LOTE 8: PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA ORGANIZACIÓN EN TOLEDO DE LA CONFERENCIA EUROPEA DE ECONOMIA SOCIAL EN EUROPA

Transcripción

1 P. ABIERTO Nº 1/10 LOTE 8: PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA ORGANIZACIÓN EN TOLEDO DE LA CONFERENCIA EUROPEA DE ECONOMIA SOCIAL EN EUROPA 1. OBJETO DE LA CONTRATACIÓN. El propósito del contrato es la prestación externa al Servicio Público de Empleo Estatal del servicio que consiste en la organización y realización a todos los niveles que se describen más delante de una conferencia bajo el título La Economía Social en Europa: retos y oportunidades ante un mundo globalizado 2. LUGARES Y FECHAS. La conferencia se celebrará en la ciudad de Toledo (Castilla - La Mancha) siendo necesario disponer de alojamiento en hoteles de 4 estrellas o superior en los términos expuestos en la cláusula quinta de este pliego. Todos los locales de la Conferencia deberán contar con accesos para personas con discapacidad. En principio las fechas previstas serán los días 6 y 7 de mayo de 2010 con llegada de los participantes el día 6 de mayo, pernoctación el día 6 y salida el día 7 de mayo. 3. ASISTENTES Se prevé una asistencia aproximada de 500 personas. 4. PROGRAMA INDICATIVO, SUJETO A CAMBIOS, AÑO Los participantes se incorporarán a la conferencia mayoritariamente en la tarde del 6 de mayo. El día 7 de mayo entre 8.30 horas a 9.00 horas se realizará la recepción y acreditación de los asistentes. De 9 a 10 horas Inauguración. De 10 horas a primer panel temático. De a pausa café.

2 De a 12,15 horas segundo panel temático. De 12,15 horas a 14 horas tercer panel temático Comida entre las 14 y las horas. De a 17 horas cuarto panel temático. 17 horas acto de clausura. 5. DESCRIPCIÓN DE LOS SERVICIOS OBJETO DE LA CONTRATACIÓN. El detalle indicativo de los servicios que comprenderá la oferta se expresa en los puntos siguientes, teniendo en cuenta que la relación expuesta tiene carácter de máximo, pudiendo finalmente no ser requeridas algunas de estas partidas y abonándose los servicios según las cantidades realmente realizadas. La Administración se reserva el derecho o la posibilidad de proceder a la anulación de cualquiera de los servicios programados; en este caso la empresa adjudicataria del contrato sólo tendrá derecho a las compensaciones que esté en condiciones de justificar: parte proporcional de gastos generales de logística e intendencia, costes efectivos de anulaciones de reservas, edición efectiva de material impreso, y similares que sean aceptados por la Administración. En el caso de que algún servicio de los previstos en estas prescripciones se suprimiera, el Comité organizador habrá de comunicarlo a la empresa adjudicataria con una antelación de una semana. 5.1 Organización de los viajes y traslados. - La empresa abonará y remitirá a sus lugares de residencia billetes de avión de ida y vuelta (clase económica) aproximadamente para 100 invitados. Para los demás participantes se gestionará las reservas de aquellos que lo soliciten. - La Empresa adjudicataria se encargará de la organización y coordinación de la logística de los traslados de los participantes, en especial el traslado de los mismos desde el aeropuerto de Madrid Barajas hasta la ciudad de Toledo, así como de la contratación de los diferentes vehículos y conductores, ofreciendo a los ponentes de la Conferencia (aproximadamente 20 ponentes) un servicio de traslado individualizado y a los asistentes unos traslados prefijados en función de la hora de llegada de los participantes. - Seguros de accidente y responsabilidad civil.

3 -En todo momento se atenderán las consultas que hagan los participantes y la resolución de las incidencias que puedan surgir. 5.2 Alojamiento El alojamiento se realizará en hoteles de cuatro estrellas o superior, ubicados en el área donde se celebre la conferencia, siendo necesarias unas 500 habitaciones de uso individual. La empresa abonará y remitirá a sus lugares de residencia la reserva de hotel para aproximadamente 100 invitados, en las que se incluirá el desayuno. Para los demás participantes se gestionará las reservas de hotel. 5.3 Restauración. El día 7 de mayo una pausa café y un almuerzo de trabajo para 500 personas en el lugar donde se realice la conferencia con un menú acorde con las características del lugar de la reunión y previamente acordado con los organizadores del evento. En cualquier caso se deberá garantizar la calidad de los servicios prestados así como la posibilidad de ofrecer menús especiales (para vegetarianos, para celíacos, etc.,) cuando lo requieran los asistentes al evento. También se distribuirán botellas de agua para ponentes y asistentes, que se repondrán según su consumo. 5.4 Organización de las infraestructuras de los locales a utilizar. -Estará previsto el espacio necesario para situar y custodiar los identificadores personales, porta documentos y cuanta información sea necesaria - Serán necesarios un salón de plenos, salas anexas para celebrar reuniones y un espacio adecuado dedicado a stand para que las organizaciones que asistan a la conferencia puedan exponer sus experiencias. El salón de plenos deberá contar con mesa de presidencia, debiendo figurar las banderas de la Unión Europea, la de España y la de la Comunidad Autónoma de Castilla-La Mancha. Durante las sesiones, la empresa suministrará los sistemas de megafonía móvil adecuados, interpretación, así como el personal necesario para hacer llegar los micrófonos de sala a los participantes que lo soliciten y se asegurará de su correcto funcionamiento y mantenimiento. - Todos los puestos de trabajo de los participantes dispondrán de megafonía, identificadores personales y de los Estados, banderas y material de escritura. - Los lugares en los que se celebren las reuniones deberán contar con la seguridad y la cobertura de responsabilidad civil apropiadas para un acto de estas características y estará debidamente señalizado con los indicadores oportunos. Asimismo, se procederá a la limpieza y mantenimiento continuo de los espacios comunes y se ordenará de tal modo que haya la menor aglomeración de personas posible en las zonas destinadas a las inscripciones, acreditaciones, reparto de documentación, Además en la zona común habrá disponibilidad para fotocopias, faxes, teléfonos y acceso completo a Internet.

4 - Se podrá requerir los servicios de un fotógrafo de cara a la elaboración posterior de notas de prensa. - La empresa adjudicataria tendrá a un responsable destacado en el lugar de celebración del Seminario para velar y controlar el perfecto desarrollo del mismo. Así mismo dispondrá de personas de apoyo (azafatas/os) para atender necesidades como hacer fotocopias, atender a los participantes o facilitar los turnos de palabra durante las sesiones de trabajo. Esta persona de apoyo deberá tener habilidades lingüísticas en español, francés e inglés. Las azafatas/os o el personal de apoyo será el necesario para atender a los participantes en el sitio de trabajo sin que se generen colas o aglomeraciones de personas. 5.5 Interpretación y traducción. - Al menos 5 idiomas: español, francés, inglés, italiano y alemán cabinas de interpretación simultánea, traductores/as, auriculares y material necesario. La tarifa diaria por intérprete no podrá ser superior a los 700 euros por día IVA incluido. 5.6 Medios audiovisuales. -Cañón reproductor del Power Point, ordenadores en la mesa de Presidencia, pantallas, micrófonos, megafonía y material necesario para el buen funcionamiento de la conferencia. Personal necesario para la puesta en marcha y mantenimiento de los equipos de sala. Se facilitará personal necesario para la puesta en marcha y mantenimiento de los equipos de sala Materiales. -La empresa adjudicataria se encargará de la preparación, de acuerdo con los organizadores del evento, de un CD o pen-drive que incluya el logo que se determine y con una determinada capacidad las presentaciones y textos que sena necesarios. Si se utiliza el formato Presidencia española 2010, los CD y/o pen-drives se ajustarán al modelo de Presidencia española Si fuera necesario efectuar alguna traducción de un texto que se ha de distribuir la empresa adjudicataria se hará cargo de la misma en el plazo requerido por los organizadores de la misma que no será nunca inferior a 2 días. 6. PRESUPUESTO El presupuesto máximo de licitación será de euros IVA incluido.

5 El licitador incluirá en la oferta económica, en partida independiente, la cuantía que estime oportuno, en concepto de organización y gestión de la conferencia y actos vinculados a la misma, que en ningún caso podrá superar el 12 por cien del presupuesto máximo de licitación. 7. FORMA DE PAGO Todos los servicios se abonarán en función de los costes reales incurridos que se justificarán mediante factura. La factura contendrá al menos el siguiente desglose: - Gastos de organización de la conferencia (preparación, coordinación, secretaría, ). - Viajes participantes, representantes de Estados Miembros de la UE, y otras instituciones. - Alojamiento, representantes de Estados Miembros de la UE, y otras instituciones. - Traslados participantes y ponentes. - Infraestructuras locales (salón de plenos, salas de reuniones, espacio para stands). - Restauración. - Traducción e interpretación. - Medios audiovisuales e informáticos - Honorarios Ponentes - Gastos generales y material de los participantes. En todos los servicios cuyo coste varíe en función del número de participantes, se establecerá además, el coste unitario del mismo determinando igualmente el precio neto, el IVA aplicable y su cálculo, así como el precio total con IVA. De este modo la facturación corresponderá al servicio efectivamente prestado, en función del número de asistentes. 8. SERVICIOS QUE APORTARÁ EL SERVICIO PÚBLICO DE EMPLEO A TRAVÉS DE PERSONAL ENCARGADO DEL EVENTO/CONFERENCIA Asistencia continuada para aclarar todo tipo de dudas que puedan surgir sobre las características y la organización de la Conferencia, así como para cerrar aspectos concretos que se acordarán en el momento oportuno.

6 9. SERVICIOS QUE APORTARÁ LA EMPRESA. La empresa se encargará de todos los aspectos relativos a la organización de la Conferencia, y en especial de los siguientes servicios y prestaciones: inscripciones, información, acreditaciones, material de todo tipo, comunicaciones, organización personal, azafatas/os, secretaría, gestión informática, gestión de traducción, gestión de viajes, gestión de alojamiento, gestión de transporte, gestión de locales y restauración. 10. PROCEDIMIENTO A SEGUIR El Servicio Público de Empleo Estatal una vez se concrete la acción y en todo caso con una antelación mínima de un mes respecto a la celebración del evento hará una petición de servicio a la empresa contratada con la especificación de los servicios a prestar y los detalles oportunos para su correcta ejecución, sin que se puedan incluir servicios que no se hayan mencionado en el presente pliego. Sólo los servicios mencionados en una petición de servicio pueden ser objeto de facturación. El Servicio Público de Empleo Estatal podrá visitar los hoteles y locales ofertados de cara a asegurar la adecuada prestación del servicio, proponiendo, en su caso, las modificaciones a realizar. En todo caso, el Servicio Público de Empleo Estatal comunicará a la empresa adjudicataria tan pronto como lo conozca cualquier modificación en la fecha de celebración prevista para la celebración de la reunión. Madrid, 4 de septiembre de 2009 EL DIRECTOR GENERAL DEL SERVICIO PÚBLICO DE EMPLEO ESTATAL - Fco. Javier Orduña Bolea -