INFORME DE GESTIÓN DOCUMENTAL (GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y BIBLIGRÁFICA) AÑO 2014

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1 INFORME DE GESTIÓN DOCUMENTAL (GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y BIBLIGRÁFICA) AÑO 2014 INTRODUCCIÓN El presente informe tiene como propósito general, mostrar los logros alcanzados en materia gestión documental durante el año Igualmente, se mostrarán manera general los safíos y actividas a realizar durante el año ACTIVIDADES Proyecto inversión Acuación archivo documental la Superintenncia Financiera a través los procesos puración, clasificación, aplicación la Tabla Retención, Digitalización y Almacenaje l mismo, a través l cual se han realizado diferentes actividas para optimizar la gestión documental la Superintenncia y propenr por el cumplimiento la normatividad archivística vigente. En el año 2014, se realizaron las siguientes actividas: 1. Digitalización documentos: En ejecución l contrato SF , suscrito con la firma Informática S.A.S., cuyo objeto es la Digitalización y microfilmación los fondos documentales la SFC, se continuó con la digitalización los documentos que hacen parte los fondos documentales cerrados las anteriores Superintenncias Bancaria y Valores, lo anterior en aplicación las respetivas tablas Valoración (TVD). Para esta vigencia, se digitalizaron un total folios correspondientes a los fondos cerrados las anteriores Superintenncias Bancaria y Valores, completando esta manera un total aproximado que alcanza los 31 millones folios digitalizados. Dentro estas imágenes digitalizadas, también se incluyó la digitalización historias laborales funcionarios ( folios). La totalidad estas imágenes son incorporadas en el gestor documental la Entidad, lo cual facilita su consulta, garantizando la preservación los documentos en su soporte original en papel. Para el año 2015, se espera continuar concluir con el proceso digitalización documentos, los fondos documentales cerrados. 2. Microfilmación documentos Para aquellos documentos carácter histórico (conservación total en las respectivas TVD), adicional a la digitalización, la Entidad realiza un proceso microfilmación; ya que esta es la única tecnología que cuenta con más 120 años vigencia, y garantiza la acuada conservación y consulta los documentos en el largo plazo, a

2 diferencia la digitalización que aún cuenta con un tiempo conservación muy escaso en el tiempo. Por lo anterior, en ejecución l contrato SF , se microfilmaron folios, documentos históricos los fondos documentales anteriormente mencionados, para un total aproximado a los 5 millones folios microfilmados (Aproximadamente 1900 rollos microfilme). El proceso microfilmación, se realiza por el método conversión digital a microfilme, con el fin garantizar la preservación l papel, el cual es manipulado sólo una vez para efectos la digitalización. Para el año 2015, se concluirá con esta actividad, para la totalidad documentos históricos, los cuales serán transferidos al Archivo General la Nación, conformidad con las respectivas Tablas Retención y Tablas Valoración. 3. Sistema Gestión Integrado (SGI) El proceso gestión documental durante el 2014 continuó con el mejoramiento continuo sus actividas, lo cual se vio reflejado en la revisión y actualización los siguientes documentos l SGI: CÒDIGO NOMBRE DOCUMENTO A-PG-GDC-001 A-IN-GDC-006 A-GU-GDC-002 A-PI-GDC-032 A-TB-GDC-086 A-TB-GDC-088 A-TB-GDC-023 A-TB-GDC-017 A-TB-GDC-009 A-TB-GDC-008 A-TB-GDC-010 A-TB-GDC-011 A-PR-GDC-011 A-FT-GDC-005 A-PR-GDC-004 Programa Gestión Organización Archivos Gestión, a Partir las Tablas Retención (TRD) Mantenimiento físico la documentación Proforma Interna Tablas Retención TRD Documentos Facilitativos Cuadro Clasificación TRD Grupo Corresponncia TRD Grupo Gestión y Bibliográfico TRD Grupo Planeación y Gestión Calidad TRD Dirección Tecnología y Planeación TRD Subdirección Sistemas Información TRD Subdirección Operaciones Aplicación TRD para Documentos en el Sistema Gestión Acta Eliminación Documentos Almacenamiento Trámites Diferentes a Quejas

3 A-PR-GDC-003 A-FT-GDC-002 A-MT-GDC-001 A-FT-GDC-006 A-FT-GDC-004 A-PI-GDC-041 A-TB-GDC-014 A-TB-GDC-006 A-FI-GDC-002 Almacenamiento Trámites Proceso Quejas Documentos Archivados y Disponibles para su Consulta Matriz Riesgos - Gestión Tablas Valoración (TVD) Tablas Retención (TRD) Medio envío corresponncia con las entidas supervisadas por la SFC TRD Grupo Registro TRD Oficina Control Interno Oportunidad en la Entrega los Documentos Consulta De acuerdo con lo anterior, el Proceso Gestión durante el año 2014 tuvo bidamente actualizada la documentación l SGI, acuerdo con las necesidas la Entidad, y la normatividad expedida que le es aplicable. En este mismo sentido, y atendiendo una recomendación la Oficina la Control Interno la SFC, se procedió a modificar la meta l indicador Oportunidad en la entrega documentos para consulta en el archivo central, la cual pasó 85% a 90%, meta que empieza a tenerse en cuenta a partir enero Atención solicitus documentos al archivo central Todas las actividas carácter técnico que se llevan a cabo en el Grupo Gestión y Bibliográfica (archivo central), buscan atenr manera oportuna, efectiva y eficiente las solicitus información tanto los usuarios internos como externos. En concordancia con lo anterior, para el año 2014, se continuó con el mejoramiento esta actividad, a fin mantener los tiempos respuesta a las solicitus documentos, garantizando esta manera la acuada toma cisiones y la gestión al interior la Entidad. A continuación se presenta un resumen las estadísticas consulta documentos para la vigencia 2014:

4 De acuerdo con la tabla anterior, durante el año 2014, se recibieron un total 875 solicitus documentos, las cuales 857 solicitus fueron atendidas oportunamente, es cir, en un rango no mayor a las 24 horas siguientes realizada la solicitud. Lo anterior equivale a un 98% oportunidad. En relación con el año inmediatamente anterior, se presentó un incrementó en el porcentaje oportunidad, 1.2%. 5. Organización archivos gestión a partir las Tablas Retención El Grupo Gestión ha continuado con sus capacitaciones y sensibilizaciones archivísticas a todos los funcionarios la Entidad, con el fin que todas las penncias la Entidad puedan tener sus archivos gestión bidamente organizados, teniendo en cuenta la normatividad archivística vigente. Para lograr mayor efectividad en estas capacitaciones, la mayoría ellas se realizaron directamente en las penncias, a partir ejemplos concretos con documentos propios, lo cual facilita la comprensión y apropiación los conocimientos. Como resultado esta actividad, se capacitaron un total 129 funcionarios, que tienen a su cargo el manejo y administración documentos las penncias. En este mismo sentido, y en aplicación l cronograma transferencias documentales primarias 2013, se recibieron 347 cajas archivo. 6. Plan Mejoramiento Archivístico (PMA) Des el año 2011, la Entidad tiene suscrito un Plan Mejoramiento Archivístico con el Archivo General la Nación (AGN), el cual tuvo un seguimiento semestral por parte esta Entidad. Para la vigencia que nos ocupa, el PMA mostró un avance total l 82% cumplimiento las metas pactadas, las cuales concluirán su ejecución manera finitiva en el año 2015.

5 Dentro los avances esta PMA se puen stacar: 6.1 Se concluyó con la organización archivística la totalidad fondos documentales históricos la Entidad. 6.2 Se continuó con el proceso aplicación Tablas Valoración, mediante la implementación tecnologías como la digitalización y la microfilmación. 6.3 Se actualizaron las Tablas Retención (TRD), atendiendo a los cambios en la estructura orgánico-funcional la Entidad. 6.4 Aprobación la propuesta Plan Transferencias Secundarias presentada al AGN, e inicio esta actividad, la cual concluirá en el año Presentación y aprobación por parte l Comité Institucional Desarrollo Administrativo, la propuesta eliminación documentos, en aplicación las Tablas Valoración. 6.6 Continuación las capacitaciones y sensibilizaciones archivísticas a los funcionarios, con el fin contribuir al mejoramiento la gestión documental la Entidad. 7. Equipo Gestión Mediante la Resolución No , la SFC creó el equipo gestión documental, encargado sarrollar las acciones necesarias para dar cumplimiento a los lineamientos y directrices asignadas por el gobierno nacional o el Comité Institucional Desarrollo Administrativo, correspondientes al tema gestión documental. En el año 2013, este equipo trabajo, formuló un plan acción con el fin llevar a cabo diferentes actividas orientadas a que la Entidad pueda dar cumplimiento a la normatividad expedida sobre el tema gestión documental. Para el año 2014, en sarrollo l este plan acción, se llevaron a cabo las siguientes actividas: 7.1. Elaboración y publicación en la página Web la Entidad l Programa Gestión (PGD), elaborado siguiendo los lineamientos establecidos por el Decreto , en lo referente a documentos en soporte papel. El PGD fue aprobado por el Comité Institucional Desarrollo Administrativo en sesión l 29 enero Revisión la normatividad expedida sobre el tema; 7.3. Diligenciamiento la información adicional la "matriz sistemas información la SFC"; 7.4. Elaboración y diligenciamiento la encuesta sobre documento electrónico, la cual se constituye en uno los insumos fundamentales para la elaboración l diagnóstico documental; 7.5. Elaboración propuesta política gestión documental, conformidad con lo establecido en el Decreto , para su revisión y presentación formal al Comité Institucional Desarrollo Administrativo. En este mismo sentido es oportuno precisar, que este plan acción continúa en ejecución durante el año 2015, con el propósito realizar un diagnóstico integral, que

6 permita intificar las necesidas la Entidad en materia gestión documental, a fin cumplir a cabalidad con la normatividad vigente. Asimismo se informa, que en cumplimiento lo establecido en el Decreto , la Entidad cuenta con las siguientes herramientas archivísticas para facilitar la gestión los documentos tanto en papel como en soporte electrónico: HERRAMIENTA Cuadros Clasificación Tablas Retención Tablas Valoración Programa Gestión Inventario Molo requisitos para la gestión documentos electrónicos Bancos Terminológicos Mapas Procesos la Entidad Flujos documentales Descripción funciones las unidas administrativas la entidad LA ENTIDAD CUENTA CON ESTA HERRAMIENTA SI NO OBSERVACIONES Elaborados en ejecución l contrato SF Aprobadas por el Archivo General la Nación (AGN), mediante la Resolución , y modificadas posteriormente según necesidas la Entidad, y siguiendo la metodología l AGN. Aprobadas por el AGN, así: Superintenncia Bancaria: Resolución No.091 l 26/03/2012 Superintenncia Valores: Resolución No.177 l 31/05/2012 Elaborado por el equipo gestión documental la SFC, y aprobado por el Comité Institucional Desarrollo Administrativo el 29/01/2014. Elaborados en ejecución l contrato SF Se elaborará por parte l equipo gestión documental, lirados por los representantes la Dirección Tecnología. Se elaborarán por parte l equipo gestión documental, a partir los lineamientos impartidos por el Comité Institucional Desarrollo Administrativo. Elaborados s el año 2008, por parte l Grupo Planeación y Gestión Calidad la SFC. Elaborados por parte l Grupo Planeación y Gestión Calidad la SFC. Elaborados por parte l Grupo Planeación y Gestión Calidad la SFC.

7 Tablas Control Acceso para el establecimiento categorías acuadas rechos y restricciones acceso y seguridad aplicables a los documentos Se elaborarán por parte l equipo gestión documental, a partir los lineamientos impartidos por el Comité Institucional Desarrollo Administrativo Por otro lado, se informa que ntro l presupuesto asignado ntro gastos funcionamiento y inversión, las siguientes actividas relacionadas con gestión documental que tengan relación con la Gestión en la vigencia, intificando para cuáles las siguientes actividas se ha asignado presupuesto: ACTIVIDAD Gestión corresponncia Organización expedientes Organización fondos documentales acumulados Clasificación documentos Tabla retención documental y su aplicación Elaboración l Programa Gestión PGD y su actualización Digitalización documentos archivo Implementación herramientas tecnológicas para la gestión documental Almacenamiento y custodia documentos TIENE PRESUPUESTO ASIGNADO SI NO OBSERVACIONES No tiene presupuesto asignado por cuanto se finalizó en el año 2012, con el contrato SF No tiene presupuesto asignado por cuanto se finalizó en el año 2012, con el contrato SF No tiene presupuesto asignado por cuanto se finalizó en el año 2012, con el contrato SF No tiene presupuesto asignado, por cuanto ya se aprobó por parte l AGN, y las modificaciones y/o actualizaciones son realizadas por funcionarios la Entidad. El PGD ya se elaboró, y el equipo gestión está trabajando en el diagnóstico documental, para terminar los requerimientos la Entidad. Presupuesto inversión. Para el año 2015, se cuenta con un presupuesto $ ,56. Presupuesto funcionamiento. Para las vigencias , se tiene asignado un presupuesto

8 Alquiler espacios y pósitos $ , correspondientes a los contratos almacenamiento y custodia archivos en papel y microfilme, almacenamiento y custodia cintas magnéticas. Correspon a la actividad anterior. 8. Actividas l Comité Institucional Desarrollo Administrativo Durante la vigencia 2014, el Comité Institucional Desarrollo Administrativo se reunió para abordar los siguientes temas relacionados con la gestión documental la Entidad: 8.1 Revisión y aprobación l Programa Gestión (PGD). 8.2 Revisión los compromisos que tiene la Entidad en materia gestión documental, según la normatividad vigente, y asignar responsabilidas entre los miembros l equipo gestión documental. 8.3 Revisión y aprobación modificaciones a las Tablas Retención Documenta la SFC. 8.4 Aprobación eliminación documentos en aplicación Tablas Valoración. 8.5 Revisión y aprobación l contrato digitalización y microfilmación los fondos documentales la SFC.