Í N D I C E. I. Objetivo 2. II. Alcance 2. III. Referencias normativas 2. IV. Políticas 2. V. Descripción de las actividades 4

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1 1 7 FIRMAS REVISÓ: JESÚS JAIME CONTRERAS JEFE PARTAMENTO CONTROL CALIDAD Y DISTRIBUCIÓN MAURICIO FLORES BOULLOSA JEFE PARTAMENTO FIANZAS E INVENTARIOS MARISELA TORRES FABILA JEFE PARTAMENTO CONTABILIDAD SERGIO TELLEZ PÉREZ DIRECTOR ADMINISTRATIVO AUTORIZÓ: MIGUEL ENRIQUE VALLEJO CORTÉS SUBDIRECTOR GENERAL Í N D I C E I. Objetivo 2 II. Alcance 2 III. Referencias normativas 2 IV. Políticas 2 V. Descripción de las actividades 4 VI. Control de cambios 7 VII. Glosario 7 VIII. Anexos 7

2 I. OBJETIVO 2 7 Llevar una administración y control eficiente de las existencias, entradas y salidas del material de cuadro básico, a través de un registro global por sistema, a fin de atender con oportunidad y calidad las necesidades de las áreas de la Entidad. II. ALCANCE Inicia con la recepción de bienes de consumo en el Almacén, para continuar con el registro en el sistema y el suministro a las áreas de acuerdo a su petición, para concluir con un cierre mensual de los movimientos de existencias de los bienes de consumo. III. REFERENCIAS NORMATIVAS Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento. Políticas, Bases y Lineamientos para la administración, destino final y baja de bienes muebles de Pronósticos para la Asistencia Pública. Lineamientos Generales para la Administración de Almacenes de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. Norma NMX-CC-9001-IMNC-2000 IV. POLÍTICAS 1. El Departamento de Control de Calidad y Distribución es responsable de realizar las acciones de planeación y previsión presupuestal del material de consumo de cuadro básico. 2. El Departamento de Control de Calidad y Distribución, a través del Área de Almacén es responsable de recibir, resguardar, controlar y distribuir el material de consumo de Cuadro Básico, así como de mantener actualizado el registro global de inventario en el Sistema. 3. El Área de Almacén es responsable de revisar y validar la entrega de bienes de consumo de cuadro básico conforme a las características establecidas en el pedido, y recibir, registrar y resguardar los materiales que son aceptados, en caso de determinar un incumplimiento en las fechas establecidas para la entrega por el proveedor debe aplicar la pena convencional establecida. 4. De ser necesario, los bienes de consumo se recibirán en el área solicitante haciéndose ésta responsable de la recepción, resguardo y uso de los bienes, en cuyo caso debe validar la entrada tanto en la factura o remisión como en el Vale de salida de almacén que deberá entregar al Área de Almacén para su registro y control en el Sistema.

3 Todos los bienes de consumo deben estar registrados en el Sistema a fin de tener un control de las entradas y salidas de material, así como de las existencias y rotación de inventarios. Asimismo los bienes instrumentales se deben registrar a través del Área de Almacén siendo responsabilidad del Departamento de Fianzas e Inventarios la recepción, control y administración. 6. En lo referente a Servicios, el área usuaria será la encargada de elaborar la solicitud de contratación y verificar el cabal cumplimiento de las condiciones pactadas en el contrato del servicio. 7. La entrada de bienes de consumo se debe registrar en el Sistema a valor de adquisición según lo establecido en el pedido o factura, así como la salida, con la finalidad de realizar un cierre mensual que permita conciliar contablemente los movimientos del almacén. 8. La salida de bienes de consumo se hará mediante el formato Vale de Salida de Almacén, el cual debe ser entregado al Área de Almacén con la firma de autorización del titular del área solicitante, dentro de los primeros cinco días hábiles del mes. El Área de Almacén debe entregar los materiales dentro de los cinco días hábiles siguientes a la entrega del formato, siendo responsabilidad del área solicitante pasar a recoger los bienes de consumo al almacén. 9. Solo se reciben Vales de Salida de Almacén fuera del tiempo establecido por excepción, siempre y cuando el vale presente la justificación a la solicitud con la autorización del titular del área. 10. La salida de bienes de consumo quedará registrada en el Sistema una vez que se haya realizado la entrega de los bienes al área solicitante. El Área de Almacén debe llevar a cabo cuando menos cuatro inventarios a los bienes de consumo, un físico total al año y por muestreo físico cada tres meses. 11. Las áreas solicitantes que consideren conveniente devolver algunos bienes de consumo al almacén que no hayan sido utilizados, deben hacerlo entregando una nota aclaratoria donde se indique de manera general los motivos de la devolución, a fin de que el Área de Almacén previa inspección pueda o no aceptar y reasignar su distribución, para ello debe llevar un registro específico que no implique tener doble registro y contabilidad en el Sistema. 12. Al final de cada año el Área de Almacén debe realizar un análisis de los movimientos y existencia de los bienes de consumo, para con base en ello determinar aquellos que registran un lento o nulo movimiento, así como los que presentan caducidad u obsolescencia y se proceda a su baja del cuadro básico. 13. Solo se consideran para efectos de este instructivo los bienes de consumo que son adquiridos como parte del cuadro básico, por lo que el Área de Almacén no es responsable de aquellos bienes de consumo que son adquiridos por las áreas a través de los fondos revolventes asignados para su operación o como parte del servicio contratado con un proveedor.

4 V. SCRIPCIÓN ACTIVIDAS 4 7 RESPONSABLE SCRIPCIÓN ACTIVIDAD REGISTRO 1. PROVEEDOR BIENES CONSUMO 2. AUXILIAR ALMACÉN / REPRESENTANTE L ÁREA SOLICITANTE RECEPCIÓN MATERIALES 1.1 Se presenta en Oficinas Centrales a entregar los bienes especificados en el Pedido, con Factura o Remisión. 2.1 Recibe notificación de la presencia del Proveedor para la entrega de bienes de consumo de cuadro básico, y localiza el pedido en el archivo correspondiente, para recibir los bienes de consumo de acuerdo a la cantidad y características especificadas, recabando los documentos correspondientes. 2.2 En caso de bienes de consumo que por sus características sean utilizados exclusivamente por un área, se le notifica para que ésta realice la recepción. 2.3 Para el caso de bienes instrumentales notifica al Departamento de Fianzas e Inventarios, para que lleve a cabo la recepción, control y administración de los mismos. Ver Procedimiento SAF-PRO-11 Administración de Activos Fijos. PEDIDO DA-08 FACTURA O REMISION N/A 2.4 Reciben y revisan que el bien cumpla con las características y especificaciones descritas en el pedido, de no cumplir el proveedor con los requisitos establecidos se rechaza el bien y en su caso se determina aplicar la pena convencional correspondiente. Si la entrega cumple con todas las especificaciones se acepta el bien, se firma y se sella de recibido en la factura o remisión y se devuelve al proveedor. El Área de Almacén se queda con una copia para conformar el expediente respectivo, anexando requisición y pedido. PEDIDO DA-08 FACTURA O REMISION N/A 3. AUXILIAR ALMACÉN CAPTURA MOVIMIENTOS EN SISTEMA 3.1 Registra en el Sistema la recepción de los bienes, capturando las cantidades y descripción de los mismos. 3.2 Ubica en el almacén los bienes de consumo de acuerdo a su categoría y los identifica con su respectiva clave de artículo quedando listos para su distribución a las áreas. 3.3 En caso de bienes instrumentales se registran y se le notifica al Departamento de Fianzas e Inventarios. Ver Procedimiento SAF PRO- 11 Administración de Activo Fijo.

5 5 7 RESPONSABLE SCRIPCIÓN ACTIVIDAD REGISTRO 3.4 Elabora la Nota de Entrada al Almacén y se la entrega al proveedor para que éste a su vez pueda tramitar su pago. Archiva copia de la Nota de Entrada en el expediente. 3.5 Si el proveedor no cumple con las fechas de entrega, se le notifica, indicándole el monto de la sanción a que fue acreedor según la pena convencional estipulada para que realice el deposito correspondiente; Una vez realizado el deposito, entrega copia del recibo de pago al Auxiliar del Almacén para que le entregue la Nota de Entrada al Almacén y pueda tramitar su pago. Ver Procedimiento SAF-PRO-20 Cuentas por Pagar / Egresos. NOTA ENTRADA N/A AL SALIDAS MATERIALES 4. AUXILIAR ALMACÉN 4.1 Recibe el Vale de Salida de Almacén en tres tantos con firma de autorización dentro de los cinco primeros días hábiles de cada mes de acuerdo al Calendario de Entregas de Vales de Salida de Almacén. VALE SALIDAD D Revisa las cantidades solicitadas y determina la cantidad real a surtir. Identifica el material y lo separa para surtir el pedimento. 4.3 De no contar en Oficinas Centrales con los materiales necesarios para surtir la petición, se llevará a cabo el traslado de los materiales de la Bodega a Oficinas Centrales utilizando para tal caso el Vale de Salida de Material de la Bodega. VALE SALIDA MATERIAL LA BOGA D Entrega el material al área solicitante recabando firma de recibido en el Vale de Salida, entregándole copia del mismo. La salida de bienes de consumo quedará registrada en el Sistema una vez que se haya realizado la entrega de los bienes al área solicitante. VALE SALIDAD D Verifica que las cantidades registradas en el Reporte de Existencias de Bienes de Consumo en Almacén, correspondan a la existencia física, a través de inventarios trimestrales por muestreo y uno total anual. En su caso, realiza la investigación y ajustes correspondientes hasta que no exista diferencia. REPORTE EXISTENCIAS BIENES CONSUMO EN N/A Ver Plan de Calidad.

6 6 7 RESPONSABLE SCRIPCIÓN ACTIVIDAD REGISTRO CIERRE MES 4.6 Al cierre de mes emite los reportes definitivos de movimientos del almacén e integra los expedientes de entradas y salidas al consecutivo correspondiente: Existencias de bienes de consumo en el almacén. Movimientos de entrada de bienes de consumo. Movimientos de salida de bienes de consumo. Conciliación correspondiente del mes. Generación de Pólizas Contables de Entradas y Salidas de Almacén. 5. JEFE PARTAMENTO CONTABILIDAD 4.7 Envía mediante oficio a la Gerencia de Contabilidad los reportes que amparan los movimientos del almacén efectuados durante el mes. 5.1 Remite mensualmente Reporte Contable para Conciliación de Entradas y Salidas de Almacén al Departamento de Control de Calidad y Distribución EXPEDIEN- TES ANEXO L ESTADO FINANCIERO (PAPEL TRABAJO CON INFORMACION A TALLE) 6. JEFE PARTAMENTO CONTROL CALIDAD Y DISTRIBUCION 6.1 Recibe reporte contable para conciliación, verificación y validación de las entradas y salidas de almacén, turna al Departamento de Contabilidad para firma de conformidad; en caso de que la información no concilie ambas áreas verificarán los registros, para hallar las diferencias y realizar los ajustes correspondientes. CONCILIACIÓN ENTRADAS Y SALIDAS ALMACÉN FIN L INSTRUCTIVO

7 VI. CONTROL CAMBIOS. 7 7 SCRIPCIÓN L CAMBIO FECHA 00 Derivado del análisis a la operación del Proceso de Recursos Abril, 2005 Materiales se integra el instructivo para su incorporación al Sistema de Gestión de la Calidad 01 Derivado de la 7º Auditoria Interna de Calidad en enero de 2006, se realizaron cambios a las políticas 3 y 4 para corregir una referencia y a las actividades 2.5 y 3.3 para sustituir remesa por pedido y eliminar referencia al SIAF. 02 Se modifica la referencia al SIAF por el Sistema de almacén que opera a esta fecha. Febrero, 2006 Septiembre, 2006 Debido al cambio del Sistema de manejo de inventarios, de Costos Promedios a PEPS, se ajusta política para revisión del cierre mensual para conciliación contable. Se agrega descripción de nueva actividad, para conciliación de documentos entre el Departamento de Control de Calidad y Distribución y Gerencia de Contabilidad. Mayo, 2007 VII. GLOSARIO Bienes de Consumo: Los que por su utilización en el desarrollo de las actividades que se realizan en la Entidad, tienen un desgaste parcial o total. Bienes Instrumentales: Los considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que realiza la Entidad, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio. Sistema: Herramienta informática de apoyo en la administración de los bienes de consumo de cuadro básico. VIII. ANEXOS No aplica