Ficha Informativa de Proyecto 2015

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1 SNAP - Secretaría Nacional de Administración Pública - Subsecretaría Nacional de Gestión Pública Subsecretaría de Servicios, Procesos e Innovación Dirección Nacional de Archivo de la Administración Pública PROYECTO: K003 SNAP - Servicios especializados para la Implementación del Modelo y SIstema Integral de Gestión Documental y Archivo Líder del Proyecto: Guerrero Cangui, Daysi (daysi.guerrero@administracionpublica.gob.ec) Patrocinador Ejecutivo: Viteri Guillén, Juan Sebastián Programas Relacionados: IMPLEMENTACION DE NUEVOS PARADIGMAS DE GESTION PUBLICA PARA EL MEJORAMIENTO DE PROCESOS Y SERVICIOS PUBLICOS Titular: Guerrero Cangui, Daysi Prioridad: 0 Tipo de Proyecto: Procesos Retorno Económico: 0.00 CUP: TIR: 0.00 % Objetivos Operativos: 1 VAN: 0.00 Viabilidad Técnica: Media Estimado Al Fin Del Proyecto: 240, Localidad de Gestión: Zona 9 - DMQ > Pichincha > Quito Tipo de Ppto. Externo: Fecha de Inicio - Fecha de Fin: 01/01/ /11/2015 Fecha de última actualización: 04/05/2015 Fecha de Fin Base: - Modificado por: DATOS GENERALES Descripción Guerrero Cangui, Daysi Fecha del siguiente Hito: 15/05/2015 DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO: Implementación del Modelo Integral Innovador de Gestión Documental y Archivo en 2 entidades de las APCID, así como la contratación del servicio a CNT del sistema de Gestión Documental y Archivo que permita regular el ciclo vital del documento. PRODUCTO/SERVICIO: Entidades que cuentes con herramientas metodológicas de archivo, con documentación ordenada, clasificada, foliada y expurgada y que gestionen el ciclo vital documental con el uso de una herramienta informática que se complemente con el Quipux. LÍNEA BASE: 0 OBJETO GENERAL O PROPÓSITO: Incrementar la efectividad de la gestión documental y archivo de las Instituciones de la APCID. Beneficios Cualitativos * Entidades de la APCID con documentación organizada, clasificada, foliada y expurgada. * Entidades de la APCID que dispongan de herramientas metodológicas de archivo. * Entidades que dispongan del servicio del sistema de Gestión Documental y Archivo que permita administrar el ciclo de vida del documento. * Conservación de la memoria documental institucional. * Optimización de recursos. Tipo de Beneficiario * Ciudadanía * Entidades de la APCID Restricciones COSTO: ,39 TIEMPO: 9 meses ALCANCE: Encaminado para el mejoramiento y búsqueda de la eficiencia de la gestión documental y archivo en dos entidades de la APCID. RECURSOS: Se dispone de la Norma Técnica de Gestión Documental y Archivo por aprobar, instrumento que sirve para la implementación del Modelo Integral Innovador de Gestión Documental y Archivo. Fase Actual: Anteproyecto Definición Planeación Ejecución Cierre Completado Congelado Cancelado AVANCE FÍSICO DEL PROYECTO 05/05/2015 2:33 PM GPR 1/6

2 % TIEMPO TOTAL TRANSCURRIDO AVANCE FÍSICO PROGRAMADO VS. REAL Transcurrido: % Fecha de Inicio: 01/01/2015 Fecha de Fin: 30/11/2015 Porcentaje de Año Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic programado acumulado 0 % 0 % 15 % 15 % 25 % 45 % 45 % 45 % 45 % 45 % 100 % real acumulado % 0 % 15 % Estado RESÚMENES EJECUTIVOS (MÁS RECIENTES) Resúmenes Ejecutivos Modificado por Fecha de última actualización ABRIL: Con fecha 08 de abril de 2015, mediante memorando Nro. SNAP-CGAJ M, la abogada Sofía Ruíz, Coordinadora General de Asesoría Jurídica Encargada, remite las observaciones a los Términos de Referencia para la tarea "Servicios especializados para la Implementación del Modelo Integral Innovador de Gestión Documental y Archivo". Con fecha 22 de abril de 2015, mediante memorando Nro. SNAP-SSPI M, el Ingeniero Sebastián Viteri, Subsecretario de Servicios, Procesos e Innovación, remitió los Términos de Referencia para la tarea "Servicios especializados para la Implementación del Modelo Integral Innovador de Gestión Documental y Archivo" con las correcciones realizadas para revisión de la Coordinación General de Asesoría Jurídica. Con fecha 22 de abril de 2015, mediante memorando Nro. SNAP- DNAAP M, la abogada Daysi Guerrero Cangui, Directora Nacional de Archivo de la Administración Pública remite a la Coordinación General Administrativa Financiera el formulario para solicitar al Ministerio de Finanzas la Certificación Presupuestaria. Con fecha 25 de marzo de 2015, mediante memorando Nro. SNAP-SSPI M, el ingeniero Juan Sebastián Viteri, Subsecretario de Servicios Procesos e Innovación, solicitó al Economista Andrés Valencia, Coordinador General de Planificación y Gestión Estratégica, efectuar los trámites pertinentes para solicitar la reprogramación del POA de la Dirección Nacional de Archivo de la Administración Pública de la tarea "Servicios Especializados para la Implementación del Modelo y Sistema Integral de Gestión Documental y Archivo", tarea que se encontraba definida dentro del ítem con código 84 y debía ser cambiada al ítem 73, motivo por el cual fue necesario solicitar la reprogramación al Ministerio de Finanzas. Con fecha 31 de marzo de 2015, mediante memorando Nro. SNAP-SSPI M, el Magíster Claudio Arcos, Subsecretario de Servicios, Proceso e Innovación Subrogante, solicitó a la Coordinación General de Asesoría Jurídica se realice la revisión y aprobación de los Términos de Referencia para la tarea "Servicios especializados para la Implementación del Modelo Integral Innovador de Gestión Documental y Archivo" que permitirá a cinco entidades de la Administración Pública Central, Institucional y dependiente de la Función Ejecutiva contar con las herramientas metodológicas de archivo que se disponen en la Norma Técnica y Metodología de Gestión Documental y Archivo. FEBRERO 2015: Relacionado a la Implementación del Modelo Integral Innovador de Gestión Documental y Archivo se elaboraron los TDRs, mismos que serán revisados por el Señor Subsecretario de Servicios, Procesos e Innovación a fin de poder remitir los mismos para aprobación de la Coordinación General de Asesoría Jurídica, previo al inicio del proceso precontractual. En lo referente al Sistema Integral de Gestión Documental y Archivo se trabajó con la Subsecretaaría de Gobierno Electrónico, la Corporación Nacional de Telecomunicaciones y Correos del Ecuador, en reuniones de demostración de los posibles sistemas de gestión documental y archivo existentes en el mercado. Dentro de las opciones analizadas se encuentran: Seproteico, AlbalaNET, BKM, DCM, OnBAse, Sarip y E-gestor. Con fecha 24 de febrero de 2015 se llevó a cabo una reunión de trabajo con personal de la Corporación Nacional Guerrero Cangui, Daysi Guerrero Cangui, Daysi Guerrero Cangui, Daysi 04/05/ :57 AM 02/04/ :35 PM 02/03/ :10 AM 05/05/2015 2:33 PM GPR 2/6

3 RESÚMENES EJECUTIVOS (MÁS RECIENTES) Resúmenes Ejecutivos Modificado por Fecha de última actualización de Telecomunicaciones, en la que se determinó las variables que se utilizarán para la evaluación del sistema. ENERO 2015: Se definió al Banco Nacional de Fomento y Ministerio de Defensa como las dos entidades en las que se implementará el Modelo Innovador Integral de Gestión Documental y Archivo. Se mantuvo reuniones de trabajo con la Corporación Nacional de Telecomunicaciones para coordinar la obtención del Sistema Integral de Gestión Documental y Archivo que se complementará con el Quipux. Guerrero Cangui, Daysi 06/02/ :34 PM RIESGOS ABIERTOS DEL PROYECTO Riesgo 1 2- NACIONAL. * General. La alta rotación de personal en las entidades de la APCID CAUSARÍA que la implementación del Modelo Integral de Gestión Documental y Archivo no arroje los resultados esperados Riesgos cerrados: 0 Fecha de última actualización 06/02/2015 Daysi Guerrero Cangui Responsable Probabilidad Impacto Calificación Acciones Cerradas / Totales 70 % /1 LOCALIDADES 1 Nacional - Nivel 1 > Nacional - Nivel 2 > Nacional - Nivel 3 Localidad de Impacto HITOS 1 DEFINICIÓN.- Entidades de la APCID en las que se implementará el Modelo de Gestión Documental y Archivo definidas Hito Categoría Fecha Comprometida Fecha Estimada Fecha Real A tiempo Hito Cumplido Físico 4-Inicio de Trabajo 05/03/ /03/2015 Sí PLANEACIÓN: TDR elaborado. 4-Inicio de Trabajo 25/03/ /03/2015 Sí PLANEACIÓN: TDR revisado y aprobado. 4 PLANEACIÓN: Contrato firmado. 5 EJECUCIÓN: Proceso contractual ejecutado 6 CIERRE: Pago final al proveedor aprobado. 4-Inicio de Trabajo 15/05/ /05/2015 No Adjudicación 25/06/ /06/2015 No Entregables Intermedios 6-Acta de Entrega- Recepción Definitiva 25/11/ /11/2015 No /11/ /11/2015 No 10.0 INDICADORES DEL PROYECTO Indicador Estado al Período 1 Número de servicios mejorados con la adecuada administración de la Gestión Documental y Archivo 05/05/2015 2:33 PM GPR 3/6 Meta Resultado del Período Fecha de Inicio Último Período Actualizado /01/2015 -

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5 AVANCE FINANCIERO DEL PROYECTO COSTO TOTAL Anticipo Desembolsado: 0.00 Estimado Al Fin Del Proyecto: 240, ** Costo Total: 240, Total : 0.00 % Costo Total : 0.00 % **El Estimado al fin del proyecto se calcula con el devengado de años anteriores, mas el programado a devengar actual, mas el planeado de años futuros. % COSTO TOTAL DEVENGADO % Costo Total : 0.00 % Perfil Económico 2015 Años Previos Año Actual (2015) Años Futuros Total Ppto. Planeado , , Ppto. Externo Planeado Ppto. Aprobado Inicial , , Ppto. Codificado , , Ppto. Comprometido Planeado - Codificado (2015) 0.00 Programado a Devengar , , Ppto Estimado a fin de año * , , Variación Proyectada (Programado a Devengar - Estimado) % de Programado a Devengar vs * 0.00 % 0.00 % 0.00 % 0.00 % Ppto. Codificado Ppto * Ppto. PROGRAMADO A DEVENGAR VS. DEVENGADO 2015 Mes Presupuesto Mensual 2015 Acumulado Estado Anual Ene % 0.00 % 05/05/2015 2:33 PM GPR 5/6

6 Mes Presupuesto Mensual 2015 Ficha Informativa de Proyecto 2015 Acumulado Estado Anual Feb % 0.00 % Mar % 0.00 % Abr % 0.00 % May Jun 100, , Jul , Ago , Sep , Oct 140, , Nov , Dic Total 240, OBJETIVOS ALINEADOS Objetivos Operativos 3 Incrementar la efectividad en la gestión documental y archivo en las entidades de la APCID, MEDIANTE la institucionalización del Archivo, la elaboración, actualización e implementación de manuales, procedimientos y normas técnicas, la administración de la información de los fondos documentales, implementación de procesos de capacitación, consolidación de la memoria técnica institucional, propuestas y análisis de proyectos de digitalización. ARCHIVOS DEL PROYECTO Descripción de Archivo Archivo Fecha de Alta 1 ASOCIACIÓN HITO No. 1: ENTIDADES DE LA APCID EN LAS QUE SE IMPLEMENTARÁ EL MODELO DEFINIDAS A.1.pdf 02/04/ ASOCIACIÓN HITO No. 2: TDR ELABORADOS A.2.pdf 02/04/2015 EQUIPO DEL PROYECTO Nombre Guerrero Cangui, Daysi Viteri Guillén, Juan Sebastián Rol Líder del proyecto Patrocinador 05/05/2015 2:33 PM GPR 6/6

7 SNAP - Secretaría Nacional de Administración Pública - Subsecretaría Nacional de Gestión Pública Subsecretaría de Servicios, Procesos e Innovación Dirección Nacional de Archivo de la Administración Pública PROYECTO: K002 SNAP - Contratación para los servicios de diseño y estudios para la remodelación, construcción y mantenimientos de edificio del Archivo Intermedio de la Administración Pública Líder del Proyecto: Guerrero Cangui, Daysi (daysi.guerrero@administracionpublica.gob.ec) Patrocinador Ejecutivo: Viteri Guillén, Juan Sebastián Programas Relacionados: IMPLEMENTACION DE NUEVOS PARADIGMAS DE GESTION PUBLICA PARA EL MEJORAMIENTO DE PROCESOS Y SERVICIOS PUBLICOS Titular: Guerrero Cangui, Daysi Prioridad: 0 Tipo de Proyecto: Procesos Retorno Económico: 0.00 CUP: TIR: 0.00 % Objetivos Operativos: 1 VAN: 0.00 Viabilidad Técnica: Alta Estimado Al Fin Del Proyecto: 174, Localidad de Gestión: Zona 9 - DMQ > Pichincha > Quito Tipo de Ppto. Externo: Fecha de Inicio - Fecha de Fin: 01/01/ /08/2015 Fecha de última actualización: 04/05/2015 Fecha de Fin Base: 31/08/2015 Modificado por: DATOS GENERALES Descripción Guerrero Cangui, Daysi Fecha del siguiente Hito: 20/05/2015 o DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO: Se realizará el proceso de consultoría para determinar los diseños arquitectónicos y estructurales para la adecuación del repositorio documental del Archivo Intermedio de la Administración Pública ubicado en la Av. la Prensa y el Tnte. Gonzalo Gallo, Pasaje E. Iturralde, parroquia Cotocollao, Ex. Comisariato FAE. o PRODUCTO / SERVICIO: ETAPA 1. Estudio de patologías, plan masa y programa arquitectónico. ETAPA 2. Anteproyecto. ETAPA 3. Planos arquitectónicos definitivos e ingeniería. (Por cada etapa se desprenden diferentes hitos que constan en los términos de referencia). o LÍNEA BASE: 0.00 o OBJETIVO GENERAL O PROPÓSITO Y OBJETIVOS ESPECÍFICOS: - Implementar el modelo de gestión del archivo intermedio en las instituciones APCID. Beneficios Cualitativos * Contar con un repositorio documental que cuente con las condiciones óptima para la conservación de los Fondos Documentales que están a cargo del Archivo Intermedio de la Administración Pública. * Disponer de un centro de transferencia del conocimiento e investigación que esté al servicio de la ciudadanía. * Proveer el servicio de acceso a la información pública a la ciudadanía de forma eficiente y oportuna. Tipo de Beneficiario * Ciudadanía * Instituciones de la APCID Restricciones o TIEMPO: El proyecto tendrá una duración de 4 meses. o COSTO: $ ,76 o ALCANCE: Encaminado para la adecuación del repositorio documental del Archivo Intermedio de la Administración Pública. o RECURSOS: Se dispone del bien inmueble sobre el cual se realizarán los estudios arquitectónicos y estructurales. Fase Actual: Anteproyecto Definición Planeación Ejecución Cierre Completado Congelado Cancelado AVANCE FÍSICO DEL PROYECTO 05/05/2015 2:35 PM GPR 1/7

8 % TIEMPO TOTAL TRANSCURRIDO AVANCE FÍSICO PROGRAMADO VS. REAL Transcurrido: % Fecha de Inicio: 01/01/2015 Fecha de Fin: 31/08/2015 Porcentaje de Año Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic programado acumulado 16 % 22 % 33 % 53 % 75 % 95 % 98 % 100 % real acumulado % 22 % 33 % 53 % Estado RESÚMENES EJECUTIVOS (MÁS RECIENTES) Resúmenes Ejecutivos Modificado por Fecha de última actualización ABRIL 2015: Con fecha 08 de abril de 2015 mediante Oficio 04 FFCN-SNAP-2015, el Consultor Franklin Fernando Cando Noboa, presentó los productos correspondientes a la Etapa 1 del proceso de consultoría por lista corta Nro. LCC-SNAP Con fecha 13 de abril de 2015 la Arq. Thayree Bruzual, Especialista de Infraestructura y Mantenimiento Técnica delegada de la Dirección Administrativa presentó mediante Memorando Nro. SNAP-DA M el informe técnico de observaciones correspondientes a los productos de la Etapa 1. Dichas observaciones junto con las presentadas por la Dirección Nacional de Archivo como unidad requirente se dio a conocer al Consultor mediante el Informe Técnico Parcial No. SNAP CRCM-001 de fecha 17 de abril de Con fecha 27 de abril de 2015 el Consultor, mediante Oficio 07 FFCN-SNAP-2015 y Oficio 08 FFCN-SNAP-2015 hace la entrega formal de los productos correspondientes a la Etapa 1 en un anillado y una carpeta de planos en formato A1, así como la entrega parcial del producto de la etapa 2 correspondiente a una carpeta de planos en formato A1 del Anteproyecto. Una vez analizada la información recibida se desprenden nuevas observaciones, mismas que se ponen en conocimiento del Consultor a través del Informe Técnico Parcial No. SNAP-2015-CRCM-002. MARZO 2015: Mediante Acta de Calificación de ofertas presentadas dentro del proceso de Consultoría por Lista Corta Nro. LCC-SNAP de fecha 02 de marzo de 2015, la Comisión Técnica resuelve recomendar habilitar al oferente Franklin Fernando Cando Noboa, una vez que cumple con los requisitos mínimos y supera el puntaje mínimo necesario. Con fecha 09 de marzo de 2015, mediante Acta de negociación del proceso de consultoría por Lista Corta No. LCC-SNAP , la Comisión Técnica y el Consultor, acuerdan realizar la reprogramación del plazo de ejecución en la entrega de la Etapa 1 del proceso. Mediante Resolución Nro.SNAP de fecha 17 de marzo de 2015, el ingeniero Pedro Zuloaga Lic., Coordinador General Administrativo Financiero, resuelve adjudicar el contrato correspondiente al proceso al arquitecto Franklin Fernando Cando Noboa, por el valor ofertado de USD ,00 más IVA, por un plazo contado desde la suscripción del contrato hasta el 31 de diciembre del Con fecha 20 de marzo de 2015, suscriben el contrato Nro. SNAP entre la SNAP y el contratista. Mediante Memorando Nro. SNAP-DINAAP M de fecha 23 de marzo de 2015, la Abg. Daysi Guerrero Cangui, Administradora del Contrato Nro. SNAP solicitó el pago del anticipo al Consultor del proyecto. Con fecha 24 de marzo de 2015 se expide el Comprobante Único de Registro No. CUR por concepto de pago del 60% de anticipo. FEBRERO 2015: Mediante Con Resolución Nro. DA-SNAP de fecha 02 de febrero de 2015, el ingeniero Pedro Zuloaga Lic., Coordinador General Administrativo Financiero, dispone dar inicio al proceso de Consultoría por Lista Corta No. LCC-SNAP para la "Contratación para los servicios de diseño y estudios para la remodelación, construcción y Guerrero Cangui, Daysi Guerrero Cangui, Daysi Guerrero Cangui, Daysi 04/05/ :18 AM 06/04/ :46 AM 02/03/ :50 AM 05/05/2015 2:35 PM GPR 2/7

9 RESÚMENES EJECUTIVOS (MÁS RECIENTES) Resúmenes Ejecutivos Modificado por Fecha de última actualización mantenimientos de edificio del Archivo Intermedio de la Administración Pública". Con fecha 03 de febrero de 2015 el proceso es publicado en el Portal COMPRASPUBLICAS. Con fecha 09 de febrero de 2015, mediante Acta de respuesta a las preguntas y/o aclaración, la Comisión Técnica integrada por el Ing. Christian Saá, como profesional delegado de la Máxima Autoridad, la Ab. Daysi Guerrero, Directora Nacional de Archivo, como Titular del Área requirente; y, Arq. Thayree Bruzual, Especialista Técnico de Infraestructura, como Profesional a fin al objeto de la contratación, dan las respuestas a las preguntas realizadas por los proveedores, una vez concluido aprueban el acta y se dispone su publicación en el Portal COMPRASPUBLICAS. Con fecha 27 de febrero de 2015 a las 17:00 horas la Comisión Técnica procede a realizar la apertura y constatación de la única oferta técnica presentada correspondiente al Arq. Franklin Fernando Cando Noboa, una vez realizada la constatación se da inicio a la evaluación de la misma. ENERO 2015: Con fecha 14 de enero de 2015, mediante Memorando Nro. SNAP-DA M la arquitecta Thayree Bruzual, Especialista de Infraestructura y Mantenimiento en representación de la Dirección Administrativa, remitió para consideración de la Dirección Nacional de Archivo de la Administración Pública el Informe Técnico, proformas y borrador de los TDRs del proceso "Contratación para los servicios de diseño y estudios para la remodelación, construcción y mantenimientos del edificio del Archivo Intermedio de la Administración Pública". Mediante Memorando Nro. SNAP-SSPI M de fecha 15 de enero de 2015 el ingeniero Sebastián Viteri Guillén, Subsecretario de Servicios, Procesos e Innovación, procedió a remitir los TDRs a la CGAJ Jurídica para la correspondiente revisión y aprobación de los mismos. Mediante Memorando Nro. SNAP-SSPI M de fecha 15 de enero de 2015 el ingeniero Sebastián Viteri Guillén, solicita se extienda la certificación presupuestaria para el proceso, misma que se obtuvo en la misma fecha con No , por un valor de USD incluido IVA. Con fecha 15 de enero de 2015 la Abg. Daysi Guerrero C., Directora Nacional de Archivo de la Administración Pública solicitó se extienda la certificación de PAC, en la misma fecha se elabora y aprueba por parte de la Directora Nacional de Archivo y el Subsecretario de Servicios, Procesos e Innovación el informe de idoneidad. Con fecha 16 de enero de 2015 se obtiene la Certificación PAC-SNAP Con Memorando Nro. SNAP-CGAJ M de 27 de enero de 2015 la Abg. Sofía Ruíz Guarderas, Coordinadora General de Asesoría Jurídica (E), señala que el expediente se encuentra con la documentación completa de conformidad con lo previsto en el artículo 22 y 24 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, en concordancia con los artículos 25, 26 y 27 de su Reglamento General, a fin de que se proceda con el proceso por parte del Coordinador General Administrativo Financiero. Guerrero Cangui, Daysi 06/02/ :25 PM RIESGOS ABIERTOS DEL PROYECTO Riesgo 1 2- NACIONAL. * General. La falta de entrega de permisos y aprobaciones requeridos para la ejecución de la obra CAUSARÍA que no se pueda realizar el último pago. Riesgos cerrados: 0 Fecha de última actualización 23/04/2015 Daysi Guerrero Cangui Responsable Probabilidad Impacto Calificación Acciones Cerradas / Totales 20 % /1 LOCALIDADES 1 Zona 9 - DMQ > Pichincha > Quito Localidad de Impacto 05/05/2015 2:35 PM GPR 3/7

10 HITOS 1 DEFINICIÓN.- Alcance del proyecto definido. 2 PLANEACIÓN: Certificación PAC aprobada. 3 PLANEACIÓN: Certificación presupuestaria aprobada. 4 PLANEACIÓN: Informe de Idoneidad elaborado. Hito Categoría Fecha Comprometida Fecha Estimada Fecha Real Ficha Informativa de Proyecto 2015 A tiempo Hito Cumplido Físico 4-Inicio de Trabajo 09/01/ /01/2015 Sí Solicitud de Información 1-Solicitud de Información 1-Solicitud de Información 15/01/ /01/2015 Sí /01/ /01/2015 Sí /01/ /01/2015 Sí PLANEACIÓN: TDR elaborado. 4-Inicio de Trabajo 15/01/ /01/2015 Sí PLANEACIÓN: TDR aprobado. 3-Adjudicación 27/01/ /01/2015 Sí PLANEACIÓN: Proceso de contratación en el portal de Compras Públicas publicado. 8 PLANEACIÓN: Ofertas técnicas y económicas presentadas. 9 PLANEACIÓN: Contrato firmado. 10 EJECUCIÓN: Producto 1 recibido. 11 EJECUCIÓN: Producto 2 recibido. 12 EJECUCIÓN: Primer pago realizado. 13 EJECUCIÓN: Producto 3 recibido. 14 CIERRE: Acta final de conformidad de recepción tercer producto - Segundo pago realizado. 15 CIERRE: Pago final al proveedor aprobado. 3-Adjudicación 03/02/ /02/2015 Sí Adjudicación 27/02/ /02/2015 Sí Adjudicación 25/03/ /03/2015 Sí Entregables Formales 9-Entregables Formales 9-Entregables Formales 9-Entregables Formales 6-Acta de Entrega- Recepción Definitiva 6-Acta de Entrega- Recepción Definitiva 25/04/ /04/2015 Sí /05/ /05/2015 No /05/ /05/2015 No /06/ /06/2015 No /07/ /07/2015 No /08/ /08/2015 No 2.0 INDICADORES DEL PROYECTO Indicador Estado al Período 1 Número de productos entregados a tiempo Meta Resultado del Período Fecha de Inicio Último Período Actualizado /01/ /05/2015 2:35 PM GPR 4/7

11 AVANCE FINANCIERO DEL PROYECTO COSTO TOTAL Anticipo Desembolsado: 0.00 Estimado Al Fin Del Proyecto: 174, ** Costo Total: 174, Total : 93, % Costo Total : % **El Estimado al fin del proyecto se calcula con el devengado de años anteriores, mas el programado a devengar actual, mas el planeado de años futuros. % COSTO TOTAL DEVENGADO % Costo Total : % Perfil Económico 2015 Años Previos Año Actual (2015) Años Futuros Total Ppto. Planeado , , Ppto. Externo Planeado Ppto. Aprobado Inicial , , Ppto. Codificado , , Ppto. Comprometido , , Planeado - Codificado (2015) 0.00 Programado a Devengar , , Ppto , , Estimado a fin de año * , , Variación Proyectada (Programado a Devengar - Estimado) % de Programado a Devengar vs * 0.00 % % 0.00 % % Ppto. Codificado Ppto * Ppto. PROGRAMADO A DEVENGAR VS. DEVENGADO 2015 Mes Presupuesto Mensual 2015 Acumulado Estado Anual Ene % 0.00 % 05/05/2015 2:35 PM GPR 5/7

12 Mes Presupuesto Mensual 2015 Ficha Informativa de Proyecto 2015 Acumulado Estado Anual Feb % 0.00 % Mar 93, , , , % % Abr , , % % May 80, , , % % Jun , , % % Jul , , % % Ago , , % % Sep Oct Nov Dic Total 174, , OBJETIVOS ALINEADOS Objetivos Operativos 3 Incrementar la efectividad en la gestión documental y archivo en las entidades de la APCID, MEDIANTE la institucionalización del Archivo, la elaboración, actualización e implementación de manuales, procedimientos y normas técnicas, la administración de la información de los fondos documentales, implementación de procesos de capacitación, consolidación de la memoria técnica institucional, propuestas y análisis de proyectos de digitalización. ARCHIVOS DEL PROYECTO Descripción de Archivo Archivo Fecha de Alta 1 ASOCIACIÓN HITO No. 1: ALCANCE DEL PROYECTO DEFINIDO 2 ASOCIACIÓN HITO No. 2: CERTIFICACIÓN PAC APROBADA 3 ASOCIACIÓN HITO No. 3: CERTIFICACIÓN PRESUPUESTARIA APROBADA 4 ASOCIACIÓN HITO No. 4: INFORME DE IDONEIDAD ELABORADO A.1.pdf 05/02/2015 A.2.pdf 05/02/2015 A.3.pdf 05/02/2015 A.4.pdf 05/02/ ASOCIACIÓN HITO No. 5: TDR ELABORADO A.5.pdf 05/02/ ASOCIACIÓN HITO No. 6: TDR APROBADO A.6.pdf 05/02/ ASOCIACIÓN HITO No. 7: PROCESO DE CONTRATACIÓN EN EL PORTAL DE COMPRAS PÚBLICAS PUBLICADO 8 ASOCIACIÓN HITO No. 8: OFERTA ECONÓMICA PRESENTADA. 9 ASOCIACIÓN HITO No. 8: OFERTA TÉCNICA PRESENTADA. A.7.pdf 02/03/2015 A.8.pdf 02/03/2015 A.9.pdf 02/03/ ASOCIACIÓN HITO No. 9: CONTRATO FIRMADO A.10.pdf 06/04/ ASOCIACIÓN HITO No. 9: CUR PAGO DE ANTICIPO B.1.pdf 06/04/ ASOCIACIÓN HITO No. 9: RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN EMITIDA 13 ASOCIACIÓN HITO No.10: OBSERVACIONES PRODUCTO UNO SUBSANADAS 14 ASOCIACIÓN HITO No.10: PRODUCTO UNO - ANTEPROYECTO ENTREGO B.2.pdf 06/04/2015 B3.pdf 04/05/2015 B4.pdf 04/05/ /05/2015 2:35 PM GPR 6/7

13 ARCHIVOS DEL PROYECTO Ficha Informativa de Proyecto 2015 Descripción de Archivo Archivo Fecha de Alta 15 ASOCIACIÓN HITO No.10: REVISIÓN Y OBSERVACIONES PRODUCTO EMITIDAS B5.pdf 04/05/2015 EQUIPO DEL PROYECTO Nombre Guerrero Cangui, Daysi Viteri Guillén, Juan Sebastián Rol Lider del Proyecto Patrocinador 05/05/2015 2:35 PM GPR 7/7

14 SNAP - Secretaría Nacional de Administración Pública - Subsecretaría Nacional de Gestión Pública Subsecretaría de Servicios, Procesos e Innovación Dirección Nacional de Innovación PROYECTO: K006 SNAP - Mejoramiento de la plataforma de innovación abierta Líder del Proyecto: Pantoja Méndez, Jorge Luis (jorge.pantoja@administracionpublica.gob.ec) Patrocinador Ejecutivo: Viteri Guillén, Juan Sebastián Programas Relacionados: IMPLEMENTACION DE NUEVOS PARADIGMAS DE GESTION PUBLICA PARA EL MEJORAMIENTO DE PROCESOS Y SERVICIOS PUBLICOS Titular: Arcos Proaño, Claudio Marcelo Prioridad: 0 Tipo de Proyecto: Organización / Cultura Retorno Económico: 0.00 CUP: TIR: 0.00 % Objetivos Operativos: 2 VAN: 0.00 Viabilidad Técnica: Media Estimado Al Fin Del Proyecto: 168, Localidad de Gestión: Zona 9 - DMQ > Pichincha > Quito Tipo de Ppto. Externo: Fecha de Inicio - Fecha de Fin: 11/05/ /11/2015 Fecha de última actualización: 05/05/2015 Fecha de Fin Base: - Modificado por: Arcos Proaño, Claudio Marcelo Fecha del siguiente Hito: DATOS GENERALES Descripción Consultoría para el mejoramiento de la Plataforma de Innovación Abierta en Servicios a través de la creación de la metodología, su implementación y capacitación a servidores públicos del módulo de retos públicos así como también, su difusión a través de Segundo Foro de Innovación y Excelencia en la Gestión Pública. Beneficios Cualitativos.Se va a contar con una plataforma centralizada que va a abrir un canal de participación entre la ciudadanía y el Estado, para poder recibir propuestas y prototipos de soluciones que resolverán problemáticas (retos) a corto y mediano plazo, utilizando una metodología participativa y colaborativa, principalmente en aquellos problemas que estén priorizadas por el Estado..Esta plataforma se caracteriza por optimizar y reducir el tiempo de despliegue de una solución que esté principalmente orientada al mejoramiento de los servicios públicos..el canal de participación está orientado a toda la ciudadanía y empresas públicas y privadas interesadas en contribuir para lograr un estado más eficiente e innovador..el nivel de competitividad generado a través de la participación ciudadana crea un nivel de innovación superior en cada una de las propuestas recibidas..el crear un módulo de retos públicos fomenta el emprendimiento de la ciudadanía principalmente en aquellos futuros profesionales..al utilizar una metodología de participación ciudadana o innovación cívica se maneja el esquema de gobierno abierto y para el caso tecnológico se maneja el concepto de software libre..la metodología participativa de retos, fomenta la transparencia, el conocimiento y el mayor esfuerzo entre los participantes..con la metodología utilizada, no solo se obtienen presentaciones de las ideas propuestas, dado que también se presentan prototipos de las propuestas de solución..el utilizar un esquema de retos públicos, mejora los tiempos de implementación de soluciones de mejora de servicios públicos y a su vez optimiza los recursos del estado.tipo de Beneficiario En el contexto de un proyecto de Gobierno Abierto y dentro de un ecosistema de Innovación social y abierta, los beneficiarios directos son las Instituciones Públicas de Gobierno, la Ciudadanía y el Sector empresarial, principalmente emprendedores. Tipo de Beneficiario Instituciones públicas Restricciones Costo: USD (CIENTO CINCUENTA MIL CON 00/100 DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA), valor que NO incluye el 12% del IVA. Tiempo: El plazo de ejecución del contrato es de CIENTO VEINTE (120) días laborables contados a partir de la firma del contrato 05/05/2015 2:37 PM GPR 1/5

15 Restricciones Calidad: Los TDR del proyecto determinarán la calidad y nivel de detalle del proyecto; así como los niveles de responsabilidad institucional y de la empresa consultora. Alcance: La firma consultora deberá elaborar y entregar el plan de trabajo para la ejecución de todos los componentes de la consultoría. La firma consultora elaborará la metodología de gestión de retos públicos, que especificará los pasos y actividades para el lanzamiento y ejecución de los retos públicos bajo los paradigmas de innovación social y cívica, considerando el análisis que se realice durante el proyecto respecto a la realidad local. La consultora implementará un módulo que permita realizar la gestión de retos públicos, mismos que consisten en problemáticas que poseen las instituciones y que podrían ser solucionados mediante proyectos presentados por la ciudadanía o empresas. La firma consultora deberá preparar y realizar el "Segundo Foro de Innovación y Excelencia en la Gestión Pública", un evento público en el cual se contará con la presencia de tres (3) expositores, expertos en temas de innovación abierta, datos abiertos y/o retos públicos, en el cual se realizará el lanzamiento de un reto público a través de la plataforma implementada. Recursos: Si son Internos: 1 Especialista de la Dirección Nacional de Innovación 1 Especialista de la Subsecretaría de Gobierno Electrónico Fase Actual: Anteproyecto Definición Planeación Ejecución Cierre Completado Congelado Cancelado AVANCE FÍSICO DEL PROYECTO % TIEMPO TOTAL TRANSCURRIDO % AVANCE TOTAL DEL PROYECTO Transcurrido: 0.00 % Fecha de Inicio: 11/05/2015 Fecha de Fin: 16/11/2015 Porcentaje de : 0.00 % RESÚMENES EJECUTIVOS (MÁS RECIENTES) Resúmenes Ejecutivos Modificado por Fecha de última actualización ABRIL 2015 En lo que respecta a la Plataforma de Innovación, se tenía pensado comenzar en Mayo, por lo cual, mediante Memorando Nro. SNAP-SSPI M del 8 de Abril, se solicitó al Coordinador General de Planificación y Gestión Estratégica, la re-programación de los pagos correspondientes al proyecto indicando como mes compromiso Mayo Con Memorando Nro. SNAP-SSPI M del 25 de Marzo de 2015, se solicitó el inicio del proceso de contratación al Coordinador General Administrativo Financiero, para lo cuál, se revisó y aprobó por parte de ellos el TDR del proyecto, elaboraron los pliegos y se aprobó el listado de proveedores recomendados a invitar, en base a un informe de idoneidad preparado, dado que cuentan con el CPC necesario y están habilitados para participar. Sin embargo, mediante Acuerdo Ministerial Nro del 13 de abril del año en curso, el Ministerio de Finanzas expidió disposiciones de cumplimiento obligatorio para la priorización y optimización de la inversión pública dentro de los procesos de contratación sujetos a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento, incluidos los de su régimen especial. En el artículo 2 del citado Acuerdo Ministerial se señala: "Todas las entidades detalladas en el Artículo anterior (art. 1) previa a la emisión de la certificación presupuestaria para el inicio de cualquier procedimiento de contratación y/o suscripción de nuevos contratos complementarios, creación de rubros nuevos, diferencia en cantidades de obra u órdenes de trabajo, correspondientes al Plan Anual de Inversiones requerirán al ente rector las finanzas públicas emita su aval respecto de los montos a certificar y/o comprometer". Es decir toda contratación nueva debe ser previamente validada por el Ministerio de Finanzas. Para lo cual, el Coordinador General de Planificación y Gestión Estratégica, mediante Oficio Nro. SNAP-CGAF OF del 27 de abril de 2015, solicitó al Ministerio de Finanzas el aval respecto de los montos a certificar y/o comprometer, a fin de realizar la contratación y ejecución de las actividades nuevas en la Secretaría. Una vez que se cuente con el aval del ente rector de las Finanzas Públicas, comunicará este particular de manera inmediata. Arcos Proaño, Claudio Marcelo 05/05/ :52 AM 05/05/2015 2:37 PM GPR 2/5

16 RESÚMENES EJECUTIVOS (MÁS RECIENTES) Resúmenes Ejecutivos Modificado por Fecha de última actualización En base a ello, se envió el Memorando Nro. SNAP-SSPI M, de solicitud de aprobación del proyecto al Coordinador General de Planificación y Gestión Estratégica el 23 de abril de 2015, en el cuál, se adjuntó un informe técnico del proyecto, indicando sus características principales, justificación, beneficios y costos. Actualmente estamos a la espera de una respuesta respecto a este último Memorando, para poder continuar con el inicio del proceso de contratación del proyecto, para el cuál, se cuenta con los TDR, Pliegos y toda la documentación necesaria. LOCALIDADES Localidad de Impacto No hay información disponible HITOS Hito Categoría Fecha Comprometida Fecha Estimada Fecha Real A tiempo Hito Cumplido Físico No hay información disponible INDICADORES DEL PROYECTO Indicador Estado al Período Meta Resultado del Período Fecha de Inicio Último Período Actualizado No hay información disponible 05/05/2015 2:37 PM GPR 3/5

17 AVANCE FINANCIERO DEL PROYECTO COSTO TOTAL Anticipo Desembolsado: 0.00 Estimado Al Fin Del Proyecto: 168, ** Costo Total: 168, Total : 0.00 % Costo Total : 0.00 % **El Estimado al fin del proyecto se calcula con el devengado de años anteriores, mas el programado a devengar actual, mas el planeado de años futuros. % COSTO TOTAL DEVENGADO % Costo Total : 0.00 % Perfil Económico 2015 Años Previos Año Actual (2015) Años Futuros Total Ppto. Planeado , , Ppto. Externo Planeado Ppto. Aprobado Inicial , , Ppto. Codificado , , Ppto. Comprometido Planeado - Codificado (2015) 0.00 Programado a Devengar , , Ppto Estimado a fin de año * , , Variación Proyectada (Programado a Devengar - Estimado) % de Programado a Devengar vs * 0.00 % 0.00 % 0.00 % 0.00 % Ppto. Codificado Ppto * Ppto. PROGRAMADO A DEVENGAR VS. DEVENGADO 2015 Mes Presupuesto Mensual 2015 Acumulado Estado Anual Ene Feb 05/05/2015 2:37 PM GPR 4/5

18 Mes Presupuesto Mensual 2015 Acumulado Estado Anual Mar Abr May 56, , Jun 56, , Jul 56, , Ago , Sep , Oct , Nov , Dic Total 168, OBJETIVOS ALINEADOS Objetivos Operativos 4 Incrementar los mecanismos de captación de información referente a los servicios públicos de las instituciones de la Función Ejecutiva MEDIANTE la gestión de herramientas tecnológicas de almacenamiento y procesamiento de datos. 5 Incrementar los mecanismos de participación ciudadana para la obtención de información y procesamiento de datos MEDIANTE la investigación y desarrollo de innovación. 05/05/2015 2:37 PM GPR 5/5