DEPARTAMENTO DE ASUNTOS JURÍDICO-LABORALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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1 Identificación: MA-DJ-AJL-01 Versión: 1 No. de Folios: 63 DEPARTAMENTO DE ASUNTOS JURÍDICO-LABORALES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCESO: ASESORÍA JURÍDICO-LABORAL Elaborado por: Revisado por: Revisado por: Aprobado por: Nombre Completo: Lic. Oscar Renato Jiménez Liquen Licda. Adriana Beatriz Gámez Solano Licda. Arely Delyanira Camey Súchite Lic. Marcotulio Meoño Ramírez Puesto funcional que ocupa: Encargado de Análisis Organizacional Interno Jefa del Departamento de Asuntos Jurídico- Laborales Jefa del Departamento de Desarrollo Institucional Director ONSEC Fecha: Firma: Página 1 de 63

2 Manual de Procedimientos Proceso: Asesoría Jurídico-Laboral MA-DJ-AJL-01 PRESENTACIÓN La Oficina Nacional de Servicio Civil, por ser una Institución de servicio, necesita contar para el ejercicio de sus funciones con instrumentos técnicos que le permitan realizar una gestión eficaz y oportuna. Entre estas herramientas de carácter administrativo figura el Manual de Procedimientos, dicho documento contiene la secuencia lógica de las actividades que realizan en cada Departamento y/o Unidad de la Institución, así como del personal que integra la misma. Dentro de ese marco de referencia, se ha actualizado el Manual de Procedimientos del Departamento de Asuntos Jurídico-Laborales, con la finalidad de optimizar los recursos disponibles, para lograr la eficiencia y eficacia en el desempeño de las funciones que la ley le asigna. Es por ello que la Dirección de esta Institución, consciente del valor que reviste para la Oficina contar con tan valiosa herramienta, autoriza el contenido del Manual de Procedimientos del Departamento de Asuntos Jurídico-Laborales, para que el mismo facilite y coadyuve la ejecución de las actividades que le competen al Departamento. Guatemala, noviembre de 2011 Lic. Marcotulio Meoño Ramírez Director Oficina Nacional de Servicio Civil Página 2 de 63

3 Manual de Procedimientos Proceso: Asesoría Jurídico-Laboral MA-DJ-AJL-01 CONTENIDO Introducción 4 1. Estructura organizacional de la Oficina Nacional de Servicio Civil 5 2. Organigrama estructural Oficina Nacional de Servicio Civil 7 3. Base legal del Departamento 8 4. Misión y Visión del Departamento Misión Visión 9 5. Objetivos del Departamento General Específicos Funciones del Departamento Estructura Organizacional del Departamento 12 No. Descripción de Procedimientos de la Unidad 1 Solicitud de Prestaciones Post-Morten 13 2 Solicitud de Bono por Antigüedad 20 3 Rehabilitación Administrativa 28 4 Trámite de Recurso de Reposición 35 5 Trámite de lo Contencioso Administrativo 43 Anexos 50 Página 3 de 63

4 Manual de Procedimientos Proceso: Asesoría Jurídico-Laboral MA-DJ-AJL-01 INTRODUCCIÓN El Departamento de Desarrollo Institucional de la Oficina Nacional de Servicio Civil, en cumplimiento a sus funciones y en aras de fortalecer el rol de la Institución a través de la correcta administración de los recursos humanos ha actualizado el Manual de Procedimientos del Departamento de Asuntos Jurídico-Laborales, el cual es un documento técnico que contiene la secuencia lógica del que hacer dentro del referido Departamento y la descripción de las actividades que realiza el personal que lo integra. El Manual de Procedimientos, constituye un instrumento de suma utilidad para el personal de la Oficina, ya que contiene información real y objetiva sobre el accionar del personal en la Institución. Este es un marco administrativo que detalla las actividades que de manera sistemática realiza el personal de los Departamentos y/o Unidades, de la Oficina. Facilitar el proceso de inducción al personal de nuevo ingreso a la Institución, ya que describe en forma detallada las funciones que se desarrollan en cada puesto de trabajo. Permite la evaluación y el control interno, así mismo facilita los procesos de auditoría interna y externa de los puestos de trabajo. El Manual incluye la definición de cada procedimiento, los objetivos, puesto funcional, descripción de actividades, el flujograma, asimismo se detallan en los anexos los documentos y normas especificas del Departamento. Dada la importancia del Manual de Procedimientos, se recomienda al personal del Departamento la utilización del mismo, así como la revisión periódica de los procedimientos, para fomentar la mejora continua de las funciones del Departamento, de la Oficina y de la Administración Pública en general. Página 4 de 63

5 Manual de Procedimientos Proceso: Asesoría Jurídico-Laboral MA-DJ-AJL ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA OFICINA NACIONAL DE SERVICIO CIVIL Por medio del Acuerdo Gubernativo No de fecha 12 de diciembre de 1995, se aprobó la reestructuración de la Oficina Nacional de Servicio Civil. En el Acuerdo Gubernativo No de fecha 17 de mayo de 1995, se instituyeron las unidades de Administración Financiera -UDAF- y Auditoría Interna -UDAI- en las entidades del Sector Público no Financiero y para atender los términos del mismo, se emitieron los Acuerdos de Dirección números D y D con la finalidad de establecer dentro de la estructura administrativa de la ONSEC, las unidades mencionadas. A través del Acuerdo de Dirección No. D del 12 de mayo de 2005, la Unidad de Cómputo fue trasladada del Departamento de Desarrollo Institucional, a la Dirección de ONSEC, como una dependencia adscrita a la misma. Cabe mencionar que de conformidad con lo establecido en el Decreto , de fecha 23 de septiembre de 2008, se establecen las Unidades de Información Pública en las Entidades del Sector Público, por lo que hace necesario crear la Unidad de Información Pública de la Oficina Nacional de Servicio Civil ONSEC, acción que se realizo mediante el Acuerdo de Dirección número D de fecha 7 de abril de De igual manera y de conformidad con lo establecido en el Acuerdo Gubernativo No de fecha 7 de julio de 2008, existe la necesidad de desarrollar programas de capacitación que permitan el desarrollo del Servidor Público, es por ello que se hace necesario crear la Unidad de Formación y Capacitación Permanente del Servidor Público de la Oficina Nacional de Servicio Civil acción que se realizo mediante el Acuerdo de Dirección No. D de fecha 27 de septiembre de Asimismo por medio del Acuerdo Gubernativo No de fecha 30 de diciembre de 2010, Plan Anual de Salarios y otras disposiciones relacionadas con la administración de Recursos Humanos, establece que en el momento que se requiera la creación y/o modificaciones relacionadas con puestos oficiales, especialidades, jornadas, clases anchas, controles, dependencias, instituciones y bonos monetarios y complementos personales y otras acciones puestos, se deberá solicitar la asesoría a la Oficina Nacional de Servicio Civil es por ello que se crea la Unidad de Soporte de Nómina con carácter permanente mediante el Acuerdo de Dirección No. D de fecha 27 de septiembre de Página 5 de 63

6 Manual de Procedimientos Proceso: Asesoría Jurídico-Laboral MA-DJ-AJL-01 Dirección: Dirección Subdirección Departamentos: Unidades: Asuntos Jurídico Laborales Administración de Puestos, Remuneraciones y Auditorías Administrativas Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos Normas y Selección de Recursos Humanos Previsión Civil Desarrollo Institucional Administración Interna Administración Financiera Auditoría Interna Cómputo Información Pública Centro de Formación y Capacitación Permanente del Servidor Público Soporte de Nómina Página 6 de 63

7 Manual de Procedimientos Proceso: Asesoría Jurídico-Laboral MA-DJ-AJL ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL OFICINA NACIONAL DE SERVICIO CIVIL DIRECCIÓN DIRECCIÓN SUB-DIRECCIÓN SUB-DIRECCIÓN UNIDAD DEL CENTRO DE UNIDAD FORMACIÓN DEL CENTRO Y DE CAPACITACIÓN FORMACIÓN Y PERMANENTE CAPACITACIÓN DEL SERVIDOR PERMANENTE PÚBLICO DEL SERVIDOR PÚBLICO UNIDAD DE SOPORTE UNIDAD DE NÓMINA DE SOPORTE DE NÓMINA UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA UNIDAD DE CÓMPUTO UNIDAD DE CÓMPUTO UNIDAD DE AUDITORÍA UNIDAD INTERNA DE AUDITORÍA INTERNA UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA FINANCIERA DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DESARROLLO DE INSTITUCIONAL DESARROLLO INSTITUCIONAL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN INTERNA INTERNA DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DEPARTAMENTO DE DE ADMINISTRACIÓN PUESTOS, DE REMUNERACIONES PUESTOS, Y REMUNERACIONES AUDITORÍAS Y ADMINISTRATIVAS AUDITORÍAS ADMINISTRATIVAS DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO NORMAS Y DE SELECCIÓN NORMAS DE Y SELECCIÓN RECURSOS DE HUMANOS RECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO REGISTROS Y DE VERIFICACIÓN REGISTROS DE Y VERIFICACIÓN ACCIONES DE DE RECURSOS ACCIONES DE HUMANOS RECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTO DE ASUNTOS DEPARTAMENTO JURÍDICO- DE ASUNTOS LABORALES JURÍDICO- LABORALES DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO PREVISIÓN CIVIL DE PREVISIÓN CIVIL Simbología Centro de Autoridad y Responsabilidad Relación de línea = Elaborado Por: Departamento de Desarrollo Institucional Fecha: abril de 2011 Relación de apoyo = Página 7 de 63

8 Manual de Procedimientos Proceso: Asesoría Jurídico-Laboral MA-DJ-AJL BASE LEGAL DEL DEPARTAMENTO Esté Departamento fundamenta su gestión en las leyes y disposiciones siguientes: Constitución Política de la República de Guatemala, del 3 de junio de Decreto No del Congreso de la República: Acuerdo Gubernativo No , Reglamento de la Ley de Servicio Civil, y sus reformas. Decreto No del Congreso de la República Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado y sus reformas. Acuerdo Gubernativo No , Reglamento de la Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado. Acuerdo Gubernativo No : Reestructuración Servicio Civil, publicado el 21 de diciembre de de la Oficina Nacional de Decreto No del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto. Acuerdo Gubernativo No , Reglamento para la contratación de Servicios Directivos Temporales con cargo al renglón presupuestario 022 Personal por Contrato. Página 8 de 63

9 Manual de Procedimientos Proceso: Asesoría Jurídico-Laboral MA-DJ-AJL MISIÓN Y VISIÓN DEL DEPARTAMENTO 4.1. MISIÓN Somos el ente encargado de prestar asesoría técnico-jurídico a la Dirección de la Oficina Nacional de Servicio Civil, a sus Departamento y/o Unidades y a las instituciones del Organismo Ejecutivo y Entidades Descentralizadas, que se rigen por la Ley de Servicio Civil, así como a servidores, ex servidores públicos y sus familiares, derivado de la aplicación de ésta y su Reglamento; para ello contamos con personal especializado, tecnología moderna y procesos acordes con nuestra función. Nuestros valores son profesionalismo, responsabilidad, equidad e imparcialidad VISIÓN Ser el ente consultor, asesor, facilitador y fiscalizador de los procesos desconcentrados de recursos humanos, en el Organismo Ejecutivo y Entidades Descentralizadas, que se rigen por la Ley de Servicio Civil y su Reglamento en materia jurídico-laboral. Página 9 de 63

10 Manual de Procedimientos Proceso: Asesoría Jurídico-Laboral MA-DJ-AJL OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO 5.1. GENERALES Prestar asesoría jurídico-laboral a la Oficina Nacional de Servicio Civil e Instituciones del Organismo Ejecutivo y Entidades Descentralizadas que se rigen por la Ley de Servicio Civil y su Reglamento ESPECÍFICOS Cumplir y velar porque se cumpla la Ley de Servicio Civil y su Reglamento. Brindar capacitación en materia jurídico-laboral a las Instituciones sujetas al régimen de Servicio Civil. Supervisar a las Dependencias en el proceso de desconcentración del pago de prestaciones laborales. Atender cualquier reclamación que surja en aplicación a la Ley de Servicio Civil y su Reglamento. Página 10 de 63

11 Manual de Procedimientos Proceso: Asesoría Jurídico-Laboral MA-DJ-AJL FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO ASESORÍA JURÍDICA: Proporcionar información y asesoría jurídica a los funcionarios y servidores públicos en aspectos técnicos, jurídicos y procedimientos en materia de administración de recursos humanos al servicio del Estado, asimismo el auxiliar a la Oficina ante los tribunales de justicia de toda la República en materia de lo contencioso administrativo, amparo, penal y laboral. GENERACIÓN DE DOCUMENTOS: Asistir a las autoridades superiores de la Oficina Nacional de Servicio Civil y a los jefes de Departamento, en la formulación de proyectos de ley, acuerdos gubernativos, reglamentos, circulares y otros documentos relacionados con la administración de recursos humanos. PROCEDENCIA O IMPROCEDENCIA DE SOLICITUD DE PRESTACIONES PÓSTUMAS: Realizar el estudio, análisis y emisión de la documentación que los beneficiarios del servidor fallecido presentan para el pago de prestaciones póstumas. CAPACITACIÓN EXTERNA: Participar activamente en el proceso de capacitación externa que la Oficina Nacional de Servicio Civil realiza con las Instituciones del Organismo Ejecutivo y Entidades Descentralizadas y/o autónomas en lo que se refiere a los derechos, obligaciones y prohibiciones de los servidores públicos. Página 11 de 63

12 Manual de Procedimientos Proceso: Asesoría Jurídico-Laboral MA-DJ-AJL ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL DEPARTAMENTO El Departamento de Asuntos Jurídico-Laborales, para el cumplimiento de sus funciones se integra de la siguiente manera: JEFATURA SUBJEFATURA Ventanilla Secretaría Sección de Análisis Sección de Asesoría Jurídica Simbología Centro de Autoridad y Responsabilidad Relación de línea = Relación de apoyo = Elaborado Por: Departamento de Desarrollo Institucional Autorizado Por: Jefatura del Departamento de Asuntos Jurídico-Laborales Fecha: noviembre de 2011 Página 12 de 63

13 Identificación: PR-DJ-AJL-01 Versión: 1 No. de Folios: 7 DEPARTAMENTO DE ASUNTOS JURÍDICO-LABORALES SOLICITUD DE PRESTACIONES POST-MORTEN Elaborado por: Revisado por: Revisado por: Aprobado por: Nombre Completo: Lic. Oscar Renato Jiménez Liquen Licda. Adriana Beatriz Gámez Solano Licda. Arely Delyanira Camey Súchite Lic. Marcotulio Meoño Ramírez Puesto funcional que ocupa: Encargado de Análisis Organizacional Interno Jefa del Departamento de Asuntos Jurídico-Laborales Jefa del Departamento de Desarrollo Institucional Director ONSEC Fecha: Firma: Página 13 de 63

14 Procedimiento Solicitud de prestaciones postmorten PR-DJ-AJL-01 Objetivo Resolver las solicitudes de prestaciones póstumas formuladas por los beneficiarios de un Servidor Público al momento de su fallecimiento, conforme con lo establecido en la Ley de Servicio de Civil y su reglamento y otras disposiciones legales relacionadas con la administración del recurso humano del Sector Público. Alcance Este procedimiento contiene la descripción ordenada de los pasos que se ejecutan al realizar la recepción y análisis de las solicitudes de prestaciones póstumas presentadas por los beneficiarios, acción que se determina por medio de la emisión de una Providencia en la que se establece la procedencia o improcedencia de dicha solicitud. Personal y otros actores involucrados 1. Jefe de Departamento 2. Subjefe de Departamento 3. Asesor Jurídico 4. Analista de Asuntos Jurídico-Laborales 5. Secretaria de Departamento 6. Encargado(a) de Ventanilla 7. Mensajero 8. Interesado (Dependencia) Página 14 de 63

15 Procedimiento Solicitud de prestaciones postmorten PR-DJ-AJL-01 Marco legal relacionado Este procedimiento fundamenta su gestión en las disposiciones siguientes: Constitución Política de la República. Ley de Servicio Civil y su Reglamento. Digesto de la Administración de Personal del Sector Público. Manual de Clasificación de Puestos del Organismo Ejecutivo, D a. Desarrollo del procedimiento Departamento o Unidad / Puesto Funcional No. Actividad Interesado (Dependencia) 01 Presenta ante la ONSEC, de preferencia o en la Dependencia donde laboraba la persona fallecida, la solicitud y la documentación para el pago de prestaciones póstumas, si lo presenta ante la Dependencia está lo remite a la ONSEC. Encargado(a) de Ventanilla 02 Atiende al Interesado y lo remite con el Analista, para que lo asesore previamente, antes de darle ingreso al expediente para su trámite. Analista de Asuntos Jurídico- Laborales 03 Revisa los documentos que el interesado adjunta a la solicitud de prestaciones póstumas y lo remite a ventanilla. Encargado(a) de Ventanilla 04 Recibe al Interesado y revisa las observaciones del Analista: Está completo? Si: Ingresa en el Sistema File Master, los datos del solicitante y asigna número correlativo al expediente y lo traslada al Analista que realizo le revisión previa. No: Recibe el expediente lo archiva temporalmente, para interrumpir la prescripción e informa al interesado la documentación que le falta para que la complete. Página 15 de 63

16 Procedimiento Solicitud de prestaciones postmorten PR-DJ-AJL-01 Departamento o Unidad / Puesto Funcional Analista de Asuntos Jurídico-Laborales No. Actividad 05 Recibe el expediente, elabora el Dictamen o Providencia, lo adjunta al expediente y lo traslada a la Secretaria del Departamento. Secretaria de Departamento 06 Recibe el expediente con el Dictamen o la Providencia, registra la acción en el Sistema File Master y lo asigna al Asesor. Asesor Jurídico 07 Recibe el expediente y estudia si cumple con todos los requisitos, firma de revisado el Dictamen o la Providencia y lo traslada al Jefe(a) o Subjefe para firma y aprobación. Jefe o Subjefe de Departamento 08 Revisa el expediente si cumple con los requisitos de ley, margina con su firma y lo traslada con el dictamen emitido a la Secretaria del Departamento. Secretaria de Departamento 09 Recibe el expediente y lo registra en el Sistema File Master y hace el desglose correspondiente; si es Providencia se archiva el expediente y si es Dictamen; se adjunta al expediente se graba en el sistema la salida a la Dependencia cualquiera de las dos formas se anota en el cuaderno y se traslada a Ventanilla. Encargado(a) de Ventanilla 10 Recibe el expediente y lo entrega al mensajero. Mensajero 11 Recibe el documento con el expediente correspondiente y lo entrega en la Dependencia que lo remitió. 12 Entrega el Encargado(a) de Ventanilla la copia del documento correspondiente, firmado y sellado de recibido. Encargado(a) de Ventanilla 13 Recibe la copia del documento correspondiente, sellado de recibido y lo archiva en orden correlativo en su archivo permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO Página 16 de 63

17 Procedimiento Solicitud de prestaciones postmorten PR-DJ-AJL-01 b. Diagrama de flujo Interesado (Dependencia) Encargado(a) de Ventanilla Analista de Asuntos Jurídico- Laborales Inicio Atiende al Interesado y lo remite con el Analista, para que lo asesore previamente, antes de darle ingreso al expediente para su trámite Revisa los documentos que el Interesado Adjunta a la Solicitud de Prestaciones Póstumas (Anexo RE- DJ-06) y lo remite a la ventanilla Presenta ante la ONSEC, de preferencia o la Dependencia donde laboraba la persona fallecida la solicitud y la documentación para el pago de Prestaciones Póstumas, sí lo presenta ante la Dependencia está lo remite a la ONSEC Jefe o Subjefe de Departamento Recibe el expediente si cumple con los requisitos de ley, margina con su firma y lo traslada con el dictamen emitido a la Secretaria del Departamento Secretaria de Departamento Recibe el expediente y lo registra en el Sistema File Master y hace el desglose correspondiente; si es Providencia se archiva el expediente y si es Dictamen; se adjunta al expediente se graba en el sistema la salida a la Dependencia en cualquiera de las dos formas se anota en el cuaderno y se traslada a Ventanilla. Recibe al Interesado y revisa las observaciones del Analista Está completo? Sí No Lo remite a ventanilla para que reciba el expediente lo archiva temporalmente, para interrumpir la prescripción e informa al interesado la documentación que le falta para que la complete Ingresa en el Sistema File Master los datos del Solicitante y asigna número correlativo al expediente y lo traslada al Analista que realizo la revisión previa Recibe el expediente, elabora el Dictamen o Providencia y lo adjunta al expediente y lo traslada a la Secretaria de Departamento Secretaria de Departamento Recibe expediente con el Dictamen o la Providencia, registra la acción en el Sistema File Master y lo asigna al Asesor Asesor Jurídico Recibe el expediente y estudia si cumple con todos los requisitos, firma de aprobado el Dictamen o la Providencia y lo traslada al Jefe(a) o Subjefe para firma y aprobación Mensajero Recibe el expediente con el documento correspondiente y lo entrega en la Dependencia que lo remitió Entrega al Encargado(a) de Ventanilla la copia del documento correspondiente firmado y sellado de recibio Recibe el expediente y lo entrega al Mensajero Encargado(a) de Ventanilla Recibe la copia del documento correspondiente sellado de recibido y lo archiva en orden correlativo en su archivo permanente Fin Página 17 de 63

18 Procedimiento Solicitud de prestaciones postmorten PR-DJ-AJL-01 c. Registros Nombre del Registro Tipo de Registro (papel/electrónico) Sistema FILE MASTER RE-DJ-04 Digital d. Terminología CAUSAL: Motivo. CAUSANTE: Persona fallecida. CONSULTA: Pregunta que se hace a una persona de determinado asunto. DEPENDENCIA: Instituciones que integran la Administración Pública. DERECHO: Facultad de hacer o exigir algo. DERECHOS POST MORTEM: Prestaciones por muerte de un servidor público, que le corresponden a los familiares, de conformidad y en el orden que establece la ley. DICTAMEN: Opinión, consejo, informe de una consulta conforme la ley. Documento en el que consta la procedencia o improcedencia requerida de la consulta. PRESTACIÓN POSTUMA: Prestación por fallecimiento de un servidor público que se otorga a sus familiares, que consiste en cinco salarios de conformidad con la Ley de Servicio Civil. TRAMITE: Paso de una actividad a otra dentro de un mismo procedimiento. Página 18 de 63

19 Procedimiento Solicitud de prestaciones postmorten PR-DJ-AJL-01 e. Listado de anexos Tipo de Anexo: Identificación del Anexo Formatos / Formularios; Instructivo / Guías; Documento General. Nombre del Anexo RE-DJ-01 RE-DJ-02 RE-DJ-03 RE-DJ-04 RE-DJ-05 RE-DJ-06 Disposiciones Legales e Instrumentos utilizados Glosario general de términos Tabla de Simbología de Flujogramas Sistema File Master Cédulas de Notificación Solicitud de Prestaciones Póstumas Página 19 de 63

20 Identificación: PR-DJ-AJL-02 Versión: 1 No. de Folios: 8 DEPARTAMENTO DE ASUNTOS JURÍDICO-LABORALES SOLICITUD DE BONO POR ANTIGÜEDAD Elaborado por: Revisado por: Revisado por: Aprobado por: Nombre Completo: Lic. Oscar Renato Jiménez Liquen Licda. Adriana Beatriz Gámez Solano Licda. Arely Delyanira Camey Súchite Lic. Marcotulio Meoño Ramírez Puesto funcional que ocupa: Encargado de Análisis Organizacional Interno Jefa del Departamento de Asuntos Jurídico-Laborales Jefa del Departamento de Desarrollo Institucional Director ONSEC Fecha: Firma: Página 20 de 63

21 Procedimiento Solicitud de bono por antigüedad PR-DJ-AJL-02 Objetivo Resolver las solicitudes de bonos por antigüedad formuladas por los interesados de conformidad con lo establecido en la Ley de Servicio Civil, su reglamento y otras leyes conexas relacionadas con la Administración Pública. Alcance Contiene la descripción ordenada de los pasos que se realizan en el análisis de los expedientes y documentos que los interesados ingresan por la ventanilla, para solicitar sus bonos por antigüedad así como las acciones que se realizan para determinar la procedencia o improcedencia del mismo. Personal y otros actores involucrados 1. Jefe o Subjefe de Departamento 2. Analista de Asuntos Jurídico-Laborales 3. Asesor Jurídico 4. Encargado(a) de Ventanilla 5. Secretaria de Departamento 6. Mensajero 7. Institución Página 21 de 63

22 Procedimiento Solicitud de bono por antigüedad PR-DJ-AJL-02 Marco legal relacionado Este procedimiento fundamenta su gestión en las disposiciones siguientes: Constitución Política de la República. Ley de Servicio Civil y su Reglamento. Acuerdo Gubernativo de fecha , Bono por Antigüedad. Manual de Clasificación de Puestos del Organismo Ejecutivo, D a. Desarrollo del procedimiento Departamento o Unidad / Puesto Funcional No. Actividad Institución 01 Presenta ante el Departamento de Asuntos Jurídico Laborales, la solicitud de trámite del Bono por Antigüedad y documentos de respaldo. Encargado(a) de Ventanilla 02 Recibe la papelería del solicitante y verifica que contenga la siguiente documentación: - Solicitud firmada por la Autoridad Nominadora o por el Director(a) o Jefe(a) de Recursos Humanos. - Nomina Certificada del personal que tiene derecho al Bono por Antigüedad (nombres y apellidos completos, Fecha de ingreso, Partida presupuestaria, Puesto que ocupa y años que lleva laborando). - Fotocopia de Cédula de vecindad o Documento Personal de Identificación -DPI-, de los Servidores Públicos que integran la Nómina. 03 Ingresa en el Sistema File Master, los datos del solicitante y asigna número correlativo al expediente. 04 Coloca número correlativo al expediente y lo traslada al Analista. Página 22 de 63

23 Procedimiento Solicitud de bono por antigüedad PR-DJ-AJL-02 Departamento o Unidad / Puesto Funcional Analista de Asuntos Jurídico- Laborales No. Actividad 05 Recibe expediente y analiza si llena los requisitos de Ley: Cumple requisitos? Si: Emite Dictamen. No: Emite Providencia. 06 Adjunta el Dictamen o Providencia, al expediente y lo traslada a la Secretaria de Departamento, para que lo asigne a los Asesores. Secretaria de Departamento 07 Recibe el expediente lo asigna al Asesor y lo registra en el Sistema File Master. Asesor Jurídico 08 Recibe el expediente, con el Dictamen o Providencia para continuar con el tramite: Si es Dictamen: Revisa si está bien elaborado lo firma de revisado para que posteriormente pase con el Jefe(a) o Subjefe para firma y aprobación 09 Traslada el expediente con el documento correspondiente para su revisión y aprobación a Jefatura. Jefe o Subjefe de Departamento 10 Recibe expediente, revisa Dictamen o Providencia, si cumplen requisitos conforme la ley, firma de Visto Bueno, y traslada a la Secretaria del Departamento. Secretaria del Departamento 11 Recibe el expediente lo registra en el Sistema File Master, lo desglosa y graba la salida del expediente a la Dependencia correspondiente, lo anota en el cuaderno y lo traslada a ventanilla. Encargado(a) de Ventanilla 12 Recibe el expediente y lo entrega al Mensajero. Mensajero 13 Recibe los documentos y los traslada a la Institución donde corresponde. Página 23 de 63

24 Procedimiento Solicitud de bono por antigüedad PR-DJ-AJL-02 Departamento o Unidad / Puesto Funcional No. Actividad Institución 14 Recibe, revisa y sella de recibido la notificación; Si es Dictamen: finaliza el proceso. Si es Providencia: recibe y posteriormente completa la información solicitada. Mensajero 15 Entrega a Encargado(a) de Ventanilla copia de Dictamen o Providencia, sellada de recibido. Encargado(a) de Ventanilla 16 Recibe nuevamente el expediente corregido, con la papelería completa, y se repite del paso 05 al 12, para finalizar con la notificación del Dictamen de aprobación del Bono por Antigüedad a los servidores públicos beneficiados con el mismo. FIN DEL PROCDIMIENTO Página 24 de 63

25 Procedimiento Solicitud de bono por antigüedad PR-DJ-AJL-02 b. Diagrama de flujo Institución Analista de Asuntos Jurídico- Laborales Secretaria de Departamento Inicio Presenta ante el Departamento de Asuntos Juridico-Laborales, la solicitud del trámite del Bono por Antigüedad y documentos de respaldo Recibe expediente y analiza si llena los requisitos de Ley Cumple requisitos? Recibe el expediente lo Asigna al Asesor y lo registra en el Sistema File Master Asesor Jurídico Encargado(a) de Ventanilla Recibe la papelería del solicitante y verifica que contenga toda la documentación Ingresa en el Sistema File Master, los datos del solicitante y asigna número correlativo al expediente Sí Emite Dictamen Adjunta el Dictamen o Providencia, al expediente y lo traslada a la Secretaria de Departamento, para que lo asigne a los Asesores Mensajero No Emite Providencia Recibe el expediente, con el Dictamen o Providencia para continuar con el tramite: Si es Dictamen: Revisa si está bien elaborado lo firma de revisado para que posteriormente pase con el Jefe(a) o Subjefe para firma y aprobación Traslada el expediente con el documento correspondiente para su revisión y aprobación a Jefatura Coloca número correlativo al expediente y lo traslada al Analsita Recibe los documentos y los traslada a la Institución donde corresponde Jefe o Subjefe de Departamento 1 Institución Recibe expediente, revisa Dictamen o Providencia, si cumplen requisitos conforme a la ley, firma de Visto Bueno y lo traslada a la Secretaria Recibe el expediente y lo entrega al Mensajero Recibe nuevamente el expediente corregido, con la papelería completa y se repite el procedimiento del paso 05 al 12, para finalizar con la notificación del Dictamen de aprobación del Bono por Antigüedad a los servidores públicos beneficiados con el mismo Fin Recibe, revisa y sella de recibido la notificación. Sí es Dictamen finaliza el procedimiento Sí es providencia: recibe y posteriormente completa la información solicitada Mensajero Entrega a Encargado(a) de Ventanilla, copia del Dictamen o Providencia, sellada de recibido Secretaria de Departamento Recibe el expediente lo registra en el Sistema File Master, lo desglosa y graba la salida del expediente a la Dependencia correspondiente, lo anota en el cuaderno y lo traslada a ventanilla. 1 Página 25 de 63

26 Procedimiento Solicitud de bono por antigüedad PR-DJ-AJL-02 c. Registros Nombre del Registro Tipo de Registro (papel/electrónico) Sistema FILE MASTER RE-DJ-04 Digital d. Terminología ASESOR JURÍDICO: Profesional que asesora y aconseja en temas jurídicos. DESGLOCE: Separación de los autos judiciales de documentos unidos a los mismos a petición de parte interesada, a su terminación, o antes por precisarlos para otros fines, dejando testimonio de los mismos. DICTAMEN: Puede ser una sentencia o resolución judicial que dicta un juez o un tribunal. De este modo, se pone fin a un litigio o a una causa, lo que hace el dictamen es reconocer el derecho o razón de una de las partes, obligando a la otra a aceptar la resolución y cumplirla. EXPEDIENTE: es una herramienta administrativa utilizada en organismos de gobiernos de varios países de habla hispana, aunque mantienen la misma finalidad en todos los casos: reunir la documentación necesaria para sustentar el acto administrativo. BONO POR ANTIGÜEDAD: Es un complemento económico, el cual con excepción de quienes desempeñen puestos de profesionales, y aquellos comprendidos en el Decreto 1485 del Congreso de la República, Ley de Catalogación y Dignificación del Magisterio Nacional, se otorgará mensualmente a los servidores públicos del Organismo Ejecutivo con cargo a los renglones presupuestarios 011, 021, 022, con una asignación por año de servicios, la cual surtirá efectos a partir del 1 de junio de 1992, y se hará efectivo en el momento que se cuente con la base de datos que permita su aplicación. Página 26 de 63

27 Procedimiento Solicitud de bono por antigüedad PR-DJ-AJL-02 e. Listado de anexos Tipo de Anexo: Identificación del Anexo Formatos / Formularios; Instructivo / Guías; Documento General. Nombre del Anexo RE-DJ-01 RE-DJ-02 RE-DJ-03 RE-DJ-04 RE-DJ-05 RE-DJ-06 Disposiciones legales e instrumentos utilizados Glosario de Términos Tabla de simbología de Flujogramas Sistema FILE MASTER Cédulas de Notificación Solicitud de Prestaciones Póstumas Página 27 de 63

28 Identificación: PR-DJ-AJL-03 Versión: 1 No. de Folios: 7 DEPARTAMENTO DE ASUNTOS JURÍDICO-LABORALES REHABILITACIÓN ADMINISTRATIVA Elaborado por: Revisado por: Revisado por: Aprobado por: Nombre Completo: Lic. Oscar Renato Jiménez Liquen Licda. Adriana Beatriz Gámez Solano Licda. Arely Delyanira Camey Súchite Lic. Marcotulio Meoño Ramírez Puesto funcional que ocupa: Encargado de Análisis Organizacional Interno Jefa del Departamento de Asuntos Jurídico-Laborales Jefa del Departamento de Desarrollo Institucional Director ONSEC Fecha: Firma: Página 28 de 63

29 Procedimiento Rehabilitación administrativa PR-DJ-AJL-03 Objetivo Resolver las solicitudes formuladas por los interesados de conformidad con lo establecido en la Ley de Servicio Civil, su reglamento y otras leyes conexas relacionadas con la Administración Pública. Alcance Contiene la descripción ordenada de los pasos que se realizan en el análisis de los expedientes y documentos que los interesados ingresan por la ventanilla, para solicitar su rehabilitación administrativa así como las acciones que se realizan para determinar la procedencia o improcedencia del mismo. Personal y otros actores involucrados 1. Jefe o Subjefe de Departamento 2. Analista de Asuntos Jurídico-Laborales 3. Asesor Jurídico 4. Encargado(a) de Ventanilla 5. Secretaria de Departamento 6. Interesado Página 29 de 63

30 Procedimiento Rehabilitación administrativa PR-DJ-AJL-03 Marco legal relacionado Este procedimiento fundamenta su gestión en las disposiciones siguientes: Constitución Política de la República. Ley de Servicio Civil y su Reglamento. Manual de Clasificación de Puestos del Organismo Ejecutivo, D a. Desarrollo del procedimiento Departamento o Unidad / Puesto Funcional No. Actividad Interesado 01 Presenta ante el Departamento de Asuntos Jurídico Laborales, la solicitud de trámite de la Rehabilitación Administrativa y documentos de respaldo. Encargado(a) de Ventanilla 02 Atiende al Interesado y lo remite con el Analista, para que lo asesore previamente, antes de darle ingreso al expediente para su trámite. Analista de Asuntos Jurídico-Laborales 03 Atiende al Interesado, realiza la revisión previa y comprueba que la solicitud cumpla con los requisitos que establece el Artículo 82 del Reglamento de la Ley de Servicio Civil, si cumple lo remite a ventanilla para que le de ingreso al expediente. Encargado(a) de Ventanilla 04 Ingresa en el Sistema File Master, los datos del solicitante y asigna número correlativo al expediente y lo traslada al Analista que realizo le revisión previa. Analista de Asuntos Jurídico-Laborales 05 Recibe el expediente y como ya lo reviso, emite la resolución que corresponde, la adjunta al expediente y lo traslada a la Secretaria del Departamento. Secretaria de Departamento 06 Recibe el expediente registra en el Sistema File Master y lo asigna al Asesor. Asesor Jurídico 07 Recibe el expediente y estudia si cumple con todos los requisitos, firma de revisado la resolución y la traslada para su revisión y aprobación a Dirección. Página 30 de 63

31 Procedimiento Rehabilitación administrativa PR-DJ-AJL-03 Departamento o Unidad / Puesto Funcional No. Actividad Jefe o Subjefe de Departamento 08 Revisa el expediente si cumple con los requisitos de ley, margina con su firma y lo traslada con la resolución a la Secretaria del Departamento. Secretaria de Departamento 09 Recibe el expediente y la resolución, registra en el Sistema File Master, el traslado a Dirección. Secretaria de Dirección 10 Recibe el expediente, la resolución y los traslada al despacho correspondiente. 11 Estampa el sello de Dirección a la resolución y la traslada con el expediente a la Secretaria del Departamento. Secretaria de Departamento 12 Recibe, desglosa el expediente registra en el Sistema File Master, la salida a los Departamentos y/o Unidades de la Oficina y notifica la resolución a los Departamentos de Normas y Selección de Recursos Humanos y al de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos, entrega a ventanilla la copia de recibido y archiva el expediente para su notificación. Encargado(a) de Ventanilla 13 Archiva la resolución. Interesado 14 Se presenta en ventanilla a recoger su notificación del trámite y el Encargado(a) de Ventanilla lo remite con el Asesor que aprobó la resolución para que le notifique la resolución del trámite. Analista de Asuntos Jurídico-Laborales 15 Solicita el expediente al Encargado(a) de Ventanilla, emite Cédula de Notificación (Anexo RE-DJ-05), la entrega al Interesado y devuelve el expediente al Encargado(a) de Ventanilla. Encargada(a) de Ventanilla 16 Archiva en forma definitiva el expediente. FIN DEL PROCEDIMIENTO Página 31 de 63

32 Procedimiento Rehabilitación administrativa PR-DJ-AJL-03 b. Diagrama de flujo Institución Analista de Asuntos Jurídico- Laborales Secretaria de Departamento Inicio Presenta ante el Departamento de Asuntos Juridico-Laborales, la solicitud del trámite de la Rehabilitación Administrativa y documentos de respaldo Encargado(a) de Ventanilla Atiende al Interesado, realiza la revisión previa y comprueba que la solicitud cumpla con los requisitos que establece el Artículo 82 del Reglamento de la Ley de Servicio Civil, sí cumple lo remite a ventanilla para que le de ingreso al expediente Recibe el expediente y como ya lo reviso, emite la resolución que corresponde, la adjunta el expediente y lo traslada a la Secretaria de Departamento Recibe el expediente registra en el Sistema File Master y lo asigna al Asesor Asesor Jurídico Recibe el expediente y estudia si cumple con todos los requisitos, firma de revisado la resolución y la traslada para su revisión y aprobación a Dirección. Atiende al Interesado y lo remite con el Analista, para que lo asesore previamente, antes de darle ingreso al expediente para su trámite Jefe o Subjefe de Departamento Ingresa en el Sistema File Master, los datos del solicitante y asigna número correlativo al expediente y lo traslada al Analista que realizo la revisión previa Archiva en forma definitiva el expeidiente Secretaria de Dirección Recibe el expediente, la resolución y los traslada al despacho correspondiente Estampa el sello de Dirección a la resolución y la traslada con el expediente a la Secretaria del Departamento Interesado Se presenta en ventanilla a recoger su notificación del trámite y el Encargado(a) de Ventanilla lo remite con el Asesor que aprobó la resolución para que le notifique la resolución del trámite Revisa el expediente si cumple con los requisitos de ley, margina con su firma y lo traslada con la resolución a la Secretaria del Departamento Secretaria de Departamento Recibe el expediente y la resolución, y registra en el Sistema File Master, el traslado a Dirección Recibe, desglosa el expediente registra en el Sistema File Master, la salida a los Departamentos y/o Unidades de la Oficina y notifica la resolución a los Departamentos de Normas y Selección de Recursos Humanos y al de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos, entrega a ventanilla la copia de recibido y archiva el expediente para su notificación. Encargado(a) de Ventanilla Analista de Asuntos Jurídico- Laborales Archiva la resolución Fin Solicita el expediente al Encargado(a) de Ventanilla, emite cédula de notificación (Anexo RE-DJ- 05), la entrega al interesado y devuelve el expediente al Encargado(a) de Ventanilla Página 32 de 63

33 Procedimiento Rehabilitación administrativa PR-DJ-AJL-03 c. Registros Nombre del Registro Tipo de Registro (papel/electrónico) Sistema FILE MASTER RE-DJ-04 Digital d. Terminología AUDIENCIA: Tiempo en el que una persona tiene para contestar en defensa de un asunto determinado. ANALISTA: Persona que hace análisis de la información, que es enviada por las diferentes dependencias del Estado, en cuanto a los servidores o ex servidores públicos que solicitan prestaciones, póstumas, bonos por antigüedad, rehabilitaciones administrativas por recursos presentados ante esta Oficina. ASESOR JURÍDICO: Profesional que asesora y aconseja en temas jurídicos. CEDULA DE NOTIFICACIÓN: Razón por la que se hace del conocimiento de un documento a una persona. DESGLOCE: Separación de los autos judiciales de documentos unidos a los mismos a petición de parte interesada, a su terminación, o antes por precisarlos para otros fines, dejando testimonio de los mismos. EXPEDIENTE: es una herramienta administrativa utilizada en organismos de gobiernos de varios países de habla hispana, aunque mantienen la misma finalidad en todos los casos: reunir la documentación necesaria para sustentar el acto administrativo. REHABILITACIÓN: Restablecer a una persona en sus derechos que había perdido. RESOLUCIÓN: Documento en que consta una decisión. Página 33 de 63

34 Procedimiento Rehabilitación administrativa PR-DJ-AJL-03 e. Listado de anexos Tipo de Anexo: Identificación del Anexo Formatos / Formularios; Instructivo / Guías; Documento General. Nombre del Anexo RE-DJ-01 RE-DJ-02 RE-DJ-03 RE-DJ-04 RE-DJ-05 RE-DJ-06 Disposiciones legales e instrumentos utilizados Glosario de Términos Tabla de simbología de Flujogramas Sistema FILE MASTER Cédulas de Notificación Solicitud de Prestaciones Póstumas Página 34 de 63

35 Identificación: PR-DJ-AJL-04 Versión: 1 No. de Folios: 8 DEPARTAMENTO DE ASUNTOS JURÍDICO-LABORALES TRÁMITE DE RECURSO DE REPOSICIÓN Elaborado por: Revisado por: Revisado por: Aprobado por: Nombre Completo: Lic. Oscar Renato Jiménez Liquen Licda. Adriana Beatriz Gámez Solano Licda. Arely Delyanira Camey Súchite Lic. Marcotulio Meoño Ramírez Puesto funcional que ocupa: Encargado de Análisis Organizacional Interno Jefa del Departamento de Asuntos Jurídico-Laborales Jefa del Departamento de Desarrollo Institucional Director ONSEC Fecha: Firma: Página 35 de 63

36 Procedimiento Tramite de recurso de reposición PR-DJ-AJL-04 Objetivo Resolver jurídicamente los recursos de reposición, impuestos ante la Oficina de las resoluciones emitidos en los trámites administrativos, conforme a la normativa legal vigente. Alcance Contiene la descripción ordenada de los pasos que realiza el Departamento de Asuntos Jurídico-Laborales en la resolución de los recursos de reposición, que interponen ante la Oficina, los cuales son recibidos en el Departamento de Previsión Civil, quienes los remiten al Departamento de Asuntos Jurídico-Laborales para su resolución. 1. Jefe de Departamento 2. Subjefe de Departamento 3. Asesor Jurídico 4. Encargado(a) de Ventanilla 5. Secretaria de Departamento 6. Secretaria de Dirección 7. Secretaria de Previsión Civil Personal y otros actores involucrados Página 36 de 63

37 Procedimiento Tramite de recurso de reposición PR-DJ-AJL-04 Marco legal relacionado Este procedimiento fundamenta su gestión en las disposiciones siguientes: Constitución Política de la República. Ley de Servicio Civil y su Reglamento. Ley de Clases Pasivas Civiles Del Estado y su Reglamento. Manual de Clasificación de Puestos del Organismo Ejecutivo, D Digesto de la Administración de Personal del Sector Público. a. Desarrollo del procedimiento Departamento o Unidad / Puesto Funcional No. Actividad Encargado(a) de Ventanilla 01 Recibe del Departamento de Previsión Civil de la ONSEC, el expediente para tramitar el Recurso de Reposición lo registra en el Sistema File Master, le asigna número y lo traslada a la Jefatura del Departamento. Jefe o Subjefe de Departamento 02 Recibe, analiza el expediente y lo asigna al Asesor para que emita su opinión y lo traslada a la Secretaria de Departamento. Secretaria de Departamento 03 Recibe el expediente y registra en el Sistema File Master su asignación al Asesor Jurídico. Asesor Jurídico 04 Recibe el expediente y ve si el Recurso de Reposición se interpuso en tiempo y lo admite para su trámite, posteriormente le corre audiencia al interesado para que ratifique el Recurso de Reposición, una vez el interesado evacua la audiencia y lo traslada al Subjefe de Departamento. Jefe o Subjefe de Departamento 05 Recibe el expediente le corre audiencia al Asesor, para su opinión emite y posteriormente le corre audiencia a la Procuraduría General de la Nación y lo traslada a la Secretaria. Página 37 de 63

38 Procedimiento Tramite de recurso de reposición PR-DJ-AJL-04 Departamento o Unidad / Puesto Funcional No. Actividad Secretaria del Departamento 06 Recibe el expediente y la resolución, registra en el Sistema File Master, y los traslada a Dirección. Secretaria de Dirección 07 Recibe el expediente, la resolución y los traslada al despacho correspondiente. 08 Estampa el sello de Dirección a la resolución y la traslada con el expediente a la Secretaria del Departamento. Secretaria de Departamento 09 Recibe el expediente con la resolución y lo desglosa y graba la salida del mismo a la Procuraduría General de la Nación en el Sistema File Master, lo anota en el cuaderno y lo traslada a Ventanilla. Encargado(a) de Ventanilla 10 Recibe el expediente y lo entrega al Mensajero. Mensajero 11 Recibe la documentación la entrega en la Procuraduría General de la Nación, solicita sello y firma de recibido la copia de la providencia, y la entrega al Encargado(a) de Ventanilla. Encargado(a) de Ventanilla 12 Archiva la copia de la providencia sellada y firmada de recibido y recibe el expediente de la Procuraduría General de la Nación, graba el ingreso del mismo en el Sistema File Master lo traslada al Jefe(a) o Subjefe de Departamento. Jefe o Subjefe de Departamento 13 Recibe el expediente y lo traslada nuevamente al Asesor para que resuelva el Recurso de Reposición. Asesor Jurídico 14 Recibe y resuelve el Recurso de Reposición y lo traslada a la Jefatura. Jefe o Subjefe de Departamento 15 Revisa el Recurso de Reposición: Está Correcto? Sí: Lo traslada a la Secretaria del Departamento. No: Lo devuelve al Asesor y regresa al Paso 15. Secretaria de Departamento 16 Recibe la documentación, registra en el Sistema File Master y la traslada a Dirección. Página 38 de 63

39 Procedimiento Tramite de recurso de reposición PR-DJ-AJL-04 Departamento o Unidad / Puesto Funcional No. Actividad Secretaria de Dirección 17 Recibe la documentación y la traslada al despacho correspondiente. 18 Estampa el sello de Dirección en el Recurso de Reposición y la traslada con el expediente a la Secretaria del Departamento. Secretaria de Departamento 19 Recibe el expediente con la documentación elabora la providencia y lo traslada al Departamento de Previsión Civil. Secretaria de Previsión Civil 20 Recibe el expediente con la documentación, sella y firma de recibido la copia de la providencia y la devuelve a la Secretaria del Departamento de Asuntos Jurídico-Laborales. Secretaria del Departamento 21 Recibe la documentación y la copia de la providencia sellada y firmada de recibido y la archiva en el archivo permanente del Departamento. FIN DEL PROCEDIMIENTO Página 39 de 63

40 Procedimiento Tramite de recurso de reposición PR-DJ-AJL-04 b. Diagrama de flujo Encargado(a) de Ventanilla Jefe o Subjefe de Departamento Secretaria de Departamento Inicio Recibe, analiza el expediente y lo Asigna al Asesor para que emita su opinión y lo traslada a la Secretaria del Departamento Recibe el expediente y registra en el Sistema File Master su asignación al Asesor Jurídico Recibe del Departamento de Previsión Civil de la ONSEC, el expediente para tramitar el Recurso de Reposición lo registra en el Sistema File Master le asigna número y lo traslada a la Jefatura del Departamento Secretaria de Dirección Recibe el expediente, la resolución y los traslada al despacho correspondiente Recibe el expediente le corre audiencia al Asesor, para su opinión emite y posteriormente le corre audiencia a la Procuraduría General de la Nación y lo traslada a la Secretaria. Secretaria de Departamento Recibe el expediente y la resolución registra en el Sistema File Master y los traslada a Dirección Asesor Jurídico Recibe el expediente y ve si el Recurso de Reposición se interpuso en tiempo y lo admite para su trámite, posteriormente le corre audiencia al interesado para que ratifique el Recurso de Reposición, una vez el interesado evacua la audiencia y lo traslada al Subjefe de Departamento. Jefe o Subjefe de Departamento Estampa el sello de Dirección a la resolución y la traslada con el expediente a la Secretaria del Departamento Encargado(a) de Ventanilla Recibe el expediente y lo entrega al Mensajero Mensajero Recibe la documentación la entrega en la Procuraduría General de la Nación, solicita sello y firma de recibido la copia de la providencia y se la entrega al Encargado(a) de Ventanilla Secretaria de Dirección Recibe la documentación y la traslada al despacho correspondiente Estampa el sello de Dirección en el Registro de Reposición y la traslada con el expediente a la Secretaria del Depatamento Recibe el expediente con la resolución y lo desglosa y graba la salida del mismo a la Procuraduría General de la Nación en el Sistema File Master, lo anota en el cuaderno y lo traslada a Ventanilla. Encargado(a) de Ventanilla Archiva la copia de la providencia sellada y firmada de recibido y recibe el expediente de la Procuraduría General de la Nación, graba el ingreso del mismo en el Sistema File Master lo traslada al Jefe(a) o Subjefe de Departamento. Secretaria de Departamento Recibe la documentación, registra en el Sistema File Master y la traslada a Dirección Recibe el expediente con la documentación elabora la providencia y lo traslada al Departamento de Previsión Civil Recibe la documentación y la copia de la providencia sellada y firmada de recibido y la archiva en el archivo permanente del Departamento Fin Recibe el expediente y lo traslada nuevamente al Asesor para que resuelva el Recurso de Reposición Asesor Jurídico Recibe y resuelve el Recurso de Reposición y lo traslada a Jefatura Jefe o Subjefe de Departamento Revisa el Recurso de Reposición Está correcto? Sí No Lo traslada a la Secretaria del Departamento Lo devuelve al Asesor y regresa al Paso 15 Secretaria de Previsión Civil Recibe el expediente con la documentación, sella y firma de recibido la copia de la providencia y la devuelve a la Secretaria del Departamento de Asuntos Jurídico-Laborales Página 40 de 63

41 Procedimiento Tramite de recurso de reposición PR-DJ-AJL-04 c. Registros Nombre del Registro Tipo de Registro (papel/electrónico) Sistema FILE MASTER RE-DJ-04 Digital d. Terminología AUDIENCIA: Tiempo en el que una persona tiene para contestar en defensa de un asunto determinado. ANALISTA: Persona que hace análisis de la información, que es enviada por las diferentes dependencias del Estado, en cuanto a los servidores o ex servidores públicos que solicitan prestaciones, póstumas, bonos por antigüedad, rehabilitaciones administrativas por recursos presentados ante esta Oficina. ASESOR JURÍDICO: Profesional que asesora y aconseja en temas jurídicos. DICTAMEN: Opinión, consejo, informe de una consulta conforme la ley. Documento en el que consta la procedencia o improcedencia requerida de la consulta. EXPEDIENTE: es una herramienta administrativa utilizada en organismos de gobiernos de varios países de habla hispana, aunque mantienen la misma finalidad en todos los casos reunir la documentación necesaria para sustentar el acto administrativo. RECURSO DE REPOSICIÓN: Medio defensa por escrito que una persona hace para rechazar una resolución emitida improcedente en asunto a lo que solicito. REHABILITACIÓN: Restablecer a una persona en sus derechos que había perdido. RESOLUCIÓN: Documento en que consta una decisión. Página 41 de 63