OPERACIONES BASICAS. 1. Menú. 2. Barra de Herramientas. 3. Área de trabajo. 3.1 Operaciones Básicas. Revisión 3.0

Transcripción

1 OPERACIONES BASICAS Para iniciar el software EDC IDSE V 3.00 lo primero que debemos hacer es abrir el programa en el menú Inicio de Windows, Programas, EDCIDSE y luego EDCIDSE 3.0 Cuando inicia el EDC IDSE se presenta la pantalla principal en donde se comenzará a introducir la información necesaria. 1. Menú 2. Barra de Herramientas 3. Área de trabajo

2 M E N U En esta parte se encuentran todos los comandos que permiten manipular los archivos dentro del EDC IDSE. A. Menú Archivo: La opción nueva Hoja. Nuevo borra el contenido existente del área de trabajo para empezar una La opción Abrir permite acceder a un archivo Guardado previamente. Cuando se oprime esta opción aparece un cuadro de diálogo en donde se especifica el archivo que se desea abrir.

3 La opción Guardar permite almacenar en disco el documento que se acaba de generar o para salvar modificaciones. La opción Imprimir muestra dos opciones: Imprimir Selección o Imprimir Todo el área de trabajo. La opción Abrir Base de Datos muestra una lista de los trabajadores con su último movimiento. Esta se genera automáticamente al enviar movimientos o al importar la base de datos del SUA (Se activa mediante la opción Actualizar Base de Datos ).

4 La opción Importar muestra 5 opciones:? Archivo de limitado por tabulaciones ( )? Archivo delimitado por comas (,)? Archivo de Formato Magnético (definido por el IMSS o importado del SUA u otros programas de nominas).? SUA Movimientos: esta opción permite importar el archivo de movimientos realizado en el SUA, en ASPEL NOI o cualquier programa de nominas que exporte al SUA. Los campos que contiene el archivo de movimientos del SUA son:? Registro Patronal IMMS? Número de Seguridad Social? Tipo de Movimiento? Fecha de Movimiento? Folio Incapacidad? Días de la Incidencia? Salario Diario Integrado o Aportación Voluntaria? Trabajadores: permite importar el archivo de trabajadores imptra.txt que se genera al exportar al SUA o que genere cualquier otro programa. Los campos que contiene el archivo de Trabajadores son:? Registro Patronal IMMS? Número de Seguridad Social? Tipo de Movimiento? Apellido Paterno, Materno y Nombre(s)? Salario Diario Integrado? Tipo de Trabajador? Semana o Jornada Reducida? Fecha del Movimiento? CURP o RFC? SUA Trabajadores: esta opción importa la base de datos de Trabajadores del SUA. Los campos que contiene el archivo de movimientos del SUA son:? Registro Patronal IMSS? Número de Seguridad Social? Registro Federal de Contribuyentes? CURP? Nombre (Apellido Paterno, Materno, Nombre)? Tipo de Trabajador? Jornada/Semana Reducida? Fecha de Alta? Salario Diario Integrado? EDI: esta opción importa archivos EDI

5 Cuando se oprime alguna de las opciones anteriores aparece un cuadro de diálogo en donde se especifica el archivo que se desea importar. La opción Exportar muestra 2 opciones:? Archivos Delimitados por Tabulaciones? SUA En esta opción se genera un archivo ASCII con el formato requerido por el SUA para poder importarlo. Los archivos que se generan (en C:\Archivos de Programa\EDCIdse\ o en la ruta donde están instalados los programas) son: Imptra.txt? para Trabajadores Impmov.txt? para Movimientos Cuando en el IDSE hay un movimiento 06-Alta Empresa, es decir, trabajadores que han sido dados de alta, se guardan en el archivo imptra.txt y el SUA los toma como nuevos trabajadores. Si no hubo nuevo trabajador el archivo se crea vacío. Los campos que incluye el archivo de movimientos son:? Registro Patronal IMMS? Número de Seguridad Social? Tipo de Movimiento? Fecha de Movimiento? Folio Incapacidad? Días de la Incidencia? Salario Diario Integrado o Aportación Voluntaria Los campos que incluye el archivo de trabajadores son:? Registro Patronal IMMS? Número de Seguridad Social? Registro Federal de

6 ? Contribuyentes? CURP? Nombre (Apellido Paterno$Materno$Nombre(s))? Tipo de Trabajador? Jornada/Semana Reducida? Fecha de Alta? Salario Diario Integrado La opción Actualizar Base de Datos permite actualizar la base de datos IDSE. Caso 1. Si tenemos abierta la base de datos de trabajadores SUA se sobrescribe la base de datos existente. Caso 2. Si tenemos abierta la base de datos del IDSE, se actualiza con los cambios que se hayan hecho en esta. Caso 3. Al hacer un envío siempre se actualiza la base de datos. Caso 4. Si el trabajador no existe se agrega a la base de datos, de lo contrario se modifica su información. La opción Comparar SUA y Homologación permite ver el archivo de Homologación entregada por el IMSS y compararlo con la base de datos de trabajadores del SUA. Al elegir esta opción aparece un cuadro de diálogo en donde se especifica la ruta y el archivo de Homologación, posteriormente pregunta la ruta donde se ubica el SUA, por ejemplo: c:\suawin Se presentará la información de cada uno de los archivos ordenada por Registro Patronal, y Núm. Seguro Social. El archivo de homologación está sombreado en color verde y el archivo de trabajadores del SUA con fondo amarillo. También existe un botón para encontrar las diferencias que deben ser presentadas al IMSS para completar la Homologación.

7 La opción Enviar permite mandar el archivo que se encuentra en el área de trabajo por el servidor correspondiente. Al oprimir el botón Enviar y si existen errores ya sean críticos o no críticos, aparece la siguiente ventana: Los Errores Críticos (aparecen en color rojo) son aquellos campos que se dejan en blanco o que no tienen la longitud y/o el formato correcto, por ejemplo, Datos incompletos en el Registro Patronal. Los Errores No Críticos (aparecen en color negro) son aquellas fechas que no están dentro del límite establecido por el IMSS por ejemplo, Movimiento Extemporáneo. Para poder enviar es forzoso corregir los errores críticos y esto se hace oprimiendo el botón Ir a celda, el cual lleva a la celda donde se encuentra el error. Conforme se corrijan los errores se puede oprimir el botón Actualizar para tener en pantalla solamente aquellos que faltan por cambiar. Si solamente existen errores no críticos, se permite Enviar el archivo aunque las fechas sean extemporáneas pues esta ventana es sólo un aviso al usuario. Al Enviar aparece el siguiente mensaje en la Barra de Estado: Si no existe una conexión a Internet se manda el siguiente mensaje:

8 En este caso se debe probar de nuevo o pedir ayuda al Administrador de Internet. Si existe una conexión a Internet y la encuentra, manda el archivo a Levicom Sistemas, y aparece la siguiente pantalla: La opción Salir permite salir del programa EDC IDSE.

9 B. Menú Editar La opción Cortar borra el área seleccionada para pegar los datos en otra posición o para eliminarlos. La opción otro. Copiar permite copiar una o varias celdas seleccionadas de un lugar a La opción Pegar es el siguiente paso a las opciones Cortar o Copiar, colocando las celdas antes seleccionadas donde se indique. La opción Suprimir permite eliminar el contenido de la celda o celdas seleccionadas. La opción Buscar muestra una ventana para especificar la palabra a buscar en la hoja de trabajo. La opción Insertar renglón agrega un renglón desplazando las celdas hacia bajo. La opción Insertar renglones muestra una ventana en donde se debe especificar un número determinado de renglones a añadir. La opción Borrar renglón elimina el renglón seleccionado y toda la información que este contenga. Nota: Para seleccionar un renglón completo oprima con el mouse el número del renglón que desea seleccionar y este aparecerá sombreado de color negro.

10 C. Menú Configuración La opción Datos Generales muestra el siguiente cuadro de diálogo: El dato del Número de Cliente es asignado por Levicom. La opción Conexión muestra el siguiente cuadro de diálogo:

11 Existen dos tipos de Conexiones: AS1: Este tipo de conexión es por FTP (Protocolo de Transferencia de Archivos). Al enviar la información sale por el puerto FTP, que generalmente es el puerto 21, para después conectarse con el servidor de Levicom y subir la información. La opción Firewall se utiliza en el caso de que se encuentre detrás de uno de ellos. Consultar al administrador del sistema para configurarla. AS2: Este tipo de conexión es por HTTP (Protocolo de Transferencia de Hypertexto). Al utilizar este tipo de conexión, la información sale por el puerto 80 y si es en modo seguro (Encriptación) por el puerto 443. El campo Nombre de Usuario, es el nombre que le asigna Levicom para que la información llegue al servidor. La Contraseña es proporcionada por Levicom. Se agregó el campo de Recordar Contraseña por comodidad pero si no lo activa puede mejorar la seguridad ya que sólo las personas que usted asigne podrán conectarse al servidor y hacer envíos. El Tiempo máximo de espera para conectar (segundos) indica cuánto tiempo se debe esperar para lograr la conexión, en el caso de tener 0, se utiliza el tiempo de espera predeterminado por Windows que generalmente es de 2 minutos. Se recomienda cambiar a 30 segundos para obtener una respuesta rápida en caso de no encontrar la conexión. Cuando los datos estén correctos se presiona el botón de Aceptar.

12 Es importante mencionar que no es necesario conectarse a Internet para poder capturar o importar los movimientos, esta conexión se lleva a cabo al momento de enviar los archivos por FTP. Únicamente se utiliza el Sitio Seguro en Internet para revisar los archivos que se enviaron y las respuestas del IMSS. Nota: Tanto los Datos de Configuración como del FTP se introducen solamente la primera vez que se Envía.

13 D. Menú Reporte La opción Movimientos Mensual muestra el siguiente cuadro de diálogo: En esta ventana se selecciona el mes y el año para generar el reporte de movimientos. Las columnas que se muestran son:? La fecha en que se hizo el movimiento? El tipo de movimiento que se realizó? El Registro Patronal? Num. de Seguridad Social? Nombre del trabajador La opción Exportar a Hoja de Cálculo muestra los datos del área de trabajo en una hoja de cálculo en el programa que esté relacionado con este tipo de archivo.

14 A R E A D E T R A B A J O En esta parte se introducen todos los datos de acuerdo a los movimientos que se quieran realizar siguiendo las reglas de cada uno de los campos. Estas reglas se explican en el apartado USO DEL PROGRAMA EDC IDSE. Hay que notar que al posicionarse con el Mouse sobre cualquiera de las columnas aparecerá un texto con letras rojas que indica los datos de la misma, y si se posiciona sobre el encabezado le indicará como debe llenarse. BARRA DE HERRAMIENTAS El botón Activar y Reactivar muestra la siguiente ventana: en donde se introduce la Clave de Activación dada por Levicom e inmediatamente se habilita el botón de Enviar. Nota: Es importante mencionar que no se deben dejar espacios en blanco al introducir la Clave de Activación. Se sugiere Copiar y Pegar desde el archivo que da Levicom ya que teclearla puede crear errores.

15 El botón Recibir abre el navegador predeterminado y muestra un Sitio Seguro en Internet. Todo lo referente a este tema y a la revisión de respuestas del IMSS, se ve en el tema Respuestas del IMSS. El botón Enviados muestra la siguiente pantalla: Esta pantalla muestra los archivos que se han enviado. Si se selecciona uno de ellos, se muestra su contenido, el día, hora y cliente con el que se envió. También se muestra el orden de lo datos guardados. El botón Seleccionar Trabajador abre la base de datos propia del EDC IDSE mostrando a los trabajadores existentes. Se seleccionan los trabajadores que desee y se vuelve a oprimir el botón de Seleccionar Trabajador para que esta lista aparezca en una ventana nueva y realizar los movimientos correspondientes.