Políticas y Procedimientos del Módulo de Envío de Estadísticas de Adquisiciones

Transcripción

1 Políticas y Procedimientos del Módulo de Envío de Estadísticas de Adquisiciones

2 Contenido Presentación Definición de Conceptos Políticas de Operación Políticas de Actualización Instrucciones de Llenado Procedimiento Administrativo 6

3 Presentación Una de las líneas estratégicas del Plan Chiapas de Desarrollo, establece el impulso del equipamiento y uso de las tecnologías de comunicaciones y procesamiento de información en todas las áreas de gobierno, con el propósito de incrementar la eficiencia y efectividad de las funciones gubernamentales. En ese contexto, y con la finalidad de orientar esfuerzos de modernización de la gestión de la administración pública, la Secretaría de Administración, ha elaborado el presente documento denominado Políticas y Procedimientos del Módulo de Envío de Estadísticas de Adquisiciones, que tiene como objetivo, facilitar la actualización de las estadísticas de compras realizadas en procesos licitatorios de las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Estatal. Políticas y Procedimientos 1

4 Definición de Conceptos Para efectos del presente documento, se entenderá por: Usuario Dependencia Usuario Administrador CEAD Estadística Internet Web Sesión Formulario Icono A los órganos administrativos internos de cada Dependencia o Entidad (Áreas de Recursos Materiales o equivalente). A la Dirección de Adquisiciones de la Secretaría de Administración. Sistema de Captura de Estadísticas de Adquisiciones. Al archivo generado por el sistema de Captura de Estadísticas de Adquisiciones. Es un sistema mundial de redes de computadoras, un conjunto integrado por las diferentes redes de cada país del mundo. World Wide Web, o simplemente Web, es el universo de información accesible a través de Internet. Es el periodo de tiempo, en el que un usuario permanece conectado a un determinado servidor de Internet. Es una sección donde el usuario puede llenar campos de entradas, insertar un texto en campos de textos, seleccionar listas etc. Es una imagen o dibujo que se presenta en la pantalla de nuestra computadora y que representa una acción determinada a realizar. Políticas y Procedimientos 2

5 Políticas de Operación Los usuarios del sistema a que se refiere el presente documento, deberán apegarse a lo siguiente: Dependencias y Entidades A los Órganos Administrativos (Áreas de Recursos Materiales), les corresponderá: Observar lo establecido en la Guía de Usuario que emita la Unidad de Informática de la Secretaría de Administración, para la operación del sistema. Enviar el archivo de estadísticas generado en el CEAD, desde el Módulo de Envío de Estadísticas de Adquisiciones. Concluir en un período máximo de 5 días hábiles con la captura de la información de las adquisiciones y enviarlas al Usuario Administrador. Mantener en actualización permanente la información de las estadísticas de la Dependencia o Entidad de su competencia. Secretaría de Administración A la Unidad de Informática, le corresponderá: Desarrollo y mantenimiento del Módulo de Envío de Estadísticas de Adquisiciones. Capacitar al personal de las áreas de Recursos Materiales de las Dependencias y Entidades, en el uso del sistema. Proporcionar a las Dependencias y Entidades, la Guía de Usuario para la operación del Sistema. La Dirección de Adquisiciones (Órgano Normativo), le corresponderá: Asesorar al personal de las Dependencias y Entidades en la elaboración y/o envío de las estadísticas de adquisiciones. Observar lo establecido en la Guía de Usuario que emita la Unidad de Informática de la Secretaría de Administración, para la operación del sistema. Dar seguimiento a los procesos de elaboración, revisión, publicación y actualización de las Estadísticas de Adquisiciones de las Dependencias y Entidades. Políticas y Procedimientos 3

6 Políticas de Actualización La actualización de las Estadísticas de Adquisiciones de las Dependencias y Entidades puede ocurrir bajo las siguientes condiciones: 1. Al concluir cada mes del año, se deberán capturar las compras realizadas en los procesos licitatorios de cada una de las Dependencias y Entidades. Políticas y Procedimientos 4

7 Instrucciones de Llenado Para el envío de las Estadísticas de Adquisiciones, será necesario: Generar el archivo de Estadísticas de Adquisiciones desde el CEAD. Escribir una breve descripción del archivo de Estadísticas de Adquisiciones que se enviará. Anexar el archivo de Estadísticas de Adquisiciones (debe cumplir con el formato especificado) para su incorporación en el reporte estadístico. Enviar al Usuario Administrador el archivo de Estadísticas de Adquisiciones para su validación. Políticas y Procedimientos 5

8 Procedimiento Administrativo Dependencia o Entidad Secretaría de Administración Dirección de Desarrollo Administrativo Envío de Estadísticas de Adquisiciones a Publicar Revisión de las Estadísticas de Adquisiciones No Correcta? Emite Rechazo con Observaciones Si Publica Estadísticas en el Sitio de Internet Políticas y Procedimientos 6