Exact Synergy Gestión Documental Exact

Transcripción

1 Exact Synergy Gestión Documental

2 Agenda Introducción: Exact Synergy Beneficios de la Solución Exact Synergy Creación de una estructura documental en Exact Synergy Subida de a Exact Synergy Búsqueda de en Exact Synergy Acceso a los almacenados en Exact Synergy: Funcionalidades de Edición y Gestión de Portal de Clientes

3 Exact Synergy Gestión Documental Introducción

4 Introducción: Exact Synergy Exact Synergy, plataforma colaborativa 100% web que trabaja con una base de datos SQL, permite integrar y automatizar determinadas áreas de gestión de las organizaciones a través de funcionalidades de Gestión Documental, WorkFlow, CRM, Gestión de RRHH, Gestión de Proyectos, etc., logrando un mayor control sobre la información clave de la compañía. Exact Synergy es una herramienta amigable, intuitiva y fácil de usar por los usuarios finales.

5 Introducción: Exact Synergy Además, es configurable por los usuarios avanzados, lo que permite su adaptación en cada momento a las necesidades del cliente (tanto en funcionalidades adicionales como en nº de usuarios o idiomas). Esta solución tiene como objetivo primordial mejorar los procesos de Gestión Documental en su empresa, a través de la mejora en los procesos de almacenamiento, administración, Colaboración y recuperación de los producidos y recibidos.

6 Exact Synergy Gestión Documental Beneficios de la Solución

7 Beneficios genéricos Tener un único lugar de almacenamiento de los, en un servidor seguro y una plataforma estable, garantizando así la integridad del conocimiento de la organización Permitir el seguimiento y trazabilidad de los creados y recibidos por la compañía Optimizar, controlar y dar seguimiento a los tiempos y fechas programados para atender las solicitudes, trámites y respuestas a los requerimientos internos y de terceros Controlar el acceso a los a través de diferentes niveles de seguridad, de acuerdo con el perfil y ROL de cada empleado dentro de la organización

8 Beneficios genéricos Utilizar principalmente información digital lo que significa: ubicuidad, seguridad y atemporalidad y evitando la manipulación de los archivos físicos Visibilidad de los para todos los empleados de la compañía, teniendo en cuenta los niveles de seguridad establecidos

9 Beneficios genéricos Incrementar la productividad por medio de la automatización de tareas de envío y aprobación de Facilita los planes de expansión y ayuda a minimizar el espacio físico por el almacenamiento digital Disponer de una plataforma estable y con posibilidades de ampliación en el futuro, abierta a cualquier tipo de archivo y con posibilidad de consulta desde dentro y fuera del cliente. Interrelación del documento electrónico incluido en Exact Synergy con diferentes elementos incluidos o por incluirse en el futuro como clientes, proveedores, flujos de trabajo, empleados, proyectos, etc.

10 Beneficios genéricos Identificación única de cada documento del sistema a través de su número de documento, otorgado y administrado por Exact Synergy Interacción con Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint y Microsoft Outlook (posibilidad de almacenar los correos electrónicos como )

11 Parametrización de Idioma Exact Synergy permite configurar a cada usuario el idioma con el que trabajar en la aplicación

12 Exact Synergy Gestión Documental Creación de una estructura documental

13 Creación de una estructura documental El módulo de de Exact Synergy nos va a permitir crear, almacenar, publicar y compartir todo tipo de en cualquier momento y lugar. Los quedan almacenados en una base de datos pudiéndose controlar, además, la visibilidad de los mismos mediante niveles de seguridad, si fuera necesario. Exact Synergy permite estructurar los de dos maneras posibles: mediante Tipos y mediante Categorías. Con el fin de organizar la cantidad de que puede haber en una empresa, Exact Synergy permite, inicialmente o en cualquier momento y de manera muy fácil, crear diferentes tipos o categorías para organizar la documentación.

14 Creación de una estructura documental Esta categorización permite hasta tres niveles de clasificación: Categoría Principal / Categoría / Subcategoría. Exact Synergy admite crear todas las categorías principales, categorías y subcategorías como sea necesario para una adecuada gestión de los. En Exact aconsejamos simplificar en la medida de lo posible esta estructura, para que nos permita realizar búsquedas rápidas y efectivas.

15 Creación de una estructura documental Exact Synergy permite crear y estructurar mediante TIPOS. El sistema, por defecto, incluye más de 115 Tipos de Documentos. Para el Área de Finanzas y Administración hay 19 TIPOS ya creados en base a los que se pueden crear y estructurar

16 Creación de una estructura documental IMPORTANTE: Desde aquí se selecciona el nivel de seguridad Una vez seleccionado el Tipo de Documento que queremos crear, el sistema abre una pantalla con dos partes bien diferenciadas: a) El encabezado: Aquí se consigna la información en base a la cual se estructura y archiva el documento. Como se puede observar, al seleccionar un Tipo el sistema rellena automáticamente los campos Tipo y Categoría. La búsqueda del documento será mucho más fácil al estar archivado en base a distintas variables. NOTA: Desde el encabezado se pueden examinar los discos locales y adjuntar un documento ya elaborado, que se archivaría como fichero adjunto. B) El cuadro de texto: Aquí se puede incorporar el texto o la información relativa al documento.

17 Creación de una estructura documental Existen más de 20 Categorías Principales con las que crear y estructurar en Synergy. De cada una de estas categorías principales, cuelgan categorías y de éstas, a su vez, subcategorías. De esta forma y utilizando los tres niveles de categoría el documento que creemos quedará archivado de tal forma que su búsqueda y localización por cualquier persona de la organización que tenga derechos para ellos será sencilla.

18 Creación de una estructura documental En este caso estaremos creando un documento ubicándolo en la categoría principal CLIENTES, en la categoría FACTURAS, y en la subcategoría GENERAL. Se puede poner nombre al documento en el ASUNTO, se establece el NIVEL DE SEGURIDAD, se asocia a una CUENTA, y se puede importar un archivo de la red interna o introducir directamente un texto.

19 Exact Synergy Gestión Documental Subida de

20 Subida de Creación de Carga masiva de Mediante el Editor de Textos Mediante la opción Examinar Mediante la opción Office Add-In

21 Creación de mediante Editor de Textos En este caso estaremos creando un documento ubicándolo en la categoría principal PROSPECTS, en la categoría WORLD WIDE, y en la subcategoría GENERAL.

22 Creación de mediante Editor de Textos Se le da un Título al Documento Se Asocia una Cuenta al Documento y una persona de contacto Se le da el Nivel de Seguridad al Documento Incorporamos el Texto mediante el Procesador de Textos de Synergy

23 Creación de mediante Editor de Textos Una vez creado el documento y guardado en el sistema, aparece en el listado de creados por el recurso

24 Subida de Creación de Carga masiva de Mediante el Editor de Textos Mediante la opción Examinar Mediante la opción Office Add- In

25 Creación de mediante la opción Examinar En este caso estaremos creando un documento ubicándolo en la categoría principal CUSTOMERS en la categoría SALES y en la subcategoría COMMUNICATIONS

26 Creación de mediante la opción Examinar Se le da un Título al Documento Aquí queda reflejada la Categoría del Documento Se Asocia una Cuenta al Documento y una persona de contacto Se le da el Nivel de Seguridad al Documento Desde el botón Examinar seleccionamos el archivo que queremos adjuntar al documento

27 Creación de mediante la opción Examinar Una vez creado el documento y guardado en el sistema, aparece en el listado de creados por el recurso

28 Creación de mediante la opción Examinar Esta es la pantalla de acceso a este documento. Datos que aparecen: - Nº del Documento (o matrícula): Título - Autor y Fecha de creación /modificación Categoría del Documento - Cuenta a la que está asociado - Persona de contacto a la que está asociado - Fichero adjunto disponible para abrir y/o descargar

29 Subida de Creación de Carga masiva de Mediante el Editor de Textos Mediante la opción Examinar Mediante la opción Office Add- In

30 Creación de mediante la opción Office Ad-in Se pueden subir al sistema directamente desde Microsoft office (WORD, POWER POINT, EXCEL, OUTLOOK), al tener Exact Synergy incorporada la funcionalidad Add-In En este caso, estamos subiendo una presentación directamente desde power point hecha específicamente para una cuenta. La categoría que se ha dado al documento es Customer, Sales, Communications

31 Creación de mediante la opción Office Ad-in Desde la parte de Settings de Exact Synergy se puede configurar parte de la gestión documental relacionada con los s vía Office Outlook. Se pueden parametrizar, tanto para los s entrantes y los salientes, las siguientes opciones: Subirlos al sistema automáticamente (siempre o previa notificación) Subirlos al sistema manualmente No subirlos nunca al sistema Etc.

32 Creación de mediante la opción Office Ad-in Se pueden subir al sistema directamente desde Microsoft office (WORD, POWER POINT, EXCEL, OUTLOOK), al tener Synergy incorporada la funcionalidad Add-In En este caso, estamos subiendo un directamente desde Outlook y específicamente relacionado con una cuenta

33 Creación de mediante la opción Office Ad-in Al guardar el en Exact Synergy podemos asignar al Documento una Categoría Principal, una Categoría y una Subcategoría. Al guardar el en Exact Synergy podemos asociar una Cuenta al Documento Al guardar el en Exact Synergy podemos dar un título al Documento

34 Creación de mediante la opción Office Ad-in Cualquier documento que se creé se podrá publicar en modo Normal, o en modo FRONTPAGE o HEADLINE. Estas dos funcionalidades específicas permiten colgar el documento en un portal específico (p.ej. en el Portal de Empleados, o en el Portal del Responsable de Ventas, etc.) para facilitar su acceso a los usuarios a quien va fundamentalmente dirigido. De esta forma los usuarios, para acceder a éste documento, no tendrán que buscarlo en el sistema, sino que accederán al mismo a través de su portal específico

35 Exact Synergy Gestión Documental Subida de a Exact Synergy

36 Subida de Creación de Carga masiva de Mediante el Editor de Textos Mediante la opción Examinar Mediante la opción Office Add- In

37 Carga masiva de

38 Carga masiva de La Funcionalidad de Carga Masiva de Documentos permite seleccionar del disco duro los que se quieren cargar de modo masivo y proceder a su carga masiva al sistema

39 Exact Synergy Gestión Documental Búsqueda de

40 Búsqueda de Búsquedas directas de Búsquedas de asociados a un empleado Búsquedas de asociados a una cuenta Búsquedas de asociados a los Flujos de Trabajo Búsquedas de asociados a un Artículo Búsquedas de asociados a un proyecto

41 Búsqueda de Si se conoce el Nº de documento, se introduce directamente en el campo de búsqueda rápida y se da a la flecha verde de buscar El sistema proporciona las posibilidades de visualizar el documento o de descargarlo y guardarlo por el usuario en su disco local (siempre atendiendo al nivel de seguridad del documento y a los permisos que tengan concedidos los usuarios)

42 Búsqueda de La búsqueda nos proporcionará un listado de que coincidan con las palabras clave, desde el que se podrá acceder a cada uno de los Si no se conoce el Nº de documento, se introducen directamente en el campo de búsqueda rápida las palabras clave (en este caso, Presentación Corporativa Exact para una cuenta especifica) y se da a la flecha verde para buscar. El sistema proporciona las posibilidades de visualizar el documento o de descargarlo y guardarlo por el usuario en su disco local (siempre atendiendo al nivel de seguridad del documento y a los permisos que tengan concedidos los usuarios)

43 Búsqueda de

44 Búsqueda de El sistema proporciona una funcionalidad de búsqueda avanzada (tal y como vemos en la captura de pantalla) en la que se pueden utilizar múltiples variables. En este caso se ha configurado la búsqueda para localizar : En cuyo texto aparezca la palabra Corporativa Que pertenezcan a la Categoría: Customers\Sales\Communications Tengan o no ficheros adjuntos Creados por un recurso especifico Asociados a una cuenta especifica y al contacto especifico

45 Búsqueda de La búsqueda nos proporcionará un listado de que coincidan con las palabras clave, desde el que se podrá acceder a cada uno de los El sistema proporciona las posibilidades de visualizar el documento o de descargarlo y guardarlo por el usuario en su disco local (siempre atendiendo al nivel de seguridad del documento y a los permisos que tengan concedidos los usuarios)

46 Búsqueda: Función de Previsualización Una vez que se realice una búsqueda y el sistema nos aporte un listado de, para poder seleccionar de manera más fácil el documento que nos interese, podemos previsualizar cada uno de los del listado: situándonos con el cursor encima de la línea del listado, en la parte de debajo de la pantalla podremos previsualizar de manera inmediata el documento

47 Búsqueda: Función de Previsualización Una vez que se realice una búsqueda y el sistema nos aporte un listado de, para poder seleccionar de manera más fácil el documento que nos interese, podemos previsualizar cada uno de los del listado: situándonos con el cursor encima de la línea del listado, en la parte de debajo de la pantalla podremos previsualizar de manera inmediata el documento

48 Búsquedas: Creación de plantillas de búsquedas Cuando una búsqueda se hace habitual, se pueden crear plantillas de búsquedas a fin de agilizar las mismas. Es tan sencillo como que una vez seleccionados los criterios por los que queremos que esa plantilla haga las búsquedas, pincharemos sobre guardar. y se nos abrirá un cuadro de diálogo para asignarle un nombre a la plantilla.

49 Búsqueda de en Exact Synergy Búsquedas directas de Búsquedas de asociados a un empleado Búsquedas de asociados a una cuenta Búsquedas de asociados a los Flujos de Trabajo Búsquedas de asociados a un Artículo Búsquedas de asociados a un proyecto

50 Búsquedas de asociados a un empleado Desde el Cuadro Monitor del empleado se puede acceder (con los permisos oportunos) a los creados por ese recurso

51 Búsquedas de asociados a un empleado Desde el listado de los creados por el recurso, podrá acceder a cada uno de ellos

52 Búsquedas: Función de Previsualización Una vez que se realice una búsqueda y el sistema nos aporte un listado de, para poder seleccionar de manera más fácil el documento que nos interese, podemos previsualizar cada uno de los del listado: situándonos con el cursor encima de la línea del listado, en la parte de debajo de la pantalla podremos previsualizar de manera inmediata el documento

53 Búsquedas: Función de Previsualización Una vez que se realice una búsqueda y el sistema nos aporte un listado de, para poder seleccionar de manera más fácil el documento que nos interese, podemos previsualizar cada uno de los del listado: situándonos con el cursor encima de la línea del listado, en la parte de debajo de la pantalla podremos previsualizar de manera inmediata el documento

54 Búsqueda de en Exact Synergy Búsquedas directas de Búsquedas de asociados a un empleado Búsquedas de asociados a una cuenta Búsquedas de asociados a los Flujos de Trabajo Búsquedas de asociados a un Artículo Búsquedas de asociados a un proyecto

55 Búsquedas de asociados a una cuenta Desde el Cuadro Monitor de la cuenta se puede acceder (con los permisos oportunos) a los relacionados con dicha cuenta

56 Búsquedas de asociados a una cuenta Desde el listado de los relacionados con la cuenta se podrá acceder a cada uno de los (con los permisos y niveles de seguridad oportunos)

57 Búsquedas Función de Previsualización Una vez que se realice una búsqueda y el sistema nos aporte un listado de, para poder seleccionar de manera más fácil el documento que nos interese, podemos previsualizar cada uno de los del listado: situándonos con el cursor encima de la línea del listado, en la parte de debajo de la pantalla podremos previsualizar de manera inmediata el documento

58 Búsquedas: Función de Previsualización Una vez que se realice una búsqueda y el sistema nos aporte un listado de, para poder seleccionar de manera más fácil el documento que nos interese, podemos previsualizar cada uno de los del listado: situándonos con el cursor encima de la línea del listado, en la parte de debajo de la pantalla podremos previsualizar de manera inmediata el documento

59 Búsqueda de en Exact Synergy Búsquedas directas de Búsquedas de asociados a un empleado Búsquedas de asociados a una cuenta Búsquedas de asociados a los Flujos de Trabajo Búsquedas de asociados a un Artículo Búsquedas de asociados a un proyecto

60 Búsquedas de asociados a Flujos de Trabajo Desde el listado de los relacionados con la cuenta se podrá acceder a cada uno de los (con los permisos y niveles de seguridad oportunos) Se puede realizar una búsqueda de los Flujos de Trabajo relacionados con una cuenta en los que haya asociados generados, enviados y/o recibidos. Se trata de una funcionalidad avanzada de localización de asociados a una cuenta a través de los Flujos de Trabajo en los que está implicada dicha cuenta

61 Búsquedas: Función de Previsualización Una vez que se realice una búsqueda y el sistema nos aporte un listado de, para poder seleccionar de manera más fácil el documento que nos interese, podemos previsualizar cada uno de los del listado: situándonos con el cursor encima de la línea del listado, en la parte de debajo de la pantalla podremos previsualizar de manera inmediata el documento

62 Búsquedas: Función de Previsualización Una vez que se realice una búsqueda y el sistema nos aporte un listado de, para poder seleccionar de manera más fácil el documento que nos interese, podemos previsualizar cada uno de los del listado: situándonos con el cursor encima de la línea del listado, en la parte de debajo de la pantalla podremos previsualizar de manera inmediata el documento

63 Búsquedas: Creación de Plantillas de búsqueda Cuando una búsqueda se hace habitual, se pueden crear plantillas de búsquedas a fin de agilizar las mismas. Es tan sencillo como que una vez seleccionados los criterios por los que queremos que esa plantilla haga las búsquedas, pincharemos sobre guardar. y se nos abrirá un cuadro de diálogo para asignarle un nombre a la plantilla.

64 Exact Synergy Gestión Documental Acceso a los almacenados en Exact Synergy -Funcionalidades de Edición -Gestión de

65 Acceso a los : Funcionalidades de Edición y Gestión Visualización de Descarga de Edición de Subida de al sistema

66 Visualización de Funcionalidad LOG / REGISTRO que permite a los usuarios que dispongan de permisos y niveles de seguridad suficientes visualizar el listado de usuarios que han visualizado / m odificado el documento (con el día y la hora) Pantalla de visualización / descarga de un documento relacionados con la cuenta (a cada uno de los se podrá acceder con los permisos y niveles de seguridad oportunos)

67 Acceso a los : Funcionalidades de Edición y Gestión Visualización de Descarga de Edición y Réplica de Subida de al sistema

68 Descarga de Pantalla de visualización / descarga de un documento relacionados con la cuenta (a cada uno de los se podrá acceder con los permisos y niveles de seguridad oportunos) Opción para la visualización del documento Opción para la descarga del documento al disco local del usuario

69 Acceso a los : Funcionalidades de Edición y Gestión Visualización de Descarga de Edición y Réplica de Subida de al sistema

70 Edición y Réplica de A través de la opción EDITAR, se abre el procesador de textos de Exact Synergy para que el usuario que tenga los derechos y permisos pueda editar el documento

71 Edición y Réplica de Este botón nos va a permitir realizar REPLICAS y llevar un control de versiones del mismo documento. Una vez pulsa el botón de Réplica se abre una ventana para que indique los comentarios que se deseen hacer al respecto del documento, pudiendo incluso indicar el nivel de seguridad, un asunto diferente o adjuntar un nuevo fichero. Una vez finalizada la réplica se pulsa el botón de Guardar.

72 Acceso a los : Funcionalidades de Edición y Gestión Visualización de Descarga de Edición y Réplica de Subida de al sistema

73 Subida de al sistema en modo Favoritos A través de la opción FAVORITOS, una vez localizado un documento, el usuario podrá subirse ese documento a sus favoritos para tener acceso de modo rápido al mismo.

74 Subida de al sistema en modo Favoritos

75 Exact Synergy Gestión Documental Portal de Clientes

76 Portal de Clientes Exact Synergy Gestión Documental permite montar un PORTAL DE CLIENTES, de acceso totalmente seguro, en el que la empresa pondría a disposición de sus clientes determinados (facturas, contratos, garantías, instrucciones, manuales, etc.) así como la posibilidad de interactuar electrónicamente con cualquier empresa mediante unos pocos flujos de trabajo, al objeto de optimizar la gestión documental que opera en el día a día con los clientes.

77 Exact Synergy Gestión Documental Preguntas

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79 Thank You!