CURSO INSTALACION E IMPLEMENTACION ALOJA SOFTWARE HOTEL MODULO 02: Datos Adicionales de configuración [1]

Transcripción

1 MODULO 02: Datos Adicionales de configuración [1] Monedas circulantes El software permite recibir múltiples clases de monedas en sus cobros. Para esto debemos definir las monedas circulantes que podemos recibir. La moneda oficial que utilizará el programa será la moneda que tiene asignado el código 1, como se indica en la imagen. Los costos de las habitaciones y los gastos se indicarían en esta moneda. Si se utiliza una moneda diferente a la moneda oficial del país, y quieren llevarse los libros de ventas en la moneda oficial del país, entonces se puede elegir esta opción para indicarle al programa que los libros de venta deben llevarse en otra moneda en que aquí se indica. La facturación también puede hacerse en la moneda en que se utilizan los costos, o si se quiere puede modificarse la opción para que las facturas se hagan en otra moneda. Si utiliza el módulo contable de ALOJA SUITE debe indicarse también cual el cuenta contable que utilizaría la caja para los ingresos que se efectúen en esta moneda.

2 MODULO 02: Datos Adicionales de configuración [2] Monedas adicionales Se pueden agregar todas las monedas adicionales que se quieran. Solo debe indicarse la cotización de la moneda adicional. En cuanto a la cotización solo hay que configurar correctamente si el valor que estamos indicando como cotización es lo que se paga por cada unidad de moneda oficial (caso 1), o si la cotización que se indica es lo cantidad de unidades de la moneda oficial que cuesta cada unidad de estas monedas (caso 2). Así por ejemplo, utilizaremos como moneda oficial el peso argentino (esta sería la moneda del programa, y los costos estarían indicados en esta moneda), Cada dólar cuesta 4 pesos argentinos, entonces la opción a elegir es la opción dos. Ahora bien, si queremos utilizar guaraníes como moneda adicional, y por cada peso argentino se pagan 100 guaraníes, entonces la cotización es 1000, y la opción de la forma de cotización sería la primera, ya que se pagarían mil guaraníes por cada peso. Cuentas bancarias Las cuentas bancarias son las diferentes cuentas de banco donde podemos recibir depósitos por las reservas efectuadas el hotel. Para definir las diferentes cuentas bancarias debe hacerse desde Datos del Hotel, Datos adicionales, Cuentas bancarias. El módulo hotel no lleva los detalles de las cuentas bancarias, esto opción de trabajo con cuentas bancarias se hace desde el módulo administración de ALOJA SUITE.

3 MODULO 02: Datos Adicionales de configuración [3] Tarjetas de crédito que se reciben Desde la opción de pagos pueden indicarse pagos recibidos con tarjetas de crédito o débito, para eso deben generarse las diferentes tarjetas de crédito o débito que se van a recibir en el hotel. Esto se hace desde Datos del Hotel, Datos Adicionales, Tarjetas de Crédito que se reciben. Para cada tarjeta debe indicarse nombre, porcentajes de comisión, y porcentajes de impuestos. Adicionalmente se debe indicar si es una tarjeta de crédito o de débito. Los datos solicitados sobre cuentas contables es para la correcta asignación de datos en el área contable. Desde las funciones del hotel luego pueden consultarse todas las tarjetas recibidas, y que cliente corresponde a un pago específico que se haya recibido con tarjeta. Objetos que se le entregan a los pasajeros Para controlar los objetos que se le entregan al pasajero y los cuales deben ser recibidos nuevamente cuando el pasajero se retira, el programa permite generar estos objetos para facilitar su control de entrega y devolución. Los diferentes objetos que necesitemos generar puede hacerse desde Datos del Hotel, Datos Adicionales, Objetos que se le entregan al pasajero.

4 MODULO 02: Datos Adicionales de configuración [4] Rubros de egresos Los egresos que se hagan en el hotel como pagos se pueden efectuar desde la caja administración. Cada gasto puede ser asignado a un rubro para así luego obtener gastos generales que ha demandado cada rubro en un cierto período de tiempo. El armado correcto de rubros permitiría una buena lectura general de gastos por rubros. Los diferentes rubros se generan desde Datos del Hotel, Datos Adicionales, Rubros de Egresos. Los datos de cada rubro se explican aquí a continuación. Proyectado: es la cantidad proyectada anual de un rubro en particular, asi cuando vemos el balance del período que estamos considerando podemos comparar el gasto del rubro con lo que hayamos proyectado. Código de jerarquía: el código de jerarquía de un rubro es similar a un plan de cuentas contable, esto permite armar un árbol de rubros y totalizar algunos rubros junto con otros rubros, así por ejemplo Tenemos diferentes rubros de servicios, por ejemplo agua, gas y luz. Generamos un rubro que se llame servicios cuyo código de jerarquía sería 01 Luego cada uno de los servicios sería su código de jerarquía com se indica a continuación, AGUA 01.01, LUZ 01.02, GAS Así entonces al obtener los resúmenes de gastos obtendríamos Por ejemplo en agua 100, luz 150, y gas 180 El balance daría según los códigos de jerarquía asignados 01 SERVICIOS AGUA LUZ GAS 180 La asignación de los códigos de jerarquía son entonces una herramienta que nos ayuda a obtener totales y subtotales ordenados. Los otros datos adicionales solicitados de planes de cuentas son solamente para la correcta configuración de los asientos automáticos en ALOJA SUITE. Cajas o cuentas adicionales El módulo de ALOJA Hotel maneja tres cajas Caja Hotel, Caja no alojados, y caja administración, sin embargo algunos usuarios requieren cajas adicionales, o cuentas de bancos, que se pueden generar también, estas cajas adicionales permiten luego hacer transferencias de dinero entre las cajas oficiales y las cajas adicionales. Cada una de estas cajas adicionales que se generen pueden luego ser trabajadas o consultadas puntualmente, Para generar estas cajas adicionales se efectúa desde Datos del Hotel, Datos adicionales, Cajas o cuentas adicionales.

5 MODULO 02: Datos Adicionales de configuración [5] Usuarios del sistema Todo movimiento que se efectúa en el software tiene un usuario que lo identifica. Para el correcto control de cada una de las acciones pueden generase tantos usuarios del programa como se necesiten. El usuario de código numero 1 debe conservarse para el administrador de máxima jerarquía, es este usuario número 1 el único que puede reactivar las claves de los otros usuarios (en el caso de olvido de su clave por parte de algún usuario). Adicionalmente el usuario conserva todos los atributos, y no puede tener ninguna limitación de acceso a las funciones. Los demás usuarios que se generen pueden tener funciones o acceso limitados. Estos detalles de formas de trabajo de cada usuario se efectúan desde la opción de modificar en Datos del Hotel, Datos Adicionales, Usuarios del sistema. Generación de la clave de usuario: una vez generado el usuario este mismo usuario es el encargado de poner su clave o modificarla en el momento que lo desee. Esta tarea se efectúa en la pantalla de inicio del programa. En el caso de que el usuario haya olvidado su clave, solamente el usuario con el código 1 puede volver a decírsela consultándolo en Datos del Hotel, Datos Adicionales, Usuarios del sistema, Su clave.