Beneficios: HOJA: 1 DE 93

Transcripción

1 SISFACEL es un Sistema de Facturación Electrónica, que fortalece la tecnología de su empresa, eleva la calidad de los procesos administrativos y lo ayuda a cumplir con los requerimientos sobre la emisión de comprobantes fiscales digitales y comprobantes fiscales impresos con código de barras bidimensional. Beneficios: Pone a la vanguardia y mejorará la calidad de servicio de la Empresa aplicando las más innovadoras tecnologías de información. Emisión de comprobantes fiscales impresos con código de barras bidimensional con sus propios recursos (computadora e impresora). Simplificación del proceso de generación de comprobantes fiscales. Mejora el servicio al cliente. Reduce costos y errores en el proceso de generación, captura, entrega y almacenamiento en el proceso de facturación. Mayor control documental. Innovación y tecnología de vanguardia para su empresa. Mejora la calidad y optimización en controles internos. Reduce el tiempo de elaboración y entrega de la factura electrónica. Personalización de la factura electrónica. Envio del comprobante fiscal por correo electrónico a sus clientes para que ellos puedan imprimirlo. Control de cuentas por cobrar para empresas y personas físicas dedicadas al servicio. HOJA: 1 DE 93

2 CONTENIDO I.- ACCESO... 4 II.- CATÁLOGOS... 9 CATÁLOGOS EMPRESAS... 9 ALTA DE EMPRESAS... 9 EDITAR EMPRESAS CATÁLOGOS SUCURSALES ALTA DE SUCURSALES CATÁLOGOS CLIENTES ALTA DE CLIENTES ISR Y/O IVA BÚSQUEDA DE CLIENTES CONSULTA / EDICIÓN DE CLIENTES EXPORTACIÓN DE CLIENTES A EXCEL IMPORTACIÓN DE CLIENTES DESDE EXCEL CATÁLOGOS PROVEEDORES ALTA DE PROVEEDORES BÚSQUEDA DE PROVEEDORES CONSULTA / EDICIÓN DE PROVEEDORES EXPORTACIÓN A EXCEL CATÁLOGOS PRODUCTOS ALTA DE PRODUCTOS BÚSQUEDA DE PRODUCTOS CONSULTA / EDICIÓN DE PRODUCTOS EXPORTAR A EXCEL IMPORTARCIÓN DE PRODUCTOS DEDE EXCEL ETIQUETAS CATÁLOGOS DIVERSOS CATÁLOGOS SEGURIDAD ALTA DE USUARIOS III.- OPERACIONES CLIENTES COTIZACIONES NUEVA COTIZACIÓN BÚSQUEDA DE COTIZACIONES LA FECHA CONSULTA / EDICIÓN DE COTIZACIONES Imprimir / E- mail; Permite generar un formato para imprimir la cotización o bien para mandarla por correo electrónico CAMBIAR DE COTIZACIÓN A FACTURA EXPORTACIÓN A EXCEL FACTURAS NUEVA FACTURA BÚSQUEDA DE FACTURAS LA FECHA CONSULTA / EDICIÓN DE FACTURAS Imprimir / E- mail; Permite generar un formato para imprimir la factura o bien para mandarla por correo electrónico NOTA IMPORTANTE EXPORTAR A EXCEL INFORME MENSUAL SAT HOJA: 2 DE 93

3 CUENTAS POR COBRAR BÚSQUEDA DE CUENTAS DE POR COBRAR LA FECHA CONSULTA / EDICIÓN DE CUENTAS POR COBRAR ABONAR EXPORTAR A EXCEL IV.- OPERACIONES PROVEEDORES ORDENES DE COMPRA NUEVA ORDEN DE COMPRA BÚSQUEDA DE ÓRDENES DE COMPRA LA FECHA CONSULTA / EDICIÓN DE ÓRDENES DE COMPRA IMPRIMIR / E- MAIL EXPORTAR A EXCEL CUENTAS POR PAGAR NUEVA OPERACIÓN DE CUENTA POR PAGAR BÚSQUEDA DE CUENTAS POR PAGAR LA FECHA CONSULTA / EDICIÓN DE CUENTAS POR PAGAR EXPORTAR A EXCEL V.- PREGUNTAS FRECUENTES CÓMO CREAR UNA FACTURA? CÓMO DAR DE ALTA UN CLIENTE? CÓMO DAR DE ALTA UN PRODUCTO? CÓMO ENVIAR POR CORREO ELECTRÓNICO LA FACTURA ELECTRÓNICA? Y CÓMO IMPRIMIR UNA FACTURA? DÓNDE SE GUARDAR MI ARCHIVOS DE FACTURA ELECTRÓNICA? CÓMO GENERAR EL REPORTE MENSUAL SAT? CÓMO EDITAR Y/O CANCELAR UNA FACTURA? CÓMO BORRAR PARTIDAS EN EL DETALLE DE UNA FACTURA? CÓMO FACTURAR CON FECHA DIFERENTE A LA HORA DEL SISTEMA? CÓMO CONFIGURAR LAS RETENCIONES DE I.V.A Y/O I.S.R POR CLIENTE? CÓMO CONFIGURAR PRODUCTOS PARA QUE NO GENEREN RETENCIONES? HOJA: 3 DE 93

4 I.- ACCESO Cómo iniciar el sistema por primera vez? Abrir Internet Explorer y en la barra de direcciones ingresar la siguiente dirección: Posteriormente se le da clic en el botón de Run La primera vez que se inicia el Sistema en una computadora, se instalan algunos archivos en su computadora, por lo que se abrirá de instalación, de clic en la opción Run. HOJA: 4 DE 93

5 Empezará a correr la instalación del sistema, por favor espere un momento a que se cargue completamente. HOJA: 5 DE 93

6 También la primera vez que corre el Sistema en una computadora se le pedirá el acceso correspondiente a su empresa como lo muestra la imagen. Una vez colocado el acceso correspondiente a la empresa se da clic en aceptar. Una vez que se cuenta con el sistema instalado siempre aparecerá el Inicio de sesión, la cual permite a un usuario autorizado tener acceso a operar el sistema mediante un nombre de usuario y un password. HOJA: 6 DE 93

7 Una vez que se introduce el nombre de usuario y el password se da clic en aceptar. De inmediato se podrá ver la pantalla principal del sistema en donde se encuentran los accesos a los principales módulos del SISFACEL, los cuales son: HOJA: 7 DE 93

8 Catálogos Operaciones Clientes Operaciones Proveedores Ayuda. HOJA: 8 DE 93

9 II.- CATÁLOGOS CATÁLOGOS EMPRESAS En este catálogo se configuran las empresas que se desean manejar con el sistema. ALTA DE EMPRESAS Las empresas se dan de alta dando clic en Nueva Empresa, que abrirá una ventana donde se introducen los datos generales de la empresa que se desea dar de alta para ser operada con el sistema de facturación electrónica. HOJA: 9 DE 93

10 Las empresas que se van dando de alta irán apareciendo en la parte izquierda de la ventana que al dar un clic en alguna se abrirá la ventana con los datos correspondientes a la empresa dada de alta. EDITAR EMPRESAS Si se desea, los datos de la empresa pueden ser editados dando clic en Editar HOJA: 10 DE 93

11 Podrá notar que en cuanto da clic en Editar se cambian los botones de la parte de abajo a los botones de Guardar y Cancelar para guardar cualquier cambio realizado o bien cancelar si se decide no guardar. HOJA: 11 DE 93

12 Los formatos de Compra, Cotización y Factura se pueden personalizar, al dar clic en cualquiera se abrirá una ventana de Formato de Diseño para realizar las adecuaciones correspondientes. HOJA: 12 DE 93

13 CATÁLOGOS SUCURSALES Este sub-módulo permite dar de alta, editar y dar baja las sucursales que se administrarán dentro del sistema. ALTA DE SUCURSALES Las sucursales dadas de alta en el sistema van apareciendo enlistadas en la parte izquierda de la ventana y al dar clic en alguna de ellas se abrirá la ventana con los datos correspondientes. HOJA: 13 DE 93

14 CATÁLOGOS CLIENTES En este catálogo se realizan el manejo de datos generales de los clientes (alta, actualización de datos), así como también facilita una rápida búsqueda de clientes. HOJA: 14 DE 93

15 ALTA DE CLIENTES Al dar clic en NUEVO CLIENTE o NUEVO se podrá ingresar un nuevo registro de Cliente que contendrá la información necesaria como datos generales del cliente y comentarios (Algún apunte que apoye la información sobre el cliente como: fechas, pendientes, especificaciones de pedido, etc.) ISR Y/O IVA Para el manejo de retenciones de ISR y/o IVA, proporcione los valores de retención en los campos correspondientes Ret. I.S.R y Ret. I.V.A. en los datos del cliente. Proporcione los valore en forma decimal, por ejemplo, para un 4% de retención de I.V.A. proporcione el valor en el campo Ret. I.V.A. de 0.04 HOJA: 15 DE 93

16 Activo Indica si el cliente está activo en el sistema. En cualquier momento se puede volver a activar a través de la edición del cliente. Si el Check box esta marcado indica que el cliente está activo. BÚSQUEDA DE CLIENTES HOJA: 16 DE 93

17 Use los filtros de la parte superior de la ventana para realizar búsquedas de clientes. Se puede hacer una búsqueda nueva borrando los datos que se encuentren en los filtros. Se pueden elegir las columnas que se deseen visualizar para una búsqueda más precisa, solamente se le da clic en la lista desplegable de la parte inferior izquierda y se marcan o se desmarcan las columnas correspondientes. CONSULTA / EDICIÓN DE CLIENTES Dando clic en Ver se abre la ficha técnica con los datos del cliente o bien cuando se da doble clic sobre algún cliente o alguno de sus datos dentro de las columnas. De igual manera se pueden modificar los datos de cliente de ser necesario. También se puede borrar algún cliente. HOJA: 17 DE 93

18 En caso de borrar algún cliente aparecerá un cuadro que preguntará si se está seguro de realizar esta operación con la finalidad de evitar accidentes. HOJA: 18 DE 93

19 EXPORTACIÓN DE CLIENTES A EXCEL Los datos que se tengan en el sistema también se pueden exportar a formato de Microsoft Excel. A continuación se muestran como quedarían los datos en una hoja de Microsoft Excel: HOJA: 19 DE 93

20 IMPORTACIÓN DE CLIENTES DESDE EXCEL Se pueden importar datos desde Microsoft Excel al sistema dando clic en Importar Excel y se abrirá una ventana de búsqueda del archivo de excel con los datos que se desean importar. NOTA: El archivo de Excel con los datos que desea importar debe contener el nombre de las columnas tal como aparecen en la ventana del catálogo de Clientes, por lo que para crear el archivo de importación use la opción de Excel para generar el archivo con la columnas necesarias para la importación. HOJA: 20 DE 93

21 HOJA: 21 DE 93

22 CATÁLOGOS PROVEEDORES Este catálogo se encarga del manejo de datos generales de los Proveedores. (Alta, Actualización de Datos de Proveedores), así como de una fácil y rápida búsqueda de Proveedores y sus operaciones. ALTA DE PROVEEDORES HOJA: 22 DE 93

23 Al dar clic NUEVO se podrá ingresar un nuevo registro de Cliente que contendrá la información necesaria como datos generales del cliente y Comentarios (Algún apunte que apoye la información sobre el cliente como: fechas, pendientes, especificaciones de pedido, etc.) Activo Indica si el proveedor está activo en el sistema. En cualquier momento se puede volver a activar a través de la edición del proveedor. Si el Check box esta marcado indica que el proveedor está activo. BÚSQUEDA DE PROVEEDORES Se pueden elegir las columnas que se deseen visualizar para una búsqueda más precisa, solamente se le da clic en la lista desplegable de la parte inferior izquierda y se marcan o se desmarcan las columnas correspondientes. De igual manera se pueden utilizar los filtros de la parte superior de la ventana para una búsqueda más exacta. HOJA: 23 DE 93

24 Se puede hacer una búsqueda nueva borrando los datos que se encuentren en los filtros dando clic en Limpiar filtros. CONSULTA / EDICIÓN DE PROVEEDORES Dando clic en Ver se abre la ficha técnica con los datos del proveedor o bien cuando se da clic sobre el nombre de algún proveedor o alguno de sus datos dentro de las columnas. De igual manera se pueden modificar los datos de proveedor de ser necesario. También se puede borrar algún proveedor mediante esta aplicación. HOJA: 24 DE 93

25 En caso de borrar algún proveedor aparecerá un cuadro que preguntará si se está seguro de realizar esta operación con la finalidad de evitar accidentes. HOJA: 25 DE 93

26 EXPORTACIÓN A EXCEL Los datos que se tengan en el sistema se pueden exportar a formato de Microsoft Excel, solamente se da clic en el botón Excel de la parte inferior derecha de la ventana. A continuación se muestran como quedarían los datos en una hoja de Microsoft Excel: HOJA: 26 DE 93

27 CATÁLOGOS PRODUCTOS HOJA: 27 DE 93

28 En este catálogo se pueden realizar el manejo de datos generales de los Productos. (Alta, Actualización de Datos de Productos), además de una fácil y rápida búsqueda de los mismos. ALTA DE PRODUCTOS Al dar clic en NUEVO PRODUCTO o NUEVO se podrá ingresar un nuevo registro del producto que contendrá la información necesaria con datos generales tales como; la descripción del producto, su precio, etc., HOJA: 28 DE 93

29 Activo Indica si el producto está activo en el sistema. En cualquier momento se puede volver a activar a través de la edición del producto. Si el Check box esta marcado indica que el proveedor está activo. BÚSQUEDA DE PRODUCTOS Se pueden elegir las columnas que se deseen visualizar para una búsqueda más precisa, solamente se le da clic en la lista desplegable de la parte inferior izquierda y se marcan o se desmarcan las columnas correspondientes. De igual manera se pueden utilizar los filtros de la parte superior de la ventana para una búsqueda más exacta. Se puede hacer una búsqueda nueva borrando los datos que se encuentren en los filtros dando clic en Limpiar filtros. HOJA: 29 DE 93

30 CONSULTA / EDICIÓN DE PRODUCTOS Dando clic en Ver se abre la ficha técnica con los datos del producto o bien cuando se da clic sobre el nombre de algún producto o alguno de dentro de las columnas. De igual manera se pueden modificar los datos del producto de ser necesario. Activo Indica si el producto está activo en el sistema. En cualquier momento se puede volver a activar a través de la edición del producto. Si el Check box esta marcado indica que el proveedor está activo. HOJA: 30 DE 93

31 EXPORTAR A EXCEL Los datos que se tengan en el sistema también se pueden Exportar a formato de Microsoft Excel, para efecto de elaborar algún reporte, solamente se da clic en el botón de Excel. A continuación se muestran como quedarían los datos en una hoja de Microsoft Excel: HOJA: 31 DE 93

32 IMPORTARCIÓN DE PRODUCTOS DEDE EXCEL Se pueden importar datos desde Microsoft Excel al sistema dando clic en Importar Excel y se abrirá una ventana de búsqueda del archivo con los datos que se desean importar. NOTA: El archivo de Excel con los datos que desea importar debe contener el nombre de las columnas tal como aparecen en la ventana del catálogo de Clientes, por lo que para crear el archivo de importación use la opción de Excel para generar el archivo con la columnas necesarias para la importación. HOJA: 32 DE 93

33 ETIQUETAS Se pueden elaborar etiquetas de los productos contenidos en el sistema dando clic en el botón Etiquetas que se encuentra en la parte inferior derecha de la ventana. HOJA: 33 DE 93

34 Aquí se muestra un ejemplo de como quedaría una hoja de etiquetas de productos; HOJA: 34 DE 93

35 CATÁLOGOS DIVERSOS En Diversos se podrán encontrar las opciones que son usadas para la captura rápida de los demás catálogos y operaciones como: Productos, Cliente, Proveedores HOJA: 35 DE 93

36 CATÁLOGOS SEGURIDAD En este catálogo se dan de alta los grupos de usuarios con sus privilegios de acceso dentro del Sistema de facturación electrónica, así como los privilegios de acceso de cada usuario y grupos de seguridad. HOJA: 36 DE 93

37 ALTA DE USUARIOS Cuando se da de alta un usuario se indica a que grupo de seguridad que pertenecerá. HOJA: 37 DE 93

38 III.- OPERACIONES CLIENTES HOJA: 38 DE 93

39 COTIZACIONES En este módulo se pueden elaborar cotizaciones además de poderlas imprimir también el sistema cuenta con filtros de búsqueda rápida de las mismas por Sucursal, Cliente, Usuario, etc. NUEVA COTIZACIÓN NUEVA: Se genera una nueva cotización. Folio Se genera de manera automática al realizar una nueva cotización mediante una función auto numérica. Se asigna automáticamente al momento de guardar la cotización. Es la clave de la cotización. No se podrá editar y va en el espacio como muestra la imagen. Cancelada Indica si la cotización está cancelada o no en el sistema. En cualquier momento se puede volver a activar. Si el Check box esta marcado indica que se encuentra desactivada la cotización. Se encuentra en la parte inferior izquierda de la ventana de Nueva cotización HOJA: 39 DE 93

40 BÚSQUEDA DE COTIZACIONES Para búsqueda y consulta de cotizaciones; se pueden elegir las columnas que se deseen visualizar para una búsqueda más precisa, solamente se le da clic en la lista desplegable de la parte inferior izquierda y se marcan o se desmarcan las columnas correspondientes. HOJA: 40 DE 93

41 De igual manera se pueden utilizar los filtros de la parte superior de la ventana para una búsqueda más exacta. Se puede hacer una búsqueda nueva borrando los datos que se encuentren en los filtros dando clic en Limpiar filtros. LA FECHA Por omisión, al crear una cotización la fecha será igual a la fecha del día en curso. Las fechas de inicio pueden ser modificadas haciendo clic sobre la fecha para abrir un calendario y poder seleccionar otra nueva fecha, para buscar cotizaciones de fechas pasadas. Mediante el botón Clear se limpia el campo o bien para mantener la fecha actual se da clic en el botón que dice Today. HOJA: 41 DE 93

42 Otra opción de modificación de fecha es posicionarse en el día y mes de acuerdo al calendario desplegable o bien posicionándose en el campo directo del renglón y modificar directamente utilizando los números de su teclado. De ésta última manera puede modificar día, mes y año. CONSULTA / EDICIÓN DE COTIZACIONES Dando clic en Ver Operación se abre la ficha técnica con los datos de la cotización o bien cuando se da clic sobre alguna celda dentro de las columnas. De igual manera se pueden modificar los datos de la operación de ser necesario. Cancelada Indica si la cotización está cancelada o no en el sistema. En cualquier momento se puede volver a activar. Si el Check box esta marcado indica que se encuentra desactivada la cotización. HOJA: 42 DE 93

43 Imprimir / E- mail; Permite generar un formato para imprimir la cotización o bien para mandarla por correo electrónico A continuación se muestra un ejemplo de una cotización en un formato listo para impresión o para ser mandado por correo electrónico. HOJA: 43 DE 93

44 CAMBIAR DE COTIZACIÓN A FACTURA Una cotización puede trasformarse a factura de ser requerido solo con dar clic en Factura. HOJA: 44 DE 93

45 Note cómo cambia el formato a factura al dar clic. HOJA: 45 DE 93

46 EXPORTACIÓN A EXCEL Los datos que se tengan en el sistema que muestran las columnas también se pueden Exportar a formato de Microsoft Excel, para efecto de elaborar algún reporte, solamente se da clic en el botón de Excel que se encuentra en la parte inferior derecha de la ventana. HOJA: 46 DE 93

47 HOJA: 47 DE 93

48 FACTURAS En éste modulo se pueden elaborar y consultar facturas, las cuales también pueden ser enviadas por correo electrónico además de consultar los saldos y abonos de cada factura de una manera sencilla, en donde también se puede generar el reporte mensual de facturas emitidas para enviar al SAT. NUEVA FACTURA NUEVA: Se genera una nueva factura. Folio Se genera de manera automática al realizar una nueva factura mediante una función auto numérica. Se asigna automáticamente al momento de guardar la cotización. Es la clave de la cotización. No se podrá editar y va en el espacio como muestra la imagen. Cancelada Indica si la factura está cancelada o no en el sistema. En cualquier momento se puede volver a activar. Si el Check box esta marcado indica que se encuentra desactivada la factura. Se encuentra en la parte inferior izquierda de la ventana de Nueva Factura. HOJA: 48 DE 93

49 BÚSQUEDA DE FACTURAS Para búsqueda y consulta de facturas; se pueden elegir las columnas que se deseen visualizar para una búsqueda más precisa, solamente se le da clic en la lista desplegable de la parte inferior izquierda y se marcan o se desmarcan las columnas correspondientes. De igual manera se pueden utilizar los filtros de la parte superior de la ventana para una búsqueda más exacta. Se puede hacer una búsqueda nueva borrando los datos que se encuentren en los filtros dando clic en Limpiar filtros. HOJA: 49 DE 93

50 Para una búsqueda más precisa también se pueden seleccionar si solamente aparecen las facturas canceladas o no canceladas o bien todas las facturas, así como también con las que tengan un saldo igual a cero o menor que cero. Estas opciones se encuentran en la parte inferior izquierda de la ventana junto a visualización de columnas. HOJA: 50 DE 93

51 LA FECHA Por omisión, al crear una factura la fecha será igual a la fecha del día en curso. Las fechas de inicio pueden ser modificadas haciendo clic sobre la fecha para abrir un calendario y poder seleccionar otra nueva fecha, para buscar facturas de fechas pasadas. Mediante el botón Clear se limpia el campo o bien para mantener la fecha actual se da clic en el botón que dice Today. CONSULTA / EDICIÓN DE FACTURAS Dando clic en Ver Operación se abre la ficha técnica con los datos de la factura o bien cuando se da clic sobre alguna celda dentro de las columnas. De igual manera se pueden modificar los datos de la operación de ser necesario. Cancelada Indica si la factura está cancelada o no en el sistema. En cualquier momento se puede volver a activar. Si el Check box esta marcado indica que se encuentra desactivada la factura. HOJA: 51 DE 93

52 Imprimir / E- mail; Permite generar un formato para imprimir la factura o bien para mandarla por correo electrónico HOJA: 52 DE 93

53 A continuación se muestra un ejemplo de una factura en un formato listo para impresión o para ser mandado por correo electrónico. HOJA: 53 DE 93

54 NOTA IMPORTANTE.- Una vez que se genera el reporte mensual y se ha enviado al SAT, las modificaciones se verán reflejadas en dicho reporte enviado, por lo que se recomienda solo editar facturas dentro del mismo mes de elaboración. EXPORTAR A EXCEL Los datos que se tengan en el sistema que muestran las columnas también se pueden Exportar a formato de Microsoft Excel, para efecto de elaborar algún reporte, solamente se da clic en el botón de Excel que se encuentra en la parte inferior derecha de la ventana. HOJA: 54 DE 93

55 INFORME MENSUAL SAT Es el reporte de los folios emitidos de facturas electrónicas que se debe enviar al SAT, que es una obligación de aquellos contribuyentes que adoptaron el esquema de facturación electrónica de comprobantes digitales fiscales por medios propios. Se encuentra en la parte inferior derecha de la ventana y al dar clic se genera el reporte mensual en TXT. Éste es guardado de manera automática en una carpeta llamado INFORMES MENSUALES SAT en carpeta de MIS DOCUMENTOS. HOJA: 55 DE 93

56 CUENTAS POR COBRAR En este módulo de cuentas por cobrar se pueden realizar el manejo de cargos, abonos y anticipos HOJA: 56 DE 93

57 BÚSQUEDA DE CUENTAS DE POR COBRAR Para búsqueda y consulta de cuentas por cobrar; se pueden elegir las columnas que se deseen visualizar para una búsqueda más precisa, solamente se le da clic en la lista desplegable de la parte inferior izquierda y se marcan o se desmarcan las columnas correspondientes. De igual manera se pueden utilizar los filtros de la parte superior de la ventana para una búsqueda más exacta. Se puede hacer una búsqueda nueva borrando los datos que se encuentren en los filtros dando clic en Limpiar filtros. HOJA: 57 DE 93

58 Para una búsqueda más precisa también se pueden seleccionar el estado de las cuentas por cobrar, así como también con los saldos iguales a cero o menores que cero. Estas opciones se encuentran en la parte inferior izquierda de la ventana junto a visualización de columnas. HOJA: 58 DE 93

59 LA FECHA Las fechas de inicio pueden ser modificadas haciendo clic sobre la fecha para abrir un calendario y poder seleccionar otra nueva fecha, para buscar cuentas por cobrar de fechas pasadas. Mediante el botón Clear se limpia el campo o bien para mantener la fecha actual se da clic en el botón que dice Today. CONSULTA / EDICIÓN DE CUENTAS POR COBRAR Dando clic en Ver Operación se abre la ficha técnica con los datos de la cuenta por cobrar o bien cuando se da clic sobre alguna celda dentro de las columnas. De igual manera se pueden modificar los datos de la operación de ser necesario. Cancelada Indica si la cuenta por cobrar está cancelada o no en el sistema. En cualquier momento se puede volver a activar. Si el Check box esta marcado indica que se encuentra desactivada la factura. En la parte inferior derecha de la pantalla podrán visualizarse los anticipos, abonos, saldos o totales HOJA: 59 DE 93

60 ABONAR Al dar clic en Abono se abrirá una ficha para registrar el abono correspondiente al nombre seleccionado en las columnas. En la ficha de abono se puede elegir el concepto del pago y la forma de pago. De igual manera puede notarse como en cuanto se pone el abono se modifica de manera automática el total de la cuenta por cobrar. HOJA: 60 DE 93

61 Al dar clic en Guardar dentro de la ficha de Abono automáticamente se genera un recibo EXPORTAR A EXCEL Los datos que se tengan en el sistema que muestran las columnas también se pueden Exportar a formato de Microsoft Excel, para efecto de elaborar algún reporte, solamente se da clic en el botón de Excel que se encuentra en la parte inferior derecha de la ventana. HOJA: 61 DE 93

62 En seguida se muestra un ejemplo al dar clic en Excel como se exporta la información a este formato. HOJA: 62 DE 93

63 IV.- OPERACIONES PROVEEDORES ORDENES DE COMPRA En este modulo se pueden realizar ordenes de compra, así como la impresión y búsqueda de Ordenes de Compra. NUEVA ORDEN DE COMPRA NUEVA: Se genera una nueva orden de compra. Folio Se genera de manera automática al realizar una nueva factura mediante una función auto numérica. Se asigna automáticamente al momento de guardar la cotización. Es la clave de la cotización. No se podrá editar y va en el espacio como muestra la imagen. Cancelada Indica si la orden de compra está cancelada o no en el sistema. En cualquier momento se puede volver a activar. Si el Check box esta marcado indica que se encuentra desactivada la orden de compra. Se encuentra en la parte inferior izquierda de la ventana de Nueva Factura. HOJA: 63 DE 93

64 El proveedor y el producto se pueden buscar fácilmente dando clic en los botones correspondientes. BÚSQUEDA DE ÓRDENES DE COMPRA Para búsqueda y consulta de órdenes de compra; se pueden elegir las columnas que se deseen visualizar para una búsqueda más precisa, solamente se le da clic en la lista desplegable de la parte inferior izquierda y se marcan o se desmarcan las columnas correspondientes. De igual manera se pueden utilizar los filtros de la parte superior de la ventana para una búsqueda más exacta. HOJA: 64 DE 93

65 Se puede hacer una búsqueda nueva borrando los datos que se encuentren en los filtros dando clic en Limpiar filtros. Para una búsqueda más precisa también se pueden seleccionar si solamente aparecen las ordenes de compra canceladas o no canceladas o bien todas, así como también con las que tengan un saldo igual a cero o menor que cero. Estas opciones se encuentran en la parte inferior izquierda de la ventana junto a visualización de columnas. HOJA: 65 DE 93

66 LA FECHA Las fechas de inicio pueden ser modificadas haciendo clic sobre la fecha para abrir un calendario y poder seleccionar otra nueva fecha, para buscar las ordenes de compra de fechas pasadas. Mediante el botón Clear se limpia el campo o bien para mantener la fecha actual se da clic en el botón que dice Today. CONSULTA / EDICIÓN DE ÓRDENES DE COMPRA Seleccionando una orden de compra en la base de datos y dando clic en Ver Operación se abre la ficha técnica con los datos de la orden de compra o bien cuando se da clic sobre alguna celda dentro de las columnas. De igual manera se pueden modificar los datos de la operación de ser necesario. HOJA: 66 DE 93

67 Cancelada Indica si la factura está cancelada o no en el sistema. En cualquier momento se puede volver a activar. Si el Check box esta marcado indica que se encuentra desactivada la factura. HOJA: 67 DE 93

68 IMPRIMIR / E- MAIL Permite generar un formato para imprimir la orden de compra o bien para mandarla por correo electrónico A continuación se muestra un ejemplo de una orden de compra en un formato listo para impresión o para ser mandado por correo electrónico. HOJA: 68 DE 93

69 EXPORTAR A EXCEL Los datos que se tengan en el sistema que muestran las columnas también se pueden Exportar a formato de Microsoft Excel, para efecto de elaborar algún reporte, solamente se da clic en el botón de Excel que se encuentra en la parte inferior derecha de la ventana. HOJA: 69 DE 93

70 CUENTAS POR PAGAR En este módulo de cuentas por pagar se pueden realizar el manejo de cargos, abonos y anticipos a proveedores. NUEVA OPERACIÓN DE CUENTA POR PAGAR Al dar clic aquí se abrirá una ficha para registrar el abono o pago a algún proveedor. Se pueden elegir la forma de pago y el concepto. Al poner el importe automáticamente cambia el total para saber el saldo total. HOJA: 70 DE 93

71 BÚSQUEDA DE CUENTAS POR PAGAR Para búsqueda y consulta de cuentas por pagar; se pueden elegir las columnas que se deseen visualizar para una búsqueda más precisa, solamente se le da clic en la lista desplegable de la parte inferior izquierda y se marcan o se desmarcan las columnas correspondientes. De igual manera se pueden utilizar los filtros de la parte superior de la ventana para una búsqueda más exacta. Se puede hacer una búsqueda nueva borrando los datos que se encuentren en los filtros dando clic en Limpiar filtros. HOJA: 71 DE 93

72 Para una búsqueda más precisa también se pueden seleccionar el estado de las cuentas por pagar, así como también con los saldos iguales a cero o menores que cero. Estas opciones se encuentran en la parte inferior izquierda de la ventana junto a visualización de columnas. HOJA: 72 DE 93

73 LA FECHA Las fechas de inicio pueden ser modificadas haciendo clic sobre la fecha para abrir un calendario y poder seleccionar otra nueva fecha, para buscar cuentas por cobrar de fechas pasadas. Mediante el botón Clear se limpia el campo o bien para mantener la fecha actual se da clic en el botón que dice Today. CONSULTA / EDICIÓN DE CUENTAS POR PAGAR Dando clic en Ver Operación se abre la ficha técnica con los datos del abono de la cuenta por pagar o bien cuando se da clic sobre alguna celda dentro de las columnas. HOJA: 73 DE 93

74 De igual manera se pueden modificar los datos de la operación de ser necesario. Cancelada Indica si la cuenta por cobrar está cancelada o no en el sistema. En cualquier momento se puede volver a activar. Si el Check box esta marcado indica que se encuentra desactivada la factura. Nota.- La opción de Ver operación solamente aplica a las cuentas por pagar bajo el concepto de abono. En la parte inferior derecha de la pantalla podrán visualizarse los anticipos, abonos, saldos o totales En la ficha de abono se puede elegir el concepto del pago y la forma de pago. HOJA: 74 DE 93

75 De igual manera puede notarse como en cuanto se pone el abono se modifica de manera automática el total de la cuenta por cobrar. EXPORTAR A EXCEL Los datos que se tengan en el sistema que muestran las columnas también se pueden Exportar a formato de Microsoft Excel, para efecto de elaborar algún reporte, solamente se da clic en el botón de Excel que se encuentra en la parte inferior derecha de la ventana. En seguida se muestra un ejemplo al dar clic en Excel como se exporta la información a este formato. HOJA: 75 DE 93

76 HOJA: 76 DE 93

77 V.- PREGUNTAS FRECUENTES 1.- CÓMO CREAR UNA FACTURA? NUEVA FACTURA NUEVA: Se genera una nueva factura. Folio Se genera de manera automática al realizar una nueva factura mediante una función auto numérica. Se asigna automáticamente al momento de guardar la cotización. Es la clave de la cotización. No se podrá editar y va en el espacio como muestra la imagen. Cancelada Indica si la factura está cancelada o no en el sistema. En cualquier momento se puede volver a activar. Si el Check box esta marcado indica que se encuentra desactivada la factura. Se encuentra en la parte inferior izquierda de la ventana de Nueva Factura. 2.- CÓMO DAR DE ALTA UN CLIENTE? HOJA: 77 DE 93

78 ALTA DE CLIENTES Al dar clic en NUEVO CLIENTE o NUEVO se podrá ingresar un nuevo registro de Cliente que contendrá la información necesaria como datos generales del cliente y comentarios (Algún apunte que apoye la información sobre el cliente como: fechas, pendientes, especificaciones de pedido, etc.) ISR Y/O IVA Para el manejo de retenciones de ISR y/o IVA, proporcione los valores de retención en los campos correspondientes Ret. I.S.R y Ret. I.V.A. en los datos del cliente. Proporcione los valore en forma decimal, por ejemplo, para un 4% de retención de I.V.A. proporcione el valor en el campo Ret. I.V.A. de 0.04 HOJA: 78 DE 93

79 Activo Indica si el cliente está activo en el sistema. En cualquier momento se puede volver a activar a través de la edición del cliente. Si el Check box esta marcado indica que el cliente está activo. 3.- CÓMO DAR DE ALTA UN PRODUCTO? ALTA DE PRODUCTOS Al dar clic en NUEVO PRODUCTO o NUEVO se podrá ingresar un nuevo registro del producto que contendrá la información necesaria con datos generales tales como; la descripción del producto, su precio, etc., HOJA: 79 DE 93

80 Activo Indica si el producto está activo en el sistema. En cualquier momento se puede volver a activar a través de la edición del producto. Si el Check box esta marcado indica que el proveedor está activo. 4.- CÓMO ENVIAR POR CORREO ELECTRÓNICO LA FACTURA ELECTRÓNICA? Y CÓMO IMPRIMIR UNA FACTURA? Dando clic en Ver Operación se abre la ficha técnica con los datos de la factura o bien cuando se da clic sobre alguna celda dentro de las columnas. De igual manera se pueden modificar los datos de la operación de ser necesario. Cancelada Indica si la factura está cancelada o no en el sistema. En cualquier momento se puede volver a activar. Si el Check box esta marcado indica que se encuentra desactivada la factura. HOJA: 80 DE 93

81 Imprimir / E- mail; Permite generar un formato para imprimir la factura o bien para mandarla por correo electrónico A continuación se muestra un ejemplo de una factura en un formato listo para impresión o para ser mandado por correo electrónico. HOJA: 81 DE 93

82 NOTA IMPORTANTE.- Una vez que se genera el reporte mensual y se ha enviado al SAT, las modificaciones se verán reflejadas en dicho reporte enviado, por lo que se recomienda solo editar facturas dentro del mismo mes de elaboración. 5.- DÓNDE SE GUARDAR MI ARCHIVOS DE FACTURA ELECTRÓNICA? Al ver alguna factura dando clic en Ver Operación HOJA: 82 DE 93

83 En la factura se le da clic en Imprimir / e- mail, automáticamente se generan los archivos de la factura, los cuales se guardan automáticamente en una carpeta creada en MIS DOCUMENTOS, llamada COMPROBANTES FISCALES DIGITALES. Por cada factura electrónica se guardan dos archivos uno en formato PDF para su visualización e impresión y el comprobante fiscal digital en formato XML. HOJA: 83 DE 93

84 El nombre de los archivos se crea en base a la fecha de que contenga la factura, el folio de la factura y el RFC del cliente al que se le emite la factura. 6.- CÓMO GENERAR EL REPORTE MENSUAL SAT? INFORME MENSUAL SAT Es el reporte de los folios emitidos de facturas electrónicas que se debe enviar al SAT, que es una obligación de aquellos contribuyentes que adoptaron el esquema de facturación electrónica de comprobantes digitales fiscales por medios propios. Se encuentra en la parte inferior derecha de la ventana y al dar clic se genera el reporte mensual en TXT. Éste es guardado de manera automática en una carpeta llamado INFORMES MENSUALES SAT en carpeta de MIS DOCUMENTOS. HOJA: 84 DE 93

85 Los reportes se guardan automáticamente en una carpeta en MIS DOCUMENTOS con el nombre de Informes Mensuales SAT HOJA: 85 DE 93

86 7.- CÓMO EDITAR Y/O CANCELAR UNA FACTURA? Dando clic en Ver Operación se abre la ficha técnica con los datos de la factura o bien cuando se da clic sobre alguna celda dentro de las columnas. De igual manera se pueden modificar los datos de la operación de ser necesario. Cancelada Indica si la factura está cancelada o no en el sistema. En cualquier momento se puede volver a activar. Si el Check box esta marcado indica que se encuentra desactivada la factura. HOJA: 86 DE 93

87 8.- CÓMO BORRAR PARTIDAS EN EL DETALLE DE UNA FACTURA? Al dar clic en NUEVA, se genera una nueva factura en la cual se pueden seleccionar los productos de una manera sencilla dando clic en Nuevo Producto. Es importante no olvidar colocar las cantidades de cada producto en la fila correspondiente. Una vez que se cuenta con los productos seleccionados en la factura también se pueden borrar. En el ejemplo que se muestra a continuación se pueden ver 3 partidas HOJA: 87 DE 93

88 Se selecciona la partida que se quiere borrar seleccionando la fila completa correspondiente a la misma dando clic en la primera fila de color gris del lado izquierdo y se da clic en suprimir. HOJA: 88 DE 93

89 9.- CÓMO FACTURAR CON FECHA DIFERENTE A LA HORA DEL SISTEMA? Por omisión, al crear una factura la fecha será igual a la fecha del día en curso. Las fechas de inicio pueden ser modificadas haciendo clic sobre la fecha para abrir un calendario y poder seleccionar otra nueva fecha, para buscar facturas de fechas pasadas. Mediante el botón Clear se limpia el campo o bien para mantener la fecha actual se da clic en el botón que dice Today CÓMO CONFIGURAR LAS RETENCIONES DE I.V.A Y/O I.S.R POR CLIENTE? ISR Y/O IVA Para el manejo de retenciones de ISR y/o IVA, proporcione los valores de retención en los campos correspondientes Ret. I.S.R y Ret. I.V.A. en los datos del cliente. Proporcione los valore en forma decimal, por ejemplo, para un 4% de retención de I.V.A. proporcione el valor en el campo Ret. I.V.A. de 0.04 HOJA: 89 DE 93

90 11.- CÓMO CONFIGURAR PRODUCTOS PARA QUE NO GENEREN RETENCIONES? Al dar clic en NUEVO PRODUCTO o NUEVO se podrá ingresar un nuevo registro del producto que contendrá la información necesaria con datos generales tales como; la descripción del producto, su precio, etc., HOJA: 90 DE 93

91 Para que los productos no generen retenciones en necesario marcar o desmarcar los recuadros de chequeo para marcarlos si se requiere que el producto incluya impuesto o bien se marca la que indica que no genera retenciones. HOJA: 91 DE 93

92 HOJA: 92 DE 93

93 HOJA: 93 DE 93