MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y FORMALIZACIÓN DE CONTRATOS (CONTRATOS PEDIDOS) OBJETIVO
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- María Concepción Rojas Caballero
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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y FORMALIZACIÓN DE CONTRATOS (CONTRATOS PEDIDOS) OBJETIVO Dirigir las actividades necesarias para realizar las contrataciones de bienes, arrendamientos o servicios requeridos por las áreas del Organismo correspondientes a los capítulos 2000, 3000 y 5000, que son derivados de los diferentes procedimientos establecidos en la Ley de, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. CPFM
2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y FORMALIZACIÓN DE CONTRATOS (CONTRATOS PEDIDOS) POLÍTICAS 1. Las áreas de compras de la, deberán determinar y turnar la documentación integrada en expediente para la elaboración del contrato pedido o contrato clausulado, según corresponda, de acuerdo al capítulo al que aplique el procedimiento de compra: Capítulo Capítulo Contrato Clausulado Capítulo Para las contrataciones de capítulo 5000, si los bienes incluyen instalación y/o capacitación o servicio de mantenimiento, se deberá solicitar según corresponda, la elaboración de contrato clausulado. 3. Para las contrataciones del capítulo 3000, que corresponda a los conceptos de bienes que por su destino final están clasificados en las partidas 3409, 3601, 3602 y 3603, en su caso será necesario elaborar un contrato pedido para generar entrada y salida de los mismos en almacén. 4. La gestión que se lleve a cabo ante la Dirección Jurídica para efectos de solicitar la elaboración del contrato clausulado, la signará el Gerente de o Subgerente de. 5. Los contratos pedido se signarán de acuerdo a lo establecido en el Manual de Políticas, Bases y Lineamientos de, Arrendamientos y Servicios. 68 CPFM - 01
3 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES 6. La formalización de los contratos pedidos o clausulados en Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo y Conexo Industrial, se formalizarán y sujetarán de igual forma a lo establecido en la disposición antes mencionada. 7. La comunicación con la Presupuestos para efectos de liberación de pedido de bienes y/o servicios y contratos clausulados para comprometer presupuesto, será igualmente válida si únicamente se lleva a cabo por el SIAC, omitiendo la comunicación vía correo electrónico. 69 CPFM - 01
4 TITULO: PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y FORMALIZACIÓN DE CONTRATOS (CONTRATOS PEDIDOS) UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES PAG. 1 DE 3 FECHA: 19 MAYO 2006 RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO 1. Integra expedientes del proveedor ganador y turna a la Dirección Jurídica, Expediente Subdelegación Jurídica o al área de contratos de adquisiciones para elaboración de contrato clausulado o contrato pedido. Nota: El expediente se integra con los siguientes documentos: Listado de Solicitud de Pedido del procedimiento, Actas de juntas de Aclaraciones y Fallo, Bases, Propuestas técnicas y económicas, y Anexos. Ver Procedimientos de Compra Directa, ITP, Licitación Pública, Adjudicación Directa (Excepción a Licitación Pública) Contrato Clausulado Dirección Jurídica/ Área Jurídica Área Solicitante 2. Elabora oficio dirigido a la Dirección Jurídica, solicitando se elabore el contrato, anexa fotocopia de la documentación generada por el procedimiento de compra, que formará parte de los anexos del contrato. 3. Recibe, analiza y elabora contrato clausulado, recaba firmas del área solicitante del bien, arrendamiento o servicio y envía a la a través de la Gerencia de o para captura en SIAC. Ver Procedimiento para la Formalización de Contratos de, Arrendamientos y Servicios de la Dirección Jurídica. 4. Recibe y en SIAC (transacción ME21N) con base en las solicitudes de pedido de bienes y servicios, captura los datos del contrato, genera número de contrato. 5. Elabora oficio con acuse, notificando número de contrato y envía al área Jurídica para formalización, solicita liberación del contrato vía correo electrónico a la Presupuesto para la liberación automática del contrato en SIAC. 6. Recibe del Proveedor los bienes, arrendamientos o servicios, valida y autoriza la factura para pago, acepta el servicio en SIAC (Transacción ML81N, únicamente para el caso de servicios) para efectos de que proceda el pago. Fin 7. Recibe y analiza expediente de documentación generada por algún procedimiento de compra para los capítulos 2000, 3000 y 5000, verificando las condiciones pactadas. 8. Revisa en SIAC (transacción ME53N) que la o las solicitudes de pedido de bienes y servicios que respaldan la contratación estén liberadas por el área de finanzas. 9. Integra contrato pedido en SIAC (transacción ME21N), obteniendo la información de los documentos generados en las diferentes etapas del proceso de adquisición del bien o contratación del servicio. 10. Solicita al área de Finanzas autorización del compromiso presupuestal del contrato pedido, vía correo electrónico. Oficio, Expediente Expediente, Contrato Clausulado Contrato Clausulado Oficio, clausulado Factura Expediente Contrato Expediente, Solicitudes de pedido de bienes y servicios Expediente, Gerencia de Innovación Gubernamental CPFM
5 TITULO: PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y FORMALIZACIÓN DE CONTRATOS (CONTRATOS PEDIDOS) UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES PAG. 2 DE 3 FECHA: 19 MAYO 2006 RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO 11. Recibe, revisa y determina si autoriza o rechaza compromiso del contrato e Presupuestos informa vía correo electrónico. Ver Procedimientos de Presupuestos Recursos Financieros Autoriza o Rechaza compromiso? Proveedor Dirección Jurídica/ Área Jurídica Rechazan 12. Corrige los datos que impiden la autorización o gestiona solución ante las áreas solicitantes. Regresa a la actividad 7 Autorizan 13. Imprime contrato y recaba la firma del Subgerente de, Gerente de y Subdirector de Bienes y Servicios, en su caso. Nota: En oficinas centrales el Subdirector de Bienes y Servicios firmará los contratos contemplados en el supuesto establecido en las políticas, y en Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo y Conexo Industrial, los que determinen los respectivos titulares. 14. En su caso, requiere al proveedor fianza de cumplimiento y carta del artículo 32 D (Código Fiscal de la Federación), así como documentación legal de la empresa y la acreditación del apoderado legal, en original para cotejo y número de copias establecidas en las bases. 15. Entrega los documentos requeridos, tanto originales como copias. 16. Recibe, dos originales de la carta del Art. 32 D, revisa que los datos estén correctos para su envío al SAT, remite al área Jurídica para validación documentación legal y fianza. 17. Envía al SAT una de las cartas del 32 D mediante oficio y archiva acuse. 18. Revisa documentación legal y fianza, revisa, coteja y valida, devuelve la documentación original al proveedor y turna copias con anexo 2 validado a la o., Fianza, Carta del Art. 32 D, Documentación de la empresa y acreditación del apoderado legal. Fianza, Carta del Art. 32 D, Documentación de la empresa y acreditación del apoderado legal. Carta 32 D Fianza, Documentación legal de la empresa y acreditación del apoderado legal. 19. Recibe copia de la fianza y anexos validados, así como copia de la documentación legal y acreditación del apoderado legal, entrega contrato pedido al proveedor y le requiere firma. Contrato pedido Gerencia de Innovación Gubernamental CPFM
6 TITULO: PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y FORMALIZACIÓN DE CONTRATOS (CONTRATOS PEDIDOS) UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES PAG. 3 DE 3 FECHA: 19 MAYO 2006 RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO Proveedor 20. Firma contrato pedido y habiendo cumplido con la entrega de todos los requisitos, se queda con el original. 21. Recibe y conserva la fianza por un año, la entrega al término de tiempo establecido siempre y cuando el proveedor haya cumplido con la entrega de los bienes, archiva expediente y turna copia del contrato a la Almacenes e Inventarios y a la Presupuesto o en su caso, Almacenista y Superintendente de Recursos Financieros respectivamente. Ver Procedimiento para la Elaboración de Notas de Entrada Almacenes e Inventarios. Termina Procedimiento Fianza, Documentación Legal 72 Gerencia de Innovación Gubernamental CPFM - 02
7 Página 1 de 4 Titulo DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA ELABORACIÓN Y FORMALIZACIÓN DE CONTRATOS (CONTRATOS PEDIDOS) Autorizado: Mayo 2006 Área: Manual: Sustituye: GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES Abril 2005 SUBGERENCIA DE ADQUISICIONES SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN JURÍDICA ÁREA JURÍDICA ÁREA SOLICITANTE INICIO INTEGRA DEL PROVEEDOR Y TURNA PARA ELABORACIÓN DE CONTRATO CLAUSULADO O PEDIDO, SEGÚN CORRESPONDA 1 NOTA: EL SE INTEGRA CON LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS: LISTADO DE SOLICITUD DE PEDIDO DEL PROCEDIMIENTO, ACTAS DE JUNTAS DE ACLARACIONES Y FALLO, BASES, PROPUESTAS TÉCNICAS Y ECONÓMICAS Y ANEXOS CONTRATO CLAUSULADO TIPO DE CONTRATO? VER PROCEDIMIENTOS DE COMPRA DIRECTA, ITP, LICITACIÓN PÚBLICA, ADJUDICACIÓN DIRECTA (EXCEPCIÓN A LICITACIÓN PÚBLICA) CONTRATO CLAUSULADO OFICIO A OFICIO ELABORA OFICIO SOLICITANDO SE ELABORE CONTRATO, ANEXA FOTOCOPIA DEL 2 RECIBE, ANALIZA, ELABORA CONTRATO, RECABA FIRMAS DEL ÁREA SOLICITANTE Y ENVÍA PARA CAPTURA EN SIAC 3 CONTRATO CLAUSULADO RECIBE, CON BASE EN LA SOLICITUDES DE PEDIDO DE BIENES Y SERVICIOS CAPTURA EN SIAC (TRANSACCIÓN ME21N), GENERA NÚMERO DE CONTRATO 4 VER PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACIÓN DE CONTRATOS DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DE LA DIRECCIÓN JURÍDICA CONTRATO CLAUSULADO OFICIO - COPIA OFICIO ELABORA OFICIO CON ACUSE NOTIFICANDO NÚMERO DE CONTRATO Y ENVÍA AL ÁREA JURÍDICA PARA FORMALIZACIÓN, SOLICITA LIBERACIÓN VÍA CORREO ELECTRÓNICO A LA SUBGERENCIA DE PRESUPUESTO PARA LIBERACIÓN DEL CONTRATO 5 SUBGERENCIA DE PRESUPUESTOS CONTRATO CLAUSULADO RECIBE LOS BIENES, ARRENDAMIENTOS O SERVICIOS, AUTORIZA LA FACTURA Y ACEPTA EL SERVICIO EN SIAC (TRANSACCIÓN ML81N ÚNICAMENTE PARA SERVICIOS) 6 FIN 73
8 Página 2 de 4 Titulo DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA ELABORACIÓN Y FORMALIZACIÓN DE CONTRATOS Autorizado: Mayo 2006 Área: Manual: Sustituye: GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES Abril 2005 SUBGERENCIA DE ADQUISICIONES SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES SUBGERENCIA DE PRESUPUESTOS SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS FINANCIEROS A RECIBE Y ANALIZA DE ALGÚN PROCEDIMIENTO DE COMPRA PARA CAPÍTULOS 2000, 3000 Y SOLICITUD DE PEDIDO DE BIENES O SERVICIOS 1 REVISA EN SIAC (TRANSACCIÓN ME53N) QUE LA O LAS SOLICITUDES DE PEDIDO ESTÉN LIBERADAS 8 INTEGRA EN SIAC (TRANSACCIÓN ME21N), OBTENIENDO LA INFORMACIÓN DEL 9 SOLICITA AL ÁREA DE FINANZAS AUTORIZACIÓN DEL COMPROMISO PRESUPUESTAL, VÍA CORREO ELECTRÓNICO. 10 RECIBE, REVISA Y DETERMINA SI AUTORIZA O RECHAZA COMPROMISO E INFORMA VÍA CORREO ELECTRÓNICO 11 VER PROCEDIMIENTOS DE PRESUPUESTOS RECHAZAN AUTORIZA O RECHAZA COMPROMISO? AUTORIZAN CORRIGE LOS DATOS QUE IMPIDEN LA AUTORIZACIÓN O GESTIONA SOLUCIÓN ANTE LAS ÁREAS SOLICITANTES 12 B 1 74
9 Página 3 de 4 Titulo DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA ELABORACIÓN Y FORMALIZACIÓN DE CONTRATOS Autorizado: Mayo 2006 Área: Manual: Sustituye: GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES Abril 2005 SUBGERENCIA DE ADQUISICIONES SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES PROVEEDOR B IMPRIME CONTRATO Y RECABA FIRMA DEL SUBGERENTE DE ADQUISICIONES, GERENTE DE RECURSOS MAT. Y SUBDIRECTOR DE BIENES Y SERVICIOS, EN SU CASO 13 EN SU CASO, REQUIERE AL PROVEEDOR FIANZA DE CUMPLIMIENTO Y CARTA DEL ARTÍCULO 32 D (CÓDIGO FISCAL DE AL FEDERACIÓN), ASÍ COMO DOCUMENTACIÓN LEGAL DE LA EMPRESA Y SU APODERADO, EN ORIGINAL PARA COTEJO 14 Y COPIAS NOTA: EN OFICINAS CENTRALES EL SUBDIRECTOR DE BIENES Y SERVICIOS, FIRMARÁ LOS CONTRATOS CONTEMPLADOS EN EL SUPUESTO ESTABLECIDO EN LAS POLÍTICAS Y EN DELEGACIONES REGIONALES, GERENCIAS DE TRAMO Y CONEXO INDUSTRIAL, LOS QUE DETERMINEN LOS RESPECTIVOS TITULARES. FIANZA CARTA ART. 32 D DOCUMENTACIÓN LEGAL EMPRESA ACREDITACIÓN DEL APODERADO LEGAL ENTREGA LOS DOCUMENTOS REQUERIDOS 15 FIANZA CARTA ART. 32 D DOCUMENTACIÓN LEGAL EMPRESA ACREDITACIÓN DEL APODERADO LEGAL RECIBE DOCUMENTACIÓN, Y DOS ORIGINALES DE LA CARTA 32 D, REVISA QUE LOS DATOS SEAN CORRECTOS Y REMITE LA DOCUMENTACIÓN LEGAL Y FIANZA AL ÁREA JURÍDICA PARA SU VALIDACIÓN. 16 OFICIO CARTA 32 D ENVÍA AL SAT UNA DE LAS CARTAS DEL 32 D MEDIANTE OFICIO Y ARCHIVA ACUSE. 17 C 75
10 Página 4 de 4 Titulo DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA ELABORACIÓN Y FORMALIZACIÓN DE CONTRATOS Autorizado: Mayo 2006 Área: Manual: Sustituye: GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES Abril 2005 DIRECCIÓN JURÍDICA ÁREA JURÍDICA SUBGERENCIA DE ADQUISICIONES SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES PROVEEDOR C FIANZA DOCUMENTACIÓN LEGAL EMPRESA ACREDITACIÓN DEL APODERADO LEGAL REVISA DOCUMENTACIÓN LEGAL Y FIANZA, REVISA, COTEJA Y VÁLIDA, DEVUELVE COPIA DE LA DOCUMENTACIÓN AL PROVEEDOR Y TURNA COPIAS CON ANEXO 2 VALIDADO. 18 RECIBE COPIA DE LA FIANZA Y ANEXOS VALIDADOS, ASÍ COMO DOCUMENTACIÓN LEGAL, ENTREGA AL PROVEEDOR Y LE REQUIERE SU FIRMA. 19 FIRMA Y HABIENDO CUMPLIDO CON LA ENTREGA DE LOS REQUISITOS, SE QUEDA CON EL ORIGINAL 20 DOCUMENTACIÓN LEGAL EMPRESA FIANZA RECIBE Y CONSERVA LA FIANZA POR UN AÑO, Y LA ENTREGA AL TÉRMINO DE TIEMPO ESTABLECIDO, ARCHIVA Y TURNA COPIA DEL CONTRATO A LAS SUBGERENCIAS DE ALMACENES E INVENTARIOS Y DE PRESUPUESTO O EN SU CASO AL ALMACENISTA Y SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS FINANCIEROS RESPECTIVAMENTE 21 VER PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE NOTAS DE ENTRADA - ALMACENES E INVENTARIOS TERMINA PROCEDIMIENTO 76
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