INFORME SARO
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- Cristina Medina Navarro
- hace 8 años
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1 INFORME SARO
2 Indicador de Perfil consolidado del SARO
3 Perfil consolidado del SARO
4 Mapa de Riesgo Fraude y Corrupción El Nivel de Riesgo inherente de fraude para la fiduciaria es debido a la calidad de recursos que administra. EXTREMO, Después de aplicar los controles pertinentes, el riesgo residual es BAJO, de acuerdo a la metodología aprobada en el Manual de Administración de Riesgo Operativo. N O *Fuente: Sistema ERA y Manual MAAR06 A C E P T A B L E A C E P T A B L E *Fuente: Sistema ERA y Manual MAAR06
5 No. DESCRIPCIÓN SP08 REGISTROS CONTABLES, Reconocimiento de gastos por fraude DIGITACIÒN DE MOV. Y ANALISIS DE interno al ocultar, omitir o adulterar CUENTAS 37 información de las conciliaciones. SP11 ESTRUCTURACIÒN, NEGOCIACIÒN Y CANCELACIÒN DE PORTAFOLIOS SP11 ESTRUCTURACIÒN, NEGOCIACIÒN Y CANCELACIÒN DE PORTAFOLIOS Aumento de gastos por incumplimiento al presupuesto por una negociación mal realizada, elaborada con la intención de aprovechar a título personal la diferencia en precio por parte de los negociadores o el Gerente de Inversiones. Pérdida económica porque se realizan inversiones que no han sido aprobadas por la Junta Directiva, por fraude interno o favorecer a terceros. SP04 PUESTA EN MARCHA Y EJECUCIÒN DE CONTRATOS FIDUCIARIOS Pérdidas económicas por adulteración de las tarjetas de firmas, ocasionado por fraude 66 interno. SP04 PUESTA EN MARCHA Y Pérdida económica porque no se custodian EJECUCIÒN DE CONTRATOS de forma adecuada las tarjetas de firmas, FIDUCIARIOS 67 generando fraudes externos en la compañía. MAPA DE FRAUDE Y CORRUPCIÓN INHERENTE Puede Ocurrir Control dual de las conciliaciones bancarias por un superior jerárquico. Realizar un proceso de selección adecuado al momento de la contratación de contratar personal certificado y que no presente antecedentes de mala conducta en el mercado financiero. Puede Ocurrir Informar y capacitar continuamente a la Gerencia de Inversiones en el Código de Conducta en Operaciones de Tesorería, el cual detalla los procedimientos claros, las prohibiciones y las sanciones existentes, en caso de incurrir en una falta. Informe de riesgos a la Junta Directiva. Seguimiento al cumplimiento del Código de Puede Ocurrir Buen Gobierno Corporativo. Informe de seguimiento de políticas Comité de Riesgos. Revisión de las firmas del formato FTOC08 Puede Ocurrir Registro de firmas con respecto a las firmas cargadas en el aplicativo SINEF. Cuadro de control de los documentos en custodia en la caja fuerte de la Dirección de Operación Bancaria. Eventualmente Eventualmente
6 No. DESCRIPCIÓN MAPA DE FRAUDE Y CORRUPCIÓN INHERENTE PROBABILIDAD IMPACTO SP79 PREPARACIÒN PREVIA PARA PUESTA EN MARCHA DEL ACTIVO (CARTERA) SP80 PUESTA EN MARCHA DEL ACTIVO (CARTERA) SP25 PAGOS SP26 ADMINISTRACION DE CUENTAS BANCARIAS Pérdida económica generada porque no se pone en marcha el plan de validación de seguridad para extracción de información, generando posibles fraudes internos y/o externos. Aumento de gastos y costos financieros generado porque no se realiza el control adecuado a las cuentas bancarias y se presentan posibles ilícitos, fraudes o perdidas de recursos. Incremento de gastos generados por pérdidas o faltantes en recursos administrados, por fraude. 234 Aumento en costos por fraudes bancarios porque se generan erradamente los usuarios con sus perfiles en los sistemas 241 transaccionales. SP59 INSCRIP. DE RECURSOS POR Aumento de gastos ocasionados por fraude CONS. ADICION C. C. A. O LLAMADOS interno al realizar registros de ingresos DE CAPITAL FCP. 266 ficticios de los inversionistas. Pérdidas económicas generadas por fraude: Al reintegrar recursos retirados en SP60 REDENCION DE APORTES operaciones ficticias o irregulares mediante 271 fraude interno. Puede Ocurrir Puede Ocurrir Catastrófico Elaboración de pruebas previas a la transmisión, recepción o envío de información de la titularización por parte de la Gerencia de Informática y Tecnología, para verificar la funcionalidad de los canales de comunicación. Control dual por parte del Director y del Coordinador de operaciones bancarias en cuanto a la revisión y pagos que se realicen por medio de las cuentas bancarias, además de informes mensuales de utilizaciones en las cuentas El descargue de cuentas por pagar realizadas por entidades financieras externas, se debe hacer teniendo como soporte la constancia de pago generada y remitida por la entidad financiera correspondiente. Revisión continua de los perfiles por parte del Director de Operación Bancaria, a quienes se les asigna las claves o usuarios en los aplicativos transaccionales. Puede Ocurrir Moderado Realizar confirmación de ingresos con los bancos (conciliación). Visación de las firmas registradas en las tarjetas. Puede Ocurrir Moderado Verificación de los retiros contra orden del cliente. Eventualmente Eventualmente Eventualmente
7 No. DESCRIPCIÓN MAPA DE FRAUDE Y CORRUPCIÓN INHERENTE PROBABILIDAD IMPACTO SP60 REDENCION DE APORTES SP60 REDENCION DE APORTES SP62 CONCILIACION BANCARIA Pérdida reputacional porque el Cliente evidenció la presencia de un fraude interno. 272 Aumento de gastos al reintegrar recursos retirados en operaciones ficticias o irregulares mediante la adulteración de instrucciones recibidas por fax causadas por 273 fraude externo. Pérdidas económicas generadas por fraude: Por reconocimiento de gastos, por fraude interno al ocultar, omitir o adulterar 285 información de las conciliaciones. Puede Ocurrir Puede Ocurrir Moderado Visación de las firmas registradas en las tarjetas. Verificación de los retiros contra orden del cliente Llamada de validación de la autorización del cliente. Control dual de las conciliaciones bancarias por un superior jerárquico Eventualmente Eventualmente Eventualmente Las operaciones deben transarse a través de los sistemas de negociación lo cual garantiza la transparencia de las mismas. La Gerencia de Riesgos realiza un monitoreo continuo a los sistemas de comunicación, como lo son las grabaciones a las llamadas telefónicas y el sistema Messenger. SP72 COMPRA Y VENTA DE VALORES EN LA CARTERA COLECTIVA 293 Disminución del beneficio del inversionista por una negociación elaborada con la intención de aprovechar a título personal la diferencia en precio. Puede Ocurrir El Gerente de Fondos de Inversión Colectiva autoriza todas las operaciones, especialmente aquellas, que por su complejidad o poca frecuencia se presten para realizar negociaciones con intereses particulares. Sobre operaciones comunes están deben tener un precio que se ajuste a las condiciones del mercado en el día de la negociación. Eventualmente Realizar un proceso de selección adecuado con el fin de contratar personal idóneo y certificado que no presente antecedentes de mala conducta en el mercado financiero. Realizar de forma continua las validaciones a las negociaciones por parte de la Gerencia de Riesgos, con respecto a las condiciones de mercado existente y necesidades de rotación del portafolio. Informar y capacitar continuamente a la Gerencia de Carteras Colectivas en el Código de Conducta en Operaciones de Tesorería, el cual detalla los procedimientos claros, las prohibiciones y las sanciones existentes, en caso de incurrir en una falta.
8 No. DESCRIPCIÓN MAPA DE FRAUDE Y CORRUPCIÓN INHERENTE PROBABILIDAD IMPACTO SP73 GESTIÒN DE S DE MERCADO SP47 ARCHIVO Pérdida reputacional porque se realizan informes para favorecimiento de terceros ocasionados por fraude interno. Aumento de gastos porque no se archivan adecuadamente los documentos, y personas inescrupulosas tienen acceso a información confidencial. Preparación previa en cuanto documentación, análisis y conceptos claros de lo que pasó en días previos en el mercado, así como completa información sobre las operaciones o factores que pudieron haber incidido en un mayor o nivel de VeR en los portafolios, duraciones, concentración en tasas y precios, desvalorizaciones, volatilidades, entre otros. Revisión continua y control detallado por parte de la empresa contratista del servicio de archivo y autocontrol por parte de los funcionarios que consulten el archivo. Eventualmente SP57 Planeación Financiera Tráfico de influencias Delimitación de los niveles de autoridad y de responsabilidad, conforme a las competencias de los cargos SP15 Compras y contratación de servicios a través de ordenes Cobro por realización o agilización de trámite (Concusión) Lineamientos y seguimientos al proceso de contratación y compras. Si el pago se realiza por parte de la Fiduciaria deben existir soportes para todo pago; ya que no se contabiliza sin soporte. SP15 Compras y contratación de servicios a través de ordenes Estudios previos o de factibilidad superficiales. Realizar cuadro comparativo de cotizaciones de acuerdo a las políticas establecidas en los manuales de contratación.
9 No. DESCRIPCIÓN MAPA DE FRAUDE Y CORRUPCIÓN INHERENTE PROBABILIDAD IMPACTO SP18 Compras y contratación directa de bienes y servicios Concentrar las labores de supervisión de múltiples contratos en poco personal. MAGG01 Manual administrativo de compra de bienes y contratación de servicios; se asigna como supervisor del contrato al ordenador del gasto que solicita la contratación SP18 Compras y contratación directa de bienes y servicios Tráfico de influencias,(amiguismo, persona influyente). Catastrófico Serían los lineamientos y seguimientos al proceso de contratación y compras. Si el pago se realiza por parte de la Fiduciaria deben existir soportes para todo pago; ya que no se contabiliza sin soporte. SP33 Manejo y control de activos fijos PC13 Asistencia Administrativa Sistemas de información susceptibles de manipulación o adulteración. Inventarios desactualizados, perdida de los mismos y ausencia de soportes para adelanta acciones de reclamaciones Robo de dinero en efectivo ocasionado por la autorización de desembolsos de la Caja sin los soportes respectivos Catastrófico Cumplimiento Circular externa 052 de 2007 Actualizar en forma permanente los inventarios a cargo la entidad Debe existir restricción en quienes manejan las cajas menores, el monto de las cajas menores, debe reportarse diariamente el movimiento de dichas cajas. SP01 Contacto con el cliente Uso Indebido de información reservada SP56 Revisión Gerencial Mostrar indicadores erróneos que exageren el rendimiento Monitoreo de las grabaciones y chat; clasificación de la información en la entidad. Verificación de indicadores financieros, crecimiento de la compañía, flujo de caja
10 No. DESCRIPCIÓN MAPA DE FRAUDE Y CORRUPCIÓN INHERENTE PROBABILIDAD IMPACTO SP08 Registros contables, digitación de movimientos y análisis de cuentas SP31 Elaboración de conceptos y convenios, poderes, respuestas a requerimientos de entes de control SP31 Elaboración de conceptos y convenios, poderes, respuestas a requerimientos de entes de control Todos los procesos SP25 PAGOS SP54 Administración de las relaciones con el Consumidor Financiero SP04 Puesta en marcha y ejecución de contratos Fiduciarios Revelación de estados financieros diferente Catastrófico Auditorias internas a la realidad económica de la compañía Auditoria de Revisoría Fiscal. Desembolsos Fraudulentos Catastrófico Verificación de desembolsos y cuentas de abono Reproducción/utilización no autorizada de propiedad intelectual Catastrófico Cumplimiento Circular externa 052 de 2007 Utilización de software malicioso Catastrófico Cumplimiento Circular externa 052 de 2007 Acceso abusivo a un sistema de información Catastrófico Cumplimiento Circular externa 052 de 2007 Suplantación de sitio web Catastrófico Cumplimiento Circular externa 052 de 2007 Direccionar los procesos en contra o a favor, a un incumplimiento en la contestación de demandas, que conlleven a vencimientos de Seguimiento de las procesos pro parte de la Dirección Juridica. Catastrófico términos y/o a la omisión de la debida Clausulas de penalización el los contratos con abogados externos. defensa de los intereses de la entidad Fraude por parte del abogado en la gestión de cartera Manipulación de los informes de seguimiento y/o evaluación Manipulación o incumplimiento voluntario de los términos establecidos para atender una PQRS (Petición, Queja, Reclamo, Solicitud) El inicio en la ejecución de contratos sin el cumplimiento de los requisitos para su ejecución. Catastrófico Seguimiento de la gestión por parte del comité de cuentas por cobrar y el director jurídico Monitoreo financiero en el caso de los funcionarios de la fiduciaria Clausulados en los contratos con firmas de abogados externos Catastrófico Auditorias internas Catastrófico Cumplimiento Sistema de Atención al Consumidor Catastrófico Ficha de descripción del negocio Matriz de riesgos de negocios y el comité de negocios
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