ESTUDIOS CHURUBUSCO AZTECA, S.A. INSTRUCTIVO PARA EL LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE CONSUMO

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1 ESTUDIOS CHURUBUSCO AZTECA, S.A. INSTRUCTIVO PARA EL LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE CONSUMO MAYO DE

2 CONTENIDO Número Descripción Página 1 Objetivo 3 2 Alcance 3 3 Fechas y áreas participantes en la realización del inventario 3 4 Actividades para llevar a cabo el inventario 3 5 Procedimiento 4 6 Responsabilidades 5 7 Definiciones 6 8 Diagrama de Flujo Descripción de Actividades 8 9 Registros 9 10 Anexos Oficio de inicio de inventario Circular de inicio de inventario Concentrado de inventario Notas aclaratorias de diferencias detectadas en el inventario físico Acta administrativa del levantamiento del inventario físico de materiales de consumo Croquis del almacén general 16 2

3 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para la práctica del inventario físico de los materiales de consumo y lograr la optimización de la administración del Almacén General. 2. ALCANCE Este instructivo de trabajo aplica a los bienes de consumo ubicados en el Almacén General. 3. FECHAS Y ÁREAS PARTICIPANTES EN LA REALIZACIÓN DEL INVENTARIO El período para la práctica del inventario serán los días del (día) al (día) de (mes) de (año), previa autorización del Titular de la Gerencia de Recursos Materiales, Servicios Generales y Obra Pública La práctica del inventario físico se llevará a cabo en el Almacén General ubicado en Atletas No. 2, Bodega B, primer piso, Colonia Country Club,.C.P , Delegación Coyoacán, México, Distrito Federal, se llevará a cabo en un horario de 9:00 a 15:00 horas y de 16:00 a 18:00 de lunes a viernes, tomando en consideración los preparativos que se señalan. Las actividades previas a la práctica del inventario se realizarán los días del (día) al (día) de (mes) de (año). Se realizará un inventario físico de existencias al cierre del ejercicio fiscal del año correspondiente, con personal de las Jefaturas de Servicios Generales y de Contabilidad y otro al cierre del año con la participación del personal de las Jefaturas antes mencionadas, Órgano Interno de Control y Despacho de Auditores Externos, informando a la Gerencia de Recursos Materiales, Servicios Generales y Obra Pública del resultado de los mismos. 4. ACTIVIDADES PARA LLEVAR A CABO EL INVENTARIO A continuación se citan las actividades que deberán observarse, para llevar a cabo el inventario de bienes de consumo, mismas que asegurarán los mejores resultados del levantamiento del mismo: Acomodo adecuado de los artículos en anaqueles y estibas. Difusión del calendario para el inventario físico. Anotación anticipada de los datos que correspondan en los marbetes (clave, descripción y unidad de medida). Será importante separar los materiales por cada tipo. Se elaborarán y colocarán marbetes únicamente si existen físicamente los materiales. No se surtirán órdenes de salida de artículos y bienes de consumo durante el levantamiento del inventario debiendo comunicar con oportunidad la suspensión del suministro a todas las áreas de la Entidad. Para efecto de trámites de pago, no se liberarán facturas durante este período. 3

4 Sólo se dará entrada al almacén a aquellos artículos que cumplan con las especificaciones, cantidad y fecha de entrega estipulada en pedido u adjudicación directa Todas aquellas entregas de artículos que realicen los proveedores, posterior a la fecha de entrega establecida, se deberán reportar a la Jefatura de Adquisiciones para que se proceda a la penalización correspondiente. 5. PROCEDIMIENTO La Gerencia de Recursos Materiales, Servicios Generales y Obra Pública a través de la Jefatura de Servicios Generales instrumentará el procedimiento a seguir para el levantamiento del inventario físico de los bienes de consumo, considerando entre otras las siguientes acciones: 1. Dar trámite a los oficios de aviso de participación del inicio del inventario a la Jefatura de Contabilidad, Órgano Interno de Control y Despacho de Auditores Externos, previamente autorizados por el Titular de la Gerencia de Recursos Materiales, Servicios Generales y Obra Pública. Anexo No Dar trámite a las Circulares de aviso de inicio de inventario a todas las áreas que conforman los Estudios Churubusco Azteca, S.A., para que prevean el suministro de sus bienes. Anexo No Con la finalidad de prever los efectos contables, se deberá efectuar corte de registros al 31 de diciembre del año que corresponda, en todos los movimientos de entradas y salidas de materiales. 4. Se utilizarán marbetes foliados, a los cuáles se les anotarán los datos que correspondan en los marbetes (clave, descripción y unidad de medida) y se colocarán anticipadamente en los anaqueles donde se localizan los artículos, dejando pendientes los espacios destinados a cantidades, las cuales se anotarán en los conteos que se realicen, esta actividad estará a cargo del Asistente Administrativo, asignado al Almacén General. 5. Los marbetes constarán de dos partes divididas, por la línea perforada, siendo una para el primer conteo, que será desprendida una vez efectuado el mismo y en tanto se efectúa el segundo conteo se revisarán que estén completos para cuando se concluya y se cotejen las cifras, permaneciendo la tercera parte adherida al material de que se trate. 6. En caso de que se detectarán diferencias o algún error, se deberá efectuar un nuevo recuento con la intervención de un supervisor para aclarar y constatar la cantidad correcta en el talón del marbete correspondiente, teniendo cuidado de tachar (x) la cantidad errónea. 7. El segundo conteo se llevará a cabo por personas distintas a las del primero, anotando el resultado en el espacio previsto en el cuerpo del marbete y para efectos de identificación de las citadas personas, deberán anotar con tinta su nombre o iniciales en la parte correspondiente de cada marbete, esto será tanto para el primero, como para el segundo conteo. 4

5 8. En caso de los materiales caducados, rotos y/ o en mal estado se deberá promover su baja definitiva y serán separados de los anaqueles, concentrándolos en un mismo lugar con el objeto de que sean considerados parte de las cifras contadas, mismos que deberán llevar un marbete. 9. Los artículos que se destruyan durante la práctica del inventario, deberán considerarse como parte de las existencias físicas, procediendo a su baja posteriormente. 10. En caso de que existan materiales de una misma clave en diferentes lugares, se utilizarán tantos marbetes como estibas tengan distribuidas. 11. Los marbetes se concentrarán y anotarán en el formato del Anexo No. 3, denominado Concentrado de Inventario. 12. El inventario se dará por terminado cuando exista la seguridad de haber cubierto los requisitos siguientes: a) Localizadas las tres partes de los marbetes. b) Efectuado el vaciado de las cifras contenidas en los marbetes, al formato correspondiente. c) Haber determinado las diferencias que resulten de la comparación de las cantidades mencionadas, estas no deberán ser mayores al 10% del valor total en existencias del Almacén General, se utilizará el formato del Anexo No. 4. d) Cabe hacer mención que de los materiales que no existan antecedentes de costo, por la antigüedad de los mismos o por integración de los mismos al inventario, se les asignará el costo de $1.00 (Un peso). e) La concentración de la documentación se efectuará a través de la Jefatura de Servicios Generales, con el objeto de que se elabore el Acta de Inventario Físico de Bienes de Consumo de los resultados del inventario, Anexo No. 5, la cual será firmada y rubricada por las Áreas participantes. f) Todas las aclaraciones necesarias derivadas del levantamiento del inventario, deberán ser efectuadas en coordinación con todas las Áreas participantes. 6. RESPONSABILIDADES La Gerencia de Recursos Materiales, Servicios Generales y Obra Pública a través de la Jefatura de Servicios Generales, deberá observar lo siguiente a) Revisar y mantener actualizado este instructivo de trabajo b) Atender oportunamente los requerimientos formulados por las áreas solicitantes. c) Coordinar y revisar los inventarios de bienes de consumo. d) Mantener una adecuada supervisión y control de las actividades objeto de este instructivo de trabajo. e) Apegarse a las disposiciones contenidas en este instructivo de trabajo. f) Custodiar y controlar los bienes de consumo. g) Comunicar todo cambio o mejora que pueda realizarse a este documento. 5

6 7. DEFINICIONES ALMACÉN: Sitio donde se encuentran los bienes de consumo de la Entidad INVENTARIO: Procedimiento que se efectúa para conocer la existencia de materiales, artículos de oficina y bienes de consumo GRMSGYOP: Gerencia de Recursos Materiales, Servicios Generales y Obra Pública JSG: Jefatura de Servicios Generales 7.5.-AA: Asistente Administrativo AIFBC: Acta de Inventario Físico de Bienes de Consumo BIENES DE CONSUMO: Los que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realiza la Entidad, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a través de un registro global en sus inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio. 6

7 8. DIAGRAMA DE FLUJO Este diagrama presenta de forma general las actividades para el procedimiento de control de bienes de consumo del almacén general. INICIO Asistente Administrativo 1. Elabora Programa para Inventario Físico Programa para Inventario 6. Recibe recomendaciones 2. Elabora marbetes de identificación para inventario Marbetes de Identificación de Inventario 7. Instruye al Asistente Administrativo para realizar aclaraciones y ajustes. Reporte 3. Lleva a cabo el levantamiento de Inventario FIN 4.- Captura en sistema información de Inventario y determina diferencias Jefe de Servicios Generales Reporte 5.- Revisa reporte de evaluación de Inventario 7

8 8.1 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Responsable Punto Actividad Jefe de Servicios Generales / Asistente Administrativo 1. Actividades para llevar a cabo el inventario. 1.1 Elabora el programa para el levantamiento de inventarios físicos de bienes de consumo. Documento de Trabajo Programa de Inventario Informa vía oficio a las Áreas de la Entidad, que 1.2 participan en el inventario, acompañado del Instructivo para el levantamiento del inventario físico de bienes de consumo. Circular Informa vía oficio circular a todas las áreas de la 1.3 Entidad, de los días que el almacén no surtirá artículos y materiales. 1.4 Realiza por medio del Sistema de Almacén, la impresión de artículos y materiales. Listado de Materiales 2. Marbetes de Elabora marbetes de identificación de los bienes identificación de para la toma de inventarios. Inventario 3. Lleva a cabo el levantamiento del inventario. Concentrado de 3.1 Efectúa el conteo de artículos del almacén y anota en listado el resultado del conteo por artículo. inventarios Verifica que no presente diferencias mayores al 10% del valor total en existencias del Almacén General contra las cifras del Sistema de Almacén y Contabilidad Emitir un reporte definitivo. 9. REGISTROS 4. Captura en Sistema de Información del Inventario. 4.1 Turna al Jefe de Servicios Generales el reporte de evaluación del inventario. 5. Revisa reporte de evaluación de inventario. 5.1 Revisa que el reporte de evaluación del inventario. 5.2 Informa a las áreas participantes del resultado del inventario. 6. Recibe recomendaciones. 6.1 Recibe recomendaciones por parte de las áreas participantes, en el levantamiento del inventario. 7. Asistente Administrativo realiza ajustes Solicita al Asistente Administrativo que realice las notas aclaratorias. Verifica que no presente diferencias mayores al 10% del valor total en existencias del Almacén General contra las cifras del Sistema de Almacén y Contabilidad. Se emite carpeta de reporte de inventario físico de bienes de consumo. Reporte No. de Control Nombre Responsable de conservarlo Tiempo de conservación / disposición S/N Carpeta de reporte de Inventario físico de bienes de consumo Jefe de Servicios Generales 3 Años / Archivo muerto 8

9 10. ANEXOS 10.1 Anexo No. 1. Oficio de inicio de inventario 10.2 Anexo No. 2 Circular de inicio de inventario 10.3 Anexo No. 3 Concentrado de inventario 10.4 Anexo No. 4 Notas aclaratorias de las diferencias detectadas en el inventario físico del semestre correspondiente Anexo No. 5 Acta administrativa del levantamiento del inventario físico de materiales de consumo correspondiente al semestre correspondiente Anexo No. 6 Croquis del Almacén General 9

10 10.1 Anexo No. 1 Oficio de Inicio de Inventario México, D.F., a - de de No. de Oficio: GRMSGYOP/ /14 Asunto: Inicio de inventario correspondiente al semestre de Titular de la Gerencia de Planeación, Programación y Presupuesto Titular del Órgano Interno de Control en los Estudios Churubusco Azteca, S.A. Despacho de Auditores Externos P r e s e n t e. En cumplimiento a lo establecido en el Capítulo XII, Numeral 207, Fracción II, del Acuerdo por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales, que establece la obligatoriedad de realizar inventarios físicos totales cuando menos una vez al año. Por lo anterior y con la finalidad de dar cumplimiento oportuno al registro contable de materiales de consumo, le comunico que durante los días del --- al de de se llevará a cabo el Inventario físico de bienes de consumo, correspondiente al ejercicio de, por lo que le solicito se sirva girar sus apreciables instrucciones, a quien corresponda, a fin de que se designe personal de esa (Gerencia, Órgano Interno de Control y Despacho de Auditores Externos) a su digno cargo, para que participe en dicha actividad a partir del día de del presente, en un horario de las 9:00 a las 15:00 horas y de las 16:00 a las 18:00 horas. Para tal efecto anexo al presente, el instructivo para el Levantamiento del Inventario Físico de Bienes de Consumo. Agradeciendo de antemano la atención que se sirva dar al presente, aprovecho la ocasión para enviarle un cordial saludo. A t e n t a m e n t e Titular de la Dirección de Administración y Finanzas C.c.p. Titular de la Dirección de Administración y Finanzas. Para su conocimiento Titular de la Jefatura de Servicios Generales. Mismo Fin 10

11 10.2 Anexo No. 2 Circular de Inicio de Inventario Directores, Gerentes, Jefes de Departamento y Coordinadores De estudios Churubusco Azteca, S.A. P r e s e n t e s. México, D.F., a de de Circular No. /2014 Asunto: Inicio de inventario correspondiente al semestre de En cumplimiento a lo establecido en el Capítulo XII, Numeral 207, Fracción II, del Acuerdo por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales, que establece la obligatoriedad de realizar inventarios físicos totales cuando menos una vez al año. Por lo anterior y con la finalidad de dar cumplimiento oportuno al registro contable de materiales de consumo, le comunico que durante los días del al de de, permanecerá cerrado el Almacén General, en virtud de que se llevará a cabo el Inventario Físico de bienes de consumo, correspondiente al ejercicio de, motivo por el cual, durante dicho período, no se suministrarán materiales. Agradeciendo de antemano la atención que se sirva dar a la presente, aprovecho la ocasión para enviarles un cordial saludo. A t e n t a m e n t e Titular de la Dirección de Administración y Finanzas 11

12 10.3 Anexo No. 3 Concentrado de Inventario CONCENTRADO DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE CONSUMO DEL SEMESTRE DE DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES, SERVICIOS GENERALES Y OBRA PÚBLICA JEFATURA DE SERVICIOS GENERALES "2014, AÑO DE OCTAVIO PAZ" C lave D e s c r i p c i ó n U. De Medida Existencias Sistema Marbete Número 1er. Conteo 2do. Conteo 3er. Conteo Inventario Físico FECHA: Dif. Inv. Físico vs Dif. Inv. Físico vs Sistema Sistema (Cantidad) Costo (Importe) (+) (-) Unitario (+) (-) TOTAL ENCARGADO DEL ALMACÉN JEFATURA DE SERVICIOS GENERALES PERSONAL DESIGNADO POR LA GPPP PERSONAL DESIGNADO POR EL OIC PERSONAL DESIGNADO POR EL DESPACHO DE AUDITORES EXTERNOS 12

13 10.4 Anexo No. 4 NOTAS ACLARATORIAS DE DIFERENCIAS DETECTADAS EN EL INVENTARIO FÍSICO DEL SEMESTRE DE Clave Descripción Unidad de medida Existencia en sistema Conteo físico Diferencias en cantidad de bienes + (-) Justificación Importe + (-) Elaboró Revisó Aprobó Nombre, puesto y firma Nombre, puesto y firma Nombre, puesto y firma 13

14 10.5 Anexo No. 5 "ACTA ADMINISTRATIVA DEL LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO FÍSICO DE MATERIALES DE CONSUMO CORRESPONDIENTE AL SEMESTRE DE EJERCICIO DE " En la Ciudad de México, Distrito Federal, siendo las horas del día de del año dos mil, se reunieron en las oficinas de la Jefatura de Servicios Generales, dependiente de la Gerencia de Recursos Materiales, Servicios Generales y Obra Pública sita en Atletas No. 2, Colonia Country Club, Delegación Coyoacán, C.P , Distrito Federal, los servidores públicos siguientes: Titular de la Jefatura de Servicios Generales, Asistente Administrativo asignado al Almacén General, Personal designado por la Gerencia de Planeación, Programación y Presupuesto, Personal designado por el Órgano Interno de Control, personal designado por el Despacho de Auditores Externos, con la finalidad de dar cumplimiento a la normatividad vigente en materia de inventarios físicos de materiales de consumo para iniciar el levantamiento de inventario físico de materiales de consumo correspondiente al ejercicio de, del Almacén General de los Estudios Churubusco Azteca, S.A., presentando los documentos, previamente emitidos por la Gerencia de Recursos Materiales, Servicios Generales y Obra Pública, a través de la Jefatura de Servicios Generales, los cuales se indican a continuación: Oficios números GRMSGYOP/ /2014, turnados a Gerencia de Planeación, Programación y Presupuesto, Titular del Órgano Interno de Control al Despacho de Auditores Externos, respectivamente, en los que se informa las fechas de realización del inventario físico de materiales de consumo, a fin de que participen en dicha actividad, Anexos Nos Oficio circular No., de fecha de de, en el que se comunica a los Directores, Gerentes, Jefes de Departamento y Coordinadores Administrativos de los Estudios Churubusco Azteca, S.A., del cierre del Almacén General por inventario, Anexo No Instructivo para la toma del inventario físico, Anexo No Para la práctica del inventario se utilizaron marbetes, con folios del al Se indica que las actividades de preparación del inventario se llevaron a cabo del día al de de Se realizó un recorrido en el Almacén General, verificando la distribución del material de consumo, que contaron con el marbete correspondiente y el acomodo de los materiales Una vez establecidos los procedimientos, en coordinación con las áreas antes citadas, se practicó el inventario físico de materiales de consumo, los días del al de de y del cual se derivó lo siguiente La concentración y acomodo de materiales se efectuó de acuerdo a los espacios previamente destinados para los mismos, se elaboró el Concentrado de Inventario, mismo que sirvió de base para la toma del inventario, el cual obra en poder de la Jefatura de Servicios Generales Los recuentos físicos (primero, segundo y en su caso tercero) fueron practicados con grupos de personas diferentes Con referencia al corte de formas se consideró el número como última nota de entrada y el como último vale de salida de almacén; sin embargo durante el proceso de las aclaraciones, fue necesario emitir por ajuste la entrada y salida de almacén correspondientes, las cuales integran el total de las diferencias Cabe señalar que las diferencias presentadas entre el resultado de la toma física y el registro de kárdex fue de productos las cuáles se establecieron en el formato de notas aclaratorias de diferencias detectadas en el inventario físico del semestre de, Anexo No

15 Por último se informa que el importe total del inventario al de de de "Materiales de Consumo", es de: $ (00/100 M.N.) No habiendo otro asunto necesario que mencionar, se cierra la presente acta siendo las horas del día de su inicio y se ratifican todos los puntos firmando al margen y al calce todos los que en ella intervinieron JEFATURA DE SERVICIOS GENERALES TITULAR DE LA JEFATURA DE SERVICIOS GENERALES ASISTENTE ADMINISTRATIVO ASIGNADO AL ALMACÉN GENRAL PERSONAL DESIGNADO POR LA GERENCIA DE PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO PERSONAL DESIGNADO POR EL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL PERSONAL DESIGNADO POR EL DESPACHO DE AUDITORES EXTERNOS 15

16 10.6 Anexo No. 6 CROQUIS DEL ALMACÉN GENERAL RACK 8 Pintura RACK 7 Pintura Producto de Papelería en tarima RACK 6 Papelería RACK 5 Papelería Producto de Papelería en tarima RACK 4 Papelería RACK 3 Papelería Producto de Papelería en tarima RACK 2 Papelería RACK 1 Papelería Material de Limpieza Pasillo Central RACK 9 Productos de Limpieza RACK 11 Cafetería Mueble Central Papelería Mueble Central Tubos RACK 10 Productos de Limpieza Pasillo Entrada RACK 11 Plomería y Ferretería RACK 14 Plomería y Ferretería RACK 17 Material Eléctrico RACK 20 Material Eléctrico Oficina Productos Articulos de Limpieza RACK 12 Plomería y Ferretería Pasillo RACK 15 Plomería y Ferretería RACK 18 Material Eléctrico Pasillo RACK 21 Material Eléctrico Material de Limpieza RACK 13 Plomería y Ferretería RACK 16 Plomería y Ferretería RACK 19 Material Eléctrico RACK 22 Material Eléctrico 16