Procedimiento del sistema integrado de gestión. Compras y control de proveedores

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1 GESTIÓN DE LA CALIDAD Procedimiento del sistema integrado de gestión. Compras y control de proveedores Luis Francisco Rubio Cerezo Asesor en Implantación de Sistemas de Calidad rubiocerezo@telefonica.net Farmacia: PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (CALIDAD Y MEDIOAMBIENTE) Código: : PTSI-05 Revisión: 1 Fecha: Enero 2010 Página: COMPRAS Y CONTROL DE PROVEEDORES REGISTRO DE REVISIONES DEL DOCUMENTO Revisiones 1 Fecha Enero 2010 Notas y razones de la modificación Revisión inicial ÍNDICE 1.- DEFINICIONES 2.- ABREVIATURAS Y ACRÓNIMOS 3.- OBJETO Y APLICACIÓN 4.- COMPRAS Y CONTROL DE PROVEEDORES 5.- DOCUMENTOS Y REGISTROS QUE GENERA LA APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.- RESPONSABILIDADES 7.- ANEXOS Revisado por: (Cargo) (Firma)... Aprobado por: (Dirección) (Firma) Definiciones Materiales diversos: aquellos productos que no tienen incidencia en la calidad de las actividades que la farmacia presta a la población que atiende. Ej.: material de oficina. 2. Abreviaturas y acrónimos PTSI: procedimiento del sistema integrado de gestión (calidad y medioambiente). 3. Objeto y aplicación Este documento tiene por objeto describir 58 JULIO/AGOSTO 2010

2 el sistema establecido por esta oficina de farmacia para: La adquisición de los productos y servicios que incorpora a sus Actividades Farmacéuticas. El control realizado sobre las adquisiciones. El control de sus proveedores. 4. Compras y control de proveedores 4.1 General El procedimiento de compras y evaluación de proveedores tiene como objetivo describir las acciones que deberán ejecutarse para conseguir: Reponer los niveles mínimos de existencias en almacén. Satisfacer encargos. La adquisición de materiales y equipamiento. Poder disponer de información para evaluar a los proveedores. Realizar y registrar la evaluación de los proveedores. 4.2 Procedimiento para realizar las compras Generalidades Para poder realizar sus actividades, esta farmacia realiza la adquisición de: A) Medicamentos, materias primas (*), material de acondicionamiento primario, productos sanitarios y de parafarmacia. B) Equipamiento. C) Materiales diversos (materiales que no inciden en las calidad de las actividades). F) Subcontratación de servicios. (*) En cumplimiento de la legislación vigente (RD 2259/1990 y RD 175/2001), las compras de materias primas se efectuarán exclusivamente a centros autorizados). Nota: La adquisición de los materiales diversos no se trata en la documentación del sistema integrado Compra de medicamentos, materias primas, material de acondicionamiento primario, productos sanitarios y de parafarmacia. Medios necesarios Para la realización del proceso de compra de estos productos se dispone de: A) Programa informático en el que están incluidos los productos disponibles para la venta y los proveedores. B) Impreso para pedido telefónico (ANEXO I) Realización del proceso de compra Los pedidos de los productos de los apartados A y B del punto se pueden gestionar como: A) Pedido diario de reposición de niveles. B) Pedido urgente. C) Pedido extraordinario. D) Pedido directo. A) Pedido diario de reposición de niveles Para la reposición de los niveles del consumo (medicamentos, parafarmacia, materias primas, etc.) se utiliza el sistema programa informático de compras, consistente en un software específico para la gestión de farmacia, que en el ámbito de compras reúne, entre otra, la siguiente información: Base de datos de los productos con: Código nacional del producto. Denominación. Existencia actual. Pendiente de servir. Precio. Códigos de proveedores Base de datos de proveedores con: JULIO/AGOSTO

3 GESTIÓN DE LA CALIDAD - Código de proveedor. - Datos del proveedor. Gestión en tiempo real de las existencias del almacén. El Responsable de Compras obtiene del programa informático los productos necesarios para reponer los niveles prefijados. Los pedidos son generados por el ordenador por existencias mínimas de almacén y se asignan a los proveedores añadiendo los encargos generados desde la última petición, procediendo a emitir la orden de compra de dos maneras posibles: Forma automática: en caso de que los proveedores tengan enlace directo vía modem, procede a enviar por este medio la orden de compra a los proveedores seleccionados. Por este mismo medio los proveedores confirman el pedido y se almacenan en el ordenador. Forma manual: si alguno de los proveedores no tiene enlace modem o ante la falta de comunicación por este medio, el responsable de compras procede a emitir listados de los pedidos a efectuar; los envía vía fax o efectúa el pedido por teléfono conservando los listados hasta recepcionar los productos recibidos. B) Pedido urgente Si durante la actividad de la oficina de farmacia surge la necesidad urgente de un medicamento, el Responsable de Compras (o con su autorización) genera un pedido que se tramita de igual manera que el pedido automatizado, o por teléfono, registrando el artículo solicitado en el impreso para Pedidos telefónicos (ANEXO I). C) Pedido extraordinario Se aplica para la adquisición de equipamiento (aparatos de medición, balanzas, etc.) o servicios. Estos pedidos los gestiona directamente la Dirección, para lo cual puede realizar directamente el pedido de compra o si lo estima oportuno, solicitar (por teléfono, fax o escrito) una petición de oferta de los productos requeridos a aquellos proveedores que estime técnicamente solventes para el suministro del material requerido. Con las ofertas solicitadas, se evalúan las mismas ponderando los siguientes conceptos: Características técnicas ofrecidas. Nivel de calidad del producto. Plazos de entrega. Precios. Si la oferta se ajusta a la petición en todo su contenido. D) Pedido directo Se realiza cuando el proveedor (generalmente a través de un comercial/representante) toma en la oficina de farmacia directamente el pedido y lo refleja en un formato propio ya elaborado. Una vez finalizado la confección del pedido lo presenta a la firma y deja un resguardo en la oficina de farmacia. La copia del pedido se guarda hasta la recepción del material. 4.3 Subcontratación Para aquellos casos en que la realización de las actividades farmacéuticas precisen equipos, materiales o conocimientos no disponibles en la oficina de farmacia, la Dirección subcontrata estos a otras entidades. Las actividades subcontratadas son, generalmente: La calibración de patrones y equipos de medición. El mantenimiento de informática y aparatos de medición (balanzas, etc.). 4.4 Inspección de los productos La inspección tiene por objeto verificar la 60 JULIO/AGOSTO 2010

4 adecuación de los productos antes de su aceptación y almacenamiento. El personal que recepcione los productos debe realizar la inspección de los mismos con los siguientes criterios para decidir su aceptación o rechazo: a) Para todos los productos, se realizará una verificación administrativa consistente en comprobar que: El material contenido en el albarán de entrega coincide con el material pedido. El material recibido se corresponde con el indicado en el albarán de entrega. b) Para medicamentos en general, incluidas las materias primas, se rechazan aquellos que presenten: Cualquier deterioro o deficiencia en el contenedor (frasco, blister ) o en el envase. Caducidad por debajo de 6 meses (salvo los medicamentos de baja caducidad y vacunas). Mal funcionamiento del mecanismo que los transporta (inhaladores, etc.). Cualquier otra causa que permita sospechar la posibilidad de alteración de las propiedades del medicamento (roturas o deterioros en el envasado, etc.). c) Para las materias primas, además de considerar los anteriores aspectos generales, deberá verificarse lo siguiente: Cumplimiento de especificaciones, verificando frente a su ficha de ESPECIFICA- CIONES la adecuación de las características de la MP (generalmente las características de cada MP vendrán refrendadas en su boletín de análisis). Identificación. Se rechazan aquellas que no presenten sobre el etiquetado la siguiente información: - Nombre y lote de la materia prima. - Proveedor/fabricante. - Condiciones especiales de almacenaje, si las precisa. - Fecha de caducidad. Nota: En el procedimiento PN/L/PG/005 se tratan todas las actividades a realizar para la gestión de las materias primas. d) Para el material de acondicionamiento primario, además de considerar los anteriores aspectos generales, deberá verificarse lo indicado en el PN/L/PG/006 y se seguirán lo siguientes criterios de aceptación/rechazo en la inspección en recepción: Para las cápsulas: Presentación y estado del envase, rechazando aquellos materiales que presenten roturas, deterioros o cualquier otro defecto en la presentación. Para los tarros: De cada paquete se toma una muestra del 10% de las unidades totales sobre la que se observará el estado de limpieza general. En caso de que no esté garantizada la higienización de los envases, se realizará ésta en todos los envases. Nota: En el caso de que el MAP carezca de nº de lote asignado por el proveedor o fabricante, el encargado de su recepción e inspección le asignará uno con la siguiente nomenclatura: MAP-XX/YY Siendo: XX: un número secuencial según los envíos recibidos, a partir del 00. YY: El año de recepción del lote. 4.5 Evaluación y control de proveedores Evaluación de proveedores Tiene por objeto determinar la capacidad de los proveedores para suministrar productos a la oficina de farmacia. Para nuevos proveedores: la acepta- JULIO/AGOSTO

5 GESTIÓN DE LA CALIDAD ción como proveedor de aquellos con los que no se hayan realizado operaciones comerciales anteriores, estará condicionada, además de estar legalmente autorizados para el desarrollo de sus actividades, a cumplir alguno de los siguientes requisitos: Reconocido prestigio en el campo de las actividades con las que se relacionará con la oficina de farmacia, y/o Evidentes medios para la cumplir con los pedidos (de transporte, frecuencia del servicio, etc.). Una vez aceptados, el seguimiento se realiza de igual manera que para los proveedores aceptados. Para proveedores aceptados ya habituales: por cada pedido con anomalías o producto defectuoso que se reciba, se registra la anomalía en el albarán de entrega y en el impreso del ANEXO II, clasificando el pedido en A-B-C según los criterios establecidos en el ANEXOS III. Semestralmente se vuelcan los datos en el impreso del ANEXO IV, y en función de las incidencias (importancia y frecuencia) la Dirección las evalúa y determina si las relaciones comerciales con el proveedor: Se mantienen. Se mantienen pero tomando acciones especiales de control. Se suspenden. El resultado de la decisión se registra en el impreso del (ANEXO IV) Reevaluación Se realiza sobre los proveedores a los que se les haya comunicado incidencias en las entregas. Consistirá en un seguimiento sobre los primeros dos pedidos que se realicen y en función de los resultados se determinará que se suspendan las relaciones comerciales o que continúen. Los criterios de decisión se determinan en el ANEXO IV. 5. Documentos y registros que genera el procedimiento Pedidos de compras (en soporte informático). Copia de los pedidos directos. Boletín de pedidos telefónicos. Control de proveedores. Seguimiento de proveedores. 6. Responsabilidades 6.1 Dirección Gestionar los pedidos extraordinarios y las subcontrataciones. Decidir sobre la aceptación/rechazo de proveedores. 6.2 Responsable de compras Gestionar los pedidos automatizados y los urgentes. Asignar los proveedores para los pedidos automatizados y urgentes. Realizar la evaluación de entregas de proveedores y presentarlos a la Dirección. 7. Anexos ANEXO I. Impreso para Pedidos telefónicos. ANEXO II. Impreso para Control de proveedores. ANEXO III. Criterios para clasificar las entregas y la reevaluación de proveedores. ANEXO IV. Impreso para Seguimiento de las entregas de proveedores. 62 JULIO/AGOSTO 2010

6 Anexo I. Impreso para Pedidos telefónicos Farmacia: PEDIDOS TELEFÓNICOS PTSI05-01 Nº ORDEN PROVEEDOR/LABORATORIO PRODUCTO UNIDADES FECHA PEDIDO FECHA RECEPCIÓN REALIZADO POR ANEXO II. Impreso para Seguimiento de entregas de proveedores Farmacia: SEGUIMIENTO DE ENTREGAS PTSI05-02 FECHA (PROVEEDOR 1) (PROVEEDOR 2) (PROVEEDOR 3) NP A B C NP A B C NP A B C REALIZADO POR: (Firma) NP: nº de pedidos JULIO/AGOSTO

7 GESTIÓN DE LA CALIDAD ANEXO III. Criterios para clasificar las entregas y la reevaluación de proveedores CLASIFICACIÓN DE ENTREGAS Las entregas se clasificarán como A-B-C según el criterio siguiente: A: Todo el pedido se recibe sin incidencias. B: Se registran incidencias del tipo: a) Errores de puesta. b) Incumplimiento en el horario del reparto. c) Faltas en el pedido (servidos menos medicamentos de los solicitados). C: Se registran incidencias del tipo: a) Medicamentos con caducidad inaceptable. b) Medicamentos en un estado (roturas, envases deteriorados, etc.) que impidan la venta. REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES Para los proveedores sobre los que se detecten anomalías que superen los límites establecidos en el impreso del ANEXO IV, y se decida realizar un seguimiento de las primeras entregas, éste se realizará sobre las dos primeras entregas, de manera que: c) Si las dos son con resultado A se mantiene al proveedor. d) Si en alguna de las dos siguientes resulta B o C se notifica al proveedor las incidencias. ANEXO IV. Impreso para Control de proveedores Farmacia: CONTROL DE PROVEEDORES PTSI05-03 Registro nº: PERÍODO EVALUADO: de.... a PROVEEDOR Nº DE PEDIDOS TOTALES Nº PEDIDOS DEFECTUOSOS (B + C) % DEFECTUOSOS DECISIÓN M MR R REALIZADO POR OBSERVACIONES: M: Mantener en la misma situación. MR: Mantener, tomando acciones de control. R: Excluirle como proveedor. Fecha: APROBADO POR: DIRECCIÓN 64 JULIO/AGOSTO 2010

8 ANEXO IV. Continuación CRITERIOS PARA LA DECISIÓN 1. Si el porcentaje de defectuosos es < al 10% del total de los pedidos recibidos, se le mantiene como proveedor. 2. Si el porcentaje de defectuosos es > al 10% pero < 30%, se le mantiene como proveedor, pero se estudia el tipo de defectos para considerar la conveniencia de tomar acciones (1). 3. Si el porcentaje de defectuosos es > 30% se le excluye como proveedor. (1) Entre las acciones posibles a considerar estarían: comunicarles las incidencias, someterle a un seguimiento especial de las entregas, etc. Comentarios de introducción al procedimiento de compras Como apuntábamos en los capítulos iniciales, una de los pilares en los que se apoya el sistema integrado de gestión en lo relativo a la calidad es el producto entregado a nuestros clientes. Para la dispensación, actividad fundamental de la oficina de farmacia, el producto es la conjunción de: El medicamento. La información que aporta el farmacéutico al cliente para que su uso sea el adecuado. MEDICAMENTO + INFORMACIÓN = PRODUCTO (DISPENSACIÓN) Respecto a la información que aporta el farmacéutico, se irán presentando en entregas posteriores aquellos procedimientos (Dispensación, Consulta, etc.) en los que se relacionan las actividades que se desarrollan en la oficina de farmacia para garantizar que se cubre esta cualidad de la calidad del producto. Respecto al medicamento, caben las siguientes consideraciones: 1. El medicamento posee unas características terapéuticas intrínsecas, dadas por la composición de las sustancias que los forman, sobre las que el farmacéutico no puede ni debe ejercer acción alguna. 2. Generalmente distintos proveedores pueden proporcionar los mismos medicamentos, variando un proveedor de otro sólo en las condiciones de segundo orden respecto a la calidad del producto (horarios, presentación de los productos, errores en las entregas o faltas, plazos de caducidad...) o incluso sin incidencia sobre la calidad (condiciones económicas...). Por lo anterior, a la hora de establecer los criterios para evaluar al los proveedores, se han considerado aquellos aspectos del servicio que nos prestan que puedan tener incidencia sobre el desarrollo de nuestras actividades (cumplimiento de horarios, errores en las entregas...). No obstante, como hemos apuntado en otras ocasiones, cada farmacia tiene potestad para imponer a sus proveedores aquellos requisitos que considere más adecuados para los intereses de su organización. El objeto principal del procedimiento de adquisición de productos destinados a la dispensación (incluidos los de fórmulas magistrales/preparados oficinales) será, por una parte, establecer las medidas para asegurarnos de que los productos y servicios adquiridos responden a los requisitos de compras y a los establecidos por nuestra propia organización. Por ello será preciso establecer unas actividades de inspección y unos criterios de aceptación/rechazo nos garanticen que los productos que introducimos en nuestros almacenes cumplan con los requisitos de calidad establecidos. Como ha sucedido en todos los procedimientos hasta ahora presentados, éste también se ha elaborado considerando un prototipo de farmacia media en la que: a) Se dispone de un software para la realización de los pedidos. b) Los pedidos se generan automáticamente en función del consumo y de los niveles estipulados inicialmente y, una vez analizados, se emiten vía módem al/los proveedor/es. c) Además del sistema indicado en el apartado anterior, se dispone de otras vías alternativas para la emisión de pedidos, bien por sus características o por su carácter de urgencia. d) Se dispone de la posibilidad de elegir entre varios proveedores de los productos que requiere la oficina de farmacia para atender a la demanda de sus clientes. JULIO/AGOSTO