIENTE (no incluye 3.0) SATISFACTORIO.0.0 (no incluye.0) ADECUADO CARLOS ARTURO CARREÑO SÁNCHEZ Jefe de Control Interno Dirección: Calle 1 N Teléfono: Fax: Peticiones, Quejas y Reclamos - Correo Electrónico: alcaldía@socorrosantander.gov.co