MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Dirección General de Salud División Productos de Salud Departamento de Medicamentos Sector Sicofármacos y Estupefacientes

Transcripción

1 MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Dirección General de Salud División Productos de Salud Departamento de Medicamentos Sector Sicofármacos y Estupefacientes INSTRUCTIVO FORMULARIO DE REGISTRO DE MOVIMIENTOS DE SICOFÁRMACOS, SICOFÁRMACOS LISTA II Y ESTUPEFACIENTES BALANCE TRIMESTRAL DE SICOFARMACOS Y ESTUPEFACIENTES La planilla BALANCE TRIMESTRAL publicada en la página web contiene el listado de especialidades farmacéuticas ordenadas por su nombre comercial, su forma farmacéutica y sus presentaciones registradas en M.S.P. Es de destacar que se agrega, en algunas especialidades, la presentación unitaria la que podrá ser utilizada ÚNICAMENTE POR LAS FARMACIAS DE 2ª CATEGORÍA (Dosis Unitaria). El formato establecido deberá mantenerse, NO DEBERÁN AGREGAR Y/ O MODIFICAR NOMBRES DE ESPECIALIDADES, FORMAS FARMACÉUTICAS, PRESENTACIONES. ASIMISMO, TAMPOCO DEBERÁN MODIFICAR EL ORDEN DEL LISTADO DE LAS ESPECIALIDADES FARMACÉUTICAS CONTROLADAS. NO DEBE MODIFICARSE NUNGUNA CASILLA COLOREADA YA QUE CONTIENEN FOMULAS QUE DE MODIFICARS ALTERAN EL FUNCIONAMIENTO DE LA PLANILLA. La planilla actualizada únicamente funcionará con Office 2010, siendo necesario mantener el formato de la planilla para el buen funcionamiento de la misma. Debe guardarse en formato de libro de Excel habilitado para macros. Los archivos de Excel deben enviarse tal como se producen de la declaración, sin modificar su formato ni nombre.el archivo producido se encuentra en C:/declaración, el cual debe enviarse por correo como archivo adjunto a balancetrimestral@msp.gub.uy Aquellas especialidades que no se encuentren en el listado podrán ser agregadas al final de la planilla bajo el título Fuera de Listado y así completar el balance de las mismas. 1

2 Se solicita que en caso de consultas, discrepancias encontradas, errores, omisiones, etc., en el listado de especialidades farmacéuticas y/ u otros, envíe los comentarios a la casilla de correo balancetrimestral@msp.gub.uy. PROCEDIMIENTO Al Abrir el Archivo Balance Anual, Seleccionar la opción Habilitar Macros. La columna L le servirá como herramienta para trabajar con un listado personalizado. Marque con letra x aquellas especialidades de su interés (en la columna L ), una vez seleccionadas, despliegue el menú y seleccione la opción x, así obtendrá el listado personalizado. Si quiere volver al listado completo, despliegue el menú y marque la opción Todas. La planilla comprende las Declaraciones Mensuales, y los cuatro trimestres correspondientes del año, allí deberá registrar los Movimientos Mensuales y automáticamente se irán calculando los Trimestres correspondientes. Además, se incluyen campos para que agregue la información correspondiente a Nº de recetas de Sicofármacos, Nº de recetas de Estupefacientes, Nº de Referencia de la solicitud de autorización para la destrucción y Fecha de la resolución por la que se autoriza dicha destrucción. En el caso Destrucción se dará de baja a la especialidad una vez que el Q.F. Director Técnico de la Farmacia haya firmado el acta de destrucción y posea copia de la misma, el número de referencia del expediente y fecha de la Resolución que autoriza a dicha destrucción deberá figurar en el casillero correspondiente. Mientras no sea autorizada la destrucción de la especialidad, la misma deberá permanecer en stock. Se dará de baja a una especialidad en la columna Canje del Balance Mensual, cuando la misma sea enviada al Laboratorio para el canje. En el momento en que se envía a canje una especialidad, la Farmacia deberá exigir un comprobante del retiro de la especialidad por parte de la empresa. El ingreso de la especialidad que fue a canje debe incluirse en la columna Entradas del Balance Mensual. Cuando se realicen movimientos inherentes al canje, deberá registrarse en la sección CANJES, que se encuentra al final de la planilla de cada Trimestre, el número del documento (Nº Remito de Salida a Canje, Nota de Crédito, Nº de Remito de Entrada de canje) emitido por la empresa. Los documentos que posea la Farmacia que avalen: las salidas a canje, los ingresos de la misma especialidad por canje y/ o las notas de crédito por no haberse efectuado el canje por la misma especialidad, deberán ser archivados en la Farmacia conjuntamente con los balances mensuales, las recetes y facturas por un plazo de dos años. 2

3 Una vez realizada la Declaración Mensual por medio del Botón IMPRIMIR, podrá realizar la impresión de su Declaración Mensual. La cual permanecerá en la Farmacia en carácter de Declaración Jurada a disposición de los inspectores de Salud Pública. Nota: Todas las Instituciones, públicas y privadas, deberán realizar balance mensual de especialidades farmacéuticas Sicofármacos, Sicofármacos Lista II y Estupefacientes el que quedará impreso en la Farmacia a disposición del M.S.P. Una vez realizada la Declaración Trimestral, por medio del Botón DECLARAR, podrá obtener un archivo en C:/declaracion, con la Declaración que deberá remitir al Sector Sicofármacos y Estupefacientes. Estos archivos, los encontrará en su computadora en MI PC, y luego en (C:), en la carpeta declaracion la cual se crea automáticamente, ptrimestre-(año)-(nombre farmacia), strimestre-(año)-(nombre farmacia), ttrimestre-(año)-(nombre farmacia) y ctrimestre-(año)-(nombre farmacia) respectivamente. Por Ejemplo, si su Farmacia tiene como nombre: MONTEVIDEO y el balance es del 2013, aparcera el archivo: ptrimestre-2013-montevideo strimestre-2013-montevideo ttrimestre-2013-montevideo ctrimestre-2013-montevideo Y éstos últimos serán los enviados únicamente vía correo electrónico. El plazo para la entrega del mismo serán 20 (veinte) días hábiles luego de vencido cada trimestre. De cada Balance Trimestral quedará en la Farmacia un ejemplar impreso, firmado por el Q.F. D.T. en el que se pegará el timbre de CJPPU correspondiente. Nota: Las Instituciones de Asistencia Médica Colectiva que tengan más de 1 despacho de medicamentos deberán informar los movimientos trimestrales a través de la Proveeduría de la Institución, quien será la encargada de recopilar la información del trimestre de cada despacho y elaborar el balance trimestral correspondiente a dicha Institución de acuerdo al formato establecido. Respecto a los Centros Departamentales de Salud Pública (Farmacias Hospitalarias), que provean a Centros de Salud, Policlínicas y Centros Auxiliares del Departamento enviarán 1 único balance trimestral contemplando todos los movimientos de dichos centros. Aquellos Centros de Asistencia Pública cuyas entradas sean independientes del Centro Departamental de Salud, deberán presentar su propio balance trimestral de acuerdo al formato establecido. 3

4 Hospital Policial y Hospital de las FFAA recibirán la información de sus filiales en el Interior del país y enviarán 1 único balance trimestral. Todas las farmacias de 1ª categoría que tengan centro de distribución habilitado por el M.S.P, deberán presentar 1 único balance trimestral. Deberá entregarse 1 balance trimestral por Institución. (No enviarlo por duplicado). PRESENTACIÓN DEL BALANCE TRIMESTRAL El balance trimestral podrá enviarse por correo electrónico a la casilla de correo: balancetrimestral@msp.gub.uy; la casilla de correo destinada a la recepción de los balances trimestrales enviará automáticamente una respuesta de confirmación de lectura, la que también podrá utilizarse (impresa) como comprobante de recepción del balance. Únicamente en caso de no poder ser enviado vía mail, previa comunicación con el MSP, Sector Sicofármacos de dicho problema, el balance trimestral también podrá presentarse en el Sector Sicofármacos y Estupefacientes del Ministerio de Salud Pública (18 de Julio 1892, 3 er Piso, Anexo A) en formato electrónico (pendrive), en el horario comprendido entre las 9:15 y 16:15 Hs. donde se sellará el comprobante de recepción (ANEXO I) incluido al final de éste documento, el que traerá impreso cada Farmacia en el momento de la entrega. PLANILLA DE REGISTRO DE RECETAS DE ESTUPEFACIENTES Y DE METILFENIDATO En caso de presentar salidas de Metilfenidato y/ o Estupefacientes, las Farmacias deberán declarar los datos solicitados de la receta NARANJA O AMARILLA, en la Planilla Estupefacientes Y Metilfenidato, publicada en la página Web y presentar trimestralmente en formato electrónico enviándola a balancetrimestral@msp.gub.uy. Dicha planilla debe enviarse en formato de Libro de Excel, siendo enviada como archivo xlsx. Deberá guardarse como: ESTUPEFACIENTES (NOMBRE DE LA FARMACIA) TRIM X Todo en MAYUSCULAS, siendo X el número del trimestre correspondiente. Ejemplo. Si el nombre de mi farmacia es MONTEVIDEO y corresponde al trimestre Nº1 lo guardo como: ESTUPEFACIENTES MONTEVIDEO TRIM1 4

5 Debe enviarse las recetas originales acompañadas del comprobante de recibo del balance trimestral correspondiente, ante el Sector Sicofármacos y Estupefacientes del M.S.P. ó ante la Dirección del Centro Departamental de Salud del M.S.P. que corresponda. La oficina recepcionará únicamente las recetas y la planilla electrónica que como se aclara en el punto no pudieron enviarse vía correo electrónico, y sellará el COMPROBANTE que la Farmacia traerá completo e impreso (ANEXO I). Aclaración: cuando en la planilla se solicita Nº de Receta, se refiere a la numeración que la receta tiene impresa. PROCEDIMIENTO Abrir el archivo Excel denominado Planilla de Estupefacientes y Metilfenidato. Elegir la opción Habilitar macros. Completar los datos solicitados de la Farmacia. Seleccionar las especialidades Farmacéuticas de las cuales tiene recetas NARANJAS ó AMARILLAS, posicionándose en la fila que indica Marque con X para seleccionar, debajo del nombre de cada especialidad, despliegue las opciones que da el botón y seleccionar la opción x. Completar TODOS los datos solicitados de cada receta (Nº de caja profesional y Especialidad del profesional, Nº de receta impreso, Nº cajas ó unidades indicadas por el profesional, Fecha de dispensación de la especialidad, Nombre y C.I. del paciente). No se aceptaran planillas que estén incompletas, donde falten datos de la farmacia o las recetas. Guardar la Planilla con el nombre ESTUPEFACIENTES seguido del nombre de la Farmacia, seguido de la palabra TRIM, y por último el número del trimestre correspondiente. Ejemplo: ESTUPEFACIENTES MONTEVIDEO TRIM1, que correspondería a la Planilla de la Farmacia Montevideo del Primer Trimestre. Presentarla trimestralmente en formato electrónico (balancetrimestral@msp.gub.uy) acompañado de las recetas (naranjas ó amarillas) originales correspondientes, ante el Sector Sicofármacos y Estupefacientes del M.S.P. ó ante la Dirección del Centro Departamental de Salud del M.S.P. que corresponda. Traer COMPROBANTE completo e impreso (ANEXO II) que la oficina del M.S.P. sellará y firmará. 5

6 VERSIONES DE LA PLANILLA DE BALANCE TRIMESTRAL COMPTATIBLE CON OTRAS VERSIONES DE OFFICE Y LIBREOFFICE Estos archivos deben descargarse y descomprimirse (Programa WinRar o similar, el cual es software libre). Estas planillas son compatibles para utilizarse en: Otras versiones de Windows Office LibreOffice, software libre. Ambas planillas, a diferencia de la planilla compatible con Office 2010, no poseen macros, por lo cual no poseen botones para declarar e imprimir los balances mensualmente, es decir que deberá realizar la operación de forma manual. Estas planillas son Trimestrales, por lo que debe utilizar la planilla correspondiente al trimestre a declarar, la que una vez completada, deberá ser enviada como archivo adjunto a la casilla de correo: balancetrimestral@msp.gub.uy No se recibirán planillas anuales, debiendo siempre corresponderse al trimestre a enviar. La planilla anual es para utilizarse en la farmacia como forma de control interno. Se puede copiar de la planilla anual la columna de selección y pegar en la planilla trimestral, así como la columna de stock correspondiente al inicio del trimestre. La planilla debe guardarse como Xtrimestre-YYYY-NOMBRE DE LA FARMACIA. Siendo X el trimestre correspondiente, deberá sustituir la X por la letra p, s, t ó c, según corresponda a cada trimestre): p primero, s segundo, t tercero, c cuarto. YYYY corresponde al año en curso. Ej: ptrimestre-2013-montevideo 6

7 ANEXO I MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA DIVISIÓN PRODUCTOS DE SALUD DEPARTAMENTO DE MEDICAMENTOS SECTOR SICOFARMACOS Y ESTUPEFACIENTES COMPROBANTE DE ENTREGA DE PLANILLA ELECTRÓNICA Y RECETAS DE ESTUPEFACIENTES Y METILFENIDATO FECHA: FARMACIA: DIRECCIÓN: CIUDAD: DEPARTAMENTO: Nº de Recetas Naranjas: Nº de Recetas Amarillas: Presentación de Planilla en CD ó Diskette: (IMPORTANTE: únicamente se sellará y firmará el comprobante si la Farmacia entrega las Recetas de Estupefacientes Originales y el comprobante de recepción de la planilla en formato electrónico). (SELLO DE LA OFICINA, FIRMA Y ACLARACIÓN DE FIRMA DEL FUNCIONARIO QUE RECEPCIONA LA PLANILLA Y LAS RECETAS DE ESTUPEFACIENTES Y/ O METILFENIDATO) 7