FICHA ESTUDIOS PREVIOS MINIMA CUANTIA

Transcripción

1 Página 1 de 8 1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD La Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, en aras de dar cumplimiento a las funciones definidas en el Decreto 4062 de 2011, debe garantizar el funcionamiento del parque automotor el cual debe estar en optimas condiciones de operatividad para el normal desarrollo de las actividades misionales y administrativas propias. Por tal razón la Regional Amazonas cuenta con vehículos y motos que requieren mantenimiento preventivo y correctivo, los cuales se relacionan en el numeral 3.1 del presente documento. Por ser este un servicio considerado como esencial para el normal desarrollo de las actividades misionales y de apoyo a cargo de la Entidad, es deber de la administración propender por el adecuado estado técnico de su parque automotor, garantizando de esta manera la disponibilidad, eficiencia y oportunidad necesarias en el uso del mismo. Adicionalmente y con el fin de prevenir cualquier tipo de falla en la operación de los referidos vehículos y motos, se deben realizar de manera periódica adecuados mantenimientos tanto preventivos como correctivos, de carácter eléctrico y mecánico que incluya el suministro de repuestos, aceites, piezas y accesorios e instalación de los mismos, lavado general, des pinchado, entre otros. Expuesto lo anterior, se puede concluir que es necesario contar con un servicio de mantenimiento de carácter preventivo y correctivo permanente para dichos rodantes, con el fin de garantizar el correcto funcionamiento del mismo y que a su vez permita atender de forma oportuna cualquier falla que estos puedan presentar. 2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR. A. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR: Contratar la prestación del servicio de mantenimiento general preventivo y correctivo con suministro de repuestos para el parque automotor de la Regional Amazonas ubicada en la Calle 9 No 9-62 de la Ciudad de Leticia Amazonas. B. IDENTIFICACION DEL CONTRATO Servicio de Mantenimiento C. LUGAR DE EJECUCIÓN: La prestación del servicio objeto del contrato, se llevará a cabo en la Ciudad de Leticia Amazonas. D. PLAZO El plazo de ejecución del contrato que se derive de este proceso de selección será hasta el 30 de diciembre de 2012, contados a partir de la suscripción del Acta de Iniciación, previo cumplimiento de los requisitos de ejecución, es decir expedición del registro presupuestal. E. FORMA DE PAGO Una vez perfeccionado el contrato y cumplidos los requisitos de ejecución, la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia pagará al contratista el valor pactado de acuerdo con los servicios de

2 Página 2 de 8 mantenimiento preventivo y/o correctivo efectivamente realizados liquidados a los precios ofrecidos, previa presentación de la factura acompañada de sus respectivos soportes, tales como: 1.- Certificado del cumplimiento y recibo a satisfacción expedido por el supervisor del contrato. 2.- Certificación expedida por el representante legal o por el revisor fiscal según sea el caso del pago de sus obligaciones a los sistemas de salud, riesgos profesionales y aportes a las cajas de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y servicio de aprendizaje SENA. 3.- Presentación por parte del contratista de los recibos de consignación bancaria del pago de impuestos Departamentales y Municipales, tal como lo obliga las normas legales vigentes, para lo cual el contratista debe hacerle entrega al Supervisor del Contrato de la consignación respectiva, este corresponde a: 4% por concepto de Estampilla para el Bienestar del Adulto Mayor (Acuerdo 001 y 003 de 2010) ; 2% Pro Deporte Acuerdo (062 de 2004) ; 2,0% Pro cultura (Articulo E.T. Acuerdo No.008 de 2009); 2% Pro desarrollo; 0.8% Pro electrificadora; 1% Pro Uniamazonia. 4.- Para el caso del oferente que resulte favorecido en la adjudicación del presente proceso mediante la aceptación de oferta y este registrado en la Ciudad de Leticia Amazonas, se deberá tener en cuenta la excepción del IVA, tal como lo estipula el Artículo 270 de la Ley 223 de 1995, en concordancia con el Párrafo 3 del Artículo 420 del Estatuto Tributario. PARÁGRAFO 1: Si las facturas no han sido correctamente elaboradas o no se acompañan los documentos requeridos para el pago, el término para éste sólo efecto empezará a contarse desde la fecha en que se haya aportado el último de los documentos. PARÁGRAFO 2: Se entienden incluidos como parte del precio todos los impuestos, derechos, tasas, gastos directos o indirectos y contribuciones que se generen con ocasión o como efecto del presente contrato, los cuales corren a cargo del CONTRATISTA. PARÁGRAFO 3: Los pagos quedan sujetos igualmente al cumplimiento de los trámites administrativos a que haya lugar, a la expedición de la obligación y orden de pago SIIF, y a la aprobación del Programa Anual mensualizado de Caja PAC, por parte de la Dirección del Tesoro Nacional. Los documentos soportes para el pago deberán ser avalados por el supervisor del contrato. PARÁGRAFO 4: Si la Entidad recibe los documentos para pago dentro de los cinco (5) últimos días hábiles del mes, se tramitarán para efectos de pago, el primer día hábil del mes siguiente. F. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN: Que la Ley 1474 de 2011 "Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los Mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública", contiene disposiciones en materia de contratación pública que deben ser reglamentadas por el Gobierno Nacional en la órbita de su competencia, dentro de las cuales se encuentra la

3 Página 3 de 8 modificación al artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 en la cual se incorpora como nueva modalidad de selección, la contratación de "Mínima Cuantía". Que la modalidad de selección de Mínima Cuantía, como lo establece el parágrafo 2 del artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, se realizará exclusivamente con las reglas en ella contempladas y en su reglamentación, no pudiendo aplicarse reglas propias de las demás Modalidades de selección. Que el Decreto 0734 del 13 de Abril de 2011 " por el cual reglamenta el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública", contiene disposiciones en materia de contratación pública que deben ser reglamentadas por el Gobierno Nacional en la órbita de su competencia, dentro de las cuales se encuentra la modalidad de selección de "Mínima Cuantía". En el presente caso se trata de celebrar un contrato de mínima cuantía, como quiera que valor se encuentre por debajo del 10% de la menor cuantía de conformidad con el presupuesto de la entidad. G. SUPERVISIÓN DEL CONTRATO: El supervisor del contrato será el Coordinador Grupo de Apoyo de la Regional Amazonas o quien haga sus veces. 3. CONDICIONES TÉCNICAS EXIGIDAS. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO Mantenimiento general preventivo y correctivo con suministro de repuestos para el parque automotor asignado a la Regional Amazonas, ubicada en la calle 9 No Leticia Amazonas ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL PARQUE AUTOMOTOR ITEM CLASE TIPO MARCA PLACA MODELO COLOR No. SERIE No. MOTOR C.C 1 CAMIONETA DOBLE CABINA PICK UP CHEVROLET CEW BLANCO 8LBETF1G AUTOMOVIL AVEO CHEVROLET NMF GRIS C. 8Z1TJ59727V F14D K CAMIONETA FORTUNER TOYOTA KGF BLANCO 2TR PERLADO MOTOCICLETA ECO 100 HONDA ZBX 16A 2007 PLATA MB4HA11EA69F F27E ,2 5 MOTOCICLETA ECO 100 HONDA ZBX17A 2007 NEGRO MB4HA11EA69F F27E ,2 6 MOTOCICLETA XR 125 L HONDA QGZ04A 2012 BLANCO ROSS 9FMJD1923CF JC30E MOTOCICLETA XR 125 L HONDA QGZ06A 2012 NEGRO 9FMJD1924CF JC30E Nota: Se hace necesario tener en cuenta las siguientes consideraciones Se hace necesario incluir en el presente proceso contractual las motos relacionadas en los numerales 6 y 7 del presente cuadro, lo anterior en razón a que estas fueron entregadas en provisionalidad por el DAS en proceso de supresión a la Regional Amazonas de la Unidad Administrativa, Especial Migración Colombia, tal como consta en el acta del 15 de mayo de2012,

4 Página 4 de 8 mientras la citada entidad elabora el acta de transferencia definitiva, esta destinación fue aprobada por el Comité de Seguridad Departamental del Amazonas en reunión del 3 de abril de 2012, en concordancia con lo dispuesto en el articulo 10 del Decreto 4057 del 31 de octubre de Aunado a lo anterior y pese a que el rodante citado en el numeral 3 del presente cuadro es último modelo, se hace necesario incluirlo debido a los mantenimiento preventivos que hay que efectuarle en aras de garantizarle su vida útil GENERALIDADES DEL SERVICIO El contratista efectuará las reparaciones mayores, es decir motor en un plazo máximo de diez (10) días y las reparaciones menores, es decir las demás reparaciones en un plazo máximo de dos (2) días. Dichos plazos se establecen en razón a las limitaciones que se puede ver inmerso el contratista al tener que traer repuestos y accesorios desde la Ciudad de Bogota vía área. Una vez reparados los vehículos y motocicletas, el contratista deberá entregar dichos rodantes al supervisor del contrato en perfecto estado de aseo interno y externo, junto con la totalidad de repuestos, accesorios, piezas que fueron cambiados y una relación de trabajos realizados para hacer la respectiva revisión y expedición de certificado de recibido a satisfacción. Así mismo, el contratista, deberá hacer entrega del reporte técnico del servicio efectuado, discriminando los servicios desarrollados, la garantía ofrecida. En el momento en que el contratista haga entrega al contratante de los vehículos y motocicletas reparadas, se debe hacer también la entrega de la factura correspondiente del mantenimiento realizado, junto con los soportes correspondientes (copia del oficio de solitud del servicio avalado por el supervisor del contrato, orden de servicio expedida por la empresa contratista en donde se detalle los servicios presentados.) Una vez finalizado el mantenimiento de los vehículos y motocicletas, el contratista está en la obligación de verificar la calidad del mismo e informar a la entidad. El contratista previa aprobación por parte del supervisor del contrato deberá suministrar todos los repuestos y accesorios necesarios para el mantenimiento, los cuales deberán ser nuevos, originales, y libres de imperfecciones. Los gastos de transporte aéreo de repuestos y accesorios deben correr por cuenta del proveedor y no deben generar ningún costo adicional para Migración Colombia MANTENIMIENTO PREVENTIVO El Contratista debe efectuar un diagnostico previo a la ejecución del mantenimiento el cual será avalado por el supervisor del contrato.

5 Página 5 de 8 El servicio del mantenimiento preventivo será prestado en horas hábiles de 08:00 a.m. a 18:00 p.m. en las fechas acordadas al inicio del contrato. En caso de que por causas de fuerza mayor se haga necesario modificar alguna de las fechas programadas, la parte interesada notificará a la otra por lo menos dos (2) días antes del hecho y la visita de mantenimiento preventivo se podrá reprogramar, como máximo, dentro de la semana siguiente en el horario convenido de lunes a viernes. Los objetivos del mantenimiento preventivo se alcanzan por medio de un programa de actividades básicas donde se realizan limpiezas generales, revisión, evaluación y mejoramiento de desempeño, eliminación de ruidos ajenos al funcionamiento habitual, toma y evaluación de datos físicos, con una frecuencia predeterminada, que comparados con datos determinados para condiciones normales de operación dan la pauta para establecer la condición real del rodante. Lo anterior enmarcado en el cumplimiento de los siguientes objetivos básicos: Mantener los rodantes en adecuadas y mejores condiciones de servicio. Reducir el índice de mantenibilidad por daño en accesorios y repuestos mediante el seguimiento apropiado a cada componente de los vehículos o motocicletas. Distribución uniforme de las actividades de mantenimiento mediante un programa acorde con las necesidades de cada uno de los diferentes vehículos y motocicletas. Teniendo en cuenta las novedades de los rodantes, la calidad de su instalación y la frecuencia de su uso el mantenimiento preventivo se hará en un periodo HERRAMIENTAS Y EQUIPOS Para la ejecución de los mantenimientos el contratista dotara al personal con todas las herramientas y equipos mínimos necesarios para la correcta y oportuna prestación del servicio objeto del contrato CONTROL DE LAS VISITAS El mantenimiento preventivo y/o correctivo, será controlado por medio de los reportes o Informes de las visitas de mantenimiento realizadas, las cuales serán generados por el contratista, si fuese el caso, los elementos y/o repuestos remplazados y las debidas recomendaciones, el documento deberá ser suscrito por la firma contratista y el Supervisor del contrato y/o quien haga sus veces GARANTÍA TÉCNICA DEL SERVICIO Todos los trabajos de mantenimiento preventivo incluidos los repuestos y accesorios deberán tener una garantía mínima de un (1) mes y los mantenimientos correctivos incluidos los repuestos suministrados e instalados de seis (6) meses, para lo cual el proponente favorecido expedirá certificación de compromiso de dicha garantía MANTENIMIENTO CORRECTIVO Los mantenimientos correctivos de los componentes y sistemas que conforman los vehículos (frenos, suspensión, motor, transmisión, dirección, eléctrico, electrónico, etc.) que fallan por desgaste de las piezas o por fatiga de materiales, deberán ser atendidos inmediatamente donde y cuando la Regional Amazonas de Migración Colombia, solicite el servicio, es decir, que cuando la

6 Página 6 de 8 entidad lo requiera, el contratista deberá garantizar el desplazamiento de una persona hasta el sitio donde se requiera el servicio. Se prestará el servicio de mantenimiento correctivo con el fin de efectuar las reparaciones necesarias y cambio de repuestos deteriorados, de acuerdo a revisión efectuada y al diagnostico técnico, sin interferir con las actividades programadas para el mantenimiento preventivo, este mantenimiento se debe realizar bajo las siguientes condiciones: El contratista realizara el mantenimiento correctivo y puesta en funcionamiento de los rodantes objeto del contrato dentro de un plazo máximo de diez (10) días siguientes a la recepción de la solicitud realizada por el Supervisor designado para el contrato, quien informará cuando se presente una falla telefónicamente o en su defecto vía fax a través de correo electrónico. Cuando se requiere realizar el cambio de partes de los rodantes, el contratista, previamente presentara la cotización de los mismos para que el Supervisor del contrato designado por la Entidad apruebe el suministro e instalación de los mismos. Los elementos aprobados para cambio, deberán ser piezas nuevas, originales y cumplir con las especificaciones técnicas establecidas por el fabricante. Cuando el daño requiera el traslado del rodante o parte del mismo al taller para su reparación, este se debe realizar previa aprobación del supervisor del contrato y si genera costo alguno, el contratista lo asumirá. 4. VALOR ESTIMADO Y PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO. Tomando en cuenta la información registrada en la cámara de comercio de la Ciudad de Leticia, se efectúo consulta telefónica y personalizada a varios establecimientos dedicados posiblemente al cumplimiento del objeto del presente proceso, resultado de lo anterior notamos que tres (3) de ellos no prestan el servicio de mantenimiento para vehículos, tres (3) son monta llantas, dos (2) despinchaderos y lavaderos de motos, dos (2) son establecimientos de servicios electrónicos, dos (2) se dedican a la venta de repuestos. Tomando en cuenta la única la única cotización aportada, efectuamos el presente estudio. ANALISIS: EMPRESA QUE COTIZA SERVIAUTOS LA TERCERA CLASE DE SERVICIO VALOR DEL SERVICIO Mantenimiento Preventivo Motos 1* De $ a $ Mantenimiento Correctivo Motos 2* De $ a $ Mantenimiento Preventivo Vehículos 3* De $ a $ Mantenimiento correctivo de Vehículos 4* De $ a $

7 1*Se enmarca a hacer mantenimiento preventivo a 15 items. 2* Se enmarca a hacer mantenimiento correctivo a 5 items. 3* Se enmarca a hacer mantenimiento correctivo a 20 items. 4* Se enmarca a hacer mantenimiento correctivo a 7 items. Página 7 de 8 Efectuado análisis de lo anterior se concluye que para el caso de las motos: a.- El mantenimiento preventivo a cada moto el costo mínimo es de $ al máximo $ , lo que quiere decir que entre el precio mínimo y el máximo se establece la media de $ oo. b.- El mantenimiento correctivo para moto el costo mínimo es de $ al máximo $ , lo que quiere decir que entre el precio mínimo y el máximo se establece la media de $ oo. Tomando en cuenta el resultado del valor de la media del mantenimiento correctivo y preventivo nos registra un valor total de $ ,oo Suma que de multiplica por los dos mantenimientos en lo que resta el año de la vigencia lo que indica un gran total de: $ oo. Y para el caso de los vehículos: a.- El mantenimiento preventivo a cada vehículo el costo mínimo es de $ al máximo $ , lo que quiere decir que entre el precio mínimo y el máximo se establece la media de $ oo. b.- El mantenimiento correctivo para vehículo el costo mínimo es de $ al máximo $ , lo que quiere decir que entre el precio mínimo y el máximo se establece la media de $ oo Aclaramos que no se tiene en cuenta el mantenimiento correctivo del vehículo camioneta Toyota fortuner y dos motocicletas hondas XR 125L. Con base en lo anterior y considerando que la totalidad del parque automotor no requiere mantenimientos correctivos, sino que los mismos fueron cotizados con el fin de hacer las proyecciones necesarias y cubrir cualquier eventualidad sobre el particular, el valor del contrato a suscribir será de QUINCE MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS ($ ) M/CTE, pero el pago se realizará sobre los servicios de mantenimiento efectivamente prestados y recibidos a satisfacción. Para el caso del oferente que resulte favorecido en la adjudicación del presente proceso mediante la aceptación de oferta y este registrado en la Ciudad de Leticia Amazonas, se deberá tener en cuenta la excepción del IVA, tal como lo estipula el Artículo 270 de la Ley 223 de 1995, en concordancia con el Párrafo 3 del Artículo 420 del Estatuto Tributario.

8 Página 8 de 8 5. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL QUE RESPALDA LA CONTRATACIÓN. La Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, cuenta con la disponibilidad presupuestal necesaria para desarrollar el objeto de la presente contratación. para el caso del oferente que resulte favorecido en la adjudicación del presente proceso mediante la aceptación de oferta y este registrado en la Ciudad de Leticia Amazonas, se deberá tener en cuenta la excepción del IVA, tal como lo estipula el Artículo 270 de la Ley 223 de 1995, en concordancia con el Párrafo 3 del Artículo 420 del Estatuto Tributario. Los recursos están amparados según Certificado de Disponibilidad Presupuestal No de Julio 24 de 2012, expedido por la Coordinación Financiera de la UAMC. El valor del contrato a suscribir no podrá superar la suma señalada, todos los impuestos y demás gravámenes derivados de la contratación estarán a cargo del contratista. ÁREA RESPONSABLE: REGIONAL AMAZONAS FUNCIONARIO o CONTRATISTA RESPONSABLE: HENRY JOSE CASTILLO FONSECA CARGO: COORDINADOR GRUPO DE APOYO REGIONAL AMAZONAS FIRMA: (Original firmado) ÁREA RESPONSABLE: DIRECCION REGIONAL AMAZONAS FUNCIONARIO RESPONSABLE: JOSE ISAAC AFANADOR CAMACHO CARGO: DIRECTOR REGIONAL AMAZONAS FIRMA: (Original firmado) APROBACION COMITÉ DE CONTRATACION