MANEJO DE PROYECTOS VIRTUALES DE SISTEMAS EN PAÍSES EN VÍAS DE DESARROLLO. José Riveros, PMP

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Lidia San Segundo Reyes
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1 MANEJO DE PROYECTOS VIRTUALES DE SISTEMAS EN PAÍSES EN VÍAS DE DESARROLLO José Riveros, PMP

2 Acerca del Autor Cuenta con más de 15 años de experiencia como Gerente de Proyectos. Actualmente es Gerente de Proyectos para la empresa SAP y dirige proyectos y programas remotos y en sitio para grandes clientes de América Latina. Anteriormente trabajó para KPMG y PWC. Ing. José Riveros, PMP Gerente de Proyectos de SAP SAP Project Manager Associate SAP Solution Manager Ha sido docente para la Universidad de Lima, Universidad San Ignacio de Loyola, Instituto San Ignacio de Loyola y para la Escuela Nacional de Control (CGRP). Ha sido expositor en diversos eventos y participante del PMI Exam Development Workshop Ha estudiado especializaciones en gerencia de proyectos, metodologías SAP, sistemas y calidad total en Estados Unidos, Japón, México, Chile, Perú y Colombia

José Riveros, PMP Gerente de Proyectos de SAP SAP Project Manager Associate SAP Solution Manager Ha sido docente para la Universidad de Lima, Universidad San Ignacio de Loyola, Instituto San

3 Agenda 1. Introducción a la gerencia de proyectos con recursos remotos 2. Manejo de las comunicaciones con recursos remotos 3. El rol del gerente de proyectos virtuales 4. El seguimiento a las actividades de los recursos remotos 5. Lecciones aprendidas 6. Conclusiones

4 Introducción a la gerencia de proyectos con recursos remotos Por qué existen los proyectos virtuales? Puedo manejar recursos remotos? Realmente la gente trabaja sino la estoy mirando?

5 Introducción a la gerencia de proyectos con recursos remotos Cambios en procesos de negocio Creciente data Cloud computing Alta especialización Recursos escasos Deseos de viajar poco negocios recursos Ahorros en viáticos Mayor disponibilidad proyectos Equipo estimulado

especialización Recursos escasos Deseos de viajar poco negocios

6 Actividades del proyecto Qué actividades pueden realizarse en remoto? Ingeniería de la solución Manejo de proyecto Actividades técnicas Actividades del usuario Parcial o totalmente remotas Totalmente en sitio

7 Ejemplos El caso peruano de los últimos 5-7 años Cambio explosivo de los negocios Implementación acelerada de los sistemas de gestión Búsqueda de mejores recursos La gran empresa transnacional y la empresa estatal boliviana Sub caso1: Transnacional con PMO y acostumbrada a comunicaciones remotas Sub caso 2: Empresa estatal sin experiencia en proyectos y háptica

empresa transnacional y la empresa estatal boliviana Sub caso1: Transnacional con PMO y

8 Nuevas preguntas Entonces como manejo las comunicaciones? Hay alineamiento con el PMBOK? Cambia el rol del Gerente del Proyecto?

9 Manejo de las comunicaciones con recursos remotos Los equipos virtuales tienen integrantes de diferentes idiomas, culturas, husos horarios e intereses.

10 Manejo de las comunicaciones con recursos remotos Idioma común Privilegiar comunicación escrita Plan de comunicaciones Documentos estándares Reuniones periódicas Teleconferencias y videoconferencias Chat Manejo de asuntos urgentes Manejo de asuntos rutinarios Repositorio Manejo de interesados remotos

periódicas Teleconferencias y videoconferencias Chat Manejo de asuntos

11 El rol del gerente de proyectos virtuales Requerimientos del negocio Ingeniería de solución Ejecución Gerente de proyecto Especialistas

12 El seguimiento a las actividades de los recursos remotos Convocar con agendas y cerrarlas con minutas. Usar documentos estándares. Asuntos extraordinarios. Tener cuidado con la frecuencia y las decisiones sobre movilizar recursos. Información urgente e inmediata y no necesariamente estructurada

13 Ejemplos La falacia al descubierto Cliente dudando del trabajo remoto Consultor tenía a los usuarios completamente ocupados en war room Un segundo consultor trabajaba alrededor de 13 horas al día Lima - 5:00 GMT Bangalore + 5:30 GMT Buenos Aires - 3:00 GMT

war room Un segundo consultor trabajaba alrededor de 13 horas

14 Lecciones aprendidas Huso horario diferente Idioma diferente Varios especialistas involucrados a la vez Asunto Urgente Desarrollar método que facilite contactar al especialista y además que le otorgue acceso rápido al asunto a atender Idioma inglés. Sin embargo, la descripción del problema debe hacerse siempre por escrito. Comprometer al equipo atenciones urgentes que puedan requerir su soporte inmediatamente. Usar métodos que permitan a varios especialistas a la vez acceder a la pantalla del problema. Toma de status, actualización de bitácora de riesgos Reunión rutinaria. Compartir minuta al finalizar la reunión conteniendo los documentos actualizados Idioma inglés Reunión rutinaria. Compartir minuta al finalizar la reunión conteniendo los documentos actualizados Capacitación / Transferencia de conocimientos Documentación escrita como prioridad. Teleconferencias necesarias respetando la calidad de vida de todos los participantes Idioma inglés o traductor especializado si el cliente final tiene mucha dificultad con el idioma Documentación escrita como prioridad. Teleconferencias necesarias respetando la calidad de vida de todos los participantes. El gerente de proyecto coordina y maneja las agendas

Comprometer al equipo atenciones urgentes que puedan requerir su soporte inmediatamente. Usar métodos que permitan a varios especialistas a la vez acceder a la pantalla del problema.

15 Ejemplos Colombia 10:00 p.m. Asunto urgente, con varios especialistas involucrados a la vez: La solución que llegó desde China Problema que sólo podía resolver un ingeniero de código altamente especializado Múltiples métodos de comunicación en simultáneo «I have recorded all the steps I did for you» China 11:00 a.m. Perú 10:00p.m.

ingeniero de código altamente especializado Múltiples métodos de comunicación en

16 Conclusiones 1. Los proyectos remotos de sistemas son una realidad que se está acentuando cada vez más. Las principales causas son la especialización, los ahorros económicos para el proyecto, la calidad de vida de los consultores y la existencia de más herramientas de colaboración. 2. La clave para manejar este tipo de proyectos es desarrollar métodos de comunicación y seguimiento adecuados, que respeten culturas, idiomas y husos horarios de todos los integrantes. Si bien cada proyecto es único, algunas herramientas pueden ser comunes, como por ejemplo la definición del idioma, la estructuración de las comunicaciones y la forma de almacenamiento de las mismas. Hay asuntos urgentes o inmediatos que deben ser tratados de modo especial, pero no constituyen la regla ni deben de imponerse como el método de trabajo o de seguimiento. 3. El rol integrador del gerente de proyecto es central en este tipo de proyectos. Debe mantener la coherencia, fijar los métodos de comunicación y seguimiento y adaptar la metodología al entorno virtual. Muchas veces se convierte en la cara visible frente al cliente y eso lo convierte además en punto de apoyo en sitio para los especialistas.

La clave para manejar este tipo de proyectos es desarrollar métodos de comunicación y seguimiento adecuados, que respeten culturas, idiomas y husos horarios de todos los integrantes.

17 Información de contacto Nombre: José Riveros Compañía: SAP Teléfono: Sesión: noviembre diciembre 2012

18 Preguntas y respuestas

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