PROCEDIMIENTO EJERCICIO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO (CAMPI) CONTROL DE EMISIÓN Elaboró : Revisó : Autorizó:

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Pablo Peralta Paz
hace 8 años
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1 PPO DE 7 Responsables: CONTROL DE EMISIÓN Elaboró : Revisó : Autorizó: GRUPO DE TRABAJO COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA CONSEJO DE DIRECCIÓN COMISIÓN TÉCNICA Dr. Daniel L. Barrera P. Firma 1. OBJETIVO Llevar el registro de las erogaciones de la dependencia a efecto de controlar el presupuesto operativo para generar información que facilite la toma de decisiones a la Dirección de la misma. 2. ALCANCE Aplica a todas las Secretarías y Unidades Administrativas. 3. LINEAMIENTOS 3.1 El ejercicio del presupuesto se ajustará a las políticas que para tal efecto se publican anualmente en las Normas de Operación y Clasificador por Objeto del Gasto o cualquier otra disposición emitida por la autoridad competente. 3.2 El ejercicio del gasto con cargo a ingresos extraordinarios, se sujetará a las normas generales que tiene establecidas la UNAM en el reglamento de ingresos extraordinarios. 3.3 La dependencia se ajustará a su presupuesto asignado a fin de evitar sobregiros en el ejercicio o dejar sin soporte presupuestal a programas prioritarios. 3.4 Únicamente se establecerán compromisos cuando se cuente con el soporte presupuestal respectivo.

2. ALCANCE Aplica a todas las Secretarías y Unidades Administrativas. 3. LINEAMIENTOS 3.

2 PPO DE Todo movimiento que afecte partidas centralizadas deberá contar con el Vo.Bo. de la dependencia centralizadora correspondiente. 3.6 De existir la necesidad de utilizar partidas que no hayan sido presupuestadas y se cuente con recursos disponibles en otras partidas, la dependencia ubicará recursos en la partida requerida a través de una solicitud de adecuación presupuestaria a la Dirección General de Presupuesto (DGPO). 3.7 Toda erogación con cargo al presupuesto o a los ingresos extraordinarios deberá ser autorizada por el titular de la Entidad o Dependencia o la persona que éste designe y por el Secretario o Jefe de Unidad Administrativa, así como estar acompañada de la documentación que soporte dicho movimiento. 3.8 Todo trámite que se presente ante la Unidad de Proceso Administrativo (UPA) deberá ir acompañada de la documentación necesaria que ampare el movimiento. 3.9 La comprobación total de los gastos se efectuará mediante documentos expedidos por terceros, facturas, recibos, notas o remisiones originales, mismos que deberán reunir los requisitos establecidos en el Artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación vigente El Secretario o Jefe de Unidad Administrativa coordinará y supervisará el ejercicio del presupuesto La Secretaría o Unidad Administrativa contará con un sistema automatizado para el registro contable presupuestal mismo que deberá ser compatible con el sistema institucional de registro contable-presupuestal establecido por el Patronato Universitario Circular SA/12/96 Secretaría Administrativa del 12 de julio El Área de Presupuesto será la instancia responsable de elaborar los reportes y estados presupuestales necesarios para mantener informados al Titular, Secretario o Jefe de Unidad Administrativa y a las Unidades Responsables, de la situación en la que se encuentra el presupuesto y los ingresos extraordinarios de la Entidad o Dependencia.

6 De existir la necesidad de utilizar partidas que no hayan sido presupuestadas y se cuente con recursos disponibles en otras partidas, la dependencia ubicará recursos en la partida requerida a

3 PPO DE 7 4. DESCRIPCIÓN N Responsable Descripción Recibe de las Unidades Responsables de la Dependencia o de la Coordinación de Servicios Administrativos, 1 documentación fuente de un movimiento presupuestal, documentación comprobatoria de gastos, solicitud de compra, solicitud de viáticos, requisiciones, etc. Revisa documentación, otorga Vo.Bo. y entrega al SECRETARÍO Responsable de Presupuesto. ADMINISTRATIVO 2 En caso de que no esté autorizada o no cumpla con los requisitos para su trámite devuelve la documentación a la Unidad Responsable o a la Coordinación de Servicios Administrativos. Recibe documentación fuente de un movimiento 3 presupuestal, documentación comprobatoria de gastos, solicitud de compra, solicitud de viáticos, requisiciones, etc. Registra el ingreso de documento en el modulo de ventanilla para emisión de contrarecibo-orden de pago RESPONSABLE DE Verifica suficiencia presupuestal. 4.1 En caso de no contar con suficiencia presupuestal, rechaza el movimiento y entrega la documentación a las unidades responsables. Entrega contra-recibo al beneficiario cuando se recibió el producto y/o servicio y este posteriormente acude a recoger su cheque. Nota: Los CAMPI cuentan con un modulo de Unidad de Proceso Administrativo (UPA) de la DGCI, el cual proporciona servicio directo a las dependencias a través del Sistema de Control Presupuestal. Asigna código programático a afectar en el modulo de Captura, elabora forma múltiple o solicitud de gastos a reserva de comprobar y turna al Secretario o Jefe de Unidad Administrativa, en caso de las dependencias.

documentación comprobatoria de gastos, solicitud de compra, solicitud de viáticos, requisiciones, etc. Revisa documentación, otorga Vo.Bo. y entrega al SECRETARÍO Responsable de Presupuesto.

4 PPO DE 7 N Responsable Descripción Recibe forma múltiple o solicitud de gastos a reserva de comprobar revisa, firma y recaba firma del titular o persona 7 SECRETARÍO designada por éste y en su caso del interesado y turna al ADMINISTRATIVO Responsable de Presupuesto. Recibe forma múltiple o solicitud de gastos a reserva de 8 comprobar autorizada. Realiza el registro en el Sistema Contable Presupuestal la 9 forma múltiple o solicitud de gastos a reserva de comprobar. 1 Emite Relación de Entrega de Documentos a Patronato RESPONSABLE DE 14 PROVEEDOR RESPONSABLE DE Envía forma múltiple, Contrarecibo o solicitud de gastos a reserva de comprobar, con la Relación de Entrega de Documentos a Patronato a la Unidad de Proceso Administrativa (UPA), para su trámite, recibiendo el acuse correspondiente Nota. En el Sistema Contable Presupuestal el contrarecibo se emite en el inicio del proceso (ventanilla). Revisa por medio del Sistema Integral de Administración Universitaria (SIAU) y/o en el Sistema Contable Presupuestal (UPA) el resultado del trámite. En caso de rechazo del trámite acude a la UPA a recoger documentación original y rechazo para su corrección. Acude a la UPA y canjea Contra-recibo por cheque de reembolso al Fondo Fijo de la Dependencia para su depósito. Acude a la UPA y canjea Contra-recibo por su correspondiente cheque. Realiza registro definitivo en el sistema contable presupuestal INTERNO (DEPENDENCIA), archivando documentación en el expediente para aclaraciones posteriores y en su caso para su comprobación. Elabora informe mensual de aplicación del presupuesto, así como los estados presupuestales correspondientes y los presenta al Secretario o Jefe de Unidad Administrativa, así mismo emite informes presupuestales por Unidad e informa a los Responsables su situación financiera y posteriormente efectúa la conciliación del presupuesto. (ver procedimiento PPO 119 Conciliación del Presupuesto y de los Ingresos Extraordinarios).

Realiza el registro en el Sistema Contable Presupuestal la 9 forma múltiple o solicitud de gastos a reserva de comprobar. 1 Emite Relación de Entrega de Documentos a Patronato.

5 PPO DE 7 5. GLOSARIO DGPO SIAU UPA Solicitud Interna Formato correspondiente Unidades Responsables Dirección General de Presupuesto. Sistema Integral de Administración Universitaria Unidad de Proceso Administrativo Oficio, solicitud de compra, solicitud de servicio, memorandum y/o correo electrónico el cual implica se ejerza el presupuesto Forma múltiple, Solicitud de gastos a reserva de comprobar, Viáticos Trabajos de campo y prácticas escolares, Profesores invitados, Recibo de honorarios, Papeleta de boletos de avión, Solicitud vale de abastecimiento, Becas, etc. (Mismos que están relacionados en registros de calidad) Usuario, departamento, área o laboratorio que tenga asignado recursos. 6. REFERENCIAS 6.1 Referencias Generales Código MC1 NMX-CC-91-IMNC-2 NMX-CC-9-IMNC-2 Normatividad anual de cierre de ejercicio presupuestal DGPO/1/24 del 26/1/4 Vigente Vigente Manual de Gestión de la Calidad de las Secretarías y Unidades Administrativas de las Entidades y Dependencias de la UNAM. Norma ISO 91:2 Sistemas de Gestión de la Calidad- Requisitos. Norma ISO 9:2 Sistemas de Gestión de la Calidad- Fundamentos y Vocabulario. Circular conjunta del Patronato Universitario, Dirección General de Finanzas y Dirección general de Control e Informática Dirección General Presupuesto Normas de Operación Presupuestal y Clasificador por Objeto del gasto. El reglamento de Ingresos Extraordinarios

presupuesto Forma múltiple, Solicitud de gastos a reserva de comprobar, Viáticos Trabajos de campo y prácticas escolares, Profesores invitados, Recibo de honorarios, Papeleta de boletos de avión,

6 PPO DE Documentos relacionados Código PPO 1 13 PPO 1 14 PPO 1 17 PPO 1 18 PPO 1 2 PPO 2 3 Procedimiento Registro y Control del Presupuesto Asignado. Procedimiento Ejercicio y Control del Presupuesto. Solicitud y comprobación de gastos Pago a proveedores y acreedores. Creación, incremento, manejo y reembolso del fondo fijo. Procedimiento Captación, Depósito, Registro y Liquidación de Ingresos Extraordinarios. 6.3 Registros de Calidad Código Informe mensual de aplicación del presupuesto. Forma múltiple. F-18 Gastos a reserva de comprobar. H-33 Viáticos F-11 Trabajos de campo y prácticas escolares F-34 Profesores invitados DGP Recibo de honorarios DGPROV Requisición de compra Papeleta de boletos de avión DGPROV Solicitud vale de abastecimiento Becas Relación de Entrega de Documentos a Patronato

Procedimiento Captación, Depósito, Registro y Liquidación de Ingresos Extraordinarios. 6.3 Registros de Calidad Código Informe mensual de aplicación del presupuesto. Forma múltiple.

7 PPO CONTROL DE CAMBIOS 7 DE 7 Revisión Fecha Motivo del Cambio 8. ANEXO No Aplica Mayo de 26 Modelo Administrativo Descentralizado, Campi Foráneos.

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