UNIVERSIDAD ICEL ORGANIZACIÓN Y METODOS

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1 HOJA DE PRESENTACIÓN ADMINISTRATIVO Página 1 de 11 ÁMBITO DE APLICACIÓN INDICE PÁGINA I. PROPÓSITO II. ALCANCE III. RESPONSABILIDADES Y POLÍTICAS IV. DIAGRAMA DE FLUJO V. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES VI. LISTA DE FORMATOS VII. ANEXOS VIII. REFERENCIAS IX. GLOSARIO X. CÉDULA DE AUTORIZACIÓN

2 I. PROPÓSITO Página 2 de 11 Definir la metodología que habrá de guiar al personal de Universidad ICEL en la participación en ferias y exposiciones de la universidad ICEL, considerando los lineamientos establecidos por la Rectoría y de conformidad con la reglamentación establecida. II. ALCANCE El procedimiento aplica a todo el personal de las áreas de Vinculación Institucional, de Campus y de la Coordinación General de Compras y Servicios Generales de la Universidad ICEL, que tengan relación en las actividades de las ferias y exposiciones a que es invitada la institución. III. RESPONSABILIDADES Y POLÍTICAS Las responsabilidades relativas a las actividades de éste procedimiento son las siguientes: a) La Coordinación General de Vinculación Institucional, tendrá que realizar un análisis para considerar la factibilidad de que la Universidad ICEL participe en alguna feria o exposición. b) La Coordinación General de Vinculación Institucional, deberá entregar el análisis de las condiciones del evento a la Rectoría para su aprobación. c) Es responsabilidad de la Coordinación General de Vinculación Institucional, realizar los trámites para la facturación, en caso de que el evento tenga algún costo. d) La Coordinación General de Vinculación Institucional, es responsable de entregar la logistica para la entrega del material promocional a las Vicerrectorías de Operaciones, la Rectoría y las Direcciones de Campus involucrados. e) La Coordinación de Compras y Servicios Generales, tendrá la responsabilidad de entregar los materiales promocionales en los lugares que indique la Coordinación de Vinculación Institucional, en caso de ser evento masivo. f) Sí el evento es local la Coordinación de Vinculación Institucional, será responsable de realizar el montaje, supervisarlo. g) La Dirección de Campus será responsable de la entrega de la entrega del material promocional, sí el evento es local. h) Todas las invitaciones que lleguen a través de la Coordinación General de Vinculación Institucional a exposiciones o ferias serán aceptadas, únicamente no se participará sí son varias y se empalmen o por alguna otra situación fortuita.

3 IV. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS PARA LA: DIAGRAMA DE FLUJO INSTITUCION ORGANIZADORA DEL EVENTO VICER DE OPERACIONES Página 3 de 11 COMPRAS Y SERVICIOS GENERALES INICIO 1 INVITA A EVENTO A TRAVÉS DE CORREO EECTRÓNICO O POR TELEFONO LAS INVITACIONES SON PARA EL ÁREA METROPOLITANA. 2 RECIBE Y REVISA INVITACIÓN PARA PARTICIPAR EN UNA FERIA O EXPOSICIÓN 3 EXPLICA EN CORREO ELECTRÓNICO LAS CONDICIONES EN QUE SE LLEVARÁ A CABO LA FERIA O EXPOSICIÓN EN EL CORREO ELECTRÓNICO SE EXPLICAN LAS CONDICIONES DEL EVENTO, SI ES CON COSTO O SIN COSTO, DÍAS DE REALIZACIÓN, POBLACIÓN ESPERADA Y LUGAR DE REALIZACIÓN PARA DETERMINAR LA PRESENCIA DE LA UNIVERSIDAD. ELECTRÓNICO CON LAS CONDICIONES EN QUE SE LLEVARÁ A CABO LA FERIA O EXPOSICIÓN LA LOGISTICA A SEGUIR PUEDE SER DE DOS FORMAS: - EVENTO MASIVO.- CUANDO LA PRESENCIA EN EL EVENTO SE ESTIMA SUPERIOR A LAS 3000 PERSONAS Y POR TANTO IMPLICA LA PRESENCIA DE LOS ASESORES DE MÁS DE UN PARA PODERLA CUBRIR. EN ESTE CASO EL CONTROL DE LOS Y LOS TRASLADOS CORRESPONDEN A LA. - EVENTO LOCAL.- CUANDO LA PRESENCIA EN LA FERIA ES INFERIOR A LAS 3000 PERSONAS, PUDIÉNDOSE DISTRIBUIR DE ACUERDO A LA ZONA DONDE SE REALICE ENTRE LOS ASESORES DE MÁS DE UN O DE UNO SOLO. EN ESTE CASO EL CONTROL DE LOS Y TRASLADOS CORRESPONDEN AL O LOS CAMPI IMPLICADOS ELECTRÓNICO CON LAS CONDICIONES EN QUE SE LLEVARÁ A CABO LA FERIA O EXPOSICIÓN RECIBE AUTORIZACIÓN Y REALIZA UN ANÁLISIS PREVIO PARA DETERMINAR LA LOGÍSTICA A SEGUIR SI 4 AUTORIZA PRESENCIA EN EL EVENTO? 3 NO EMITE Y ENTREGA FACTURA Y DATOS BANCARIOS FACTURA TIENE COSTO? SI 5 GESTIONA TRÁMITES PARA FACTURACIÓN ENTREGA FACTURA Y DATOS BANCARIOS 8 A FACTURA DETERMINA LA LOGISTICA DEPENDIENDO DEL TIPO DE EVENTO RECIBE COPIA DE FACTURA Y DATOS BANCARIOS PARA FACTURA NO 3.3 COMUNICA QUE NO ES AUTORIZADO SOLICITA A LA INSTITUCIÓN ORGANIZADORA, DATOS FISCALES DE LA EMPRESA, LA FACTURA EN LOS FORMATOS (PDF Y HTM) Y DATOS DE LA CUENTA PARA PAGAR A TRAVÉS DE TRANSFERENCIA BANCARIA. SI EL EVENTO SE LLEVA A CABO CON MENOS DE UNA SEMANA, EL PAGO SE HACE EN UNA SOLA EXHIBICIÓN, DE LO CONTRARIO SE HARÁ EN DOS PAGOS, EL PRIMERO AL MOMENTO DE APARTAR EL LUGAR Y EL SEGUNDO DOS O TRES DÍAS PREVIOS AL EVENTO. SÍ EL PAGO LO REQUIERE LA INSTITUCIÓN QUE ORGANIZA EL EVENTO EN UN SOLA EXHIBICIÓN, LA HARÁ EL TRÁMITE PARA SU REALIZACIÓN RECIBE COPIA DE FACTURA Y DATOS BANCARIOS PARA FACTURA UNA VEZ CON LAS FACTURAS Y LOS DATOS BANCARIOS, LA DE ENVÍA A LA CONTABILIDAD CON COPIA A LA, DIRECCIONES DE CAMPI INVOLUCRADOS Y SU VICERRECTOR CORRESPONDIENTE, ADEMÁS DE TESORERÍA Y FACTURACIÓN DIGITAL, LOS SIGUIENTES DATOS: - CORREO DE AUTORIZACIÓN DE LA PARA REALIZACIÓN DEL EVENTO. - FACTURAS EN LOS DOS FORMATOS SOLICITADOS. - SOLICITUD DE PAGO (FORMATO EN EXCEL QUE CONTROLA COMPRAS, QUE SE ENVÍA ANEXO). - RFC (O DATOS FISCALES), ADEMÁS DE LOS DATOS DE LA CUENTA DE DEPÓSITO VÍA TRANSFERENCIA. - LAS FECHAS DE PAGO ESTABLECIDAS CON EL PROVEEDOR. 2 EN EVENTOS MASIVOS NO SE ENTREGARÁ COPIA DE LA FACTURA A LA, SÓLO QUE SEA UN EVENTO CON COSTO. 7.3 RECIBE COPIA DE FACTURA Y DATOS BANCARIOS PARA FACTURA 4

4 Página 4 de 11 INSTITUCION ORGANIZADORA DEL EVENTO VICER DE OPERACIONES COMPRAS Y SERVICIOS GENERALES A 9 ENVÍA LA LOGISTICA A SEGUIR, POR CORREO ELECTRÓNICO, INDICANDO SI ES MASIVA O LOCAL LOGISTICA ENTREGA TAMBIÉN UNA COPIA A LOS ASESORES DE LOS CAMPI QUE PARTICIPAN EN EL EVENTO. EN CASO DE SER MASIVA SE LES INFORMA SOBRE DÍAS, HORAS, NÚMERO DE PERSONAS REQUERIDAS, DIRECCIÓN, VESTIMENTA A UTILIZAR (FORMAL O INFORMAL) Y FORMAS DE ACCESO. EN CASO DE SER LOCAL SE LES NOTIFICA EL NÚMERO DE PERSONAS ESTIMADAS, DÍAS, HORAS, FORMAS DE ACCESO PARA QUE SEAN LOS PROPIOS DIRECTORES QUIÉNES DECIDAN LA CANTIDAD DE PERSONAS QUE ACUDIRÁN ASÍ COMO EL TRASLADO DE LOS QUE CORREN POR SU CUENTA. 9.1 CON LA LOGISTICA PARA 9.2 CON LA LOGISTICA PARA 9.3 CON LA LOGISTICA PARA SEGUIMIENTO LOGISTICA LOGISTICA LOGISTICA CON NOMBRES DE ASESORES CONTESTA EL CORREO SEÑALANDO EL NOMBRE DE LOS ASESORES REQUERIDOS ES EVENTO MASIVO O LOCAL? LOCAL 6 SI ES LOCAL EL EVENTO, PROPORCIONA NOMBRE DE LOS ASESORES, CANTIDAD DE MATERIAL PROMOCIONAL A DISTRIBUIR, TIPO DE TRANSPORTE. MASIVO 12 SOLICITA Y AVISO DE TRASLADO SOLICITUD DE SOLICITA LOS AVISOS DE TRASLADO DE LOS AL LUGAR DE LA CITA, PARA LLEVARLOS Y RECOGERLOS EN LA DIRECCIÓN ASIGNADA. VER PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS PARA LA SOLICITUD Y ENTREGA A CAMPI DE MATERIAL PROMOCIONAL PR- VOP-02-A 12.1 RECIBE COPIA PARA RECIBE COPIA PARA RECIBE COPIA PARA ( IMPLICADO) 12.4 PARA ENTREGAR MATERIAL Y AVISOS DE TRASLADOS 13 REALIZA MONTAJE, DESMONTAJE Y SUPERVISIÓN PERMANENTE DEL EVENTO 14 COMUNICA POR CORREO ELECTRÓNICO EN QUE EVENTO SE ENCUENTRA LA COORDINCIÓN EN CASO DE QUE SE EMPALMEN DOS EVENTO SIMULTANEAMENTE, SE ESTABLECERÁN LOS TIEMPOS DE PERMANENCIA EN CADA UNO DE ELLOS. SI LA NO PUEDE ASISTIR A ALGÚN EVENTO POR CAUSAS EXTRAORDINARIAS, PEDIRÁ APOYO A LOS CAMPI PARA QUE HAGAN LOS TRABAJOS NECESARIOS EN EL EVENTO ELECTRÓNICO PARA DE UBICACIÓN SOLICITA A LOS ASESORES, LAS HOJAS DE REGISTRO (BASES DE DATOS DE LOS ASISTENTES) 8 B

5 Página 5 de 11 INSTITUCION ORGANIZADORA DEL EVENTO VICER DE OPERACIONES COMPRAS Y SERVICIOS GENERALES B 16 ENTREGA HOJAS DE REGISTRO A CADA SEGÚN CORRESPONDA 17 RECIBE HOJAS DE REGISTRO (BASES DE DATOS DE LOS ASISTENTES) PARA SEGUIMIENTO 6 VERIFICA EL CUMPLIMIENTO DE LA LOGISTICA ENVIADA A CAMPI EN CASO DE QUE SE EMPALMEN DOS EVENTOS SIMULTANEAMENTE, DECIDE HACER LA SUPERVISIÓN CON BASE EN EL TIEMPO DE PERMANENCIA DE LOS ASESORES O CANTIDAD DE PERSONAS ESPERADAS, A CUAL DE LAS SEDES ACUDE CONSERVAN SUS REGISTROS PARA DARLES SEGUIMIENTO 20 INFORMA RESULTADOS E INCIDENCIAS DEL EVENTO INFORME 21 RECIBE INFORME DE RESULTADOS E INCIDENCIAS DEL EVENTO INFORME 1 4 FIN

6 V. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE INSTITUCION ORGANIZADORA DEL EVENTO VICER DE OPERACIONES ACTIVIDAD Página 6 de Invita a evento a través de correo electrónico o por teléfono. Nota: Las invitaciones son para el área metropolitana. 2. Recibe y revisa invitación para participar en una feria o exposición. 3. Explica en correo electrónico las condiciones en que se llevará a cabo la feria o exposición. Nota: En el correo electrónico se explican las condiciones del evento, si es con costo, días de realización, población esperada y lugar de realización para determinar la presencia de la universidad. 3.1 Recibe correo electrónico con las condiciones en que se llevará a cabo la feria o exposición. 3.2 Recibe correo electrónico con las condiciones en que se llevará a cabo la feria o exposición. Autoriza presencia en el evento? Si autoriza presencia en el evento, pasa a la actividad 4. No autoriza presencia en el evento, pasa a la actividad Comunica que no es autorizado. 4. Recibe autorización y realiza un análisis previo para determinar la logistica a seguir. Tiene costo? Si tiene costo, pasa a la actividad 5. No tiene costo, pasa a la actividad 8. ACTIVIDAD/ REGISTRO Nota: La logistica puede ser de dos formas: Evento masivo.- Cuando la presencia en el evento se estima superior a las 3000 personas y por tanto implica la presencia de los asesores de más de un Campus para poderla cubrir. En este caso, el control de los materiales y los traslados corresponden a la Coordinación General de Vinculación. Evento local.- Cuando la presencia en la feria es inferior a las 3000 personas, pudiéndose distribuir de acuerdo a la zona donde se realice entre los asesores de más de un Campus o de uno solo. En este caso, el control de los materiales y traslados corresponden al Campus o los Campi implicados.

7 RESPONSABLE ACTIVIDAD 5. Gestiona trámites para facturación. Página 7 de 11 ACTIVIDAD/ REGISTRO INSTITUCION ORGANIZADORA DEL EVENTO Nota: Solicita a la institución organizadora, datos fiscales de la empresa, la factura en los formatos (pdf y htm) y datos de la cuenta para pagar a través de transferencia bancaria. Sí el evento se lleva a cabo con menos de una semana, el pago se hace en una sola exhibición, de lo contrario se hará en dos pagos, el primero al momento de apartar el lugar y el segundo dos o tres días previos al evento. Sí el pago lo requiere la institución que organiza el evento en una sola exhibición, la Coordinación General de Vinculación Institucional hará el trámite para su realización. Factura 6. Emite y entrega factura y datos bancarios. Factura 7. Entrega factura y datos bancarios. VICER DE OPERACIONES Nota: Una vez con las facturas y los datos bancarios, la Coordinación de Vinculación envía a la Coordinación General de Contabilidad con copia a la Rectoría, Direcciones de Campi involucrados y su Vicerrector correspondiente, además de Tesorería y Facturación Digital, los siguientes datos: Correo de autorización de la Rectoría para realización del evento. Facturas en los dos formatos solicitados. Solicitud de pago (formato en Excel que controla compras, que se envía anexo). RFC (o datos fiscales), además de los datos de la cuenta de depósito vía transferencia. Las fechas de pago establecidas con el proveedor. 7.1 Recibe copia de factura y datos bancarios para conocimiento. 7.2 Recibe copia de factura y datos bancarios para conocimiento. 7.3 Recibe copia de factura y datos bancarios para conocimiento. Nota: En eventos masivos no se entregará copia de la factura a la Dirección del Campus, solo que sea un evento con costo. Factura Factura Factura Factura 8. Determina la logistica dependiendo del tipo de evento.

8 RESPONSABLE ACTIVIDAD Página 8 de Envía la logistica a seguir, por correo electrónico, indicando si es masiva o local. ACTIVIDAD/ REGISTRO VICER DE OPERACIONES VICER DE OPERACIONES Nota: Entrega también una copia a los asesores de los campi que participan en el evento, en caso de ser masiva se les informa sobre días, horas, número de personas requeridas, dirección, vestimenta a utilizar (formal o informal) y formas de acceso. En caso de ser local se les notifica el número de personas estimadas, días, horas, formas de acceso para que sean los propios directores quienes decidan la cantidad de personas que acudirán. Así como el traslado de los materiales que corren por su cuenta. 9.1 Recibe correo con la logistica para conocimiento. 9.2 Recibe correo con la logistica para conocimiento. Logistica Logistica Logistica 9.3 Recibe correo con la logistica para seguimiento. Logistica 10. Contesta el correo señalando el nombre de los asesores requeridos. Nota: Si es local el evento, proporciona nombre completo de los asesores, cantidad de material promocional a distribuir, tipo de transporte. 11. Recibe correo con nombres de asesores. Es evento masivo o local? Es evento masivo, pasa a la actividad 12. Es evento local, pasa a la actividad Solicita materiales y aviso de traslado. Nota: Solicita los avisos de traslado de los materiales al lugar de la cita, para llevarlos y recogerlos en la dirección asignada. Ver procedimiento y políticas para la solicitud y entrega a Campi de materiales promocionalespr-vop-02-a Recibe copia para conocimiento Recibe copia para conocimiento. CONTROL DE PROMOCIONALES CONTROL DE PROMOCIONALES CONTROL DE PROMOCIONALES

9 RESPONSABLE COORINACIÓN COMPRAS Y SERVICIOS GENERALES ACTIVIDAD 12.3 Recibe copia para conocimiento. Página 9 de Recibe correo para entregar material y avisos de traslado. 13. Realiza montaje, desmontaje y supervisión permanente del evento. Nota: En caso de que se empalmen dos eventos simultáneamente, se establecerán los tiempos de permanencia en cada uno de ellos. Sí la Coordinación General de Vinculación Institucional no puede asistir a algún evento por causas extraordinarias, pedirá apoyo a los campi para que hagan los trabajos necesarios en el evento. 14. Comunica por correo electrónico, en que evento se encuentra la Coordinación General de Vinculación Institucional Recibe correo electrónico para conocimiento de ubicación. 15. Solicita a los asesores las hojas de registro (bases de datos de los asistentes). 16. Entrega hojas de registro a cada campus según corresponda. 17. Recibe hojas de registro (bases de datos de los asistentes) para seguimiento. 18. Verifica el cumplimiento de la logistica enviada a campi. Nota: En caso de que se empalen dos eventos simultáneamente, decide hacer la supervisión con base en el tiempo de permanencia de los asesores o cantidad de personas esperadas, a cuál de las sedes acude. 19. Conserva sus registros para darles seguimiento. ACTIVIDAD/ REGISTRO CONTROL DE PROMOCIONALES CONTROL DE PROMOCIONALES Hojas de registro Hojas de registro Hojas de registro Logistica Hojas de registro 20. Informa resultados e incidencias del evento. Informe 21. Recibe informe de resultados e incidencias del evento. Informe FIN DEL PROCEDIMIENTO

10 VI. PROCEDIMIENTO Y POLÍTICAS PARA LA: LISTA DE FORMATOS F-VOP A Hoja de registro. Página 10 de 11 Del procedimiento de solicitud y entrega a Campi de material promocional. F-VOP A Control de materiales promocionales. VII. ANEXOS VIII. REFERENCIAS Reglamento General de la Universidad ICEL. IX. GLOSARIO Campi: Espacios de terreno donde se encuentran construidos planteles educativos donde se imparte la educación superior. Son unidades de acción insertas en una realidad regional o local, en donde se ejecutan las políticas y estrategias diseñadas por la Institución. Correo Electrónico: Es un método de crear, enviar y recibir mensajes a través de sistemas electrónicos de comunicación. Evento: Suceso importante y programado, de índole social, académica, artística o deportiva. Exposición: Acción de exponer una cosa para que sea vista, como obras de arte, artículos industriales, etc. Feria: Instalación en la que se exhiben cada cierto tiempo productos de un determinado ramo industrial o comercial para su promoción y venta. Información: Material original, primario que consiste en la simple reunión de datos. Conjunto o totalidad de ciertos datos y hechos conocidos que se obtienen como resultado del análisis, síntesis y evaluación de otros datos. Contenido de un mensaje ordenado que se transmite en el espacio y en el tiempo manifestándose como un cúmulo de signos al que se le imprime un significado al anunciarlo y al interpretarlo. Logística.- Conjunto de medios y métodos necesarios para llevar a cabo la organización de una empresa, o de un servicio, especialmente de distribución. Verificar: Confirmar mediante la aportación de evidencia objetiva que se han cumplido los requisitos especificados.

11 X. CÉDULA DE AUTORIZACIÓN Página 11 de 11

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