Compras (PE -07) Elaborado por: Cristián Cuevas Encargado de adquisiciones. Aprobado por: Gonzalo Lira Gerente general

Transcripción

1 Procedimiento Específico (PE -07) Elaborado por: Cristián Cuevas Encargado de adquisiciones Revisado por: Felipe Boetsch Gerente técnico Aprobado por: Gonzalo Lira Gerente general Firma: Firma: Firma:

2 Página 1 de 8 ÍNDICE 1. OBJETIVO ALCANCE DOCUMENTOS DE REFERENCIA DEFINICIONES DESARROLLO COMPRAS VERIFICACIÓN DE PRODUCTOS COMPRADOS GESTIÓN DE COMPRA PARA SERVICIO AL CLIENTE SELECCIÓN DE PROVEEDORES EVALUACIÓN Y RE- EVALUACIÓN DE PROVEEDORES RESPONSABILIDADES REGISTROS ANEXOS... 7

3 Página 2 de 8 1. OBJETIVO El presente procedimiento tiene por objeto definir el proceso de compras de materiales y servicios de acuerdo a los requisitos de calidad establecidos por el cliente. 2. ALCANCE Este procedimiento se aplica a todos los materiales y servicios adquiridos por el departamento de adquisiciones de Tasco Ltda., Boetsch S.A. y Boetsch Lira y Cox Ltda., tanto para el proceso de construcción como para el proceso de post venta. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA NCh 9001.Of2001 ISO 9.001: Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos. NCh 9000.Of2001 ISO 9.000: Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y Vocabulario. Manual de Calidad de Tasco Ltda., Boetscs S.A. y Boetsch Lira y Cox Ltda., capítulo 7.4 compras. 4. DEFINICIONES Presupuesto de Obra: Descripción en términos de cantidad, calidad y precio de los insumos necesarios para el desarrollo de una obra y/o en funcionamiento de la constructora. Pedido de material: Documento emitido desde obra en el que se solicita al departamento de adquisiciones la compra o arriendo de materiales específicos. Orden de compra: Documento emitido por la constructora dirigida a los proveedores en el que se detalla los requerimientos en calidad, cantidad y precio, así como fechas esperadas de entrega y formas de pago de materiales especificados de acuerdo a los pedidos de materiales. Caja Chica: dinero asignado al administrador de obra para gastos menores y urgentes de obra. Guía de despacho: documento emitido por el proveedor indicando los materiales despachados a obra. Recepción de materiales: Documento interno de obra en el que se ingresa los materiales a obra y debe estar conforme con la orden de compra y guía de despacho. Iconstruye: Programa informático de cooperación a la administración de obra. Perfiles: Accesos a los distintos módulos de iconstruye. Proveedores integrados: Proveedores incorporados al portal iconstruye y que reciben la información o solicitud directamente a través del portal.

4 Página 3 de 8 Proveedores no integrados: Proveedores no incorporados al portal iconstruye y que reciben la información o solicitud vía fax, correo electrónico o telefónicamente. 5. DESARROLLO 5.1. El proceso de compras está relacionado con todas las compras o arriendos realizados por el departamento de adquisiciones de Tasco Ltda. Todas las compras de materiales o productos para el proceso de construcción se gestionan directamente en la Oficina central, considerando el pedido generado por obra vía iconstruye y siguen el procedimiento que se indica a continuación, exceptuando aquellas compras menores y que se requieren con urgencia, las que son compradas directamente de caja chica previa autorización del Profesional administrador de obra. El proceso de compras para construcción comienza cuando el Profesional de obra solicita código de Centro de gestión a Contabilidad. Con este código, el profesional solicita incorporación de este centro de gestión a iconstruye. En dicha solicitud indica los distintos perfiles para las personas que operarán el sistema en obra. Iconstruye emite un correo electrónico evidenciando la incorporación de cada uno de los involucrados en la obra. Luego se inicia la emisión de los pedidos de materiales desde obra a cargo del Profesional administrador de obra o quien el designe, previa revisión de las especificaciones técnicas o necesidades de obra. Si en la base de datos de iconstruye no existe el recurso requerido, el profesional administrador de obra o la persona designada solicitará al encargado de adquisiciones vía la creación de éste. Dicha solicitud debe contener claramente el nombre del recurso y la unidad considerada. Desde la recepción de dicha solicitud, el encargado de adquisiciones tendrá un plazo de medio día para responder a éste requerimiento, es decir, los plazos máximos son si la solicitud se recibe en la mañana, ese mismo día en la tarde dará solución al requerimiento y si esta solicitud se recibe en la tarde, a más tardar se responderá en la mañana del día siguiente. El pedido de materiales es enviado por El profesional de obra a Adquisiciones. Los pedidos de materiales deben traer identificación precisa de lo solicitado, de las cantidades y plazos de entrega. Si la solicitud de recursos se emite con descripciones erróneas el encargado de adquisiciones rechazará dicho pedido. En el caso de solicitar equipos computacionales, dicho pedido se hará al encargado de Redes y Sistemas indicando claramente la fecha para entrega de lo solicitado, empresa o lugar de destino, uso que se le dará al requerimiento y persona que quedará a cargo del equipo. Una vez que se reciben los pedidos de materiales para la construcción, Adquisiciones comienza la cotización o revisión de precios convenios dependiendo del recurso solicitado. Se solicitan como mínimo 3 cotizaciones a proveedores integrados y no integrados, los cuales se exportan a una planilla Excel, donde se incorporan ambos tipos de proveedores (Integrados

5 Página 4 de 8 y No integrados). Luego se adjudica al más conveniente usando como parámetros precio, calidad, compromiso de entrega. Desde la recepción del pedido de materiales el departamento de adquisiciones tendrá un plazo máximo de 7 días corridos para emitir y enviar la orden de compra. Si el pedido es de carácter urgente, para lo cual la urgencia debe estar debidamente fundamentada, el plazo anterior se reducirá dependiendo de la disponibilidad del departamento de adquisiciones. Una vez aprobado el proveedor por Adquisiciones, el Encargado de adquisiciones genera la Orden de compra a través de iconstruye. Este documento debe contener, a lo menos, los siguientes datos: - Fecha de emisión de la orden - Identificación de la obra y dirección - Nombre del solicitante y del aprobador de la OC - Condiciones de pago - Proveedor y datos del contacto - Identificación de los productos, precio unitario, moneda, IVA, valor total y la fecha de entrega cuando corresponda. Una vez aprobada la orden de compra por el Encargado de adquisiciones se envía al proveedor, según corresponda si es integrado o no. La obra deberá consultar, a través de iconstruye, en la etapa en que esta su requerimiento. A posterior, se debe hacer el seguimiento desde obra para coordinar la recepción de lo solicitado. En caso de que los requerimientos no puedan ser solucionados, se solicitará a Adquisiciones que revise el estado de la orden de compra. Para aquellos pedidos en que el material se ocupará durante el transcurso de la obra, el Profesional de obra o quien el designe, coordinará directamente con el proveedor las entregas parciales, de acuerdo a las necesidades de la obra. Una vez enviada al proveedor la orden de compra, la responsabilidad de seguimiento del material es del Profesional de obra o de quien el designe Verificación de productos comprados Una vez recibidos los productos en obra, el Encargado de bodega revisa la orden de compra y la contrasta con la Guía de despacho del material. Si hay conformidad firma la guía de despacho y genera el registro Recepción de materiales (Módulo de Bodega Iconstruye). Las personas con las competencias necesarias según el producto o material que se está revisando, debe chequear la conformidad del mismo en el momento en que éste llega a la obra. Cualquier diferencia entre el material recibido y la guía de despacho deberá quedar explícita en todas las copias de esta última, cuya constancia servirá para dilucidar controversias con

6 Página 5 de 8 el proveedor. Dichas diferencias podrían deberse por ejemplo, a cantidades no despachadas o rechazos parciales o totales de los materiales llegados. Se debe anotar, en forma explícita en la guía de despacho, la razón del rechazo del material. Una vez recibidos los materiales y almacenados o acopiados en un lugar seguro (Ver Procedimiento de Gestión de Bodega PE -03), el Encargado de bodega ingresará éstos al formulario de Ingreso de materiales (Módulo de Bodega/Recepción de recursos en iconstruye), en forma detallada y cronológica Gestión de compra para Servicio al cliente Las compras de Servicio al cliente comienzan cuando el Encargado de Servicio al cliente emite un pedido de materiales, ya sea por correo electrónico o a través de iconstruye. Dependiendo de la prioridad, entra en el proceso de cotización o se compra de inmediato. Para los materiales recibidos por Servicio al cliente, la verificación se hace mediante la comparación entre el pedido de materiales, orden de compra y las guías de despacho, confirmando esto con la firma del Encargado en la guía de despacho y la factura Selección de proveedores La selección de nuevos proveedores para los integrados, se basa principalmente en el programa iconstruye, tomando en cuenta criterios como las formas de pago, el historial o permanencia en el mercado, ubicación geográfica, forma y calidad de despacho. Esta selección la hace el Encargado de Adquisiciones en conjunto con obra. De no estar en la base de datos de iconstruye, Adquisiciones lo integrará previa evaluación en un cuadro comparativo de los precios presentados a la cotización. En el Listado de proveedores se encuentran, los proveedores potenciales que merecen confianza de la empresa para trabajar con ellos y se identifica el producto o actividad que prestan, contacto, razón social, número telefónico, y el resultado de evaluación de su desempeño. Este Listado estará disponible en la intranet de la empresa para su consulta. Excepcionalmente, se pueden solicitar ofertas a proveedores no incluidos en las listas del programa, por solicitudes de urgencia, recomendación y/o solicitud del cliente y por exigencias del mercado. Para este último supuesto se debe contar con la autorización del Gerente Técnico. Eliminación del proveedor: la herramienta de eliminación para un proveedor es mediante la evaluación de proveedores (ver punto 5.5). Mantenimiento de la lista de proveedores: Es responsabilidad del Encargado de adquisiciones, o quien el designe, realizar la actualización y mantención de este listado.

7 Página 6 de 8 En caso de que un proveedor deje de suministrar durante un período superior a dos (2) años, y quiera volver, se debe tratar como si fuera un nuevo proveedor Evaluación y re- evaluación de proveedores La evaluación es realizada para el proveedor en calidad de Nuevo y la re-evaluación se efectúa sistemáticamente a todos los proveedores a los que aplica este procedimiento, cada 6 meses y/o cuando termina la obra, siempre que hayan transcurridos al menos 3 meses de la última re-evaluación. Esta actividad es de responsabilidad del Encargado de Adquisiciones, para lo cual debe solicitar a los involucrados en el proceso de compra (Bodegueros o administrativos), la entrega de esta información. Es responsabilidad del Profesional de obra la entrega oportuna de la misma. El criterio para definir a los diez proveedores más incidentes a evaluar por obra, dependerá de la incidencia de los montos transados en la obra al momento de realizar la evaluación. Así, cada vez que se realice una evaluación de proveedores, el encargado de adquisiciones emitirá un listado por obra. Esta información se obtiene de Iconstruye. Éstos evalúan al proveedor indicando una calificación porcentual, de 1 a 100%, anotándose en cada concepto de acuerdo al registro de Evaluación de proveedores. Las evaluaciones de los criterios son canalizadas al Departamento de Adquisiciones que ingresa la información a una planilla para obtener la calificación final del proveedor. Los conceptos evaluados tienen asociado un porcentaje, los que promediados dan su calificación final. En los formatos de los registros de evaluación de proveedores, están definidos los conceptos a evaluar. De los datos vaciados se obtiene un resultado ponderado. La nota final de cada proveedor es incorporada y promediada cuando sea necesario, en el Listado de proveedores seleccionados para obtener su nota final. Para la continuidad de los servicios en la empresa, el proveedor debe obtener en la evaluación una nota mayor o igual al 50%. Si no alcanza dicha calificación por dos evaluaciones consecutivas se elimina de la lista de proveedores. 6. RESPONSABILIDADES Gerente técnico Autorizar cotizaciones a proveedores no incluidos en el Listado de Proveedores Encargado de adquisiciones Cotizar y adjudicar los pedidos de materiales Generar y aprobar las órdenes de compra Selección de nuevos proveedores Evaluación de proveedores

8 Página 7 de 8 Encargado de Servicio al cliente Emitir pedido de materiales Profesional administrador de obra Autorizar compras por caja chica Solicitar código de centro de gestión a Contabilidad Emisión de los pedidos de materiales Hacer seguimiento a las órdenes de compra Entrega de información sobre evaluación de proveedores Encargado de bodega Revisar orden de compra y contrastarla con la guía de despacho Generar la Recepción de materiales Ingresarlos materiales llegados a obra al formulario de Ingreso de materiales (Iconstruye) 7. REGISTROS Listado de proveedores Evaluación de proveedores 8. ANEXOS 9. CONTROL DE CAMBIOS MODIFICACION Rev. Fecha Detalle Oct 2010 Modifica capítulo 5.1