PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS. 05/P7 Versión: 1

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1 05/P7 Versión: 1 Elaborado por: Revisado por: Aprobó: Gerente Administrativo y Financiero Comité de Coordinador de Control Interno y Calidad Firma: Firma: Firma: Gerente General Carrera Parque de San Antonio - Conmutador: Línea de atención al cliente: Fax: Home Page: Medellín - Colombia

2 Código: 05/P7 Versión: 1 Fecha: Página 1 de 5 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos y directrices para la adecuada realización de la conciliación bancaria de las cuentas de ahorro y corrientes suscritas por la Entidad. 2. ALCANCE El procedimiento inicia desde la recepción de los extractos bancarios con el cruce de información, estableciendo diferencias, culmina con el archivo físico de la conciliación bancaria de las cuentas de ahorro y corrientes suscritas por la Entidad. 3. BASE LEGAL Y REFERENCIAS 3.1 Plan General de Contabilidad Pública. 3.2 Procedimiento para la gestión contable y presupuestal 05/P3 3.3 Procedimiento para la aplicación de recursos financieros 05/P4 4. DEFINICIONES 4.1 CONCILIACIÓN BANCARIA: Es un proceso que permite confrontar y verificar los valores que la empresa tiene registrados de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario. En la conciliación se revisa y confronta cada uno de los movimientos registrados en los libros auxiliares de contabilidad (bancos), con los valores contenidos en los extractos bancarios para determinar la causa de la diferencia. La conciliación no busca en ningún momento legalizar los errores; por el contrario, es un mecanismo que permite identificar las diferencias y sus causas, para luego proceder a realizar los respectivos ajustes y correcciones. 4.2 LIBRO AUXILIAR DE BANCOS: Es el registro que contiene cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas debito, notas crédito, anulación de cheques. 4.3 NOTAS DÉBITO: Es una erogación para la empresa, puesto que significa un ingreso para quien la emite, que en este caso es el banco, quien bien la puede emitir por el cobro de la cuota de manejo de la cuenta, por la chequera, etc. 4.4 NOTAS CRÉDITO: Es un ingreso para la empresa, puesto que una nota crédito significa un egreso para quien la emite, es decir el banco, el cual la puede emitir por pago de intereses. 4.5 EXTRACTOS FÍSICOS: Es un documento emitido por el banco donde se realiza el registro completo de cada movimiento que la entidad hace en sus cuentas y que es enviado mensualmente por las respectivas entidades financieras, en él se muestran todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al último día del respectivo mes, que

3 Código: 05/P7 Versión: 1 Fecha: Página 2 de 5 coincide con la fecha de corte para la conciliación bancaria que queda como soporte en el archivo físico. 5. CONDICIONES GENERALES Entre las causas más comunes que conllevan a que los valores de los libros auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos: Cheques girados por la entidad y que no han sido cobrados por el beneficiario. Consignaciones registradas en los libros auxiliares que el banco aún no ha abonado a la cuenta de la empresa. Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha registrado en su libro auxiliar. Notas crédito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que ésta no ha registrado en sus auxiliares. Errores de la entidad al momento de registrar los conceptos o seleccionar la cuenta del convenio y valores registrados en el libro auxiliar. Errores del banco en la elaboración de los extractos. En la eventualidad que el error sea del banco, se debe hacer la respectiva reclamación por medio escrito y se procede a contabilizar esta reclamación que es un derecho a favor de la entidad. 6. DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO No. (paso) 1. ACTIVIDAD (qué) Recepción de Extractos Bancarios RESPONSABLE (quién) DESCRIPCIÓN (cómo) Analista Contable - Los primeros diez días de cada mes las entidades financieras envían los extractos bancarios. - Se Organizan los extractos bancarios por bancos y tipo de cuenta ahorros, corriente.

4 Código: 05/P7 Versión: 1 Fecha: Página 3 de 5 No. (paso) ACTIVIDAD (qué) 2. Realizar la conciliación bancaria 3. Determinar las causas de las partidas conciliatorias. RESPONSABLE (quién) DESCRIPCIÓN (cómo) Analista Contable - Confrontar los saldos entre auxiliar por bancos y los extractos bancarios, identificando las diferencias - Se procede a llevar las diferencias (Cheques girados y no cobrados, notas debito y crédito no registrados en libros y/o en bancos), al formato de conciliación 05/F20. Analista Contable a. Se verifican las partidas conciliatorias y se realiza un registro de las notas débito y crédito bancarios que corresponde a los conceptos y valores que causan la diferencia, las cuales se contabilizan en los comprobantes 20 los Rendimientos Bancarios y 05 los Gastos Bancarios. b. se procede a analizar los registros diferentes a los correspondientes al numeral a. y se realizan los respectivos ajustes, informando a tesorería, con el objetivo de corregir las inconsistencias y los errores encontrados. c. Si se dan diferencias por parte del banco, las reclamaciones deben llevar el visto bueno y los respectivos soportes para la firma de la Gerente Administrativa y Financiera. 4. Archivar la Conciliación Analista Contable Se realiza el archivo de las conciliaciones y los respectivos soportes que en este caso son formato de conciliaciones bancarias, los extractos bancarios, las notas adjuntas y el libro auxiliar de bancos generado por el modulo SIF Contable, en la carpeta del banco respectivo en medio físico.

5 Código: 05/P7 Versión: 1 Fecha: Página 4 de 5 5. Revisar la conciliación Bancaria Analista Contable Contador - Informar cuentas inactivas sin movimiento durante meses - Se verifica la conciliación y los respectivos soportes, validando la misma con la firma. 7. REGISTROS Y PUNTOS DE CONTROL 7.1 Extracto bancario. REGISTROS PUNTOS DE CONTROL 7.3 Formato Conciliación Bancaria 05/F20 X 8. ANEXOS 8.1. INSTRUCTIVO CONCILIACIONES. 05/I0

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