REGLAMENTO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE AGENCIA DE EMPLEO CAJA DE COMPENSACION COMFACUNDI

Transcripción

1 REGLAMENTO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE AGENCIA DE EMPLEO CAJA DE COMPENSACION COMFACUNDI MARCO JURÍDICO - LEGAL Artículo 1. CARÁCTER DE LA ENTIDAD: La Caja de Compensación Familiar de Cundinamarca- COMFACUNDI, es una persona jurídica de derecho privado, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, con Personería Jurídica reconocida mediante Resolución No.2356 del 05 de Agosto de 1974 expedida por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. Artículo 2. OBJETO: El presente reglamento de prestación de servicios tiene por objeto determinar las condiciones, características y calidades de la prestación de los servicios de gestión y colocación de empleo, los derechos y deberes de los usuarios a los que la agencia de empleo de COMFACUNDI prestará a sus usuarios y de la propia agencia en sí misma. Artículo 3. MARCO LEGAL: Los servicios de gestión y colocación se prestaran con sujeción a las normas contenidas en el presente reglamento, de acuerdo a lo dispuesto por el Decreto 0722 del 15 de abril de 2013, a la Ley 50 de 1990, Ley 1636 de 2013 y las demás normas concordantes que regulan la intermediación laboral en Colombia. En este sentido, COMFACUNDI se acoge a lo dispuesto en el artículo 23 del Decreto 0722 del 15 de abril de 2013 en el que se expresa que Las Cajas prestarán los servicios de gestión y colocación de empleo de que tratan los artículos 8 y 9 del presente decreto, de forma directa o a través de entidades que se creen entre las Cajas con otras Cajas de Compensación Familiar o con terceros especializados en la correspondiente actividad. Por virtud del mismo, COMFACUNDI prestará servicios a través de terceros especializados. Artículo 4. NATURALEZA: La Agencia de Gestión y Colocación de Empleo de la Caja de Compensación Familiar de Cundinamarca COMFACUNDI se constituye como una agencia privada no lucrativa y se encuentra sujeta al régimen legal establecido para este tipo de agencias. 1

2 DE LOS SERVICIOS DE LA AGENCIA Artículo 5. CANALES DE ATENCION Y SERVICIO: COMFACUNDI habilitará un canal virtual a través del cual, desarrollará y prestará sus servicios a todos los involucrados (oferentes y demandantes de empleo, instituciones, otros intervinientes) en su negocio. Virtual Web: A través del portal web de empleo; w.w.w.comfacundi.com.co podrán interactuar los diferentes actores, oferente, demandantes y el público en general. Call Center - Tel : Plataforma remota especializada en la atención telefónica (inbound outbound) que facilita la disposición de un canal de conveniencia para los diferentes usuarios, con foco exclusivo en la atención e información de los usuarios. Artículo 6. LUGAR Y HORARIO DE ATENCIÓN: COMFACUNDI, prestará los servicios virtuales a través de su portal de empleo en horario ininterrumpido todos los días de la semana durante la 24 horas. Artículo 7. USUARIOS DE LA AGENCIA: Los servicios de COMFACUNDI están destinados a todos los cesante, trabajadores activos en búsqueda de un nuevo puesto de trabajo, a personas que tratan de acceder a su primer empleo, a auto-emprendedores y a los empleadores (empresas e independientes) que requieren cubrir una vacante laboral dentro de su ámbito empresarial. Artículo 8. SERVICIOS: Los servicios que ofrecerá la agencia de colocación a sus clientes (demandantes y oferentes de trabajo) se definen conforme a lo establecido en las normas vigentes en materia de Servicio Público de Empleo. Estos son: Información Registro De oferentes de trabajo (trabajadores) De demandantes de trabajo (empleadores) Orientación Ocupacional a oferentes y demandantes de trabajo Entrevista personal Talleres virtuales a nivel individuales y/o grupales Intermediación Laboral: Registro y gestión de vacantes Preselección Remisión Atención a Clientes PQR (Peticiones, Quejas y Reclamos) A continuación, se detalla cada uno de los servicios enunciados en el parágrafo anterior: 2

3 SERVICIO 1: INFORMACIÓN.- Contenidos: La información que, con carácter general, compartirá COMFACUNDI con sus usuarios estará enfocada a los siguientes ítems: Información general de la Agencia Información sobre trámites de registro y requisitos de acceso a los servicios. Publicación de la autorización y/o reglamento expedido por la unidad competente del Ministerio de Trabajo. Catálogo de servicios de la agencia y en su caso, las tarifas de cada servicio. Manuales de utilización de recursos online de la agencia y otros contenidos específicos. Información de oferta y demanda de empleo (abierta y/o restringida, según el tipo de usuarios). Procedimiento de atención de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR). Derechos y Obligaciones de la agencia, los oferentes y demandantes de trabajo. Noticias, informes y publicaciones del ámbito laboral. Procedimiento: Información en Canal Virtual. Toda persona natural o jurídica podrá acceder libremente a la URL del portal de empleo de COMFACUNDI que, en su zona pública, pondrá a disposición de los mismos, diferentes tipos de información básica a la que cualquier usuario podrá acceder de forma libre y gratuita. Para aquella información restringida se requerirá que, el usuario previamente registrado, se identifique con su nombre de usuario y clave, para el acceso a la información específica. Procedimiento Información en Canal Call Center. Toda persona física o jurídica podrá contactar con el call center de COMFACUNDI para cubrir sus necesidades de información. El asesor del Call Center, saludará atentamente al usuario e identificará cual es la necesidad de información que se requiere atender, según libreto elaborado al efecto. Si se trata de información general de libre acceso procederá a informar al usuario en tiempo real y si se trata de información reservada, previamente procederá a la identificación del mismo a partir de las claves personales de las que disponen todos los usuarios registrados en la agencia, para una vez realizada esta tarea, proporcionar la información solicitada. 3

4 SERVICIO 2: REGISTRO Descripción: Es en este servicio de la agencia en el que los usuarios de la misma quedarán inscritos de manera efectiva, con el objeto de poder desarrollar las actividades de interrelación con la misma, tanto desde su perspectiva de demandantes como de oferentes de trabajo. Así mismo, cualquier modificación en términos de datos personales, profesionales, de capacitación y formación, etc. se tramitarán a través de este servicio. Procedimiento: En portal de empleo - web. Cualquier potencial usuario podrá acceder a la URL del portal de empleo de COMFACUNDI para efectuar el proceso de registro. Una vez en la pantalla de inicio, el usuario (trabajador o empresa) deberá ingresar a través de la pestaña Registro de Usuarios y seleccionar la opción Oferentes (trabajadores) o Demandantes (empleadores), según el caso. Previo a la visualización de las pantallas de registro, se ofrecerá un documento electrónico de protección de datos y condiciones y términos de uso del servicio, que el usuario deberá leer atentamente y marcar/validar como prueba de su aceptación. A continuación, se abrirán una serie de menús desplegables en los que el usuario deberá registrar la información. Básicamente consistirán en: o o o o Pantalla de ingreso con usuario (nombre o dirección de correo electrónico) y clave de acceso (personal a establecer por el usuario) Formulario de registro de datos identificativos y de contacto, tanto para trabajadores como para empresas. Formulario de registro de formación educativa/profesional, solamente para trabajadores. Formulario de registro de experiencia profesional, solo para trabajadores. Finalmente se ofrece una pantalla de resumen de los datos consignados, tras cuya validación el proceso de registro será efectivo. A partir de ese momento el usuario quedará registrado de manera efectiva. Este proceso podrá ser ejecutado de forma autónoma por el usuario o asistido a través del servicio de chat online habilitado al efecto en el portal web. 4

5 SERVICIO 3: ORIENTACIÓN LABORAL/OCUPACIONAL Descripción: El servicio de orientación laboral está dirigido a usuarios, en condiciones de dificultad en cuanto a su empleabilidad y se compone del conjunto de acciones encaminadas a proporcionar al trabajador y a las empresas el apoyo, la información y los recursos necesarios, además de facilitar su desarrollo personal, las actitudes y orientaciones necesarias para la búsqueda de empleo, la continua actualización profesional, la autoestima y la motivación con el objetivo básico de mejorar su empleabilidad, en el caso de los oferentes y la adecuación de las búsquedas de perfiles más adecuados con los puestos y funciones con las necesidades específicas y particulares de cada empresa, en el caso de los empleadores. Procedimiento: Oferentes de trabajo (trabajadores) El usuario registrado en el servicio web de COMFACUNDI podrá acceder al módulo de orientación en línea del portal. El usuario debe seleccionar en la barra de menú, el módulo de Orientación Online y accede al mismo. La Orientación Online se trata de un servicio informático que pretende poner en contacto y mantener la comunicación vía on-line entre los Orientadores Laborales de COMFACUNDI y los usuarios registrados de la misma utilizando el correo electrónico, o el chat, como herramientas complementarias a las tutorías individuales presenciales. Apoyado en cualquiera de los medios se podrá efectuar entrevista o tutoría individual-virtual con los mismos objetivos y técnicas que la presencial, estableciéndose el itinerario ocupacional virtual apropiado para el trabajador. Para dar soporte al ciclo de orientación laboral del portal de empleo, se dispondrá de recursos y medios (chat uno a uno con orientador, chat grupal, vídeos explicativos, documentos informativos, etc.) que versan sobre diferente temática, entre los que podemos encontrar: Desarrollo profesional (consejos sobre cómo elaborar hoja de vida y carta de presentación, qué hacer en una entrevista de trabajo, cómo negociar la incorporación, primer empleo, autoempleo y emprendimiento, desarrollo de competencias profesionales, reputación y visibilidad en el mercado de trabajo, etc.) Desarrollo personal (autoconocimiento, psicología positiva, gestión de emociones, etc.) 5

6 Demandantes de trabajo (empleadores). El responsable de la empresa, una vez ésta se encuentra registrada en el portal de empleo de COMFACUNDI, accede a la zona privada para empresas habilitada en el portal con su usuario y clave personal. Selecciona la opción Orientación Laboral/Ocupacional y accede al mismo. La Orientación Online se trata de un servicio informático que pretende poner en contacto y mantener la comunicación vía on-line entre los Orientadores Laborales de COMFACUNDI y los usuarios (empleadores) registrados de la misma utilizando el correo electrónico o el chat uno a uno, o la videollamada. Apoyado en los medios anteriores, los orientadores entrarán en contacto directo con los responsables de las empresas que buscan cubrir nuevas vacantes laborales o que formulen cualquier petición relacionadas con el ámbito de su interés en materia de orientación laboral. SERVICIO 4: INTERMEDIACIÓN LABORAL Descripción: En el servicio se engloban las actividades virtuales de alta y gestión de vacantes, inscripción a vacantes, preselección de candidatos, remisión de candidatos. Procedimiento: Registro y gestión de vacantes virtual.- El responsable de la empresa, una vez ésta se encuentra registrada en el portal de empleo de la Caja, accede a la zona privada para empresas habilitada en el portal con su usuario y clave personal. Selecciona la opción Registro de Vacantes y accede a la pantalla en la que se introducen los datos de la vacante (localización del centro de trabajo, puesto, características, salario, tipo de contrato, tipo de perfil solicitado, plazo para la gestión de la oferta, etc.) Una vez diligenciado el formato electrónico y validada la pantalla de resumen, se produce el efectivo registro de la vacante obteniéndose un código interno de oferta bajo el que la empresa podrá realizar el seguimiento y modificación oportuna de la misma. Si a lo largo del proceso de gestión de la vacante, la empresa quisiera hacer cualquier tipo de modificación sobre los datos incorporados inicialmente, seguirá un procedimiento similar, accediendo al portal, registrándose como usuario, seleccionando la opción de modificar oferta y validando las modificaciones. 6

7 El sistema no devuelve un código de registro interno sino que éste se mantiene constante en todo el ciclo para esa oferta concreta. A final de cada día, el sistema elabora un informe de cierre con todas las altas de vacantes generadas en el día y se envían automáticamente a la plataforma del Sistema de Empleo Público cumpliendo con la obligación de envío en los tiempos y formatos establecidos. Inscripción proactiva a vacantes virtual.- El trabajador accede al portal de empleo de la Caja y accede a la zona privada a partir de su código de usuario y clave personal. Selecciona la opción de búsqueda de vacantes; lo cual podrá realizar a través de diferentes opciones: por tipo de empresa, por nombre de la empresa, por puesto de trabajo solicitado, por localización, etc. El trabajador accede a la información detallada de la vacante y caso de considerar que reúne con los requisitos solicitados, selecciona la opción de inscripción en la oferta. El portal realiza mediante un proceso automático la indexación de todas las inscripciones cursadas virtualmente con la oferta determinada. Esta información será accesible para el asesor de intermediación que gestiona la vacante en concreto que recopila toda la información y analiza las inscripciones. Preselección de candidatos.- El asesor web de intermediación responsable, recibe toda la información de las postulaciones relacionadas con la misma. Así mismo y después de un proceso de chequeo a alto nivel, si entiende que son necesarias más postulaciones, realiza una búsqueda a través del motor de búsqueda de la aplicación de gestión de la agencia. Podrá hacerlo a partir de variables individuales o con un conjunto de variables agrupadas como criterio de búsqueda tales como edad, experiencia profesional, última profesión reportada, formación, etc. Una vez obtenido un volumen adecuado de postulaciones aceptables, procede a aplicar filtros que le permitan definir cuáles de ellas pasan a una lista corta de gestión. Las postulaciones que son desechadas se marcan para que el sistema reporte comunicación a los trabajadores y aquellas que reúnen las condiciones adecuadas pasan a la siguiente fase del proceso. El asesor de intermediación realiza un análisis de cada candidatura y elabora un informe de recomendación para aquellos candidatos preseleccionados. 7

8 Remisión de candidatos.- La lista final de candidatos preseleccionados desde la agencia de empleo son enviados al responsable de la empresa para que articule su proceso interno de selección. Esta remisión puede ser a través electrónico de forma directa por la plataforma o por correo electrónico. Si la empresa está registrada como usuaria del portal de empleo, el asesor de intermediación ejecuta el proceso de remisión a empresa con indexación a la oferta de código de registro que se está procesando de las hojas de vida e informes de cada candidato. La empresa que gestiona la vacante, agenda a los candidatos seleccionados para una entrevista y/o pruebas de acceso según su procedimiento interno de selección, procediendo a aceptar a uno o varios candidatos o a rechazarlos a todos. Finalmente, el asesor de intermediación responsable contacta con el responsable de la empresa cliente a efectos de que éste diligencia la encuesta de satisfacción del servicio prestado, que sirve como input para evaluar la calidad del servicio e identificar potenciales áreas de mejora en la agencia, aspecto clave en nuestro compromiso con la calidad de servicio según política de calidad de la agencia. Servicio 6: Atención de Clientes (PQR Peticiones, Quejas y Reclamos) Descripción: El servicio se estructura a partir de los procedimientos diseñados en cada uno de los canales de contacto establecidos y su finalidad es ofrecer un modelo de atención integral que permita a los diferentes usuarios ser atendidos de acuerdo a sus necesidades específicas y a su plena satisfacción. Procedimiento: PQR portal web.- El usuario deberá estar registrado en la plataforma y acceder al espacio privado. Selecciona la opción PQR (peticiones, quejas y reclamos) del menú, se selecciona la opción y se despliega el formato. El usuario diligencia el formato y marca enviar. La aplicación genera un código de aviso de registro e informa automáticamente tanto al responsable de gestión en primera instancian como a la unidad central de atención al cliente de COMFACUNDI. 8

9 El proceso finaliza igual que el anterior, con la salvedad de que el usuario verá el estado de gestión de la PQR en su espacio personal del portal de empleo. El acuerdo de nivel de servicio para la resolución de una petición, queja o reclamo, gestionada a través de este procedimiento compromete un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente de su presentación. Procedimiento: PQR Call Center. El trabajador o empleador contacta con el servicio de call center de COMFACUNDI y es atendido por un/a operador/a. El agente se muestra amistoso tratando de ofrecer algún tipo de solución inmediata al problema cursado por el usuario, siempre que esté en su ámbito de actuación y según el libreto elaborado a tal efecto. En caso de no poder solucionar el inconveniente, levanta la información de la PQR y la procesa en el aplicativo, informando al usuario de que su PQR ha quedado registrada en el sistema y facilitándole el número o código con el que ha quedado registrado para hacerle seguimiento. El agente informa al usuario que próximamente será contactado desde la unidad responsable de resolución para informarle de la solución de su PQR. El aplicativo genera automáticamente un informe de alerta que llega a la bandeja de entrada tanto al responsable de gestión en primera instancian como a la unidad central de atención al cliente de COMFACUNDI. El acuerdo de nivel de servicio para la resolución de una petición, queja o reclamo, gestionada a través de este procedimiento compromete un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente de su presentación. Artículo 9. REPORTES: COMFACUNDI, de acuerdo a lo dispuesto en los artículos 31 y 35 de la Ley 1636 de Junio 2013 y de los artículos 36 y 37 del Decreto 722 de Abril de 2013 y de acuerdo con sus políticas de tratamiento y seguridad de la información, ofrecerá reportes periódicos de actividad. 9

10 En virtud de lo anterior, se facilitará información básica relativa a los siguientes ítems: Indicadores Usuarios registrados Remitidos a orientación Información Número de usuarios registrados en los servicios de la agencia, tanto oferentes como demandantes de trabajo Número y porcentaje de trabajadores remitidos a los servicios de orientación Participación en capacitación Número de personas que participan de programas de capacitación impartidos a través de la agencia Vacantes Inscripciones a ofertas Preselección Remitidos Colocados Número de vacantes gestionadas por la agencia Número medio de oferentes de empleo de la agencia inscritos por vacante gestionada por la agencia Número total y porcentaje de trabajadores preseleccionados del total de inscritos por oferta Número total y porcentual de trabajadores remitidos al proceso de selección de la empresa sobre el total de inscritos en la oferta y sobre el total de preseleccionados Número de personas colocadas en puestos de trabajo de vacantes gestionadas por la agencia Estos informes serán remitidos con la periodicidad y forma que se establezca en la reglamentación del Gobierno en esta materia. Artículo 10. TARIFAS: COMFACUNDI de acuerdo con el artículo 36 de la Ley 1636 de Junio de 2013 y a los artículos 38 y 39 del Decreto 722 de Abril de 2013, establece que los SERVICIOS BÁSICOS ofrecidos por la agencia a los oferentes de trabajo (trabajadores, cesantes, etc.) y demandantes de vacantes serán GRATUITOS y no devengarán ningún costo para los destinatarios y usuarios de los mismos. DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y LA POLITICA DE CALIDAD Artículo 11. TRATAMIENTO DE LA INFORMACION: La Agencia de Gestión y Colocación está autorizada conforme al consentimiento informado otorgado por los oferentes y demandantes de empleo, para efectuar el tratamiento de los datos suministrados para la prestación del servicio de gestión y colocación, de conformidad con lo establecido en la ley 1581 de 2012 y demás normas concordante en la materia. La información aquí referida estará a disposición de los prestadores del Servicio Público de Empleo, autorizados por el Ministerio del Trabajo, para el propósito que fue otorgada y 10

11 Con las restricciones que establece la ley 1581 de 2012, mediante su incorporación el Sistema de Información del servicio público de Empleo. Artículo 12. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN: El Titular de los datos personales tendrá derecho a: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento; b) Conocer el Reglamento de Prestación de Servicios de la agencia gestión y colocación de empleo, al momento de la inscripción. c) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento; d) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; e) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; f) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. g) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LA AGENCIA Y SUS USUARIOS Artículo 14. DERECHO DE LOS OFERENTES DE EMPLEO: Los oferentes de trabajo tendrán derecho a: a) Recibir atención adecuada, de calidad y especializada en la agencia de gestión y colocación de empleo. b) Conocer el Reglamento de Prestación de Servicios de la agencia gestión y colocación de empleo, al momento de la inscripción. c) Ser informado sobre el tratamiento que recibirán los datos personales que suministre a la agencia de gestión y colocación. d) Rectificar en la información registrada en el servicio público de empleo en cualquier momento. e) Recibir en forma gratuita los servicios básicos de gestión y colocación de empleo. 11

12 f) Ser informado sobre los procedimientos establecidos para los servicios que solicite. g) Presentar quejas y reclamos a la agencia de gestión y colocación y que estas sean atendidas dentro de los quince (15) días hábiles contados desde el día siguientes a su presentación. Artículo 15. OBLIGACIONES DE LOS OFERENTES DE EMPLEO: Los oferentes de trabajo tendrán las siguientes obligaciones: a) Suministrar información veraz y contrastable en el diligenciamiento del formato de hoja de vida. b) A informar a la agencia de gestión y colocación cuando no esté interesado en que continúen prestándole los servicios de gestión y colación. c) Presentar ante la agencia de colocación y empleo justificación con soportes aceptados ante la no presentación e incumplimiento de las convocatorias efectuadas por la agencia en materia de orientación, capacitación e intermediación. Artículo 16. DERECHOS DE LOS DEMANDANTES DE EMPLEO. Los demandantes tendrán los siguientes derechos: a) Recibir un servicio adecuado y de calidad. b) Ser informado sobre el tratamiento que recibirán los datos que suministre a la agencia de gestión y colocación c) Rectificar la información registrada en el servicio público de empleo en cualquier momento. d) Recibir información sobre el costo que tendrán los servicios que solicita a la agencia de gestión y colocación. e) Ser informado sobre el procedimiento establecido para los servicios solicitados. f) Conocer las gestiones realizadas por la Agencia de gestión y Colocación de Empleo en desarrollo de la prestación de servicio, y g) Presentar quejas y reclamos a la agencia de gestión y colocación y que estas sean atendidas dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su presentación. Artículo 17. OBLIGACIONES DE LOS DEMANDANTES DE EMPLEO. Los demandantes de empleo tendrán las siguientes obligaciones: a) Suministrar información veraz sobre las condiciones laborales de las vacantes ofertadas. 12

13 b) A informar a la agencia de gestión y colocación sobre el resultado final del proceso de selección en lo relativo a los candidatos remitos por la agencia, indicando qué candidato/s fue/ron contratado/s y cual/es rechazado/s con causal del rechazo. c) A informar a la agencia de gestión y colocación cuando no esté interesado en que continúen prestándole los servicios de gestión y colación. Artículo 18. OBLIGACIONES DE LA AGENCIA: La Agencia de Gestión y Colocación de Empleo tendrá las siguientes obligaciones: a) Mantener las condiciones y requisitos que posibilitaron la obtención de la autorización; b) Solicitar autorización para la ampliación de su ámbito de actuación; c) Dar a conocer a los usuarios el Reglamento de Prestación de Servicios; d) Solicitar aprobación de las reformas al Reglamento de Prestación de Servicios al Ministerio del Trabajo; e) Prestar los servicios básicos de gestión y colocación de forma gratuita a los trabajadores; f) Garantizar, en sus actuaciones los principios de igualdad y no discriminación en el acceso al empleo, en los términos establecidos en el literal c del artículo 3 del Decreto 722 de 2013 y demás normas concordantes; g) Garantizar en el desarrollo de sus actividades, el cumplimiento de los principios de universalidad, confiabilidad, transparencia y calidad del Servicio Público de Empleo; h) Prestar los servicios de gestión y colocación de empleo con respeto a la dignidad y el derecho a la intimidad de los oferentes y demandantes. El tratamiento de sus datos, se realizará atendiendo lo dispuesto por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y demás disposiciones sobre la materia; i) Velar por la correcta relación entre las características de los puestos de trabajo ofertados y el perfil ocupacional, académico y/o profesional requerido; j) Estar sujeta a las actuaciones de control e inspección que lleve a cabo el Ministerio de Trabajo de acuerdo con las normas vigentes; k) Hacer constar en el desarrollo de las actividades como agencia de gestión y colocación tal condición, así como en los medios de promoción y divulgación de su actividad, mencionando el número del acto administrativo mediante el cual fue autorizada, y la pertenencia a la Red de Prestadores del Servicio Público de Empleo; 13

14 l) Disponer de un sistema informático para la operación y prestación de los servicios de gestión y colocación de empleo. Este sistema deberá ser compatible y complementario con el Sistema de Información del Servicio Público de Empleo de que trata el artículo 13 del Decreto 722 de 2013 para el suministro mensual, por medios electrónicos, de la información sobre demandas y ofertas de empleo, así como del resto de actividades realizadas como agencia de colocación autorizada; m) Presentar dentro de los primeros quince (15) días del mes, los informes estadísticos sobre la gestión y colación de empleo realizada en el mes anterior, en los formatos y por los medios que establezca el Ministerio del Trabajo mediante resolución; n) Actualizar anualmente la cuantía de la garantía, tomando como base las modificaciones al salario mínimo legal vigente y remitir el correspondiente certificado de renovación y actualización de la póliza de que trata el literal d. del artículo 33 del presente decreto, dentro de los veinte (20) primeros días hábiles siguientes al aumento del salario mínimo decretado por el Gobierno Nacional; o) Remitir, dentro primer mes de cada año, el certificado de existencia y representación legal expedido por la autoridad competente. Cuando haya una modificación en la representación legal de la agencia de colocación, se deberá remitir certificado en que conste dicha modificación, dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a su registro, y p) Remitir al Ministerio del Trabajo, las reformas estatutarias de las personas jurídicas autorizadas como agencias de colocación de empleo, dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a su adopción. 14