N & D RECEPCIONES. Taller de Análisis y Diseño de Sistemas. Estela Caballero Casco

Transcripción

1 N & D RECEPCIONES Taller de Análisis y Diseño de Sistemas Estela Caballero Casco Orientador: Lic. Jorge Adalberto Arevalos Caaguazú Paraguay Junio,

2 Fecha Versión Descripción de cambios Autor 27/02/ Redacción de Introducción y Estela Caballero Casco Posicionamiento 01/03/ Ajustes de Introducción y Posicionamiento 04/03/ Redacción de Usuarios y Visión General del Producto 07/03/ Ajuste de Usuarios y Visión general del producto. 09/03/ Redacción de Requisitos 11/03/ Ajuste de Requisitos 12/03/ Ajuste de Visión General de Productos 2

3 ÍNDICE ÍNDICE INTRODUCCIÓN Justificación Posicionamiento Historial Estructura de la empresa Misión Visión Alcance del proyecto: Procedimiento de compras: Procedimiento de Contratos: Procedimiento de ventas: Procedimiento Caja: Planteamiento del Problema Descripción del Problema Formulación de Objetivos: Usuarios Resumen Ambiente Visión General del Producto Requisitos Requisitos Funcionales Usuarios Datos de Items Datos de Compras Datos de Clientes Datos de Contratos Ventas de Productos Requisitos No Funcionales Conclusión del Producto Productos a ser entregado Restricciones, Suposiciones y Dependencias

4 1- INTRODUCCIÓN En el entorno empresarial el avance diario va ganando importantes terrenos y trae consigo el desarrollo y la competencia entre empresas en las distintas áreas. Es ahí donde la tecnología no puede quedarse atrás ya que es una herramienta que facilita y agiliza las tareas dentro de la empresa. La Informática nació de la idea de ayudar al hombre en aquellos trabajos rutinarios y repetitivos, generalmente de cálculo y gestión. Hoy en día la mayoría de las empresas u organizaciones optan por la utilización de Sistemas Informáticos para mediar con las actividades diarias. Ya que el mismo es una herramienta fundamental en la vida del hombre para el manejo y administración de los datos y dar una solución rápida en el momento oportuno. En el ramo de una empresa de organizador de eventos dedicados a brindar servicios a los clientes, existen diversas gestiones de control de los datos que se podrá agilizar mediante un Sistema informático. El presente proyecto tiene como propósito desarrollar un Sistema para la empresa DECORACIONES N & D RECPCIONES que le mejore la gestión y facilite la toma de decisiones al administrador. También dentro del análisis se explicaran detalladamente las necesidades de la empresa como también los pasos a seguir para llegar a los objetivos del proyecto. 4

5 2- Justificación La empresa Decoraciones N & D RECEPCIONES se dedica a prestar servicios a la comunidad para cualquier evento, como también la venta de artículos decoraciones en la ciudad de Caaguazú. Por las dificultades mencionadas, se precisa desarrollar un Sistema Informático que responda a los requerimientos de la empresa, para el control en las distintas áreas. El Sistema a ser desarrollado agilizará a los usuarios, las tareas de registrar las gestiones hecha dentro de la empresa, en cuantos a las compras o de ventas de los productos. Se podrá tener todos los registro referente a los contrato de prestación de servicio de forma detallada, y los datos será centralizada en un mismo base de datos, así se podrá tener todos los reportes y movimientos de forma inmediata de las distintas gestiones realizada en la empresa, esto ayudara a tener un historial y facilitar la toma de decisiones para el futuro. 5

6 3- Posicionamiento 3.1- Historial Decoraciones N & D RECEPCIONES es una empresa de la Señora Dolores González de Gunderlyn. Gracias al empeño y fortalecimiento de la dueña, la empresa hoy en día cuenta con excelentes productos, como lo primordial tiene la de brindar servicios de primera calidad en la comunidad del departamento de Caaguazú, cumpliendo con las reglas establecidas por ley, como también la mejor atención a sus clientes. La dueña asume la responsabilidad de la empresa, y esta consiente de la importancia del uso de la tecnología informática, como medio eficaz para el tratamiento y proceso de la información dentro de la empresa. Decoraciones N & D RECEPCIONES está situada en la Ciudad de Caaguazú, en el Barrio Santo Domingo, no cuenta con sucursales Estructura de la empresa 3.3- Misión Brindar un servicio de calidad en la comunidad, cumpliendo con las reglas establecidas por ley, como también dar la mejor atención a sus clientes Visión 6

7 Ser una empresa prestigiosa en la comunidad y en el departamento con las mejores atenciones y cubriendo las necesidades básicas y fundamentales, con servicios de alta calidad en el mercado Alcance del proyecto: Procedimiento de compras: Las compras serán registradas la fecha, los datos de proveedores y datos del comprobante. Para la gestión de compras se necesitará el registro de los datos de los proveedores que serán registrados en la base de dato previamente. Se realizará también el registro de los artículos. Emitirá informes de las gestiones hechas en las compras Procedimiento de Contratos: En los Contratos se registraran todos los datos previamente. Tendrá un registro de los clientes, registraran los datos de los productos, las fechas como principales datos. Se emitirá una ficha de contrato, el mismo pueden ser cancelados. Emitirá informes de las gestiones hechas en los contratos Procedimiento de ventas: En las ventas se registraran todos los datos previamente necesarios para la emitir una factura. Tendrá un registro de los contratos, registraran los datos de clientes, las fechas como principales datos. Se emitirá una ficha de contrato, el mismo pueden ser cancelados. Emitirá informes de las gestiones hechas en las ventas Procedimiento Caja: Control de la entrada y salida de dinero. Emitirá informes de los movimientos de la caja Planteamiento del Problema 7

8 La empresa Decoraciones N & D RECEPCIONES tiene ciertas dificultades en el manejo de los documentos en las distintas áreas: En el departamento de compras, los registros se guardan dentro de carpetas manualmente, el cual dificulta tomar decisiones al no tener un acceso inmediatos a los datos, ya que el mismo lleva tiempo chequear y tener un estado de los productos. En cuantos a las ventas las facturas se llenan manualmente, el cual genera lentitud en la atención al cliente, y esto mismo hace que la empresa pierda cliente, al no responder a sus necesidades de forma eficaz. Como también la búsqueda de los archivos se realiza en forma manual, el cual genera mucha demora para responder a las necesidades de los empleados o administradores. Entonces Facilitara un Sistema Informático las gestiones de datos de la empresa? Implementar un Sistema Informático Podrá agilizar las gestiones de los registros de la compra y venta? Permitirá mejorar la atención al cliente? 3.7- Descripción del Problema El problema Las ordenes de facturas compras, ventas, se Registran manualmente. El desconocimiento del estado de los Productos. Afecta El problema afecta a la empresa al no dar una atención eficaz a los clientes, también a los funcionarios por la lentitud de obtener las informaciones. Cuyo impacto es El proceso es muy de atención es muy lento, no da una respuesta favorable en cuando a las necesidades del cliente. Le dificulta el control al administrador al no poder tomar decisiones al instante por que no sabe el estado actual de la empresa. 8

9 Una buena solución Seria La implementación de un Sistema Informático, para las gestiones de compras, ventas y el estado del producto, se realizaran en forma más eficientes y dinámica, lo cual permitirá disponer de un control efectivo en estas áreas y mejorar la atención al cliente de la Empresa Decoraciones N & D RECEPCIONES de la Ciudad de Caaguazú Formulación de Objetivos: General: Desarrollar un Sistema Informático para la empresa N & D RECEPCIONES. Específico: Implementar un módulo que pueda facilitar las gestiones de los movimientos de datos de las ventas. Abastecer con la información y la atención que los clientes necesitan en el momento oportuno. Permitir Agilizar las gestiones de los registros de datos de las comprasllevando acabo el control del mantenimiento periódico de los productos que así lo requiera. 4- Usuarios Administrador del Sistema. Gerente General. Gerente de Compras. Gerente de Ventas. 9

10 Recepcionista. Cajero/a. 4.1-Resumen Perfil Descripción Responsabilidad Administrador del Caracterizado como Realiza el control Sistema. administrador y mantenedor permanente al sistema del sistema (control de los Informático de la datos, habilitación de empresa. Habilitar y usuarios) registrar los empleados o usuarios, registra datos referenciales. Gerente General. Puede acceder a la información Visualizar de de todos los departamentos, en forma continua los especial a pedir informes de movimientos de la manera generalizada de la empresa a través empresa. de los reportes. Departamento Encargado de registrar las Registrar todas las de Compras. facturas compras. facturas de compras, actualizar el Stock de las mercaderías, actualiza los precios. Departamento Registra facturas de ventas y Registrará las de Ventas. control de producto, emite facturas de ventas. facturas de ventas, a los clientes, deberá actualizar también el Stock de las Recepción. Consulta el estado de los mercaderías. Consulta estado de contratos, productos, clientes. los productos, servicios, clientes. 10

11 Caja. Es el encargado de dar aperturas y cierres de cajas. Tiene bajo su poder el control permanente de los movimientos, brindar informes al Gerente Ambiente Para la automatización del proceso será necesario el ambiente descrito en la tabla de abajo: Ambiente Propuesto Sistemas Servidor zential 2.2 Operacion ales Usuario GNU Linux Con Kerner 2.28 o superior, con cualquiera de las distribuciones. Gerenciador de Base de Datos MySQL 5.1 Lenguaje de Programación Python Librería para Interfaces Gtk 2.24 Diseñador de interfaces Glade 3.8 Servidor de aplicacion Zope Visión General del Producto El Sistema Informático a desarrollar consiste en Informatizar las gestiones de los movimientos de la Empresa. Con el Sistema se podrá gestionar las principales áreas de la empresa, facilitar el manejo de los documentos ya que el mismo será registrado en la base de dato, para su posterior uso, se logrará facilitar las informaciones a los funcionarios para la toma de decisiones, como también mejorar la atención al cliente y el control interno de la empresa. 11

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13 6- Requisitos Requisitos Funcionales Usuarios El Software será utilizado por seis usuarios de la empresa. Será necesario almacenar distintos datos de cada uno de los usuarios, como son: nombre, apellidos, número de teléfono, dirección, nombre de usuario, contraseña de acceso. El sistema deberá permitir el mantenimiento de login de los Usuarios, donde el usuario ingresará al sistema a través de un login y una contraseña digitados. El administrador del sistema es el encargado crear, borrar, modificar usuarios en el Sistema. El sistema deberá permitir la inclusión, alteración y consulta de las informaciones de acuerdo a las reglas establecidas dentro del contrato, así mismo dichas modificaciones podrá efectuar el administrador de sistema Datos de Items Se deberá poder incluir la información necesaria para cada uno de los distintos productos: nombre del producto, categoría a la que pertenece, proveedor al que ha sido comprado, precio de compra, precio de venta, observaciones del producto descripción, marca, procedencia, tipo. El nombre del producto deberá de ser único, no pudiendo repetirse, y no pudiendo ser nulo. Cada producto tendrá asignada una única categoría. El nombre, la descripción, la marca, la procedencia y el tipo, los precios son necesarios para guardar los ítems, por lo que no puede dejarse vacío. El precio de compra y el precio de venta serán números positivos mayores que 0 con la condición de que el precio de compra sea menor que el precio de venta. Una vez introducido el precio de compra se actualizará automáticamente el precio de venta. El sistema deberá permitir la inclusión, alteración y consulta de las informaciones de acuerdo a las reglas establecidas dentro del

14 contrato, así mismo dichas modificaciones podrá efectuar el Administrador de Sistema y el Gerente de compras Datos de Compras El Sistema tendrá que permitir la inclusión, modificación, consulta y eliminación de los datos de Compras. Los datos que son necesarios para almacenar una compra; la fecha, el número de factura, el timbrado, el producto, el proveedor, el teléfono, cantidad de productos, precio de compras Datos de Clientes El Sistema tendrá que permitir la inclusión, modificación, consulta y eliminación de los datos de Clientes. Los datos que son necesarios para almacenar un nuevo cliente son: nombre o razón social, ruc o número de cedula de identidad, dirección, teléfono, correo, ciudad. El nombre, ruc, dirección y ciudad no puede dejarse vacíos. El sistema deberá permitir desactivar clientes. Se podrá seleccionar el tipo de cliente de la empresa Datos de Contratos Se realiza un contrato dependiendo de la disponibilidad de los productos. El Cliente está obligado a abonar una parte del precio del contrato. Para realizar un contrato, se debe de solicitar el nombre y apellidos del cliente, el número de teléfono, productos de la reserva y su respectiva cantidad de cada uno de ellos, fecha del evento, dirección del evento, cantidad abonada por contrato, señalar si se enviará a domicilio. La cantidad abonada a cuenta será un número positivo mayor que 0 y menor que el precio total de la reserva. La dirección debe de ser una dirección correcta y que exista dentro de la localidad, así también el número de teléfono o celular debe ser real Ventas de Productos 14

15 Se produce una venta cuando se compra un conjunto de productos y se abona el total del precio. También cuando se abona la cantidad total de un contrato. Las ventas pueden ser consultadas en cualquier momento, modificadas e incluso anuladas Requisitos No Funcionales Desempeño Rendimiento del Software: Se espera que no haya restricciones en cuanto al tiempo de respuesta, en el momento de realizar consultas, ventas y reportes debe permitir obtener rápidamente las informaciones. Disponibilidad El sistema deberá estar disponible 24 horas. Recursos de Utilización Las configuraciones mínimas necesarias del ambiente de producción: Recursos de Hardware (ideal): Procesador intel celeron de 2.3ghz o similar MB RAM; HD de 160GB. Recursos de Software: Sistema Operativo Linux, Windows de la versión Xp en adelante, base de Datos MySQL; Requisitos de Sistema Confiabilidad de los datos cualquier dato deberá estar disponible en la base de datos de forma coherente antes que sea removido por algún usuario autorizado. Autenticación de Usuario definir login y contraseña del administrador del sistema. Todos los usuarios deberán entrar con login y contraseña para ingresar al sistema. Requisito No técnico El tiempo medio de entrenamiento será de una semana para cada entrega parcial del sistema. Requisitos de Homologación/Ambiente Tipo de servicio a ser realizado Los servicios a ser ejecutados serán: El desarrollo del sistema N & D Recepciones y la documentación del sistema. N & D Recepciones deberá ser testado e instalado. En este momento deberán ser entrenados operadores del sistema a ser implantado. 15

16 7- Conclusión del Producto El Sistema para Decoraciones N & D RECEPCIONES será entregado al administrador del sistema una vez que se haya logrado a concluir todas las soluciones de los problemas planteados y el requerimiento de la empresa. 8- Productos a ser entregado Sistema desarrollado, instalado, testado y aprobado por el usuario; Base de datos utilizada en MySQL; Archivos digitales de documentación actualizada; Capacitación de los Administradores y usuarios para el uso del sistema. 9- Restricciones, Suposiciones y Dependencias La construcción del sistema depende de los siguientes factores: Desenvolvimiento del Cliente en el desarrollo del proyecto; El equipo debe estar adaptado al ambiente de desarrollo, que incluye entrenamiento en el proceso y herramientas adoptadas; El Arquitecto del sistema debe tener un total dominio de la arquitectura a ser implementada. 16