Lineamientos y Procedimientos. Primer Taller Regional de Capacitación de PROVAC 5.0 Noviembre 2008

Transcripción

1 Secretaría de Salud Centro Nacional para la Salud de la Infancia y Adolescencia PROVAC 5.0 Lineamientos y Procedimientos Primer Taller Regional de Capacitación de PROVAC 5.0 Noviembre 2008

2 Lineamientos LINEAMIENTOS El objetivo, establecer los procedimientos necesarios que permitan la implementación y el buen uso del PROVAC 5.0, con el fin de que, éste sea el instrumento que permita conocer, dar seguimiento y operar oportunamente las acciones del Programa de Vacunación Universal. Todas las instituciones de salud participarán en la implementación del programa y utilizarán los mismos formatos, con el fin de estandarizar los datos utilizados en el Programa y con ello favorecer los mecanismos de medición. Será responsabilidad de la Secretaría de Salud en cada Entidad Federativa, manejar la información concentrada de los niveles jurisdiccionales y estatales de cada institución.

3 Lineamientos El sistema esta diseñado para evaluar las acciones y los avances del Programa de Vacunación de las áreas de responsabilidad de las unidades, así como en los distintos niveles: Estado, institución, jurisdicción, delegación o zona (pendiente de realizar) El CeNSIA, es responsable de concentrar la información de las entidades y de retroalimentar a las Secretarías de Salud y a las Instituciones a nivel central. El flujo de información seguirá las líneas establecidas por cada institución y ésta se debe hacer llegar (para su validación) a nivel jurisdiccional. La información se trabaja en los siguientes niveles de operación: Brigada de vacunación, Supervisor, Unidad de salud, Jurisdicción o Delegación, Estatal y Nacional.

4 CENSIA FLUJO DE INFORMACIÓN SSA ESTADO: RECIBE LA INFORMACIÓN DE LAS JURIDICCIONES E INTEGRA LA INFORMACIÓN DEL SECTOR PARA ENVIAR Al COEVA Nivel Jurisdicción, Zona ó Delegación: INTEGRA LA INFORMACIÓN Y LA ENVIA AL NIVEL ESTATAL SUPERVISOR Y VACUNADOR REVISAN LOS DATOS REGISTRADOS EN EL FORMATO Y ELABORAN EL REPORTE PARA ENVIARLO A LA JURISDICCIÓN RETROALIMENTACIÓN A LAS INSTITUCIONES a nivel nacional EL VACUNADOR REALIZA EL LLENADO DEL CENSO NOMINAL Y LO PROPORCIONA AL SUPERVISOR

5 CRITERIOS A SEGUIR PARA INGRESO DE DATOS EN EL SISTEMA Uso estandarizado de formatos del Censo Nominal a nivel Sectorial La implementación del sistema PROVAC 5.0 a nivel sectorial El llenado de los datos del Censo Nominal se trabajará completo; es decir, se anotarán todos los campos de información, dejando vacíos sólo aquellos que no corresponda inscribir en ese momento Los registros de la base de datos del Certificado de Nacimiento, como la fuente primaria de información para ingresar a los niños al PROVAC Se debe hacer una búsqueda intencionada de todo individuo Recién Nacido, para dar seguimiento a su esquema de vacunación.

6 CRITERIOS A SEGUIR PARA INGRESO DE DATOS EN EL SISTEMA Cuando un Recién Nacido, no tenga nombre en el momento de vacunarlo e ingresarlo al sistema, se debe escribir en los datos de Nombre: SIN NOMBRE Se consideran posibles registros duplicados, cuando los datos de una personan coincidan en los registros de los campos de apellido paterno, apellido materno, nombre, fecha de nacimiento, gemelar, sexo, calle, colonia, localidad y entidad de nacimiento. Para indicar que una vacuna o dosis fue aplicada, se tendrá que escribir la fecha de aplicación en el formato del Censo Nominal con el siguiente formato: dd-mm-aaaa

7 Llenado del formato de Censo Nominal (CN) Objetivo: Registrar los datos generales de la población menor de ocho años y mujeres embarazadas, así como el historial de dosis aplicadas de acuerdo al esquema de vacunación para la edad Frecuencia de uso: Diario Responsable del Llenado: Personal Vacunador del Servicio de Inmunizaciones Responsable de Validación: Supervisor del Servicio de Inmunizaciones Responsable de Captura: Capturista de PROVAC de la Unidad de Salud y/o Personal Vacunador Ámbito de aplicación: Cualquier unidad de salud que brinde los Servicios de Inmunizaciones en el Sector Distribución: Original para las carpetas de PROVAC del Centro o Unidad de Salud correspondiente

8 Recomendaciones generales para el llenado del CN Lea cuidadosamente el Instructivo antes de llenar el Formato de Censo Nominal en Servicio de Inmunizaciones Utilice tinta negra para el llenado del formato Utilice tinta azul para registrar las dosis aplicadas con anterioridad en los esquemas de vacunación Utilice tinta roja para registrar las dosis que se apliquen en el momento del llenado y actualización del esquema de vacunación Utilice letra de molde en mayúsculas, que sea legible y números arábigos, en cada uno de los apartados y variables No se permiten borraduras, tachaduras ni enmendaduras Nota: Los datos de identificación del formato y de la persona censada deberá llevarse con estricto apego a los criterios establecidos en el presente instructivo.

9 PROCEDIMIENTOS Procedimientos anteriores a la migración del Censo Nominal Revisión, validación y homologación de los catálogos oficiales de Municipios y Localidades vs. los actuales en el PROVAC 4.11 Revisión y asignación de la Clave Única de Establecimientos de Salud (CLUES) al catálogo de Unidades Operativas Integración del catálogo de Regionalización Operativa Migración del Censo Nominal

10 PROCEDIMIENTOS Migración de Base de Datos Se realizará la migración de los datos del Censo Nominal respetando los siguientes puntos: Esquema 2006: niños nacidos hasta diciembre del 2006 y años anteriores Esquema 2007: niños nacidos de enero a diciembre 2007, con sus datos generales migrándose igual; sin embargo, para los datos de vacunas todos, excepto SABIN y PENTA. Esquema 2008: niños nacidos de enero 2008 a la fecha de migración. Sus datos generales pasan igual; sin embargo, para los datos de vacunas se migrarán todos, excepto SABIN, para los que tengan fecha de captura registrada hasta el 30 de julio del Los datos de SABIN Con fecha de captura del 1 agosto en adelante, pasarán como hepatitis B y los datos de PENTA como pentavalente acelular.

11 Actualización de esquemas 2007 Los responsables del manejo del Censo Nominal (CN) y los capturistas, tendrán la obligación de revisar, asignar y corregir el esquema que les corresponda a los niños nacidos y vacunados durante Las opciones que pueden ser elegidas son: esquema 2007 ó esquema mixto ( ) NOTA: para verificar el esquema que le corresponde a cada niño, se deben usar las tablas de cálculos de coberturas de esquemas de vacunación. Este trabajo se realizará apoyándose en los CN y listados de seguimiento que obran en la unidad vacunadora. Además de asignar el esquema vacunación correcto, se deberá actualizar las anotaciones de dosis aplicadas y no registradas en el sistema PROVAC 4.1.1

12 Actualización de esquemas 2008 Los responsables del manejo del Censo Nominal (CN) y los capturistas, tendrán la tarea de revisar y actualizar las dosis aplicadas y no registradas en el sistema PROVAC Este trabajo se realizará apoyándose en los CN y listados de seguimiento que obran en la unidad vacunadora.

13 Actualización del registro tardío de niños en el CN del PROVAC Este punto se refiere a niños no capturados en el PROVAC 4.11 y nacidos antes del proceso de migración al sistema PROVAC 5.0. Los responsables del manejo del Censo Nominal (CN) y los capturistas, tendrán la tarea de capturar los datos de todos estos niños no registrados con anterioridad en el PROVAC 5.0 Este trabajo se llevará a cabo apoyándose en los CN que se llevan manualmente en la unidad vacunadora. Se recomienda que se actualicen los datos en el formato actual del CN; esto, con el fin de propiciar el uso estandarizado del formato.

14 Captura de nuevos registros Los responsables del manejo del Censo Nominal (CN) y los capturistas, tendrán la encomienda de capturar los datos de las personas de nuevo ingreso al sistema. Este trabajo se realizará apoyándose en los CN que se llevan manualmente en la unidad vacunadora y posteriormente en los listados de seguimiento. Para el caso de Recién Nacidos se respetarán los siguientes criterios: -- Si el vacunado es recién nacido y no tiene nombre ingrese SIN NOMBRE -- Si no es recién nacido y no tiene nombre ingrese SIN NOMBRE

15 Seguimiento de posibles Registros Duplicados La finalidad de este procedimiento, es depurar la base de datos de posibles registros repetidos, en ocasiones en más de un registro. Filtrar los registros duplicados, permite una mayor confiabilidad en el indicador de concordancia y muestra un panorama más apegado a la realidad de las coberturas de vacunación. Los responsables del manejo del sistema deberán generar en el Módulo Auditor el listado de posibles duplicados. En esta nueva versión se muestra mayor información del vacunado, como son los datos de la madre, nombre completo, CURP, dirección, etc. La vacunadora al momento de hacer el recorrido casa a casa, deberá verificar, si se trata de un registro duplicado o si existen dos personas (homonimia)

16 Seguimiento de posibles Registros Duplicados En caso de resultar positiva, una duplicidad del registro, debe ser eliminada de la Base de datos Para el caso de resultar una homonimia, los registros deben permanecer. NOTA: Al generar el listado de posibles registros duplicados, los registros que coincidan en los datos de apellido paterno, apellido materno, nombre, fecha de nacimiento, gemelar, sexo, calle, colonia, localidad y entidad de nacimiento, no serán tomados en cuenta al momento del respaldo de la información.

17 RESPALDO DE INFORMACIÓN Nivel Unidad Vacunadora Generar los archivos de respaldo en el sistema PROVAC 5.0., utilizando el menú Utilerías, en la opción Envío de información. Con el fin de enviar los datos de generales, domicilio, dosis aplicadas, resultados de tamiz y mediciones a la fecha de corte El supervisor debe de validar los datos capturados Guardar los archivos en la ruta deseada Enviar la información al nivel jerárquico superior en medio electrónico (correo, messenger, CD, etc.) especificando siempre la fecha de corte y la CLUES (Clave Única de Establecimientos de Salud) Verificar la recepción de información.

18 RESPALDO DE INFORMACIÓN Nivel Jurisdiccional Antes de iniciar el respaldo, debe asegurar haber finalizado con el proceso de integración de información de universo de unidades involucradas Generar los archivos de respaldo en el sistema PROVAC 5.0., utilizando el menú Utilerías, en la opción Envío de información. Con el fin de enviar los datos de generales, domicilio, dosis aplicadas, resultados de tamiz y mediciones a la fecha de corte El supervisor debe de validar los datos capturados o integrados Guardar los archivos en la ruta deseada Enviar la información al nivel jerárquico superior en medio electrónico (correo, Messenger, CD, etc.) especificando siempre la fecha de corte y el número de jurisdicción que envía la información Verificar la recepción de información.

19 RESPALDO DE INFORMACIÓN Nivel Estatal Antes de iniciar el respaldo, debe asegurar haber finalizado con el proceso de integración de información de universo de jurisdicciones e instituciones Generar los archivos de respaldo en el sistema PROVAC 5.0., utilizando el menú Utilerías, en la opción Envío de información. Con el fin de enviar los datos de generales, domicilio, dosis aplicadas, resultados de tamiz y mediciones a la fecha de corte El responsable de vacunación debe de validar los datos capturados o integrados Guardar los archivos en la ruta deseada Enviar la información al nivel jerárquico superior en medio electrónico (correo, Messenger, CD, etc.) especificando siempre la fecha de corte y nombre del estado que envía la información Verificar la recepción de información.

20 RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN Nivel jurisdicción Verificar que el contenido del envío, llegue completo, esto es, que contenga los 5 archivos creados por el sistema denominados generales.txt, dosis_aplicadas.txt, domicilios.txt, mediciones.txt, y tamiz.txt Crear una carpeta central donde almacenar los envíos de todas las unidades; dentro de ella, carpetas por cada unidad; dentro de la carpeta de la unidad una carpeta con el mes y año del corte, donde guardar los archivos del envío, por ejemplo documentos /asssa /mar_08 o documentos/asssa /sep_08 NOTA: Se recomienda conservar la información histórica del año, para lo cual, se creará una carpeta por periodo de corte (4 en total), como requisito mínimo, conservar la copia del corte anterior y el actual.

21 RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN Nivel estatal Verificar que el contenido del envío, llegue completo, esto es, que contenga los 5 archivos creados por el sistema denominados generales.txt, dosis_aplicadas.txt, domicilios.txt, mediciones.txt, y tamiz.txt Crear una carpeta central donde almacenar los envíos de todas las jurisdicciones; dentro de ella, carpetas por cada jurisdicción; dentro de la carpeta de la jurisdicción una carpeta con el mes y año del corte, donde guardar los archivos del envío, por ejemplo documentos/asssa /mar_08 o documentos /asssa /sep_08 NOTA: Se recomienda conservar la información histórica del año, para lo cual se creará una carpeta por periodo de corte (4 en total), como requisito mínimo, conservar la copia del corte anterior y el actual.

22 RESPALDO DE RETROALIMENTACIÓN Nivel estatal-jurisdicción Integrar previamente los archivos generados por las jurisdicciones Con la información validada, el responsable deberá generar los archivos de retroalimentación utilizando el menú Utilerías con la opción Envío de Retroalimentación. Seleccionando la jurisdicción de la cual se va a realizar el envío. A fin de generar los 5 archivos correspondientes a la jurisdicción escogida Guardar los archivos en la ruta deseada. NOTA: se recomienda crear una carpeta con el nombre de la jurisdicción, ejemplo coyoacan, milpa alta etc. Dentro de esta crear una carpeta con el nombre retro-fecha de corte, ejemplo retro_sep2008; con lo cual la ruta quedaría de la siguiente forma coyoacan\retro_sep2008

23 RESPALDO DE RETROALIMENTACIÓN Nivel estatal-jurisdicción Enviar la información al nivel jerárquico inferior en medio electrónico (correo, messenger, CD, etc.) especificando siempre la fecha de corte Verificar la recepción de información.

24 RESPALDO DE RETROALIMENTACIÓN Nivel estatal-delegación Integrar previamente los archivos generados por las delegaciones Con la información validada, el responsable deberá generar los archivos de retroalimentación utilizando el menú Utilerías con la Opción Envío de Retroalimentación. Seleccionando la delegación de la cual se va a realizar el envío. Esto con el fin de generar los 5 archivos correspondientes a la jurisdicción o delegación escogida Guardar los archivos en la ruta deseada. NOTA: se recomienda crear una carpeta con el nombre de la delegación, ejemplo coyoacán, milpa alta etc. Dentro de esta crear una carpeta con el nombre retro-fecha de corte, ejemplo retro_sep2008; con lo cual la ruta quedaría de la siguiente forma coyoacan\retro_sep2008

25 RESPALDO DE RETROALIMENTACIÓN Nivel estatal-delegación Enviar la información al nivel jerárquico inferior en medio electrónico (correo, messenger, CD, etc.) especificando siempre la fecha de corte Verificar la recepción de información.

26 INTEGRACIÓN DE RETROALIMENTACIÓN Proceso de la información generada y/o enviada al nivel estatal Verificar que el contenido del envío este completo, esto es, que estén los 5 archivos creados por el sistema denominados generales.txt, dosis_aplicadas.txt, domicilios.txt, mediciones.txt, y tamiz.txt Crear una carpeta que donde se almacenen los envíos del nivel estatal, una carpeta con el mes y año del corte, como nombre y finalmente guardar los archivos del envío en esta carpeta ejemplo mis documentos/mar_08 o mis documentos/sep_08 Utilizando el menú Utilerías con la opción Recepción de retroalimentación del sistema PROVAC 5.0. seleccionando la carpeta del corte actual y especificando el archivo indicado.

27 Actualización de Catálogos Para la actualización de catálogos es necesario seguir los siguientes puntos, según el caso: NUEVO MUNICIPIO: Para la incorporación de un nuevo municipio es necesario hacer la solicitud mediante oficio al CeNSIA, señalando la clave y nombre del estado a que corresponde, así como su nombre y clave que le corresponde según INEGI. NUEVA LOCALIDAD: Para la incorporación de una nueva localidad es necesario hacer la solicitud mediante oficio al CeNSIA, señalando la clave y nombre del estado y del municipio a que corresponde, el nombre y clave de la nueva localidad que le corresponde según INEGI ó la asignada por el estado sin que ésta se repita con las existentes en su propio municipio.

28 Actualización de Catálogos NUEVA AGEB s: Para la incorporación de un nuevo AGEB s es necesario hacer la solicitud mediante oficio a los Servicios de Salud Estatales, señalando la clave y nombre del estado, del municipio y localidad a que corresponde, el nombre y clave de la nueva AGEB s que le corresponde según INEGI (SCINCE) ó la asignada por el estado sin que ésta se repita con las existentes dentro de su propio municipio y localidad. Las solicitudes aceptadas, deberán ser notificadas al CeNSIA, mediante oficio y señalando la clave y nombre del estado, del municipio y localidad a que corresponde, el nombre y clave de la nueva AGEB s que le corresponde según INEGI ó la asignada por el estado sin que ésta se repita con las existentes dentro de su propio municipio y localidad. NOTA: LO ANTERIOR DEBE FORTALECER EL USO DE CATÁLOGOS UNICOS EN EL ESTADO A NIVEL SECTOR

29 Actualización de Catálogos NUEVO SECTOR: Para la incorporación de un nuevo SECTOR es necesario hacer la solicitud mediante oficio a los Servicios de Salud Estatales, señalando la clave y nombre del estado, municipio, localidad y AGEB s (solo en caso de trabajar con éstas) a que corresponde, el nombre y clave del nuevo SECTOR asignado por el estado sin que ésta se repita con las existentes dentro de su propio municipio, localidad y AGEB s Las solicitudes aceptadas, deberán ser notificadas al CeNSIA, mediante oficio y señalando la clave y nombre del estado, municipio, localidad y AGEB s (solo en caso de trabajar con éstas) a que corresponde, el nombre y clave del nuevo SECTOR la asignada por el estado sin que ésta se repita con las existentes dentro de su propio municipio, localidad y AGEB s. NOTA: LO ANTERIOR DEBE FORTALECER EL USO DE CATÁLOGOS UNICOS EN EL ESTADO A NIVEL SECTOR

30 Actualización de Catálogos NUEVO MANZANA: Para la incorporación de una nueva MANZANA es necesario hacer la solicitud mediante oficio A LOS Servicios de Salud en el Estado, señalando la clave y nombre del estado, del municipio, localidad y AGEB s (solo en caso de trabajar con éstas) a que corresponde, el nombre y clave del nuevo MANZANA asignado por el estado sin que ésta se repita con las existentes dentro de su propio municipio, localidad, AGEB s y SECTOR Las solicitudes aceptadas, deberán ser notificadas al CeNSIA, mediante oficio y señalando la clave y nombre del estado, municipio, localidad y AGEB s (solo en caso de trabajar con éstas) a que corresponde, el nombre y clave del nuevo SECTOR la asignada por el estado sin que ésta se repita con las existentes dentro de su propio municipio, localidad y AGEB s. NOTA: LO ANTERIOR DEBE FORTALECER EL USO DE CATÁLOGOS UNICOS EN EL ESTADO A NIVEL SECTOR

31 Actualización de regionalización operativa En los COEVAS se determinará en acuerdo con las instituciones Las áreas geográficas de acuerdo al porcentaje de responsabilidad El área de responsabilidad debe delimitarse preferentemente hasta nivel de localidad, AGEB (puede o no utilizarse), sector y manzana Su ubicación requiere un trabajo de validación y aplicación de manera corresponsable de todas las instituciones participantes Los periodos de actualización en el sistema serán determinados por CeNSIA, de acuerdo a los requerimientos institucionales.

32 OTROS PROCEDIMIENTOS Reubicación de los registros del Censo Nominal, por cambio o actualización de Catálogos Actualización de Población

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