Definición del modelo funcional transversal integrado para las Secretarías

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1 Definición del modelo funcional transversal integrado para las Secretarías Mapas de procesos resultantes a Tercer nivel Macroproceso Proceso Subproceso Recursos Humanos HDTOS-Desarrollar el de la organización HDTOS-010-Administrar el Programa. (A) = Automatizable a través de SIPAR 1

2 Índice 1 Introducción Objetivo del documento Arquitectura del Proceso Descripción del Descripción general del subproceso Descripción de las actividades realizadas en el subproceso HDTOS-010 Administrar el Programa Recibir, Analizar y dictaminar solicitudes de fuera de PAC (A) Comunicar a las áreas requirentes Identificar insumos de (A) Instrumentar la estrategia de y elaborar PAC (A) Instrumentar programa de Solicitar suficiencia presupuestal para programa de Presentar el programa anual de Difundir el programa de (A) Identificar tipo eventos de (A) Registro de inscripciones a (A) Coordinar la (A) Evaluar el aprendizaje del evento de (A) Realizar la evaluación de reacción de (A) Monitorear el cumplimiento del PAC (A) Realizar seguimiento y control de la impartición de la (A) Evaluar el impacto de la (A) Generar indicadores para Estrategia de recursos humanos (A) Diagrama del subproceso Anexo de formatos Programa anual de Detección de necesidades de Solicitud de extraordinaria Registro de asistencia de la Evaluación de reacción Carta compromiso Documentos anexos Plan de la mejora de la gestión Plan nacional de desarrollo (A) = Automatizable a través de SIPAR 2

3 1 Introducción 4.1 Objetivo del documento. El documento de proceso tiene como objetivo principal documentar y describir las actividades reglas de negocio comunes para las Secretarías para el subproceso HDTOS-010 Administrar el Programa. 4.2 Arquitectura del Proceso El subproceso HDTOS-010- Administrar el Programa forma parte del proceso HDTOS Desarrollar el Talento de la dentro del modelo funcional de procesos común del macro proceso de Recursos Humanos (A) = Automatizable a través de SIPAR 3

4 2 Descripción del Subproceso HDTOS-010 Administrar el Programa 4.1 Descripción general del subproceso Programar y verificar que la se lleve a cabo de acuerdo a la estrategia generada por el subproceso de generar la estrategia de recursos humanos, reflejada en el programa anual. 4.2 Descripción de las actividades realizadas en el subproceso HDTOS-010 Administrar el Programa Recibir, Analizar y dictaminar solicitudes de fuera de PAC (A) ID (1) HPSP-050 Proporcionar servicios de recursos humanos Servicio de recursos humanos solicitado Recibir las solicitudes de servicios de que no están contempladas en el Plan Anual PAC (taller, curso, conferencia, etc.). Analizar la disponibilidad presupuestal para ejecutar la acción de y la viabilidad técnica de la misma (que se alinee a las necesidades de la posición) a través de diferentes factores y se dictamina la solicitud de. 1.- Post grado Para cursos como diplomados, maestrías, doctorados y especialización Solicitud aprobada (A) = Automatizable a través de SIPAR 4

5 Solicitud de negada Ir al subproceso HPSP-050 Proporcionar servicios de Recursos Humanos Oficio de respuesta Autorizador de Comunicar a las áreas requirentes ID (2) Entregar el oficio de respuesta para comunicar la dictaminación del subproceso de Administrar Capacitación, respectiva a las Unidades Administrativas por medio del Subproceso de Proporcionar Servicios de Recursos Humanos. Oficio dictaminado autorizado, continua en actividad # 11 Oficio de autorización con dictamen (A) = Automatizable a través de SIPAR 5

6 Operador de Identificar insumos de (A) ID (3) HPO-010 Generar estrategia de Recursos Humanos: Programas de Recursos Humanos Diseñados HPSP-020 Administrar movimientos de personal: Plantilla actualizada HPO-030 Describir, perfilar y valuar puestos: Catalogo de puestos autorizado HPO-040 Administrar diagnóstico organizacional y acciones de mejora: Informe de resultados del diagnóstico organizacional generado HPSP-010 Proveer reclutamiento y selección Informe de nuevos ingresos generado Identificar las necesidades de de las Unidades Administrativas derivado de los insumos de los demás subprocesos (Plantilla actualizada, Programas de Recursos Humanos Diseñados, Informe de resultados del diagnóstico organizacional generado, Catalogo de puestos autorizado, Informe de nuevos ingresos generado). 1.Necesidades Institucionales Se concentrará en la estrategia de la dependencia, las cual alinea a su misión, visión, objetivos, programas sectoriales y específicos (Ver formato 4.1) 2. Necesidades individuales: Corresponden a las caracterizas de las funciones del servidor público, ya sea por perfil de puesto, evaluación de desempeño, planes de carrera y desarrollo, formación humana y especialización. (Ver formato 4.3) (A) = Automatizable a través de SIPAR 6

7 Necesidades de identificadas Análisis previo de la Detección de Necesidades (DNC) (Ver formato 4.2) Supervisor de Instrumentar la estrategia de y elaborar PAC (A) ID (4) Disponibilidad presupuestal no identificado viene de actividad # 6 Instrumentar la estrategia de con base en la detección de necesidades de las áreas, priorizar las acciones de con programas sectoriales, plan nacional de desarrollo y del gobierno federal Se lleva a cabo la elaboración del programa anual de conforme al formato establecido por la Secretaría de la Función Pública. (Ver formato anexo 4.1.) 1.- Servidores de servicio profesional de carrera: Tener en cuenta la Ley de Servicio Profesional de Carrera (LSPC) para los servidores públicos considerados en este esquema por las necesidades de certificación. 2.- personal de base Tener en cuenta las Condiciones Generales de Trabajo por acuerdos (A) = Automatizable a través de SIPAR 7

8 referentes a PAC elaborado Formato de PAC (Ver formato 4.1) Autorizador de Instrumentar programa de ID (5) Instrumentar el plan de con los coordinadores de las áreas correspondientes y generar la calendarización del mismo. Definir métodos (presencial, a distancia, en línea, etc.) y logística de, considerando el presupuesto asignado en la partida 3305 Así mismo se identifica si es interna o externa. Plan diseñado (A) = Automatizable a través de SIPAR 8

9 Plan operativo Supervisor de Solicitar suficiencia presupuestal para programa de ID (6) Solicitar el recurso presupuestal en la partida correspondiente para el programa de en caso de no contar con una disponibilidad presupuestal previa. 1.-Trabajadores de base Aplica la partida 1513 (SRA) Disponibilidad presupuestal identificada Disponibilidad presupuestal no identificada, regresa a la actividad # 4 Suficiencia presupuestal solicitada HPO-010 Generar estrategia de Recursos Humanos (Ver formato de suficiencia presupuestal) Solicitud de suficiencia presupuestal (A) = Automatizable a través de SIPAR 9

10 Operador de Presentar el programa anual de ID (7) Presentar el programa anual de para su aprobación ante el Comité Técnico de Profesionalización (CTP) Una vez autorizado por el CTP se registra manualmente en RHNET Programa Anual de aprobado Formato del programa anual de Autorizador de (A) = Automatizable a través de SIPAR 10

11 2.2.8 Difundir el programa de (A) ID (8) Difundir el programa anual de, a través de los canales de comunicación de la dependencia (correo electrónico, intranet, periódicos murales, circulares, convocatorias, etc.).. Programa anual de difundido Oficio de comunicación Correo electrónico Intranet Periódicos murales Circulares Convocatorias Operador de Identificar tipo eventos de (A) ID (9) MABS-040-Comprar bienes y servicios Proveedor de contratado. (A) = Automatizable a través de SIPAR 11

12 Identificar los tipos de eventos de como se describen a continuación: Eventos externos: Se propone la pertinencia de contratación de ciertos proveedores y recursos materiales continúa con el proceso de contratación Eventos internos: Verificar disponibilidad del instructor externo y autorización a la entidad respectiva. Eventos externos sin costo: se verifica la disponibilidad del instructor externo. Se emite el oficio de solicitud de invitación al instructor. Se solicita autorización a la entidad respectiva. Tipo de evento de identificado Oficio de solicitud Oficio de autorización Convenios Formato de requisición Supervisor de. (A) = Automatizable a través de SIPAR 12

13 Registro de inscripciones a (A) ID (10) Registrar las inscripciones de servidores públicos sujetos a, para tener el control de la asistencia. Se genera la lista de registro de participantes de acuerdo a la disponibilidad de lugares. (Ver formato 4.4) Para cursos solicitados por las áreas, que se imparten en instalaciones externas, se registrará a los interesados mediante los mecanismos de cada uno de los instructores externos contratados. Se envía carta compromiso (ver formato 4.5) a cada participante a efecto de que requisiten, firmen y envíen al área de. 1.-Servicio profesional de carrera E-learning: El servidor público tiene derecho a ingresar con su usuario y contraseña a la intranet de la dependencia para inscribirse en cursos 2.-Ley de Servicio Profesional de carrera Realizar las inscripciones a través del sistema de RHNET Se analizan las inscripciones Se concentran las autorizaciones. Se envía el listado a las instituciones educativas conforme a las capacidades determinadas del CTP Inscripciones a las capacitaciones registradas Reporte estadísticos Registro de asistencia (A) = Automatizable a través de SIPAR 13

14 Operador de Coordinar la (A) ID (11) Oficio dictaminado autorizado, viene de la actividad #2 Inscripciones a las capacitaciones administradas Coordinar la aplicación puntual de acciones de del Programa Anual, además de aquellos autorizados fuera de PAC. Apoyar que se lleve a cabo las acciones de conforme a tiempos y requerimientos técnicos en las fechas establecidas. Capacitación coordinada Lista de asistencia Cédula de inscripción Constancias de Evaluación de reacción Operador de (A) = Automatizable a través de SIPAR 14

15 Evaluar el aprendizaje del evento de (A) ID (12) Evaluar el aprendizaje del participante para medir las aptitudes, conocimientos y habilidades adquiridas durante el evento de. 1.- Eventos masivos para eventos masivos, por ejemplo: conferencias. Aprendizaje del evento de evaluado Resultados de la evaluación del aprendizaje Formato de evaluación Operador de (A) = Automatizable a través de SIPAR 15

16 Realizar la evaluación de reacción de (A) ID (13) Realizar la evaluación del proveedor y de las instalaciones con el fin de determinar la calidad de los servicios de la brindados. La evaluación se refiere a los siguientes aspectos: Considera al Instructor; instalaciones; logística y coordinación del evento; y al material didáctico empleado. (Ver formato 4.5) 1.- Servicio profesional de carrera: Existen evaluaciones trimestrales a lo largo del PAC, las cuales reflejan que el proveedor cumpla con los necesidades y expectativas de la. Estas evaluaciones son registradas en RHNET de manera manual. Evaluación de reacción realizada MABS-060 Recibir, revisar y aceptar bienes y servicios Reporte de la evaluación de reacción realizada Supervisor de (A) = Automatizable a través de SIPAR 16

17 Monitorear el cumplimiento del PAC (A) ID (14) Monitorear el cumplimiento de los eventos y participantes considerados en el PAC. Es una evaluación cuantitativa o un reporte de los avances considerados en cada trimestre, la cual nos permite encontrar las áreas de oportunidad y hacer observaciones a las Unidades Administrativas para que se apeguen al cumplimiento del programa. Cumplimiento del programa anual de monitoreado Reportes de avances trimestrales de Supervisor de Realizar seguimiento y control de la impartición de la (A) ID (15) Realizar seguimiento de la impartición de la a partir de la (A) = Automatizable a través de SIPAR 17

18 respuesta a la convocatoria de los participantes, se confirma su asistencia mediante listas de registro (ver anexo 4.4) o reportes en línea, generando diferentes fuentes de información para reporteo tales como: Registro histórico por participante. Cumplimiento del PAC Fuente para detección de necesidades Uso eficiente de recursos Con el objetivo de que sirvan de base para el análisis de los diferentes elementos de seguimiento y control, para la toma de decisiones. 1.- Cambios en los lineamientos Se esperan cambios en los lineamientos (40 horas mínimo obligatorio) Seguimiento y control de la impartición realizado Avance trimestral conforme al PAC Estadísticas de asistencia Constancias de Kardex de del servidor público (debe registrarse en RHNET) Registro estadísticos de los diferentes tipos de para DNC (detección de necesidades) Supervisor de (A) = Automatizable a través de SIPAR 18

19 Evaluar el impacto de la (A) ID (16) Evaluar el impacto de la capitación con herramientas que nos permitan medirlo. Se llevará a cabo la evaluación del impacto que ha tenido la, con el objeto de detectar si se logró reducir la brecha entre las necesidades del puesto y las competencias que tiene el servidor público. Así mismo, se evaluará la alineación del Programa de Anual con las líneas de acción del Plan del Mejoramiento de la Gestión. Y se vinculará los resultados de la evaluación de desempeño y el clima organizacional con las necesidades de la 1.- Personal de base En el caso de las evaluaciones del personal de base, se deben tomar en cuenta los aspectos considerados en las Condiciones Generales de Trabajo (CGT) Informe de impacto de generado HDTOS-020 Evaluar el desempeño del personal Resultado de informado HPSP-070 Administrar la separación laboral Herramientas de evaluación Evidencia de evaluación (A) = Automatizable a través de SIPAR 19

20 Responsable de Generar indicadores para Estrategia de recursos humanos (A) ID (17) Generar y actualizar indicadores de las actividades de este subproceso basándose en los reportes por el mismo, que sirvan de base al subproceso de Generar estrategia de recursos humanos. Indicadores para subproceso de Generar estrategia de recursos humanos generados HPO-010 Generar estrategia de Recursos Humanos Reporte de indicadores Responsable de (A) = Automatizable a través de SIPAR 20

21 3 Diagrama del subproceso Administrar Describir, perfilar y Proveer reclutamiento Proporcionar servicios Generar estrategia de diagnóstico y acciones valuar puestos y selección de recursos humanos recursos humanos de mejora Administrar movimientos de personal Informe diagnóstico organizacional generado Catalogo de puestos autorizado Informe de nuevos ingresos generado Solicitud de servicio de recursos humanos Programas de Recur sos Humanos Diseñados Plantilla actualizada Proporcionar servicios de recursos humanos Análisis previo de la DNC Identificar insumos de Supervisor de Oficio de respuesta Recibir, analizar y dictaminar solicitudes de fue... Autorizador de Insumos de identificados Solicitud no aprobada Estrategia de Instrumentar la estrategia de y elaborar PAC Autorizador de Proporcionar servicios de recursos humanos Solicitud aprobada PAC elaborados Plan operativo Instrumentar programa de Supervisor de Dictam en Comunicar a las áreas requirentes Operador de Programa de diseñado Oficio de autorización Oficio dictaminado autorizado Requisición de servicio Solicitud de suficiencia presupuestal Solicitar suficiencia presupuestal para programa de Operador de Generar estrategia de recursos humanos Disponibilidad presupuestal solicitada Disponibilidad presupuestal no identificada Disponibilidad presupuestal identificada (A) = Automatizable a través de SIPAR 21

22 Formato del programa anual de Presentar el programa anual de Autorizador de Programa anual de presentado Oficio de comunicación Difundir el programa de Operador de Convocatorias Oficio de autorización Programa de difundido Comprar bienes y servicios Formato de requisición Identificar tipo de eventos de Supervisor de Convenios Tipo de evento de identificados Reporte estadísticos Registro de asistencia Registro de inscripciones a capacitaciones Incripciones a las capacitaciones registradas Operador de (A) = Automatizable a través de SIPAR 22

23 Lista de asistencia Cédula de inscripicón Constancias de Coordinar la Operador de Evaluación de reacción Capacitación coordinada Resultados de la Formato de evaluación Evaluar el aprendizaje del evento de Operador de Aprendizaje del evento de evaluado Reporte de evaluación de reacción Recibir, revisar y aceptar bienes y servicios Realizar la evaluación de reacción de Evaluación de reacción de realizada Supervisor de Reportes de avances trimestrales de Monitorear el cumplimiento del Programa Anual de Supervisor de Avance trimestral conforme al PAC Cumplimiento del programa anual de monitoreado Estadísticas de asistencia Historial de Realizar seguimiento y control de la impartición de l... Supervisor de Constancias de Registros estadísticos Seguimiento y control de la impartición de la... Herramientas de evaluación Evaluar el impacto de la Responsable de Administrar separación laboral Evidencia de evaluación Informe de impacto de la evaluado Evaluar el desempeño del personal Reporte de indicadores Generar indicadores para estrategia de recursos humanos Responsable de Iindicadores para estrategia de recursos humanos generados Generar estrategia de recursos humanos (A) = Automatizable a través de SIPAR 23

24 4 Anexo de formatos 4.1 Programa anual de Objetivo del formato Programa Anual Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Principal contenido del formato Electrónico (SIPAR) El formato contiene los siguientes datos: - Concepto - Total de Personas a capacitar - Presupuesto - Programado PAC - Fecha - Ejercicio - Curso - Capacidad - Modalidad - Numero de Facilitadores - Tipo de participantes 4.2 Detección de necesidades de Objetivo del formato Detección de Necesidades Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Principal contenido del formato Electrónico (SIPAR) El formato contiene los siguientes datos: - Información del puesto - Cursos necesarios para el puesto - Cursos complementarios - Necesidades especificas del área 4.3 Solicitud de extraordinaria Objetivo del formato Solicitudes de las necesidades de que no están reflejadas en el PAC Formato (Electrónico (SIPAR), Electrónico (SIPAR) (A) = Automatizable a través de SIPAR 24

25 Papel o correo electrónico) Principal contenido del formato El formato contiene los siguientes datos: - Información del puesto - Información de la extraordinaria 4.4 Registro de asistencia de la Objetivo del formato Mantener el control de asistencia a las Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Principal contenido del formato Electrónico (SIPAR) El formato contiene los siguientes datos: - Nombre - Adscripción - Puesto - Fecha - Instructor 4.5 Evaluación de reacción Objetivo del formato Evaluación de la Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Principal contenido del formato Formato (Electrónico (SIPAR) El formato contiene los siguientes datos: - Curso - Instructores - Adscripción - Puesto - Fecha - Valoración del facilitador - Logística del evento - Programa del curso - Observaciones (A) = Automatizable a través de SIPAR 25

26 4.6 Carta compromiso Objetivo del formato Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Principal contenido del formato Confirmar que el servidor público participará en el evento de Papel El formato contiene los siguientes datos: - Nombre completo del curso, diplomado, taller, etc. - Nombre de la Dependencia Institución o Empresa que imparte - Firma (A) = Automatizable a través de SIPAR 26

27 5 Documentos anexos 4.1 Plan de la mejora de la gestión. 4.2 Plan nacional de desarrollo (A) = Automatizable a través de SIPAR 27

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